Эффективность закупок

Задача отдела закупок — обеспечивать наличие товара, формировать ассортиментную матрицу, курить матанализ логистики и вести документооборот про всё это.
Закупщик стремится увеличить прибыль сети за счёт оптимального использования всех возможных ресурсов. Это достаточно хардкорная задача оптимизации, потому что требуется серьёзный матаппарат для предсказания спроса, а затем — для определения, что, как и когда брать. Бывали случаи, что нам было проще закупить товара больше, чтобы получить скидку на объём, отработать праздники, а затем уничтожить «избыточный» товар, который обеспечивал объёмную скидку. Списывать (в том случае мы отдали позиции в детские дома) было выгоднее, чем хранить и медленно продавать — аренда склада тоже имеет цену. Это единственный выброс, обычно всё гораздо спокойнее, но часто приходится лавировать между условиями, что лучше — месячная отсрочка платежа или дополнительные 5% скидки. И ответ далеко не всегда однозначен.
Закупщиком может быть далеко не каждый. Нужен аналитический склад ума, внимательность, любовь ковыряться в числах. При этом — хорошие переговорные навыки и крепкая воля. В менее «детских» областях — железная печень. И ещё нужна чуйка, чтобы понимать, какой товар зайдёт, а какой нет.
Ещё один парадокс в том, что закупщик, конечно, должен разбираться в товаре — но не должен его любить. Привязанность к товару заставляет поступать не так, как он численно заслуживает. Надо уметь видеть картину в целом — если товар классный и при этом экономически невыгоден, то его лучше вывести (конечно, если ассортиментный менеджер не считает его якорным).

Работа с поставщиком

Как правило, поставщик появляется на горизонте сам и говорит — чуваки, у меня есть офигенный товар, вот он. Дальше закупка просит у него образцы, назначается встреча — и обсуждается, что и как. В нашей сфере кроме системных поставщиков-издательств, знающих все числа и правила игры, часто появляются люди, сделавшие 1-2 настолки.
Если товар нам интересен (а это определяется по тому, что мы получаем конкурентную цену, считаем, что товар подходит для сети, и мы можем его продавать больше 3000 штук в год) — то начинается подписание договора. Общий принцип — есть один бумажный договор-образец. Когда приходит бумага от поставщика, закупщик просто складывает её с образом, и смотрит на свет — выявлять разницу в строчках. Если всё ровно и чисто — подписывается. Да, на каждой странице есть колонтитул с номером договора, предметом и подписями сторон — чтобы листы не поменялись в процессе. Если нужны какие-то изменения — то только протоколом разногласий, а не сменой договора. Перед работой договор отдаётся безопасникам, те как минимум проверяют судебные инциденты с их юрлицами, их бывшими юрлицами и юрлицами их бывших. Эта некоторая негибкость не всегда удобна при работе с мелкими контрагентами, но такова жизнь.
После этого начинаются продажи. Закупка распределяет товар по магазинам (мы, например, в своё время серьёзно ошиблись с моей книгой «Бизнес как игра» по мотивам постов с Хабра — в посте я описывал, почему люди пошли по рознице, а не в интернет-магазин). Следит за тем, чтобы где надо были презентационные образцы, чтобы автор потенциально хитовой игры проехал по магазинам и поучил продавцов играть сам, чтобы уровень брака ни в жисть не превышал 1% и так далее. Закупка же отзывает товар, если он плохо идёт, она же постоянно бьётся за условия, выгрызает первую экспортную поставку прямо со склада таможни, делает много чего ещё.

Иногда товар заходит неравномерно, и нужно делать редистрибуцию — из неудачных мест для данного товара в удачные. Нужно ещё при этом понять, почему конкретно здесь товар продается хорошо, а там плохо. Бывает видно, что стоит Мосигра рядом с «Детским миром», а у последних акция. Или в торговом центре мы в детской зоне (хотя настолки исторически — взрослый товар) — вот и продаются детские позиции там гораздо веселее. Как правило, достаточно поговорить со старшим. После руководства закупщик — второй человек, который решает, что стоит в магазине.
Дальше — аналитика. Самые главные показатели — это ABC-анализ (доля товара в обороте) и, собственно, скорость оборачиваемости. Если товар не пошёл (от всего поставщика) — то закрывается договор, остатки собираются по сети и возвращаются поставщику, либо передаются в опт (чтобы забрала какая-то другая сеть с хорошей скидкой). У нас так было с игрой «50 оттенков серого» — никто толком не знал, зачем мы её ввели в ассортимент, но предполагалось, что будет дикий спрос к фильму (тогда ещё первому). Мы видели график спроса на книгу «Вий», и решили, что это сработает. С «Вием», кстати, прямо анекдот — тогда в книжных в кинообложке Гоголя разобрали как горячие пирожки, а в обычной, без отсылок к фильму, вообще никак не тронули. Так вот не сработало, а у поставщика в прайсе из игр только эта, и ещё порядка 3500 наименований товаров для сексшопа. Максимум мы могли оттуда ещё подарки на новый год конкурентам купить (как Чичваркин сделал), но мы не настолько злобные.
Ещё одна стандартная задача — разбраковка. Часто это делает именно закупщик, выезжая на склад. Он знает что за товар, откуда взялся, можно ли его вернуть или нет. В декабре прошлого года 6 выездных дней было, в перчатках и костюмах «Антис» двигали коробки. Скидки на товар с повреждённой упаковкой бывают до 50 процентов. Если нужна настолка на один вечер — коробка с царапинами или ножом от открытия транспортной тары многим вполне прокатывает по такой цене.

