Исходящий журнал, образец

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

• Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
• Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
• Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
• Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

• Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
• Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
• Адресат.
• Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
• Кем подписана исходящая бумага.
• Исполнитель.
• Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
• Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

• справки;
• акты;
• запросы;
• телеграммы;
• переводы;
• заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Из статьи вы узнаете:

• зачем нужен журнал регистрации исходящих документов;
• о требованиях к ведению.

Зачем нужен журнал учета исходящих документов

Для приведения в порядок входящей и исходящей документации рекомендуется использовать журналы регистрации (образец можно скачать далее). В них фиксируется вся корреспонденция, которая приходит в организацию или отправляется адресату.

Скачать документы из статьиЧистый бланкDOC файл

Крупные федеральные компании используют зачастую специальное программное обеспечение, регистрирующее письма, или электронные таблицы. Компаниям поменьше достаточно будет вести книгу в бумажном виде.

Факт получения писем очень важен, поэтому их регистрация проводится тщательным образом. В ряде случаев не менее важным является и учет отправки корреспонденции, будь то письмо, претензия или коммерческое предложение. Хотя ведение журнала не обязательно, он помогает сохранить целостность переписки и позволяет с легкостью структурировать документацию

Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016. Правила оформления кадровых документов изменились. Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала «Справочник кадровика» подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички.

Исходящие документы без надлежащей регистрации не имеют юридической силы, поэтому не стоит относиться халатно к данному вопросу. Обязанность внести письмо перед отправкой в журнал чаще всего ложится на плечи секретаря, канцелярии или иного уполномоченного на то сотрудника. Ведение книг учета облегчает отслеживание сроков отправки и позволяет провести контроль работы ответственных сотрудников.

Обратите внимание, что делать запись в книгу необходимо только после того, как документ будет подписан руководителем или иным ответственным лицом. Иначе, если бумагу не завизируют, может возникнуть путаница в нумерации корреспонденции. В некоторых ситуациях, наоборот, требуется резервация номера. Но к такой практике стоит прибегать как можно реже.

Образцы документов для вас Скачайте журналы, наличие которых может проверить Роспотребнадзор Уборки помещений Дезинфекции помещений Измерения температуры сотрудников Выдачи масок сотрудникам Регистрации тестирования на коронавирус

При большом массиве исходящей документации стоит разделять её на отдельные потоки. Например:

• письма;
• претензии;
• коммерческие предложения;
• иное.

Регистрации не подлежат:

• бухгалтерские бумаги;
• рекламные буклеты;
• пригласительные и билеты на мероприятия;
• поздравления и открытки.

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции

Законодательно утвержденной формы журнала регистрации писем не существует. Каждая компания вправе разработать бланк в соответствии со своими потребностями. Многие организации используют уже готовые книги, отпечатанные в типографии.

Как правило, табличная часть содержит следующие графы:

1. Регистрационный номер. Организация может использовать простую числовую нумерацию или более сложную, которая позволяет по номеру отследить месяц, год отправки, структурное подразделение или характер отправления. Стоит помнить, что по общим правилам документооборота с нового года нумерация начинается с начала.

2. Дата документа. Имеется в виду дата подписания и отправки.

3. Вид документа, краткое содержание.

4. Адресат. Указывают название ЮЛ, ФИО для граждан, название департамента, отдела контролирующих органов, проверяющих организаций и их почтовый адрес.

5. Количество направляемых листов, в том числе приложений.

6. Количество экземпляров.

7. Исполнитель. Вписывают фамилию и подпись отправителя.

8. Способ отправки. Указывают выбранный способ отправки – курьером, почтой, электронной почтой, лично, факсом, телефонограммой.

9. Дата отправки.

10. Входящий номер, который был присвоен адресатом при регистрации входящего письма. Данная графа заполняется только при наличии таких сведений.

11. Примечание.

Далее приведем образец журнала регистрации исходящей документации.

Требования к ведению журнала регистрации исходящих документов

При заполнении необходимо придерживаться элементарных правил документооборота. Книга, как и все документы такого рода, имеет 2 части:

• титульный лист;
• табличную часть.

