Как отправить УПД через диадок

Формирование и отправка УПД

  1. В разделе «Документы» нажмите на кнопку «Новый документ».

  2. Выберите способ подготовки счета-фактуры:

    1. Создать вручную. В списке «Создать в редакторе» выберите «УПД». Откроется страница создания УПД. Заполните поля. Подробнее см. статью Создание УПД.

    2. Загрузить файл с УПД. Нажмите на ссылку «Загрузить с компьютера». Выберите файл и нажмите на кнопку «Открыть».

      Файлы с УПД возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.

      При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату, сумму всего по документу и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.

      При необходимости изменить данные документа, нажмите на ссылку с его названием, затем на ссылку «Редактировать».

      Если файл с УПД не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит УПД как обычный документ (см. статью Создание и отправка). Такая отправка не соответствует регламенту обмена УПД (регламент обмена УПД аналогичен регламенту обмены счетов-фактур (174-Н).

  3. После загрузки в окне отобразится контрагент, название файла, его размер, сумма всего по документу и сумма НДС.
    При необходимости напишите комментарий к УПД.
  4. Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Получатель» (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.

  5. Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.

  6. При необходимости добавить еще документы, нажмите на ссылку «Загрузить еще» или «Создать документ».

    При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию связываются (устанавливается флажок «Связать документы»). Связанные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью кнопки «Связанные документы» непосредственно на странице документа.

    На любом этапе создания и отправки документа (документов) его можно сохранить как черновик с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». Документ (документы) сохранится в папке «Черновики» (см. статью Черновики).

    Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).

  7. После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

    Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать».

    Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.

  8. Если ранее не было отправлено заявление участника электронного документооборота, то в открывшемся окне нажмите на кнопку «Заполнить заявление», заполните его и отправьте.

    В случае если реквизиты были отредактированы, измененные данные сохраняются в реквизитах организации.

Пакет подписан ЭП отправителя, отправлен и перемещен в папку «Исходящие».

УПД подписывается единственной подписью руководителя или иного уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ), и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.

После отправки УПД придет подтверждение Оператора, на которое нужно сформировать и отправить извещение о получении. Для удобства Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. Если у пользователя несколько сертификатов, подписание происходит сертификатом, который выбран для подписания документов в персональных настройках. Если сертификат не выбран, выберите его на странице просмотра счета-фактуры или в персональных настройках. Также если пользователь зашел под логином, автоподписание не запустится.

УПД должен пройти все этапы документооборота, как и счет-фактура. Cостояние документа в документообороте отображается на странице просмотра документа.

Внимание

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. .

Для выставления электронного документа (УПД) с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг продавец должен выполнить следующие действия:

  1. Сформировать, подписать и отправить УПД.
  2. Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
  3. Получить от покупателя информацию об оформляемой сделке.

Формирование, подписание и отправка УПД

Если организация ООО «Одежда и обувь» по согласованию с контрагентом ООО «Стиль» применяет электронный УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа (утв. приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@), то для оформления операций отгрузки товаров и оказания транспортных услуг, облагаемых НДС, ей необходимо выполнить следующие настройки.

1. Если организация применяет по всем договорам со всеми контрагентами новый формат УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, то нужно в профиле настроек ЭДО (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — гиперссылка Профили настроек ЭДО) на закладке «Виды электронных документов» (рис. 1):

  • проставить флажок для значения «Использовать УПД» над табличной частью формы;
  • в табличной части формы проверить наличие флажка для документа «Счет-фактура выданный»;
  • в табличной части формы для документа «Счет-фактура выданный» в графе «Формат электронного документа» проверить установку значения «ФНС 5.01 (УПД: Счет-фактура и первичный документ), Счет-фактура»;
  • в табличной части формы в графе «Регламент ЭДО» открыть по гиперссылке форму «Настройка регламента ЭДО» и установить флажок для значения «Ожидать ответную подпись». Если осуществляется операция, для которой ответная подпись под документом согласно нормам ГК РФ и договоренности сторон не нужна, то флажок для значения «Ожидать ответную подпись» следует убрать;
  • в табличной части формы в графе «Регламент ЭДО» открыть по гиперссылке форму «Настройка регламента ЭДО» и установить/снять флажок для значения «Ожидать извещение о получении» в зависимости от того, какой вариант обмена согласован сторонами сделки в соответствии с п. 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (далее — Порядок обмена).

