Как узнать действует ГОСТ или нет?

3.8.1 Элемент «Нормативные ссылки» («Нормативная ссылка») приводят, если в тексте стандарта даны нормативные ссылки (ссылка) на другие межгосударственные стандарты*(6) и/или межгосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации (далее — классификаторы)*(7).

В правилах (рекомендациях) по межгосударственной стандартизации элемент «Нормативные ссылки» приводят при наличии ссылок на межгосударственные стандарты и/или на другие правила (рекомендации) по межгосударственной стандартизации.

3.8.2 Элемент «Нормативные ссылки» оформляют в виде раздела 2. В нем приводят перечень ссылочных нормативных документов по межгосударственной стандартизации, который излагают в следующем порядке:

— межгосударственные стандарты;

— стандарты СЭВ;

— межгосударственные классификаторы.

3.8.3 Перечень ссылочных нормативных документов начинают со слов: «В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие межгосударственные стандарты и/или классификаторы». Если в правилах (рекомендациях) по межгосударственной стандартизации есть ссылки на межгосударственные стандарты, классификаторы, другие правила и/или рекомендации, то в указанной формулировке вместо перечисления статуса всех ссылочных документов приводят: «…на следующие межгосударственные документы:».

3.8.4 В перечне ссылочных нормативных документов указывают полные обозначения этих документов с цифрами года принятия и их наименования, размещая эти документы в порядке возрастания регистрационных номеров обозначений и в той же последовательности, в которой данные документы приведены в указателе (каталоге) «Межгосударственные стандарты» в части, содержащей общий перечень обозначений соответствующих документов (в «номернике»). При этом аббревиатуры, которые применены в указателе (каталоге) для групповых заголовков наименований стандартов, входящих в системы общетехнических и организационно-технических стандартов, должны быть расшифрованы.

Примечание — При указании года принятия стандарта используют то количество цифр, которое приведено в его обозначении (в обозначениях стандартов, принятых до 2000 г., год указывался двумя последними цифрами).

В перечне ссылочных нормативных документов обозначение международного (регионального) стандарта, приводимое после обозначения межгосударственного стандарта или под ним в скобках, указывают только в случае, когда обозначение международного (регионального) стандарта входит в полное обозначение ссылочного межгосударственного стандарта (см. 9.1.14.1; 9.1.14.2; 9.2.9) или сопровождается указанием условного обозначения степени соответствия этих стандартов (см. 9.2.6.3).

При приведении в перечне ссылочных нормативных документов обозначений ссылочных межгосударственных стандартов, принятых до введения в действие настоящего стандарта, не указывают букву Е, а также информацию о соответствии данных стандартов стандартам СЭВ и/или международным стандартам, которая ранее приводилась в скобках под обозначениями межгосударственных стандартов на их титульных листах и в указателях (каталогах) межгосударственных стандартов.

3.8.5 После перечня ссылочных нормативных документов приводят примечание со следующей информацией: «При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов (и классификаторов) на территории государства по соответствующему указателю стандартов (и классификаторов), составленному по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом, следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку».

Примечание — Национальным органам по стандартизации, заинтересованным в принятии стандарта, рекомендуется обеспечить действие ссылочных документов на территории своих государств.

3.8.6 В элемент «Нормативные ссылки» включают информацию только о принятых межгосударственных документах. В проекте стандарта допускается приводить информацию о проектах стандартов, взаимосвязанных с разрабатываемым стандартом, если обеспечена одновременность их принятия и/или введения в действие.

3.8.7 Если стандарт является идентичным международному или региональному стандарту, то перечень ссылочных нормативных документов излагают в той же последовательности и с тем же содержанием, которые приведены в русской версии международного стандарта, в при ее отсутствии — в переводе на русский язык международного (регионального) стандарта.

