Документ не актуализирован

Управление записями это процедура, которая обеспечивает сбор и сохранение управленческой информации в системе качества. За счет этой процедуры становится возможным анализ различных данных о работе организации. Управление записями лучше документировать после составления карт процессов т.к. в этой процедуре представляются все записи по качеству, которые ведутся в организации по ходу выполнения процессов.

При разработке процедуры в состав записей могут включаться не только виды записей, указанные в стандарте, но и записи, необходимые для выполнения тех или иных действий в процессах. В этом случае управление записями будет включать состав записей, которые организация сама определит при разработке процессов (технологических, административного управления, процессов обеспечения, процессов контроля, мониторинга и измерений).

Первым этапом разработки процедуры является систематизация видов записей, которые сопровождают процессы организации. Т. к. управление записями невозможно без документирования, то далее необходимо определить документы, в которых эти записи представляются.

Чтобы система качества работала в организации и помогала персоналу выполнять свои обязанности, сотрудникам не обязательно знать какие виды записей существуют в системе качества. Однако для них должно быть четко и ясно определено, какие действия необходимо выполнять и какие документы им необходимо вести и заполнять. Например, сотрудники отдела кадров должны вести данные кадрового учета и собирать сертификаты и аттестаты об обучении, которое проходил персонал организации. При этом им нет необходимости знать, что эти данные и документы относятся к записям по качеству, которые в стандарте ИСО 9001:2008 называются – сведения об образовании, подготовке, квалификации и практическом опыте.

В условиях быстро меняющегося законодательства и расширения бизнеса предприятия возникает необходимость постоянного мониторинга внутренних нормативных документов (стандартов), которыми руководствуется предприятие при производстве продукции и оказании услуг.

Стандарт – это документ со своим жизненным циклом. В ходе жизненного цикла может изменяться содержимое стандарта, его статус, выпускаться изменения и дополнения к нему, он может быть заменен на другие стандарты. Одно из основных требований современного общества – это своевременная и ежегодная актуализация нормативной документации, используемой на предприятии. Постоянное проведение обновлений имеющейся базы стандартов позволяет иметь в использовании актуальные документы и гарантировать соответствие выпускаемой продукции действующим нормам и требованиям, что является важнейшим условием поддержки и успешного развития бизнеса.

Государственный надзор и контроль осуществляется органами государственной власти и направлены на предупреждение, выявление и пресечение нарушений требований деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в отношении производимых и реализуемых товаров (работ, услуг). На основании Федерального закона Российской Федерации от 26.12.2008 г. № 294 -ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Федерального закона РФ от 02.01.2000 г. № 29 «О качестве и безопасности пищевых продуктов», Постановления Правительства РФ от 21.12.2000 г. № 987 «О государственном контроле и надзоре в области обеспечения качества и безопасности пищевых продуктов» проверяется не только продукция (услуга), но и вся техническая документация на соответствие, и Вам необходимо быть во всеоружии при проведении инспекционных проверок контролирующими органами, а также при проведении аттестации и аккредитации предприятия на компетентность.

ФБУ «Чувашский ЦСМ» обладает обширным справочно-информационным фондом, который содержит свыше 30 тысяч единиц нормативно-технической документации, учебных пособий, методических материалов в области технического регулирования, стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством; имеет в наличии информационные указатели национальных стандартов и предлагает в возможно короткие сроки провести актуализацию фондов нормативно-технической и методической документации Вашего предприятия.

Услуги по актуализации нормативных документов предприятий и организаций оказывают специалисты отдела по стандартизации и информации.

Если Вы воспользуетесь нашим предложением, то Вам не придется тратить время на самостоятельные долгие поиски. Всё, что надо сделать — это предоставить нашим специалистам перечень своей нормативно-технической документации.

Специалисты проведут актуализацию имеющейся базы стандартов и норм и, в случае необходимости, дадут рекомендации и пополнят ее новыми документами. Также предлагаем Вам произвести тематические подборки нормативных документов по всем видам хозяйственной деятельности.

Для определения стоимости работ по актуализации заказчику необходимо предварительно представить перечень нормативной документации, имеющейся на предприятии. После заключения договора (при необходимости) представить Нормативные документы для актуализации. Специалисты проверяют наличие всех изменений к каждому стандарту, добавляют отсутствующие изменения и ставят штамп об актуализации ГОСТа на момент оказания услуги.

