225 о трудовых книжках

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

3. Министерству финансов Российской Федерации:

а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;

б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

4. Министерству труда и социального развития Российской Федерации:

а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;

б) обеспечить надлежащий контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек;

в) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим Постановлением.

5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.

Председатель Правительства
Российской Федерации
М. Касьянов

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е 1 апреля 2003 г. N 225-ПП О реализации постановления Правительства Москвы от 08.02.2000 N 96 «О дальнейшем использовании строения 1 по Неглинной улице, д.14», внесении изменений в постановление Правительства Москвы от 08.02.2000 N 96, утрате силы постановления Правительства Москвы от 01.09.1998 N 678 В связи с необходимостью вывода Государственного учреждения города Москвы «Городская поликлиника N 13» Управления здравоохра- нения Центрального административного округа города Москвы из зда- ния по Неглинной ул., д.14, стр.1, принимая во внимание взятые Благотворительным фондом социальной поддержки ветеранов, пенсионе- ров и сотрудников правоохранительных органов и военнослужащих внутренних войск «Ратники Отечества» обязательства по строительст- ву за счет собственных средств здания по Трубной ул., д.19/12, стр.1, Правительство Москвы постановляет: 1. Внести изменения в постановление Правительства Москвы от 08.02.2000 N 96 «О дальнейшем использовании строения 1 по Неглин- ной улице, д.14»: 1.1. Пункт 2.1 изложить в новой редакции: «2.1. Заключить после выполнения п.1 настоящего постановления в установленном порядке с благотворительным фондом социальной под- держки ветеранов, пенсионеров, сотрудников правоохранительных ор- ганов и военнослужащих внутренних войск «Ратники Отечества» (далее — Фонд «Ратники Отечества») инвестиционный контракт на реконструк- цию нежилого строения 1 дома 14 по Неглинной ул. общей площадью 6 595,8 кв.м.». 1.2. В пункте 3.1 слова «31 декабря 2000 года» заменить сло- вами «I квартала 2003 года». 2. Заключить с Фондом «Ратники Отечества» дополнительное сог- лашение к инвестиционному контракту от 12.04.2000 N 5-1567/р-2 о реконструкции строения 1 дома 14 по Неглинной ул. в целом, включив дополнительно помещения площадью 2 455,3 кв.м, используемые Госу- дарственным учреждением города Москвы «Городская поликлиника N 13» Управления здравоохранения Центрального административного округа города Москвы (далее Городская поликлиника N 13), со сроком сдачи объекта в эксплуатацию не позднее 2004 года (согласно решению Ок- ружной конкурсной комиссии по подбору инвесторов на реализацию ин- вестиционных градостроительных проектов по объектам нежилого фонда Центрального административного округа от 05.08.2002, протокол N 11). 3. Принять к сведению, что Фонд «Ратники Отечества» за счет собственных средств: 3.1. Проведет строительство нового здания на месте снесенного по ул.Трубной, д.19/12, стр.1 ориентировочной площадью 5 000 кв.м, в том числе 2 455 кв.м для размещения Городской поликлиники N 13 в соответствии с медицинским заданием, представленным Управлением здравоохранения Центрального административного округа по согласо- ванию с Департаментом здравоохранения города Москвы не позднее IV квартала 2004 года. 3.2. Представит в Департамент имущества города Москвы полный комплект документов для регистрации права собственности города Москвы на объект (п.3.1). 3.3. Произведет демонтаж оборудования Городской поликлиники N 13 в здании (п.2), перевозку оборудования и имущества поликлиники в здание (п.3.1). 3.4. Произведет закупку нового медицинского оборудования на сумму, эквивалентную 508 800 долларов США по курсу Центрального Банка Российской Федерации с последующей безвозмездной передачей его на баланс Городской поликлиники N 13. 3.5. Восстановит в здании (п.3.1) информационно-коммуникаци- онные сети, принадлежащие Городской поликлинике N 13: — 20 номеров городской телефонной сети; — подключение нового помещения поликлиники к Московской во- локнисто-оптической сети; — соединение вычислительной техники поликлиники в локальную сеть. 4. После исполнения Фондом «Ратники Отечества» принятых на себя обязательств (пп.2 и 3) распределить собственность в объектах (пп.1.1, 2 и 3.1) следующим образом: — 100% введенных в эксплуатацию помещений в здании (п.3.1) — в собственность города Москвы в лице Департамента имущества города Москвы, в том числе 2 455 кв.м для передачи в оперативное управле- ние Городской поликлинике N 13; — 100% реконструированных помещений (пп.1.1 и 2) — в собс- твенность инвестора — Фонда «Ратники Отечества». 5. Департаменту имущества города Москвы после исполнения п.4 настоящего постановления: 5.1. Зарегистрировать в Москомрегистрации право собственности города Москвы на здание (п.3.1). 5.2. Оформить Городской поликлинике N 13 контракт на право оперативного управления на помещения площадью 2 455 кв.м в здании (п.3.1). 5.3. Дать предложения по использованию нежилых помещений в здании (п.3.1) за исключением помещений, переданных в оперативное управление Городской поликлинике N 13. 6. Принять к сведению, что до завершения строительства здания (п.3.1) Городская поликлиника N 13 будет функционировать в занима- емых фактически помещениях (п.1.1). 7. Считать утратившим силу постановление Правительства Москвы от 01.09.98 N 678 «О передаче в оперативное управление государс- твенному учреждению городской поликлинике N 13 Управления здраво- охранения Центрального административного округа здания по Трубной ул., д.19/12, стр.1». 8. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы Толкаче- ва О.М. П.п.Мэр Москвы Ю.М.Лужков

Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь?

24 мая 2011

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Обоснование вывода:
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст. 66 ТК РФ).
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 были утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).
Пунктом 43 Правил предусмотрено, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Как видно, в данной норме речь идет о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек уже уволенных работников.
Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован.
Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Однако очевидно, что бланк трудовой книжки приобретает юридическую силу документа, содержащего сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, если такой бланк заполнен работодателем информацией в отношении конкретного работника. Оформленная трудовая книжка не является документом строгой отчетности, поэтому нормы п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, на наш взгляд, не являются обязательными для работодателя при хранении трудовых книжек работников.
В то же время в соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Полагаем, что во избежание утраты и повреждения трудовых книжек работников работодатель вправе самостоятельно разработать комплекс мер для обеспечения сохранности этих документов. Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Аносова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория