Электронный документооборот учетная политика

Содержание

Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете в 2020 году: концепция перехода на электронный документооборот. Новое ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Место проведения:

г. Москва, бизнес-центр «Виктория Плаза», ул. Бауманская д. 6, стр. 2, в пяти минутах от м. Бауманская.

Продолжительность:

21-22 Мая 2020 с 10:00 до 17:30 (Посмотреть другие даты)

В результате семинара участники:

  • Изучат современный документооборот (электронный и бумажный), выберут оптимальный для себя.
  • Познакомятся с новыми трендами документального оформления фактов хозяйственной жизни в организации, в том числе электронного документооборота. Узнают о нюансах переходного периода.
  • Получат представление о методах работы налоговых органов в рамках осуществления налогового контроля с электронными документами.
  • Проанализируют новое ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», которое должно заработать в 2020 году.

Программа:

День 1.

Документы в бухгалтерском учете: виды, правила оформления первички, документооборот.

  • Первичные документы, регистры, электронные и бумажные документы.
  • Требования к реквизитам и правила оформления.
  • Как сократить количество документов без ущерба для компании.
  • Какие документы обязательно должны быть, а без каких – можно обойтись.
    Как дисциплинировать сотрудников и контрагентов, чтобы документы поступали своевременно.
  • Внутренние средства контроля за движением документов в компании, чек-листы.
  • Прочие первичные документы (по учету основных средств и документов, необходимых для обоснования прочих расходов и др.).
  • Документирование процедуры инвентаризации. Новое в проведении инвентаризации – штрихкодирование.
  • Роль профессионального суждения главного бухгалтера и его ответственность.
  • Новое в правилах хранения документов. Санкции за их отсутствие.

Учетная политика компании в части документооборота.

  • Основные положения. Первичные документы.
  • Обязательные реквизиты первичных документов.
  • Новый взгляд на бухгалтерские справки.
  • Внесение исправлений в первичные документы. Судебная практика.
  • Финансовая отчетность – правила подписания, утверждения, хранения и представления с точки зрения нового ФСБУ.

Требования к документам налогового учета, особенности и нюансы.

  • Требования налоговой к первичным документам в целях налогового учета.
  • Документы для подтверждения «опасных» сделок (подряд, консультационные и юридические услуги, маркетинговые исследования, аренда, клининг и прочее), на что нужно обращать внимание.
  • Порядок внесения исправлений и корректировок в первичные учетные документы и УПД.
  • Какие ошибки и недочеты можно не исправлять: последние разъяснения и судебная практика.

Счета-фактуры, порядок оформления и выставления.

  • Корректировочные счета-фактуры: порядок применения в случаях изменения стоимости товаров (работ, услуг), а также при возврате товаров.
  • Исправленные счета-фактуры: последствия для продавца и покупателя.
  • Отличие корректировочных счетов-фактур от исправленных.
  • Ошибки в оформлении счетов-фактур, являющиеся основанием для отказа в вычете.
  • Оформление счетов-фактур посредниками и агентами.

День 2.

Налоговый контроль первичной документации.

  • Что и как необходимо учитывать при оформлении фактов хозяйственной жизни в первичной документации в связи с последними изменениями в НК РФ.
  • Проблемы с документацией из-за контрагентов и как их решать.
  • Когда и какие первичные документы являются основанием привлечения компании за неуплату налогов.
  • Первичный документ – как доказательство добросовестности контрагента.
  • Порядок и особенности подготовки и направления в налоговую документов в электронной форме.
  • Порядок и особенности получения налогоплательщиками от налоговых документов в электронной форме.
  • Порядок и особенности обмена между налогоплательщиками документами в электронной форме.
  • Использование унифицированных и произвольных форм первичных документов при электронном взаимодействии.
  • Требования налоговой при взаимодействии в электронной форме.
  • Требования к электронным формам документов, их легитимность.
  • Влияние использования электронного документооборота на проведение мероприятий налогового контроля.
  • Преимущества и недостатки электронного документооборота.
  • Какие расходы можно подтвердить электронной первичкой.
  • Как налоговые органы планируют выездные налоговые проверки и у кого больше шансов попасть под проверку: налогоплательщикам с электронным документооборотом или налогоплательщикам с бумажным документооборотом.

Правовое регулирование в сфере использования юридически значимых электронных документов. Электронные документы.

