Если сменился директор нужно ли перезаключать договор

Вопрос

Нужно ли перезаключать договор аренды при смене генерального директора? Или в этом случае заключается Дополнительное соглашение к договору? Договор зарегистрирован в регистрационной палате.

Ответ

Необходимости нет ни в перезаключении договора, ни в подписании дополнительного соглашения на основании смены генерального директора.

Это объясняется тем, что стороной договора является юридическое лицо, а не директор, представляющий его интересы. То есть, при смене директора сторона договора (юрлицо) и условия, которые определяют права и обязанности сторон, не меняются. Поэтому вносить изменения либо перезаключать договор не требуется.

Юридическое лицо от своего имени приобретает и осуществляет гражданские права и несет гражданские обязанности (п. 1 ст. 48 ГК).

Перед тем как подписывать с новым директором любые договоры или соглашения, запросите у контрагента либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица. Кроме того, нужно получить выписку из ЕГРЮЛ.

В случае возникновения каких-либо спорных моментов, вам необходимо будет лишь документально подтвердить то, что бывший генеральный директор исполнял обязанности единого исполнительного органа на момент подписания договора. Так же нет необходимости в действиях такого рода в отношении и других документов, в случае если действующий генеральный директор уйдет в отпуск или на больничный, а его полномочия будут временно переданы другому лицу.

Так же хотелось бы отметить, что недействительность договоров аренды практически невозможно доказать исходя только лишь из того, что они были подписаны неуполномоченным лицом. Судебная практика исходит из того, что такие договоры могут быть оспорены только до фактического исполнения.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

1. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.04.2013 № 09АП-10107/2013-ГК

«Ссылка истца по первоначальному иску о том, что генеральный директор Булгаков В.М. не имел полномочий на подписание спорных КС-2, КС-3, так как 18.04.2012 г. был досрочно освобожден от должности, отклоняется, поскольку договор подписан уполномоченным лицом истца и на момент подписания договора генеральным директором истца являлся Булгаков В.М.

Кроме того, подлинность печати на спорных актах в суде первой инстанции истцом по первоначальному иску не оспорена».

2. Рекомендация: Какие документы нужно запросить у контрагента перед тем, как подписывать с ним договор

«Документы, которые нужно запросить у российской компании

***

У юридического лица нужно запросить:

  • учредительные документы;
  • свидетельство о регистрации;
  • свидетельство ИНН;
  • полномочия лица, которое будет подписывать договор;
  • лицензию;
  • правоустанавливающие документы на имущество, которое выступает предметом сделки;
  • копию второй и третьей страницы паспорта лица, которое будет подписывать договор.

***

4. Полномочия лица, которое будет подписывать договор.

Если договор будет подписывать генеральный директор, то нужно запросить у контрагента либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица. Кроме того, нужно получить выписку из ЕГРЮЛ.

Необходимо обратить внимание на полномочия директора, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия заключать гражданско-правовые сделки могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут признать недействительными (ст. 174 ГК).4

Кроме того, в уставе компании чаще всего указывают срок, на который избирают (назначают) директора. Поэтому нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении либо протокол об избрании директора не были просрочены.

Если договор будет подписывать не директор, а иное лицо, то необходимо запросить еще и копию доверенности такого лица. В ней должна стоять дата ее совершения. Без такой даты доверенность недействительна (п. 1 ст. 186 ГК).4

Если в доверенности не указан срок действия, то она действительна в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК).

Доверенность от юридического лица должна быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность заверяет подписью руководитель или иной уполномоченный сотрудник. Поэтому необходимо проверить полномочия такого лица на момент выдачи доверенности. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 3 ст. 187 ГК).

Верховный суд разъяснил, какие документы нужно проверить, если сделку от имени юридического лица подписывает его сотрудник, который действует на основании доверенности, выданной в порядке передоверия руководителем филиала юридического лица. В таком случае контрагент будет добросовестным, если он изучил первоначальную доверенность и доверенность, выданную в порядке передоверия, которые наделяют сотрудника компании полномочиями совершать сделку (п. 129 постановления Пленума Верховного суда № 25).

Полномочий представителя должно быть достаточно, чтобы подписывать договор».

Вопросы, связанные с особенностями ведения договорной работы на предприятии, всегда актуальны. В этой консультации рассмотрим две распространенные ситуации из практики.

Ситуация 1
На предприятии поменялся руководитель, который подписывал все договоры. ООО «Свет», в лице директора Петрова Е. Н., действующего на основании устава предприятия, заключило договор на поставку продукции с ООО «Тополь». Договор был заключен 1 февраля 2016 года сроком на один год. В апреле 2016 года в ООО «Свет» поменялся директор: Петров уволился, на его место был принят Соколов. В связи со сменой директора были внесены изменения в Единый реестр юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований.

Вопрос. Надо ли сторонам перезаключать договор поставки или составить допсоглашение к нему?

Краткий ответ. Нет, никаких новых документов оформлять не нужно. Подписанный прежним директором договор продолжает действовать на тех же условиях.

Анализ ситуации

Как известно, юрлицо реализует свои права и обязанности через свои органы управления, действующие в соответствии с уставными документами (ч. 1 ст. 92 Гражданского кодекса, далее – ГК). Один из таких органов – директор предприятия.

При заключении сделки от имени юрлица все документы подписывает конкретный человек, уполномоченный на это учредительными документами предприятия, доверенностью, законом либо другими актами гражданского законодательства (ч. 2 ст. 207 ГК). Причем полномочия эти у него должны быть на момент заключения сделки.

Директор Петров представлял интересы предприятия и выступал от его имени при заключении договора с ООО «Тополь». Тот факт, что директор уволился, не делает его действия или подписанный им договор недействительными. Ни один нормативный документ не требует перезаключать договоры при смене лиц, которые подписали договор.