3.9 Термины и определения*(8)

3.9.1 В стандарте элемент «Термины и определения» приводят при необходимости терминологического обеспечения взаимопонимания между различными пользователями данного стандарта путем определения терминов, не стандартизованных на межгосударственном уровне, или путем уточнения стандартизованных терминов, если эти термины использованы в данном стандарте в более узком смысле.

Примечания

1 Термином, стандартизованным на межгосударственном уровне, считается термин, установленный в межгосударственном стандарте на термины и определения.

2 Термин и его определение, приведенные вместе, составляют терминологическую статью.

3.9.2 Элемент «Термины и определения» оформляют в виде одноименного раздела и начинают со слов:

«В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями».

3.9.3 При установлении в стандарте терминов и определений учитывают соответствующие рекомендации , принятые ЕАСС, в части требований к стандартизуемым терминам и их определениям.

3.9.4 Определение должно быть оптимально кратким и состоять из одного предложения. При этом дополнительные пояснения приводят в примечаниях.

3.9.5 Каждой терминологической статье присваивают номер, состоящий из номера раздела «Термины и определения» (раздел 3 или 2) и отделенного от него точкой порядкового номера статьи в этом разделе. После каждой терминологической статьи ставят точку.

Термин записывают со строчной буквы*(9), а определение — с прописной буквы.

Термин отделяют от определения двоеточием.

Примеры*(10)

1 игрушка: Изделие, спроектированное или явно предназначенное для использования в игре детьми до 14 лет.

2 документ: Бумага с нанесенной на ней информацией.

Примечание — Термин «документ», приведенный в примере 2, используется в стандарте на бумагу для документов, поэтому его определение необходимо для понимания широкоупотребляемого термина «документ» в более узком смысле.

3.9.6 Если в терминологическую статью целесообразно включить эквивалент термина на английском (или ином) языке (см. 9.1.7), то его приводят в скобках после термина на русском языке.

Пример — окружающая среда (environment): Внешняя среда, в которой функционирует организация, включая воздух, воду, землю, природные ресурсы, флору, фауну, человека и их взаимодействие.

3.9.7 Терминологические статьи располагают в соответствии с выявленными связями между понятиями, выражаемыми терминами, в последовательности «от общего — к частному» и (или) «от определяющего — к определяемому» (если возможно выявить эти связи). В остальных случаях терминологические статьи располагают в порядке употребления терминов в тексте стандарта или (если их количество более 20) в алфавитном порядке.

3.9.8 При оформлении в стандарте терминологической статьи термин выделяют полужирным шрифтом, иноязычные эквиваленты набирают светлым шрифтом.

3.9.9 Если в стандарте использованы стандартизованные термины, то приводят нормативную ссылку на соответствующий стандарт (стандарты) на термины и определения в соответствии с 4.8.3.2. Эту ссылку приводят в одном из следующих мест: в сноске к первому упоминанию в стандарте стандартизованного термина либо в примечании к абзацу, в котором впервые упоминаются два (и более) стандартизованных термина, либо в разделе «Термины и определения» (если включение этого раздела в стандарт обусловлено необходимостью определения в стандарте нестандартизованных терминов).

При ссылках на стандарт, в котором установлены стандартизованные термины, используют следующие формулировки:

— для сноски — «Определение к данному термину установлено в

_______________________________»;

обозначение стандарта

— для примечания — «В настоящем стандарте применены термины по

_______________________________»;

обозначение стандарта

— для раздела «Термины и определения» — «В настоящем стандарте

применены термины по ______________________, а также следующие термины с

обозначение стандарта

соответствующими определениями:».

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Архивное дело регулируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий:

• делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
• под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
• документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
• архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
• под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
• документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
• номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
• под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

• организационная структура и штатное расписание предприятия;
• разработанные в предыдущие годы реестры дел;
• описи дел временного и постоянного хранения;
• при наличии — типовые номенклатуры дел;
• правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
• перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

1. Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
2. Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Авдюшин Денис, генеральный директор «Делис Архив».