Бизнес счет карта

Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.

Содержание

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

  1. Выдача наличных из кассы организации под отчет;
  2. Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
  3. Корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Как работает корпоративная карта

Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.

Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом

Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Что можно оплачивать корпоративной картой

  1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
    • закупка товара, расчеты с поставщиками;
    • оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
  2. Командировочные и представительские расходы:
    • оплата счета в ресторане;
    • покупка билетов;
    • оплата проживания в гостинице;
    • аренда автомобиля;
    • суточные сотрудникам;
    • оплата услуг переводчика;
  3. Хозяйственные и накладные расходы:
    • покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
    • покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
    • оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
    • прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
  4. Транспортные расходы:
    • оплата бензина;
    • расходы на обслуживание служебного транспорта.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

  • покупка товаров в личных целях;
  • оплата заработной платы;
  • оплата социальных платежей;
  • погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

  1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
  2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты

По умолчанию отчитываться нужно в течение 3 рабочих дней со дня:

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Что будет, если не подать отчет о расходах по карте

Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.

Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой

Сравнение способов выдачи денег с расчетного счета организации

Бизнес-карты, привязанные к расчетному счету, позволяют управлять финансами в режиме 24/7. Это удобный банковский инструмент для осуществления платежей, переводов, внесения и снятия наличных.

Что такое бизнес-карта?

Бизнес-карта — популярный финансовый инструмент, существенно упрощающий деятельность предпринимателей. Она значительно расширяет возможности для развития бизнеса, делает деловую среду более прозрачной.

Ее владельцами являются руководители крупных предприятий и небольших компаний. Банки выдают ИП и ООО такие карты с привлекательными условиями обслуживания. Таким образом, операции по счетам становятся более комфортными.

Бизнес-карта — это привязанное к расчетному счету юридического лица или ИП банковское платежное средство

Каждая проведенная по ней покупка указывается в выписке по счету, поскольку используются денежные средства, присутствующие на счету организации. У корпоративной карты может быть не только основной счет, но и отдельный. На такой счет осуществляются переводы с основного счета организации.

Поскольку таким платежным средством можно оплачивать широкий спектр расходов компании по безналу, использование этого банковского продукта позволяет минимизировать операции, проводимые через кассу, упрощая бухгалтерский учет.

Что можно оплачивать бизнес-картой?

Данный финансовый продукт предприниматели активно используют для оплаты самых разных расходов, связанных с деятельностью компании:

  • командировочные расходы
  • представительские затраты
  • услуги поставщиков, товары, услуги
  • товары на нужды бизнеса — от заказа оргтехники и канцтоваров, покупок бутилированной воды для офиса до внедрения нового программного обеспечения

Важно: ИП, работающие на УСН 6%, вправе расходовать средства с карты на свое усмотрение. Это могут быть любые услуги и товары, предназначенные для личного пользования

Достоинства бизнес-карт

Каждый банк предлагает свои условия обслуживания, бонусы и акции для держателей корпоративных карт, стараясь на максимально высоком уровне соответствовать запросам клиентов. Однако у таких платежных средств есть общие преимущества. Перечислим их:

  • возможность снятия наличных
  • простая и удобная бухгалтерия
  • контроль расходов сотрудников путем выставления ограничений на покупки и прочего
  • возможность личных расчетов — для ИП на УСН 6%
  • наличие мобильных приложений и интернет-банка для отслеживания операций по счету
  • выпуск от одной единицы. Различные банки предлагают разное количество дополнительных платежных средств

Виды бизнес-карт

Каждый предприниматель сам решает, какую карту выбрать с учетом структуры расходной части бизнеса и масштабов организации. Можно заключить договор на обслуживание кредитной или дебетовой карты. Платежные средства бывают именными и не именными, валютными и рублевыми.

Дебетовая карта подойдет индивидуальным предпринимателям с небольшим оборотом средств. Кредитная важна, когда нужно срочно рассчитаться за товар или услуги с поставщиками, но достаточного количества денег нет. У каждой финансовой организации свои кредитные лимиты, но при любых обстоятельствах мы сможете подстраховать себя некоторой суммой.

Оформив корпоративные карты в выбранном банке, вы можете выдать их сотрудникам, тем более, если они часто бывают в командировках. Ими они смогут легко оплачивать проживание в гостинице, авиаперелеты, питание, другие расходы.

Полезной функцией станет выставление лимитов. Это позволит рациональнее расходовать денежные средства. Изменить лимиты всегда можно онлайн.

При необходимости ваш работник имеет возможность снять с корпоративной карты определенную сумму в иностранной валюте. При этом одна валюта конвертируется в другую автоматически.

Банковская выписка предоставит полную информацию по расходам. Вернувшиеся из командировки сотрудники передадут авансовый отчет, и вы сможете сравнить данные отчета и выписки.

Нужно ли отчитываться для подтверждения расходов?

Индивидуальные предприниматели и организации должны предоставлять документальные подтверждения расходов по бизнес-карте. Для этого используются чеки, квитанции, акты, накладные. Исключение составляют ИП, работающие на УСН 6%, ЕНВД или на патенте.

Если карта находится на руках у вашего сотрудника, то вслед за проведенными по ней операциями, от него потребуются подтверждающие бумаги для отчетности и оформление авансового отчета. При этом предварительно оформлять получение подотчетных средств не нужно. В том случае, если транзакции осуществляет лицо, наделенное правом использовать деньги на расчетном счете организации, оформлять авансовый отчет не нужно.