Актуализация нормативных документов (НД) — это приведение НД предприятия в соответствие с нормативными документами национального фонда НД путем внесения изменений и поправок, которые ежемесячно публикуются в Информационных указателях стандартов (ИПС, ИУС).

В связи с большим количеством НД, растущим документооборотом, постоянным изменением норм, требований и правил, поддерживать актуальное состояние документов становится все сложнее. Поэтому предлагаем Вам воспользоваться следующими услугами, которые значительно облегчат работу Вашего фонда:

1. Актуализация ГОСТ, которые хранятся в Вашем фонде.

Это необходимо в том случае, когда Вы не уверены в том, что документы Вашего фонда содержатся в актуальном состоянии или ежемесячная актуализация не проводится.

Услуга включает:

• проверку нормативных документов (ГОСТ) на действие в Российской Федерации (в случае замены — указывается какой документ принят на замену);
• проверка наличия в документе изменений и поправок;
• внесение необходимых изменений и поправок в документ;
• нанесение штампа «ПРОВЕРЕНО» с указанием даты проведения актуализации. Штамп «ПРОВЕРЕНО» ставится только на официально приобретенных копиях стандарта.

Для заказа услуги нужно:

• представить ПЕРЕЧЕНЬ нормативной документации (ГОСТ) по прилагаемой Форме в электронном виде (заполнив графы 2 и 3) для заключения Договора;
• оплатить услугу.

Стоимость актуализации 1-го документа – 180,00 руб. + 20% НДС.

Стоимость договора по актуализации нормативных документов определяется индивидуально, в зависимости от количества включенных в ПЕРЕЧЕНЬ НД (ГОСТ).

2. Ежемесячная актуализация ГОСТ в течение года (аутсорсинг).

Это необходимо в том случае, когда документы Вашего фонда актуализированы и Вы хотите поддерживать их актуальное состояние, но сохранить при этом время и средства.

Преимущества аутсорсинга:

— экономия средств. Стоимость услуг аутсорсинга гораздо ниже, чем затраты на построение собственной структуры. Стоимость услуг аутсорсера сокращает Вашу налогооблагаемую базу;

— экономия рабочего места. Создание собственной структуры требует дополнительные офисные площади, оргтехнику, канцтовары, справочно-правовые системы, лицензионное ПО;

— постоянная безотказная работа;

— экономия времени;

— гарантированное качество.

Услуга включает:

• ежемесячное информирование об измененных, замененных, отмененных, а также новых документах, принятых в течение месяца (информация направляется по Вашему электронному адресу);
• обеспечение текстами изменений и поправок по Вашему запросу (их стоимость входит в стоимость договора);
• срок действия договора – 1 год (12 месяцев).

Для заказа услуги нужно:

• представить ПЕРЕЧЕНЬ нормативной документации (ГОСТ) по прилагаемой Форме в электронном виде (заполнив графы 2 и 3) для заключения Договора;
• оплатить услугу.

После этого ежемесячно на протяжении года Вы будете получать информацию об изменениях в НД (ГОСТ) и поддерживать фонд НД в актуальном состоянии, не прилагая лишние усилия.

Стоимость предоставления библиографической информации на один документ – 150,00 руб. + 20% НДС.

Стоимость договора по предоставлению библиографической информации нормативных документов определяется индивидуально, в зависимости от количества включенных в ПЕРЕЧЕНЬ НД (ГОСТ).

