Как можно работать с поставщиками

Продолжаем делиться секретами ведения бизнеса. Сегодня говорим о поставщиках товаров. Очень часто именно они — самое слабое звено в работе интернет-магазина или оффлайн-точки. Рассказываем о том, как обращать ошибки поставщиков в свою пользу, выбивать из них скидки и заставлять правильно работать.

Секрет 1 — договор всему голова

Чтобы избежать головной боли, с поставщиками нужно заключать договор. «Ой, удивили” — наверняка скажете вы. Это и так понятно — куда без договора-то. Не налоги посчитать, не перевод сделать. Это все, конечно, хорошо, но сейчас мы немного о другом.

В большинстве случаев между сторонами заключается совершенно стандартный рамочный договор. Этот обязан возить товар, а тот его оплачивать. Больше того — договор обычно составляет именно поставщик. Естественно, под себя — с максимальной выгодой и минимальной ответственностью. А вы его в лучшем случае просто читаете и то через слово.

Так делать нельзя. Внимательно прочитайте договор и посмотрите, какие моменты для вас неудобны. Их можно и нужно обсудить с контрагентом и по возможности исправить. Например, увеличить сроки оплаты товара. Так у вас в обороте будет больше денег. А еще договор следует дополнить следующими пунктами, если их там нет:

  • ответственность поставщика за срыв сроков. Самый распространенный случай — когда поставщик должен был привезти товар сегодня, а привез через несколько дней. Бороться с этим бесполезно. Менеджеры будут мычать и извиняться, говорить, что такое больше не повторится, но все останется по-старому. А раз проблему не искоренить, так почему бы на ней не заработать? Пропишите в договоре неустойку за каждый день просрочки. Пустячок, а приятно. Задержал поставку — заплатил копеечку;
  • ответственность за поставку не того, что заказали. Тоже бывает сплошь и рядом. Подход тот же — неустойка за каждый случай. Или за задержку поставки — за столько дней, сколько будут везти то, что нужно;
  • условия замены и возврата некондиции. Или бракованных изделий. На таких вещах вы тоже теряете время, а самое главное — доверие клиентов. Так вот пусть за это тоже отвечает поставщик — переложите на него ответственность, прописав пункт в договоре.

Общий посыл такой: не надо подмахивать договор с поставщиком не глядя. Предусмотрите как можно больше его косяков и пропишите ответственность за них в договоре.

Секрет 2 — не храните все яйца в одной корзине

Это называется модным словом «диверсификация поставок”. Прямо как на газовом рынке Европы: чем больше поставщиков, тем лучше. Не привез один — привезет другой. Многие допускают такую ошибку: найдут одного-двух контрагентов и цепляются за них, как утопающий за соломинку. Вроде давно работаем, все привычно и понятно — зачем что-то менять?

Не делайте так. Поверьте — поставщиков много и все они борются за рынок. То есть за вас. На первых порах поработайте с несколькими поставщиками по разным позициям товаров. Посмотрите, как они выполняют свои обязанности. Вы сразу поймете, кто лучше, а кто хуже. Если поставщик вечно стаскивает сроки, везет не то и не в нужном количестве — без сожаления расставайтесь с ним и ищите другого.

На первых порах это тяжело. Поставщиков нужно найти, заключить договора, обменяться реквизитами, заказать пробные партии. Но только так вы выберете из всех участников рынка наиболее ответственных и надежных.

Секрет 3 — смело торгуйтесь

Еще одна распространенная ошибка почти всех новичков. Поставщик скидывает прайс, вы выбираете из него нужные позиции и делаете заказ. И вам даже в голову не приходит, что цены, указанные в каталоге, далеко не жесткие. Их можно и нужно уменьшать.

Делать это надо обоснованно и аргументированно. Не просто просить продавать дешевле, а мотивировать поставщика делать это. Вот несколько рабочих способов:

  • просить скидки за большие объемы. Например, вы покупаете десять коробок товара и получаете одиннадцатую бесплатно. Или вам делают скидку на оплату всей партии;
  • приводить в пример конкурентов ваших поставщиков. Мол, у них дешевле. Прямо как в «Эльдорадо”: нашел дешевле — сделаем скидку. Очень действенный и рабочий метод. Особенно он хорош в сочетании с лестью: «мне так нравится с вами работать, это очень удобно и привычно. Но вот беда — ваши конкуренты предлагают тот же товар дешевле. Но я бы хотел сотрудничать с вами. Так что сделайте ка мне скидочку. Иначе — ничего личного”;
  • идти на хитрость. «Ой, эти кроссовки так плохо продаются, не привозите их больше. Ну или привозите со скидкой”;
  • просите дополнительные бонусы. Многие поставщики вместе с товаром готовы предложить торговое оборудование, бесплатную доставку и другие полезные вещи. Грех не воспользоваться. Главное — не стесняйтесь об этом спрашивать;
  • оплачивайте товар наличкой по факту поставки или по предоплате. Очень подкупает многих контрагентов. Некоторые даже делают фиксированную скидку за оплату в момент отгрузки. Если скромно помалкивают — намекните: я вам оплату по факту налом, вы мне скидку.

Секрет 4 — просите отсрочку платежей

В договоре поставщик обязательно пропишет сроки оплаты товара. Обычно это пять-десять дней, реже две недели. Сначала так и будет — пока контрагент не убедится в вашей платежеспособности. Бизнесменов, задолжавших поставщикам миллиарды рублей, очень много, вдруг вы как раз один из таких?

