Документ без подписи

Как защититься от самых распространенных претензий столичных налоговиков к «первичке»

О. Пережогина

Журнал «Спутник главбуха» № 1/2012

Если первичные документы, по мнению инспекторов, не в порядке, они снимают расходы, доначисляют налоги и штрафуют. Логика чиновников такова: по Налоговому кодексу РФ все затраты компании должны быть документально подтверждены. Поэтому если «первички» нет или она неверно оформлена, расходы учитывать при расчете налога на прибыль нельзя. Мы расскажем, в каких случаях в Москве и области можно отстоять расходы компании даже с неидеальной «первичкой» или вовсе без нее.

У компании первичные документы вообще отсутствуют

Можно ли отстоять расходы, если первичные документы отсутствуют? Ответ зависит от того, по какой причине нет «первички».

Первый вариант: документы не переслали контрагенты или бумаги по каким-то причинам не оформлены и т. п. В этом случае отстоять расходы практически нереально. Чиновники ссылаются на статью 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», которая обязывает все хозяйственные операции сопровождать первичной документацией. Бумаги, косвенно подтверждающие затраты, могут служить только дополнением к имеющейся «первичке».

К сожалению, чиновников поддерживают и столичные арбитражные суды. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 16 августа 2011 г. № А40-133852/10-129-408 судьи посчитали, что налоговики правомерно сняли расходы, раз у компании отсутствуют первичные документы, которые могли бы подтвердить реальность затрат.

Кроме того, суд указал, что презумпция добросовестности налогоплательщика не освобождает его от обязанности обеспечивать сохранность первичных документов, вести на их основании учет и представлять налоговым инспекторам для подтверждения расходов.

Второй вариант отсутствия «первички»: документы пропали. Например, при пожаре, краже и т. д. В этом случае налоговики скорее всего тоже оштрафуют компанию. Но доказать реальность затрат можно будет в суде.

Марина Емельянцева, юрист юридической компании «Налоговик»:

— Чтобы доказать оправданность расходов при пропаже первичной документации, придется убедить судей, что компания принимает все возможные меры для восстановления «первички». Это можно сделать с помощью копий запросов контрагентам, банкам. Кроме того, на утрату «первички» по объективным причинам можно ссылаться только в том случае, если были обеспечены должные условия хранения документов. Так, например, в постановлении ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2 судьи указали, что сбой жесткого диска не освобождает компанию от штрафа по статье 120 Налогового кодекса РФ. Ведь в организации должны быть бумажный архив и резервные копии всех электронных документов.

Документы составлены не по унифицированной форме

Первичные документы нужно составлять по унифицированным формам. При необходимости эти бланки можно дополнять какими-нибудь графами, но исключать из них реквизиты нельзя. Это предусмотрено Порядком, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20. Если унифицированной формы для какого-то документа нет, то нужно разработать такой бланк самостоятельно и утвердить его в учетной политике. Главное, чтобы в этом первичном документе были обязательные реквизиты.

Чиновники считают, что расходы учесть нельзя, если подтверждающие документы оформлены с нарушением унифицированных форм. Например, в письме ФНС России от 25 ноября 2009 г. № МН-22-3/890 разъяснено, что авансовый отчет, оформленный не по утвержденным правилам, командировочных расходов не подтверждает.

Но есть решения судов, которые дают надежду компаниям отстоять расходы, оформленные с нарушением. Например, постановление ФАС Московского округа от 21 сентября 2009 г. № КА-А40/7535-09. Судьи указали: «первичку», не соответствующую унифицированным формам, можно принять к учету, если понесенные затраты реальны.

В «первичке» цены приведены в иностранной валюте

Бухучет нужно вести в валюте Российской Федерации. Поэтому и Росстат в письме от 31 мая 2005 г. № 01-02-9/381, и Минфин России в письме от 12 января 2007 г. № 03-03-04/1/866 требуют заполнять «первичку» исключительно в рублях. Так же считают и опрошенные нами инспекторы московских и областных ИФНС.

Если цены установлены в условных единицах или валюте, то лучше включать в первичные документы дополнительные графы. И только в них указывать цены в условных единицах. Но если вы этого не сделали и заполнили в валюте основные графы документа, есть шанс отбиться от штрафов и доначислений в суде. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09 указал: первичные документы, оформленные в валюте, содержат все необходимые реквизиты. Поэтому такие бумаги можно признать соответствующими законодательству.

Документы от иностранных партнеров не переведены на русский язык

Официальная позиция Минфина и ФНС такова: все первичные документы нужно переводить на русский язык. При этом чиновники ссылаются на пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Столичные налоговики сообщают, что все российские компании обязаны использовать только русский язык в своей деятельности (письмо УФНС России по г. Москве от 25 февраля 2009 г. № 16-15/016363). При опросе инспекций выяснилось, что рядовые сотрудники полностью поддерживают начальство в этом вопросе. Категорически против иностранного языка в первичных документах столичные ИФНС № 6, 9, 13, 10, 14, 18, 19, 22, а также областные ИФНС по г. Балашихе, г. Красногорску, МРИ ФНС № 1, 8, 13, 20.

Обнадеживающий ответ мы услышали только в московской ИФНС № 4:

— Вообще по законодательству все документы должны быть на русском языке. Но если у вас, предположим, поставка импортного оборудования и поэтому счет и накладная пришли на иностранном языке, то проблем не будет. Ведь договор составлен наверняка на русском. Главное, пусть человек, знающий язык, прочитает вам все, что они там понаписали. Но это лично для вашей безопасности. Мы из-за иностранного языка судиться не будем.

В финансовом ведомстве считают, что сделать перевод «первички» может не только профессиональный специалист, но и сотрудник самой компании (письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168). В этом уверены и в столичном УФНС (письмо от 26 мая 2008 г. № 20-12/050126). Только налоговики уточняют, что такую обязанность для работника нужно закрепить в его должностной инструкции.

Однако в столице имеется инспекция, которая против такого подхода. Так, в ИФНС № 5 нас предупредили:

— Переводом должен заниматься не сотрудник компании, а специалист, у которого есть соответствующая лицензия. А то мало ли что вы там самостоятельно перевести можете.

Судьи, наоборот, в большинстве случаев считают, что переводить документы, составленные на иностранном языке, не обязательно. Пример тому — постановление ФАС Московского округа от 8 октября 2008 г. № КА-А40/8061-08. В нем суд указал, что действующее законодательство не обязывает налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке. Поэтому расходы, подтвержденные такой «первичкой», учтены правомерно.

В первичном документе нет расшифровок подписей

В первичных документах обязательно должны быть личные подписи ответственных за операцию, а также их расшифровки. Так сказано в пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета. То же самое говорится и в пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ. Именно поэтому налоговики часто снимают расходы, если на первичных документах нет расшифровок подписей.

Это подтвердил и наш опрос инспекций региона. В столичных ИФНС № 2, 5, 6, 10, 14, 22, 43, а также подмосковных ИФНС по г. Балашихе, г. Дмитрову, г. Красногорску, МРИ ФНС № 1, 4, 5, 8 нам ответили, что без расшифровки подписей инспекторы сочтут документы недействительными, а расходы неподтвержденными.

