Автозаполнение шаблонов файлов в 1С документооборот

Современные ECM-системы (системы управления электронным документооборотом) поддерживают различные механизмы автоматизации большого числа ручных операций, что позволяет минимизировать человеческий фактор и значительно сократить количество ошибок, влияющих на скорость и качество принятия управленческих решений.

Один из таких механизмов, более всего востребованный в системах управления корпоративным контентом – автоматическое заполнение шаблонов файлов.

Что позволяет реализовать этот механизм и для чего он необходим в корпоративных СЭД?

Автоматическое заполнение шаблонов файлов (автозаполнение файлов) – это перенос текущих значений реквизитов из карточки документа в ранее определенные места в шаблоне прикрепленного файла.

Возьмем для примера шаблон бланка исходящего письма. Это очень актуально в условиях учета нескольких организаций в системе, а также при наличии большого числа контрагентов и их контактных лиц, а также жестких требований при оформлении официальных исходящих документов, особенно для переписки с государственными учреждениями и органами исполнительной власти.

Другим очень важным применением автозаполнения является механизм типовых договоров. Для использования типовых договоров, с одной стороны, необходимо наличие строго определенных условий и требований, а с другой – типовые договоры обеспечивают неизменность предопределенного и уже согласованного шаблона договора, что значительно сокращает сроки согласования таких документов, количество ошибок и непременный человеческий фактор, при этом повышая качество управленческих решений.

Настройка автозаполнения типового шаблона договора в 1С:Документооборот

Рассмотрим самый простой пример настройки и реализации автозаполнения шаблонов в документообороте. Предварительно в настройках программы включим функциональную опцию «Использовать автозаполнение шаблонов файлов» в подразделе «Настройка программы-Настройка работы с файлами».

Рис.1 Включить автозаполнение

В уже созданном шаблоне типового договора нужно перейти на вкладку «Файлы».

Рис.2 Виды документовРис.3 Типовой договор

На данной вкладке находятся шаблоны файлов, которые автоматически добавляются в документ при его формировании из данного шаблона документа. Необходимо отметить, что у каждого вида документа может быть несколько шаблонов документов (например, каждый из шаблонов с определенным шаблоном файла), и в каждом шаблоне документа может быть несколько шаблонов файлов. В случае с договорами это может быть, например, шаблон самого договора, спецификация к нему, протокол разногласий и т.д. При этом для каждого шаблона файла существует индивидуальная настройка автозаполнения. При переходе по ссылке «Открыть в Настройке автозаполнения» открывается форма настроек.

Рис.4 Настройка автозаполнения

Для корректной настройки механизма автозаполнения необходимо знать, что типовое реквизитное автозаполнение, т.е. обращение к реквизитам через точку, работает только для файлов формата *.doc. Это формат Word, используемый более ранними версиями MS Office. Основной минус при использовании данного формата файлов для автозаполнения заключается в том, что в веб-клиенте такое автозаполнение не работает.

Бесплатная
консультация
экспертаНаталья Севорина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Более современным и универсальным форматом является *.docx. Он представляет собой специальным образом заархивированный стандартный формат XML. Для его автозаполнения используются скрипты – выражения на встроенном языке.

Рис.5 Скрипты

Пример скрипта для автозаполнения реквизита ФИО сотрудника выглядит так:

Если НЕ Файл.Пустая() И НЕ Файл.ВладелецФайла = Неопределено И НЕ Файл.ВладелецФайла.Пустая() И НЕ Файл.ВладелецФайла.Ссылка = Неопределено И НЕ Файл.ВладелецФайла.Ссылка.Пустая() Тогда Для Каждого ДопРеквизит Из Файл.ВладелецФайла.Ссылка.ДополнительныеРеквизиты Цикл Если (Строка(ДопРеквизит.Свойство) = «Работник») Или (ОбщегоНазначения.ЗначениеРеквизитаОбъекта(ДопРеквизит.Свойство, «Заголовок») = «Работник») Тогда РезультатОбработки = ДопРеквизит.Значение; КонецЕсли; КонецЦикла;КонецЕсли;

Для заполнения данными из карточки документа шаблон файла предварительно необходимо соответствующим образом разметить.

Рис.6 Автозаполнение

После разметки автозаполняемых реквизитов шаблона файла и подготовки соответствующих скриптов автозаполнения проверим полученный результат. Для этого по команде «Проверить настройку заполнения» откроем подходящий существующий документ данного вида.

Рис.7 Проверка автозаполненияРис.8 Заполненный документ

Далее в шаблоне документа запрещаем изменение и удаление шаблонов файлов, чтобы быть уверенными, что будет использоваться именно этот файл шаблона договора, подготовленный и согласованный юридическим отделом и руководством компании.