Обложка должна содержать название компании, название журнала, а также дату начала и окончания его ведения. Вторая дата проставляется только по завершении данного тома. Описание содержания табличной части мы привели выше.

• Роскомнадзор придирается к личным делам. Как безопасно хранить информацию о сотрудниках

В целом книга регистрации должна состоять из однообразных листов. Она прошивается. При использовании «самодельных” журналов они подшиваются в общие папки после использования. Типографские образцы хранятся отдельно.

Страницы в обязательном порядке сшиваются и нумеруются. На последней странице сшивка пломбируется. Ставится печать и подпись руководителя компании. Указывается число листов в томе.

Учебные программы разрабатывают авторитетные эксперты в сфере трудовых отношений. Получив дополнительное профобразование, вы сможете актуализировать ПВТР, трудовые и коллективные договоры по новым требованиям Роструда, спланировать отпуска на 2020, узнаете, как уволить сотрудника без претензий и судебных споров и многое другое.

Во время заполнения журнал хранится у ответственного за его ведение сотрудника. После окончания переносится в архив компании. Срок его хранения определяется сроком хранения документов, в него включенных.На практике часто разделяют журналы документов с длительным сроком хранения (до 75 лет) и с малым сроком (около 3-5 лет) на разные тома. При этом на них ставят соответствующие отметки. Длительного хранения требуют, например, справки для сотрудников о характере работы, вредности и прочие. Такое разделение позволит не держать в быстром доступе не нужные в повседневной работе бумаги.

Использование журнала учета исходящих документов позволяет систематизировать отправляемую корреспонденцию. В любой момент возможно проконтролировать факт отправки и найти необходимое письмо.

К непрофильным активам компании можно отнести любые ресурсы, которые не вписываются в рамки ее основной деятельности. Это может быть как материальное имущество (например, нежилая и даже жилая недвижимость), так и нематериальные активы (долги, акции).

В качестве примера можно привести производственное предприятие, на балансе которого числятся санатории, оздоровительные центры и т. п. Для таких объектов, включенных в перечень непрофильных активов, необходимо создавать отдельный план развития и уделять им должное внимание.

При этом встречаются ситуации, при которых у предприятия нет возможности (или желания) заниматься данными ресурсами. В таком случае непрофильные активы числятся на балансе и перетягивают на себя денежные потоки, которые в иных обстоятельствах могли бы расходоваться на основную деятельность.

По каким признакам отличаются непрофильные активы

Очень часто непрофильные активы не приносят никакого дохода компании, однако требуют на свое содержание значительных расходов. Выделяют несколько критериев, в соответствии с которыми проводится реструктуризация имеющихся ресурсов. Однако чаще всего продаже подлежат непрофильные активы по следующим причинам:

• себестоимость неосновной продукции значительно выше цены аналогичных товаров на рынке;
• отсутствует временной параметр для управления непрофильными активами (или же обратная ситуация, при которой расход времени слишком велик);
• неосновная продукция выпускается низкого качества;
• у непрофильных активов отсутствует явная связь с главным направлением деятельности;
• для развития данного ресурса необходимы крупные вложения;
• развитие непрофильных активов происходит в низкой динамике;
• высокая стоимость имущества этой категории на рынке.

Непрофильные активы российских компаний: примеры

Избыточные активы

Такие ресурсы выявляются при проведении реорганизации компании или сплошного аудита, тогда как непосредственно в ходе основной деятельности наличие избыточного имущества можно и не заметить. В таких ситуациях может выясниться, что непрофильные активы достаточно долго находятся на балансе предприятия, однако не приносят никакого дохода, а лишь увеличивают затраты компании на свое содержание.

Использовать непрофильные активы можно следующими способами:

• перевести их в разряд основных и задействовать в целях извлечения прибыли (преобразование непрофильных активов в профильные);
• передать в управление или в аренду другому юридическому лицу (в том числе подчинить своему же структурному подразделению или филиалу);
• продать.

