Акт об уничтожении

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
• Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов, сроки, акт и ответственность

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
2. Почему нужно уничтожать документы;
3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

• Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
• Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
• Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
• Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

• Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
• Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
• Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина хранения	Сроки
Для целей бухучета	Не менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов
Для целей налогового учета	Согласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более
Все остальные документы, подтверждающие работу организации	На протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия. Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет. Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
2. Бухгалтерская отчетность.
3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.

Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.

Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

1. Составление реестра всей документации архива.
2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
3. Составление акта на утилизацию.
4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

• Скачать акт

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

• Пожар;
• Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
• Наводнение;
• Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Год завершения в делопроизводстве	Срок хранения
1941	75 лет
1971	45 лет
2006	10 лет
2011	5 лет
2013	3 года
2015	1 год

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

Приложение 4

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _______________ N _____________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _________ N __________ Документы в количестве __________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в __________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _______ Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Оформляем акты на уничтожение документов

Продолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению.

Выделение документов к уничтожению

В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые:

• могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
• могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.

Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.

Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю, поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».

Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила).

Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:

• строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов, когда документы готовятся к передаче в архив организации;
• устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт (в акте отметка ЭПК не оформляется);
• каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения (как и описи) и передан в службу делопроизводства.
  Обратите внимание: в п. 4.11 Правил акты структурных подразделений названы предложениями к сводному акту организации о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают;
• служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам;
• служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии (ЭК) организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению. После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте (ссылку на дату и номер протокола ЭК – см. отметку «2» в Примере 2);
• если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел направляются на рассмотрение соответствующей ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссии);
• после согласования описей и акта на заседании ЭК организации сводные описи / годовые разделы и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, который отвечает и за документальный фонд, и за архивный фонд.

Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:

• для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
• в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).

Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):

• и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
• для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!

Акты структурных подразделений

В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2017 году, могут быть включены:

• документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, которые были составлены, исполнены и сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел в период с 2005 по 2015 г. включительно;
• черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов, которые были выделены из дел, сформированных по 2015 г. включительно2, в процессе их подготовки к передаче в архив организации;
• черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов за 2015 г. и ранее, которые не предусматривалось формировать в дела, оставались на рабочих местах исполнителей, своевременно не были уничтожены ими в делопроизводстве путем шредирования и считаются россыпью – единицей учета, которой может быть не дело (единица хранения), а коробка, мешок, связка и т.п. См. отметку «1» в Примере 1.

Акт составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения – те разделы сводной номенклатуры дел (или их копии), которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению.

Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только перечни документов3, иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК. Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению (см. отметку «2» в Примере 1).

В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. В табличной части акта разрешается формировать групповые заголовки уничтожаемых дел и документов, а при оформлении крайних дат дел в графе 3 указывать периоды / годы, но в хронологическом порядке (см. Пример 1).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах, один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет (по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей 200 ПТУД).

Пример 1

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам

СвернутьПоказатьПример 2

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный по форме приложения 21 к Правилам (в организации, не являющейся источником комплектования)

СвернутьПоказать

Сводный акт

Служба делопроизводства на основании актов (предложений) структурных подразделений формирует проект сводного акта о выделении к уничтожению документов организации и готовит его рассмотрение, согласование на заседании ЭК организации.

При составлении акта рекомендуем службе делопроизводства в табличной части документа выделять разделы с наименованиями соответствующих структурных подразделений в таком же порядке, как это оформляется в годовых разделах сводных описей дел, и проверять сроки хранения документов, которые были установлены в номенклатурах дел структурных подразделений.

Установленная Правилами в приложении 21 форма акта в полной мере отражает третий этап экспертизы ценности документов в архиве организации, когда выделяются к уничтожению архивные документы в связи с истечением временных (свыше 10 лет) сроков их хранения.

Фрагмент документа СвернутьПоказать Табличная часть формы акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приведенная в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)

При этом данная форма применима и для оформления выделения документов к уничтожению в делопроизводстве (на этапе подготовки документов и дел к передаче в архив организации). Но в этом случае не все графы табличной части формы подлежат заполнению (изымаются графы 4 и 5, выделенные оранжевой заливкой в цитате выше). Кроме того, может не заполняться часть трафаретного текста об утверждении описей ЭПК архива, если организация не является источником его комплектования. И если выделяются к уничтожению документы только в бумажной форме, то акт может быть оформлен так, как показано в Примере 2.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения первым руководителем организации и фактического уничтожения документов формируется в дело службы делопроизводства и хранится постоянно по ст. 246 ПТУД.

Фактическое уничтожение документов

В конце сводного акта (см. оранжевую заливку в Примере 2) предусмотрено оформление отметки о фактическом уничтожении документов и дел, например, путем шредирования. Эта отметка может быть дополнительно заверена представителем, печатью (при наличии) или штампом организации4, которая фактически приняла, произвела взвешивание, а затем и физическое уничтожение документов вашей организации (отмечено цифрой 3 в Примере 2).