Доставание товара

Иногда нужно доставать редкий или нужный товар. Для этого нужно шерстить источники информации вроде аномалий в поиске Яндекса или упоминаний в блогах знаменитостей.
Сначала ищется товар, а потом разбираемся, у кого мы можем достать и на каких условиях. Хороший поставщик с неинтересным товаром — не вариант. Например, «фиджет-кубы» — товар, который собрал кучу денег на Кикстартере, и который китайцы начали производить ещё до окончания кампании. Это абсолютно бесполезная штука, которая стоит 300-1400 рублей в зависимости от качества. На нём кнопки, крутилки, переключатели и т.п., — всё, чтобы занять руки. Ира получила образец, решила, что это самый идиотичный товар в мире и… вдруг подсела.

Через три дня мы не могли отнять у неё этот кубик. Стало понятно, что товар зайдёт. Нашёлся поставщик, который возит эти кубы в Россию — он же поставил их на тот момент в «Экспедицию». Мы закупились, и теперь у нас есть эти кубы. Нюанс в том, что их было два вида — дорогой и дешёвый. Дешёвый — страшный отстой, его в руки брать неприятно. Дорогой — немного не такой, как оригинал на Кикстартере, возится из Китая, и очень-очень похож. Проблема в том, что рынок сейчас играет в демпинг: многие закупили дешёвых и пишут на них «оригинал». Оригинальных в РФ в прошлом месяце не было ещё ни у кого из поставщиков по нашим данным. Еще через месяц рынок скатится в поножовщину, — люди запутаются, что хорошее, что плохое — и закупщик это должен понимать в прогнозировании спроса.

Вторая история — вот эти открытки из Китая и Вьетнама:
Я охотился за ними уже года три, даже пытался уговорить подругу привезти их чемодан. Не для того, чтобы заработать, а просто потому, что они совершенно волшебные, и хочется такой товар поставить в магазин, чтобы люди радовались и удивлялись. В Китае они стоят в розницу 100-200 рублей, во Вьетнаме — 60-150 рублей, а у нас — 450-600. Я готов продавать их за 250 рублей за штуку, ну максимум 300. Выше — ИМХО, уже наглость. И вот поэтому, наверное, мы их не поставим, или поставим очень ограниченной партией.
Третья история — когда мы видим какой-то западный хит в канале отслеживания закупок, например, игру «Космические дальнобойщики» (в Праге два их тиража разошлись на предзаказах). В этом случае закупка передаёт информацию нашим иностранным агентам, которые пробуют договориться о локализации в России. Если не получается — просто держим руку на пульсе до поставки товара.

Другие задачи

Раз в полгода делается аудит поставщиков: просто составляется здоровенная табличка со всеми показателями, и начинается разбор по каждому из контрагентов: «этот ключевой, этот перспективный, этого сливаем, а с ними некомфортно и невыгодно, вот по этому можно продавать больше, если дадут скидку» — вот примерно так.

Итого

Последние три года мы работали по модели оптимальной математики с точки зрения максимизации прибыли — это кризисный план. Сейчас ситуация получше, и мы работаем по модели широкого ассортимента, чтобы всё мыслимое в перспективе можно было достать у нас. Поставщики грызутся за товар — например, есть компания, которая по личным причинам не ставит свой товар нам, нарушая этим антимонопольное законодательство. Мы их даже пальцем не тронули в 2011-м, просто случайно разорили их розницу. Но возвращаясь к модели широкого ряда — в прошлом году мы с Игорем Полещуком (финаналитиком) считали недополученную прибыль от того, что у нас нет каких-то позиций. И результаты были очень существенные — дело в том, что мы не получаем в таком случае вторую игру в чеке (а у нас редко берут по одной) и ещё 2-3 года покупок от этого покупателя, привыкающего возвращаться за подарками. Поэтому работу закупки пришлось немного поменять.
По тому, как практически считать товар — советую книгу «Ликбез аналитика», там всё основное, что позволяет стартовать. Дальше — форумы и профильные статьи, опыт на закрытых конференциях для розницы и прочие междусобойчики.
Народу со стороны кажется, что у закупщика постоянный праздник — ведь они сидят, обложенные кучей игр, и часто тестируют товар. Подарки разворачивают. За день три коробки подарков могут рассмотреть и испортить, проверяя на прочность. И на выставках за шторкой у поставщиков бухают. Тяжёлая опасная работа.

