Как сократить представительские расходы

Судебные расходы на представителя: реально ли взыскать их в полном объеме?

Piotr Adamowicz / .com

Взыскать в полном объеме расходы на оплату услуг представителя, которые составляют значительную долю судебных издержек, на практике довольно сложно – в большинстве споров заявленные к взысканию суммы признаются судами чрезмерными и снижаются.

Тем не менее прецеденты многомиллионных возмещений все же существуют. Например, в 2013 году Высший арбитражный суд Российской Федерации не нашел оснований для отмены решения о взыскании с ООО «Б.» в пользу компании «А.» более 32 млн руб. судебных расходов (определение ВАС РФ от 24 июня 2013 г. № ВАС-12252/11). Стоит отметить, что во многом практика взыскания издержек в размерах, по крайней мере близких к заявленным, сформировалась благодаря решениям ВАС РФ. Так, к примеру, Суд признавал не чрезмерными затраты на проезд иногороднего представителя даже в аэроэкспрессе и такси (учитывалось время прибытия самолета и удаленность гостиницы от аэропорта), проживание в гостинице определенного класса, выплату суточных (определение ВАС РФ от 19 июня 2013 г. № ВАС-13840/12).

После упразднения ВАС РФ ряд экспертов высказывали мнение о том, что подобная практика останется в прошлом. Однако в начале прошлого года Верховный Суд Российской Федерации дал разъяснения по вопросам применения законодательства о возмещении судебных издержек (Постановление Пленума ВС РФ от 21 января 2016 г. № 1; далее – Постановление № 1), в том числе тем, которые высшие суды не затрагивали ранее в своих пояснениях. В частности, Суд прямо указал на возможность взыскания расходов на оплату юридических услуг, понесенных на стадии досудебного урегулирования спора, пояснил, как решается вопрос о распределении судебных издержек, связанных с рассмотрением заявления о взыскании судебных издержках (так называемые издержки на издержки) и др.

Несмотря на это, практика возмещения судебных расходов по-прежнему остается разнообразной и во многом зависит от того, насколько стороне удается обосновать заявленные к взысканию суммы. Посмотрим, какие критерии влияют на решение суда о размере судебных расходов в арбитражном процессе и какие советы по их обоснованию дают практикующие юристы.

Что необходимо доказать?

По общему правилу расходы на оплату услуг представителя, понесенные выигравшей дело стороной, взыскиваются судом с проигравшей стороны в разумных пределах (ч. 2 ст. 110 АПК РФ). При этом суд может уменьшить размер возмещения по заявлению лица, с которого взыскиваются судебные расходы, если оно представит доказательства их чрезмерности (ч. 3 ст. 111 АПК РФ).

Отразить судебные издержки в бухгалтерском учете поможет «Энциклопедия решений. Учет судебных расходов» интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получить полный
доступ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ

Фактически при рассмотрении вопроса о взыскании расходов на представителя учитывается, были ли они на самом деле понесены (действительность расходов), связь расходов с рассматриваемым делом и разумность их размера. ВС РФ подчеркнул, что лицо, взыскивающее издержки, должно доказать первые два критерия, а сторона, с которой предполагается взыскать судебные расходы, вправе доказывать их чрезмерность (п. 10, п. 11 Постановления № 1).

При этом суд не вправе уменьшать размер судебных издержек, если сторона, с которой взыскиваются расходы, не заявляет возражений и не представляет доказательств их чрезмерности, указал ВС РФ. Исключение составляют случаи, когда суд, изучив материалы дела, приходит к выводу о том, что заявленная к взысканию сумма носит явно неразумный (чрезмерный) характер (абз. 2 п. 11 Постановления № 1). Такую возможность суд охотно использует, когда лицо, с которого взыскивают расходы, – государственный орган, в таких делах судебные издержки снижаются во много раз, отметил управляющий партнер адвокатского бюро «Бартолиус» Юлий Тай в ходе организованной экспертной группой VETA конференции «Взыскание судебных расходов: практика и тенденции».

С несправедливостью такой позиции судов согласен и ведущий юрист «Пепеляев Групп» Константин Сасов. Он отметил, что практика взыскания судебных издержек в полном объеме, например с Минфина России, как это имело место в деле об обжаловании энергетической компанией письма министерства о документальном подтверждении права налогоплательщика на получение социального налогового вычета (определение ВАС РФ от 19 июня 2013 г. № ВАС-13840/12), позволит повысить качество даваемых министерством разъяснений налогового законодательства.

