Как оформить кассовую книгу в 1С

Что значит вести кассовую книгу в электронном виде

Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. При этом существует два варианта ведения кассовой книги в электронном виде.

Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях.

Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.

Как правильно оформлять кассовую книгу, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс:

Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Требования к соблюдению кассовой дисциплины – в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение»

О последствиях неверного заполнения документов – в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»

Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.

Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.

Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

Ведение кассовой книги полностью в электронном виде.

При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:

• доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
• потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).

В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает электронную кассовую книгу так же, как обычную. Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.

Где скачать бесплатно кассовую книгу?

Кассовую книгу для составления на ПК и последующего распечатывания можно скачать бесплатно на нашем сайте.

Скачать кассовую книгу

Для работы с обычной кассовой книгой достаточно программы Microsoft Office (Word и Excel).

Итоги

Возможны два способа вести кассовую книгу на ПК: с распечаткой, последующим сшитием и хранением на бумаге или полностью электронно с использованием определенных механизмов от несанкионированного доступа и электронных подписей. Какой выбрать, зависит от ваших технических возможностей и готовности использовать в работе новые технологии.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Предназначение унифицированной формы КО-4

Форма КО-4, называемая кассовой книгой, является инструментом для ведения учета следующих операций на кассе предприятия:

• поступление наличных денежных средств;
• выдача наличности.

В поля формы заносятся сведения о расходных и приходных ордерах.

Подробнее о некоторых нюансах ведения кассы на предприятии читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Особенности заполнения формы КО-4

Кассовая книга по форме КО-4 состоит из 2 элементов — основной части и копии. При этом их структура и взаимное расположение зависят от того, как заполняется документ — в бумажном варианте или на компьютере.

В первом случае копия формы КО-4 является отрывной. Ее заполнение осуществляется одновременно с основной частью при использовании копировальной бумаги. При заполнении рассматриваемого документа на компьютере копию формы можно получить посредством повторной распечатки на принтере основной ее части.

Законодательством также предусмотрен вариант ведения кассовой книги в полностью электронном виде — при условии задействования автоматизированных систем.

Скачать унифицированную форму КО-4 вы можете на нашем сайте:

Скачать унифицированную форму КО-4

Заполненный образец кассовой книги вы можете найти в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги – образец»

Для кого использование формы КО-4 обязательно?

Существует ошибочное мнение, что заполнять форму КО-4 российские организации с 1 января 2013 года не обязаны — в связи со вступлением в силу нового закона о бухучете и появлением соответствующих разъяснений в письме Минфина РФ № ПЗ/10-2012, согласно которым организации вправе не задействовать в своей работе унифицированные формы.

Дело в том, что подобные преференции установлены в отношении только тех организаций, которым законодатель в отдельных правовых актах прямо не предписывает использовать унифицированные формы. Подобный источник права в России действует — это указание Банка России № 3210-У, изданное 11.03.2014.

В соответствии с п. 1 указания тем нормам, что содержатся в положениях соответствующего акта, должны безусловно следовать юридические лица. В свою очередь ИП в общем случае вправе не вести кассу, а значит, они не обязаны задействовать унифицированные формы, включая документ КО-4. Вместе с тем практическая необходимость в оформлении приходных и расходных операций на кассе у ИП вполне может возникать (например, при выдаче наличных денежных средств сотрудникам под отчет), и в этом случае в качестве кассовой книги должна задействоваться форма КО-4.

Ознакомьтесь с полезными фактами о кассовых операциях в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Форма КО-4 — обязательный кассовый регистр. Отказаться от ее ведения у основной массы хозсубъектов права нет. И вести ее нужно именно по унифицированной форме и никак иначе.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

В каких случаях ИП должны заполнять кассовую книгу?

Текущие положения законодательства позволяют ИП в общем случае не вести кассовую книгу (п. 4.6 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) – это правило установлено для ИП, которые ведут учет доходов, расходов, а также физических показателей. Поскольку ИП так или иначе исчисляют доходы, расходы либо физические показатели, как на ОСН, так и на УСН, ЕНВД, ЕСН и ПСН, то возможность не вести кассовую книгу можно считать применимой ко всем ИП, независимо от их деятельности.

Вместе с тем ИП, несмотря на отмеченные законодательные преференции, в ряде случаев могут иметь объективную потребность в формировании кассовых ордеров (и внесении сведений о них в соответствующую книгу). Это возможно, если:

• необходимо оформить выплату социальных пособий сотрудникам – например декретных, когда могут использоваться РКО (принимаемые ФСС к возмещению декретных);
• ИП нужно оформить выдачу подотчетному лицу, например сотруднику, наличных денежных средств (данные о подобных операциях должны также фиксироваться в кассовой книге).

Рассмотрим теперь, каким образом ИП может заполнять кассовую книгу.

Образец заполнения кассовой книги ИП

Скачать образец заполнения кассовой книги для ИП можно на нашем сайте.

ИП, как и юрлица, должны заполнять кассовые книги по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Данный документ включает несколько основных категорий страниц:

• титульные;
• внутренние.

На лицевой титульной странице отражаются данные о субъекте правоотношений, оформляющем кассовую книгу, а также год составления документа. В графе «Организация» можно написать «ИП», в графе «Структурное подразделение» – свои ФИО.