Только в двух московских инспекциях № 4 и 26 предложили «не морочить голову» себе и инспекторам. И разрешили самостоятельно сделать расшифровку подписей, если от контрагентов пришли «неправильные» документы.

Однако арбитражная практика Московского региона по данному вопросу явно складывается в пользу компаний.

Возьмем постановление ФАС Московского округа от 24 июня 2011 г. № КА-А40/5868-11. В нем суд подтвердил, что отсутствие расшифровок подписей в актах приема-передачи услуг — не повод считать документы неправильно оформленными. Соответственно, расходы можно считать подтвержденными.

В постановлении ФАС Московского округа от 27 сентября 2010 г. № КА-А40/10957-10 суд также отклонил довод налоговиков, что отсутствие расшифровок подписей свидетельствует о нереальности хозяйственных операций.

В постановлении ФАС Московского округа от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09 судьи заступились за компанию. Они указали, что в договоре поставки, подписанном генеральными директорами сторон, подписи расшифрованы и визуально идентичны подписям в спорном акте.

Сведения в первичных документах оказались недостоверными

Еще один излюбленный конек налоговиков — снимать расходы из-за недостоверных сведений в первичных документах. Например, когда «первичка» подписана неустановленными лицами или контрагента не обнаружили по его местонахождению. Обычно выясняют это инспекторы при проверках, проводя опросы директоров контрагентов и выезжая на место, указанное в регистрирующих документах партнеров.

Однако суды практически всегда встают на сторону организаций.

Дмитрий Малышев, руководитель департамента налоговой безопасности и судебной защиты «КСК групп»:

— Что касается недостоверности сведений в первичных документах, то арбитражная практика по столичному региону складывается в пользу компаний. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 17 марта 2011 г. № КА-А40/1276-11 указал: налоговики не имеют права снимать расходы только потому, что в представленных документах есть недостоверные сведения. Для этого нужны еще и другие подтверждающие необоснованную налоговую выгоду факты. Например, инспекция должна доказать, что налогоплательщику заранее было известно о недостоверности полученных от контрагентов документов. Такой же вывод судьи сделали и в постановлениях ФАС Московского округа от 15 марта 2011 г. № КА-А40/1340-11, от 10 августа 2011 г. № КА-А40/8098-11-П, от 4 августа 2011 г. № КА-А41/8344-11 и др.

Основой таких выводов столичных судей является мнение ВАС. В постановлении Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 г. № 17684/09 суд подтвердил, что первичные документы действительно содержат недостоверные сведения. Но расходы по ним можно учесть, так как они реальны.

Другое дело, если документы выданы несуществующей, то есть официально незарегистрированной компанией. В этом случае суды, так же как и чиновники, считают расходы неоправданными. Пример тому — постановление Президиума ВАС РФ от 31 мая 2011 г. № 17649/10.

В столичном арбитраже подобные выводы сделаны в постановлении ФАС Московского округа от 15 марта 2010 г. № КА-А41/1733-10. В этом деле, например, договор поставки и первичные документы были датированы ранее момента государственной регистрации контрагента.

Еще нужно отдельно сказать о ситуации, когда при опросе директоров контрагентов те отрицают свое участие в спорных сделках. В этом случае налоговики делают вывод, что документы недостоверны и снимают расходы по ним.

Здесь у чиновников есть шанс добиться выигрыша в суде, только если они докажут нереальность сделки и раскроют налоговую схему. Примеры тому — постановления ФАС Московского округа от 18 мая 2011 г. № КА-А41/4171-11 и от 25 апреля 2011 г. № КА-А40/ 2799-11-2. По обоим делам ВАС РФ отказал об их передаче в Президиум.

В остальных случаях судьи признают, что оформление сделки от имени сотрудника, отрицающего то, что он подписал документы, не повод снимать расходы. Примеры тому — постановления ФАС Московского округа от 4 августа 2011 г. № КА-А40/8273-11, от 22 сентября 2011 г. № А41-38042/10 и многие другие.

Размеры штрафов

Из-за проблем с первичными документами налоговики могут оштрафовать компанию как по статье 120 Налогового кодекса РФ (грубое нарушение правил учета), так и по статье 122 Налогового кодекса РФ (неуплата или неполная уплата налога).

Важно помнить, что налоговые инспекторы не вправе за одно и то же нарушение применять сразу два штрафа: по статье 120 и по статье 122 Налогового кодекса РФ. Это уже давно подтвердили судьи Конституционного суда РФ (определение от 18 января 2001 г. № 6-О).

За грубое нарушение правил учета (ст. 120 Налогового кодекса РФ)

Характер нарушения	Размер штрафа
Нарушение допущено в одном налоговом периоде	10 000 руб.
Нарушение произошло в двух (нескольких) налоговых периодах	30 000 руб.
Из-за нарушения занижена налоговая база	20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

За неполную уплату налога (ст. 122 Налогового кодекса РФ)

Характер нарушения	Размер штрафа
Неуплата или неполная уплата налога из-за занижения налоговой базы	20 процентов от неуплаченного налога
Умышленная неуплата или неполная уплата налога	40 процентов от неуплаченного налога

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах

Подпись — это важный реквизит первичного документа и счета-фактуры. Если она отсутствует или проставлена с нарушениями законодательно установленных правил, налоговики могут исключить затраты из расходов по налогу на прибыль и отказать в вычетах НДС. На сегодняшний день различают три вида подписи: собственноручная, электронная и факсимиле. Разберемся, в каких случаях они применяются и какие ошибки в данном реквизите могут привести к недоразумениям с налоговыми органами.

Собственноручная

Это наиболее распространенный вид подписи. На сегодняшний день собственноручная подпись в большей степени, чем печать, удостоверяет подлинность документа. Ведь печать легко подделать. А собственноручная подпись несет на себе отпечаток личности человека, значит, является уникальной.

Основная проблема применения собственноручной подписи — человеческий фактор. Один и тот же человек может расписываться по-разному, кроме того, нередко забывает ставить расшифровку подписи и даже, случается, расписывается за другое лицо. Некоторые из этих недочетов могут привести к доначислениям при налоговой проверке.

Подпись на первичке: расшифровка обязательна

В числе обязательных реквизитов первичного документа упоминается подпись с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лица, подписавшего документ (под. 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ).

Отметим, что в старом законе (Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 129-ФЗ) не было положения о расшифровке подписи. Однако оно и раньше было в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Инспекции нередко не принимали расходы, подтвержденные документами, в которых подпись была без расшифровки.

Суды признают отсутствие расшифровки «незначительным недостатком», который не препятствует признанию расходов по налогу на прибыль (постановления ФАС Центрального округа от 19.06.2013 № А54-3390/2012, Поволжского округа от 02.08.2010 № А12-23001/2009, Определение ВАС РФ от 13.12.2010 № ВАС-15973/10). Так, ФАС Центрального округа указал, что «имеющиеся недостатки (такие, как отсутствие расшифровки подписи должностных лиц, сдавших и принявших выполненные работы) носят незначительный характер, а содержание иных доказательств: договоров, отчетов о выполненных работах, о выполненных услугах, а также наличие в актах выполненных работ ссылок на конкретные договоры в их совокупности позволяют установить фактические оказанные услуги, их объем, характер, сроки выполнения и результаты работ» (постановление от 19.06.2013 № А54-3390/20120.

