Командировки ТК РФ

Служебная командировка или поездка по служебным делам? В чем разница и какие налоговые последствия грозят компании из-за неправильной квалификации поездки? Ответ — в комментарии к постановлению АС Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015.

Лишние расходы

Налоговый орган провел проверку компании и установил, что сотрудники организации регулярно направлялись в служебные командировки за границу для оказания консультационных услуг. При этом продолжительность командировок в ряде случаев превышала полгода.

Инспекция проанализировала документы организации и решила, что такое длительное пребывание за границей не может являться командировкой, а должно признаваться служебной поездкой. Основание — сотрудники выполняли в месте командировки не служебное поручение, а осуществляли там свою трудовую функцию.

Налоговый орган рассуждал так: в случае если большую часть рабочего времени и трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться именно там и такие работники не могут считаться находящимися в командировке.

Итогом стали миллионные доначисления по налогу на прибыль, так как инспекторы исключили из состава командировочных расходов суточные. Компания не согласилась с таким подходом и обратилась в суд.

Законодательный багаж

Прежде чем перейти к рассмотрению судебного решения, обратимся к положениям действующего законодательства, регламентирующим такие понятия, как командировка и служебная поездка.

Виды поездок

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебная поездка, в свою очередь, характерна для работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. При этом такие поездки не являются командировками (ст. 168.1 ТК РФ).

Как известно, при направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему (ст. 168 ТК РФ):

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Те сотрудники, работа которых носит разъездной характер, вправе рассчитывать на возмещение стоимости проезда, найма жилого помещения и полевое довольствие (последнее — для определенных профессий). Основание — ст. 168.1 ТК РФ. То есть основное отличие служебной поездки от командировки в том, что разъезды входят в трудовую функцию работника, а командировка предполагает поездку с отдельным поручением.

Еще один немаловажный трудовой аспект. У тех сотрудников, режим работы которых имеет разъездной характер, должно быть соответствующее указание на это в трудовом договоре. Пример подобных должностей: курьеры, наладчики оборудования, работники связи и т. п.

Таким образом, при служебной поездке, когда работник выполняет свою непосредственную трудовую функцию в месте назначения, а не отправлен в командировку с поручением, суточные не предусмотрены. Ему положена компенсация расходов, размер которой должен быть установлен локальными актами организации.

Налоговые последствия

Налоговый кодекс разрешает учитывать в расходах по налогу на прибыль затраты на командировки, которые включают в себя (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• на наем жилого помещения;

• суточные или полевое довольствие;

• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных до­кумен­тов;

• консульские, аэродромные сборы, и иные подобные сборы.

Как видим, суточные уменьшают налоговую базу по прибыли лишь в составе командировочных расходов. Косвенно этот вывод подтверждает письмо Минфина России от 22.01.2015 № 03-04-06/1626. Правда, в нем речь идет об обложении суточных НДФЛ, но при этом очень четко разнесены порядок налогообложения компенсаций за разъездной характер работы и суточных, которые выплачиваются при командировках.

Что касается компенсации за разъездной характер работы, то суммы такого возмещения также можно учесть при расчете налога на прибыль, но уже по другой норме — по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (письмо Минфина России от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131).

Судебная оценка

Вернемся к рассматриваемому спору. Суды проанализировали обстоятельства дела и установили, что направление в командировку работников было связано с исполнением организацией договоров, заключенных с иностранной компанией, по которым за проверяемый период была получена выручка. Связь между полученными организацией доходами от выполнения заказов и командировочными расходами установлена самим налоговым органом в оспариваемом решении. При этом условия признания расходов, указанные в ст. 252 НК РФ, налогоплательщиком соблюдены.

В трудовых договорах командированных работников местом постоянной работы указан адрес компании. Налоговый орган не привел доказательств исполнения работниками в месте служебной командировки не служебного поручения, а своей трудовой функции.

В организации есть локальный акт об утверждении размера командировочных расходов, включая суточные, в случае направления в заграничную командировку, служебные поручения и иные первичные документы, оформляющие затраты на командировки. И никаких претензий к их оформлению у инспекции не было.

Судьи акцентировали внимание, что в Трудовом кодексе содержатся два различных по своей сущности понятия: «служебное поручение», выдаваемое работодателем при направлении в служебную командировку, и «трудовая функция», обязательное условие трудового договора. При этом служебное поручение лишь конкретизирует для работника часть его трудовой функции, подлежащей исполнению вне места постоянной работы.

А тот факт, что работники находились в командировке по полгода, а то и больше, значения не имеет. Срок нахождения в командировке сам по себе не может служить безусловным подтверждением исполнения работником своей трудовой функции в месте командировки. Так же как и не имеет правового значения при определении базы по налогу на прибыль. На этом основании претензии инспекции были признаны необоснованными.

Какие требования предъявляются к командированному персоналу при работе в электроустановках?

Кто и за что отвечает при работе командированного персонала в электроустановках?

Что обязательно необходимо прописать в договоре со сторонней организацией?

Требования охраны труда при организации работ в электроустановках командированного персонала сторонних организаций подробно описаны в главе XLVI Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок (далее — ПОТ ЭЭ), утвержденных Приказом Минтруда России от 24.07.2013 № 328н (в ред. от 19.10.2016). Рассмотрим основные из них.

К командированному персоналу относятся работники сторонних специализированных организаций, направляемые для выполнения работ в действующих, строящихся, технически перевооружаемых, реконструируемых электроустановках, не состоящие в штате организаций — владельцев электроустановки. Получение разрешения на работы, выполняемые в электроустановках командированным персоналом, производится в соответствии с требованиями ПОТ ЭЭ.