  • Использование электронной подписи в различных правоотношениях: задачи и их решения.
  • Виды электронных подписей, используемых в различных правоотношениях.
  • Переход на электронный документооборот: новые правила, требования, порядок оформления документов в электронной форме.
  • Способы внесения исправлений в электронные первичные учетные документы. Проблемные вопросы переходного периода.

Проект ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

  • Виды документов в бухгалтерском учете (первичные и оправдательные документы, сводные документы, регистры).
  • Требования к документам бухгалтерского учета и к документообороту.
  • Подписание и исправление бухгалтерских документов.
  • Электронная подпись. Право подписи.
  • Хранение документов. Доступ к первичным документам и регистрам. Когда вступит в силу.

Хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности: изменения 2020 года.

  • Порядок хранения документации организации.
  • Сроки хранения документов, необходимых для расчетов по НДС (оригиналы и копии счетов-фактур, бланки строгой отчетности, бухгалтерские справки, таможенные декларации, заявления на ввоз и другие документы).
  • Правила создания архива в организации.
  • Особенности хранения электронных документов.
  • Ответственность за отсутствие и неправильное оформление первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета.

Преподаватель:

АНТОНОВА Мария Борисовна

Документ по окончании обучения:

Сертификат об участии в семинаре.

Стоимость:

Внимание

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. .

Прежде чем начать обмен электронными документами, рекомендуем в учетную политику организации, которая будет составляться на следующий год, внести положение о том, что первичные учетные документы могут составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Вариант формулировки в учетную политику относительно ЭДО:
«Общество может выставлять покупателям и принимать от поставщиков первичные документы и счета-фактуры в электронном виде в соответствии с законодательством РФ».

Также рекомендуем прописать, какую подпись будет использовать организация при обмене электронными документами. Напомним, что только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы, собственноручно подписанные сторонами. Подробнее см. Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью.

При использовании квалифицированной электронной подписи заключать соглашение об обмене электронными документами с контрагентом необязательно. Однако заключение такого соглашения не противоречит действующему законодательству. Если используются иные виды подписей, наличие соглашения обязательно.

Обмениваться с контрагентами практически любыми юридически значимыми документами можно напрямую, а можно через оператора электронного документооборота.
Исключения составляют электронные счета-фактуры. Обмен ими возможен только через оператора электронного документооборота в силу требований приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174н, вступившего в силу с 01.04.2016. До 01.04.2016 аналогичные требования содержал приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

О том, какие настройки для осуществления обмена электронными документами необходимо выполнить в программе «1С:Бухгалтерия 8», читайте .

Положения учетной политики об электронном документообороте

Екатерина Колесникова,

Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса
Специально для компании «Такском»

Конец года – это традиционно время для разработки и уточнения учетной политики. Изменения в учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета вносятся на основании п.10 ПБУ 1/2008 и статьи 313 НК РФ в связи с изменением законодательства или по собственному желанию, например, если компания перешла на электронный документооборот.

Что нужно зафиксировать в учетной политике

Для начала разберемся, что представляет собой учетная политика. Согласно статье 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» учетная политика представляет собой совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета. Следовательно, применение электронного документооборота должно быть отражено в учетной политике.

При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами. Основным стандартом, регулирующим ведение учетной политики, является Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008).

Что должно быть утверждено в учетной политике?

Учетная политика организации должна обеспечивать:

  • полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
  • своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
  • готовность к признанию в бухгалтерском учете в большей степени расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
  • отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
  • тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
  • рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйствования и величины организации (требование рациональности).

В учетной политике необходимо закрепить:

  • рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
  • формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
  • порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;т
  • способы оценки активов и обязательств;
  • правила документооборота и технология обработки учетной информации;
  • порядок контроля за хозяйственными операциями;
  • другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

В части электронного документооборота обязательных требований к учетной политике в ПБУ нет особых требований. Однако в учетной политике целесообразно предусмотреть следующее:

  • порядок ведения электронного документооборота: на каких участках бухгалтерского и налогового учета ведется электронный документооборот;
  • перечень документов, которые оформляются в электронном виде;
  • какая электронная подпись применяется (простая или квалифицированная);
  • способ электронного обмена документами (с указанием оператора электронного документооборота);
  • порядок хранения документов на бумажных носителях и электронных документов;
  • порядок представления документов в налоговый орган (по электронным каналам связи, на бумажных носителях), порядок представления пояснений, а также документов при проведении встречной налоговой проверки.

