Должность документовед

Документовед — это специалист, работающий с документацией. Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами.

В нынешнее время должность документоведа очень актуальна, и пользуется большим спросом на крупных предприятиях.

Места работы

Документовед может быть востребован везде, где требуется работа с документацией:

  • в министерствах и ведомствах;
  • в крупных и средних компаниях;
  • в ведомственных архивах;
  • и во многих других организациях.

История профессии

История профессии насчитывает столетия. Первыми документоведами можно назвать писцов. В Древнем Египте писцы переписывали свитки. Писцами были специально наученные письму люди, которые разбирались не только в правописании, но еще знали точные науки.

Сейчас профессия документоведа преимущественно женская и достаточно востребованная по причине бурного развития электронного документооборота и экономики.

Обязанности документоведа

В должностные обязанности документоведа входит:

  • ведение документации;
  • проверка документов;
  • сбор первичной документации;
  • формирование и отправка документов.

Также могут выдвигаться дополнительные обязанности, такие как:

  • контроль за состоянием делопроизводства;
  • ведение реестра;
  • подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам;
  • подготовка и передача документов в архив;
  • выполнение копировальных‚ редакционных и машинописных работ‚ сканирование документов.

Требования к документоведу

В список основных требований к соискателям данной профессии входит:

  • знание ПК: 1С, Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
  • опыт работы с документами;
  • высшее образование.

Образец резюме документоведа

Образец резюме.

Как стать документоведом

Профессия документоведа требует получение высшего образования желательно в области экономики или юриспруденции. Чтобы стать документоведом требуется получить опыт, который можно получить работая помощником юриста, секретарем, бухгалтером или иным специалистом любой смежной профессии.

Зарплата документоведа

Зарплата документоведа в зависимости от региона колеблется от 8 до 50 тысяч рублей в месяц, при этом средняя заработная плата составляет 25 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Документовед».

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Документоведение и архивоведение» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

ПРОФЕССИЯ ДОКУМЕНТОВЕДА

Верещако Д.Д.

Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина

Мы живем в мире, где информация стала продуктом глобального производства, товаром, поэтому большинство трудоспособного населения нашей планеты занято в информационной сфере. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документационный характер. Документовед и есть тот специалист в области документоведения, делопроизводства, который обеспечивает порядок в бумагах и помогает мобильной работе организации, организует и совершенствует деятельность службы доку-ментационного обеспечения управления .

Черты профессиональной деятельности документирование информации приобретает с образованием первых государств. Человек, который составлял и переписывал документы, назывался писцом. Этой профессией могли овладеть немногие и только грамотные люди, поэтому она считалась одной из самых уважаемых.

В Древней Руси писец был личным слугой князя, он вел его письменные дела и являлся хранителем княжеской казны. С XIV в. входит в употребление греческий синоним слова «писец» — «дьяк». Дьяками становились худородные, но деловитые люди . В начале XVIII в. центральные учреждения исполнительной власти — приказы — были заменены коллегиями. Работа коллегий регулировалась специальным законодательным актом — Генеральным регламентом, утвержденным 28 февраля 1720 г. Это был первый нормативный акт, который устанавливал порядок ведения делопроизводства в государственных учреждениях. Генеральным регламентом вводились новые должности, соответствующие функциям делопроизводства: секретарь, нотариус, актуариус, регистратор, канцелярист, подканцелярист, копиист, переводчик, толмач, архивариус.

К началу XIX в. состав канцелярских должностей сохранился почти без изменений. Секретари, регистраторы, копиисты, архивариусы и другие выполняли свою рутинную работу в канцеляриях центральных органов власти, губернских канцеляриях, органах городского и сословного самоуправления, постепенно приобретая значение ключевых фигур в административном аппарате . До революции профессия секретаря — делопроизводителя была мужской, в советском делопроизводстве этот род занятий стал женским. Несмотря на столь давнюю историю профессии, специальные кадры для нее не готовили очень долго.

Впервые вопрос о профессиональной подготовке кадров по делопроизводству был поставлен весной 1941 г. на совещании по оргтехнике, которое проводило Всесоюзное научное инженерно-техническое общество машиностроителей. На совещании рассматривались вопросы механизации управленческого труда, решению которых препятствовал беспорядок в делопроизводстве. Принятая в итоге программа мероприятий предусматривала установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров и введение в средних школах изучения правил составления служебных документов. Однако вскоре началась война, и к программе вернулись только через 20 лет .