Как только проработаете с поставщиком с полгода — заводите разговор о более длительных сроках оплаты. Месяц, два — как договоритесь. Многие предприниматели зададут справедливый вопрос, зачем это нужно. Дескать, я буду должен, какой в этом смысл и так далее. Мы даже опрашивали новичков на эту тему. Большинство ответили, что негативно относятся к долгам перед поставщиками. И зря.

Отсрочка платежа — это рабочий способ разогнать оборотку и увеличить ее в разы по щелчку пальца. Заказали товара на несколько миллионов, а не заплатили ни копейки. Товар есть? Есть. Ассортимент в каталоге пополнился, склады битком. Деньги в обороте. Продадите — расплатитесь. И долгое время можно ничего не заказывать и просто получать выручку.

Да, здесь важна дисциплина. За продукцию рано или поздно придется платить. Берите на реализацию столько, чтобы к моменту платежа иметь средства для оплаты поставки. А то можно увлечься, набрать товара и в день его оплаты обнаружить, что денег нет. Так что действуйте небольшими шагами, постепенно разгоняя оборот.

Секрет 5 — просите бесплатные образцы товара

Некоторые производители, продвигая новый товар на рынке, снабжают поставщиков бесплатными образцами продукции. Конечно, речь не идет о новой модели айфона — обычно так действуют производители продуктов питания. Они дают образцы поставщикам, поставщики — вам, а вы — своим клиентам. В качестве бонусов или подарков.

Дегустация колбасных изделий

Секрет 6 — просите рекламную продукцию, мерч, сувениры

Поверьте — этого добра у поставщиков навалом. Здесь тоже стараются производители, снабжая их футболками со своим логотипом, чайными кружками, кепками и авторучками. Не говоря уже о календариках, плакатах и прочей мелочевке. Но поставщики вам об этом не скажут, если не спросите. Поэтому не стесняйтесь и спросите, нет ли возможности привозить с каждой партией товара несколько таких мелочей.

Такие вещи можно использовать с умом. Например, награждать активных подписчиков ваших групп в социальных сетях. Или дарить бонусом к покупкам. Вы ничего не тратите, а лояльность клиентов повышается. И для рекламы брендов хорошо. А то лежат эти кружечки и ручки мертвым грузом на складах — не дело!

Секрет 7 — не бойтесь поставщиков из других регионов

Экономика полна парадоксов. Один из них такой: часто заказать товар с соседней улицы дороже и дольше, чем с другого конца страны. Не будем пытаться объяснить, почему это так, нам это неинтересно. А вот получить от этого выгоду — очень даже интересно. На первый взгляд кажется естественным найти поставщиков поближе. А потом оказывается, что товар они возят раз в неделю и вполовину дороже, чем снабженцы из соседнего региона.

Универсальных советов здесь нет — все надо изучать и пробовать. Правда есть одно общее правило — почти всегда дешевле везти товар из Москвы. Оно работает в радиусе 500 километров от столицы точно. Даже с учетом транспортных расходов это бывает выгоднее.

Секрет 8 — станьте хозяином положения

Еще раз напомним: поставщики заинтересованы в вас больше, чем вы в них. Клиент всегда прав, а клиент в данном случае — это именно вы. Не вы должны бегать за снабженцами, а они за вами. Ведя переговоры, дайте понять: условия будете диктовать вы. Не нравится — до свидания. Именно так делают крупные торговые сети. Отличный пример — продуктовые магазины типа «Магнита” или «Красного и белого”. Они вполне могут ставить условия гигантам типа «Кока-Колы”.

Правда, здесь есть одно «но”. Пока ваши объемы небольшие, гнуть свою линию не получится. Поставщики не будут бояться потерять клиента с оборотом несколько десятков тысяч рублей в месяц. Поэтому здесь тоже надо действовать поэтапно. Чем выше ваши объемы, тем смелее можно общаться со снабженцами.

Секрет 9 — доверяй, но проверяй

Вам привезли партию товара. Экспедитор отдал документы, грузчики отнесли коробки на склад. Вы пожали друг другу руки и распрощались. А на следующий день оказывается, что в поставке море ошибок: половины товаров нет, в документах одна путаница, да еще и полно брака.

Чтобы этого не случилось, проверяйте товар сразу. Вскрывайте коробки, пересчитывайте, взвешивайте. То же самое с документами. Переделать подписанные бумаги часто сложнее, чем выписать новые.

Если что-то не устраивает — не принимайте. Заворачивайте партию целиком или отдельные товары. Все это — с составлением соответствующих документов — актов отбраковки, возвратных накладных и так далее.

Секрет 10 — общайтесь напрямую с руководством компании-поставщика

Очень часто бывает так, что поставщиков искать не надо. Они сами начинают ходить табунами, прознав о вашем открытии. Или звонить, спамить на почту или в личных сообщениях. Обычно те, кто с вами связывается, — это простые менеджеры или торговые представители. Их задача — заключить договор и наладить поставки товара. Они будут вежливы и обходительны, с удовольствием примут заказ и оплату, но! С этими сотрудниками бессмысленно разговаривать по поводу скидок и изменений условий договора.

Нет, попытаться, конечно, можно, но в полной мере на решение вопроса рассчитывать не стоит. Торговые представители работают в строгих рамках и не могут выходить за пределы своей компетенции. Если хочется большего — ищите руководство, то есть тех людей, которые лично решают, идти вам на уступки или нет.