Приведем пример фрагмента учетной политики

Особенности ведения аналитического учета

Регистры бухгалтерского учета ведутся в виде электронных баз данных (файлов, каталогов, компьютерных программ).

Ведомость остатков по лицевым счетам, а также ведомость размещенных (привлеченных) средств ведется в электронном виде и выдается на печать по мере необходимости.

Первичные документы ведутся в электронном виде, в случае отсутствия у контрагента системы электронного документооборота, документы предоставляются на бумажных носителях.

Бухгалтерская и налоговая отчетность, а также отчетность в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования направляется в форме электронных документов.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации, предусматривающие обработку и хранение в электронном виде, утверждаются отдельными внутренними нормативными документами.

Право подписи документов

Правом подписи документов бухгалтерского и налогового учета обладает генеральный директор и главный бухгалтер.

Под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее электронные аналоги. Первичные учетные документы, сформированные в электронном виде, подписываются усиленной квалифицированной подписью лиц, осуществивших отражение операции в бухгалтерских регистрах и лиц, осуществивших дополнительный контроль за правильностью оформления операции.

Хранение документов

Организация организует хранение всех бухгалтерских и налоговых документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.

Нормативный срок хранения документов для целей бухгалтерского учета – 5 лет, для целей налогового учета – 4 года. По истечении данного срока документы подлежат архивации и сдаче в архив.

Кроме общих положений о ведении документооборота в компании необходимо в учетной политике отразить особенности, свойственные конкретной отрасли и компании. Также в учетной политике целесообразно установить обязательность отражения законодательных изменений 2016 года.

Отражение в учетной политике изменений законодательства

Как известно, в учетную политику вносятся изменения в случае изменений нормативных актов. В частности, в 2017 году в части использования электронного документооборота целесообразно отразить следующее.

Использование нового формата электронных документов

В соответствии с поправками, внесенными в Приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме», с 1 июля 2017 года будут применяться новые форматы документов.

По 30.06.2017 налогоплательщики вправе создавать счета-фактуры в электронной форме как по формату счета-фактуры, применяемому при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме, утвержденному Приказом Федеральной налоговой службы от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

С 1 июля 2017 года будут применяться два новых формата счета фактуры:

  • счет-фактура с дополнительной информацией с функцией счета-фактуры, используемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
  • счет-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей стороны.

Начиная с указанной даты, организации могут не только обмениваться электронными счетами-фактурами с дополнительной информацией между собой, но и передавать их в налоговые органы.

Указанные форматы документов могут применяться вместо универсального передаточного документа для экспортных целей. Согласно пп. 4 п. 1 ст. 165 НК РФ и пп. 4 п. 4 Протокола о порядке взимания косвенных налогов и механизме контроля за их уплатой при экспорте и импорте товаров, выполнении работ, оказании услуг для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки НДС 0% налогоплательщик представляет в налоговый орган, в том числе копии транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, подтверждающих соответственно вывоз товаров за пределы территории Российской Федерации.

Соответственно, порядок применения форматов электронных документов, а также виды документов, которые используются компанией (счета-фактуры с дополнительной информацией, УПД) также важно учитывать при разработке учетной политики.

Использование реестров таможенных деклараций

В соответствии с Федеральным законом от 05.04.2016 № 101-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и главу 22 части второй Налогового кодекса Российской Федерации» с 1 апреля 2017 года налогоплательщики могут использовать реестры таможенных деклараций в электронном виде. Подобные реестры призваны облегчить экспортно-импортные операции, а также подтверждение нулевой ставки НДС, а также декларирование подакцизной продукции. Налогоплательщики также могут использовать в электронном виде реестры транспортных, товаросопроводительных и иных документов.

Следовательно, возможность применения данных видов документов в электронной форме, должна быть закреплена в учетной политике.

Предоставление пояснений по НДС

Если компания применяет общую систему налогообложения, то это означает, что она является плательщиком НДС, а, следовательно, подает налоговую декларацию в электронном виде. А с 1 января 2017 года необходимо также представлять все пояснения в отношении заполнения декларации в электронной форме. Соответствующие поправки приняты в Законе от 1.05.2016 № 130-ФЗ. Ранее, если налоговый орган требовал пояснений по таким декларациям, НК РФ не определял, в какой форме они должны быть представлены. ФНС России давала разъяснения, что пояснения можно представить как на бумажном носителе, так и по электронке (Письмо ФНС России от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).

