Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки

Что такое штатная расстановка и штатное расписание? Отличие этих двух документов в чем заключается? Все знают, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. А что такое штатная расстановка? В чем разница: штатная расстановка и штатное расписание? Об отличии этих форм расскажем в статье.

В чем состоит различие

Под штатным расписанием понимается документ, содержащий в себе структурированную информацию о персонале организации. В «штатке» перечислены все предусмотренные компанией должности и количество запланированных единиц по каждой из них.
Подробнее об этом см. «Бланки штатного расписания: excel и ворд».

В свою очередь, штатная расстановка это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О. сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п.

В общем, говоря про штатное расписание и штатную расстановку, отличие эти форм, в том, что «штатка» – это более общий обезличенный документ. В то время как штатная расстановка (штатное замещение) – это документ персонализированный.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

В целом понятно, что такое штатная расстановка и штатное расписание. Отличие этих документов еще и в том, что для «штатки» действующее законодательство предусматривает унифицированную форму№ Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Для штатной расстановки единой формы законом не предусмотрено. Поэтому обычно этот бланк составляют на основе формы № Т-3, добавляя в него необходимые графы.

Подробнее об этом см. «Составляем штатную расстановку: образец».

Зачем это нужно

В принципе можно обойтись и без этих документов. Начальная штатная расстановка и штатное расписание (отличие мы описали выше) могут составляться по инициативе самого работодателя. Если организация небольшая, то эти документы можно не заполнять.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Однако «штаткой» и штатной расстановкой лучше не пренебрегать. Ведь имея в своем распоряжении эти документы, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений.

Понятно, что речь идет исключительно об организациях коммерческого сектора экономики. Ведь бюджетники должны разрабатывать «штатку» в обязательном порядке.

Для удобства наши специалисты подготовили таблицу, в которой наглядно видны отличия штатного расписания и штатной расстановки.

Штатное расписание Штатная расстановка
Имеет унифицированную форму № Т-3 Разрабатывается в организации самостоятельно
Нормативный обязательный документ для организаций государственного сектора Понятие законодательно не определено, заполнение носит добровольный характер
Информация обезличена Содержит сведения о сотрудниках, работающих на определенных рабочих местах
Заключает в себе плановые показатели Содержит фактические реальные величины
Является законным основанием для приема сотрудников Содержит оперативную информацию

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Штатное расписание – внутренний документ организации, в котором отражаются его структура и штатная численность, а также указываются должностные оклады работников. Как правило, в организации применяется унифицированная форма данного документа – № Т-З, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, а также о тарифных ставках (окладах) и надбавках (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Поэтому штатное расписание необходимо корректировать, если меняются:

  • организационная структура (вводятся или сокращаются отделы, управления, департаменты и т.д.);
  • количество штатных единиц;
  • наименования должностей, специальностей, профессий;
  • иные данные штатного расписания, касающиеся работников организации (тарифные ставки, должностные оклады, надбавки).

Какой-либо обязательной периодичности обновления штатного расписания законодательством не предусмотрено.

Штатное расписание в новой редакции утверждается приказом (распоряжением) организации, подписанным ее руководителем или иным уполномоченным на это лицом. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить под подпись тех работников, которых они касаются.

Скачать документы по теме:

Приказ о внесении изменений в штатное расписаниеОбразец от экспертаФорма № Т-3. Штатное расписаниеОбразец от экспертаПример заполнения штатного расписанияОбразец от эксперта

Штатное расписание – это документ, который представляет собой удобный инструмент для работодателя. Опираясь на этот документ, работодатели осуществляют прием на работу и переводы сотрудников, корректируют оклады и названия должностей, оптимизируют штат и численность персонала. При этом у кадровиков возникают вопросы, с какой регулярностью нужно вносить изменения в штатное расписание и как оформить эти правки.

Обратите внимание! Вопрос о правовой природе штатного расписания спорный. Сторонники первой позиции считают, что это локальный акт. Приверженцы второго подхода исходят из того, что это организационно-распорядительный документ.

Внесение изменений в штатное расписание

Выясним основные причины изменения штатного расписания. Обычно основания для внесения изменений в штатное расписание – это кадровые перемены, которые происходят в организации (таблица ниже). Если работодатель примет соответствующее решение, могут произойти изменения в организационной структуре организации, составе и численности ее сотрудников, поменяются оклады по должностям и так далее. Эти события влияют на штатное расписание организации.

Таблица

Кадровые преобразования, которые нужно отразить в штатном расписании

Вид изменений

Письменное уведомление работников

Вводятся новые должности в штатном расписании, отделы, управления

Не требуется

Изменяются оклады, система оплаты труда

Необходимо

Переименовываются должности

Необходимо

Переименовываются структурные подразделения

Необходимо, если название подразделения указано в трудовом договоре

Работника переводят в другой отдел

Работника переводят на другую должность

Необходимо

Производится сокращение штата

Необходимо

Исключаются вакантные должности

Не требуется

Способы внесения изменений в штатные расписания

Справка

Есть два способа, которые можно применить, чтобы внести изменения в штатное расписание:

  1. издать приказ о внесении поправок в действующее штатное расписание. При этом предполагаемые изменения прописывают в тексте самого приказа;
  2. утвердить новое штатное расписание (об этом тоже издают приказ, но изменения отражают не в нем, а непосредственно в новом штатном расписании).