В арбитражной практике встречаются и решения в пользу инспекций. Но, как правило, такое решение судьи принимают только тогда, когда отсутствие расшифровки подписи было лишь одним, причем не самым серьезным из недостатков. К примеру, в деле, рассмотренном ФАС Северо-Западного округа, кроме этого недочета, было обнаружено множество других: подписание документов неустановленными и неуполномоченными лицами (что подтверждено почерковедческой экспертизой), отсутствие контрагентов по адресам регистрации, отсутс­твие производственных, кадровых ресурсов (постановление от 30.11.2010 № А52-4702/2009). ФАС Уральского округа отказал в признании расходов, потому что в справках о стоимости выполненных работ не только отсутствовала расшифровка подписей, но и отсутствовала ссылка на акты выполненных работ, а также имелось несоответствие в суммах по одним и тем же видам работ, указанных в актах и справках (постановление от 13.08.2012 № Ф09-7003/12 по делу № А60-36999/2011).

На сегодняшний день еще не сформировалась арбитражная практика, основанная на положениях нового Закона № 402-ФЗ (в частности, имеется в виду условие о расшифровке). Однако бухгалтеру лучше проследить, чтобы расшифровка подписи в первичных документах все-таки была.

Подпись на счете-фактуре

Как сказано в п. 6 ст. 169 НК РФ, счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Никаких особенных требований к собственноручной подписи в данной норме не предусмотрено.

Однако на практике налоговики иногда находят ошибки в подписании счета-фактуры, из-за которых оказывают в вычете НДС. Рассмотрим несколько ситуаций.

Ситуация 1. Компания получила от поставщика несколько счетов-фактур, где в поле «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» стоят совершенно разные подписи, но при этом в расшифровке фигурирует одна и та же фамилия.

Чтобы избежать споров с инспекцией, такие счета-фактуры лучше отправить контрагенту и подписать заново. Увидев такое «разнообразие», инспекция может решить, что поставщик — фирма-однодневка, печать которой переходит из рук в руки и счета-фактуры подписывают неуполномоченные или неус­тановленные лица, и отказать в вычетах НДС.

Какое решение примет суд, неизвестно. Это зависит от многих факторов.

Во-первых, инспекция не вправе делать выводы о несоответствии подписей на основании одного лишь визуального сличения. Свои выводы о несоответствии подписей инспекция должна доказать. Например, при помощи почерковедческой экспертизы или свидетельских показаний.

Если налоговики представят необходимые доказательства, то суд может принять решение в их пользу. Как указал ВАС РФ, счет-фактура, подписанный неуполномоченным лицом, считается неправильно оформленным, а потому не подтверждает правомерность вычетов (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08). Аналогичные выводы содержатся в Определении ВАС РФ от 14.12.2009 № ВАС-16306/09, постановлении ФАС Московского округа от 27.03.2012 № А40-44085/11-129-194.

В случаях, когда доказательств недостаточно, суды принимают решение в пользу компании (постановления Президиума ВАС РФ от 16.01.2007 № 11871/06, ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2012 № А56-29738/2011, Западно-Сибирского округа 21.10.2010 № А70-11810/2009).

Во-вторых, решение суда будет зависеть от остальных обстоятельств. Например, насколько четко «просматривается» сделка, в порядке ли остальные документы, свидетельствующие о понесенных затратах. Есть решения, в которых говорится, что компания не должна отвечать за контрагента. Поэтому в случае подтверждения реальности операций и должной осмотрительности налогоплательщика подписание счета-фактуры неустановленным лицом не является основанием для отказа в вычете (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, ФАС Поволжского округа от 20.09.2011 № А65-1631/2011).

Ситуация 2. В счете-фактуре в строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» нет расшифровки подписей.

В статье 169 НК РФ ничего не говорится о необходимости расшифровки подписей. Но в форме счета-фактуры, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, расшифровка предусмотрена. Минфин в письме от 10.04.2013 № 03-07-09/11863 отметил, что при заполнении счета-фактуры необходимо проставлять подпись и указывать фамилию и инициалы, но при этом ничего не сказал о невозможности вычетов по документу без расшифровки.

По нашему мнению, такой недочет относится к ошибкам, которые не препятствуют идентификации покупателя и продавца, количества и вида товара, а значит, не препятствуют вычетам (п. 2 ст. 169 НК РФ). Кстати, до появления в ст. 169 НК РФ положения о незначительных ошибках Минфин утверждал, что если в счете-фактуре нет расшифровки подпи­сей руководителя и главного бухгалтера, НДС к вычету на основании такого документа принять нельзя (письмо от 05.04.2004 № 04-03-1/54). Суды ссылались на Определение КС РФ от 15.02.2005 № 93-О. В нем сказано, что ст. 169 НК РФ устанавливает закрытый перечень сведений, которые должны содержаться в счете-фактуре. Отражение дополнительных данных, не входящих в этот перечень, не считается обязательным условием для принятия НДС к вычету (постановление ФАС Московского округа от 27.09.2007 № КА-А40/9966-07).

Ситуация 3. В счете-фактуре в полях «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» стоит одинаковая подпись, в расшифровке — одна и та же фамилия.

Руководители субъектов малого и среднего бизнеса могут сами вести бухгалтерский учет — так сказано в п. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Выполнение функций главного бухгалтера должно быть оформлено соответствующим приказом. Чтобы избежать споров с проверяющими, необходимо запросить у контрагента копию этого приказа.

Ситуация 4. В счете-фактуре, поступившем от индивидуального предпринимателя, есть его подпись, но не заполнены поля «Руководитель» и «Главный бухгалтер».

Никакой ошибки здесь нет. Эти поля индивидуальный предприниматель и не должен заполнять. Он сам подписывает счет-фактуру, указав при этом реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Факсимильная подпись

В переводе с латинского «факсимиле» (fac simile) означает «делай подобное». Факсимильная подпись представляет собой аналог собственноручной подписи, сделанный механическим способом. На практике факсимиле обычно выглядит как штамп, содержащий зеркальное отображение собственноручной подписи конкретного лица. Использование такой подписи позволяет ускорить процесс визирования документов. Основные недостатки: во-первых, воспользоваться такой подписью может кто угодно (при ненадлежащем хранении), во-вторых, ею можно подписывать не каждый ­документ.

В налоговом законодательстве использование факсимильной подписи не регламентировано. В ГК РФ сказано, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмот­ренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Факсимиле на первичных документах безопаснее не применять

Большинство судов также считает, что документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты. В итоге компании проигрывают споры.

ВАС РФ указал, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц. Поэтому отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам» (постановление от 27.09.2011 № 4134/11). Несмотря на то, что в постановлении речь шла о счетах-фактурах, суды стали ориентироваться на него и в случаях с первичными документами, указывая, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010).