Примерно так:

Подробнее см.: «Заполняем титульный лист кассовой книги — образец».

На последней странице кассовой книги (на внешней стороне) ИП необходимо зафиксировать количество прошитых и пронумерованных листов документа, а также поставить дату и подпись (п. 4.3 указаний № 3210-У). Если ИП нанимает бухгалтера — то должна стоять также и его подпись.

Подробнее см.: «Как правильно сшить кассовую книгу — образец?».

На внутренних страницах содержится несколько граф, а также таблица, в которые нужно вносить сведения, отражающие оборот РКО и ПКО и иную дополнительную информацию.

Так, в графе «Касса» ИП должен указать дату, в которую осуществляется оборот денежных средств при задействовании ПКО и РКО. В графе «Лист» следует зафиксировать номер соответствующего листа.

Следующий элемент формы КО-4 — таблица. Рассмотрим ее структуру подробнее.

Заполнение таблицы в форме КО-4

Заполнение таблицы, о которой идет речь, должно всегда осуществляться с внесением корректных цифр в графу «Остаток на начало дня», отражающую количество наличных средств в кассе на момент, когда сотрудник или сам ИП заступил на рабочую смену.

Величина остатка пишется в рублях с копейками через запятую — например «200,75».

Первый столбец таблицы – «Номер документа». В расположенные под ним строки нужно вносить номера ПКО и РКО.

Следующий столбец – «От кого получено или кому выдано». В данной области таблицы фиксируются данные о сотруднике фирмы, который получил в соответствии с распоряжением ИП денежные средства (либо наоборот – внес их в кассу работодателя). Например, «Андрееву А. В.» (если оформлен РКО) или «от Антонова Е. Н.» (если оформлен ПКО).

Столбец, который называется «Номер корреспондирующего счета, субсчета» ИП в общем случае не заполняют, поскольку не ведут бухгалтерскую отчетность и не используют синтетические счета.

В столбцах «Приход» и «Расход» необходимо фиксировать суммы денежных средств по ПКО и РКО соответственно — также в рублях с копейками через запятую.

Заполнение дополнительных граф в форме КО-4

Форма КО-4 разделена на две равные части. Во второй части после таблицы располагается ряд дополнительных граф. В числе таковых графа «Итого за день». В ней отражаются поступления по ПКО, а также выплаты по РКО, совершенные ИП или его сотрудниками в течение дня.

В графе «Остаток на конец дня» необходимо отразить, соответственно, остаток наличности в кассе. Он вычисляется посредством суммирования остатка средств на начало дня с разницей между операциями по ПКО и РКО.

Еще одна важная графа формы КО-4 – «Перенос». В ней отражается сумма денежных средств по всем ордерам, сведения о которых внесены в конкретную таблицу. Это позволяет кассиру или самому ИП продолжить заполнение формы на следующей странице с учетом цифр, отраженных в графе «Перенос».

На второй странице кассовой книги в области, расположенной после таблицы, также нужно зафиксировать:

• количество РКО, прилагаемых к документу — буквами, например «два»;
• количество ПКО;
• фамилию, инициалы и подпись кассира, который непосредственно заполнял кассовую книгу (им может быть сам ИП).

Если в штате ИП работает бухгалтер — потребуется также и его подпись, если нет — напротив графы «Бухгалтер» ничего писать не нужно.

См. также: «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Варианты заполнения кассовой книги ИП

Заполнять кассовую книгу ИП может тремя способами: вручную, на ПК (с последующей распечаткой), либо в электронном виде с подписанием электронной подписью.

Особенность первого варианта заполнения книги — в том, что документ в этом случае будет состоять из 2 частей: основной (остается в книге) и отрывной (прилагается к РКО, ПКО и направляется в архив фирмы).

Внутренние страницы книги — те, что содержат таблицы и графы, должны быть в данном случае распечатаны на одном листе с двух сторон. Как мы отметили выше, форма КО-4 разделена на 2 равные части. Если распечатать их на одном листе с двух сторон, то получится, что основная таблица будет находиться в обоих случаях напротив той, где располагаются графы с подписями бухгалтера и руководителя.

Подобная структура кассовой книги позволяет осуществлять одновременное заполнение таблицы и граф сразу на 2 страницах, расположенных по обеим сторонам листа. Для этого необходимо использовать копировальную бумагу (указания по применению форм первичной документации постановления № 88), располагаемую между соответствующими страницами.

В компьютерном варианте заполнения формы КО-4 подобную операцию можно не производить — достаточно будет распечатать форму в 2 экземплярах (1-й подшивается в книгу, 2-й направляется вместе с РКО и ПКО в архив). В полностью компьютерном (элетронном) варианте заполнения кассовой книги распечатки не предполагается — все необходимые файлы сохраняются в памяти программы и подписываются с помощью ЭЦП.

Подробнее см.: «Порядок ведения кассовой книги в электронном виде».

ИП разрешается не вести кассовую книгу. Но если они решили это делать, то нужно использовать уницифированную форму КО-4. Правила ее заполнения для предпринимателей в целом не отличаются от порядка, установленного для организаций.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.