Командирующая организация в сопроводительном письме руководителю организации – владельца электроустановки должна:

• указать цель командировки;
• перечислить ФИО работников, которые изучили схемы электроснабжения обслуживаемых электроустановок организации — владельца электроустановки;
• указать, кому из них будет предоставлено права выдачи наряда, право быть ответственными руководителями, производителями работ, членами бригады;
• подтвердить группы по электробезопасности этих работников в качестве оперативного (оперативно-ремонтного) персонала.

В электроустановках до 1000 В командированный персонал в качестве оперативного персонала, единолично обслуживающего электроустановку, должен иметь группу III по электробезопасности (не ниже!).

На основании полученного письма руководитель организации — владельца электроустановки готовит распоряжение о предоставлении упомянутых выше прав работникам специализированной организации и допускает своим приказом оперативный (оперативно-ремонтный) персонал сторонней организации к работам в электроустановке.

Командированный персонал по прибытии на место командировки:

• проходит в организации вводный и первичный инструктажи по безопасности труда;
• ознакамливается с электрической схемой и особенностями электроустановки, в которой предстоит работать;
• работники, которым предоставляется право выдачи наряда, исполнять обязанности ответственного руководителя и производителя работ, — проходят инструктаж по схеме электроснабжения электроустановки.

О проведении инструктажей делают запись в журналах установленной формы для проведения инструктажей по безопасности труда с командированными работниками сторонних организаций. Свои подписи ставят командированные работники и работники, проводившие инструктажи.

Предоставить командированному персоналу право работы в действующих электроустановках в качестве выдающих наряд, ответственных руководителей и производителей работ, допускающих на воздушные линии электропередачи (далее — ВЛ), членов бригады может руководитель организации (обособленного подразделения) — владельца электроустановки резолюцией на письме командирующей организации или организационно-распорядительным документом организации (обособленного подразделения).

Работникам, ответственным за безопасное ведение работ, разрешается выполнять одну из дополнительных обязанностей (см. таблицу).

Работник может выполнять обязанности допускающего и выдающего разрешение на подготовку рабочего места и допуск, если у него есть право оперативного управления оборудованием, которое необходимо отключать и заземлять в соответствии с мерами безопасности для производства работ, и право ведения оперативных переговоров с работниками, выполняющими необходимые отключения и заземления оборудования на объектах, не находящихся в оперативном управлении допускающего.

Допускающий из числа оперативного персонала имеет право выполнять обязанности члена бригады.

На ВЛ ответственный руководитель или производитель работ из числа ремонтного персонала имеет право выполнять обязанности допускающего в тех случаях, когда для подготовки рабочего места требуется только проверить отсутствие напряжения и установить переносные заземления на месте работ без оперирования коммутационными аппаратами.

На ВЛ всех уровней напряжения допускается совмещение ответственным руководителем или производителем работ из числа командированного персонала обязанностей допускающего в тех случаях, когда для подготовки рабочего места требуется только проверить отсутствие напряжения и установить переносные заземления на месте работ без оперирования коммутационными аппаратами.

Первичный инструктаж командированного персонала сторонних организаций должен проводить работник организации — владельца электроустановок из числа административно-технического персонала (руководящих работников и специалистов), имеющий группу IV при проведении работ в электроустановках напряжением до 1000 В.

Содержание инструктажа должно определяться инструктирующим работником в зависимости от характера и сложности предстоящей работы, схемы и особенностей электроустановки и фиксироваться в журнале инструктажей.

Подготовка рабочего места и допуск командированного персонала к работам в электроустановках проводятся в соответствии с требованиями ПОТ ЭЭ работниками организации, в электроустановках которой производятся работы.

Цель периодического осмотра, технического обслуживания, планово-предупредительного ремонта, испытаний, модернизации, реконструкции электроустановок и электрооборудования — привести состояние электроустановок в соответствие с требованиями действующих нормативных документов.

При осуществлении работ в электроустановках должны соблюдаться правила охраны труда. Их выполнение контролирует специалист по охране труда.

Сплошь и рядом на предприятиях и в организациях — только один ответственный за электрохозяйство.

Организации, в которых нет оперативного персонала, электроустановки которых постоянно обслуживаются специализированными организациями, могут предоставлять их работникам права оперативно-ремонтного персонала после соответствующей подготовки и проверки знаний в комиссии по месту постоянной работы.

Командированный персонал проводит работы в действующих электроустановках по нарядам и распоряжениям. В случае если командированному персоналу предоставляются права оперативно-ремонтного персонала, работы могут проводиться и в порядке текущей эксплуатации в соответствии с требованиями главы VIII ПОТ ЭЭ. Для этого специализированная организация разрабатывает и утверждает Перечень работ, выполняемых командированным персоналом в электроустановках в порядке текущей эксплуатации.

Самый опасный травмирующий фактор на предприятии — электрический ток, причина четверти всех пожаров — тоже электричество.

Учитывая сложность и ответственность производства работ в электроустановках, договор следует заключать с организацией, обладающей подготовленным персоналом и необходимым опытом. Не торопитесь подписывать договор на проведение работ в электроустановках, который вам предлагает сторонняя специализированная организация.

Чтобы определить границы ответственности между электротехническим персоналом организации и командированным персоналом, в договоре необходимо подробно прописать обязательные требования, которые должны неукоснительно соблюдаться, права и обязанности сторон, определить, кто именно, за что и на каком этапе работ отвечает.

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

• 700 руб. в день — для поездок по России;
• 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Алгоритм действий

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения. Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата. Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.