Существует также Определение ВАС РФ, в котором суд сделал вывод, что спорная задолженность документально не подтверждена, поскольку первичные документы подписаны факсимиле (Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012).

ФАС Центрального округа в одном из постановлений высказал позицию, противоположную мнению Минфина. Он указал, что факсимиле не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Тем более что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не содержат норм, предусматривающих запрет на проставление штампа-факсимиле. Значит, при наличии соглашения с контрагентом об использовании факсимильных подписей компании вправе визировать первичные и иные документы с помощью факсимиле (постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010).

Отметим, что во всех этих решениях суды ссылались на старый закон о бухучете (Закон № 129-ФЗ). Напомним, в нем было сказано, что в первичных учетных документах должны указываться личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (подп. «ж» п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

В Законе № 402-ФЗ, действующем с 2013 г., подпись по-прежнему упоминается в числе обязательных реквизитов — в подп. 7 п. 2 ст. 9. Слова «личная» в данной норме нет. Однако правоприменительная практика, основанная на положениях нового закона, пока не сформирована. Поэтому безопаснее не использовать на первичных документах факсимильную подпись.

Факсимиле на счете-фактуре недопустимо

Раньше суды нередко разрешали использовать факсимиле на счетах-фактурах (постановления ФАС Центрального от 12.08.2011 № А48-3632/2010, Поволжского округа от 11.08.2011 № А12-16413/2010).

Ситуация изменилась, когда вышло в свет постановление ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, в котором суд принял сторону инспекции и указал, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. После этого окружные арбит­ражные суды стали выносить решения не в пользу компаний (постановления ФАС Поволжского округа от 20.08.2012 № А12-15297/2011, Западно-Сибирского от 19.07.2012 № А27-5495/2011, Волго-Вятского округа от 13.12.2013 № А79-13124/2012).

Таким образом, подписывать счета-фактуры факсимиле нельзя.

Где еще нельзя использовать факсимиле…

Также нельзя использовать факсимильную подпись на следующих документах:

… а где — можно

Можно использовать факсимиле:

• на приглашениях, поздравлениях и прочих документах, напрямую не влияющих на финансовые последствия;
• на договорах, дополнениях и изменениях к договорам — при условии, что стороны заключили соглашение об использовании факсимиле. Статья 160 ГК РФ допускает использование факсимиле в случае, когда это предусмотрено законами или соглашением сторон. Если такого соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (постановление ФАС Северо-Кавказского от 08.09.2011 № А32-13609/2010), либо недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 № А02-413/2009).

К сведению

Соглашение о применении факсимильной подписи составляется в произвольной форме. В нем указываются:

• вид документов, которые могут быть подписаны факсимиле;
• ФИО и должности работников, подписи которых будут использоваться;
• образцы оттисков факсимиле;
• срок действия соглашения.

Электронная подпись

И первичные документы, и счета-фактуры могут быть составлены не только на бумаге, но и в электронном виде. Понятно, что для визирования электронных документов применяется элект­ронная подпись (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 169 НК РФ).

Предусмотрено два вида подписи (ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее — Закон № 63-ФЗ):

• простая. Она посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования элект­ронной подписи определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Это логины, пароли, коды подтверждения;
• усиленная. Она подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Неквалифицированная ЭП получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП (уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП). Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный до­кумент, а также обнаружить факт внесения изменений в элект­ронный документ после момента его подписания (ч. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Квалифицированная ЭП соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП и имеет дополнительные признаки. В частности, ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате, который выдает аккредитованный удостоверяющий центр (ч. 4 ст. 5, ст. 13 Закона № 63-ФЗ).

Документ, подписанный квалифицированной ЭП, приравнивается к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Разберемся, на каких документах обязательна усиленная квалифицированная ЭП, а для каких достаточно будет подписи попроще.

Электронная подпись на первичных документах

Раньше финансисты заявляли, что для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (письма Минфина России от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710), то есть для подтверждения расходов по налогу на прибыль такой документ не годится.

Объясняя свою позицию, Минфин ссылался на ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Специалисты ведомства подчеркивают, что ни НК РФ, ни Закон № 402-ФЗ не предусматривают случаи, при которых документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, приравнивается к документу на бумажном носителе. При этом Минфин почему-то игнорировал установленную ст. 6 Закона № 63-ФЗ возможность использования таких ЭП в случае, когда это предусмотрено соглашением сторон.

В более поздних письмах Минфин России высказывается не столь категорично. Чиновники продолжают указывать на то, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены. Однако выводов о невозможности на этом основании применять такие документы в обоснование расходов не делают, оставляя решение за налогоплательщиком (письма Минфина России от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).

ФНС России более лояльна к налогоплательщикам. В письме от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 налоговики подчеркнули, что при наличии юридически действительного соглашения хозяйствую­щие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись. Другими словами, чтобы упростить процесс обмена документами, компания может:

• либо составить с контрагентами отдельное соглашение о том, что вся электронная первичка, которую они будут передавать друг другу, подписывается простой или усиленной неквалифицированной подписью;
• либо предусмотреть такую возможность отдельным пунк­том (или в дополнительном приложении) в договоре, заключаемом между сторонами.

Как отметили чиновники, подобные соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

В другом разъяснении налоговая служба высказалась более конкретно. Специалисты ФНС России отметили, что Законом № 402-ФЗ не определены виды электронных подписей, использование которых допускается при составлении первичных документов. Организация вправе подписывать данные до­кументы электронной подписью в соответствии с положениями ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Поэтому если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмот­рено подписание документов неквалифицированной ЭП, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@).

Несмотря на выгодную компаниям позицию ФНС России, по нашему мнению, имеет смысл подписывать первичные документы усиленной квалифицированной ЭП. Неизвестно, признают ли инспекторы на местах расходы, подтвержденные документами с простой или усиленной неквалифицированной ЭП.

Электронная подпись на счетах-фактурах

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) — так сказано в п. 6 ст. 169 НК РФ. Другие виды ЭП на счете-фактуре приведут к отказу в вычетах НДС.

Также нельзя подписывать простой и неквалифицированной ЭП (письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489):

• сообщения об открытии и закрытии счета в банке, о создании обособленных подразделений, об участии в других организациях (п. 7 ст. 23 НК РФ);
• заявление о зачете излишне уплаченного налога (п. 4 ст. 78 НК РФ);
• налоговые декларации и расчеты (п. 1 ст. 80 НК РФ);
• заявления о постановке на учет или о снятии с учета (п. 5.1 ст. 84 НК РФ);
• книги покупок, книги продаж (п. 11, 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, абз. 2 п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, абз. 2 п. 22 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137)).

Для всех перечисленных выше документов налоговое законодательство предусматривает использование усиленной квалифицированной подписи.

Документы есть, а подписи нет

Отсутствие в документах на отгрузку товара подписи или печати покупателя — ситуация нередкая и достаточно опасная для продавца. Налоговые органы видят в этом грубое нарушение правил учета доходов и расходов и вменяют налогоплательщикам соответствующее правонарушение. Правомерны ли действия проверяющих?