Это тоже надо делать постепенно. Поработайте с поставщиком несколько месяцев. Вы зарекомендуете себя как надежный и платежеспособный партнер, с которым выгодно сотрудничать. А чтобы сотрудничество было еще прочнее и выгоднее, неплохо бы сделать вам скидку. Даже при небольших объемах отказываться от постоянного клиента никто не захочет. Опросы показывают, что для поставщиков лучший покупатель тот, кто делает заказы регулярно, пусть и небольшими партиями. Поэтому снабженец скорее пойдет на уступки, чем потеряет проверенного контрагента.

И общаться на эту тему лучше с начальством. Руководитель отдела продаж, коммерческий или генеральный директор — чем выше, тем лучше. Если в общении с персональным менеджером вы уперлись в потолок в плане улучшения условий — спросите его, с кем вы еще можете обсудить этот вопрос. Получив нужные контакты готовьтесь к переговорам. Они должны проходить на равных. С хозяином компании должен общаться ваш директор, а не экономист. Вы знаете, что хотите получить, партнер — что может предложить.

Теперь вы знаете о работе с поставщиками гораздо больше, чем до прочтения этой статьи. Напоследок раскроем главный секрет. Уважайте своих партнеров, стройте отношения на взаимной выгоде, не забывая о человечности. Это касается не только поставщиков, но и всех остальных. Успехов в бизнесе!

3. Обратиться напрямую к производителю

Можно поискать производителя в вашем городе или неподалеку и попробовать выйти на него без посредников. Если найдете — это большая удача, потому что при прямом сотрудничестве вы избежите наценки за перепродажу. Имейте в виду, что при работе с производителем напрямую могут быть ограничения в минимальном заказе. Заранее выясните этот вопрос, чтобы избежать таких ситуаций, когда, например, вы захотите заказать всего 100 позиций товара для запуска магазина, а минимум для закупки у производителя составляет 1000 позиций.

4. Наладить контакт с зарубежным поставщиками

Две вещи, без которых здесь не справиться: отличное знание языка и терпение, чтобы разубедить иностранных поставщиков в том, что с российскими предпринимателями лучше не работать 🙂 Еще одна сложность — растаможить товар.Здесь нужно заранее вникнуть в тонкости законодательства, чтобы не потерять много времени и денег при перевозке товара через таможню. Очевидный плюс, ради которого стоит все это затеять, — ваш магазин получает в итоге действительно качественный товар, и вполне возможно, что его нет ни у одного из ваших конкурентов. Найти поставщиков можно через поиск, если ограничить запрос выдачей результатов только на английском языке. Кроме того, на сайтах иностранных интернет-магазинов иногда можно найти информацию о поставщиках.

5. Полистать печатные каталоги и журналы

Искать контакты поставщиков можно не только в онлайне. Тематические издания часто размещают информацию о продаже товара, поэтому просматривайте объявления в соответствующих газетах и журналах. Сами издания можно найти в продаже или на конференциях, ярмарках и фестивалях в вашей отрасли.

6. Изучить оптовиков из Китая

Выражение «товар из Китая» многих может отпугнуть, но советуем не сбрасывать сразу со счетов эту возможность. На сайтах Tаоbао.com, Alibaba.com, Dealextreme.com, Aliexpress.com, можно найти хороших партнеров и почти любой товар на ваш вкус за невысокую стоимость. Конечно, для этого обязательно нужно почитать отзывы о компании, которую вы нашли, в интернете, правильно выставить фильтры при поиске и тщательно и терпеливо искать.

7. Выйти на поставщиков своих конкурентов

Очевидный плюс в такой ситуации — вы получаете проверенный товар и качество, с которым вы знакомы. Но есть и минус — вряд ли условия для вас будут такими же, как и для вашего конкурента. Поэтому запаситесь терпением: если вы пока что новичок в этом деле, лояльность и выгодные условия от поставщика вы сможете получить не сразу.

После того, как вы попробуете все или некоторые из этих способов, у вас на руках, скорее всего, окажется внушительный список потенциальных поставщиков. Но торопиться с заказом пока не стоит: это только «финалисты» вашего конкурса. Обязательно свяжитесь с каждым из них, чтобы обговорить детали сотрудничества, минимальный размер заказа и возможность получить пробную партию. Пусть процесс поиска займет у вас немало времени, и не все кандидаты пройдут финальный отбор, но в итоге вы выберете того, кто будет максимально соответствовать вашим запросам и предложит лучший товар. Сил вам и вдохновения! Мы в вас верим!

Компания «Правильный поставщик» появилась на рынке производства сувенирных продуктов в 2002 году. За время работы организация не только достигла лидирующих позиций в числе компаний – поставщиков всего необходимого для изготовления рекламных магнитов, но и существенно расширила сферу своей деятельности. Фирма поставляет заготовки и комплектующие для сувенирной продукции, расходные материалы, фурнитуру. Деятельность компании связана с собственным производством станков для изготовления закатных значков и реализацией их по доступным ценам. Сувенирные заготовки, которые предлагает компания, способны составить конкуренцию китайским и отечественным образцам по качественным характеристикам и широкому ассортименту.

Заготовки для сувениров

Производство рекламной продукции является востребованным направлением в сфере современной рекламы. Самая распространенная сувенирная продукция – магниты. Это могут быть закатные, акриловые и виниловые магнитики. На подарке размещается логотип фирмы, часто его дополняют контактными данными (телефоны, адрес, слоган и прочее).