Кстати, ФНС России рекомендует налоговым органам при решении вопроса об инициировании судебного разбирательства с налогоплательщиками руководствоваться сложившейся судебной практикой по сходным делам, особенно актами высших судов, с целью сокращения количества проигранных споров и экономии бюджета (письмо ФНС России от 14 сентября 2007 г. № ШС-6-18/716@, письмо ФНС России от 11 мая 2007 г. № ШС-6-14/389@, письмо ФНС России от 26 ноября 2013 г. № ГД-4-3/21097, приказ ФНС России от 09.02.2011 г. №ММВ-7-7/147@).

Подтверждение действительности судебных расходов предполагает представление доказательств того, что они понесены, к моменту рассмотрения заявления о взыскании расходов, не позднее. Так, при наличии договора об оказании юридических услуг и отчета о выполненной адвокатом работе по указанному договору, но отсутствии квитанции об оплате этих услуг суд может признать факт несения судебных расходов в заявленном размере недоказанным и отказать в их взыскании (постановление Арбитражного суда Московского округа от 1 марта 2017 г. по делу № А41-8865/2015). Причем кассовые документы рассматриваются судами как доказательство несения расходов даже при неправильном их оформлении, подчеркивает старший юрист Incor Alliance Кристина Валахович (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 27 октября 2016 г. по делу № А38-4739/2015, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27 марта 2017 г. по делу № А50-15661/2015).

Разумный характер расходов

Под разумными в сложившейся судебной практике понимаются такие расходы, которые при сравнимых обстоятельствах обычно взимаются за аналогичные услуги. Такого же мнения придерживается и ВС РФ (п. 13 Постановления № 1). При этом, согласно разъяснениями Суда, при определении разумности могут учитываться объем заявленных требований, цена иска, сложность дела, объем оказанных представителем услуг, время, необходимое на подготовку им процессуальных документов, продолжительность рассмотрения дела и другие обстоятельства.

Интересно, что при сравнении стоимости аналогичных услуг рассматривается и региональный рынок, и профессиональный. Первое подразумевает, в частности, использование утвержденных советом адвокатской палаты конкретного региона минимальных ставок гонорара за оказание юридической помощи (утверждены в Воронежской, Кировской, Самарской, Омской областях, Красноярском крае и др.). Так, например, суд снизил сумму взыскиваемых расходов на оплату услуг представителя, руководствуясь минимальным размером адвокатского гонорара, утвержденного для Омской области, где рассматривалось дело, а не данными о стоимости юридических услуг в Москве (кстати, в Москве подобного решения совета адвокатской палаты нет) – месте нахождения представителя (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14 апреля 2017 г. по делу № А46-9296/2015).

Оценка стоимости аналогичных услуг на профессиональном рынке предполагает, например, сравнение ставок, установленных за представление интересов клиентов в судах по конкретной категории дел сотрудниками определенной квалификации (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 4 сентября 2015 г. № 09АП-24910/15).

Особая оговорка касается непосредственно личности представителя. ВС РФ указал, что разумность судебных издержек на оплату услуг представителя не может быть обоснована его известностью (абз. 2 п. 13 Постановления № 1). Однако это не означает, что размер оплаты работы адвоката не может зависеть от его квалификации и опыта, полагают эксперты и советуют представлять в суд соответствующие сведения, в том числе информацию об образовании представителя, осуществляемой им преподавательской деятельности, наличии наград от общественных организаций и т. д.

Что касается цены иска, то один лишь факт существенного ее размера без учета сложности дела и объема непосредственно оказанных услуг не может влиять на сумму взыскиваемых расходов (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 21 июля 2016 г. по делу № А65-5624/2015). Но в случае, когда величина расходов на представителя значительно превышает цену иска, суд может признать эти расходы неразумными (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16 февраля 2017 г. по делу № А19-12015/2015).

Недостаточно определенным является понятие «сложность дела». Напомним, ВАС РФ в свое время попытался определить критерии сложности споров, рассматриваемых в арбитражных судах (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 1 июля 2014 г. № 167). Но единого мнения о том, какие дела считаются сложными, у судов по-прежнему нет. О высокой сложности дела, по их мнению, может свидетельствовать отсутствие единообразной судебной практики (хотя такой довод можно приводить едва ли не в каждом деле о взыскании расходов) или решений высших судебных инстанций, необходимость подготовки или сбора технической и иной документации, объем материалов дела, количество судебных заседаний (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29 ноября 2016 г. по делу № А13-12622/2014, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29 июня 2016 г. по делу № А46-2072/2015, постановление Девятого арбитражного апелляционного от 7 апреля 2017 г. по делу № А40-6730/2015).