ТОП банков для оформления бизнес-карт

Открыть счет в Тинькофф

Банк выдает индивидуальным предпринимателям или юридическим лицам 11 бизнес-карт. Однако при желании можно заказать любое количество через личный кабинет, причем бесплатно. Дополнительные платежные средства привезет курьер в удобное для вас время. Предварительно нужно сообщить адрес доставки персональному менеджеру. Наличные можно снимать в любой стране мира, а покупки за границей осуществляются без предварительной конвертации валют. Через личный кабинет можно выставлять категории покупок, ограничивая допуск сотрудников к расходованию средств на конкретные услуги и товары.

Банк Точка

Открыть счет в Точка Банке

Предлагает клиентам бизнес-карты с возможностью выбора одного из трех выгодных тарифов. За любой транзакцией, совершенной держателем платежного средства, следует начисление баллов в рублях, которые можно расходовать на различные цели. Банк не вводит ограничения на количество корпоративных карт для одного ИП или юридического лица. По каждой карте можно установить лимиты на определенные транзакции. Выпускается она бесплатно, и при соблюдении определенных условий с держателя не взимается абонентская плата за обслуживание.

Промсвязьбанк

Открыть счет в Промсвязьбанке

Оформить корпоративную карту можно непосредственно в банковском отделении или дистанционно, используя электронный сервис. Ограничений на количество платежных средств нет. Банк представляет несколько типов бизнес-карт для ИП и юридических лиц. При совершении транзакций начисляется кэшбэк до 5 процентов, доступны скидки и специальные предложения от партнеров Промсвязьбанка. Держатели корпоративных карт могут подключить услугу Cash-in для внесения на счет выручки. Услуга SMS-уведомление позволяет контролировать транзакции в режиме реального времени.

Модульбанк

Открыть счет в Модульбанке

Получить бизнес-карту от Модульбанка можно сразу после открытия в нем расчетного счета. При оформлении платежного средства следует выбрать один из трех тарифов. За каждым из них закреплено свое количество корпоративных карт, выдаваемых ИП или ООО единовременно при открытии счета. Однако банк предусматривает выдачу дополнительных платежных средств. Первый год обслуживания — бесплатно. Со второго года стоимость зависит от выбранного тарифа. Просматривать операции по счету удобно через личный кабинет. Карты подходят для сбора выручки с торговых точек. Вносить деньги бесплатно можно через банкоматы Модульбанка и его партнеров.

Локо-Банк

Открыть счет в Локо-Банке

Получить корпоративную карту можно после открытия счета. Пользоваться ею разрешается сразу после активации. Одним из достоинств является постоянный кэшбэк 1%, начисляемый с любых покупок. При конвертации российской валюты в зарубежную банк не взимает комиссию. Максимально финансовая организация предлагает клиентам до трех карт. За оформление оплата не взимается. Предлагается четыре тарифа. Держатели VISA Business могут подключиться к акции, получая 3% кэшбэк при расходовании средств с карты за рубежом. В планах введение в ближайшем будущем 5% кэшбэка в некоторых категориях покупок, а также именных карт для сотрудников организаций.

ВТБ

Открыть счет в ВТБ

Оформить бизнес-карту в ВТБ можно в одном из отделений. Финансовая организация выпускает любое количество карт, предлагает удобные онлайн сервисы для отслеживания операций по счету. Выбрать корпоративную карту Visa или MasterCard можно из категорий Gold, Business, Platinum. Данные платежные системы предоставляют ряд скидок и привилегий. Банк предлагает клиентам услугу срочного выпуска платежных средств, SMS-информирование.

Альфа-Банк

Открыть счет в Альфа-Банке

Предлагает предпринимателям широкий выбор корпоративных карт. Есть возможность оценить преимущества виртуальной или международной корпоративной карты. За бизнес-расходы начисляется кэшбэк в размере 5%. Категории покупок для повышенного кэшбэка указаны на сайте банка. У каждой бизнес-карты свои особенности и условия обслуживания, так что следует внимательно изучить информацию о платежном средстве, перед тем как сделать свой выбор.

Разновидности корпоративных карт

Главное отличие бизнес-карты от карточки физлица – привязка к счету компании. При этом, корпоративные банковские карты могут быть как именными, так и обезличенными (неименными). Как нетрудно догадаться, на карте первого типа пишут имя конкретного сотрудника, за которым она закреплена – за все списания по ней отвечает именно он, даже если передавал карточку кому-то другому для совершения операций.

Обезличенные карточки может использовать любой сотрудник компании. Очевидно, что в таком случае понять, кто именно совершил операцию, гораздо труднее, поэтому важно не давать карту всем подряд и обязательно собирать подтверждающие покупку документы.

Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать

Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.

Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.

Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.

При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.

Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях. В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.

Как отчитываться по корпоративной карте

Ничто не мешает использовать карту и для оплаты интернет-покупок и услуг. Однако, по правилам нужно получать у продавца акт об оказании услуг или товарную накладную, кассовый и товарные чеки.

Учет операций по корпоративным картам должен включать подготовку следующих отчетных документов, которые содержат:

  • наименование, номер и дату выдачи;
  • название организации или ИП, ИНН;
  • перечень товаров и услуг и их количество;
  • сумму к оплате;
  • должность, фамилия, инициалы сотрудника компании-продавца, личная подпись и печать (если она есть).

Важный момент: если этот перечень данных целиком представлен в кассовом чеке, то запрашивать еще и товарный чек уже не обязательно.