Инвестиционные активы

Такие ресурсы намеренно покупаются владельцами бизнеса, кредитными организациями или инвесторами и изначально числятся на балансе в качестве непрофильных. Для каждого из приобретенных активов разрабатывается соответствующий план или программа управления, а для его реализации – отдельная стратегия.

Практически все предприятия, относящиеся к крупному бизнесу (будь то кредитная организация, холдинг или производственное предприятие), имеют на своем балансе непрофильные активы, которые в целом нельзя отнести к ненужному балласту.

Рассмотрим на примерах.

ОАО «Газпром». В состав данной организации входит множество фирм, и на ее платформе реализуется огромное количество проектов различной направленности, что в целом представляет собой медиахолдинг «Газпром-медиа». Сюда входят радиостанции («Эхо Москвы», СИТИ-FM, Relax-FM, «Детское радио»), издательский дом «Семь дней», выпуск периодических газет и журналов: «Итоги», «7 дней», «Трибуна», «Панорама TV», тележурнал «Караван историй». Также в телевизионной сфере можно отметить кинопроекты, реализуемые совместно с компанией «НТВ-кино», которые оказывают поддержку кинотеатрам «Октябрь» и «Кристалл-Палас». К тому же интернет-портал RuTube также находится в собственности медиахолдинга.

Одним из владельцев ОАО «Газпромбанк» является ПФ «ГАЗФОНД», которому принадлежит более 40 % акций кредитной организации. В свою очередь, данный пенсионный фонд также был создан ОАО «Газпром».

Сбербанк. Большое количество непрофильных активов возникло у Сбербанка в 2008 году, во времена экономического кризиса. Сюда можно отнести и долю в нефтегазовой отрасли, и недвижимость (жилой и нежилой фонд), и розничную сеть.

Однако такой объем непрофильных активов требовал регулярных финансовых вложений, что повлекло за собой возникновение большого количество долга у самого Сбербанка, а также высокий риск его банкротства. Выходом из данной ситуации стала реализация всех непрофильных активов, что и было осуществлено Сбербанком в 2010 году.

В этих целях, непосредственно для эффективной и оперативной реализации непрофильных активов, Сбербанком в 2009 году был создан «Российский аукционный дом». На сегодняшний день эта организация осуществляет деятельность по продаже имущества других юридических лиц.

Сейчас Сбербанк является владельцем или соучредителем многих компаний, которые оказывают различные услуги на финансовом рынке.

ОАО «РЖД». Самая крупная российская транспортная компания является участником многих финансовых проектов. Так, в организации «КИТ Финанс» РЖД является держателем пакета почти 20 % акций. ОАО «КИТ Финанс Инвестиционный банк» работает с 1992 года по настоящий момент как с юридическими, так и с физическими лицами, а также предоставляет услуги корпоративного кредитования.

ОАО «ТрансКредитБанк» тоже был создан при содействии ОАО «РЖД» (доля более 25 %) в 1992 году. Этот банк и в настоящее время проводит операции с транспортными компаниями, а также в смежных отраслях.

Сотрудники, работающие в ОАО «РЖД», имеют лицевые счета в негосударственном фонде «Благосостояние», в который регулярно проводятся отчисления. Эта организация за всё время своей работы показала высокую эффективность.

Однако самый большой инвестиционный проект ОАО «РЖД» – это создание крупнейшей компании по строительству транспортной инфраструктуры – ОАО «Мостотрест».

ОАО «ВТБ». В ведении ОАО «ВТБ», который является одним из крупнейших банков в России, находится также ПАО «Галс-Девелопмент» – организация, занимающаяся сооружением жилых и нежилых комплексов. В 2014 году этой компанией было построено и введено в эксплуатацию более 200 000 кв. м недвижимости (в том числе комплекс элитного жилья «Литератор», «Детский мир» на Лубянке, курортный комплекс «Камелия» в г. Сочи).