Необходимость подачи пояснений может возникнуть в следующих случаях:

  • наличие ошибок в поданной декларации;
  • заявление уточненной декларации с уменьшением суммы налога.

При проведении камеральной налоговой проверки такой налоговой декларации представляют пояснения в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота по формату, установленному федеральным органом исполнительной власти.

Если компания или предприниматель подадут декларацию на бумажном носителе, то такая декларация не будет считаться поданной. Соответственно, в учетной политике для целей налогового учета необходимо отразить, что пояснения подаются только в электронной форме. Во избежание ошибок соответствующий порядок сдачи пояснений в электронной форме нужно закрепить в учетной политике.

Администрирование страховых взносов

С 2017 года Налоговый кодекс будет дополнен главой 34 НК РФ, регулирующей уплату страховых взносов и подачу отчетности в ИФНС. Начиная с отчетности за I квартал 2017 года расчет по форме 4 — ФСС подается, но только в части взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Расчеты по формам РСВ-1 и РСВ-2 направлять не нужно. По взносам с 2017 года расчет необходимо будет представлять в ИФНС.

Расчет представляется:

  • на бумажном носителе;
  • в электронном виде.

Форма отчетности зависит от численности. Если в компании или у предпринимателя работают до 25 человек, то в этом случае отчетность возможно представить на бумажном носителе. Если в компании или у предпринимателя работает менее 25 человек, то отчетность можно представить на бумажном носителе, однако запрет на электронную отчетность отсутствует. Подобная практика была и ранее, но тем не менее необходимо проверить учетную политику на соответствие нормам в отношении подачи электронной отчетности.

В заключение необходимо отметить, что учетная политика является обязательным элементом бухгалтерского и налогового учета для всех компаний и предпринимателей. И, безусловно, учетная политика должна отражать и порядок ведения учета и деятельности, а также изменения, внесенные в законодательство.

Электронные документы – это будущее, которое уже наступило. Сдать отчетность в контролирующие органы можно с помощью продуктов «Такском» , вести электронный документооборот с контрагентами с помощью линейки программного обеспечения для ЭДО. Позвоните нам, и мы выберем для вас самый удобный вариант.

Поделитесь с друзьями:

Информационные технологии пронизывают все сферы жизни человека вообще и ведения бизнеса — в частности. И бухучет здесь не является исключением. Рассмотрим, как нужно организовать электронный документооборот в бухгалтерском учете, чтобы в полной мере использовать все его преимущества.

Что такое электронный документооборот

При слове «бухгалтерия» многим в первую очередь представляются подшивки документов, стеллажи, заставленные папками и т.п. И действительно — без различных «бумажек» ведение учета пока представить себе сложно. Но развитие информационных технологий меняет и такую консервативную сферу, как бухучет.

Уже не первый десяток лет почти никто не заполняет учетные документы вручную. Практически вся бухгалтерская «первичка» сначала создается с помощью той или иной компьютерной программы.

Но затем, чтобы передать документ контрагенту, или даже просто отнести в соседний отдел, многие все равно распечатывают его. Возникает резонный вопрос: зачем это делать? Нельзя ли просто переслать информацию в виде файла?

Бухгалтерский документооборот (организация и порядок ведения)

Такой формат обмена данными, при котором не используются бумажные носители, и называется электронным документооборотом (ЭДО), а каждый отдельный файл, который соответствует бумажному счету, накладной и т.п. — электронным документом (ЭД).

Нормативная база для электронного документооборота

Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью. Порядок такого удостоверения определяется отдельным нормативным актом — законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».

Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Переход на обмен информацией в электронном формате дает компании ряд преимуществ:

  1. Снижение затрат: не нужно приобретать бумагу, принтеры, расходные материалы и т.п.
  2. Экономия времени: любой ЭД можно найти практически мгновенно, а затем так же быстро переслать контрагенту, где бы тот не находился.
  3. Повышение эффективности работы сотрудников.
  4. Защита от несанкционированного доступа.
  5. Нет необходимости в организации бумажного архива.

Как сэкономить время главного бухгалтера

Но, разумеется, у ЭДО есть и отрицательные стороны:

  1. Возможность утраты данных при сбоях ПО, технических неисправностях, хакерских атаках.
  2. Согласование с контрагентами. Если у организации много партнеров, то высока вероятность, что не все из них согласятся на «безбумажный» регламент работы. Тогда документооборот получится «смешанным», электронно-бумажным, что существенно усложнит его ведение.
  3. Человеческий фактор. Далеко не все сотрудники, привыкшие к традиционному порядку работы с бумагами, смогут легко перейти на ЭДО.
  4. Необходимость существенных материальных затрат на период перехода (приобретение и настройка ПО, покупка новой или модернизация имеющейся компьютерной техники и т.п.).