После приема пополнения рано или поздно возникает вопрос — а все ли нормально с моей программой Консультант Плюс, все ли документы, которые должны в ней быть, есть в программе?
Для контроля за состоянием информационных баз Консультант Плюс есть специальное средство контроля — СТАТИСТИКА. Для того, чтобы посмотреть ее, надо открыть программу, выбрать в меню (полосатая кнопка в верхнем левом углу программы) пункт СЕРВИС и далее — СТАТИСТИКА. В появившемся окне «СТАТИСТИКА» можно увидеть информацию по состоянию каждого информационного банка — общее количество документов, количество документов с текстом, дата последнего пополнения и, наконец, последняя колонка — соответствие эталонному информационному банку. Если в этой колонке стоит «НЕТ» — значит у Вас не полный информационный банк — либо нет каких-либо документов, либо какие-то документы не актуализированы. Если значение последней колонки — «ДА» — значит Ваш информационный банк идентичен эталону на дату приема пополнения. Еще одно значение этой колонки может быть «??» — оно означает, что пополнения этого информационного банка у Вас еще не было — Вам только установили программу и еще не обновляли, либо обновили программу путем переписывания старого информационного банка новым. И это значение аналогично значению «ДА»
Почему информационный банк может не соответствовать эталонному (значение последней колонки — «НЕТ») ? Самая вероятная причина — Вы пропустили одно или несколько пополнений или приняли его не полностью. Если у Вас есть доступ в интернет — попробуйте пополнить программу самостоятельно (см. как).
Если это не помогла, Вам надо сформировать запрос по данной базе и отослать его на адрес нашей электронной почты, по этому запросу для Вас сформируют специальное пополнение, после приема которого СТАТИСТИКА станет такой, какой и должна быть, а Ваша программа будет содержать столько документов, сколько и должна содержать, а значение последней колонки станет «ДА».
Другой распространенной причиной плохой статистики может быть сбой в работе компьютера во время работы с программой Консультант Плюс, в результате которого пришлось некорректно перегрузить компьютер. В этом случае Вам надо после перезагрузки компьютера первым делом проверить жесткие диски Вашего компьютера. Для этого откройте «Мой компьютер», выберите диск, правая кнопка мыши на диске, «Свойства». Далее — закладка «Сервис», кнопка «Проверить». В Windows XP / Vista / 7 поставьте галочку «Автоматически исправлять системные ошибки» и кнопка «ЗАПУСК». В Windows 8 / 10 — «Проверить диск». Таким же образом проверьте остальные жесткие диски Вашего компьютера. Возможно, придется перегрузить компьютер, для того, чтобы запустилась проверка дисков (соглашайтесь).
После проверки файловой системы надо проверить на ошибки Вашу базу Консультант Плюс. Для этого откройте Вашу программу Консультант Плюс. В верхнем левом углу нажмите полосатую кнопку меню, выберите пункт СЕРВИС — ОПЕРАЦИИ С ИНФОРМАЦИОННЫМ БАНКОМ. В появившемся окне ОПЕРАЦИИ С ИНФОРМАЦИОННЫМ БАНКОМ выберите закладку ТЕСТИРОВАТЬ, в поле ИНФОРМАЦИОННЫЙ БАНК выберите базу (или оставьте галочку «ВСЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ БАНКИ» и нажмите кнопку ВЫПОЛНИТЬ.

В результате программа протестирует базу на ошибки, и, если будут необходимы дополнительные действия, сообщит об этом. Сделайте, что она попросит.
Надо заметить, что Окно «Тестировать» — только тестирует базы. Поэтому программа может попросить запустить ее с ключом «/basetest» — в этом случае она попытается исправить имеющиеся ошибки. Строка для такого запуска:
cons.exe /adm /basetest /base* /yes
После всех этих действий Вам надо проверить СТАТИСТИКУ, как описывалось ранее и если она не совпадает с эталонной — пополнить через интернет или сформировать запрос по базе с плохой статистикой, как описано выше.
Как сформировать запрос по базе с плохой статистикой? Для этого запустите программу, полосатая кнопка в верхнем левом углу, пункт СЕРВИС, далее СФОРМИРОВАТЬ ЗАПРОС ПО ИНФОРМАЦИОННОМУ БАНКУ и выберите ту базу, по которой надо сформировать запрос (если у Вас одна база — выбор базы не требуется). В результате появится информационное окно «Файл запросов создан успешно»

и в каталоге SEND появится файл с расширением QST — это и есть тот самый файл-запрос, который Вам надо отослать нам и по которому для Вас будет сформировано и выслано специальное пополнение. После приема этого пополнения Ваш информационный банк будет соответствовать эталонному. Каталог SEND, по-умолчанию, находится в одной папке с каталогом RECEIVE, куда Вы складываете файлы пополнений.