Рис. 1

2. Если организация в отношении одного контрагента выставляет отдельно первичные документы и счета-фактуры, а в отношении другого контрагента применяет УПД в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа, то ей необходимо выполнить соответствующие настройки по каждому конкретному контрагенту в форме «Настройка ЭДО» (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — гиперссылка Настройки ЭДО) (рис. 2):

  • указать в поле «Контрагент» соответствующего контрагента из списка тех, кто присоединен к ЭДО;
  • перейти в расширенный режим настройки, выполнив команду Включить расширенный режим настройки ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще;
  • далее на закладке «Исходящие электронные документы» выполнить настройки, как указано в п. 1. Автоматически эти настройки будут продублированы и для входящих электронных документов на закладке «Входящие электронные документы».

Рис. 2

3. Если организация в отношении одного и того же контрагента по одним договорам выставляет отдельно первичные документы и счета-фактуры, а по другим договорам применяет УПД в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа, то ей необходимо выполнить соответствующие настройки в форме «Настройка ЭДО» по данному контрагенту в разрезе каждого договора (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — подраздел Обмен с контрагентами — гиперссылка Настройки ЭДО) (рис. 3):

  • указать в поле «Контрагент» соответствующего контрагента из списка тех, кто присоединен к ЭДО;
  • указать в поле «Договор контрагента» соответствующий договор с этим контрагентом;
  • перейти в расширенный режим настройки, выполнив команду Включить расширенный режим настройки ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще;
  • на закладке «Исходящие электронные документы» выполнить настройки, как указано в п. 1. Автоматически эти настройки будут продублированы и для входящих электронных документов на закладке «Входящие электронные документы».

Рис. 3

Поскольку по договору организация ООО «Одежда и обувь» с помощью УПД оформляет и операцию отгрузки товаров, и операцию оказания услуги по доставке товаров покупателю (письмо ФНС России от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910), то для одновременного отражения этих операций в программе целесообразно использовать документ учетной системы «Реализация (акт, накладная)» с видом операции «Товары, услуги, комиссия» (рис. 4).

В этом случае на закладке «Товары» будет отражена операция отгрузки товаров покупателю, а на закладке «Услуги» — операция оказания услуги по доставке товаров покупателю.

Рис. 4

Для того, чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившиеся факты хозяйственной жизни, нужно последовательно перейти по гиперссылкам «Подписи» и «Доставка» (рис. 4) и заполнить открывшиеся формы.

По гиперссылке «Подписи» документа учетной системы «Реализация (акт, накладная)» можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции с целью автоматического заполнения соответствующих строк УПД (рис. 5):

  • в поле «Представитель» можно, при необходимости, указать сведения о лице, уполномоченном подписывать документ со стороны покупателя, а в полях «На основании», «Доверенность №» и «от», а также «Кто выдал» — основания его полномочий. Эти поля заполняются, как правило, при самовывозе товаров;
  • в поле «Отпуск произвел» — сведения о лице, совершившем отгрузку товаров, для заполнения строки УПД;
  • в поле «Ответственный за оформление (для УПД)» — сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни (п. 6 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), для заполнения строки УПД. Однако, в настоящий момент заполнять эти сведения нецелесообразно, так как программа автоматически укажет в качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УПД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.

Рис. 5

По гиперссылке «Доставка» документа учетной системы «Реализация (акт, накладная)» можно открыть дополнительное окно для указания:

  • уточняющей информации о транспортировке груза (если указание таких сведений предусмотрено сторонами сделки и (или) целесообразно исходя из условий договора) для заполнения строки УПД;
  • сведений об иных документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД (например, о паспортах, сертификатах соответствия и т.п.), для заполнения строки УПД.

При заполнении дополнительных сведений о доставке необходимо учитывать следующее:

  • если доставка товара осуществляется силами самого продавца, то при установленном флажке для значения «Перевозка автотранспортом» заполняются поля «Автомобиль», «Водитель», «Груз», которые используются для формирования транспортной накладной. В этом случае в строке УПД автоматически указываются реквизиты транспортной накладной, которые совпадают с номером и датой УПД. При необходимости внесения в строку УПД иной дополнительной информации также заполняется поле «Сведения о транспортировке (для УПД)»;
  • если доставка товара осуществляется силами стороннего перевозчика, то при простановке отметки «Другой» заполняются поля «Перевозчик» и «Сведение о транспортировке (для УПД)». Эти сведения будут полностью перенесены в строку УПД.

