Хранение электронных счетов фактур

Внимание

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. .

Обязанность продавцов и покупателей хранить счета-фактуры (в т.ч. корректировочные и исправленные) в хронологическом порядке по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период установлена п. 10 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (в ред. постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981). Данная норма действует в отношении счетов-фактур, выставленных как на бумажном носителе, так и в электронной форме.

Электронные счета-фактуры – это оригиналы документов, поэтому они должны храниться именно в электронной форме без распечатки на бумажном носителе (письмо ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@, письмо Минфина России от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Электронные счета-фактуры должны храниться вместе:

  • с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
  • с подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки (п. 2.9 Порядка № 174н).

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и электронных) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137. Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года.

Электронные счета фактуры (ЭСФ) не обязательно должны быть распечатаны на бумаге. Об этом сказано в письме от 13.01.16 № 03-03-06/1/259, выпущенном Минфином России специально для организаций и ИП, которые подключены к системам электронного документооборота.

Счет-фактура, как указано в п.1 ст. 169 НК РФ может быть составлен в электронном виде и (или) на бумаге. При составлении в электронном виде счет-фактура должен быть подписан квалифицированной электронной подписью, о чем сказано в п.6 ст. 169 НК РФ. Обмен электронными счетами-фактурами возможен при составлении договора с оператором электронного документооборота и наличии подключения к системе «Диадок» от СКБ Контур (или аналогичной системе электронного документооборота – ЭДО). В системе «Диадок», в отличие от других сервисов, имеется возможность неограниченно отправлять счета-фактуры контрагентам в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».

В приказе Минфина России от 25.04.11 № 50н описаны правила обмена электронными счетами-фактурами, причем в п.1.3 данного приказа указано, что участники системы электронного документооборота обязаны хранить вместе с электронными документами сертификат ключа подписи в течение срока хранения ЭСФ. Все электронные документы (счета-фактуры, подтверждения оператора ЭДО, извещения покупателей) должны храниться в порядке их выставления или получения за налоговый период.

В результате Министерство финансов делает вывод о том что электронные счета-фактуры можно хранить только в электронном виде без распечатывания на бумаге.

В письме ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ сказано: ЭСФ не нуждаются в распечатывании на бумаге, они хранятся в электронном виде.

Напомним, что согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок для хранения документов, которые необходимы для уплаты и исчисления налогов, равен четырем годам.

Метки: Для бухгалтера