В 1960 г. в Москве на Всесоюзном совещании по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата вновь был поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по делопроизводству. Эта задача была связана с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). За ее осуществление взялся Московский государственный историко-архивный институт . Новая специальность получила название «Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях». Выпускнику присваивалась квалификация «документовед».

В 1990-х гг. в процессе интеграции России в мировое информационное пространство произошла переоценка значимости работы с документами в организациях. К традиционным документам на бумажной основе добавились их электронные аналоги. Делопроизводство уступило место документационному обеспечению управления. Изменилось и название специальности: «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Современный документовед – это специалист с высоким уровнем технологической подготовки, управляющий потоками документной информации в организациях и предприятиях всех отраслей и форм собственности, работающий в органах государственной и муниципальной власти. Он имеет дело как с традиционными бумажными, так и с электронными, технотронными документами.

Используя современные системы электронного документооборота, автоматизированные системы офисной логистики и архивного хранения, документовед способен обеспечить максимально эффективную работу с информацией даже в самой крупной организации. Документовед – порой единственный человек, посвященный во все деловые тайны фирмы.

Из всего выше сказанного можно выделить следующие преимущества профессии документоведа:

1. Документовед – это специалист, труд которого всегда высоко оплачивается.

2. Документовед – специалист, который может работать на предприятиях всех форм собственности и в любой отрасли.

3. Документовед – квалифицированный специалист по управлению информацией и документацией на предприятии, помощник руководителя.

4. Документовед – специалист, который один из немногих способен организовать работу собственной фирмы по оказанию услуг документационного обеспечения управления.

5. Студент-документовед имеет уникальную возможность трудоустроиться по специальности, начиная со 2 курса, потому что в частном секторе начинают проявлять себя не только крупные предприятия, но и средние, мелкие фирмы, которые постепенно переходят на более качественный уровень работы.

6. Документоведы в своей профессиональной деятельности могут заниматься оргпроектной, аналитической, консультационной работой.

Квалифицированный и опытный документовед должен уметь: проводить исследования процессов документирования политической, экономической, социальной жизни общества; делать диагностику и исследования проблем для документационного обеспечения управления организации; осуществлять документационное и правовое сопровождение при принятии управленческих решений.

Обязательно документовед должен знать: законодательные и нормативно-правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; документообразование; правила и нормы охраны труда.

Какими качествами должен обладать делопроизводитель? Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как: целеустремленность, организованность, трудолюбие, ответственность, самостоятельность, аккуратность, приверженность этическим ценностям, толерантность, настойчивость в достижении цели, выносливость .

Документовед – не просто универсальная профессия, в отличие от многих других она зависит от экономических кризисов в минимальной степени. При любой экономической нестабильности документы никуда не исчезают, их количество не уменьшается, их продолжают создавать, порой даже в больших объемах, чем ранее. При этом, чтобы документы были юридически значимыми, их нужно оформлять в соответствии с международными и российскими стандартами. На любом предприятии есть архив, а значит, каждой компании нужен специалист, который будет заниматься учетом и регистрацией всей документации. Документовед (по профессии) может быть директором архива как внутри организации, так и как самостоятельного учреждения, помощником министра (как личный секретарь), руководителем самостоятельного органа власти и управления.

Таким образом, документовед — это специалист, знающий о документе все, что касается работы с ним (составление, оформление, учет, регистрация, контроль исполнения, хранение) на основе использования современных автоматизированных технологий. Документоведы могут реализовать себя в разных отраслях: в органах государственной власти и местного самоуправления, коммерческих компаниях, бизнесе, в промышленности, в аудиторских организациях. Они документируют деятельность предприятия, создают систему документационного обеспечения управления на предприятии, обеспечивает защиту документированной информации от несанкционированного доступа и сертификацию предприятия по стандартам. Опыт показывает, что документовед востребован всегда, в любые, даже самые сложные времена.

Список использованных источников:

1. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. М.: Государственный комитет Российской Федерации по высшему образованию.1995.

2. Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия в России XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма / Н.Ф. Демидова. – М., 1987.

4. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР / К.Г. Митяев. – М., 1959.

В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.

В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Документы сопровождают нас везде и всегда, независимо от того, личная это жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.