Поэтому при доставке товаров силами продавца следует проставить флажок для значения «Перевозка автотранспортом» и заполнить сведения о марке и номере автомобиля, о водителе, а также, при необходимости, указать вид упаковки, массу нетто/брутто груза и т.д. (рис .6).

Рис. 6

До начала формирования электронного УПД в документе «Реализация (акт накладная)» гиперссылка в строке, отражающей текущее состояние электронного обмена, будет содержать информацию «ЭДО не начат» (рис. 4)

Для создания счета-фактуры на отгруженные товары и транспортную услугу необходимо нажать на кнопку Выписать счет-фактуру внизу документа «Реализация (акт, накладная)» (рис. 4). При этом автоматически создается документ «Счет-фактура выданный», а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

В новом проведенном документе «Счет-фактура выданный» (рис. 7), который можно открыть по гиперссылке, все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа «Реализация (акт, накладная)»:

  • в строке «Документы-основания» будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;
  • в поле «Код вида операции» будет указано значение «01», которое соответствует отгрузке (передаче) товаров (работ, услуг), имущественных прав согласно Приложению к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@;
  • в строке «Сумма:» будет указано, что суммы для регистрации в журнале учета («из них в журнале:») равны нулю, так как с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени, (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты (при ее наличии);
  • в строке «Составлен» будет стоять отметка на значении «В электронном виде»;
  • в поле «Выставлен (передан контрагенту)» до отправки электронного документа и получения подтверждения оператора будет отсутствовать дата выставления.

До начала формирования электронного УПД в документе «Cчет-фактура выданный» гиперссылка в строке, отражающей текущее состояние электронного обмена, будет содержать информацию «Требуются действия с нашей стороны».

Рис. 7

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного документа необходимо:

  • открыть документ «Реализация (акт, накладная)» или документ «Счет-фактура выданный»;
  • выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).

Рис. 8

Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) (рис. 9), которая открывается по гиперссылке строки стояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО документов «Реализация (акт, накладная)» или «Счет-фактура выданный» (рис. 8).

Рис. 9

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов «Текущие дела ЭДО» (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ «Реализация (акт, накладная)» или «Счет-фактура выданный» из папки «Создать» и выполнив команду Утвердить и подписать (рис. 10).

Перейти в список документов «Текущие дела ЭДО» можно из документа «Реализация (акт, накладная)», выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).

Рис. 10

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа «Реализация (акт, накладная)» или документа «счет-фактура выданный» (рис. 8) или Утвердить и подписать из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 10) программа подготовит подписанный электронный УПД для отправки. Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить, выбрав соответствующий документ из папки «Подписать» списка «Текущие дела ЭДО», в которую сформированный электронный документ будет автоматически переложен (рис. 11).

Рис. 11

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы «Документы на подпись», в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 12).

Рис. 12

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов «Документы на подпись по сертификату». В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 13).

Рис. 13

В случае, если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 8). Тогда сформированный электронный документ сначала будет помещен в папку «Утвердить» списка документов «Текущие дела ЭДО», а уже после утверждения перемещен в папку «Подписать» (рис. 11).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) в разделе «Обмен с контрагентами» в строке «Отложенная отправка электронных документов» отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 14).

Рис. 14

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться из папки «Отправить» списка документов «Текущие дела ЭДО» по кнопке Отправить (рис. 15).

Рис. 15

Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:

  • по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование — подраздел Сервис);
  • из формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле «Действия с нашей стороны» или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 16).

Рис. 16

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 17).

Рис. 17

Из формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) (рис. 16) можно также:

  • получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена;
  • просмотреть содержимое электронного УПД, дважды щелкнув по активной строке (рис. 18).

Рис. 18

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о статусах и подписях электронного документа (рис. 19), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Рис. 19

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить электронный документ в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.

Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 20).

Рис. 20

После отправки электронного УПД продавец ожидает:

  • от оператора ЭДО — подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД;
  • от покупателя — информации покупателя об оформляемой сделке;
  • от покупателя — извещение о получении УПД, если наличие такого документа предусмотрено соглашением сторон (п. 2.9 Порядка обмена). В данном примере получение такого извещения сторонами не предусмотрено (рис. 1).