Выше перечислена лишь малая часть непрофильных активов, находящихся в собственности ОАО «ВТБ». Общий объем подобных ресурсов этой компании составляет несколько миллионов, в том числе это недвижимость и вложения в газовую промышленность.

Какими преимуществами обладают непрофильные активы

Наличие непрофильных активов в организации имеет множество преимуществ при грамотном управлении ими.

1. Снижаются расходы компании на ведение основной деятельности. В случае разделения сфер бизнеса издержки предприятия в расчете на единицу основного актива снижаются, что оказывает влияние на объем прибыли и эффективность осуществления бизнес-процессов в целом.
2. Продажа непрофильных активов в большинстве случаев влечет за собой доход, а это уже – увеличение размера прибыли. При определенных формах собственности могут достигаться социальные цели, а не реальный финансовых доход, однако в таких ситуациях, как правило, предоставляются различные налоговые льготы.
3. В результате продажи непрофильных активов предприятие может полностью сосредоточиться на задачах, поставленных в основной деятельности.
4. Инвестиционная привлекательность предприятия определяется уровнем его рентабельности и эффективности деятельности. Таким образом, чем больше объем входящих денежных потоков, тем шире возможности для преобразования и улучшения основного производства, условий труда работников, а также повышения показателя производительности труда.

Выявление непрофильных активов

Так как долгосрочная программа развития или стратегического планирования деятельности компании включает в себя не весь перечень имущества и прочих ресурсов, а определяет лишь действия, которые необходимо осуществить для достижения поставленных целей в конкретном направлении бизнеса, при анализе активов в разрезе их функционального назначения допустимо их объединение в целые комплексы, так называемые «единицы управленческого учета» (Е2У).

Определение данного понятия следующее: Е2У (единица управленческого учета) – это отдельный актив или их комплекс, который имеет возможность самостоятельно генерировать поступление денежных потоков. В этой связи каждый ресурс, при рассмотрении его с точки зрения бухучета, с помощью показателя Е2У получает взаимосвязь со стратегией развития предприятия.

Этап 1. Подготовительный.

На этом этапе нужно проводить следующие мероприятия:

1. Инвентаризация всех активов, находящихся на балансе. При этом сведения их бухгалтерских отчетов и документов необходимо сопоставить с фактическим наличием всего перечисленного в них имущества и прочих ресурсов.
2. Объединение активов в Е2У (если возникает такая необходимость) и создание реестра Е2У, включающего в себя все имеющиеся объекты. При формировании реестра лучше проводить объединение единиц в комплексы Е2У, в связи с тем что долгосрочная программа развития компании включает в себя не весь перечень ресурсов, а определяет лишь действия, которые необходимо осуществить для достижения поставленных целей в конкретном направлении бизнеса. В реестре Е2У отражаются все без исключения активы, принадлежащие компании.
3. Классификация Е2У. В процессе создания Е2У нужно действовать в соответствии с классификатором внеоборотных средств и общей классификацией Е2У.
4. Ведение реестра Е2У. На предприятии эту работу необходимо осуществлять на постоянной основе. При приобретении каждого нового объекта и постановке его на баланс он вносится также и в реестр Е2У. При этом его включают в уже имеющийся комплекс активов или создают новый. Стоит обращать внимание и на сроки: для фиксирования указанной информации предусмотрен максимальный период – до истечения следующего квартала (его последнего рабочего дня) от момента постановки актива на баланс.

Этап 2. Основной (этап определения профильности Е2У).

На данной стадии устанавливают соответствие Е2У основной деятельности организации или влияние, которое оказывают непрофильные активы на возможность реализации планов, определенных стратегией развития.

На данном этапе каждый отдельный объект или их комплекс анализируется с позиции возможности применения в целях ведения основной деятельности предприятия и влияния, оказываемого на реализацию планов, определенных стратегией развития и с учетом факторов, перечисленных в таблице ниже.

Если в результате анализа выясняется, что актив или их группа используется для базисного производства, такие ресурсы классифицируются как профильные.