В то же время даже при невысокой сложности дела судебные расходы могут быть взысканы в существенном размере – в случае недобросовестного процессуального поведения противоположной стороны, например преднамеренного затягивания сроков рассмотрения дела и т. д. (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21 марта 2017 г. по делу № А40-79028/2014, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 2 февраля 2017 г. № Ф04-5577/14 по делу № А81-591/2014).

Под объемом оказанных услуг суды понимают конкретные действия представителя в связи с рассмотрением определенного дела. Причем если в акте приема-передачи оказанных услуг указано только, что услуги выполнены и приведена их общая стоимость, но не конкретизировано, какие действия осуществлялись и сколько стоит каждое из них, у судов возникает сомнение в разумности расходов на эти услуги (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11 апреля 2017 г. № Ф09-93/17 по делу № А47-9967/2014).

Таких проблем, как правило, не возникает у юридических фирм, использующих автоматизированные системы учета оказания услуг (биллинг), поскольку в биллинговых записях содержится информация и о выполненных действиях, и о потраченном на них времени. Кстати, юристы советуют вести учет затраченного времени и в том случае, когда в договоре об оказании услуг прописан фиксированный размер вознаграждения представителя. Такие учетные данные могут предотвратить снижение заявленной к взысканию суммы расходов, так как показывают суду, сколько времени и усилий тратится на сбор доказательств, отмечает Юлий Тай.

Снижение размера взыскиваемых расходов

Принимая решение об изменении заявленной к взысканию суммы расходов, суд не вправе уменьшать ее произвольно. Такую позицию неоднократно высказывал КС РФ, отмечая необходимость мотивировки этого решения (Определение КС РФ от 21 декабря 2004 г. № 454-О, Определение КС РФ от 20 октября 2005 г. № 355-О).

Тем не менее на практике суды далеко не всегда тщательно обосновывают соответствующие решения. «Сегодня многие определения о взыскании судебных расходов выглядят следующим образом: суд ссылается на закон, на судебную практику, посвященную этому вопросу, а дальше следует ключевая фраза: учитывая совокупность доказательств и особенности настоящего дела, суд считает разумной сумму в …», – подчеркивает Константин Сасов. При этом иногда решение об уменьшении размера расходов принимается судом, даже если сторона, с которой они взыскиваются, не представляет достаточных доказательств их чрезмерности, хотя именно она, согласно закону, несет бремя доказывания этого факта (ч. 3 ст. 111 АПК РФ). ВАС РФ отменял подобные судебные акты, ссылаясь в том числе на пояснения КС РФ и указывая, что суд в этом случае, по сути, освобождает сторону от обязанности доказывания заявленного требования, и это нарушает основополагающий принцип арбитражного процесса – принцип состязательности сторон (Постановление Президиума ВАС РФ от 15 марта 2012 г. № 16067/11).

Поскольку ВС РФ тоже согласился с позицией КС РФ и указал, что суд не вправе произвольно решать вопрос о размере сумм, взыскиваемых в возмещение судебных издержек (п. 11 Постановления № 1), можно предположить, что в случае обжалования решений об уменьшении этого размера, не содержащих расчета тех сумм, которые суд посчитал разумными, он будет выносить аналогичные решения.

***

Как видно из проанализированной судебной практики, взыскание понесенных на оплату услуг представителя расходов, особенно в крупном размере, – дело непростое. Тем более если дело касается вопросов, по которым мнения судов расходятся диаметрально. Среди них и вопрос о том, может ли на размер гонорара адвоката влиять место, занимаемое в рейтингах юридических фирм компанией, сотрудником (партнером) которой он является, и о том, возможно ли возмещать в составе судебных расходов выплаченный представителю гонорар успеха.

Тем не менее в случае достаточного обоснования заявленной к взысканию суммы судебные расходы все же могут быть возмещены в полном объеме.

Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

Черевадская О. Е., директор по аудиту ЗАО «Финасовый Контроль и Аудит»

Опубликовано в журнале «Российский налоговый курьер», 2010 г., № 1-2.