Нет подписи — нет и документа

Не так давно специалисты финансового ведомства дали разъяснения, согласно которым организации грозит ответственность по ст. 120 НК РФ, если у нее нет в наличии правильно оформленных первичных документов на отгрузку товаров.

Под правильным оформлением подразумевалось наличие в документах подписи и печати покупателя (письмо Минфина России от 09.06.2011 № 03-02-07/1-187). Несмотря на то что ответ дан на запрос налогоплательщика, находящегося на упрощенной системе налогообложения, сделанные выводы можно распространить и на организации, применяющие общую систему.

Логика рассуждений финансистов строится на основе норм Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете (далее — Закон № 129-ФЗ). Согласно п. 1 и п. 2 ст. 9 этого закона бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Они в свою очередь принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. При этом документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату его составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Своевременное и качественное оформление первичных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие документ (п. 4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Товарная накладная по форме ТОРГ-12 и порядок ее заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. В этой форме предусмотрено, что накладную должен подписать не только поставщик, но и покупатель товаров.

При отсутствии подписи и печати покупателя в накладной по форме ТОРГ-12 документ не признается оформленным надлежащим образом. Поэтому организацию могут привлечь к ответственности по ст. 120 НК РФ. В ней установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Напомним, что под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей данной статьи понимается в том числе отсутствие первичных документов. Таким образом, Минфин России приравнял отсутствие отдельных заполненных реквизитов в документе к отсутствию самого документа.

Спорим с Минфином

На наш взгляд, позиция финансового ведомства неправомерна с точки зрения действующего законодательства.

Обратимся к Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденным тем же постановлением Госкомстата, что и форма ТОРГ-12. В них сказано, что первый экземпляр накладной по форме ТОРГ-12 остается у продавца и является основанием для списания товаров. Второй экземпляр передается покупателю и служит основанием для оприходования купленных товаров.

Если толковать изложенное буквально, то ситуация, когда накладная остается у поставщика, а не возвращается покупателем с подтверждением факта получения товара, возможна только при передаче товара непосредственно представителю покупателя на складе поставщика. Однако зачастую товар доставляется покупателю транспортной компанией. В этом случае вполне возможно, что на экземпляре поставщика будут отсутствовать подписи и печать покупателя.

Отношения между продавцом и грузо­перевозчиком оформляются транспортной накладной. Обратите внимание: с 26 июля 2011 г. введена в действие новая форма накладной (п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, далее — Правила). Транспортная накладная, если стороны не договорились иначе, оформляется в трех экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Этот документ подписывается грузоотправителем и перевозчиком и заверяется печатью перевозчика и печатью грузоотправителя (п. 9 Правил). Таким образом, транспортная накладная может также являться документом, подтверждающим факт отгрузки товара.

Тем не менее мы считаем, что даже при отсутствии перевозочного документа подписей лиц в накладной по форме ТОРГ-12, разрешивших и отпустивших товар, достаточно для признания самого факта отгрузки, а следовательно, выручки в бухгалтерском и налоговом учете и связанных с ней расходов. Подписи должностных лиц покупателя нужны на экземпляре организации-покупателя для оприходования товара. Значит, претензий со стороны контролирующих органов быть не должно.

Как учесть доходы и расходы

Изложенная позиция Минфина России парадоксальна еще и тем, что если факт отсутствия на торговой накладной подписи покупателя приравнять к отсутствию самого документа, то продавец не сможет учесть в бухгалтерском и налоговом учете ни доходы, ни связанные с ними расходы. Так ли это?

Бухгалтерский учет

Что касается отражения выручки в учете, здесь сомнений нет: если согласно договору право собственности на товар переходит к покупателю в момент отгрузки, то соблюдаются все условия для признания дохода. Напомним, что они перечислены в ПБУ 9/99 «Доходы организации» и состоят в следующем:

• организация имеет право на получение этой выручки, вытекающее из конкретного договора или подтвержденное иным соответствующим образом;
• сумма выручки может быть определена;
• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации;
• право собственности на продукцию товар перешло от организации к покупателю;
• расходы, которые произведены или будут произведены в связи с этой операцией, могут быть определены.

Критерии для признания расходов установлены в п. 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации» и включают в себя следующие требования:

• расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
• сумма расхода может быть определена;
• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Кроме того, в соответствии с п. 19 ПБУ 10/99 расходы признаются в отчете о прибылях и убытках с учетом связи между произведенными расходами и поступлениями (соответствие доходов и расходов).

Следовательно, на дату отгрузки товаров бухгалтер отражает в учете операцию по их реализации, соответственно и расходы, связанные с получением доходов. Отсутствие на накладной печати и подписи покупателя не отменяет факт отгрузки товара как хозяйственной операции.

Налоговый учет

Аналогично будет признан доход для целей исчисления налога на прибыль (ст. 249 и 271 НК РФ). При этом в соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ при реализации покупных товаров организация вправе уменьшить доходы от таких операций на стоимость приобретения данных товаров.

Вместе с тем возникает вопрос: не исключат ли при налоговой проверке инспекторы стоимость отгруженных товаров на том основании, что они списаны на основании некорректно оформленных документов?

Ситуация представляется несколько нелогичной: размер налогооблагаемой прибыли организации ставится в зависимость от ответственности и порядочности покупателя, от качественной работы почтовиков и прочих лиц. И при этом ни в одном документе законодательно не закреплено, что покупатель должен вернуть поставщику товара подписанный и заверенный печатью экземпляр накладной.

На наш взгляд, компания имеет полное право признать в налоговом учете как доходы, так и расходы, осуществленные на основании товарной накладной, в которой нет подписи и печати покупателя товаров.

Что говорят суды

Если обратиться к судебной практике по данному вопросу, то суды исследуют спорный документ в совокупности с другими фактами финансово-хозяйственной деятельности организации. Так, Девятый арбитражный апелляционный суд не поддержал налоговые органы в части претензий к оформлению товарных накладных (постановление от 03.11.2009 № 09АП-9223/2009-АК). По мнению инспекторов, представленные организацией документы не соответствовали унифицированной форме ТОРГ-12, поскольку содержали незаполненные реквизиты, в том числе «отпуск груза произвел», «груз получил», не были указаны номер и дата доверенности лица, принявшего груз, в графе «груз принял» имелась подпись без расшифровки лица, принявшего груз. Суд отметил, что организация осуществила сделку по реализации товара с целью получения дохода, при этом в принятых к налоговому учету товарных накладных, составленных по форме ТОРГ-12, содержатся все необходимые сведения для подтверждения произведенных расходов: наименование организации-налогоплательщика, дата совершения операции, содержание операции, количественные и стоимостные измерители, подписи ответственных лиц.

Ссылку инспекции на нормы Закона № 129-ФЗ суд признал несостоятельной, поскольку закон регулирует порядок организации именно бухгалтерского, а не налогового учета. Судьи подчеркнули, что ни в одном нормативно-правовом документе налогового законодательства не содержатся требования об обязательном заполнении всех граф унифицированных форм бухгалтерских документов, отдельные же недостатки в оформлении первичных документов не означают, что расходы не произведены.

