Командировка непроизводственного характера

Как учесть непроизводственную командировку?

ОБОСНОВАНИЕ

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Местом постоянной работы считается место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Из указанных норм можно сделать вывод, что поездка работника по распоряжению работодателя из постоянного места работы в головной офис для выполнения служебного поручения также признается служебной командировкой.

Командировочные расходы и средний заработок за дни командировки можно учесть в целях налогообложения прибыли в составе расходов, если их выплата (п. 1 ст. 252 НК РФ):

• экономически обоснована;
• документально подтверждена;
• произведена для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы, не соответствующие указанным критериям, при определении налоговой базы не учитываются.

По мнению Минфина России, расходы на проезд, проживание и суточные, выплаченные работникам организации, направляемым в командировку, целью которой являлось участие в культурно-массовых, а также иных аналогичных мероприятиях, не связаны с исполнением работниками их трудовых обязанностей и произведены для осуществления деятельности, не направленной на получение дохода, а значит, не могут учитываться в расходах по налогу на прибыль (п. 2 Письма от 22.11.2010 N 03-04-06/6-272).

Аналогичный вывод сделан в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19.11.2013 N А67-7663/2012, в котором суд указал, что средний заработок, выплаченный работникам за время командировок, в которые они были направлены для участия в корпоративных мероприятиях, нельзя учесть в налоговых расходах, так как общество не доказало связь таких расходов с увеличением доходов.

Таким образом, организация не вправе учесть в составе расходов по налогу на прибыль расходы на проезд, проживание, суточные и средний заработок работника за время командировки, целью которой являлось участие в корпоративном мероприятии, так как данные расходы не связаны с исполнением работниками их трудовых обязанностей и не направлены на получение дохода.

При этом следует учитывать, что отсутствие документов, подтверждающих достижение результатов служебной командировки, например, заключенных договоров или подписанных протоколов о намерениях, не может являться основанием для отказа в признании расходов на эту командировку. К таким выводам пришел ФАС Поволжского округа по двум разным делам (Постановления от 11.07.2012 N А55-17726/2011 и от 21.11.2011 N А55-129/2011).

Решения суда представляются справедливыми. Ведь достижение конкретных результатов, в том числе заключение договоров, зависит не только от компании, но и отчасти от ее контрагентов, которые самостоятельно принимают соответствующие решения.

Однако это не означает, что организация вправе признавать расходы по любым командировкам работников. В тех случаях, когда с учетом места командировки и ее целей невозможно установить связь поездки с деятельностью организации, которая была бы направлена на получение дохода, очень высока вероятность претензий проверяющих к расходам на такую командировку.

К примеру, суд поддержал налоговиков, отказавших компании в учете расходов на командировку работника в США для участия в юбилейной конференции (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2011 N А82-16380/2009). Арбитры не увидели связи между этой поездкой и деятельностью, связанной с получением доходов, поскольку конференция не предполагала встреч с деловыми партнерами и была посвящена культурным и общесоциальным вопросам.

Значит, чтобы избежать разногласий с инспекторами, служебное задание на командировку и отчет о его выполнении целесообразно составлять таким образом, чтобы из этих документов усматривалась связь между целью поездки, фактическими усилиями командированных работников по ее достижению и деятельностью компании, которая может приносить ей доходы.

Несмотря на то, что оформление указанных документов является необязательным в силу того, что п. п. 6 и 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) утратили силу, в некоторых ситуациях составление служебного задания и отчета о командировке бывает очень полезным.

Командировка не на производственную тему

Разъяснения налоговиков будут интересны компаниям, которые отправляют своих сотрудников в другой город для участия в мероприятиях, не связанных с производственной деятельностью организации. О том, являются ли такие поездки командировками и нужно ли облагать компенсацию расходов на них НДФЛ — в письме ФНС России от 05.03.2014 № БС-4-11/4032@.

В целях повышения своего имиджа некоторые компании могут направлять отдельных своих сотрудников для участия в различных спортивных соревнованиях, конгрессах, съездах, конкурсах и других мероприятиях, не связанных с выполнением ими трудовых обязанностей. Налоговики считают, что подобные поездки нельзя считать командировками, а компенсация расходов на них должна облагаться НДФЛ. Обосновывают они свою позицию следующим образом.

В налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ). Перечень необлагаемых доходов дан в ст. 217 НК РФ. Так, не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением физическими лицами трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Но так как поездка работника не связана с выполнением им служебных обязанностей, ее нельзя рассматривать как командировку. Соответственно, п. 3 ст. 217 НК РФ в данном случае не применим. А оплата организацией расходов работника на такую поездку на основании положений ст. 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Так, ФАС Московского округа в постановлении от 12.03.2012 № А40-35658/10-4-154 пришел к выводу, что возмещение расходов на поездки работников для участия в чемпионате интеллектуальной игры «Брейн-ринг» и соревнованиях по мотогонкам НДФЛ не облагается. Суд отметил, что, поскольку работники направлялись в поездку для участия в названных мероприятиях по инициативе работодателя и в его интересах, она (поездка) соответствовала всем признакам служебной командировки, предусмотренным ст. 166 ТК РФ. При этом работники не имели экономической выгоды от компенсации понесенных расходов по проезду и проживанию в месте проведения мероприятий.

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Кав­казского округа от 08.05.2009 № А63-13178/2008-С4-33 (Определением ВАС РФ от 15.07.2009 № ВАС-8243/09 отказано в передаче данного дела на пересмотр), Московского округа от 29.02.2008 № КА-А40/14043-07.

Семинар «Подотчетные средства: оформление, учет, налоги», актуально на 12 сентября 2014 г.

Командировка: учитываем расходы

Что делать с расходами на поездки руководства в личных целях

Для начала давайте остановимся на целях командировки, а точнее на ее производственной направленности. Поскольку от этого зависит, будут ли расходы по такой поездке признаваться командировочными в налоговом учете.

О каких поездках работников можно говорить, что они не имеют производственной направленности?

В первую очередь это путешествия в личных целях. Распространенный случай — директор организации ездил в город, в котором у него нет никаких контрагентов, и непонятно, что он там делал. Скажем, летал на неделю в Амстердам в то время, когда там проходила выставка тюльпанов.

Любой руководитель обязан действовать в интересах возглавляемого им экономического субъекта. Вся его деятельность должна быть направлена на максимизацию прибыли, если он директор коммерческой организаций, либо на исполнение уставных целей, если он руководитель некоммерческой организации. Об этом говорит закон, и часто это прямо прописывают в трудовом контракте, уставе или должностной инструкции. Следовательно, если директор, пусть даже он является учредителем фирмы, едет в командировку по личной надобности, налицо очевидная экономическая необоснованность расходов. И здесь конфликт может возникнуть и с налоговиками, и с другими собственниками организации, которым вряд ли понравятся денежные траты на вояжи руководства непонятно зачемСтатья 53 ГК РФ
3. Лицо, которое в силу закона или учредительных документов юридического лица выступает от его имени, должно действовать в интересах… добросовестно и разумно. Оно обязано по требованию учредителей (участников) юридического лица… возместить убытки, причиненные им юридическому лицу..

Что делать с такими поездками? В Трудовом кодексе есть специальные нормы, посвященные материальной ответственности руководителя за ущерб, который он причинил компании своими действиями и неэффективными решениями. Такой ущерб он должен полностью возместить.

Поэтому первое, что нужно сделать, — это доказать, что такая командировка экономически неоправданна. Это, безусловно, вопрос юридическийСтатья 243 ТК РФ
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
Статья 277 ТК РФ
Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.. А так как я не юрист, на этом моменте останавливаться не буду и сразу буду исходить из того, что факт причинения вреда установлен и доказан. То есть подтверждено, что генеральный директор летал в Амстердам на выставку тюльпанов исключительно в личных целях.

Справка

Потребовать полного возмещения ущерба от руководителя можно независимо от того, есть ли в трудовом контракте с ним условие о полной материальной ответственности. Тогда как на заместителя руководителя, а также на главного бухгалтера материальная ответственность в полном размере возлагается, только если такое условие содержится в их трудовых договорах. В противном случае за причиненный ими ущерб с них можно взыскать сумму лишь в пределах их среднего месячного заработкапп. 9, 10 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52.

