Как запросить акт сверки у поставщика

Во время сотрудничества, между любыми бизнес-объектами возникают экономические связи. Взаимные расчеты между компаниями и предприятиями, выдача и оплата кредитов, оплата налогов в государственные органы – все эти операции связаны с деньгами.

Во избежание ошибок и расхождений в суммах, выплаченных одной стороной и полученных другой, составляются акты сверки. Акт сверки представляет собой документ, не относящийся к бухгалтерскому учету и не являющийся обязательным для составления. Формируется по требованию одного из участников операции и декларирует все суммы, выплаты и получения, имеющие место между организациями в определенный период времени.

Основные сведения об акте сверки с поставщиками и покупателями

Акт сверки с поставщиками и покупателями представляет собой декларативный документ, отражающий все расчеты, произведенные между контрагентами за обозначенный период времени: месяц, квартал, год или весь период сотрудничества. Закон Российской Федерации не обязывает составлять такой документ. Однако, в деловой практике акты сверки встречаются довольно часто и негласно являются обязательными для оформления.

  • Периодичное или постоянное проведение сверок и запись их результатов на бумаге помогает деловым партнерам избегать ошибок в расчётах и выплатах, обнаруживать и своевременно погашать долги, устранять другие финансовые расхождения.
  • Более того, если одна из сторон задолжала другой и не признает сложившейся ситуации, акт сверки может послужить одним из косвенных доказательств при подаче в суд иска о наличии долга, также, может стать и одним из факторов опровержения.

При составлении бумаги, ее необходимо заверить подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, так же, как и мокрыми печатями. Формируется в двух экземплярах.

При выявлении задолженности, сторона-виновник обычно отказывается подписывать акт. Если в ходе судебного следствия контрагент все-таки заверил протокол, тем самым признав недоплату, срок иска обнуляется и начинается заново.

Как уже обозначено, законом оформление такого документа не предвидится, но упоминание о подобных актах имеется в Письме Министерства финансов №07-05-04/2 от 18.02.2005 и в ФЗ №402. Документ относится к категории вторичных, так как не оказывает прямого влияния на финансовое состояние кого-либо из партнеров.

Как составить акт сверки, если поставщик и покупатель в одном лице? Об этом расскажет видео ниже:

Особенности оформления

Правила и требования

Четких требований к форме протокола нет. Каждая организация может установить форму документа самостоятельно, утвердив его со своей собственной учетной политикой. Но, есть несколько аспектов, знание которых поможет использовать сверку более эффективно. Если документ подпишет только главный бухгалтер, а подпись руководителя поставлена не будет – бумага носит лишь технический характер, характер справочной информации.

Для того, чтоб протокол имел юридическую силу, он должен быть заверен 4 подписями (по две от каждого партнера) и официальными печатями организаций, а также содержать некоторые аспекты. В акте должна быть информация о:

  • Названии документа;
  • Наименованиях сторон-составителей;
  • Периоде, который охватывает сверка;
  • Дате, когда она проведена;
  • Операциях, которые проверяют;
  • Показатели всех расчетов;
  • Указания на первичную документацию;
  • Лица, отвечающие за составление и достоверность.

Наличие таких пунктов носит рекомендательный характер, но они не окажутся лишними, при использовании бумаг в суде или других органах. Как правило, акт имеет форму таблицы, в которую вносятся такие данные, как дебеты и кредиты, номера и даты первичных документов, которые подтверждают оплату, отправку и доставку товаров. В конце документа выносится общее сальдо, а также общая сумма дебетов и кредитов за проверяемый период. Сальдо представляет собой сумму разницы между поступлениями и расходами.

Образец акта сверки с поставщиком рассмотрен в этом видео:

Расхождения и проверка

Если после проверки второй стороной, обнаружены расхождения – они также фиксируются после всех данных. При проведении сверки между покупателями и продавцами, часто используют рекомендации, установленные Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Главная задача, при формировании документа – проверить и подтвердить обоснованность всех сумм, вносимых в таблицу акта.

В обязательном порядке проверяются «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на соответствие с корреспондирующими счетами. Фиксируются такие пункты:

  • Выполнение обязательств по оплаченным товарам в пути;
  • Выполнение обязательств, связанных с поставками;
  • Верность и подкрепление дебета и кредита первичными документами.

Составления соответствующего акта может потребовать, как сторона-покупатель, так и сторона поставщик.

  • Формирование и проверка актов, обычно, проводится в специальных бухгалтерских программах. Если составитель пользуется такой, то акт заполняется по внесенной форме автоматически, на основе данных уже имеющихся в памяти приложения документов. Так же проводится и проверка.
  • В случае ручной проверки, все данные из таблицы в акте сверяются с данными первичной документации и данными, имеющимися в документах и сверках проверяющей стороны.

Акт сверки является стандартным протоколом схождений и расхождений в финансовых операциях, осуществляемых между двумя организациями. Документ не имеет установленной формы и специфических требований, может составляться для использования внутри организации-партнера, между партнерами или как косвенное доказательство при рассмотрении судебных исков о задолженностях. Правильно составленный акт сверки между контрагентами поможет контролировать и регулировать все возникающие между ними финансовые отношения.