Отметим, что сегодня данная профессия переживает «второе рождение», обусловленное бурным развитием экономики и электронного документооборота. В современном обществе информация, во всех ее проявлениях, воспринимается как «ходовой» товар, поиск, обработка и хранение которого требует существенных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат. Минимизировать эти затраты помогают документоведы, которые знают все секреты грамотного документооборота и владеют навыками оптимизации работы с информационным потоком. Как следствие, специалисты в этой сфере пользуются устойчивым спросом практически во всех сферах жизнедеятельности человека, а факультеты документоведения – большой популярностью среди абитуриентов.

Кто такой документовед?

Документовед – высококвалифицированный специалист в области делопроизводства и документоведения, обеспечивающий порядок в бумагах предприятия или организации. Родственные профессии: архивист, секретарь, организатор делопроизводства.

Название профессии произошло от латинского documentum (доказательство) и старославянского вѣдѣти (знать). Другими словами, изначально документоведы, функции которых, кстати, раньше выполняли писцы, скорее фиксировали доказательства о юридической подоплеке того или иного события, чем систематизировали документы. Привычное нам понятие документоведение приобрело только в первой половине 20 века, когда Поль Отле расширил значение слова «документ» до того, что документом стали называть любую информацию, зафиксированную на материальном носителе. Одновременно с этим возникла и профессия документоведа, обязанности которого кардинально отличались от обязанностей писца.

Профессиональные обязанности документоведов сегодня включают в себя не только составление документов, но и:

  • разработку форм и табелей документов;
  • систематизацию состава документооборота;
  • экспертизу и организацию хранения документов;
  • обеспечение «движения» документов от руководства к подчиненным;
  • создание документальных баз;
  • визирование входящих документов и присвоение им регистрационного индекса и электронного адреса хранения;
  • осуществление сортировки документации и передачи в архив устаревшей информации;
  • оптимизация документопотока организации или предприятия.

Какими личностными качествами должен обладать документовед?

Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как:

  • внимательность;
  • аккуратность;
  • ответственность;
  • усидчивость;
  • терпеливость;
  • грамотность;
  • инициативность;
  • креативность;
  • эрудированность;
  • исполнительность;
  • дисциплинированность;
  • организаторские способности;
  • самоорганизованность.

Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права.

Преимущества профессии документоведа

Основным преимуществом профессии документоведа является ее «универсальность». Диплом специалиста по организации документооборота и обширный «багаж знаний», полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц).

Привлекает в этой профессии и богатая должностная «вариативность». После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.

Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.

При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.

Недостатки профессии документоведа

Не сложно догадаться, что наравне с преимуществами профессия документоведа имеет и недостатки. И самым главным недостатком является большая ответственность. Особенно это касается тех специалистов, которые работают в архивном агентстве федерального значения или государственном НИИ документоведения и архивного дела. Ведь именно эти организации занимаются подготовкой документов для правительства, на основе которых принимаются важные государственные решения.

Недостатком профессии документоведа также можно назвать необходимость наличия практического опыта работы при трудоустройстве. Поэтому начинающему документоведу придется либо начинать свою профессиональную деятельность еще в процессе обучения (кстати, такая возможность у студентов появляется уже на 2 курсе, поскольку к этому времени они уже овладевают достаточным объемом знаний для их практического применения), либо устраиваться на работу помощником документоведа после окончания ВУЗа.

Где можно получить профессию документоведа?

МАСПК приглашает Вас пройти курсы профессиональной переподготовки документоведов. Мы предлагаем передовые технологии дистанционного образования с выдачей диплома установленного образца. .Российский институт профессионального образования «ИПО» — проводит набор учащихся на получение специальности Документовед, профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение в ИПО — это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!

Получить профессию документоведа можно в любом российском ВУЗе, на базе которого готовят специалистов по таким специальностям, как «Документационное обеспечение предприятия», «Документоведение» или «Информационное обеспечение предприятия». Отметим, что студент-документовед имеет возможность осваивать сразу несколько специализаций одновременно. Например, получая профессию документоведа, молодой специалист может параллельно осваивать специальность кадровика или архивного работника.

При выборе ВУЗа больше внимание нужно уделять не только научно-технической базе учебного заведения, но и возможности прохождения практики в крупных российских компаниях. Кроме того, большое значение имеет востребованность выпускников ВУЗа на рынке труда. Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России, как:

  • Нижневартовский государственный гуманитарный университет;
  • Иркутский государственный университет;
  • Московский финансово-юридический университет;
  • Донской государственный технический университет;
  • Воронежский институт экономики и социального управления.