Сувениры предназначаются потенциальным заказчикам, клиентам во время промоакций либо их используют как дополнительный бонус во время покупки базового товара. Подобный брелок либо фирменный магнит – это прекрасное место для продолжительного рекламирования товаров или самой фирмы.

Интересные варианты сувенирного направления – заготовки под сублимацию. Тарелки, кружки, канцелярские принадлежности, футболки с последующим нанесением на них рисунка и текста станут уникальным сувениром и носителем рекламной информации.

В компании «Правильный поставщик» основы сувениров представлены в следующих предложениях: заготовки для магнитов, брелоков, под значки, для часов, ручки и посуда под нанесение.

Преимущества сотрудничества с фирмой «Правильный поставщик»

Компания успешно сотрудничает как с крупными российскими компаниями, так и с индивидуальными предпринимателями. «Правильный поставщик» гарантирует партнерам оперативное комплексное обеспечение всей необходимой продукцией при организации рекламно-сувенирного бизнеса. Заказчики получают качественный товар за доступную цену. Анализируя потребительский спрос, сотрудники фирмы постоянно добавляют в ассортимент новую продукцию, проводят распродажи по скидкам. Для проведения корпоративных мероприятий рекламная продукция требуется в больших объемах, поэтому компания предлагает делать оптовые закупки. Реализация товара осуществляется через интернет-магазин, а также в торговых точках России. Магазины розничных продаж находятся по адресам:

  • г. Москва, Каширское шоссе, д. 17\5;
  • г. Санкт-Петербург, Курятная линия, павильон 2;
  • г. Орёл, ул. Машиностроительная, 6.

В этой статье мы продолжим тему управления процессом закупки. Свыше 50% эффективности всего процесса закупок зависят от того, как были подготовлены и проведены соответствующие переговоры. О том, как добиться нужного результата, какие методы применить в ходе переговоров, читайте в этом номере.

Мы с детства постоянно ведем переговоры: дома, в школе, с друзьями, на работе, совершая покупки или договариваясь о поездке. Именно поэтому нам кажется, что провести переговоры с поставщиком – дело простое и мало зависит от наших способностей слушать и убеждать. Главное, чтобы цены были низкими, продукт качественным, а сервис — на высочайшем уровне. Такие условия идеальны и именно поэтому маловероятны. Мы живем в реальном мире, и он совершенен в своем разнообразии. Зубры – снабженцы говорят: «Нет смысла покупать «ролс-ройс» для работы, предназначенной для «форда». Необходимое качество по разумной цене – желание любого покупателя. В своей практике я постоянно встречаюсь с ситуацией, когда продавцы мечтают продавать «форд» по цене, близкой к стоимости «ролс-ройса», а закупщики не всегда готовы к отражению таких атак.

Виды переговоров с поставщиком

В процессе закупочной деятельности мы ведем большое количество переговоров:

  • выясняем возможности потенциального поставщика,
  • проводим предварительные переговоры о заключении сделки,
  • заключаем соглашения и подписываем контракты,
  • договариваемся о процессе поставок,
  • выясняем ход выполнения заказа,
  • предъявляем претензии,
  • изменяем условия контракта и др..

Процесс переговоров и его этапы

Переговоры – это тоже процесс. И как каждый процесс он делится на логические этапы и на каждом этапе необходимо добиться определенных результатов, которые являются необходимым ресурсом для выполнения следующего.

Переговоры имеют точную структуру: подготовка к переговорам, вступление в контакт, обмен информацией, достижение договоренности, заключение сделки, завершение контакта, анализ переговоров. Достижение высокого, максимально эффективного результата возможно при строгом выполнении алгоритма ведения переговоров. Нельзя начинать переговоры без подготовки, невозможно заключить взаимовыгодный контракт, не прояснив все возможности сторон.

Типичные ошибки при ведении переговоров:

□ Отсутствие четко поставленной цели;

□ Незнание рынка поставщиков и отсутствие информации о поставщике;

□ Неумение удержать цель в ходе переговоров;

□ Отсутствие привычки фиксировать договоренности в процессе переговоров;

□ Слышим то, что хотим услышать, а не то, что сказано партнером;

□ Желание рассказать как можно больше о себе;

□ Нарушение алгоритма ведения переговоров;

□ Неумение держать эмоциональный баланс переговоров.

Определение целей переговоров и условий сделки.

В первую очередь необходимо определить цель данных переговоров. Переговоры – это торги, поэтому необходимо обозначить диапазон целей – минимальный и максимальный результаты.

Цель должна быть записана, сформулирована очень конкретно, иметь количественные и качественные показатели измерений, реалистична с точки зрения внутренних ресурсов вашей компании и возможностей поставщика, согласована с целями других процессов. Цель обязательно должна соответствовать категорийной стратегии (категорийную стратегию учимся разрабатывать на практической сессии «Категорийный менеджмент в снабжении производства») и/или закупочной стратегии (рассматриваем на тренинге «Управление поставщиками» и «Управление эффективностью деятельности поставщиков»). При постановке цели и определении стратегии переговоров учитываем, на каком рынке находится поставщик: на дефицитном (мало поставщиков) или профицитном (много поставщиков), значимость нашей компании для поставщика в качестве клиентов (Матрица предпочтений поставщика).

Рисунок. Цели и стратегии переговоров в зависимости от категории закупаемого материала по Матрице Краличе и значения закупок по Матрице предпочтений поставщика.

Стратегии переговоров

В этой статье не буду подробно останавливаться на этих стратегиях. Если вы их до сих пор не знаете, то приходите на тренинг или изучайте самостоятельно.