Обо всех тонкостях взыскания убытков с руководителя организации, причинившего ей вред своими действиями, можно узнать из статьи «Взыскание убытков с директора-вредителя: ВАС вам в помощь» («Главная книга», 2013, № 18).

Подлежащие возмещению руководителем суммы по командировкам, признанные собственниками организации личными, в расходы не включаются. Причем как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Если вы уже отнесли эти суммы на расходы, необходимо их восстановить и отразить как задолженность директора. В бухучете это будет проводка дебет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» – кредит 91 «Прочие доходы и расходы». Ну и дальше либо он эту задолженность погашает в добровольном порядке, либо с него взыскивают ее принудительно.

Если же служебную поездку руководителя переквалифицировали в личную налоговики, то корректировки делаются только в налоговом учете, бухучет трогать не нужно.

Что делать с расходами на поездки без командировочных документов

Другой случай, когда поездка работника не может быть признана командировкой, связан с отсутствием кадровых документов, ее оформляющих, — приказов, служебных заданий, командировочных удостоверений. Иногда клиенты меня спрашивают, что делать, если работник уехал в командировку, а в отдел кадров об этом не сообщил. Приказа о командировке никто на него не готовил, период закрыли, а он потом несет авансовый отчет с документами на проезд и проживание и требует возместить расходы.

По правде говоря, здесь проблема не с работником, а с работодателем. Как так получилось, что человек взял и сам уехал в командировку? Сам себя направил, никого не спрашивая, сам на себя приказ не успел оформить? Он генеральный директор что ли? Если руководство решает, что человек должен ехать в другой город по делам фирмы, оно отвечает и за надлежащее оформление этой поездки. С самого работника взятки гладкиПоложение о служебных командировках
3. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения…
6. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем..

Но выкручиваться-то надо, поездка действительно была служебной. Поэтому, дабы не признавать эту поездку личной, документы по командировке многие делают задним числом. Затем где-нибудь фиксируют, когда бумаги по факту поступили в бухгалтерию, и дальше действуют так же, как обычно с опоздавшими документами.

Как правило, с оформлением задним числом приказа и служебного задания проблем не бывает. Чего не скажешь про командировочное удостоверение. Ведь на нем должны стоять отметки организации, в которой работник побывал. Откуда он возьмет этот документ?

Те, кто часто ездит по делам фирмы или просто знаком с бухгалтерской кухней, еще находясь в месте командировки, приходят в бухгалтерию и просят распечатать им чистый бланк удостоверения. Сразу ставят на нем отметки о прибытии и убытии из этой организации и лишь по приезде к себе на работу вписывают туда остальную недостающую информацию. Однако не все работники такие сообразительные. И без командировочного удостоверения расходы на командировку придется отстаивать в суде — об этом мы уже говорили.

Если же вы в принципе не хотите связываться с оформлением документов задним числом, о признании поездки командировкой забудьте. Даже если руководитель разрешит выплатить работнику по ней какие-то деньги, налоги и взносы с возмещенных сумм придется заплатить по полной.

Что делать с расходами на поездки для участия в развлекательных мероприятиях

К командировкам, не имеющим никакого отношения к производственной деятельности, можно отнести поездки работников с целью участия в развлекательных, спортивных мероприятиях, для получения наград и т. д. И учесть расходы на них в целях налогообложения вам не дадут.

Однако подчеркиваю: траты работника по таким непроизводственным командировкам надо облагать НДФЛ, только когда организация оплачивает его личную поездку. Например, в Амстердам на выставку тюльпанов. Если же работника послали в поездку не по его собственной инициативе, а по требованию работодателя, скажем, сопровождать детей в подведомственный летний лагерь, для участия в спартакиаде холдинга, то НДФЛ с таких командировочных расходов удерживать не нужно. Даже если они не признаются для целей налогообложения прибыли. Потому что никакой экономической выгоды от такой поездки работник не получил, он лишь исполнял поручение работодателя.

