Историческая справка о предприятии, образец

Зачем нужна историческая справка для архива

Архив любой организации должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом. Одним из компонентов данного аппарата является историческая справка. В деле фонда архива должен находиться по меньшей мере один экземпляр исторической справки. Основные правила архивов организаций утверждены п. 7.6 решения коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Другим документом, регламентирующим деятельность архива предприятия, являются Правила работы ведомственных архивов. Согласно Правилам основными учетными единицами архива являются фонд и дела (единицы хранения). Все документы, подлежащие архивному хранению, размещаются в специально оборудованном помещении в сейфах или металлических шкафах.

Правила работы ведомственных архивов определяют состав документации, с помощью которой осуществляется учет деловых бумаг, находящихся на хранении в архиве. К ним относятся:

  • Журнал учета поступления документов.
  • Перечень фондов.
  • Листы фондов.
  • Описи дел.

Помимо документации, с помощью которой ведется учет деловых бумаг, архив предприятия должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом.

Справочники по составу и содержанию документов являются основными видами научно-справочного аппарата. В его состав входят разного рода картотеки, номенклатуры дел, описи дел и исторические справки.

Между учетными документами архива и научно-справочным аппаратом существует взаимосвязь. Основная функция научно-справочного аппарата — обеспечение эффективного поиска и оптимального использования архивной документации.

Ведущая роль здесь принадлежит описям дел. На их основе строится создание всего остального научно-справочного аппарата, в том числе, и образцов исторических справок организации для архива.

Связь между всеми элементам научно-справочного аппарата осуществляется при помощи поисковых данных деловых бумаг. К таким поисковым данным относятся номера фондов, описей, дел и листов дела.

Историческая справка как элемент научно-справочного аппарата архива компании содержит ряд ключевых сведений обо всех аспектах деятельности фирмы.

В первую очередь к ним относится история развития компании. Следует отметить, что история развития компании включает в себя и историю ее организации.

Основным назначением исторической справки организации является фиксация ключевых моментов деятельности фирмы за весь период ее существования.

Справка

Как происходит процедура разработки и составления исторической справки?

  1. Определяется состав деловой документации, имеющейся в наличии.
  2. На основе полученных данных разрабатывается стратегия поиска, восстановления и сбора недостающих данных.

На практике любой документ, фиксирующий заключение договора или проведение сделки, может стать источником ценных данных для заполнения образца исторической справки для архива организации.

Любая документация фирмы, в том числе инвестиционные или иные проекты, документация по строительству и коммунальному обеспечению может стать источником информации при составлении исторической справки для архива. Все данные должны пройти проверку на соответствие объективной действительности, чтобы избежать искажения информации об истории создании и развития компании.

Из каких разделов состоит историческая справка

Структура исторической справки содержит в себе три базовых блока.

Блок № 1.

«История фондообразователя». В нем в хронологической последовательности фиксируются все изменения организационной структуры компании, изменения функций организации, состава структурных подразделений и филиалов, а также изменения организационно-правовой формы ведения бизнеса.

В 2018 году уместным будет внесение в данный блок следующих сведений:

  • о создании и изменении органов управления компанией (коллегиальных, исполнительных и единоличных);
  • о назначении, перемещении и увольнении руководящих и должностных лиц компании (главного бухгалтера и его заместителей, руководителя службы внутренней безопасности или контроля, начальника отдела кадров или службы персонала, директора по развитию и маркетинга и т.п.);
  • о получении свидетельств, сертификатов, наград на выставках и международных конкурсах;
  • данные об организации, осуществляющий внешний аудит;
  • информацию о публикации годовых отчетов;
  • данные о мероприятиях по внедрению информационных систем;
  • факты публикации материалов в СМИ о деятельности компании (как правило, перед проведением планового собрания акционеров);

Блок № 2.

«История фонда». Он содержит сведения об истории ДОУ компании, содержании документов фирмы и их структуре.

Блок «История фонда» должен содержать следующие сведения:

  • общее количество дел в фонде компании и их крайние даты (открытие и закрытие дела);
  • состав деловых бумаг фонда, даты создания и закрытия дел каждой группы;
  • информацию о времени поступления фонда в архив компании;
  • данные о сохранности документации;
  • информацию о произошедших изменениях в составе документации и ее объеме;
  • если компании осуществляла передачу дел на государственное хранение, должны быть сделаны указания на дату и место передачи, указано название госархива, номер фонда, который был присвоен данным учреждением архиву предприятия, ссылка на акт приема-передачи дел и реквизиты этого документа.

Блок № 3.

«Характеристика документов». В нем приводятся сведения об общем объеме документационного фонда фирмы, фиксируются факты поведенной утилизации части деловых бумаг (если уничтожение документов осуществлялось в период существования компании). Дается информация о принятой в компании системе учета документационного фонда и используемом научно-справочном аппарате.