В целях необходимо проработать варианты (см.ниже многогранник интересов): объемы, стоимость единицы и всей партии, условия оплаты, количество поставок, доставка, норма упаковки, гарантийные обязательства и сервис, срок действия договора и другие, важные для вас параметры. Компоновка всех составляющих приведет к общей стоимости этой закупки. Нужно четко обозначить для себя условия со стороны поставщика, при которых вы не пойдете на сделку. Кроме того, в переговорах всегда есть промежуточные цели – можно получить информацию о рынке поставщиков, о своих конкурентах, о возможном развитии событий в будущем, об альтернативных продуктах и т.д.

Например:

Максимальная цель: заключить контракт на 6 поставок в год на основании отсрочки платежа 30 дней, средний объем поставки 4 позиции на сумму N у.е., скидки более 5%, дополнительно: гарантийное обслуживание в течение года, консультация технолога, справочные материалы, рекламная поддержка, обучение вашего персонала работе с данным сырьем.

Минимальная граница: заключить пробную сделку на X у.е. на 2 позиции на условиях оплаты по факту с договоренностью о последующих поставках, если эта поставка проходит по оговоренным условиям, скидка 1,5 %.

Дополнительная цель: получение информации о поставщике и об инвестициях в разработки нового продукта – планы, технологии, личные и корпоративные нюансы.

Важно: во время переговоров никогда не озвучивайте в качестве стартового предложения максимальную цель, иначе поле для торга начнется именно с этой границы! Подготовьте заявляемую цель, которая должна быть чуть выше максимальной.

Типичные ошибки при постановке цели – их расплывчатость и неоднозначность формулировок. Чего стоит одна фраза: «Мы договорились о долгосрочном сотрудничестве»! Договоренности бывают разными: устными и закрепленными письменно. Слово «долгосрочное» может трактоваться как 3 месяца, год, пятилетка. Сотрудничество может означать намерение, может иметь двустороннюю или одностороннюю выгоду, быть с обязательствами и без, с определенными условиями расторжения и проч. Когда начинаешь у обеих сторон прояснять, что именно они понимают под данной договоренностью, диву даешься разнообразию трактовок.

Многогранник интересов

Многогранник интересовЛюбой договор о поставке имеет множество параметров. Во время переговоров трудно будет держать в голове все условия. Для этого есть очень хороший инструмент — многогранник интересов. Позволяет не только хорошо проработать желаемое соглашение, но и удерживать картинку целей в голове.

Каждая грань — это важное для вас условие: цена, объем, ассортимент, отсрочка платежа, гарантийной обслуживание, частота поставок, доставка и др.

Каждое условие имеет желаемый уровень, приемлемый уровень и минимальную границу, ниже которой мы не можем опуститься (зеленая, желтая и красная линии соответственно). Все грани оцифровываются и приводятся к единой шкале измерений — например, рубли. В результате получится общая стоимость сделки, включающая цену всех условий, а не только цену товара. Это будет периметр, который необходимо держать в процессе торга.

Например, вы определили желаемую цену для себя 10 рублей за единицу. Приемлемым (желтым) уровнем для вас будет 10,5 рублей, но согласившись на минус в одной грани, вам обязательно необходимо добиться плюса (максимального значения) в другой — предположим, в отсрочке платежа. Будем считать, что шагом, равным 0,5 рублей будет 15 дней отсрочки платежа (надеюсь, вы используете формулу для подсчета стоимости каждого дня отсрочки или предоплаты). Поставщик решительно откажется от увеличения отсрочки платежа? У вас есть другие грани — условия, шаг в которых будет равнозначен 0,5 руб. Задача — держать общий периметр. И помним, что начинаем торги не с максимального для нас значения, а с заявляемого уровня, чтобы было поле для переговоров о цене и условиях. Заявляемый уровень тоже надо определить — он будет выходить за периметр многогранника.

Нарисуйте многогранник интересов, оцифруйте и держите его в голове во время переговоров.

Забегая вперед. Один из приемов торга — начинать торги с самого незначительного для вас условия, заявляя на старте максимально возможный, близкий к нереальному, уровень, чтобы, согласившись на снижение, иметь возможность требовать уступку по значимым для вас условиям.

На тренинге «Переговоры в закупках» я предлагаю провести игровые переговоры сначала по собственной системе подготовки участников, а потом по данной в этой статье схеме — результаты разительно отличаются.

Зона возможного соглашения

Зона возможного соглашения (Zone of possible agreement)

Zone of possible agreement. Английский вариант аббревиатуры (ZOPA) звучит на русском не очень литературно, зато хорошо запоминается. Это ваш прогноз границ договоренностей, который на переговорах с поставщиком будет зоной торга; ваш диапазон переговоров, в пределах которого могут быть достигнуты соглашения. Вне этой зоны никакие переговоры не дадут согласия.

Как определить ЗВС. Определяете максимальное и минимальное значения цели, затем оцениваете риски. Чем ниже достижение цели, тем выше риски для вашей компании. Аналогичную оценку делаете по возможным целям поставщика. Для этого вам необходимо тщательно изучить рынок поставщиков и выяснить всё возможное о компании поставщика, с которым вы планируете переговоры.