В постановлении ФАС Московского округа от 28.04.2007 по делу № КА-А41/3090-07 отмечено, что отсутствие в товарных накладных каких-либо реквизитов, если расходы подтверждаются совокупностью других документов, оформленных надлежащим образом, не является грубым нарушением правил учета, предусмотренных ст. 120 НК РФ. Кроме того, как установлено в судебном заседании, отсутствие некоторых реквизитов в накладных не повлекло за собой занижение налоговой базы.

В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 17.04.2008 № А19-10386/07-44-Ф02-989/08 по делу № А19-10386/07-44 указано, что недостатки в оформлении накладных при отсутствии доказательств фиктивности операций, произведенных налогоплательщиком, не могут являться основанием для пересчета налогов.

ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 18.02.2009 по делу № А13-10133/2007 отметил, что Налоговый кодекс не устанавливает перечня первичных документов, подлежащих составлению налогоплательщиком при оформлении тех или иных хозяйственных операций, не предъявляет каких-либо специальных требований к их заполнению. Глава 25 «Налог на прибыль» НК РФ не содержит императивной нормы, которая бы устанавливала, что не могут быть приняты к учету первичные документы с нарушением порядка их оформления. Выявленные недостатки в заполнении первичных документов не препятствуют установлению факта несения организацией затрат, не отменяют их документального подтверждения.

Анализируя сложившуюся судебную практику в части правильности исчисления налогов. можно утверждать, что отсутствие рассматриваемых нами заполненных реквизитов имеет значение только в совокупности с другими факторами, то есть в случаях, когда судьями будет установлено, что операции не носили реального характера, а были направлены на получение необоснованной налоговой выгоды (например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 13.01.2010 по делу № А13-11295/2008, Центрального округа от 12.04.2011 № А36-972/2010).

Как избежать проблем

Можно рассмотреть более современный вариант оформления первички: обмен документами с электронно-цифровой подписью. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, заверенной печатью. Минфин России не возражает против применения таких документов при условии, что федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе (письмо от 11.01.2011 № 03-03-06/1/3).

Действителен ли документ без печати но с подписью

Как организации отказаться от использования печати и в каких документах печать остается обязательным реквизитом

Несколько лет назад законодательство обязывало организации иметь круглые печати с указанием названия и места нахождения. Но в апреле 2015 года вступил в силу Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ, который снял такую обязанность и сделал применение печатей правом АО и ООО. В законах об ООО и АО теперь используется следующая формулировка:

Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст.

2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Выделим несколько ключевых моментов

1) Теперь организации вправе, но не обязаны иметь печать. Другими словами, руководство может само решить, нужна ли обществу печать.
2) Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. В уставе должно быть прописано, что у организации есть печать..
3) Печать приравнена к средствам индивидуализации.

Печать — это лишь средство индивидуализации организации (такое же, как эмблема или товарный знак). И она может быть любой (не обязательно круглой).
4) Отдельные законы могут предусматривать случаи, когда организация обязана использовать печать.

На уровне федерального законодательства могут сохраняться случаи, когда без печати не обойтись.

Что с печатями ИП?

Законодательство РФ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати предприниматели по-прежнему решают самостоятельно.

Когда печать можно проставлять (при ее наличии)

Многие законы прямо указывали, что при совершении тех или иных сделок проставление печати обязательно. Но поскольку наличие печати необязательно, то эти законы скорректировали. И предусмотрели, в каких случаях оттиск печати следует проставлять только при ее наличии. Перечень таких законов мы обобщили в таблице.

Наименование законаПроставление печати

Трудовой кодекс РФ (ст. 230).	Печатью (при ее наличии) должен заверяться акт о несчастном случае на производстве.
Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61).	Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным уполномоченным лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).
Гражданский процессуальный кодекс (ч. 3 ст. 53 ГПК РФ).	Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, скрепленной печатью этой организации (при ее наличии).
Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ).	Для оформления двойного складского свидетельства нужно применять печать (при ее наличии).
Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16).	Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя (при ее наличии).
Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54).	Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу, должна быть подписана руководителем или иным уполномоченным на то лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).
Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости”(ч. 9 ст. 18).	При представлении в регистрирующий орган копий учредительных документов, они должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии).
Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2).	Отпуск (реализация) этилового спирта осуществляется при наличии у организации-покупателя заверенных подписью руководителя и печатью (при ее наличии) копии извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта.
Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25).	Печатью (при ее наличии) должны заверяться: выписки по счету депо; закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства.
Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3).	Печатью (при ее наличии) должны заверяться: решения об эмиссии ценных бумаг; сертификаты эмиссионной ценной бумаги; решения о выпуске российских депозитарных расписок.
Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16).	Печатью (при ее наличии) должны заверяться: документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица; документы, представляемые претендентами на покупку имущества.
Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90)	Печать (при ее наличии) должна проставляться:на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов
Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. ст. 51, 88).	Печать (при ее наличии) должна проставляться: на доверенностях, прилагаемых к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе; на заявке на участие в закрытом аукционе.

Если печать есть, нужно ее использовать

Из норм закона следует, что при наличии печати она должна проставляться. Ведь законодатели не предусмотрели, что печать проставляется «на усмотрение» или «по желанию». А значит, если печать у организации есть, то ей нужно пользоваться.

И даже если компания была создана до того, как печать стала необязательной, лучше не спешить с ее уничтожением.

Не исключено, что государственные органы могут потребовать оттиска печати на документах, ссылаясь на то, что такая организация должна иметь печать.

Нужна ли печать на договоре

Ещё до того, как печать перестала быть обязательной, судьи приходили к выводам, что законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору (постановление ФАС Московского округа от 22.03.12 № А40-62363/11-71-291).

Получается, что проставление печати на договорах и раньше не было обязательным (если этого, конечно, не требовал сам договор).

Без печати можно заключать и трудовые договоры, поскольку статья 57 ТК РФ не предусматривает печать в качестве обязательного реквизита. Таким образом, в целях заключения договоров отмена печати, в принципе, ничего не изменила.

Первичные документы

Формы первичных учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). При этом буквы «М. П.» на таких документах можно не ставить, поскольку оттиск печати не является обязательным реквизитом «первички» в силу статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы, обязательные к применению

Существуют документы, которые составляются только по строго установленным формам, содержащим поле для оттиска печати (например, приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).

Также предусмотрено, что на большинстве бланков строгой отчетности должна быть проставлена печать (пункт 3 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359). Эти требования продолжают действовать.

Печать в трудовой книжке

Те организации, у которых есть печать, должны использовать ее для ведения трудовых книжек. Так, печать (при ее наличии) требуется проставлять на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при изменении записей (пункты 2.2 и 2.3 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Представление документов в ИФНС

Как правило, если копии представлены в ИФНС в бумажном виде, их требуется заверять печатью (статьи 91, 93.1 НК РФ).

Налоговая и прочая отчетность организации

Многие организации, которые сдают отчетность в электронном виде, уже давно забыли про печати на декларациях (ведь им достаточно лишь наличия электронной цифровой подписи).