Минимальный набор данных третьего блока исторической справки должен содержать следующие сведения:

  • базовые виды деловых бумаг;
  • специфика принятой в компании системы документирования;
  • общая информации о текущем порядке работы с документацией: содержание и количество выдаваемых справок социально-правового назначения, порядок подбора и выдачи информации в структурные подразделения и филиалы фирмы и т.п.

Историческая справка для архива изготавливается в четырех экземплярах. Один остается в организации, а три остальных предаются вместе с описями в госархив в ходе осуществления процедуры приема-передачи дел.

Как правильно вести историческую справку для архива

Историческая справка для архива является сводным систематизирующим документом, фиксирующем ключевые факты, мероприятия и события для истории компании. Данный хронологический перечень содержит не только даты событий, но и ссылки на нормативные акты, подтверждающие их.

Справка

Для того чтобы правильно вести историческую справку компании, отдел ДОУ должен:

  1. систематически учитывать и фиксировать ключевые исполнительные документы по личному составу и основной деятельности;

  2. находиться в тесном взаимодействии с секретариатом, главой юридической службы, и руководителями всех структурных подразделений компании.

На практике такая работа заключается в сборе в течение года копий всех ключевых деловых бумаг компании для внесения записей в историю фонда организации. В конце года на основе собранных записей информация вносится в первый блок исторической справки «История фондообразователя».

Следующий этап работы — добавление аннотаций к заголовкам дел. Данная работа происходит в ходе взаимодействия с отделами при составлении описей дел, передаваемых в архив. Добавление аннотаций облегчит дальнейший поиск документов в архиве и работу над составлением годового раздела архивной описи.

Учет документов в ведомственном архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого ведомственного архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются ведомственным архивом. Учет документов со сроками хранения до 10 лет включительно может осуществляться в архиве по номенклатурам дел.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Страховий стаж і лікарняні по-новому з 1 жовтня / Страховой стаж и больничные по-новому с 1 октября

ФОРМА ЛИСТА ФОНДА

В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования. Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива.

И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения — документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько. Книга учета поступления и выбытия документов — дает представление какое количество документов поступает или выбывает за некий промежуток времени, обычно за год.

Я считаю, что с практической точки зрения данный документ не интересен в архиве организации: не так важно сколько поступает, главное надо знать сколько числится по описям дел.

Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может.

Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов.

Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.

Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения.

Список фондов ведется, если только организация хранит документы двух и более фондов. Для подавляющего большинства архивов думаю, что это не актуально.

Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов. Реестр описей заполняют для учета количества и видов архивных описей дел. За свою деятельность я еще не встречала в ведомственных архивах организаций документов страхового фонда и наличия особо ценных дел в обычных организациях встречаются крайне редко , поэтому здесь и не упоминаю об их учете.

Итак, главной задачей по учету документов в архиве организации является правильное составление архивных описей дел и формирование дела фонда, вовремя представлять если документы передаются на государственное хранение по состоянию на 1 декабря паспорт архива организации в соответствующее архивное учреждение. Остальными учетными документам нашей организации даже куратор из государственного архива мало интересуется.

Подскажите, пожалуйста, каким Перечнем следует руководствоваться при уничтожении дел, оконченных делопроизводством в году? Приказом Минкультуры России от Росархивом Это даты первого и последнего документа внесенного в это дело? Это и будут крайние даты? Крайние даты — это даты первого и последнего документа дела. В плановых и отчетных документах крайние даты не ставятся в описи и на обложке дела, указывается только год.

Годовой отчет за год — в дате указывается год, хотя отчет составлялся в году. План на год — указывается год, хотя план составлялся в году. В нашей организации помимо основной деятельности, есть еще и издание журналов. Сколько нужно хранить издаваемые журналы и какая статья Перечня.

К сожалению, самостоятельно найти данную информацию я не смогла. Заранее спасибо. Помогите разобраться с реестрами описей, они ведутся отдельно на архивные опиcи и отдельно на сдаточные описи структурных подразделений? Или это должен быть один реестр на все описи? И как заполнять реестр? Каждый год вписывать одни те же описи, но с разными годовыми разделами? Нельзя ли сделать более расширенный образец?

Там речь идет о годовых разделах сводных описей дел постоянного и долговременного свыше 10 лет срока хранения, именно на основании этих описей составляется реестр описей. Сдаточные описи здесь не учитываются о них речь в 4 разделе Правил.

Обычно в организации ведутся две-три описи: опись дел постоянного хранения, опись дел по личному составу, опись личных дел. Если есть проектная, научно-исследовательская документация, то составляются ещё описи НТД научно-технической документации.

Исходя из специфики деятельности организации, могут отдельно составляться и другие описи. При завершении описи когда нумерация превышает ед.

И все таки я правильно поняла, в реестр описей каждый год вносятся годовые разделы сводных описей? А на сдаточные описи нужно составить реестр сдаточных описей?