Находите пересечение интересов и определяете зону возможного соглашения. Если ЗВС отрицательная, то есть нет пересечения интересов, то соглашение невозможно и надо искать альтернативу (НАОС или BATNA, см. ниже) или расширять границы, увеличивать пирог. На этапе обмена информацией, то есть на самой ранней стадии переговоров, вам необходимо тщательно проанализировать эту зону, выясняя интересы и ценности поставщика, чтобы проверить возможность соглашения и определить границы торга. Помните, что для каждого интереса существует несколько возможных решений и вам необходимо их найти.

Наилучшая альтернатива обсуждаемому соглашению

Best Alternative to a Negotiated Agreement. BATNA или НАОС. Планирование курса действий, если переговоры не приведут к соглашению, соответствующему поставленным целям. Это ваш рычаг в переговорах и он должен быть продуман заранее. Принцип «Если…, то…».

Какие могут быть альтернативы: приостановить переговоры, найти другого поставщика, на дефицитном рынке можно согласиться на жесткие условия, но постепенно воспитывать другого поставщика или принимать решение делать самим, договориться о совместных закупках, обратиться к третьему лицу, выйти на другое лицо, принимающее решение, изменить стратегию взаимоотношений с поставщиком, расширить границы возможного соглашения, обратиться в суд и т.п.

У вас обязательно должен быть список действий — возможных альтернатив. Все варианты необходимо оценить по матрице риски-выгоды и проранжировать. Внимание! Слабому переговорщику может помешать наличие списка НАОС — не умея грамотно выявлять интересы и ценности собеседника, он может выйти из переговоров, ухватившись за соломинку альтернатив. Для этого и оценивается Зона возможного соглашения, чтобы при узкой ЗВС или отрицательном ее значении, посылать только профессионалов или формировать команду переговорщиков.

Требования и уступки

Партнерство требует компромиссов и равносостязательности сторон. Возьмите себе за правило ведение переговоров под девизом «Уступка за уступку!». Поэтому обязательно подготовьте перечень требований к поставщику и оцените стоимость каждого требования. Ответьте на вопрос: какую пользу в количественном и качественном выражении это принесет сейчас и в будущем.

Если Вы будете требовать и торговаться, то Вам необходимо подготовить и ответные уступки со своей стороны. И здесь тоже важна цена вопроса. Расчертите лист на 2 части. В левой части запишите уступки, которые стоят конкретных денег. Например, предоплата, оплата по факту, сокращение отсрочки платежа, самовывоз, увеличение объема закупки, уменьшение количества поставок и др.. В правой колонке составьте перечень уступок, которые, на первый взгляд, не стоят денег, но дают другую пользу-выгоду для вашего партнера. Например, гарантия заказов определенных объемов, поддержка марки поставщика, содействие в рекламной кампании, планируемое производство, обратная связь о потребителе, статистика региональных продаж, индивидуальная схема логистики и приемки товара, личный контроль документооборота и др. Этот перечень может быть длинным и зависит от конкретного поставщика и его представителя.

Обоснование требований и аргументы

Закупщик тоже продает. Продает деньги и …будущие деньги. Научитесь продавать поставщику те качества вашей компании, которые отличают вашу фирму от других и позволят поставщику не только сейчас, но и в будущем получать прибыль от работы с вами.

На этапе подготовки продумайте все возможные аргументы, которые будут обосновывать ваши требования. Каким ожиданиям вашего партнера эти аргументы соответствуют? Не забывайте про то, что весомость аргументов зависит от точки зрения. Попробуйте встать на позицию вашего партнера и посмотреть на аргумент его глазами. Если вам необходимо добиться новых условий, то стоит подготовить графики и диаграммы, которые показывают динамику роста объемов закупок, темпы потребления, планы и прогнозы увеличения объемов в будущем. Визуализация данных подчеркнет значимость вашего аргумента. Продумайте также критерии, по которым вы будете оценивать предложение поставщика.

Хорошо известно, что хороший экспромт экспромтом не придумывается, а готовится заранее. Если формулировать на ходу, то можно получить такой аргумент: «Мы очень надежная организация, нам можно доверять. И поэтому когда мы задерживаем оплату, то поставщик может быть спокоен, что когда-нибудь он непременно получит свои деньги». Эта фраза записана на конкретных переговорах. Прислушайтесь к тому, что вы говорите.

Информация о поставщике

Составьте также перечень информации, которую вам необходимо получить в ходе переговоров, продумайте вопросы, с помощью которых вы получите эту информацию. Каждый продавец сейчас ведет «карточку клиента». Для этого существуют специальные программы (CRM). То есть, вся информация о контактах с вами фиксируется, сохраняется и используется в будущем. Это информация о договорах, запросах, рекламациях, днях рождения и даже о том, как зовут вашего попугая. При этом я знаю на данный момент не больше десяти закупщиков, которые ведут аналогичные «карточки поставщика». Не кажется ли вам, что продавцы лучше подготовлены к переговорам?

Если вы уже раньше работали с этим поставщиком, то поднимите историю контактов, статистику поставок, описание минусов в работе обеих сторон, обещания и ожидания сторон, данные ранее, отчеты о предыдущих переговорах и др. Если минусы в работе поставщика были серьезными, то определите более четко ваши ожидания и найдите способ убеждения поставщика в необходимости изменений.

Немаловажным ресурсом является знание механизма принятия решений в компании поставщика. Кто принимает решение, кто влияет на принятие решения, сколько времени и по какой схеме решение принимается, каков уровень полномочий контактного лица, в каких рамках это лицо принимает решение.

