Электронные счета фактуры регистрация

Электронные счета-фактуры

Обновление: 23 мая 2019 г.

Электронные счета-фактуры могут выставляться продавцами товаров (работ, услуг) наравне с бумажными аналогами. Они также являются основанием для принятия покупателями сумм НДС к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Электронный счет-фактура

Выставление счетов-фактур в электронной форме является удобным способом документооборота между участниками сделки, позволяющим сэкономить время и средства. Ведь электронные счета-фактуры передаются посредством телекоммуникационных каналов связи и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ). Распечатывать электронные счета-фактуры не требуется (Письмо ФНС РФ от 06.09.2017 N СД-4-3/17731@, Письмо ФНС РФ от 19.07.2017 N СД-4-3/14079, Письмо Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259).

Но счет-фактура в электронном виде оформляется только по взаимному согласию участников сделки (п. 1 ст. 169 НК РФ). Обмен электронными счетами-фактурами возможен при наличии у поставщика и покупателя совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными порядком и форматами (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Электронный формат счета-фактуры

Формат счета-фактуры в электронном виде утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.

Электронный обмен счетами-фактурами

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи регламентирован Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н.

Для того чтобы перейти на электронный документооборот счетов-фактур, необходимо:

  • согласовать между участниками сделки обмен электронными счетами-фактурами (п. 1 ст. 169 НК РФ, п. 1.4 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н);
  • проверить наличие у участников сделки совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных счетов-фактур (п. 1 ст. 169 НК РФ, п. 1.4 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н).
  • получить в удостоверяющем центре квалифицированную электронную подпись (п. 6 ст. 169 НК РФ, Закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ, Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).
  • заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим взаимодействие между участниками сделки при выставлении и получении электронных счетов-фактур (п. 1.3 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н).

Учет электронных счетов-фактур

Электронные счета-фактуры учитываются аналогично счетам-фактурам на бумажном носителе. Электронный счет-фактура также регистрируется в журнале учета и книгах покупок и продаж (п. 3 разд.II Приложения N 3, п. 2 разд.II Приложения N 4, п. 2 разд.II Приложения N 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Электронные счета фактуры необходимо хранить в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. То есть в течение 4-х лет после окончания отчетного квартала (п. 1.13 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Письмо Минфина от 06.09.2018 N 03-07-09/63731).

PRO начало работы с электронными счетами-фактурами. Регистрация в ИС ЭСФ и настройка системы.

Полезно!

В статье «ИС ЭСФ — портал для выписки и получения электронных счетов-фактур» можно узнать больше о системе ИС ЭСФ и приемах работы с ней.

Регистрация в ИС ЭСФ

Регистрация в системе складывается из двух этапов:

  • Регистрация предприятия (выполняет руководитель);
  • Регистрация сотрудников.

Регистрация предприятия

Для выписки и/или получения счетов-фактур в электронном виде предприятию необходимо провести регистрацию компании в системе ИС ЭСФ. Регистрация предприятия выполняется на портале ИС ЭСФ по адресу .

После перехода по ссылке Регистрация открывается окно для ввода учетных данных пользователя (юридического и физического лица):

  • переходим на закладку Руководитель юридического лица;
  • выбираем сертификат юридического лица (GOSTKZ_…) (подробную информацию о процедуре получения ключей Национального удостоверяющего центра Республики Казахстан для юридических и физических лиц можно получить на портале ).

Нажимаем Подписать и вводим PIN код от сертификата

  • проверяем актуальность электронной почты в поле Email: (на данный электронный адрес в дальнейшем придет ссылка для продолжения регистрации, поэтому электронная почта должна быть доступна);
  • вводим пароль (можно придумать самим, можно сгенерировать). Пароль должен быть не менее 8 символов и содержать заглавные и строчные буквы латинского алфавита, а также цифры.

После заполнения всех регистрационных данных необходимо нажать на кнопку Отправить.

После отправки запроса на электронную почту (которая была указана в регистрационных данных) придет письмо со ссылкой, по которой необходимо пройти для завершения процесса регистрации в системе.

После перехода по ссылке будет открыта форма Соглашения о пользовании информационной системы электронных счетов-фактур. Соглашение заключается (подписывается) руководителем предприятия.

Руководитель подписывает соглашение одновременно двумя подписями: личной подписью физического лица и подписью руководителя юридического лица:

  • нажимаем на кнопку Соглашение физического лица, далее на кнопку Подписать и указываем путь к сертификату подписи физического лица (RSA…);
  • нажимаем на кнопку Соглашение юридического лица, далее на кнопку Подписать и указываем путь к сертификату подписи юридического лица (GOSTKZ_…).

После подписания необходимо нажать на кнопку Отправить.

После завершения процесса регистрации появится следующее сообщение:

На электронную почту придет письмо подтверждающее регистрацию и содержащее учетные данные (логин).

После завершения регистрации можно приступать к выставлению электронных счетов-фактур. Также можно назначить уполномоченных сотрудников.