В обратной ситуации, когда объекты не применяются в основной деятельности, но имеют влияние на возможность реализации планов, определенных стратегией развития, используется следующий порядок отнесения такого актива к профильному или непрофильному.

№ п/п	Факторы	Целевые ответы для определения профильного Е2У	Удельные веса, присваиваемые за совпадение с целевым ответом по определению профильного Е2У
	Актив, который относится к категории недвижимого имущества, размещен по местонахождению организации и применяется в основной деятельности или же через него осуществляется проезд/проход на территорию, где непосредственно ведутся основные бизнес-процессы.	да	15 %
	Е2У производит не менее 5 % от всего дохода компании за предыдущий год (да/нет)	да	13 %
	Актив является социально значимым объектом (к примеру, санаторием, спортивным комплексом, поликлиникой, аэропортом, общежитием, столовой), а более чем половина дохода от него возникает по факту предоставления услуг сотрудникам предприятия (да/нет)	да	13 %
	Наличие договоров или контрактов с применением Е2У, цена которых составляет более 1 % от общего дохода компании или в сумме более 1 млрд рублей (да/нет)	да	13 %
	Е2У включает в себя активы, деятельность которых связана с коммерческой или государственной тайной, при этом доступ к ней посторонних лиц может повлечь возникновение убытков (да/нет)	да	10 %
	Актив служит для предотвращения чрезвычайных ситуаций, обеспечивает финансовую, экономическую и информационную безопасность организации (да/нет)	да	10 %
	Присутствует возможность перенаправить функции активов на аутсорсинг (да/нет)	нет	8 %
	Пользование активом возможно для любых лиц, в том числе и для посторонних людей, не работающих на данном предприятии (к примеру, детский сад, который посещают не только дети работников предприятия) (да/нет)	нет	8 %
	Актив в обязательном порядке необходимо передать в федеральную собственность, собственность субъектов РФ или муниципалитетов в соответствии с действующими российскими законами (да/нет)	нет	7 %
	Е2У имеет статус основного, который определен в стратегии развития предприятия (да/нет)	да	3 %

Существует определенный порядок выявления профильности или непрофильности активов.

1. Определяется уровень влияния факторов из таблицы 1 на каждый из комплексов ресурсов, перечисленных в реестре Е2У, по итогам выбора из предложенных ответов (да или нет).
2. Результаты полученных ответов нужно сравнить с критериями из второй табличной колонки (целевые ответы для определения профильного актива). При этом в ситуации, когда ваши ответы соответствуют целевым, за каждый из них прибавляется удельный вес из третьей колонки, а если они отличаются, то суммировать не нужно ничего.
3. Анализируется полученная сумма удельных весов и в итоге, если она составляет более 50 %, такой ресурс можно отнести к профильным, в обратном случае, когда набралось меньше 50 %, данный актив является непрофильным.

По итогам проведенного анализа комплекс профильных активов включается в план стратегического развития до истечения срока внесения в него очередных изменений.

Этап 3. Определение профильности активов, включенных в состав Е2У.

На третьем этапе необходимо выявить профильные активы, которые включены, но не соответствуют задачам каждого конкретного комплекса ресурсов (Е2У). В результате нужно будет проанализировать уровень значимости отдельного актива для группы Е2У в целом (с помощью таблицы), а по факту – решить вопрос о необходимости его сохранения в составе данного комплекса.

№ п/п	Факторы	Целевые ответы для определения необходимости сохранения актива, входящего в состав профильного Е2У	Удельные веса, присваиваемые за совпадение с целевым ответом для определения необходимости сохранения актива, входящего в состав профильного Е2У
	Актив в обязательном порядке должен быть включен в данную Е2У для обеспечения ее эффективной работы (да/нет)	да	100 %
	Актив не может быть отчужден (объект коммерческой тайны, сервитут, объект, используемый в целях исполнения государственных задач, мобилизационной подготовки, обороны, безопасности и пр.) (да/нет)	да	100 %

Выявить целесообразность сохранения отдельного актива в составе группы можно следующим образом:

1. Определяется уровень важности конкретного объекта, входящего в Е2У, по результатам выбора из предложенных ответов (да или нет) в оценочных критериях.
2. В ситуации, когда даже один ответ окажется положительным и будет соответствовать целевому (указанному в таблице), рекомендуется оставить этот актив в числе остальных данного комплекса.
3. Если же оба ответа отрицательные (то есть не соответствуют целевым), такой объект нужно убрать из профильного комплекса активов, а дальнейший его анализ проводить уже в соответствии с рекомендациями, данными выше.