Оценка эффективности государственных закупок

Про эффективность закупок для государственных и муниципальных нужд говорится в Законе № 44-ФЗ несколько раз.

Во-первых, название ст. 12 подразумевает, что должностные лица заказчика должны стремиться к эффективной реализации закупочной деятельности. Во-вторых, по результатам мониторинга закупок ФОИВ готовит сводный аналитический отчет, в котором дает оценку эффективности осуществления закупок ТРУ (ч. 6 ст. 97).

Далее, ст. 98, в которой говорится, что органы аудита анализируют и оценивают информацию, серди прочего, об эффективности расходов на закупки. Кроме того, общественный контроль может реализовываться через оценку эффективности закупок (п. 3 ч. 3 ст. 102).

Таким образом, оценка эффективности закупок происходит посредством различных действий различными действующими лицами, а сама эффективность осуществления закупок – это обязательная составляющая закупочной деятельности заказчика.

Пять наводящих вопросов помогут вам обоснованно потратить деньги в конце года
Каждый год в конце декабря вам на счет сваливаются деньги от распорядителя. Почему так поздно? А потому, что так устроено бюджетирование. Можно ли на это повлиять? Нет, нельзя. Что будет если не потратить деньги? Их не выделят, когда они реально будут нужны. Чтобы выявить резервы по экстренным закупкам в своем учреждении, ответьте на 5 вопросов. Если хотя бы на три вопроса у вас положительные ответы, вы успешно освоите лимиты.

Зачем нужно оценивать эффективность государственных и муниципальных закупок

По результатам мониторинга и аудита закупок органы, проводящие мониторинг и аудит, обобщают полученную информацию, оценивают эффективность закупок и дают свои рекомендации по поводу совершенствования законодательства РФ в сфере закупок.

Такие рекомендации даются, потому что их цель — повышение эффективности осуществления закупок. То есть, получаем некую цикличность: издали НПА, проверили его работу, усовершенствовали, снова проверили, снова усовершенствовали.

Показатели эффективности закупок

Разберем далее, на основании каких критериев происходит анализ эффективности закупок. Из анализа Закона № 44-ФЗ, а также ПП РФ от 03.11.2015 № 1193 «О мониторинге закупок» и Методологических рекомендаций Коллегии Счетной палаты РФ от 21.03.2014 № 15К(961) «По проведению аудита» можно выделить следующие показатели, которые определяют были ли закупки эффективными:

Планирование. Первый критерий эффективности закупок. Он оценивает точность прогнозируемых потребностей и затрат на их удовлетворение. Что запланировано было на закупки и за какие деньги и что в итоге было закуплено и за какие деньги. Чем меньше разница в этих показателях, тем точнее планирование. В том числе, оценивается количество и объем вносимых изменений в утвержденные изначально ПЗ и ПГ, а также степень равномерности распределения закупок по календарному году.

Как составить план‑график 2020 по новым правилам
План-график составляйте по новым правилам, Правительство утвердило для него новую форму. Она потеряла целых 19 граф и это главное изменение. На примерах показали, как заполнить каждую графу. Самое сложное в заполнении то, что сведения из плана закупок больше подтягиваться не будут: план закупок отменили.

Читать инструкцию

Соблюдение конкуренции. По мнению органов, проводящих мониторинг и аудит, обеспечение конкуренции непосредственно влияет на эффективность в сфере закупок. Оцениваются количество торговых процедур, среднее количество поданных заявок на каждую закупку, среднее количество допущенных заявок на каждую закупку, доля закупок у ЕП. Полученные результаты сравниваются с аналогичными средними по всей России или отдельному ее субъекту.

Экономия бюджетных денег или эффективность расходов. В данном случае оцениваются следующие критерии.

• Экономия в процессе закупки, то есть снижение НМЦК.
• Дополнительная экономия, определяемая, например, за счет закупки высокотехнологичных и инновационных товаров с более высокими качественными характеристиками, более низкими последующими эксплуатационными расходами, более длительным сроком гарантийного обслуживания и т.д.
• Экономия при исполнении контракта, то есть снижение цены без изменения условий исполнения.

Совокупность этих показателей и дает понимание того, что такое экономическая эффективность закупок.