Еще маленький вопрос. Заранее большое спасибо! На сдаточные описи реестр можно не составлять. Сдаточные описи можно как-то дополнительно обозначить, это уже ваше дело. Добрый день! Подскажите, как правильно вести карточку учета работы с организацией в архиве учреждения, а лучше покажите на примере.

Необходимость ведения такой карточки есть в крупных организациях, имеющих разветвленную подведомственную сеть, особенно, если структурные подразделения расположены удаленно. Лицевая сторона карточки заполняется на основании сведений об организации, её заполнение не должно вызвать затруднений. Оборотная сторона карточки заполняется по итогам проверки архивом структурных подразделений.

На основании справки о проверке здесь указывается дата проверки, основные предложения по итогам проверки, результаты выполнения. Последний раздел 4 заполняется согласно паспорту архива. Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения энергетических паспортов организации? В году это введено Приказом Министерства энергетики, но сроков хранения я не нашла в документах, в которых говорится об энергетических паспортах.

Только говорится о необходимости обновления этих паспортов не реже 1 раза в 5 лет. Буду благодарна за помощь. Изучите внимательно раздел 8. Думаю, подойдет ст. Дела из подразделений передаются по описи, делается отметка в номенклатуре. Эта книга ведется для учета единиц хранения в архиве. Если у вас небольшая компания, и если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то вести эту книгу не обязательно.

Здравствуйте, Мы ведомственный архив администрации города. На хранении 2 фонда. Дела с пос. Для организаций, передающих документы в государственный или муниципальный архив, в книге учета поступления… гр. В вашем случае номера фондов должны быть присвоены как фонду исполкома, так и фонду администрации они должны быть разные. Присвоенные номера фондов указываются как для дел постоянного хранения, так и для дел по личному составу.

Посоветуйте, пожалуйста. В архиве организации я завожу сейчас учетную документацию, возникли вопросы по листу фонда:. Записи в лист фонда заносятся от руки. В лист фонда вносятся данные описей дел постоянного хранения и долговременного свыше 10 лет срока хранения. Заводится дело, где хранятся листы фондов, списки и карточки фондов, реестры описей и другие учетные документы.

Подскажите, пожалуйста, обязателен ли паспорт архива для частного професионального образовательного учреждения, а также лист фонда. Согласно п. Если ваше учреждение не сдает документы на хранение в государственный или муниципальный архив, паспорт архива составлять не надо. Лист фонда является обязательным учетным документом для архивов организаций. Надо ли включать их в описи? Согласно ст. Если патентов много, то на них может быть составлена отдельная опись.

Не могу разобраться, подскажите пожалуйста у личных карточек Т-2 ВУР какой срок хранения и номер статьи по перечню какой? Поэтому специалисты рекомендуют хранить эти карточки 3 года после увольнения работника по аналогии со ст. Подскажите пожалуйста. Включают дела временного до 10 лет хранения в лист фонда, реестр описей и паспорт архива? Такие дела в архив организации сдаются.

Они учитываются по сдаточным описям, либо просто по номенклатуре дел. В такие учетные документы, как лист фонда, реестр описей и паспорт архива, дела временного до 10 лет хранения не включаются. Это видно и по формам учетных документов приложение 13, Помогите, пожалуйста, разобраться! По орг. Везде издаются приказы по основной деятельности. Где должны храниться приказы? Все в корпоративном центре или регионы хранят свои на местах?

Нумерация приказов везде своя.

Please turn JavaScript on and reload the page.

Описи дел предназначены для поединичного и суммарного учета архивных документов. Поэтому описи дел являются важнейшим учетным справочником. Архив должен иметь три экземпляра описей дел, один страховой и два рабочих. Первые экземпляры описей дел размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении специалиста, ответственного за государственный учет.

Единственные экземпляры, подлежащие постоянному или бессрочному хранению, а также книжные памятники содержатся в специальном реестре из-за непрофильности или устарелости не списываются. Номера, проставленные на изданиях, при списании погашаются специальным штампом.

Если Вы не смогли найти ответ на Ваш вопрос на страницах — просто задайте его. Это быстро и абсолютно бесплатно! Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета.

Образец заполнения листа фонда в архиве

В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования. Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения — документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько. Книга учета поступления и выбытия документов — дает представление какое количество документов поступает или выбывает за некий промежуток времени, обычно за год. Я считаю, что с практической точки зрения данный документ не интересен в архиве организации: не так важно сколько поступает, главное надо знать сколько числится по описям дел. Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный.

«ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ» (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

Учет неописанных документов. Форма листа фонда 2. Учет описанных документов. Формат А4 x мм Форма листа фонда. Сайт использует файлы cookie.

Лист фонда образец заполнения

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Пример работы с сайтом passat-invest.ru

Лист фонда

Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения. Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в.