Е2У, которая в результате анализа попадет в категорию непрофильных активов, в дальнейшем необходимо внести в соответствующий реестр (полностью или частями).

Согласно ФЗ № 208 от 26 декабря 1995 г. «Об акционерных обществах», решение вопроса о необходимости наличия и использования профильных и непрофильных активов относится к компетенции совета директоров или наблюдательного совета. По этой причине руководство предприятия должно регулярно проводить анализ принадлежности объектов к категории профильных или непрофильных и передавать полученные данные вместе со всей обосновывающей этот факт информацией на рассмотрение совету директоров.

Какими способами возможно отчуждение непрофильных активов

Непрофильные активы можно выделить одним из следующих способов: ликвидация (списание с баланса организации), продажа, передача в управление или сдача в аренду, перевод на баланс муниципалитетов. Способ, которым будет проводиться отчуждение, для каждого объекта определяется индивидуально.

К примеру, чтобы выбрать в качестве оптимального пути продажу актива, должны выполняться следующие условия:

• высокая стоимость объекта;
• низкий уровень взаимосвязи с основным направлением деятельности;
• высокая конкуренция аналогичных товаров на рынке;
• наличие покупателей, реально готовых приобрести данный актив.

В ситуации, когда покупатели отсутствуют, можно для такого объекта подыскать управляющего или сдать в аренду. Аналогичным образом возможно, параллельно основному бизнесу и без потери контроля над активами, развивать непрофильное производство. Таким образом, этот способ используется при наличии высокого уровня взаимосвязи главного направления деятельности и непрофильного актива (допустим, когда нарушение сроков поставки товара повлечет серьезные последствия для всего предприятия). Также, когда объект будет передан в управление, можно будет миновать возникновение ценовой диктатуры, если уровень конкуренции аналогичных товаров на рынке низкий.

Списание с баланса или ликвидация в обязательном порядке используется в случае, когда непрофильные активы убыточные и в основном направлении деятельности предприятия не используются. Чаще всего продажа такого объекта невозможна в связи с отсутствием желающих его приобрести, а на изменение профильной направленности актива нужно будет израсходовать крупные суммы, которые при прочих равных условиях рациональнее направить на создание совершенно нового бизнеса. В качестве примера можно привести ситуацию, когда станки и оборудование очень сильно морально устарели и их использование для изготовления продукции, которая будет эффективно конкурировать на рынке, невозможно.

Перевод на баланс муниципалитетов, как правило, осуществляется при выделении социальных активов, приносящих убытки.

Реструктуризация или реализация непрофильных активов

На практике очень часто встречаются ситуации, при которых некоторые активы не являются источником доходов, а лишь требуют на свое содержание крупных сумм.

Исходя из изначальной сложившейся ситуации, можно воспользоваться одним из способов оптимизации ресурсов предприятия: реструктуризация или продажа.

Реструктуризация имущества проводится в следующих случаях:

• определение непрофильных активов проведено корректно, то есть в дальнейшем такие объекты не могут быть переведены в категорию профильных;
• непрофильные активы никак не связаны с основным направлением бизнеса;
• цена на объекты достаточно высокая, однако спрос на аналогичную продукцию снижается;
• для того чтобы непрофильные активы стали прибыльными, необходимы крупные вложения.