А вот те, кто продолжает отчитываться «на бумаге», должны проставлять печать, поскольку формы некоторых отчетных документов предусматривают её наличие, например:

• форма 4-ФСС;
• книга продаж;
• книга учета доходов и расходов (при применении упрощенной системы налогообложения).

Нужно ли менять устав в связи с решением об использовании печати

Как мы уже сказали, законодатели предусмотрели, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. Но как быть, если компания создана в те времена, когда наличие печати было обязательным, и упоминания в уставе не требовалось? Приходим к следующим выводам:

• если в уставе ничего про печать не сказано, то можно оставить его в таком виде. Но тогда получится, что у организации печати нет и, соответственно, пользоваться ей нельзя;
• если организация желает официально закрепить наличие печати, то в устав нужно внести изменения. Но тогда получится, что печать придется использовать даже в тех случаях, когда проставление печати необязательно.

А можно ли не вносить изменения в устав и одновременно продолжить пользоваться печатью? Однозначного ответа на данный вопрос нет. Ведь с одной стороны, если в уставе про печать ничего не сказано, то печати быть не должно. С другой стороны, существует целый ряд документов, на которых, по-прежнему, нужно ставить печать всем организациям (вне зависимости от содержания устава)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Действителен ли документ без печати но с подписью». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.

Без печати указанные документы будут составлены с нарушениями. Из вышесказанного следует, что оттиск печати на первичных учетных документах необходим только тогда, когда это прямо предусмотрено бланком унифицированной формы.
Указанная аббревиатура присутствует и на некоторых унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв.

Вас также может заинтересовать

Традиционное наличие оттисков печатей на договорах действующее законодательство не устанавливает. Например, законы о хозяйственных обществах предусматривают, что общества должны иметь круглые печати, но не указывают, для чего именно. Зачастую необходимость наличия печатей на договорах трактуется как обычай делового оборота в предпринимательской деятельности (ст. 5 ГК РФ).

Добавлена возможность формирования архива по требованиям Росреестра для отправки технических планов по каналам прямого взаимодействия.

Трудовая книжка – это базовый документ, являющийся подтверждением трудовой деятельности человека. При этом записи в ней должны быть сделаны по определенным правилам, регламентированным российским законодательством. В частности, при первичном приеме и увольнении работника должна ставиться соответствующая печать в трудовой книжке.

В ходе взаимодействия с новыми партнерами, налоговыми службами и иными административными учреждениями новоявленный бизнесмен должен помнить о том, что впредь вся ответственность за осуществление каких-либо действий лежит только на нем лично и не касается других людей, задействованных в общем деле.

Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия

Традиционное наличие оттисков печатей на договорах действующим законодательством не предусматривается. Например, законы о хозяйственных обществах предусматривают, что общества должны иметь круглые печати, но не указывают, для чего именно. Зачастую необходимость наличия печатей на договорах трактуется как обычай делового оборота в предпринимательской деятельности (ст. 5 ГК).

На квитанции к приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) предусмотрен реквизит «М.П. (штампа)». Квитанцию согласно указаниям по ее применению и заполнению надлежит подписывать главному бухгалтеру или лицу, на это уполномоченному, и кассиру. Подписи же заверяются печатью (штампом) кассира.

По состоянию на 2016 год проставление оттиска печати юридических лиц на договорах необязательно. У современных обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ ее и вовсе может не быть. Эти нормы введены для упрощения порядка регистрации новых юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Процедура проведения увольнения и расторжения трудового договора сложна и многогранна. При этом её необходимо правильно отметить в трудовой книжке — основном документе, фиксирующем изменение статуса работника.

Вместе с тем в Гражданском кодексе РФ существует норма о необходимости печати — это касается оформления доверенностей от имени юридического лица. Такая доверенность требует наличия подписи руководителя и приложения печати организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

При заключении договора важнее обратить внимание на полномочия подписывающего лица. Если это генеральный директор, его полномочия подтверждаются Уставом общества. В остальных случаях желательно запросить заверенную копию доверенности на заключение соответствующих соглашений.

Также нужно иметь в виду, что в отношении ряда доверенностей от имени юридических лиц в законе установлено дополнительное требование о скреплении доверенности печатью организации. Это правило касается случаев, когда у юридического лица есть печать. Если у юридического лица печати нет, то это правило не применяется.

Тот факт, что нет печати на трудовом договоре, не указывает на недействительность этого договора. В соответствии с трудовым кодексом трудовые договоры должны заключаться в простой письменной форме, и к ним применяются соответствующие требования. Работодатель вправе сам решать — ставить печать или нет. Договор без печати полностью правомерен.

Обязательна ли в договорах печать?

Чтобы документы, заверенные хозяином ИП, имели юридическую силу, ему необходимо письменно подтвердить образец подписи, которую он будет использовать в своей деятельности. Это право распространяется не только на бумаги, отправляемые в официальные инстанции, но и на выписку такого документа, как доверенность другому лицу на субподрядные или иные работы.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать также можно не ставить.

Для АО и ООО действуют особые правила: такие организации вправе, но не обязаны иметь печати. В связи с этим до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС России документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них.

По общему правилу на доверенности, удостоверяемой юридическим лицом, печать ставить не обязательно. Поэтому отсутствие печати не повлияет на действительность такой доверенности.

ГК РФ по общему правилу скрепление сделки печатью не являлось обязательным (это могло быть установлено только законом, иными правовыми актами и соглашением сторон).Скрепление документа юридического лица печатью многими рассматривалось как дополнительная гарантия его подлинности, что однако не подтверждалось практикой.

Если документ составляет предприниматель

Для изменения схемы щелкните на панели инструментов по кнопке «Изменить версию XML-схемы» -> Версия 03 (линейное сооружение).

Если необходимо изготовить копию многостраничного документа, то он должен быть прошит и пронумерован, а также скреплен печатями организаций, его составивших.

Порой случается так, что печать ставится ошибочно. Это может произойти в нескольких случаях:

• Была использована не та печать;
• Печать заверяет не ту запись;
• Сама запись об увольнении ошибочна.

Наличие только одной подписи на документе при отсутствии на нем печати подтверждает его действительность. Такая точка зрения в настоящее время получила распространение в юридической литературе и в судебно-арбитражной практике.

Какая печать должна быть использована при совершении записей в трудовую книжку?

В то время как «современная» Япония может принимать западные подписи, многие службы по-прежнему требуют в качестве подписи «Ханко» или личную печать. Ханкос может отличаться по стилю; у некоторых есть только один персонаж, в то время как другие могут иметь некоторые ханко упрощения, а другие имеют расширенные символы на них, но не часто.

Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечислены обязательные реквизиты такого документа, среди которых есть и печать организации.

При подаче документов на государственную регистрацию сделок с недвижимостью. Печать необходима на заверенных копиях учредительных документов юридического лица.

Образование естественных наук на прямую связано с применением философского натурализма к научным исследованиям. Базовые принципы натурализма требуют собой изучать и использовать законы природы, не используя в них законы, придуманные человеком, т.е. исключая воздействия человеческой воли.