Конкретный способ корректировки штатного расписания компания выбирает самостоятельно. Если новшества небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом. Если же в организации планируются масштабные кадровые перемены, лучше утвердить новое расписание.

Приказ о внесении изменений издают в свободной форме. Унифицированный бланк отсутствует. В приказе указывают:

  • каковы причины изменения штатного расписания, в чем суть корректировок,
  • с какого числа изменения вводятся в действие (дата вступления их в силу может не совпадать с датой издания приказа).

Пример

Генеральный директор ООО «Аркан» Валерий П. по причине увеличения объема оказываемых услуг и оптимизации штатного расписания принял решение:
– ввести в штатное расписание должность «водитель-экспедитор»;
– переименовать «отдел по проведению правовой экспертизы документов» в «отдел контроля за соблюдением законодательства», а должность «начальника отдела по проведению правовой экспертизы документов» в «начальника отдела контроля за соблюдением законодательства». После чего 11 сентября 2017 года был издан приказ о внесении изменений в штатное расписание с 1 октября 2017 года.

Обратите внимание! Чтобы ввести новые должности в штатном расписании или новые структурные подразделения, необходимо разработать проект приказа о внесении изменений в штатное расписание с определенной даты и подписать его у руководителя организации. При сокращении должностей учитывайте, что по закону работников надлежит предупредить об этом, по общему правилу, за два месяца (ч. вторая ст. 180 ТК РФ). В этом случае ввести изменения в штатное расписание можно не раньше двух месяцев после издания приказа.

Подробнее о том, как внести изменения в штатное расписание, читайте .

Если утверждаете новое штатное расписание, представьте его проект на подпись руководителю кадровой службы и главному бухгалтеру. Если вместо них право подписи документа имеют другие лица на основании доверенности, укажите их фамилии и инициалы.

Важно! Помните, что задним числом ввести в действие штатное расписание нельзя.

О том, как составить штатное расписание, читайте в статье.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон не устанавливает какую-либо обязательную периодичность для изменения штатного расписания. Такие поправки работодатель вправе вносить в любое время, когда в этом есть необходимость. Как часто менять штатное расписание, компания определяет по своему усмотрению. Таким образом, утверждать новое штатное расписание каждый год, если отсутствует необходимость отразить в нем какие-либо изменения, не нужно.

Кроме внесения изменений в штатное расписание в случае изменения должностей, изменения размера и состава выплат и тому подобного, в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к корректировке штатного расписания. Например, изменение штатного расписания в связи с оптимизацией численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и прочее.

Совет. Если собираетесь принимать новых работников в период, когда вносятся изменения в штатное расписание, примите новичка сразу на новые условия, чтобы в дальнейшем не пришлось корректировать его трудовой договор.

Справка

Изменения в штатное расписание, если в день увольнения по сокращению работник болен

Если в предполагаемый день увольнения по сокращению сотрудник находится на больничном, исключать его должность из штатного расписания нельзя. Увольнять по инициативе работодателя во время нетрудоспособности запрещено. Поэтому вносите изменения в штатное расписание по мере фактического сокращения сотрудников.

Проект нового штатного расписания разрабатывают одновременно с приказом о сокращении на первом этапе оптимизации штата. Если сотрудника увольняют позднее, чем изначально планировалось, то изменения в штатное расписание касательно численности и должностей таких сотрудников прописывайте строго со следующего дня после их увольнения. Правильность такого подхода подтверждает судебная практика (определения Московского городского суда от 17 июня 2010 г. № 33-17293, от 25 июня 2010 г. № 4г/3-3606/10).

Ознакомьтесь с примером решения подобной ситуации .

Исключение из штатного расписания «вилок» окладов.

Сотрудники имеют право на оплату труда без дискриминации. Поэтому не желательно оставлять в штатном расписании «вилки» окладов.

Суть «вилки» окладов в том, что по одной должности оклады не одинаковы. Вместо конкретной цифры оклада в штатном расписании нередко прописывают минимальную и максимальную суммы, например, 20 000–40 000.

Разница в окладах может иметь место, если у сотрудников разный стаж работы по профессии, в отрасли, различается квалификация, трудовые обязанности и так далее (ч. первая ст. 132 ТК РФ). При этом положение об оплате труда должно отражать понятные критерии, почему компания платит тот или иной оклад. Иначе суд признает вилки дискриминацией и обяжет работодателя возместить разницу в зарплате (ст. 3, 236 ТК РФ). Таким образом, в исключительных случаях оставлять вилки в окладах допустимо, но это небезопасный путь. Инспектор обязательно обратит на это внимание. Лучше используйте надбавки или приставки к должностям («младший», «старший», «ведущий» и так далее).

Подробнее об этом читайте в статье.

Таким образом, мы выяснили, когда у работодателя возникает необходимость внести изменения в штатное расписание. Сделать это можно двумя способами – изложить поправки в приказе или утвердить новое штатное расписание.