После формирования, подписания и отправки УПД в документе «Реализация (акт, накладная)» в строке состояния будет содержаться информация «Ожидается подтверждение отправки» (рис. 21).

Рис. 21

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке «Выставлен (передан контрагенту)», а в информационной строке будет указано, что «Требуются действия со стороны других участников» (рис. 22).

Рис. 22

В форме «Электронные документы» (Таблице состояния) в графе «Ожидаем от других участников» также будет указано, что от других участников ожидаем «Подтверждения отправки» (рис. 23).

Рис. 23

Обработка подтверждения оператора о получении УПД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

  • при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование (подраздела Сервис) или из формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 16);
  • при выполнении команды Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 10).

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 24).

Рис. 24

Полученные служебные документы, сопровождающие движение электронного УПД, указываются в форме «Электронные документы» (Таблице состояния) (рис. 25), открываемой из документа учетной системы «Реализация (акт, накладная)» или «Счет-фактура выданный» по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец формирует, подписывает и отправляет извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Рис. 25

Дважды щелкнув по активной строке формы «Электронные документы «(Таблице состояния) (рис. 25), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения файла электронного документа (рис. 26).

Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена; пп. «б» п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее — Правила ведения журнала учета).

Рис. 26

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» в поле «Выставлен» проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО, а в информационной строке появляется сообщение «Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников» (рис. 27).

Рис. 27

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа «Реализация (акт, накладная)» будет отражена информация: «Ожидается подтверждение» (рис. 28).

Рис. 28

При этом в форме «Электронные документы» (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается информация покупателя об оформляемой сделке (Информация покупателя) (рис. 29).

Рис. 29

Получение от покупателя информации об оформляемой сделке

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры (УПД). Как уже было отмечено выше, в данном случае наличие такого документа сторонами сделки не предусмотрено (рис. 1).

Кроме того, при реализации товаров и оказании услуги по доставке продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке (рис. 4).

Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО информации покупателя об оформляемом факте хозяйственной жизни обмен электронным УПД будет завершен.

Рис. 30

В форме «Электронные документы» (Таблице состояния) будет отражена вся информация о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 31).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД (информация продавца), подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по соответствующей активной строке в форме списка.

Рис. 31

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки (рис. 32).

Перейти в режим просмотра можно:

  • дважды щелкнув по активной строке «Информация продавца» формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) (рис. 31);
  • выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа «Реализация (акт, накладная)» (рис. 8).

Рис. 32

УПД в электронном виде

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ – единая форма, способная выполнять функции как счёта-фактуры, так и первичного учётного документа. УПД можно оформлять на разные хозяйственные операции, в том числе и связанные с оказанием услуг. Случаи деятельности, при которых допускается составление УПД, перечислены в Приложении 2 к Письму ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г.. Цель введения в бухгалтерский учёт УПД – это сокращение количества дублирующих друг друга документов, сопровождающих хозяйственные операции.

Электронный УПД позволяет решать задачи отражения НДС и передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуг. В отличие от бумажной версии, он имеет 3 возможных функциональных значения.

Новый формат можно использовать как:

  • Счёт-фактуру
  • Счёт-фактуру с расширенным набором реквизитов (счёт-фактура + документ-основание), что позволит применять документ как основание для вычетов по НДС и как первичный учётный документ, соответствующий требованиям Федерального закона N 402 «О бухгалтерском учёте»
  • Первичный учётный документ для оформления фактов хозяйственной жизни

Статусы УПД

Один электронный формат содержит в себе возможность отражения сразу трёх видов документов на выбор. Чтобы контрагент понял какой именно документ ему направил пользователь, применяются цифровые функциональные статусы в «шапке» формата (Рис. 1):

Статус 1: Счёт-фактура (функция СЧФ);

Статус 2: Счёт-фактура + первичный документ (функция СЧФДОП);

Статус 3: Первичный документ (функция ДОП).

Рис. 1. Форматы УПД

Эти функциональные статусы фиксируются в каждом электронном документе и, в зависимости от их простановки, УПД может быть передан по разным бизнес-процессам подписания и курсирования ФНС-квитанций.

Закреплённая электронная форма УПД представляет универсальный «конструктор» с единым наименованием полей, на базе которого, в случае простановки конкретной цифровой функции, уже реализуется передача нужного документа.

