Хранение банковских выписок

Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.

Скачать таблицу со сроками хранения документовТаблица

Срок хранения банковских документов в 2021 году с учетом изменений

В любой организации в течение хозяйственной деятельности скапливается достаточно большое количество банковских документов, а именно:

1. банковские выписки;
2. платежные поручения;
3. банковские ордера;
4. банковские извещения;
5. требования о переводе и др.

Срок хранения для всех этих документов составляет 5 лет после истечения года их последнего использования (приказ Росархива от 20.12.2019 N 236).

Такой же срок — 5 лет — предусмотрен для электронных систем документооборота между банком и организацией, включая банк-клиент.

Программа БухСофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик.

Заказать доступ к БухСофт

Уничтожение документов после истечения срока хранения

Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек срок хранения данных документов.

Прежде чем уничтожить документы, необходимо провести их инвентаризацию. Для этого создаётся специальная комиссия. В ее состав должны войти сотрудники, имеющие представление о правилах и сроках хранения документов. Например, работники бухгалтерии или финансового отдела.

Состав комиссии назначается приказом и утверждается руководителем организации.

Далее членами комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, у которых истек срок хранения. В акте указываются следующие данные:

1. наименование документов
2. количество документов
3. период их составления
4. срок хранения

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. После этого документы, указанные в акте, уничтожаются.

Документы можно уничтожить следующими способами:

1. самостоятельно — например, с помощью шредера; в акте делается отметка о способе уничтожения документов и утверждается руководителем
2. с помощью сторонней организации, занимающейся уничтожением документов – в этом случае документы ей передаются по реестру, в котором указывается наименование, количество и вес документов; акт об уничтожении переданных документов составляет сторонняя организация и передает его организации-заказчику

Штраф за нарушение сроков хранения документов

За нарушение порядка и сроков хранения документов предусмотрена административная ответственность. Так, организация или ИП могут быть оштрафованы в сумме от двух до трех тысяч рублей.

За отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров налогового учета налоговая может оштрафовать организацию на 10 000 рублей.

В случае, если налоговики докажут, что отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, — организацию могут обязать заплатить штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога (но не менее сорока тысяч рублей).

За непредставление документов по требованию на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Чеки подтверждают факт совершения платежа. Их потеря означает, что утрачено доказательство исполнения финансового обязательства. В отдельных случаях это приводит к фатальным последствиям.

Перспектива восстановления чека по операции, совершенной в Сбербанке

Банки, в том числе Сбербанк, в течение многих лет хранят в архивах данные о совершенных их клиентами операциях. Документы содержатся в электронных реестрах. Значит, утраченные чеки можно восстановить. Вопрос только в том, сколько времени и сил потребуется на получение копий.

В Сбербанке для восстановления этого документа нужно:

• поработать с устройством самообслуживания;
• использовать интернет-банкинг «Сбербанк онлайн» или фирменное мобильное приложение;
• обратиться в офис банка.

Если операция была оплачена в кассе Сбербанка наличными деньгами, то дубликат платежного документа выдадут только в банковском офисе.

Восстановление чека в терминале

Чек по операции, оплаченной безналичным путем, через терминал восстанавливается таким образом:

1. в аппарат самообслуживания вставляется карта, вводится пин-код;
2. обращаются в раздел «Платежи и переводы»;
3. выбирают «Платежи, шаблоны и автоплатежи»;
4. переходят в «История операций», где находят нужную позицию;
5. нажимают «Операции»;
6. выводят документ на печать.

Как найти операцию и чек в «Сбербанк онлайн»

Операции, совершенные по карте, можно увидеть в «Сбербанк онлайн». Чтобы найти нужную:

1. активируют ссылку «История операций», что расположена на справа в «Личном меню»;
2. выбирают строку платежа.

Еще один способ найти операцию — это последовательно пройти в:

1. категорию «Карты»;
2. нужный счет;
3. ссылку «История операций».

Если нажать строку, соответствующую искомой транзакции, то можно обнаружить ссылку «Печать чека» или «Печать справки» в зависимости от специфики выполненного перевода. Активировав эту опцию, сохраняют документ в виде файла в формате PDF.

Иногда функция печати чека в «Сбербанк онлайн» некоторое время не доступна. Чем больше времени прошло с момента совершения операции, тем сложнее восстановить документацию.

С учетом специфики требований законодательства чек, полученный из системы «Сбербанк онлайн» и распечатанный на принтере, всегда принимается в качестве документа, подтверждающего факт совершения платежа.

Печать чека об оплате штрафа и ЖКУ в «Сбербанк онлайн»

Если подключен автоплатеж по оплате штрафов ГИБДД или ЖКУ, то чек в «Сбербанк онлайн» можно получить так:

1. в «Личном меню» прожимают кнопку «Мои автоплатежи»;
2. выбирают нужную позицию;
3. в графике исполнения поручений выбирают соответствующую строку и кликают дату выполнения операции;
4. нажимают «Печать чека» и сохраняют документ на своем устройстве.

Аналогичная схема для получения дубликатов платежной документации используется в мобильном приложении банка.

Восстановление чека об оплате штрафа ГИБДД в банковском офисе

Чтобы получить дубликат чека об оплате штрафа ГИБДД в офисе Сбербанка, предъявляют следующие документы:

• паспорт;
• заявление;
• протокол.

Сотрудники банка предоставят бланк обращения или предложат написать заявление в вольной форме. В документе непременно указывают:

• персональные данные;
• сумму транзакции;
• дату или период времени, когда был совершен платеж.