Основные виды электронных документов

Любые взаимоотношения в бизнесе начинаются с заключения договора. Его единой типовой формы не существует, что вполне естественно. Ведь различных видов сделок очень много, и каждой из них соответствует свой договор. Отличие договора, направляемого в рамках ЭДО, от обычного будет только в том, что к нему добавляется электронная подпись.

Когда сделка начинает реализовываться — появляется бухгалтерская «первичка». Из положений п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ вытекает, что организация может перевести в электронный вид любой первичный документ.

Для наиболее распространенных форм налоговики разработали инструкции по «оцифровке». Например, для накладной ТОРГ-12 — это приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, а для счета-фактуры — приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Таким образом, компании могут в онлайн-режиме направлять первичные документы не только своим контрагентам, но и налоговикам, например, если необходимо подтвердить сведения, отраженные в декларациях.

Итоги работы компании отражаются в ее отчетах. Если порядок обмена данными с контрагентами выбирает сама организация, то предоставление отчетов в онлайн-формате является обязательным для большинства бизнесменов.

Пример

Все плательщики НДС должны сдавать декларацию по данному налогу только в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ). Обязанность сдавать в онлайн-режиме остальные налоговые отчеты установлена для тех налогоплательщиков, численность сотрудников у которых превышает 100 чел. (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Что же касается бухгалтерской отчетности, то до 2018 года у бизнесменов был выбор — сдавать ее «на бумаге» или онлайн.

Однако, начиная с отчетности за 2019 год, установлен обязательный порядок сдачи баланса и других форм финансовых отчетов в электронном виде. Исключение сделано только для малых предприятий, которые перейдут на обязательный электронный формат годом позднее (п. 4 ст. 2 закона от 28.11.2018 № 444-ФЗ).

Электронная подпись

Как было сказано выше, все документы в рамках ЭДО нужно заверять электронной подписью (ЭП). Это определенным образом закодированная информация, которая позволяет идентифицировать как сам документ, так и лицо, подписавшее его. Закон № 63-ФЗ определяет для ЭП три уровня:

  1. Простая.
  2. Усиленная неквалифицированная
  3. Усиленная квалифицированная

Квалифицированная ЭП обеспечивает максимальную защиту данных и обладает следующими характеристиками:

  1. Получена с применением средств криптографии, соответствующих требованиям закона № 63-ФЗ.
  2. Дает возможность идентифицировать лицо, подписавшее документ.
  3. Позволяет отследить изменения в документе.
  4. Ключ проверки указан в специальном сертификате.

Квалифицированная ЭП по умолчанию соответствует подписи на бумажном документе (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Если же стороны договора хотят использовать другие (более «слабые») варианты ЭП, то им нужно составить об этом специальное соглашение, подробно отразив в нем все условия документооборота.

Важно!

Если речь идет о бухгалтерских документах, то следует иметь в виду, что, по мнению контролирующих органов, электронная «первичка», составленная с использованием неквалифицированной подписи, не может применяться для налогового учета (письмо Минфина РФ от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).

Поэтому подписи «низкого уровня» имеет смысл использовать главным образом при обмене вспомогательной информацией или для внутренних документов компании.

Неквалифицированную подпись организация может создать самостоятельно, используя специальное ПО. Для получения квалифицированной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который должен быть аккредитован в Минсвязи РФ. Стоимость этой услуги начинается от 1000 руб.

Как направлять документы в рамках ЭДО

Порядок обмена данными при ЭДО зависит от категории документа. Отчетность обязательно необходимо направлять по защищенным каналам связи. Их предоставляют специализированные сервисы — операторы документооборота.

Также через операторов следует направлять и счета-фактуры (приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н). Остальную же «первичку» (например, накладные) теоретически можно доставить контрагентам и с помощью обычной электронной почты — закон это не запрещает.

Важно!

Поступать так довольно опасно. Ведь многие организации не имеют в штате специалистов по защите информации. Поэтому лучше всю электронную документацию отправлять через операторов, тем более что расценки на их услуги не так уж и высоки. Отправка одного документа будет стоить, в зависимости от тарифного плана, в среднем от 5 до 10 рублей.