Переход от организационной части переговоров к содержательной

Для создания позитивной эмоциональной атмосферы многие переговорщики применяют технику малого разговора. Это может быть увлекательный для собеседника рассказ, информирование о каких-либо значимых для него событиях, цитирование общих знакомых или воспоминание о прошлом разговоре. Кроме того, информация о компании поставщике или его рынке наверняка просачивалась в прессе, размещалась в Интернете, сообщалась вашими знакомыми. Ее вы тоже можете использовать. Найдите свою тему и подготовьтесь к ней.

Если вы встречаете поставщика у себя, то подготовьте переговорную, позаботьтесь о чае/кофе, устраните возможные помехи и ситуации, за которые вам придется извиняться, сделайте так, чтобы промежуток между организационными и содержательными моментами был коротким и приятным. В большинстве случаев рекомендую проводить переговоры на территории поставщика, заодно напроситесь на экскурсию по заводу и складу — получится небольшой предварительный аудит (читайте статью о проведении аудита поставщиков)

Перед переговорами проверьте свой «рабочий стол». Визитки, бланки, шаблоны, статистика, сертификаты, договоры, рекламные материалы, калькулятор и, наконец, блокнот и ручка должны быть у вас под рукой, независимо от места проведения переговоров. Соответствующий внешний вид и «рабочий стол» — понятия настолько банальные и в нашем сознании естественные, что именно их часто упускают из вида. А уже в ходе переговоров прячут обкусанные ногти и грязные ботинки под стол. Как уж тут цель удержать и сохранить уверенность в себе. В бизнесе мелочей не бывает.

За день до переговоров уточните время и место переговоров, участников переговорного процесса, какие материалы необходимо подготовить обеим сторонам.

Теперь вы готовы встречаться с поставщиком лицом к лицу.

Этап 1. Вступление в контакт

Итак, вы во всеоружии. У вас все готово и вы настроены на эти переговоры. Пора приступать ко второму этапу – вступать в контакт. Результатом этого этапа будет: вы знаете имя собеседника, его должность, вы согласовали цели переговоров, определили продолжительность, договорились о формате (условия и структура) переговоров. Особенно выделю атмосферу, подтверждающую заинтересованность поставщика в общении с вами: явно выраженный личностный контакт, эмоциональная заинтересованность, отношение доверительности в общении.

Вступление в контакт состоит из определенных действий:

1. Приветствие. Пауза, позволяющая пожелать здравия в ответ.

2. Представление своего имени. Пауза для ответного сообщения.

3. Рукопожатие. Уверенное. Руки параллельно.

4. Обмен визитками. Визитку положить перед собой на стол. При отсутствии визитки собеседника записать его имя.

5. Представление своей компании и должности.

6. Согласование цели визита.

7. Определение продолжительности встречи.

8. Согласование формата – кто, как и в какой последовательности ведет эти переговоры.

9. Введение личностных аспектов в общение, комплимент внутренним и профессиональным качествам партнера, подчеркивание полезности и социальной значимости партнера, его экспертной позиции и т.д.

В переговорах особенное значение имеет завоевание инициативы в общении: динамичное начало и организация переговоров, оперативный переход к деловому и личностному общению, отсутствие промежуточных зон между организационными и содержательными моментами в начале взаимодействия, формирование чувства «мы», положительное внимание к партнеру, контроль реакции собеседника, «транслирование» собственной расположенности к партнеру.

Дальнейшие переговоры станут результативными только при условии действительно состоявшегося личностного контакта с соблюдением организационных моментов. Основные невербальные сигналы, говорящие о контакте: контакт глазами, наклон корпуса в вашу сторону, слегка приподнятые брови, открытые веки, улыбка, открытая поза, согласное кивание головой, свободная жестикуляция.

Этап 2. Обмен информацией

Благодаря созданию соответствующей позитивной и доверительной атмосферы вы можете приступить к обмену информацией.

Последовательность ваших шагов на этом этапе такова:

  1. Уточнить первичное предложение поставщика – что конкретно заинтересован продать поставщик сейчас (продукт, количество, сроки, цены, условия);
  2. Определить потребности и ожидания поставщика – зачем ему именно такая сделка, что она ему даст в широком смысле (хорошее вознаграждение, стабильное развитие, избежание определенных рисков, обладание особенным отношением, поддержание имиджа, подтверждение статуса солидной компании);
  3. Выяснить, какие условия наиболее важны и почему, какие условия жестко обозначены, какие можно обсуждать;
  4. Зафиксировать полученную информацию и получить согласие с ее интерпретацией.

На этом этапе наиболее важно закрепить контакт и получить информацию, которая позволит сделать предложение, с которым согласится поставщик. Для получения данного результата необходимо научиться слушать и слышать то, что сообщает вам партнер. Запомните, что слушать – это не значит ждать своей очереди говорить. Отвлекитесь от всех своих мыслей и сосредоточьте свое внимание на словах партнера. Для этого задавайте вопросы, уточняйте правильность понимания, не пытайтесь интерпретировать, а проясняйте и слушайте. Ведите запись словами партнера, повторяйте их про себя, кивайте головой в ритме его слов.

На этапе выявления потребностей 80 % времени говорит продавец (ведь это его работа) и только 20% — вы. При этом вы произносите только вопросы на прояснение и парафразы. На этапе обмена информацией вы не делаете никаких предложений и ничего не принимаете, не оспариваете. При этом на возникшие вопросы поставщика вы отвечаете частично, а после этого сразу же задаете свой вопрос (техника контрвопроса). В вашем ответе должна быть только информация и никаких обещаний. Например, «Да, в определенных ситуациях наша компания работает с оплатой по факту. Какие привлекательные для ваших клиентов условия вы готовы предложить в обмен на такое условие?».