УПД с функцией «3 – первичный документ ДОП»

При использовании УПД с функцией «ДОП» электронный документ работает на платформе провайдера по бизнес-процессу, максимально схожему с обычным электронным ТОРГ-12 или «Актом выполненных работ» (Рис. 2):

Рис. 2. Схема обмена квитанциями УПД (функция «ДОП»)

Обозначения:

  • P1 и P2 – Титулы продавца и покупателя
  • 9 и 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В этом случае формируется:

  1. Титул продавца – базовая часть электронного УПД, где продавец указывает все поля «шапки» документа, табличную часть и итоги. Эту часть продавец подписывает электронной подписью.
  2. В ответ покупатель, если он согласен с документом, формирует «Титул покупателя», куда вносит информацию о ФИО лиц, которые принимали товар/услугу, информацию о доверенности и другие данные, которые обычно вносит покупатель на бумаге. Покупатель подписывает ЭП и отправляет продавцу через ЭДО-платформу.
  3. Собранные вместе оба титула + их электронные подписи и составляют УПД с функцией «ДОП» в электронном виде.

Также покупатель может не согласиться с полученным документом и отправить уточнение на универсальный передаточный документ.

В электронном виде полностью завершённый архив с УПД будет состоять из файлов титулов продавца и покупателя, а также подписей к ним (Рис. 3).

Рис. 3. Состав завершенного УПД

УПД с функцией «1 – Счёт-фактура СЧФ»

Если документ передаётся с функцией «СЧФ», его бизнес-процесс передачи через провайдера схож с обычным электронным счётом-фактурой. «Титул покупателя» не требуется, так как документ носит характер одностороннего подписания отправителем (как у счёта-фактуры). Однако добавляется процесс передачи регламентированных ФНС-квитанций (Рис. 4).

Рис. 4. Схема обмена квитанциями УПД (функция СЧФ)

Обозначения:

  • P1 – Титул продавца
  • 2 — 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В данном случае квитанции схожи с аналогичными квитанциями по счетам-фактурам и ставят целью зафиксировать юридически факт выставления документа в определённое время, что подтверждается отправителем, получателем и самим провайдером. Важно, что Edisoft, как и в случае со счетами-фактурами, предоставляет возможность пакетного подписания квитанций через веб-интерфейс, а также решения по автоматизации подписания квитанций в полностью автономном режиме.

Электронный УПД в полностью завершённом виде будет представлять из себя комплект из исходного подписанного документа и подписанных квитанций (Рис. 5).

Рис. 5. Состав завершенного УПД

Специфика работы полностью схожа со стандартным электронным счётом-фактурой. Задача поставщика – вовремя выставить документ, подписав его своей ЭП; подписать квитанции подтверждения факта выставления со своей стороны; следить за тем, не было ли отправлено от покупателя уведомлений об ошибках в данном документе. Задача покупателя – подписать квитанции о получении со своей стороны, проверить документ на корректность, а в случае найденных неточностей отправить квитанцию с описанием ошибок.

УПД с функцией «2 – Счёт-фактура + первичный документ СЧФДОП»

Если УПД отправляется с функцией «СЧФДОП», то бизнес-процесс передачи документа предусматривает как движение ФНС-квитанций, подтверждающих факт выставления, так и отправку покупателем «Титула покупателя», где указана информация об ответственных лицах, которые подтвердили факт передачи товарно-материальных ценностей. Документ совмещает в себе свойства электронной накладной/акта и счёта-фактуры одновременно (Рис. 6).

Рис. 6. Схема обмена квитанциями УПД (функция «СЧФДОП»)

Обозначения:

  • P1 и P2 – Титулы продавца и покупателя
  • 2 — 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В этом случае электронный УПД будет физически представлять из себя подписанные файлы «Титулов отправителя и получателя», а также комплект квитанций (Рис. 7).

Рис. 7. Состав УПД с функцией «СЧФДОП»

По итогам прохождения всего бизнес-процесса можно с полностью собранным комплектом файлов по УПД в ФНС-формате: сам универсальный передаточный документ и статусные квитанции к нему для предоставления в налоговую.

По итогам прохождения всего бизнес-процесса можно скачать с платформы архив с полностью собранным комплектом файлов по УПД для предоставления в налоговую.

Важным нюансом также является вопрос простановки подписей к УПД различных функций.

Согласно нижеуказанным Приказам нельзя удалять отправленный и подписанный УПД / УКД:

А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.