Как быстро проверить качество работы с документами в вашей компании

Прежде чем переходить на новые форматы — полезно будет оценить, на каком уровне работа с документами находится в настоящее время.

Чтобы быстро понять, насколько у вас налажен «обычный» документооборот — проверьте своего бухгалтера. Запросите у него первичные документы за последний отчетный период, лучше всего — по проблемным контрагентам. Советуем лично удостовериться в наличии документов, а не полагаться на заверения, что все в порядке.

Дело в том, что бухгалтеры нередко откладывают рутинные операции с документами на потом. Однако при внезапной налоговой проверке инспекторы в первую очередь потребуют именно учетную документацию. Насколько быстро вы сможете найти необходимые документы?

Все документы наших клиентов мы храним в виде электронных копий, поэтому имеем возможность в любой момент предоставить любую необходимую информацию. А при проверке можем полностью взять на себя работу с налоговиками, включая участие в судебном процессе, если возникнет такая необходимость.

Вывод

Электронный бухгалтерский документооборот позволяет во многих случаях упростить работу с документами и снизить затраты на ведение учета.

Решение о переходе на обмен данными со своими контрагентами в режиме онлайн организация принимает добровольно. Для этого необходимо, чтобы обе стороны использовали электронные подписи.

А вот сдача в онлайн-формате налоговой отчетности (а с 2019 года — и бухгалтерской) является обязательной для большинства бизнесменов, кроме малых предприятий.

Заказать услугу

  • Электронный документооборот
    • Новое в справочнике
    • Правовое регулирование обмена электронными документами
      • Правовые основы обмена электронными документами
      • Понятие электронного документа
      • Понятие электронной подписи и ее виды
      • Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью
      • Подтверждение расходов и вычетов электронными документами
    • Обмен электронными счетами-фактурами
      • Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур
      • Сроки выставления электронных счетов-фактур
        • Когда нужно отправлять оператору электронный счет-фактуру, если товаросопроводительные документы следуют вместе с товаром длительное время?
      • Порядок нумерации электронных счетов-фактур
      • Одновременное выставление бумажных и электронных счетов-фактур
        • Может ли комитент (принципал) перевыставить электронный счет-фактуру в бумажном виде?
      • Хранение электронных счетов-фактур
      • Представление электронных счетов-фактур в налоговые органы
      • Повторное направление электронных счетов-фактур
      • Регистрация электронных счетов-фактур продавцом товаров (работ, услуг)
      • Регистрация электронных счетов-фактур покупателем товаров (работ, услуг)
      • В каком налоговом периоде можно заявить вычет входного НДС по длящейся услуге, если электронный счет-фактура получен в начале следующего налогового периода?
      • Выставление электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление исправленного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление корректировочого электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление электронного счета-фактуры на аванс в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение исправленного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение корректировочного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного счета-фактуры на аванс в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Аннулирование электронных счетов-фактур в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Обмен электронными первичными документами
      • Обмен первичными документами в электронном виде
        • Какими первичными документами оформляется изменение стоимости реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав)?
        • В каком отчетном периоде отражается операция, если первичный документ составлен продавцом в конце одного периода, а получен покупателем в начале следующего?
      • Выставление электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление исправленного электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение исправленного электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Обмен электронным универсальным передаточным документом (УПД)
      • Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД) в «1С:Бухгалтерии 8″»
      • Выставление электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Обмен электронным универсальным корректировочным документом (УКД)
      • Выставление электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
      • Получение электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Обмен электронным актом о расхождениях (ТОРГ-2)
      • Выставление электронного Акта о расхождениях (ТОРГ-2) в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного Акта о расхождениях (ТОРГ-2) в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Обмен произвольными электронными документами
      • Выставление произвольного электронного документа в программе «1С:Бухгалтерия 8»
      • Получение произвольного электронного документа в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Обмен электронными документами у посредников
      • Применение ЭДО при реализации товаров через комиссионера в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Применение ЭДО при реализации товаров комиссионером в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Настройка обмена электронными документами
      • Как начать обмен электронными документами
      • Соглашение об обмене электронными документами
      • Настройка обмена электронными документами в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Как получить сертификат электронной подписи с помощью 1С:Подпись
    • Сервис 1С-ЭДО. Руководства пользователя
      • Подключение к «1С-ЭДО» через помощник подключения «1С-Отчетности»