Библиотечная учетная карточка

В статье обозначим способы проведения сверки, ее основные этапы, правила оформления результатов инвентаризации.

Инвентаризация библиотечного фонда – целенаправленная деятельность, предусматривающая систематическую проверку наличия документов, числящихся на балансе библиотеки и зафиксированных в учетных документах.

Инвентаризация библиотечного фонда: особенности учета

Инвентаризация фонда в обязательном порядке проводится при следующих обстоятельствах:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• при составлении годового бухгалтерского отчета;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или повреждения имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации учреждения.

Объяснительная записка по итогам проверки библиофондаскачать / открыть >>Акт о списании исключенных объектов из фондаскачать / открыть >>

Порядок проведения инвентаризации библиотечного фонда

Инвентаризация библиотечных фондов проводится каждые 5 лет во всех структурных подразделениях библиотеки, располагающих документным фондом. Сверка может проводиться на протяжении всех пяти лет, если ежегодно специалисты охватывают не менее 20 % от общего числа документов.

☆ Как часто проверять библиотечный фонд, покажем в таблице журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»

Сроки, состав проверяющей комиссии, методика проведения инвентаризации утверждаются Приказом Директора библиотечно-информационного учреждения.

Контроль за ходом выполнения данной работы и анализ результатов проверки выполняет главный бухгалтер. С Приказом знакомят всех членов инвентаризационной комиссии, а также руководителя структурного подразделения, где запланирована сверка фонда.

На сегодняшний день известны три варианта проведения инвентаризации библиотечного:

1. По регистрам индивидуального учета библиотеки (инвентарная книга, регистрационные карточки учебников).
2. По книжным индикаторам, расположенным в порядке инвентарных номеров или в алфавитном порядке.
3. По топографическому каталогу, где карточки размещаются в соответствии с расположением фонда.

Сверка по инвентарной книге отличается от двух других методов тем, что книг в учреждении одна или несколько, а экземпляров, имеющихся в фонде — огромное множество. В этой ситуации одновременно могут работать только несколько членов комиссии.

✪ Организуйте порядок проведения инвентаризации правильно, пошаговый алгоритм в Системе Культура

Таким образом, один берет книгу с полки и проговаривает ее выходные данные, а второй отыскивает запись в инвентарной книге. Данный способ замедляет процесс инвентаризации.

Инвентаризация библиотечного фонда в бюджетных учреждениях по книжным индикаторам – более совершенный способ, так как весь объем индикаторов можно разделить на части и задействовать в инвентаризации большее число сотрудников, что ускорит процесс. Кроме того, индикаторы можно расположить в порядке, удобном для членов комиссии.

Минусом этого варианта проверки фонда является то, что процесс написания индикаторов сложен сам по себе.

Во всех вариантах сверки в каждой снятой с полки книге и в учетной документации, в которой найдена запись об этой книге, делают отметки об инвентаризации с указанием года.

В ходе сверки фонда анализу подвергаются и читательских формуляры, на которых числятся книги. Инвентарные номера записей в формулярах, прошедших проверку обводятся, делается отметка в инвентарной книге.

Особенности учета библиотечных фондов

Процесс инвентаризации тесно связан с системой учета библиотечных документов, принятой в библиотеке. В качестве единицы учета библиотечных документов выступают экземпляр и название, для периодических изданий – годовой комплект и название.

Для учета электронных носителей информации используют формулировку «единица памяти данных».

Перед началом сверки важно проверить правильность учета документов. Отдельным экземпляром считается и в качестве отдельного названия учитывают:

• отдельное издание;
• отдельный том;
• каждую брошюру из серии или издательской папки;
• отдельно выпущенные приложения к изданиям.

В том случае, если библиотека осуществляет издательскую деятельность, необходимо отследить систему учета печатной продукции. Важно внимательно проанализировать, как оформлены журналы и газеты, по правилам учитываемые в формате экземпляров и названий.

На отдельно выпущенные приложения к газетам и журналам с индивидуальным заголовком и нумерацией ведется отдельный учет, как и на нормативно-техническую документацию, стандарты.

Неопубликованные издания специалистами учитываются в экземплярах и названиях. Как отдельный документ учитывается депонированная научно-исследовательская работа, а также сброшюрованные документы.

! В Порядок учета документов библиотечного фонда внесли изменения, какие — узнайте в Системе Культура

Применение компьютерных технологий

В крупных библиотеках, оборудованных автоматизированными системами, особое распространение получает технология RFID. Сегодня это новшество упрощает не только процессы библиотечно-информационного обслуживания, но и учет фонда, а соответственно и работу по инвентаризации.

Каждый документ библиотеки маркируется радиочастотной меткой, обеспечивая бесконтактный метод идентификации. Инновационный инструмент гарантирует защиту изданий от хищения, что дает отличные результаты при сверке.

Инвентаризация в библиотеке с использованием RFID-технологии снижает трудозатраты на проведение процедуры, так как исключает необходимость снятия со стеллажа каждого издания.

Автоматизированная учетная система делает процесс сверки максимально эффективным без привлечения дополнительной помощи сотрудников.

Длительность процесса зависит от объема фонда, но в среднем на проверку фонда одного отдела уходит не более двух часов. В этот период специалисты проходят вдоль стеллажей с RFID-считывателем, моментально распознающим книгу, передавая отчет о полученных данных в АБИС.

↯ Ошибки при инвентаризации и как их избежать, подробная таблица в Системе Культура

В библиотеках, не оборудованных RFID-технологией, предусмотрено использование компьютерной программы MicrosoftExcel, как на этапе подготовки к инвентаризации, так и во время оформления ее результатов.

В этом случае специалисты, ответственные за библиотечные фонды, создают в электронном формате модель инвентарной книги, разбивают ее на части, выстраивают наименования изданий в алфавитном порядке. Затем приводят в единый вид сведения о стоимости документа (без указания копеек).

Использование компьютерных технологий позволяет быстро оформить акт на выбытие документов и рассчитать итоговые суммы недостачи. Следует отметить, что на разные причины выбытия составляются разные акты.

Как оформить инвентаризацию библиотечного фонда

Об инвентаризации библиотечных фондов, проведенной в учреждении, расскажет официальный протокол, составленный согласно утвержденной форме. В документе отдельными графами отражают фонд художественной, учебной, справочной, энциклопедической и научно-популярной литературы.

В протокол включают сведения о количестве и стоимости изданий, имеющихся в наличии, а также количественные сведения об излишках и недостаче. Указываются также причины недостачи и, если имеется необходимость, лица, виновные в потере книг, а также действия, принятые для предотвращения повторных инцидентов.

В качестве обязательного приложения к протоколу выступает опись ветхих, недостающих, списанных и находящихся у читателей документов. Прилагается также копия инвентарной книги.

Весь пакет документов подписывается председателем и членами комиссии по инвентаризации. В течение 10 дней документ утверждается руководителем учреждения, а после передается в бухгалтерию для внесения результатов сверки в систему бухгалтерского учета.

Материал проверен экспертами Актион Культура