Акт сверки с покупателем, его особенности и примеры — тема видео ниже:

Пошаговая инструкция для заказчика

Прежде чем привести образец запроса на коммерческое предложение по 44-ФЗ остановимся на том, для чего такой запрос составляется и кому и в каком порядке направляется.

Итак, коммерческое предложение по 44-ФЗ служит для расчета начальной цены госконтракта методом сопоставления рыночных цен. Методические рекомендации, утв. приказом Минэкономразвития РФ от 02.10.2013 № 567, далее — Рекомендации призывают госзаказчиков применить следующие способы сбора ценовой информации:

  1. Отправить запрос коммерческого предложения на оказание услуг, производств работ, поставку товара не менее чем 5-ти исполнителям. Последние должны обладать опытом поставок подобных услуг, работ, товаров и информация о них есть в свободном доступе: размещена в печати, интернете (п. 3.7.1 Рекомендаций).
  2. Осуществить запрос коммерческих предложений через ЕИС (п. 3.7.2 Рекомендаций).
  3. Произвести поиск сведений в реестре контрактов (п. 3.7.3 Рекомендаций).
  4. Осуществить поиск и анализ другой общедоступной информации (данные статотчетности, котировки биржи и т.д.).

Как составить идеальное коммерческое предложение на тендер
В программе вебинара:
☆ Что такое коммерческое предложение для обычного покупателя и что такое коммерческое предложение для государственного/муниципального закзачика;
☆ Какие условия по-настоящему важны государственному заказчику в вашем предложении;
☆ Разбор полезных приемов и примеры, которые не следует повторять.

Когда: 7 апреля (вторник) в 11:00

Бесплатный вебинар

Запрос коммерческого предложения по 44-ФЗ, как мы показали выше, применяется в 2-х из 4-х способов сбора ценовой информации. Приведем инструкцию его проведения по шагам:

Шаг 1. Составляем заявки на коммерческое предложение. Данные берутся из технического задания и его пример мы рассмотрим позже.

Шаг 2. В сети интернет или печати определяем 5 поставщиков подобных товаров, работ, услуг.

Шаг 3. Направляем им запрос коммерческих предложений в электронной форме или на бумаге.

Шаг 4. Осуществляем запрос сведений в ЕИС.

Шаг 5. Получаем коммерческие предложения и анализируем их.

Конструктор запроса цены для обоснования НМЦК и все ловушки коммерческих предложений
Мы проанализировали 150 запросов цен и составили универсальные образцы запроса цен на закупку товаров и закупку услуг. Для тех, кто закупает услуги, мы составили отдельный образец запроса коммерческих предложений.

Использовать конструктор

На основе полученных предложений рассчитываем НМЦК. Рекомендации предлагают использовать не менее 3-х коммерческих предложений (п. 3.19). При отсутствии такого количества можно обойтись 2-мя и даже одним предложением, предварительно направив запросы не менее, чем 5 потенциальным поставщикам. Желательно, чтобы лица, отказывающиеся давать ценовую информацию, предоставили письменный отказ.

Запрос коммерческого предложения образец письма Сроки запроса предложений в электронной форме по 44-ФЗскачать таблицу

Образец запроса ценовой информации по 44-ФЗ

Пример запроса не утвержден действующим законодательством. Составлять его следует в свободной форме либо по образу, разработанному в организации – заказчике. Документ должен содержать следующую информацию (п.п. 3.10.1 – 3.10.6 Рекомендаций):

  • Объект закупки. Описываются товары, работы, услуги, которые планируется приобрести. Их точные количественные и качественные характеристики. Прописываются единицы измерения количества товара (штуки килограммы и т.п.) объема работы или услуги, например аренда имущества может исчисляться днями, месяцами, годам.
  • Перечень информации, необходимой для определения однородности или идентичности работы, товара, услуги.
  • Основные условия выполнения госконтракта. Нередко госзаказчик предъявляет определенные требования к сроку и порядку поставки (к определенной дате, раз в неделю, раз в месяц), к гарантийному сроку и т.д. Кроме того указывается порядок оплаты поставленного по контракту, размер обеспечения выполнения контракта, предполагаемые сроки проведения торгов.
  • Временной интервал, в который потенциальный поставщик должен представить свое предложение.
  • Требования к предложению, например, положения о том, в каком формате должна быть представлена цена.
  • Информацию о том, что запрос является только способом сбора ценовой информации и не представляет собой предложение об оформлении госконтракта, а также указание на срок действия предлагаемой цены.

Если срок действия ценового предложения не установлен заказчиком, то он в силу п. 3.14 Рекомендаций равняется полугоду. Если торги не состоялись в указанный временной интервал нужно:

  • осуществить повторный сбор предложений;
  • привести цены к текущему уровню по формуле, установленной в п. 3.18 Рекомендаций.

Преимущественным способом является все-таки сбор новых предложений, т.к. за 6 месяцев ситуация на рынке может измениться. Запрос коммерческих предложений по 223-ФЗ составляется по схожим правилам.