Рис.9 Настройка шаблона

Так можно настроить автозаполнение всех необходимых реквизитов в файле и подготовить типовой договор или иной документ, который в дальнейшем будет заполняться автоматически и не потребует длительного согласования большим количеством согласующих подразделений или ответственных лиц компании, минимизировав при этом человеческий фактор и возможные ошибки, а также сроки согласования таких документов.

В системе электронного документооборота 1С:Документооборот есть много разных функциональных подсистем, в том числе – подсистема работы с электронной почтой, которая позволяет принимать сообщения и файлы в систему и отправлять созданные документы, файлы и другие объекты внешним корреспондентам.

Рис.1 Выбор способа отправки

В 1С:Документооборот есть поддержка встроенной почты и так называемой «легкой почты».

Легкая и встроенная почта – в чем разница?

Встроенная почта в 1С:Документооборот представляет собой полноценный почтовый клиент, по функционалу и возможностям схожий или очень близкий ко всем привычным почтовым программам – Outlook, The Bat!, Mozilla Thunderbird и др.

Рис.2 Встроенная почта в 1С:Документооборот

Встроенная почта имеет множество функций и настроек, которые позволяют полноценно использовать этот почтовый клиент в тесной интеграции с другими объектами системы.

Рис.3 Настройки почты

На начальной странице при старте системы отображается виджет именно встроенной почты!

Рис.4 Виджет почты

Все письма и вложения, а также протокол доставки почты, хранятся внутри системы 1С:Документооборот, что при значительном количестве пользователей и больших объемах переписки может существенно увеличить объем информационной базы.

Легкая почта в 1С:Документооборот не имеет своего почтового клиента и обладает весьма ограниченными настройками.

Рис.5 Настройка легкой почты

Несмотря на это, легкая почта выполняет важные задачи в рамках системы – отправка почты, получение почты и т.д. В отличие от встроенной, легкая почта не сохраняет полученные и отправленные сообщения внутри системы, что экономит большие объемы информационного пространства внутри базы данных. При этом входящие и исходящие письма могут храниться на самом почтовом сервере, а из входящих, включая вложенные файлы, легко можно создавать различные документы (входящие, внутренние, исходящие), что гарантирует сохранность и доступность получаемой информации.

Рис.6 Загрузка электронной почты

Сравнение возможностей встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот 2.1

Функционал	Легкая почта	Встроенная почта
Наличие функционала в 1С:Документооборот 8 ПРОФ	+
Работа с внешним почтовым сервером	+	+
Работа с внутренним почтовым сервером (только для внутренних адресатов)		+
Отправка и получение почты	+	+
Хранение входящих/исходящих писем и файлов вложений в информационной базе 1С:Документооборот		+
Отправка и получение произвольных почтовых сообщений		+
Создание документов на основании входящих писем	+	+
Создание исходящих писем на основании документов и объектов системы	+	+
«Тонкие настройки» текста отправляемых писем		+
Хранение истории переписки по документу/объекту системы		+
Дополнительная нагрузка на сервер 1С:Документооборот		+
Возможность использования внешних почтовых клиентов	+
Отправка и получение писем с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP)	+

Обратите внимание, встроенная почта отсутствует в 1С:Документооборот 8 ПРОФ!

Настройка системной учетной записи для легкой почты в 1С:Документооборот 2.1

Системная учетная запись, с помощью которой происходит рассылка уведомлений и работа функционала «Выполнение задач по почте», может использовать только легкую почту. Для настройки учетной записи почты переходим в раздел «Настройка и администрирование», пункт «Учетные записи».

Рис.7 Учетные записи

При переходе открывается рабочее место администратора по настройке почтовых учетных записей в системе.

Рис.8 Список учетных записей

Открываем системную учетную запись (она помечена специальным значком).

Рис.9 Системная учетная запись

На первой вкладке нужно указать тип используемой почты (для системной учетной записи – только Легкая почта), имя, отображаемое в почтовых отправлениях, и e-mail учетной записи.

На следующей вкладке необходимо настроить соединение с почтовым сервером.

Рис.10 Настройка учетной записи

Здесь нужно указать, для чего будет использоваться учетная запись – для отправки писем, для получения писем. Соответственно настраивается подключение к почтовому серверу: входящему – POP3 или IMAP, а исходящему – SMTP. Далее указываем логин и пароль, имя сервера, порты подключения, использование защищенного протокола SSL. Эти настройки делают исходя из требований и установок почтового сервера.

На третьей вкладке указываем ответственного за данную учетную запись. Помимо администратора системы именно этот пользователь (или пользователи) будет иметь доступ к данному почтовому ящику и сможет с ним работать. Для системной учетной записи с точки зрения безопасности лучше ограничить круг лиц, имеющих к ней доступ, до самого необходимого минимума.

Рис.11 Ответственный за данную учетную запись

На вкладке «Доп.сведения» можно указать наименование учетной записи в системе и допустимое время ожидания ответа от почтового сервера.

Рис.12 Наименование учетной записи

После настройки учетной записи ее необходимо сохранить, и проверить корректность выполненных настроек.

Рис.13 Проверка учетной записи

Результат проверки можно будет увидеть во всплывающем окне. Если все было сделано правильно, то система сообщит, что соединение с почтовым сервером установлено, проверка отправки и получения почты успешно завершена.

Бесплатная
консультация
эксперта Наталья Севорина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Настройка легкой почты

Переходим в «Персональные настройки», и открываем пункт «Легкая почта».

Рис.14 Легкая почта

В окне настроек мы видим признак использования функционала легкой почты, вкладку подключения почтовых ящиков и почтовых клиентов, как для получения писем, так и для их отправки.

Рис.15 Использование функционала легкой почты

На другой вкладке можно настроить подпись для исходящих писем.

Рис.16 Настройка подписи почты

Рабочее место для получения писем с помощью легкой почты находится в разделе «Документы и файлы», пункт меню «Загрузка электронной почты».

Рис.17 Загрузка электронной почты

Собственно, на этом возможности настройки легкой почты и заканчиваются.

Настройка встроенной почты в 1С:Документооборот 8 КОРП

Такую настройку мы начинаем с проставления признака «Для встроенной почты», благодаря чему становится активной вкладка настроек «Папки писем».

Рис.18 Папки писем

На самом деле эта вкладка является информационной, здесь ничего настроить нельзя, а свои папки для писем можно добавить непосредственно в рабочем окне встроенного почтового клиента.

Рис.19 Создание папки

Давайте посмотрим, какие же настройки есть в системе для встроенной почты.

Рис.20 Настройка программы Рис.21 Почта в списке программ

В окне настройки параметров работы со встроенной почтой мы можем отрегулировать параметры отображения и обработки писем, правила формирования текста письма и т.д. Эти настройки очень похожи на аналогичные в уже привычных нам почтовых клиентах – MS Outlook, The Bat! и других.

Рис.22 Настройки почты

Есть еще один пункт настроек встроенной почты, он находится в меню «Персональные настройки». Переходим в него.

Рис.23 Персональные настройки

Данный пункт меню есть у каждого пользователя, поскольку эти настройки индивидуальны.

Рис.24 Персональные настройки в меню сервис

Находим пункт «Встроенная почта».

Рис.25 Встроенная почта

На первой вкладке каждый пользователь может подключить себе любое количество дополнительных почтовых ящиков для использования в системе.

Рис.26 Создание учетной записи

На второй вкладке производится настройка формата исходящих писем, языка, подписей и прочих полезных параметров.

Рис.27 Настройка формата исходящих писем

На следующей вкладке можно настроить отображение списка писем.

Рис.28 Отображение списка писем

Еще одна интересная вкладка с настройками – «Период проверки почты» и «Тонкая настройка оповещений о новых письмах».

Рис.29 Период проверки почты

И на последней вкладке присутствует настройка параметров автоподбора адресатов при подготовке писем в системе, где можно выбрать конкретных пользователей и адресатов из адресной книги, так и целые подразделения из организационной структуры предприятия.

Рис.30 Параметры автоподбора адресатов

Настройка виджета почты

Рис.31 Настройка виджета почты

Добавим виджет встроенной почты на рабочий стол системы 1С:Документооборот 8 КОРП, для чего выберем папки писем для отображения в виджете.

Рис.32 Выбор папок писем

Укажем пороговые значения, которые нам важны для отображения.

Рис.33 Указание пороговых значений

На этом настройка виджета завершена.

Рис.34 Виджет после настройки

Как мы видим, 1С:Документооборот 8 КОРП предоставляет пользователям широкие возможности тонкой настройки множества параметров встроенной почты.

Подводя итог, еще раз перечислим основные отличия встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот:

• Встроенная почта, как и некоторые другие атрибуты расширенного функционала КОРП, отсутствует в конфигурации 1С:Документооборот 8 ПРОФ;
• Встроенная почта хранит полученные и отправленные письма и файлы внутри информационной базы системы, что может значительно повлиять на прирост размера базы данных;
• Встроенная почта – полноценный почтовый клиент с множеством тонких настроек;
• Системная учетная запись работает в режиме только легкой почты.

На этом завершается наш краткий обзор возможностей работы с электронной почтой в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.