Но если вы сдаете документы в организацию вторсырья как макулатуру, то она, скорее всего, откажется расписываться в вашем акте и готова будет подписать только накладную, в которой указан общий вес «принятого добра». Тогда залитую оранжевым зону акта о выделении к уничтожению документов нужно будет заполнить иначе – так, как показано в Примере 3, а в накладной может значиться только одна позиция «макулатура» с указанием ее общего веса (как в Примере 5). Однако этот вариант применим только к «малоценным» документам. Обычно бумажные документы все-таки шредируют или подвергают химической обработке. Вариант закапывания не приветствуется, т.к. в земле документы хорошо сохраняются, в этом случае, скорее, создается видимость их уничтожения. А сжигание документов теперь запрещено экологическими стандартами серии 14000.

Гарантированно уничтожить документы, особенно при их небольшом количестве, можно самостоятельно. Если уничтожением документов занимаются сотрудники вашей организации, то данное действие должно выполняться коллективно, а не одним человеком (для избежания попадания якобы уничтоженных документов в чужие руки). Документироваться это может:

• составлением отдельного акта об уничтожении либо
• путем оформления отметки об этом с подписями всех участников в конце акта о выделении к уничтожению (Пример 4).

Если акт о выделении документов к уничтожению можно назвать «организационным», то акт о факте уничтожения – «техническим» документом.

По утвержденной Правилами форме акта (приложение 21) можно оформить выделение к уничтожению и факт уничтожения бумажных дел, а также электронных дел / документов, записанных на внешних электронных носителях. В форме акта не упоминаются реестры электронных документов, которые обязательны к описям электронных дел / документов и используются как учетные документы вместо внутренней описи документов дела, сформированного в бумажной форме.

Но для уничтожения электронных дел / документов, сформированных и хранящихся в информационной системе (в т.ч. в системе «электронного архива»), обязательно потребуется составление специального акта об уничтожении документов, дел программно-аппаратными средствами (показан в Примере 6). Такой «технический» акт составляется, как правило, централизованно ИТ-подразделением, которое осуществляет поддержку соответствующей информационной системы и является обязательным приложением (или второй самостоятельной частью) «организационного» акта.

Пример 3

Отражение сдачи документов в качестве макулатуры в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

СвернутьПоказатьПример 4

Отражение факта уничтожения документов сотрудниками своей организации в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

СвернутьПоказатьПример 5

Отражение переданных в качестве макулатуры документов в табличной части накладной

СвернутьПоказать

Пример 6

«Технический» акт о фактическом (т.е. физическом) уничтожении электронных документов, выделение которых к уничтожению уже оформлено в «организационном» акте

СвернутьПоказать

Необходимо отметить на будущее, что если к уничтожению в архиве организации будут выделяться электронные дела / документы с истекшими сроками хранения, учтенные в описях (например, в описи электронных дел, документов временных сроков хранения), то в качестве обязательных приложений к акту необходимо будет оформлять реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела, оформление которых установлено Правилами и которые являются обязательными приложениями к описям электронных дел, документов. Данные реестры должны составляться на каждое дело, содержать описание документов, включенных в состав электронного дела, их объем в Мб. Очевидно, что в Правилах не хватает регламентации конкретных процедур учета и выделения к уничтожению электронных дел / документов, поэтому можете взять на вооружение наши рекомендации.

Пример оформления реестра документов (контейнеров электронных документов) электронного дела показан в статье «Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации» * * *

Кроме управленческого и методического эффекта, от правильного оформления актов на уничтожение документов есть и практическая польза. Если нормативный срок хранения каких-то дел, документов истек, но они не были включены в связи с этим в акты о выделении их к уничтожению, то формально любая проверка имеет полное право запросить их, потребовать предъявления, копирования и т.п. Вам придется или предъявлять затребованные документы за весь период деятельности организации, или срочно доказывать актами, почему они отсутствуют в составе документального и архивного фондов.

Не случайно концепция управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предусматривает планомерное регулирование всех процессов работы с документами: начиная с их создания и заканчивая уничтожением.

См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации», где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации» объясняет:
какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать;
как отличаются обложки дел у разных видов НТД;
как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись;
как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД;
что выдавать пользователям

Сноски

СвернутьПоказать

1. А при отсутствии отдельного подразделения под названием архив корректнее говорить о передаче документов на архивное хранение (в службу ДОУ или др.). Вернуться назад

2. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.1 Правил). Дела, сформированные в 2016 году, пока остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений. Только после составления описей можно выделять документы к уничтожению. Вернуться назад

3. Обычно это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?­указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182). Вернуться назад

4. Компании, оказывающие услуги депозитарного хранения документов, обычно осуществляют и уничтожение выделенных документов, при этом они могут составлять отдельный акт о факте уничтожения. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала