Дубликат документа

Перед нами несколько одинаковых документов…
Какой документ является подлинником? Обладает ли дубликат юридической силой? Какой экземпляр нужно хранить в деле, а какой можно уничтожить?

Кто из делопроизводителей не сталкивался с такой ситуацией?

Попробуем разобраться

Для начала обратимся к

Подлинник — это первый или единственный экземпляр документа

Дубликат — повторный экземпляр подлинника

Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

Чем отличается подлинник от дубликата

Дубликат выдается взамен подлинника, если подлинник испорчен или утерян. То есть он заменяет подлинник и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Может выдаваться по запросам физических и юридических лиц. Чтобы отличить дубликат от подлинника, в верхнем правом углу дубликата документа ставится штамп «Дубликат». Тогда подлинник, в случае его обнаружения, не имеет права использоваться. Дубликаты оформляются на принятых в организации бланках документов и полностью воспроизводят реквизиты подлинника документа.

Чем отличается дубликат от копии

Копия документа, в отличие от дубликата, может оформляться не только на бланке, но и на обычной бумаге. Она точно воспроизводит документ, но не является одним из его экземпляров. Копия не имеет юридической силы, если не заверена в установленном порядке. Копия документа может быть изготовлена в электронной форме или на бумажном носителе.

А если копия заверена

Заверенная копия, в отличие от обычной, может обладать юридической силой. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Если копия документа предоставляется в стороннюю организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле…№ …за год» и заверяется печатью организации.

Итак, подведем итоги чем отличается дубликат от копии или заверенной копии:

  1. В отличие от копии дубликат всегда один и выдается взамен оригинала. Копий может быть несколько.

  2. Дубликат имеет свои реквизиты: надпись «Дубликат», номер, дату документа. Копия воспроизводит все реквизиты оригинала.

  3. Дубликат обладает той же юридической силой, что и подлинник. То есть может его заменить. Заверенная копия обладает юридической силой, но гораздо в меньшей степени, чем оригинал документа. Даже заверенная нотариально. Так как для совершения многих действий только заверенной копии недостаточно. Например, провести регистрацию имущества на основании заверенной копии договора, а не оригинала документа, не представляется возможным.

В деле всегда хранится подлинник. В случае его отсутствия дубликат. Заверенная копия выдается по запросу либо по необходимости. Обычные копии используются во внутренней работе организации. Они не нуждаются в хранении.

С уважением, Инна

Стандарты, регламентирующие требования к хранению документов

Согласно ГОСТ 2.102-68 «ЕСКД. ВИДЫ И КОМПЛЕКТНОСТЬ КОНСТРУКТОРСКИХ ДОКУМЕНТОВ” различают:

«Оригиналы — документы, выполненные на любом материале, предназначенные для изготовления по ним подлинников и заверенные разработчиком”.

«Подлинники — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.”

«Дубликаты — копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий”.

«Копии — документы, выполненные способом, обеспечивающим идентичность их с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации, ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма- дубликата”.

Кроме того, в этом ГОСТе после внесения изменений в 2006 году регламентированы понятия электронных оригиналов, подлинников, дубликатов и копий, а также упоминается понятие электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Согласно ГОСТ 2.501-88 «ЕСКД. ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ”:

» Подлинники, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки «

Создание дубликата документа

Для начала нужно определиться с терминами. Существуют понятия «оригинал», «дубликат» и «копия». Что общего в их определении и в чем принципиальная разница?

Общим компонентом значения всех трех слов является содержание документа. Оно общее у всех. Содержание оригинала полностью повторяется в дубликате и копии.

Национальный стандарт ГОСТ определят подлинник или оригинал как единственный или первый экземпляр документа.

Повторный экземпляр оригинала является дубликатом. Он имеет другие реквизиты, но обладает совершенно такой же юридической силой, что и оригинал. Обратите внимание, что – в отличие от копии – дубликат может быть только один и выдается он взамен оригинала.

Другими словами, пока существует оригинал, необходимости в дубликатной бумаге нет, как только оригинал утрачивается, она его заменяет.

Копия же – это просто новый экземпляр подлинника, точно воспроизводящий все его содержание. Копия может быть бумажной или электронной, простой или заверенной. Копия обладает равной с оригиналом юридической силой только в весьма ограниченных случаях. Например, таковой обладает нотариально заверенная копия договора.

Количество копий может быть любым и определяется потребностями и нуждами обладателя оригинала. Законодательство никак не регламентирует этот вопрос.

Содержание дубликата документа

Как уже было сказано выше, основное назначение дубликатной бумаги – замена оригинала. Очевидно, что ее содержание должно быть полностью идентично содержанию исходного документа. Единственное отличие – реквизиты. Именно реквизиты позволяют отличить дубликатный документ от оригинального.

Характер точных реквизитов, а также порядок выдачи дубликата определяется конкретным государственным органом, осуществляющим данную процедуру, а также ситуацией, ставшей причиной выдачи дубликатных бумаг.

Справка

Оформление дубликата документа

  1. Формально дублирующий документ должен полностью повторять исходный. Это означает, например, что если подлинник был создан на основе бланка, то и дубликат должен быть создан сходным образом. В отличие от этого, копия может быть сделана на обычной бумаге.
  2. На дубликатной бумаге ставится штамп или делается надпись «Дубликат», в свою очередь, на подлиннике делается запись о том, что выдан дублирующий документ. Конечно, это делается в том случае, если оригинал имеется в наличии. Эта запись препятствует дальнейшему использованию оригинала, т.е. лишает его юридической силы.
  3. На дублирующей бумаге должен прописывается его порядковый номер.
  4. На нем же ставятся подписи и печати, необходимые по закону.

Дубликаты учредительных документов

Отдельного рассмотрения требует ситуация, когда возникает необходимость восстановить все учредительные документы. Это может быть связано с утратой или уничтожением деловых бумаг либо по причине халатности, либо по причине несчастного случая или воровства. Функционирование организации без документов невозможно, поэтому в любом случае их необходимо восстанавливать.

В общем виде процедура восстановления учредительных деловых бумаг состоит из нескольких этапов:

Уплата госпошлины;

Составление заявления о выдаче дублирующих документов. В нем необходимо указать требуемые Межрайонной ИФНС или территориальной инспекцией данные;

Подача готового заявления и оплаченной квитанции в налоговый орган;

Получение готовых бумаг.

Получение дубликата ИНН

Данную бумагу необходимо получать в налоговом органе, в котором зарегистрирован юридический адрес компании. Порядок представления заявления и требования к их оформлению в каждой налоговой организации свои. В некоторых заявление подает генеральный директор или главный бухгалтер, а в других — это сделать может любое физическое лицо, имеющее соответствующую нотариально заверенную доверенность. Тот же порядок распространяется и на процедуру получения готовых бумаг.

Справка

Что вам потребуется в налоговой инспекции? Вам нужно подготовить следующий пакет:

  1. Заявление. В нем нужно указать причину утраты прежнего свидетельства, а также номера ИНН и ОГРН вашей организации.
  2. Квитанция, подтверждающая оплату государственной пошлины;
  3. Если ИФНС осуществляет прием заявления по доверенности, то нужно подготовить и ее.

Обычно в качестве причины утраты прежнего свидетельства налоговый орган устраивает простая формулировка «в связи с утратой». Размер государственной пошлины в 2017 году составляет 300 руб. (600 руб. – в случае срочного оформления). Разумеется, что оплата производится по реквизитам, которые вы узнаете в налоговом органе.

Получение копии устава

Следующий этап восстановления учредительной документации – получение копии устава организации. Эта процедура также осуществляется в территориальной ИФНС. Порядок действий аналогичен получению ИНН: подача заявления и квитанции об оплате государственной пошлины. Восстановление устава обойдется в 2017 году в 200 руб. при обычном порядке и в 400 – при срочном. Опять же в квитанции указываются реквизиты вашей ИФНС. Узнать адреса и реквизиты налоговых органов можно на сайте www.nalog.ru.

Получение дубликата ОГРН

Органом, который осуществляет выдачу дубликатных ОГРН, является та же налоговая, которая выдавала и оригинал. Заявление на его выдачу должен лично подать генеральный директор компании. Если такой возможности нет, то осуществить подачу заявления можно по доверенности, заверенной печатью и подписью директора. У этого способа есть один существенный недостаток – заявление будет принято, как почтовое отправление. Почему это недостаток? Дело в том, что в таком случае дубликатное свидетельство ОГРН также будет выслано почтой на юридический адрес вашей компании. На практике, ожидание почтового отправления может растянуться на месяц.

Документы, которые потребуются для восстановления свидетельства, следующие:

Заявление, составленное от имени генерального директора. В тексте необходимо указать номер прежнего ОГРН, дату, когда была сделана запись в ЕГРЮЛ, а также причину утраты свидетельства.

Квитанция, подтверждающая уплату государственной пошлины;

Если директор не может сам прийти в налоговый орган, то понадобится доверенность.

В течение пяти рабочих дней дубликатное свидетельство ОГРН будет готово. Размер государственной пошлины может быть разным. Он зависит о того, когда был зарегистрирована ваша компания. Если до 01.07.2002 г., то пошлина составит 200 руб., если после, то ее размер будет составлять 20% от той, суммы, которую вы платили в момент регистрации своей фирмы. Например, если вы платили 4000 рублей, то пошлина будет равняться 800 рублям. Разумеется, что оплата также производится по реквизитам, которые вы узнаете в налоговом органе.