О преимуществах работы с печатью

Вопрос о первичности кредита или финансов в обществе неоднозначный. По некоторым сведениям, сначала появилась такая экономическая категория, как кредит. Деньги образуются только на основе развития производства и товарного обращения. Возникновение кредита раньше товарно-денежных отношений позволяет говорить о том, что кредит — один из факторов их первого образования.

В документе, подтверждающем подпись частного предпринимателя, нет смысла, если ее ставят в присутствии представителя другой стороны по договору.

Оцениваем свои возможности, определяемся с видом деятельности, вспоминаем о навыках и знаниях, которые могут нам пригодиться. Несомненным преимуществом работы индивидуального предпринимателя является то, что ему не надо нанимать штат бухгалтеров, экономистов, юристов и других профессионалов. Со всеми нюансами трудового процесса начинающий бизнесмен имеет право справляться лично.

Контрагент (ИП) предоставил нам договор и акты выполненных работ только с подписью, без печати и информационное письмо, о том что они работают без печати.Имеем ли мы право принять к учету такие первичные документы, ссылая на ст.23 ГК России?

Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В тоже время иногда без печати не обойтись. Так, если частный предприниматель-плательщик НДС, то печать ему просто необходима, иначе он не сможет выписать налоговой накладной. Потому как накладная без печати, что человек без паспорта (см. п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. N 165).

Так что имейте в виду — если при получении трудовой книжки вы не обнаружили печати, то вам нужно отдать её обратно в отдел кадров и подать соответствующую претензию.

Забирать трудовую без печати — большая ошибка, и если вы подпишите документы о том, что у вас нет никаких претензий к организации, то в будущем вам штамп уже вряд ли поставят.

Печать не является обязательным реквизитом договора, а с прошлого года — не является обязательной и для первичных документов, за исключением тех, где прямо предусмотрена печать М.П. Другое дело, что в наших обычаях ставить печать абсолютно на всех документах, хотя наличие печати не доказывает оригинальность этого документа на 100%.

Закон об ИП без печати и как подписывать документы

В любом случае, заключая договор, вы должны проверить полномочия представителя другой стороны. Напомним, что они могут быть основаны на законе или другом нормативном акте (например, полномочия руководителей органов местногосамоуправления), учредительных документах (полномочия директора ООО) или доверенности.

Подпись, совершаемая на документах, исходящих от организации, имеет даже более важное значение, чем проставление на них печати. Наличие только подписи на документе подтверждает его действительность даже при отсутствии на нем печати. Такая точка зрения получила в настоящее время распространение в юридической литературе и в судебно-арбитражной практике.

Так, по одному из дел суд решил, что акт сверки взаиморасчетов имеет доказательственную силу даже при отсутствии на нем круглых печатей, так как имеются подписи руководителей и главных бухгалтеров*(84). В другом случае было признано, что отсутствие печати организации на письменном договоре не влечет его недействительности.

Ошибки в трудовой книжке: печать организации

Достаточно интересный вопрос, которым задаются и специалисты, и работники. Дело в том, что печать не должна закрывать собой важные сведения и при этом не быть отдельной от самой записи. Поэтому наиболее правильное расположение печати прямо под записью об увольнении в левом углу.

Вместе с тем, если печать у организации имеется, она должна быть на доверенности. Дело в том, что согласно ч. 3 ст. 53 ГПК РФ и ч. 5 ст.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Если стоит печать но нет подписи директора действителен ли договор

Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП). ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия.

В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства. Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать.

Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Бесплатная юридическая помощь

Судами установлено и материалами дела подтверждено, что представленные кадровой службой общества “Уральский турбинный завод” сведения о том, что Дионин А.В.

не являлся работником ответчика в период спорной поставки товара (14.01.2010), подтверждаются представленной Государственным учреждением Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области по запросу суда информацией о том, что общество “Уральский турбинный завод” предоставляло сведения о страховом стаже и страховых взносах на Дионина А.В.

Действителен ли договор без печати?

Действующим гражданским законодательством обязательного требования по скреплению договора печатями сторон не установлено.

А в силу п. 1 ст. 160 ГК РФ Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.). Статья 160.

Письменная форма сделки1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434 настоящего Кодекса.

Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.)

Документ без подписи и печати не имеет юридической силы

Например: Исполнительный директор Личная подпись Н.А.

ФедоровЗАО «Партнер» При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В.

Марьяш При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора Заместитель директорапо научной работе по научной работе Личная подпись Ю.Г.

Демидов Личная подпись К.И. Важно Если такие риски есть — немедленно составить акт и отправить отправителю (извините за странное словосочетание) письмом с описью вложения.

stas® 25.11.2007, 20:46 Stujina, это вообще не документ, поскольку неизвестно, кем он составлен и чью волю выражает.

О факсимиле и печати в документах

Необходимым условием для этого является специальная оговорка о возможности подписать договор и связанные с его исполнением документы с помощью факсимиле.

Если ее нет, использовать факсимиле нельзя. Подписывать договор с использованием факсимиле очень удобно, это значительно ускоряет процесс подписания бумаг.

Поэтому такой способ подписи приобрел большую популярность, особенно в организациях с большим документооборотом. Нередко факсимиле подписи руководителя вручается секретарю, который проставляет факсимиле на соответствующих документах.

Таким образом решается проблема высвобождения первого лица организации от рутины. Но стоит ли так поступать? Кто знает, на каком документе вы потом увидите факсимиле своей подписи?

И сколько сил потратите, чтобы эту подпись оспорить? Поэтому использовать факсимиле должно лишь одно лицо — автор подписи.

Передавать это право другим лицам опасно.

Кстати,

Действителен ли акт за подписью гендиректора без печати

В чем проблема?Опровергайте доводы ответчика.

Внимание Работы по договору выполнены.

Акты выполненных работ подписаны обеими Сторонами. Заказчик не имеет никаких претензий. Сроки оплаты-10 рабочих дней с момента подписания Актов.

У меня на руках есть договор на выполнение работ (услуг). сила документа

В договорах отсутствует печать

Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434 настоящего Кодекса.

ст.160 ГК 2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством

Электронная библиотека

В другом случае было признано, что отсутствие печати организации на письменном договоре не влечет его недействительности.

Дополнительные требования к форме сделки, в том числе скрепление печатями, устанавливаются законом или самим договором. Отсутствие или подделка печати на письменном договоре не влияет на его действительность.

Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Традиционное наличие оттисков печатей на договорах действующим законодательством не предусматривается.

5 ГК РФ)

Правовое значение подписи уполномоченного лица и печати организации на договоре

Скрепление договора печатью не является обязательным условием для соблюдения простой письменной формы сделки.

Отсутствие или подделка печати на письменном договоре не влияют на его действительность.

Такой подход характерен для оформления не только договоров, но и других документов; например, акт сверки взаиморасчетов имеет доказательственную силу даже при отсутствии на нем круглых печатей, если имеются подписи руководителей и главных бухгалтеров.

Немаловажным является вопрос о том, чьи подписи должны стоять на договоре, достаточно ли подписи руководителя (первого лица организации) или требуются подписи других уполномоченных лиц.

Дело в том, что законом или договором могут устанавливаться дополнительные требования к письменной форме сделки (договора).