Законность расходов. Проверяется соблюдение законодательства РФ при проведении закупок. Если будут выявлены нарушения, то информация о них будет направлена в КО для принятия мер реагирования. Так, в общем, выглядит методика оценки эффективности государственных закупок и муниципальных закупок.

Какой имеем итог

Уже сказали, что цель этих действий – повышение эффективности государственных закупок. Что для этого делают органы, проводящие мониторинг и аудит. Предлагают пути совершенствования законодательства РФ в сфере закупок. Для этого:

• Орган, проводящий мониторинг, составляет сводный аналитический отчет, размещает его в ЕИС и представляет в Правительство РФ. В этом отчете, среди прочего, определяются меры по совершенствованию законодательства.
• Орган, проводящий аудит, формирует отчет по результатам аудита. В нем дается оценка выявленным отклонениям, нарушениям и недостаткам, а на их основании даются пути их устранения. Выводы у пути устранения направляются в виде представления, предписания объекту аудита.

Таким образом, принцип эффективности закупок включает в себя целый комплекс действий, который реализуется органами мониторинга и аудита, но имеет два основных направления:

• усовершенствовать закупочное законодательство через соответствующие рекомендации законодателю;
• усовершенствовать действия заказчиков через направление им представлений и предписаний.

Через комплекс этих мер и происходит обеспечение эффективности закупок. Более подробно методика оценки эффективности закупок содержится в рекомендациях Коллегии Счетной палаты РФ и в Постановлении о мониторинге.

«Госзакупки.ру» — журнал, на страницах которого практические разъяснения дают ведущие эксперты отрасли, а материалы создаются при участии специалистов ФАС и Минфина. Получите демо-доступ и оцените полезность журнала.

ПОЛУЧИТЬ ДЕМО-ДОСТУП

Корпоративная система закупок

Корпоративная система электронных закупок — это некая платформа, размещенная полностью или частично в сети интернет, позволяющая одним компаниям публиковать извещения о своих закупках, другим компаниям делать предложения на участие в таких закупках.

Введение системы корпоративных закупок позволяет достигнуть определенного ряда задач по планированию и прогнозированию бизнес-процессов; полному правовому соответствию объявляемых тендеров; проведение электронного вида торгов и заключение контракта в электронной форме, при использовании ключа электронной цифровой подписи; составление отчетности и многие другие цели, которые невозможно достигнуть без применения автоматизированной системы.

В идеальной форме, система корпоративных закупок должна состоять из трех основных блоков:

1. Реестр закупок – этот модуль группирует в себе множество подмодулей, виды этих модулей могут различаться в зависимости от поставленных для решения задач. Основными подмодулями, включаемыми в реестр закупок, могут быть: модуль планирования/прогнозирования заказов; модуль согласования заявок; модуль размещения торгов; модуль отчетности.
2. Корпоративная электронная торговая площадка – этот модуль размещается в сети интернет и содержит в себе подмодули проведения закупочных процедур. Доступ к данному модулю посредством интернета необходим для того, чтобы поставщики смогли пройти регистрацию и аккредитацию на площадке с целью участия в тендерах, проводимых компанией заказчика.
3. Портал размещения информации о проводимых заказах , как и предыдущий модуль, размещается в интернет, содержит в себе информацию о проводимых, планируемых, завершенных корпоративных закупках, информацию об уставе компании, положение о закупках и т.д. Данный модуль призван привлечь потенциальных участников закупочных процедур.

Корпоративные закупки в крупных компаниях

В крупных компаниях разрабатывается каталог потребностей в часто используемых товарах, работах и услугах. Как правило, данный каталог разделен на принадлежность к определенным структурным подразделениям компании. Покупкой IT занимается отдел информационных технологий, если необходимо закупить товар, связанный с ремонтом, то закупку производит отдел административно-хозяйственной деятельности. В систему корпоративных закупок входит электронный документооборот, позволяющий производить согласование заявки на покупку определенных товаров работ или услуг.

Данная заявка направляется в отдел снабжения, производящий сбор заявок удовлетворения потребностей всех отделов компании, специалист снабжения должен произвести согласование закупки на приобретение с руководителем, с финансовым отделом. Пройдя все этапы согласования, снабженец сможет завести закупку на электронной торговой площадке. Далее публикуется извещение и поставщикам, привязанным к выбранным позициям каталога потребностей, направляются уведомления о проведение закупки. Производится прием заявок на торги или иной способ размещения заказа, выбранные в соответствии с действующими в компании нормативно-правовыми нормами, и происходит сам процесс торгов, в ходе которого снижается цена приобретения товара, работы, услуги. Тем самым, специалист снабжения может произвести удовлетворение потребности по значительно более низкой цене в сравнении с прайсовыми ценами на товары, предлагаемые поставщиками.