Организация вправе учесть в налоговой базе по налогу на прибыль любые экономически оправданные расходы, если они произведены с целью получения дохода и подтверждены соответствующими документами. Разберемся, какие документы организации следует получить от контрагентов, а какие оформить самостоятельно, чтобы подтвердить расходы на представительские цели1.

О составе и об особенностях налогового учета представительских расходов читайте на с. 34 этого номера. — Примеч. ред.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Применительно к представительским расходам это означает, что при расчете налога на прибыль можно учесть затраты только на те представительские мероприятия, проведение которых направлено на получение дохода. Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.

1Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ)

Перечень необходимых документов

В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Назовем их:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям.

Если расчеты за товары (услуги), приобретенные для проведения представительского мероприятия, осуществлялись через подотчетных лиц, то должны быть оформлены авансовые отчеты с приложением к ним подтверждающих документов

Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):

  • программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
  • утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
  • отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели).

Оформление подтверждающих документов

Собственно представительские расходы (на проведение официального обеда, транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков и др.) подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам. При отсутствии таких форм документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Первичные документы, подтверждающие представительские расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ)

  • наименование и дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Большинство из документов, рекомендованных Минфином России2 для подтверждения представительских расходов (приказ о проведении представительских мероприятий, смета расходов, отчет о фактически осуществленных расходах и др.), не имеют унифицированных форм. Поэтому остановимся подробнее на особенностях составления таких документов. Помимо включения в данные документы всех необходимых реквизитов, организации также следует обратить внимание на используемые в них формулировки.

2Речь о письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Так, в преамбуле приказа о проведении официального приема представителей другой организации обычно указывают, что прием проводится «в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества», «в целях увеличения объема продаж» либо «в целях расширения рынков сбыта». Главное, чтобы формулировка в приказе свидетельствовала, с одной стороны, об официальности мероприятия, а с другой — о его экономической обоснованности. Примерный образец такого приказа приведен на рис. 1 (с. 43).

Определенные затруднения могут возникнуть, если переговоры проводятся в том городе, куда работник направлен в служебную командировку. Ведь нередко организации командируют сотрудников для поиска клиентов в том или ином регионе и заключения с ними договоров. В подобной ситуации руководитель организации вряд ли сможет издать соответствующий приказ о проведении деловой встречи, поскольку заранее не известны ни участники переговоров, ни место и дата их проведения. Документами, подтверждающими необходимость проведения представительского мероприятия, будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку3 и служебное задание на командировку3. В них следует указать, что целью служебной командировки сотрудника являются поиск новых клиентов, проведение с ними переговоров о возможном сотрудничестве и заключение договоров.

3Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

По возвращении из командировки работник в трехдневный срок обязан составить письменный отчет о выполненной в командировке работе 4, согласовать его со своим непосредственным руководителем и затем представить на утверждение руководителю организации (другому уполномоченному на то лицу). Основание — пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

4Отчет о выполненной в командировке работе составляется по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия. Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия (образец — рис. 2 на с. 44) и составление сметы расходов (образец — рис. 3 на с. 45).

В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.

Рисунок 1. Образец приказа о проведении официального приема представителей другой организации

Общество с ограниченной ответственностью «Формат»

20 ноября 2009 года г. Москва

Приказ № 42

о проведении официального приема

представителей ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск)

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и ознакомления представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»,

Приказываю:

1. Провести официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» в период с 1 по 4 декабря 2009 года.

2. Начальнику отдела по связям с партнерами Оленеву Я.В. в срок до 24 ноября 2009 года пригласить представителей ЗАО «Каркас» на переговоры и согласовать с ними даты визита и список приезжающих.

3. Коммерческому директору Колпаковой И.М. в срок до 26 ноября 2009 года подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ЗАО «Каркас» в г. Москве и смету представительских расходов.

4. Оленеву Я.В. в срок до 27 ноября 2009 года направить представителям ЗАО «Каркас» программу пребывания.

5. Утвердить список работников ООО «Формат» для участия в переговорах в следующем составе:

— Марсов А.П., генеральный директор;

— Колпакова И.М., коммерческий директор;

— Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту;

— Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

6. Колпаковой И.М. в срок до 7 декабря 2009 года представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Марсов А.П. Марсов

С настоящим приказом ознакомлен:

Рисунок 2. Образец утвержденной программы официального приема

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

25 ноября 2009 года

Программа официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

Целями официального приема являются ознакомление представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат», демонстрация этих станков и в случае заинтересованности партнеров — проведение переговоров по условиям поставки указанной продукции и заключение соответствующего договора.