По мнению Минфина, командировочные расходы работников, принимавших участие в развлекательных и спортивных мероприятиях, не учитываются для налога на прибыль и облагаются НДФЛПисьма Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39113, от 22.11.2010 № 03-04-06/6-272. А ФАС ЗСО считает необоснованным признание в расходах среднего заработка, сохраняемого за работником на время такой поездкиПостановление ФАС ЗСО от 19.11.2013 № А67-7663/2012.

Однако судьи других округов против освобождения командировочных расходов от НДФЛ в такой ситуации ничего не имеютПостановления ФАС МО от 12.03.2012 № А40-35658/10-4-154; ФАС СКО от 08.05.2009 № А63-13178/2008-С4-33.

Размер командировочных расходов: общие правила

Теперь о том, в каком размере учитываются командировочные расходы. Мы уже сказали, что правила оплаты проезда, проживания, нормативы суточных и так далее организация устанавливает сама и утверждает локальным актом. Именно в этих пределах потраченные работником суммы учитываются в налоговых расходах. Точно такой же подход применяется и при начислении на эти суммы страховых взносовПисьмо Минфина от 05.03.2014 № 03-03-10/9545
Порядок и размеры возмещения расходов… определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
…расходы… могут учитываться для целей налогообложения прибыли… при условии, что … документально подтверждены… и экономически обоснованы.
Письмо ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260
4. …порядок и размеры возмещения расходов… определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, считаем, что… не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере, установленном локальным нормативным актом организации.. И Пенсионный фонд, и ФСС это не раз подтверждали. Возьмите, к примеру, Письмо ПФР от 29 сентября 2010 года № 30-21/10260.

Входной НДС организация может принять к вычету только по командировочным расходам, учтенным при исчислении налога на прибыльп. 7 ст. 171 НК РФ.

Иначе ситуация складывается с НДФЛ. Удивительно, но почему-то на практике многие бухгалтеры этот налог с налогом на прибыль в своем сознании не разделяют. Они считают: раз какая-то сумма включается в налоговые расходы, то автоматически на нее не нужно начислять НДФЛ. Предположим, установлены для вице-президента компании суточные в размере 5 тысяч рублей, эту сумму и в расходах учитывают, и от НДФЛ освобождают. Конечно, это неправильно. Какой лимит суточных вы утвердили локальным актом, для целей начисления на них НДФЛ никакого значения не имеет. Тому, как их облагать, в главе 23 НК посвящена специальная норма. И она освобождает от НДФЛ только 700 рублей суточных в день, если командировка по России, и 2,5 тысячи рублей в день, если это загранкомандировкаСтатья 217 НК РФ
3) При оплате… расходов на командировки … суточные… но не более 700 рублей за каждый день … на территории … и не более 2500 рублей за каждый день ….

Превышение суточных над установленным гл. 23 НК РФ нормативом надо отразить в справке 2-НДФЛ кодом дохода 4800Письмо Минфина от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256. Суточные в сумме, не облагаемой НДФЛ, в справке 2-НДФЛ указывать не надо.

Размер командировочных расходов: по загранкомандировке

Особо хотелось бы остановиться на том, как определять размер расходов по загранкомандировкам, когда аванс работнику выдан в рублях. На сегодняшний день прочно устоялась такая позиция: в налоговом учете валютные траты командированного признаются в расходах по курсу, по которому он поменял в банке полученные рубли на валюту. Естественно, при условии, что к авансовому отчету приложена справка банка, подтверждающая обмен. С этим никто не спорит.

Проблемы начинаются, когда работник не может документально подтвердить обменный курс. К примеру, у него были личные евро, в банк он не пошел и сам себе по курсу ЦБ поменял их на выданные рубли. С этими евро и уехал. Или поменял деньги в банке, но справку потерял. Или еще что-нибудь. По какому курсу в этом случае определять сумму расходов для целей налогообложения?