Понятно, что если договор заключен на длительный срок, то на протяжении его действия директор у предприятия или его контрагента может поменяться не один раз. Это не повод устраивать такую же «чехарду» и в документах (не нужно каждый раз перезаключать договор).

Наши рекомендации

Теория – теорией, а на практике из-за смены руководства между контрагентами могут возникнуть споры. Дадим несколько советов, как этого избежать.

Предприятию, у которого сменился руководитель. Рекомендуем письменно уведомлять своих контрагентов о смене руководителя. Ведь вполне вероятно, что при исполнении договора возникнет необходимость в подписании дополнительных договорных документов к договору (приложений, актов, дополнительных соглашений). И контрагент заметит, что в этих документах фигурирует уже другая фамилия. Это вызовет у него вопросы. Уведомить контрагента можно в любой удобной для вас форме: например, отправить письмо по почте (вручить нарочным).

Контрагенту предприятия, у которого сменился руководитель. Допустим, вы видите, что договор от имени юридического лица подписывал один директор, а последующую документацию (например, акт приемки-передачи) подписывает уже другой директор того же предприятия. В этом случае советуем запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия нового директора (устав предприятия, протокол собрания учредителей и т. д.). Также напомним, что проверить контрагента, в том числе и на предмет того, кто является его руководителем, вы можете на официальном сайте Минюста.

Ситуация 2
Нужна ли виза главного бухгалтера на договоре. Главный бухгалтер предприятия не визирует хозяйственные договоры (хотя всеми финансовыми вопросами на предприятии занимается именно главный бухгалтер).

Вопрос. Влияет ли отсутствие визы главбуха на действительность договора или на другие факторы деятельности предприятия?

Краткий ответ. Нет, не влияет.

Анализ ситуации

Виза главного бухгалтера не является обязательным реквизитом хозяйственного договора. Согласно ст. 207 ГК, главное, чтобы на договоре стояла подпись лица, уполномоченного на подписание договора от имени предприятия (уставом предприятия или доверенностью).

Вместе с тем в визировании договора главным бухгалтером заинтересовано само предприятие, а также руководитель предприятия, который уполномочен ставить свою подпись на договоре. Ведь что, по сути, представляет собой эта виза? Она удостоверяет, что главный бухгалтер (или другое должностное лицо предприятия, которое отвечает за финансовые вопросы) изучил проект договора и его условия устраивают предприятие с точки зрения бухгалтерского учета и финансов.

Пример
Менеджер по поставкам производственной компании ООО «Ястреб» заключил договор купли-продажи, по которому покупает расходные материалы (бумагу) на сумму 100 000 грн. Согласно условиям договора, покупатель должен оплатить товар в течение 5 рабочих дней после его получения, а в случае задержки оплаты покупателю грозят солидные штрафные санкции. При заключении договора менеджер не согласовал его условия с главным бухгалтером. Директор предприятия договор одобрил, товар был получен. На стадии оплаты товара оказалось, что накануне была произведена еще одна закупка необходимого для производства сырья, в связи с чем в ближайшие 5 рабочих дней у предприятия не будет возможности оплатить счет по покупке бумаги. Таким образом, предприятие просрочит оплату, что приведет к необходимости уплаты штрафов.

Этой крайне неприятной ситуации можно было избежать, если бы договор купли-продажи бумаги был согласован на этапе заключения с бухгалтерией (главным бухгалтером). В таком случае главный бухгалтер мог бы посоветовать либо отодвинуть на более поздний срок дату отгрузки бумаги (тогда изменилась бы и дата оплаты), либо увеличить срок оплаты (допустим, не 5 рабочих дней, а 10).

Чтобы подобных ситуаций впредь не возникало, нужно внедрить на предприятии процедуру визирования документов конкретными должностными лицами.

Как организовать на предприятии процесс визирования документов?

Необходимость согласования (визирования) тех или иных документов и порядок их визирования на предприятии приводится в инструкции по делопроизводству предприятия (п. 8 гл. 5 разд. ІІ Правил, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5, далее – Правила № 1000/5) или в других внутренних документах предприятия.

Как правильно ставится виза на документах?

Виза оформляется в соответствии с ДСТУ 4163-2003 (Требования к оформлению документов, утвержденные приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55).

Так, виза должна содержать:

  • личную подпись, инициалы и фамилию должностного лица (в случае необходимости дополнительно указывается и его должность), визирующего документ;
  • дату проставления визы.

По общему правилу визы проставляются на том образце документов, который остается на данном предприятии; в некоторых случаях возможно визирование каждого листа документа (виды таких документов должны быть указаны в инструкции по делопроизводству предприятия).

Что делать, если у должностного лица, визирующего договор, есть возражения относительно тех или иных условий договора?

Конечно, возражения могут быть. Например, касательно суммы договора, условия об ответственности при его невыполнении, сроков оплаты и т. д. Такие возражения излагаются на отдельном листе, о чем на проекте договора делается отметка.

Последовательность действий при визировании договора на предприятии покажем схематически.

1 из 1

Наши рекомендации

На сегодня законодательно не установлена необходимость визирования документов бухгалтерией (главным бухгалтером) предприятия.

Однако с практической точки зрения рекомендуем в положении о документообороте на предприятии предусмотреть необходимость согласования определенных документов, в том числе договоров, с главным бухгалтером предприятия (или с финансовым директором – в зависимости от структуры штата данного предприятия).

Вы можете утвердить требование о визировании конкретными должностными лицами абсолютно всех договоров, которые заключаются на предприятии, или ограничиться определенными видами договоров. Например, можно указать, что главный бухгалтер предприятия визирует либо только договоры купли-продажи и поставки, либо любые договоры на сумму свыше 50 000 грн.