Наименование мероприятия

Время

2 декабря 2009 года

Встреча в аэропорту «Домодедово»

Прибытие в офис ООО «Формат».

Кофе, чай (буфетное обслуживание)

10-00 — 10-30

Презентация — информирование о новой модификации станков, производимых ООО «Формат», представление технических характеристик, описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями

10-30 — 12-00

Кофе-пауза (буфетное обслуживание)

12-00 — 12-30

Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений

12-30 — 14-00

Отъезд в гостиницу «Ленинградская», размещение прибывших в гостинице

14-00 — 15-00

Официальный обед в ресторане гостиницы «Ленинградская»

15-00 — 17-00

Посещение спектакля в театре «Современник» (только для гостей)

Начало спектакля в 19-00

3 декабря 2009 года

Переговоры о возможности приобретения ЗАО «Каркас» станков новой модификации, обсуждение условий поставки

10-00 — 11-30

Кофе-пауза (буфетное обслуживание)

11-30 — 12-00

Продолжение переговоров

12-00 — 14-00

Обед

14-00 — 15-00

При необходимости — завершение переговоров и подписание договора (протокола о намерениях или другого документа)

15-00 — 17-00

Отъезд гостей в аэропорт «Домодедово»

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

Смета представительских расходов составляется на каждое мероприятие в отдельности. В ней отражаются перечень запланированных расходов и предельные суммы, выделяемые на эти цели. Если компания часто проводит официальные приемы представителей других организаций, ей целесообразно разработать дополнительный документ — положение о представительских расходах. Такой документ удобен тем, что в нем можно прописать не только порядок проведения представительских мероприятий, но и установить перечень расходов на представительские цели, а также утвердить предельные суммы по каждой статье расходов,

Рисунок 3. Образец сметы расходов на официальный прием

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

25 ноября 2009 года

Смета расходов

на проведение официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

Наименование расхода

Предельная сумма расхода (включая НДС), руб.

Транспортное обслуживание — встреча прибывших в аэропорту «Домодедово» и доставка их в офис ООО «Формат» и проводы из офиса в аэропорт «Домодедово»

Буфетное обслуживание во время переговоров

Официальный обед

12 000

Сувениры (ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей с символикой ООО «Формат»)

Билеты на спектакль в театре «Современник» (только для гостей)

Итого максимальная сумма расходов

25 000 (Двадцать пять тысяч)

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

например, на месяц, квартал или календарный год. Кроме того, в данном положении указываются лица, ответственные за организацию и проведение представительских мероприятий и за составление отчетных документов. Здесь же можно установить сроки представления отчетов о состоявшихся мероприятиях (например, три рабочих дня по окончании мероприятия), перечень необходимых подтверждающих документов, а также порядок рассмотрения и утверждения отчетов. Фрагмент положения о представительских расходах приведен на рис. 4 (с. 46).

В отчете о проведенных представительских мероприятиях необходимо отразить цели представительских мероприятий, место их проведения, список участников (как от принимающей организации, так и со стороны приглашенных). Отчет должен давать представление о тематике вопросов, поднимавшихся на переговорах, и о достигнутых результатах (например, обсуждение условий и подписание договора или пролонгация контракта, срок действия которого заканчивался). Очевидно, что признать расходы на представительское мероприятие можно лишь в том случае, если вопросы, обсуждавшиеся в ходе его проведения, связаны с деятельностью принимающей стороны, направленной на получение дохода.

Помимо этого, в отчете следует указать итоговую сумму расходов, осуществленных в связи с данным представительским мероприятием, а при необходимости — иные существенные сведения. Примерный образец отчета о представительском мероприятии приведен на рис. 5 (с. 47).

Организация вправе оформить отдельный отчет (акт) о фактических расходах на представительское мероприятие (при значительном количестве информации).

Если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены ненадлежащим образом, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, указанные расходы не могут быть учтены в целях налогообложения.

Нормирование представительских расходов при расчете налога на прибыль

В целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату

Рисунок 4. Фрагмент положения о представительских расходах на 2009 год

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

26 декабря 2008 года

Нормативы представительских расходов на 2009 год

Наименование расхода

Предельная сумма расхода (включая НДС)

Подтверждающие документы

Расходы на транспортное обслуживание

800 руб. на человека

Договоры, заявки (заказы), счета, акты оказанных услуг, счета-фактуры, чеки ККТ

Расходы на аренду помещения для проведения представительского мероприятия

2500 руб. в день

Договоры, счета, акты приема-передачи имущества в аренду, счета-фактуры.