Алексей Михайлович!
Я с Вами и соглашусь, и нет. Все зависит от того — какой вид документа мы рассматриваем и в какой системе. В приведенном мною Распоряжении эталон — это подлинник, но есть еще контрольные экземпляры, с которых снимаются учтенные копии. Договоры и приказы — там другая позиция. Есть еще ЕСКД и так далее. Везде есть свои правила и особенности. Поэтому привожу пространное мнение специалиста — его могу дополнить — еже ли интересно.
Подлинники и копии документов. Т.В. Кузнецова
Секретарское дело N10 2003 год
Т.В. Кузнецова
Понятие «подлинник»
«Умноженные» оригиналы
Беловики и черновики
Копии и их виды
Способы получения копий
Удостоверение копий
Подлинник и копия электронного документа
Секретарю в его работе постоянно приходится делать выписки из документов, снимать и удостоверять копии, размножать документы. Разберемся в видах копий и понятиях подлинник и копия документа.
Сначала обратимся к понятию «подлинник». Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» определяет подлинник (официального документа) как «первый или единичный экземпляр официального документа». В словаре синонимов русского языка у слова «подлинник» есть синоним — «оригинал»: от лат. originalis — первоначальный. Определяется в словарях слово «оригинал» через слово «подлинник», подлинное произведение, авторская рукопись. Оригинальный — это уникальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).
Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встречаются «умноженные» оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, считающими себя равными, и каждая сторона должна иметь экземпляр совершенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.
С современной техникой передачи документов на расстояние связано появление «двукратных оригиналов». При телеграфной и радиопередачах, если телеграмма и радиограмма не диктуется, появляются два документа: предъявленный для передачи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпляры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу оформительских реквизитов, то есть по своим характеристикам, это не один и тот же документ.
Телефонограммы — переданная и принятая — также имеют одинаковый текст, но они различаются по внешнему виду и имеют разные подписи: секретаря, передавшего телефонограмму на одном экземпляре и принявшего телефонограмму на другом.
Из подлинников документов принято выделять аутентичные (греч. authentikos — подлинный, исходящий из первоисточника), то есть имеющей подтверждение подлинности. Достоверность аутентичных документов гарантируется принятыми формальностями, обычно подписанием и проставлением печатей. Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.
Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.
Беловик — это последняя, переписанная или перепечатанная «набело» редакция документа. ГОСТ на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела определяет: «беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений». Правоведы считают оригиналом только подписанный беловик. Для служебных документов оригиналом будет являться беловик, чаще всего выполненный на бланке и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложением печати. Подлинниками являются и черновики. В ГОСТ он определен так: «черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом». В составе черновиков можно выделить многочисленные варианты и редакции. Каждый из них будет являться оригиналом (подлинником).
При электромагнитном способе записи установить первоначальную редакцию помогают только даты.
Наконец, среди подлинников, кроме того, различают автографы (автограф — собственноручный), документы, написанные или исправленные (например, после перепечатки) рукою автора. Так как текст сейчас многие сразу печатают машинописным способом, бывает трудно установить автора. Но если на документе есть правки от руки, это сделать значительно проще.
Признак уникальности сохраняется за подлинниками изобразительных и звуковых документов. Так, для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок или чертеж. И здесь большое значение имеет аутентичность оригинала, то есть снабжение документа теми или иными формальностями: подписью, печатью.
Оригиналом фотодокумента являются негативы, звуковой документации — первоначальная звукозапись, матрица грамзаписи, лента электрической или магнитной записи.
Несколькими видами представлены копии документов.
Копия — это повторное воспроизведение подлинников.
Само понятие «копия» (copia — лат. множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа установлена как: «Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».
Копии документов первоначально списывались и так и назывались — список. Например, список «Слова о полку Игореве» или список какой-либо летописи.
Развитие процесса документирования и техники привело к широкой дифференциации понятия «копия».
Прежде всего, разделим их на копии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие.
Печатая на машинке, получали сразу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизводству применялся термин «отпуск». Он означал копию документа, остающуюся в организации при отправке оригинала. Обычно этот вид копии получался автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был второй, третий и т.д. машинописный экземпляры. Первый экземпляр печатали, как правило, на бланке, его подписывали, регистрировали, при необходимости ставили печать, и он становился подлинником. А остальные экземпляры, полученные под копирку, были копиями. Их и называли термином «отпуск». Сегодня этот термин употребляется крайне редко.
При составлении документа на компьютере и выводе его на бумажный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в память ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати.
Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выводится на бланке и подписывается, а остальные экземпляры выводятся на чистые листы бумаги и являются копиями.
Копия может быть сделана с части документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.
Например:
Название учреждения
Выписка из протокола
05.02.2003 N 2
г. Иваново
Совещания преподавателей иностранных языков
2 СЛУШАЛИ:
Харьковскую А.Н. — о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе.
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков.
Председатель: А.Л. Акимов
Секретарь: Б.Б. Борисов
Верно:
Зав. Канцелярией: личная подпись Л.В. Иванова
Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (начальника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью. По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.
Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.
Факсимильные копии (от слова факсимиле — точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи)4 получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Напомним, что факсимиле — это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита — подписи, обычно руководителя.
К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов.
К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.
В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.
Необходимо также выделить микрофотокопии — копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.
Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии.
Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены: авторизированные, заверенные, нотариальные, незаверенные. Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.
Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Впервые детально порядок выдачи копий организациями был установлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 г. «Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан». В нем учреждениям, предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или нотариальным столом.
Дополнения в этот порядок выдачи копий внесены указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: «предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков».
Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 гг. свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» изложены требования к реквизиту — отметка о заверении копии: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».
Например:
Верно:
Секретарь: личная подпись Л.Р. Попова
Удостоверение копии с определенных видов документов, предъявляемых другим учреждениям и касающихся личных прав и интересов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с получением наследства и т.п.), производится в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public offices) — система органов, на которые возложено совершение действий, направленных на юридическое закрепление гражданских прав и предупреждение их возможного нарушения в дальнейшем. В соответствии с российским законодательством о нотариате нотариальные действия совершает должностное лицо — нотариус6, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование. Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом — нотариусом.
Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.
Незаверенные копии — это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу.
Особый вид копии представляет дубликат.
Дубликат (от лат. duplieantus — удвоенный) — второй или следующий экземпляр какого-либо документа, имеющего в отличие от другого вида копии одинаковую с подлинником юридическую силу.
В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитанции, сертификата. Дубликат получают также при утере подлинного документа (паспорта, диплома, аттестата и т.д.).
Сверху на документе делается надпись «Дубликат». Обычно дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.
Отметим также, что существует понятие «архивная копия». Ее достаточно часто приходится получать гражданам в архивах, в том числе архивах организаций, для подтверждения места и стажа работы за прошлые годы. Архивная копия — это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных — названия архива, номера фонда, описи, дела, листа. В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка — копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.
И отдельно рассмотрим подлинники и копии электронных документов. Однако, пока само понятие «электронный документ» не однозначно. В ГОСТ Р 5141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» есть лишь понятие «документ на машинном носителе» — «Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной». Более развернутое понятие документа на машинном носителе дано в Методических указаниях по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» РД 50-613-86. Здесь указано, что «к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты)».
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» дает уже определение электронного документа — как документа, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Понятиям «подлинники», «дубликаты», «копии документов на машинном носителе» посвящен специальный раздел (3) ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». В нем устанавливается, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указания, что этот документ является подлинником.
Белорусский закон «Об электронном документе» указывает, что «В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами». Аналогичные трактовки есть и в законах других стран. Например, в Законе Малайзии «О цифровой подписи» (Digital Signature Bill 1997), оригиналом считается электронный документ, подписанный цифровой подписью и его копия, если только автор электронного документа не пожелает, чтобы оригинал электронного документа был уникальным, то есть существовал в одном экземпляре.
Копию документа на машинном носителе ГОСТ 6.10.4-84 определяет как документ, переписанный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией. А дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Закон Белоруссии в качестве копии рассматривает только бумажную копию электронного документа, которая является надлежащим образом удостоверенной внешней формой представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны обязательно содержать указания на то, что они являются копиями электронного документа.
Таким образом, мы видим, что понятия подлинника и копии электронного документа пока еще не являются окончательно устоявшимися. С понятием «подлинник» тесно соприкасается понятие подложных документов.
Подлинные документы являются средством запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа — это идентификация того, что было и того, что отражено в документе. В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов. Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства. Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто — подложные завещания. Существует несколько видов подделки документов:
подлог — замена одного документа другим;
интерполяция — подложная вставка в текст подлинного документа;
подделка — подделка отдельных слов, подписи, дат. В истории существует много примеров фальсификации документов. Подлогам документов и их видам может быть посвящена отдельная статья».
О подлоге и подлинниках также хорошо сказано в арбитражно- процессуальнои кодексе.