Некоторые утверждают, что в этом случае для пересчета нужно однозначно ориентироваться на официальный курс валюты, установленный Центробанком на дату утверждения авансового отчетаСтатья 272 НК РФ
7. Датой осуществления… расходов признается…
5) дата утверждения авансового отчета — для расходов:
на командировки.
Письмо Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193
…расходы … следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.
Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324
Если работник произвел расходы в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в рубли по курсу … на дату утверждения авансового отчета….

Известны мне и организации, у которых в положении о командировках было написано, что в таких ситуациях командировочные расходы признаются по официальному курсу на дату выдачи аванса. А были и такие, которые брали курс ЦБ на дату возвращения из командировки или еще какой-то курс.

И что удивительно, налоговые органы ни к одному из этих вариантов претензий не предъявляют. Им ведь что важно? Чтобы налогоплательщик просто следовал какому-то единому правилу: решил пересчитывать валютные траты работника в рубли по курсу на дату его возврата из командировки — значит, по курсу на дату возврата из командировки, решил на дату выдачи аванса — значит, на дату выдачи аванса.

Более того, есть такие организации, которые, дабы избежать разницы между налоговым и бухгалтерским учетом, расходы по загранкомандировке везде отражают в одной и той же сумме. Причем иногда сознательно нарушая нормы ПБУ 3/2006, которые требуют признавать валютные расходы на командировки на дату утверждения авансового отчета. А поскольку искажение, как правило, получается несущественным, то проблем с бухучетом не возникает. Да, напишет аудитор замечание, но не более того. Не такая это разница, чтобы предъявлять существенные претензии.

Пример. Учет расходов на заграничную командировку

/ условие / В.Р. Мезинцев направлен в командировку в Мюнхен с 11 по 15 августа 2014 г. (5 дней). 7 августа 2014 г. организация перечислила ему на карту аванс в размере 80 000 руб. для оплаты командировочных расходов, из которых работник потратил:

— 45 455 руб. — на приобретение авиабилетов (сумма входного НДС в билете не указана);

— 34 545 руб. — на покупку наличных евро, что подтверждается справкой банка на покупку 700 евро по курсу 49,35 руб/евро.

18 августа 2014 г. по итогам командировки В.Р. Мезинцев представил авансовый отчет, отразив в нем следующие расходы:

— 45 455 руб. — на приобретение авиабилетов;

— 440 евро — на проживание в гостинице;

— 100 евро — на пользование услугами транспорта в Мюнхене;

— 200 евро — суточные за 4 дня нахождения за границей;

— 500 руб. — суточные за 1 день нахождения в России (день прилета).

Отчет утвержден в полной сумме 20 августа 2014 г., курс ЦБ на эту дату равен 48,2617 руб/евро. Положением о командировках установлено, что понесенные работником расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли либо по фактическому курсу обмена, либо по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

/ решение / Всего за командировку работник израсходовал 45 955 руб.45 455 руб. + 500 руб. = 45 955 руб. и 740 евро440 евро + 100 евро + 200 евро = 740 евро.

Налоговый учет. 700 евро из потраченных работником 740 учитываются в расходах по курсу на дату их покупки в банке, оставшиеся 40 евро740 евро – 700 евро = 40 евро — по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Итого сумма командировочных расходов работника составит 82 430,47 руб.700 евро х 49,35 руб/евро + 40 евро х 48,2617 руб/евро + 45 955 руб. = 82 430,47 руб.

Бухгалтерский учет. Все 740 евро, потраченных работником, признаются в расходах на дату утверждения авансового отчета. В результате общая сумма расходов по загранкомандировке составит 81 668,66 руб.740 евро х 48,2617 руб/евро + 45 955 руб. = 81 668,66 руб., что на 761,81 руб.82 430,47 руб. – 81 668,66 руб. = 761,81 руб. меньше, чем в налоговом учете. Эта разница отнесена на прочие расходы организации.

Сумма перерасхода по командировке в размере 2430,47 руб.82 430,47 руб. – 80 000 руб. = 2430,47 руб. возвращена работнику.

Поговорим чуть подробнее о командировочных расходах по отдельности. И первые на очереди у нас расходы на проезд.