В случае проведения переговоров командированным работником в гостинице — бланки строгой отчетности или чеки ККТ

Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров (в том числе на приобретение минеральной и питьевой воды, чая, кофе, соков, сахара, сливок, меда, джемов, печенья, пирожных, конфет и других кондитерских изделий, хлеба, галет, сыров, масла сливочного, икры, мясной и рыбной гастрономии, зелени, овощей, фруктов, одноразовой посуды и др.)

250 руб. на человека в день*

Договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки

Расходы на официальный прием (деловой завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие), включая спиртные напитки**

1500 руб. на человека*

Договоры, наряд-заказы, счета-заказы, счета ресторанов (кафе или других заведений общественного питания), накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки

Сувенирная продукция с символикой ООО «Формат» (ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей)

150 руб. на человека

Накладная на выдачу сувенирной продукции со склада, акт на списание

Расходы на услуги переводчиков, не состоящих в штате ООО «Формат» (при приеме иностранных делегаций)

3000 руб. в день

Договоры, счета, акты оказанных услуг, счета-фактуры, чеки ККТ

Расходы на организацию досуга

1300 руб. на человека*

Билеты на концерты, в театры, музеи, кинотеатры, договор с туристическим агентством на экскурсионное обслуживание, путевка, бланки строгой отчетности (чеки ККТ)

* Предельная сумма указанных расходов рассчитана на одного участника мероприятия, включая представителей принимающей стороны, переводчиков и сопровождающих лиц.

** Количество участников, представляющих ООО «Формат» на официальном приеме (деловом завтраке, обеде, ужине или ином аналогичном мероприятии), не должно превышать количества участников с приглашенной стороны.

Составил

Главный бухгалтер

Матросова

А.В. Матросова

Рисунок 5. Образец отчета о проведении официального приема

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

7 декабря 2009 года

Отчет

о проведении официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

В соответствии с приказом генерального директора от 20.11.2009 № 42 в период с 2 по 3 декабря 2009 года проведен официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск), являющегося постоянным заказчиком компании.

Место проведения переговоров — помещение ООО «Формат» и ресторан гостиницы «Ленинградская» (г. Москва).

Цели официального приема:

— ознакомление представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»;

— демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик, описание преимуществ новой модификации;

— проведение переговоров по условиям поставки станков (любой модификации) и при необходимости заключение соответствующего договора.

Участники:

Согласно утвержденной программе в рамках официального приема проведены следующие мероприятия:

— 2 декабря 2009 года — презентация станков новой модификации, производимых ООО «Формат», описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями. Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений. Ответы на вопросы партнеров;

— 3 декабря 2009 года — переговоры о приобретении ЗАО «Каркас» трех станков новой модификации. Обсуждение сроков изготовления и отправки станков в адрес ЗАО «Каркас», стоимости станков, порядка оплаты и доставки заказчику, условий гарантийного обслуживания. Подписание договора на поставку трех станков новой модификации.

В рамках досуговых мероприятий 2 декабря 2009 года для партнеров организовано посещение спектакля в театре «Современник».

Результаты официального приема:

1. Представителями ЗАО «Каркас» проявлена заинтересованность в приобретении станков новой модификации.

2. Подписан договор на поставку трех станков новой модификации.

3. После испытания станков новой модификации в работе и получения положительного заключения от технических специалистов ЗАО «Каркас» партнеры готовы частично обновить свое производственное оборудование и приобрести еще не менее 20 станков новой модификации.

4. Установлены партнерские отношения между представителями ЗАО «Каркас» и ООО «Формат».

Общая сумма расходов на проведение официального приема составила 19 518 (Девятнадцать тысяч пятьсот восемнадцать) руб., включая НДС, в том числе:

— расходы на транспортное обслуживание — 2950 руб.;

— расходы на буфетное обслуживание во время переговоров — 2200 руб.;

— оплата официального обеда в ресторане (на восемь персон) — 8968 руб.;

— приобретение четырех билетов на спектакль в театре «Современник» (только для гостей) — 4800 руб.

— стоимость сувенирной продукции, врученной партнерам, — 600 руб.