Заявление составляется в 2 экземплярах. Обращение регистрируется. 1 бланк остается у заявителя. На реакцию у банка будет около 30 суток.

Восстановление чека об оплате ЖКУ в банковском офисе

При обращении в офис Сбербанка с заявлением о восстановлении чека об оплате ЖКУ нужно сообщить как можно больше информации. Любой операционист имеет доступ к электронному архиву банка. Но найти конкретную операцию даже за 1 операционный день очень тяжело, поскольку обычно недостаточно информации для однозначной идентификации платежа.

При обращении, по возможности, следует сообщить:

• дату и время совершения операции;
• точную сумму (до копеек);
• если использовалось устройство самообслуживания – его номер, который наносится на корпус каждого из них.

Если операционисту сразу не удалось разыскать платеж, инициируют расследование. В таком случае ответ на запрос поступит не в день обращения, а в течение 1-2 месяцев. Не удается отыскать лишь 0,1-0,2% чеков.

Хорошо, если известен номер транзакции. Его сообщают операционисту и сразу же получают чек. Такой идентификатор состоит из 12 цифр и 4 латинских букв.

Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.

Скачать таблицу со сроками хранения документовТаблица

Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек срок хранения данных документов.

Прежде чем уничтожить документы, необходимо провести их инвентаризацию. Для этого создаётся специальная комиссия. В ее состав должны войти сотрудники, имеющие представление о правилах и сроках хранения документов. Например, работники бухгалтерии или финансового отдела.

Состав комиссии назначается приказом и утверждается руководителем организации.

Далее членами комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, у которых истек срок хранения. В акте указываются следующие данные:

1. наименование документов
2. количество документов
3. период их составления
4. срок хранения

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. После этого документы, указанные в акте, уничтожаются.

Документы можно уничтожить следующими способами:

1. самостоятельно — например, с помощью шредера; в акте делается отметка о способе уничтожения документов и утверждается руководителем
2. с помощью сторонней организации, занимающейся уничтожением документов – в этом случае документы ей передаются по реестру, в котором указывается наименование, количество и вес документов; акт об уничтожении переданных документов составляет сторонняя организация и передает его организации-заказчику

За нарушение порядка и сроков хранения документов предусмотрена административная ответственность. Так, организация или ИП могут быть оштрафованы в сумме от двух до трех тысяч рублей.

За отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров налогового учета налоговая может оштрафовать организацию на 10 000 рублей.

В случае, если налоговики докажут, что отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, — организацию могут обязать заплатить штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога (но не менее сорока тысяч рублей).

За непредставление документов по требованию на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Российские банки обяжут регистрировать и хранить информацию о действиях клиентов. Но не обо всех, а только о тех, которые связаны с дистанционными платежными системами.

Такие новации вводит вступающие в силу с 7 января 2014 года отдельные изменения в Положение Банка России N 382-П, которым установлены требования к обеспечению защиты информации при осуществлении переводов денежных средств.

Какую конкретно информацию будут хранить о нас банкиры? «Операторам по переводу денежных средств (кредитным организациям) необходимо обеспечить регистрацию и хранение не менее 5 лет информации о действиях клиентов, включая дату и время осуществления действия, идентификатор клиента, код, соответствующий выполняемому действию, и идентификатор устройства клиента», — сообщили «РГ» в пресс-службе Банка России. При этом оператор по переводу денежных средств самостоятельно определяет во внутренних документах порядок регистрации и хранения такой информации, уточняют в ЦБ.

Что же касается клиентов кредитных организаций, которые пользуются дистанционным банковским обслуживанием, то к ним регулятор никаких требований не устанавливает. Насчет комиссий за такие услуги беспокоиться, похоже, также не нужно. Значительных доработок оборудования и программного обеспечения, чтобы выполнить новые требования, банкирам проводить не понадобится, отмечают в ЦБ. Значит, и комиссии повышать резона нет.

Некоторые клиенты банков очень скрупулёзно относятся ко всей документации, которую получает заемщик за весь период выплаты кредита, собирая квитанции, чеки и платежки. Но есть ли в этом хоть какой-то смысл и сколько нужно хранить квитанции об оплате кредита? На самом деле, смысла это точно не лишено, поскольку иногда даже банк ошибается в своих расчетах. И чтобы не стать жертвой подобной ситуации и не выплачивать пени, насчитанные вам по ошибке из-за нерасторопности банковского сотрудника, всегда храните квитанции об оплате кредита! В принципе, нет ничего предосудительного и сложного в том, чтобы хранить все платежки и чеки к ним в одном месте до тех пор, пока кредит не будет полностью погашен. Но если конкретно говорить о том, сколько нужно хранить квитанции об оплате кредита? Делать это стоит до тех, пока вы не возьмёте справку о том, что кредит был полностью погашен. Для этого нужно будет обратиться в банк и попросить о её выдачи. Причем банк не может вам отказать в данной просьбе, поскольку это процедура утверждена законом. Только после того, как справка, удостоверяющая полную выплату долга, будет получена, можно с уверенностью избавиться от всех квитанций, чеков и кредиток платежек. Но до того момента их лучше хранить, чтобы не стать жертвой банковского произвола. Если говорить о времени, то никаких конкретных сроков давности нет. Кто-то продолжает хранить квитанции и спустя пять лет после погашения кредита, кто-то выкидывает их уже через месяц. В общем, и те и другие по своему правы. Но опять-таки, если вы не знаете, сколько нужно хранить квитанции об оплате кредита и не хотите этого делать, то можно взять в банке справку о погашении долга и избавиться от прочей кипы бумаг.