В настоящее время во многих налоговых организациях установлен платежный терминал. Это не только сэкономит ваше время, но избавит вас от необходимости узнавать реквизиты ИФНС – они будут проставлены автоматически.

Справка

Получение дубликата свидетельства о внесении изменений ГРН

Наконец, последний этап процедуры восстановления учредительной документации – получение дубликатного свидетельства о внесении изменений ГРН. В общем виде данный этап аналогичен описанным выше. Выдачу этих документов осуществляет также налоговый орган.

От руководителя организации потребуется еще одно заявление. Вы также можете сделать это по доверенности, но в этом случае бумаги будут высланы вам на юридический адрес.

Нужно ли вообще получать свидетельства ГРН? Да, эту процедуру придется повторить, поскольку банки часто требуют предоставления данных бумаг. Причем вам придется платить госпошлину за каждое свидетельство. Ее размер составляет в 2017 году 300 рублей, платеж нужно произвести на реквизиты ИФНС, к которому прикреплена ваша компания. В течение пяти рабочих дней дубликатные свидетельства будут готовы.

Процедура выдачи дубликатных учредительных документов, к сожалению, не регламентирована на уровне законодательства. Многие компании по этой причине сталкиваются с рядом трудностей в процессе восстановления учредительных деловых бумаг.

Проблема состоит в том, что нельзя подать одно общее заявление на восстановление всего пакета документации. Приходится подавать заявления на каждую бумагу отдельно, о чем и было рассказано выше.

Никто не застрахован от потери ценных документов или от их полной утраты — порвался, сгорел, утонул. Если такая досадная случайность все же произошла, не спешите излишне расстраиваться, а лучше обратитесь в организацию, выдавшую документ за дубликатом. Важно понимать, что с юридической точки зрения дубликат является не просто копией, а полным аналогом документа. Существует вполне стандартная процедура выдачи дубликата. Прежде всего, вы должны написать заявление с требованием предоставить вам дубликат, либо заявление может написать ваш законный представитель. Рекомендуется максимально точно указать данные, прописанные в документе – например, время учебы в учебном заведении, если вы восстанавливаете аттестат, территориальное местонахождение и т.д. В конце заявления вы оставляете свои координаты. Хорошо бы обосновать необходимость выдачи – все же вы делаете это не из праздного интереса. Иногда к заявлению требуется приложить документы, подтверждающие ваше право на получение документа. Это актуально, когда вы получаете, например, документ на квартиру. Тогда не лишними будут копии прописки, выписки из БТИ и т.д. Заранее уточните в организации, что им может понадобиться и придите во всеоружии. При принятии документа специалист обязан зарегистрировать факт подачи заявления. Время выдачи дубликата в каждой конкретной организации устанавливается отдельно, но вы должны понимать, что процесс не может быть быстрым, так как вам выдают не копию, а новый полноценный документ. Дубликат обязательно оформляется на бланках установленной формы и ничем не должен отличаться от подлинника документа. И, наконец, самое важное – дабы избежать неразберихи в дальнейшем, факт выдачи дубликата необходимо обозначить. Для этого в верхнем правом углу проставляется штамп «Дубликат» или же выполняется аналогичная запись от руки. Кстати, от вас могут потребовать предоставить испорченный оригинал, на котором тоже сделают отметку «Взамен выдан дубликат…» и закончить запись серией и номером дубликата.

Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка. Понятие «копия документа». Виды копий. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий. Реквизиты, придающие копии, выписке, дубликату юридическую силу, правила и право их проставления.

Источники: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98″Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Учебное пособие ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Н.С.Ларьков

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком. Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником. Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения. Автографы-документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора, , т.е. авторские, собственноручные рукописи. Редакции (от лат. redactus – приведённый в порядок) – это варианты, разновидности текста, которые охватывают сравнительно большой его отрезок и содержат важные смысловые отличия. Редакция документа является результатом его переработки автором или каким-либо другим лицом с целью изменения содержания, полноты, стиля и т.д. В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. выделяют несколько видов такого рода документов: полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.). Частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать: фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. «interpolatio”: изменение, искажение) – слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки. Копия документа – это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Виды копий: Отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выписка – копия части документа; Копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник. По способу воспроизведения копии могут быть: ручные — получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке; автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии. По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть: Графически тождественные (факсимильные) – фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения; Частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа; Графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом; Рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение, удостоверительные надписи) оригинала.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. на копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговорённые исправления. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, содержащую следующие элементы: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. При выдаче и рассылке документов в другие организации копии заверяются печатью организации Установлено ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Таким образом, надлежащим образом заверенной является копия, содержащая: удостоверительную надпись; подпись уполномоченного лица; печать организации