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

труда за данный отчетный (налоговый) период. Основание — абзац 3 пункта 2 статьи 264 НК РФ. Причем для расчета предельной суммы, включаемой в расходы, учитываются не только начисления по тарифным ставкам, должностным окладам,

Рисунок 6. Образец расчета норматива и суммы представительских расходов, учитываемой в целях налогообложения прибыли

ООО «Орион»

Расчет норматива и суммы представительских расходов,

учитываемой при расчете налога на прибыль за 2009 год

Отчетный (налоговый) период

Общая сумма расходов на оплату труда, руб.

Норматив представительскихрасходов (предельная сумма, включаемая в расходы), руб. (гр. 2 х 4%)

Фактическая сумма представительскихрасходов (нарастающим итогом с начала года), руб.

Включено в прочие расходы, руб.

I квартал 2009 года

910 000

36 400

Полугодие 2009 года

1 720 000

68 800

130 000

68 800

9 месяцев 2009 года

2 610 000

104 400

130 000

104 400

2009 год

3 440 000

137 600

130 000

130 000

Составил

Старший бухгалтер по затратам

Костикова

О.Н. Костикова

Проверил

Главный бухгалтер

Малахов

С.К. Малахов

сдельным расценкам, но также и надбавки к ним, премии, отпускные и другие начисления стимулирующего или компенсирующего характера, стоимость коммунальных услуг, питания и продуктов, жилья, форменной одежды и обмундирования, бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с действующим законодательством РФ. Иными словами, в расчет норматива для отражения представительских расходов берутся все виды выплат в пользу работников, предусмотренные в статье 255 НК РФ.

Предельный размер представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего отчетного периода (п. 3 ст. 318 НК РФ). То есть он рассчитывается на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года. Окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года — на 31 декабря.

Если в отношении отдельных видов расходов в главе 25 НК РФ предусмотрены ограничения по размеру признаваемых расходов, то база для расчета предельной суммы таких расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ)

Получается, что представительские расходы, осуществленные в I квартале и не признанные в данном периоде из-за превышения суммы норматива, могут быть полностью или частично включены в расходы по итогам полугодия, девяти месяцев или календарного года. При этом высока вероятность того, что к концу налогового периода (года) указанные расходы можно будет учесть в целях налогообложения в полном размере. Какие еще документы необходимо составить, чтобы отразить представительские расходы в налоговом учете?

Прежде всего отметим, что представлять уточненные декларации по налогу на прибыль за предыдущие периоды текущего года не нужно. Ведь налог исчисляется нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).

Единственный документ, который следует дополнительно оформить, — это расчет предельной величины признаваемых представительских расходов. Такой расчет составляется по окончании каждого отчетного периода (I квартала, полугодия и девяти месяцев), в котором производились представительские расходы.

Итоговая сумма расходов, признаваемых за год, определяется в аналогичном расчете, составляемом по окончании календарного года. Образец расчета за год приведен на рис. 6 (с. 48).

Обратите внимание: сумма представительских расходов, не учтенных в одном календарном году (из-за превышения суммы норматива), на следующий год не переносится.

Пример

В апреле 2009 года ООО «Орион» принимало делегацию иностранных деловых партнеров. Общая сумма осуществленных представительских расходов равна 130 000 руб. (без учета НДС). Других представительских расходов у организации в 2009 году не было. Расходы компании на оплату труда составили:

  • за полугодие 2009 года — 1 720 000 руб.;
  • за девять месяцев — 2 610 000 руб.;
  • за 2009 год — 3 440 000 руб.

Предельная величина представительских расходов, которую ООО «Орион» вправе было учесть по окончании полугодия, — 68 800 руб. (1 720 000 руб. × 4%). Эту сумму организация включила в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль за полугодие 2009 года (рис. 6 на с. 48).

Норматив признаваемых представительских расходов за девять месяцев 2009 года составил 104 400 руб. (2 610 000 руб. × 4%). Значит, при расчете налога на прибыль за этот период организация дополнительно учла в расходах 35 600 руб. (104 400 руб. — 68 800 руб.).

По итогам 2009 года предельная величина представительских расходов составила 137 600 руб. (3 440 000 руб. × 4%). Поскольку фактические расходы не превысили указанной суммы, организация вправе признать в целях налогообложения всю сумму представительских расходов. В декабре 2009 года она дополнительно включила в прочие расходы оставшуюся сумму — 25 600 руб. (130 000 руб. — 68 800 руб. — 35 600 руб.)