Способ выделения ресурса определяется исходя из его категории и цели использования, а именно:

• обмен актива на другой с такими же свойствами;
• сдача объекта в аренду или финансовый лизинг (используется в торговле недвижимым имуществом или в сфере обслуживания в связи с невысокой стоимостью);
• возвращение актива в процесс основного производства в случае, если достигнуто уменьшение себестоимости и улучшение качества продукции;
• передача объекта в управление сторонней организации в ситуации, когда присутствует конкуренция, есть перспективы для дальнейшего развития данного направления бизнеса, контроль над активом остается за материнской компанией, однако возможность рационального руководства им отсутствует.

Способы, которые будут перечислены ниже, можно определить как радикальные:

• ликвидация – используется при выделении оборудования, которое устарело морально и не может быть реализовано;
• продажа актива, к которой требуется соответствующая подготовка, – применяется в ситуации, когда объект не соответствует стратегическому плану развития предприятия, при этом его цена на рынке достаточно высока.

Рассматривая вариант реализации непрофильного актива, можно выявить ряд преимуществ: уменьшение объема общих расходов предприятия; незамедлительность поступления дохода, увеличение привлекательности для бизнес-вложений.

Появление свободных денежных средств будет способствовать увеличению эффективности основного направления бизнеса путем преобразования и улучшения технологий производственных процессов, роста производительности труда вследствие автоматизации, повышения зарплаты работникам и т. д.

Продажа непрофильных активов

Выделяют следующие этапы реструктуризации непрофильных активов:

• отнесение имущества в нужную категорию (профильные/непрофильные);
• определение рентабельности работы объекта;
• проведение анализа рынка аналогичных товаров;
• рассмотрение возможных вариантов реструктуризации;
• оценка объектов;
• выявление рисков реструктуризации актива и принятие мер по их уменьшению;
• продажа (передача в управление, аренда) на конкурсных условиях;
• управление отношениями с реализованным активом.

Что касается анализа, то нужно в первую очередь провести его в отношении имеющихся на балансе непрофильных активов, определить уровень их использования в основном направлении деятельности, подобрать возможных покупателей и выяснить предъявляемые ими к объектам требования, после чего составить для каждого ресурса бизнес-план.

Все манипуляции с непрофильными активами должны быть отражены в бухгалтерии, исходя из Положения организации о доходах и расходах (ПБУ 10/99, 9/99). Счета, которые используются для таких операций, определяются приказом № 94Н и планом счетов.

В качестве примера можно привести типовую разноску по счетам:

• дт 62 – кт 91 – отражение стоимости проданного непрофильного актива в составе иных доходов компании;
• дт 91 – кт 68 – выделение НДС;
• дт 91 – кт 01, 7, 10, 8 – списание непрофильного актива с баланса организации.

Как составить программу непрофильных активов

Программа выделения непрофильных активов подготавливается руководителями организации для реализации поставленных задач в процессе выявления и использования таких объектов. Подобную программу составляют те предприятия, где в результате проведенного анализа ресурсов были найдены непрофильные активы, которые необходимо продавать или ликвидировать иным способом.

Как правило, программа выделения непрофильных активов состоит из следующих разделов:

1. Основные термины и определения. В первом разделе даются определения основным, используемым в данной программе, понятиям (к примеру: профильные и непрофильные активы, способы выделения непрофильных активов и т. д.).
2. Принципы выделения непрофильных активов.
3. Способы определения непрофильных активов. В этом разделе дается описание порядка отнесения объекта к категории непрофильных, алгоритм составления и согласования руководством организации реестра непрофильных активов, а также его подробное содержание.
4. Алгоритм проведения оценки непрофильных активов. Здесь указывается то, каким образом и в каком порядке определяется стоимость непрофильных активов.
5. Способы выделения непрофильных активов. В этом разделе перечисляются все допустимые пути для ликвидации непрофильных активов; алгоритм, устанавливающий конкретную процедуру для каждого из объектов; организация отчуждения непрофильного актива выбранным способом.
6. Информационное сопровождение процесса отчуждения непрофильных активов. Под информационным сопровождением понимаются меры, принимаемые организацией в целях обеспечения доступа к сведениям о непрофильных активах, подлежащих реализации, для лиц, которые могут быть заинтересованы в их покупке.
7. Формирование и направление отчетов совету директоров, акционерам и т. д. о процессе исполнения мер, перечисленных в программе выделения непрофильных активов. Здесь устанавливаются основные параметры предоставления отчетов по реализации программы выделения непрофильных активов, а также соответствующего Реестра (указываются сроки, формат и основные принципы формирования отчета).
8. Ответственность руководства и работников организации. В этом разделе определяется порядок выплаты премий или, наоборот, указываются причины снижения премиальных коэффициентов для руководства и рядовых работников организации, в должностные обязанности которых входит определение и ликвидация непрофильных активов, формирование в указанные сроки отчетности об исполнении мероприятий по выделению непрофильных активов (высокого качества и с корректными данными) для предоставления ее совету директоров или иным управляющим и контролирующим органам.