Регистрация сотрудников предприятия

Регистрация сотрудников складывается из двух этапов:

  • регистрация физического лица;
  • предоставление права физическому лицу выполнять операции по выписке и получению электронных счетов-фактур от имени предприятия.

Регистрация физического лица

Процесс регистрации физического лица аналогичен процессу регистрации юридического лица.

Для регистрации необходимо перейти на закладку Физическое лицо;

При регистрации необходимо выбрать сертификат физического лица (RSA_…) полученного в ЦОНе. Также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо проверить актуальность поля Email: т.к. на данный адрес будет выслана ссылка для подтверждения регистрации.

Предоставление права физическому лицу выполнять операции по выписке и получению электронных счетов-фактур от имени предприятия

После регистрации физическое лицо можно назначить уполномоченным выписывать счета-фактуры от имени предприятия. Для этого необходимо зайти в систему под учетной записью руководителя предприятия, перейти на закладку Пользователи ввести ИИН сотрудника и нажать Проверить.

После того как система проверит наличие в информационной базе физического лица по ИИН, появится возможность отправить запрос на добавление пользователя в качестве сотрудника юридического лица (кнопка Отправить).

После отправки запроса на электронную почту сотрудника, указанную при регистрации физического лица, поступит письмо с уведомлением. Сотрудник должен перейти по ссылке, указанной в письме, и подтвердить свое согласие на назначение уполномоченным лицом.

По ссылке откроется система ИС ЭСФ. Сотруднику необходимо войти на закладку Мои предприятия и принять приглашение (кнопка Принять).

После подтверждения сотрудника, руководитель предприятия входит в систему под своей учетной записью и назначает сотруднику необходимые права.

Назначение прав выполняется на определенный срок и подтверждается электронной доверенностью от предприятия, подписываемой руководителем в ИС ЭСФ.

После завершения регистрации руководителя компании в ИС ЭСФ предприятию необходимо выполнить настройку учетной системы для работы с ЭСФ.

Особенности регистрации в ИС ЭСФ индивидуального предпринимателя

Индивидуальные предприниматели не являются юридическими лицами, поэтому для регистрации в ИС ЭСФ им достаточно одного ключа электронной цифровой подписи — ключа физического лица (файл RSA).

Регистрация индивидуального предпринимателя проводится на закладке Индивидуальный предприниматель. Прочие этапы процесса аналогичны описанным в разделе 1.

Для индивидуальных предпринимателей не предусмотрена возможность назначения уполномоченных сотрудников для работы с ИС ЭСФ от имени предприятия. Все операции в системе ИС ЭСФ выполняются ИП самостоятельно.

Настройка обмена данными с ИС ЭСФ в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана

Запустите Помощник настройки обмена электронными счетами-фактурами (меню Предприятие – Настройка параметров учета – Настройка программы, вкладка Электронные счета-фактуры ).

Следуйте указаниям помощника, при завершении каждого этапа переходите к следующему шагу (кнопка Далее).

В случае использования обмена данными с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов достаточно установить соответствующий признак, дополнительные настройки не требуются.

В случае использования прямого обмена данными с ИС ЭСФ необходимо так же:

  • Ознакомиться, согласиться с условиями публичной оферты и выполнить загрузку библиотеки криптографии, предоставляемой ТОО «ИнфоСофтПром» (кнопка Получить криптобиблиотеку);

  • Настроить параметры подключению к серверу ИС ЭСФ и убедиться в доступности сервера;
  • Укажите адрес сервера API ИС ЭСФ: или нажмите кнопку Восстановить адрес сервера по умолчанию;
  • Нажмите кнопку Заполнить параметры подключения к серверу для автоматического определения параметров подключения на основании адреса сервера API;
  • Сохраните установленные параметры и проверьте доступность сервера ИС ЭСФ.

Введите данные о пользователе ИС ЭСФ, под которым будет выполняться отправка или получение ЭСФ, укажите сертификат для авторизации/входа в ИС ЭСФ (файл AUTH_RSA …) и перечень организаций, счета-фактуры которых будет обрабатывать пользователь.

При выборе сертификата для авторизации/входа система запросит пароль к сертификату (пароль выдается в ЦОНе при получении сертификата).

Если все настройки выполнены верно, можно завершить работу Помощника и приступить к выписке ЭСФ.

В конфигурации Бухгалтерия 8 для Казахстана, ред. 3.0 Помощник настройки обмена электронными счетами-фактурами расположен в разделе Администрирование – Общие настройки.

Полезные и бесплатные видео по вопросу регистрации в ИС ЭСФ

Доклад Семена Савенкова «Регистрация в ИС ЭСФ», на семинаре, проведенном 20 января 2016 года.

Мастер-класс Романа Рыбкина «Как провести регистрацию компании в ИС ЭСФ и настроить прямой обмен ЭСФ из 1С» в рамках семинара, состоявшегося 6 октября 2016 года.

Нужна помощь?