Результатом этапа «обмен информацией» является проверенная зона возможного соглашения, которая теперь станет зоной торга. В конце данного этапа вы хорошо себе представляете, каков возможный периметр вашего многогранника интересов.

Этап 3. Достижение договоренности

Теперь вам понятно, в чем нуждается ваш партнер, какие условия для него важны и почему, вы привыкли к его речи и сможете сформулировать свое предложение на языке поставщика.

Ваши действия на этапе достижения договоренности:

  1. Сформулировать уточненное, реальное предложение поставщика. Ждать подтверждения от партнера.
  2. Сделать свое предложение. Пауза. Ждать реакции.
  3. Определить реакцию партнера на предложение.
  4. Проверить свою интерпретацию реакции. «Мне показалось, что вы сомневаетесь. Это так?».
  5. При наличии сомнений или возражения, выяснить, с чем связано возражение/сомнение.
  6. Предложить аргументы, связанные с потребностями и мотивами партнера, отработать аргументацию до согласия
  7. Согласовать скорректированное предложение по пунктам

На этом этапе нужно научиться держать паузу, соглашаться и держать свои эмоции под контролем. Например, в ответ на реплику поставщика «У вас очень высокие запросы. Наши клиенты покупают у нас такие объемы на условиях предоплаты и со скидками не более 5%», скажите: «Действительно, наш запрос точно сформулирован и четко связан с большими планами последующих закупок именно у вас. На какие объемы продаж вы рассчитываете при годовом контракте?».

Сосредоточьтесь на задаче, включите дигитальный канал восприятия и переработки информации (ориентация на смысл, содержание, важность и функциональность). Учитесь любое возражение партнера выслушивать до точки, не моргнув глазом. Сделав предложение, ждите реакции, дайте время на обдумывание. Не пытайтесь оправдывать свое предложение или условия, просто ждите. Уверяю вас, что пауза не продлится дольше 30 секунд. Фиксируйте все, даже малейшие договоренности. С помощью парафраза закрепите ответственность за сказанное партнером.

Этап 4. Заключение сделки и завершение контакта

Всё. После согласования каждого пункта контракта резюмируйте заключенное соглашение в целом. Часто упускается важный момент после заключения сделки – проговорить и согласовать механизм мониторинга контракта. Остались немаловажные детали – определить, как будет проходить заключение контракта и выполнение заказа. Детально, до малейших нюансов проясните, как будет происходить работа по выполнению заказа: кто, когда, в какой форме, кому, как, с какой продолжительностью и в какие сроки. По каждому пункту проверяйте готовность поставщика именно к такому действию. «Мы сегодня подпишем все документы, и завтра в 11-00 курьер будет у вас. Кто будет принимать документы?… Вы сможете сразу подписать документы и отдать курьеру?…Доставка на наш склад будет 14 числа, во вторник, с 12-00 до 15-00. Вы сможете обеспечить доставку именно в это время? …Ваш сотрудник привезет все необходимые документы: сертификаты, накладные и …?» Иногда на этом этапе вам придется начать сначала, бывает, что поставщик что-то не так себе представлял и по определенным моментам необходимо вернуться к предыдущим этапам переговоров.

После согласования всех нюансов, важно провести мост в будущее, признать ценность такого партнера, сообщить о вашей готовности в любой момент ответить на возникшие вопросы. И вместо дежурной фразы «приятно было пообщаться с вами» сказать, что вам действительно! приятно! работать с таким человеком и специалистом. Случаются у переговорщиков энергетические спады после заключения сделки, что называется, начинают за здравие, а кончают за упокой. Начинайте за здравие и завершайте на высокой ноте благорасположения. Поделитесь частичкой своей энергии с вашим партнером! И, как на Руси делали купцы, закрепите вашу сделку крепким рукопожатием. Энергичное завершение контакта – очень важная часть переговоров.

Этап 5. Анализ переговоров

И в завершении об этапе, которому порою ничтожно мало уделяется внимания.

Ваши действия на этапе анализа переговоров:

  1. Внесите в свой рабочий график все договоренности, скорректируйте календарь встреч и контактов.
  2. Передайте всем сопутствующим службам необходимую информацию, подтвердите их готовность все выполнить в намеченные сроки, ведь именно Вы заключали соглашение и Вам нести за него ответственность перед поставщиком. Особенно хочу отметить важность внесения в график проплат в бухгалтерии выставленных счетов по поставкам. Просроченная задолженность несет в себе риски ухудшения условий будущих контрактов.
  3. Занесите информацию о контакте и договоренностях в вашу базу данных, не забудьте зафиксировать информацию о личностных особенностях продавца – пригодится для будущих переговоров.
  4. Запишите свои удачные аргументы, зафиксируйте новые для вас возражения, подумайте над другими вариантами ответов на вопросы поставщика.
  5. Похвалите себя за удачные действия. Неэффективные действия проанализируйте, определите для себя, как будете действовать в будущем.

Теперь вы точно готовы к новым переговорам. У вас впереди их будет много. И каждая последующая сделка будет лучше предыдущей, потому что вы любите и умеете торговаться и вести переговоры. Каждая новая сделка – это новый контакт, новая информация, новые действия и новые возможности для вас и вашей компании.

Делитесь материалом со своими коллегами! При использовании материалов делайте ссылку, пожалуйста, на ресурс. Спасибо!