При этом программа выделения непрофильных активов в обязательном порядке размещается на официальном ресурсе организации в сети Интернет не позднее чем через 3 дня после ее согласования и утверждения советом директоров. Если в дальнейшем в такую программу будут вноситься какие-либо коррективы, то ее новую редакцию следует разместить на сайте в аналогичные сроки (учитывая момент утверждения соответствующих изменений).

Реестр непрофильных активов

Если по результатам проведенного руководством организации анализа ресурсов среди них были выявлены непрофильные, в этом случае необходимо составить реестр непрофильных активов.

В течение дальнейшей деятельности предприятия, поскольку анализ активов проводится на регулярной основе, реестр непрофильных активов нужно будет соответствующим образом обновлять и опять согласовывать и утверждать, если будут выявлены новые объекты этой категории или же завершится текущая программа выделения непрофильных активов. При этом, если имущество попало в категорию непрофильных, то включать его в соответствующий реестр нужно в обязательном порядке.

Реестр непрофильных активов утверждается советом директоров в результате анализа списка всех подобных объектов и принятия решения, каким именно способом будет выделяться каждый из них. Этот реестр, как правило, состоит из двух разделов:

1. Список непрофильных активов, которые в соответствии с решением совета директоров будут подлежать выделению.
2. Список непрофильных активов, которые в соответствии с решением совета директоров должны остаться на балансе организации (в ситуации, когда такая категория объектов изначально была определена руководством предприятия).

При этом в отношении каждого их непрофильных активов в разделах реестра должны быть обязательно указаны следующие сведения:

• название объекта;
• тип деятельности, к которому может быть отнесен ресурс;
• способы идентификации непрофильного актива;
• возможные способы выделения или, наоборот, сохранения объекта;
• информация о документах, являющихся основаниями для возникновения права собственности на имущество и их обременения (при наличии);
• стоимость непрофильного актива на последнюю отчетную дату (отраженная на балансе организации).

В результате определения в общем составе ресурсов предприятия ранее не выявленных непрофильных активов необходимо их включить в соответствующий реестр, который в дальнейшем следует направить на новое утверждение совету директоров в зависимости от установленного регламента.

Реестр непрофильных активов в обязательном порядке размещается на официальном ресурсе организации в сети Интернет не позднее чем через 3 дня после его согласования и утверждения советом директоров. Если в дальнейшем в реестр будут вноситься какие-либо коррективы, то новую его редакцию следует разместить на сайте в аналогичные сроки (учитывая момент утверждения соответствующих изменений).

Кроме формирования реестра непрофильных активов, руководству предприятия рекомендуется регулярно, не реже чем раз в год, составлять план мероприятий по отчуждению данной категории имущества в разрезе каждого квартала. В этом плане будут указываться сведения о расчетах возможного финансового дохода по результатам продажи объекта, а также иных возможных выгодах и бонусах для достижения целей, перечисленных в стратегическом плане развития предприятия, информация об уровне риска при отчуждении имущества и о мерах, которые необходимо принимать для их уменьшения. В итоге план мероприятий по отчуждению непрофильных активов, а вместе с ним и результат анализа непрофильных активов, предоставляются на согласование и утверждение совету директоров организации.