Корпоративная сотовая связь в организации

Сотовая связь с каждым годом становится все доступнее. Стоимость аппаратов и контрактов неуклонно снижается. Более того, для корпоративных клиентов операторы предлагают специальные тарифы, делающие мобильную связь даже дешевле стационарной. Неудивительно, что все большее количество организаций предоставляет своим работникам корпоративную сотовую связь. А значит, и проверок по этим вопросам со стороны налоговых органов становится больше. Как правильно обеспечить сотрудников мобильной связью, чтобы не возникло претензий со стороны налоговых органов?

У работодателя, решившего обеспечить своих сотрудников мобильной связью, есть следующие варианты.

Во-первых, организация может самостоятельно закупить телефонные аппараты, подключить их к корпоративному тарифу и уже такие готовые телефоны выдавать сотрудникам.

Во-вторых, организация может выдать сотрудникам лишь СИМ-карту, подключенную к корпоративному тарифу. Соответственно сотруднику для пользования корпоративной сотовой связью придется пользоваться своим телефонным аппаратом.

Наконец, в-третьих, организация может вообще не тратиться ни на телефонные аппараты, ни на заключение контрактов с сотовым оператором, а лишь компенсировать сотрудникам расходы, которые они понесли при использовании собственных сотовых телефонов.

Рассмотрим теперь каждый из этих вариантов подробнее.

Выдача подключенного телефона

Первый вариант, как мы помним, предполагает выдачу сотрудникам телефонного аппарата, уже подключенного к тому или иному сотовому оператору. Соответственно организации придется потратиться на покупку самих аппаратов.

Расходы на такую покупку учитываются по-разному в зависимости от стоимости приобретенных аппаратов. В большинстве случаев расходы на приобретение аппарата будут включены в состав материальных затрат в полном размере на дату ввода в эксплуатацию на основании подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Дело в том, что с 1 января стоимость имущества, признаваемого в налоговом учете амортизируемым, увеличена до 40 000 руб. И редкий телефонный аппарат превысит по стоимости этот рубеж (стоимость определяется без учета НДС). Тут нужно отметить, что если одновременно с телефоном приобретаются и аксессуары к нему – чехлы, гарнитуры, зарядные устройства, док-станции и т.п., то каждый аксессуар нужно учитывать отдельно. Другими словами, телефонный аппарат и аксессуары к нему не являются комплексом имущества, и их стоимость в целях налогового учета не суммируется (см. постановление ФАС Поволжского округа от 16.02.2009 по делу № А55-9496/2008).

Ну а если все же куплен дорогой аппарат, то при начислении амортизации по нему нужно учитывать, что телефонные аппараты сотовой связи относятся к третьей амортизационной группе со сроком использования свыше трех и до пяти лет включительно по коду ОКОФ 14 3222000. И ситуация не изменяется в связи с тем, что столь дорогостоящие аппараты обычно являются уже мини-компьютерами и способны обеспечивать работу с документами, электронной почтой и т.п. Все эти функции телефона не делают его компьютером и не переводят в другой код ОКОФ и соответственно во вторую амортизационную группу. Не забудьте также, что отнесение телефона к основным средствам повлечет обязанность начисления налога на имущество (ст. 374 НК РФ).

С учетом телефонного аппарата мы разобрались. Перейдем теперь ко второй составляющей — расходам на подключение к сети, или, проще говоря, на приобретение СИМ-карты. Поскольку приобретение СИМ-карты по своей сути означает предоставление организации телефонного номера и доступа к сети мобильной связи, ее стоимость учитывается на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в качестве расходов на оплату услуг связи. А вот порядок учета таких затрат (единовременно или равномерно) зависит от того, на что будут расходоваться средства, уплаченные при приобретении СИМ-карты. Если эти средства зачисляются на абонентский счет и будут в дальнейшем расходоваться на оплату услуг связи, то и учесть эту сумму по мере использования на основании счетов оператора связи (подп. 3 п. 7 ст. 272 , п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ). Если же данные средства на счет абонента не зачисляются, то учесть их можно единовременно.

Выдача СИМ-карты

Второй вариант обеспечения сотрудников мобильной связью за счет организации заключается в выдаче сотрудникам корпоративных СИМ-карт, а аппараты сотрудники используют свои. Очевидно, что в таком случае организация несет расходы только на заключение контракта с оператором сотовой связи и приобретение СИМ-карт.

Порядок учета этих расходов не отличается от случая, когда СИМ-карты выдаются не отдельно, а вместе с корпоративным телефонным аппаратом. То есть в зависимости от того, как будут расходоваться уплаченные суммы, они учитываются либо единовременно (средства не зачисляются на абонентский счет), либо по мере их расходования на услуги сотовой связи на основании счетов оператора связи (средства зачисляются на счет абонента).

Сложности в данной ситуации могут возникнуть в связи с тем, что организация заключила контракт с сотовым оператором и несет расходы на оплату предоставляемых услуг, несмотря на то, что на балансе (или за балансом) у нее не числятся телефонные аппараты. Чтобы избежать ненужных споров, хотя они в большинстве случаев заканчиваются победой налогоплательщиков, ведь Налоговый кодекс не ставит учет расходов на услуги связи в зависимость от наличия у организации на балансе соответствующего оборудования, нужно документально оформить факт использования сотрудниками собственных телефонных аппаратов в интересах работодателя (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006).

Делается это следующим образом. Сотрудник, получивший корпоративную СИМ-карту, должен подготовить докладную записку на имя руководителя организации. В этой записке он уведомляет руководителя о том, что в связи с получением корпоративной СИМ-карты без телефонного аппарата он будет использовать в интересах работодателя собственный телефонный аппарат. Далее нужно указать, что это за аппарат, и с какого момента сотрудник начинает его использовать. Руководителю организации нужно завизировать такое заявление и подшить к личному делу сотрудника.

На основании завизированного заявления издается приказ по организации о том, что сотрудник использует собственное имущество в интересах работодателя. В этом же приказе устанавливается размер компенсации за такое использование. Докладная записка и приказ будут достаточным основанием для учета в расходах сумм компенсаций, выплачиваемых сотруднику за использование личного имущества в служебных целях (п. 49 ст. 264 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). Кроме того, использовать телефон сотрудника можно по договору аренды или ссуды (подробнее об этом см. статью «Варианты оформления использования сотрудником личного имущества» на с. 124 этого номера).

Оплата расходов сотрудника

Третий вариант телефонизации сотрудников — компенсация им расходов на те звонки, которые они произвели с использованием собственных телефонных аппаратов и собственных СИМ-карт. Здесь организации потребуются документы, обосновывающие выплату таких компенсаций.

Такими документами могут быть внутренние документы, устанавливающие перечень должностей, по которым работники имеют право на получение компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях. На основании этого перечня приказом по организации утверждается уже конкретный список фамилий сотрудников, которые будут получать подобные компенсации. В приказе желательно привести обоснование необходимости использования сотовой связи в служебных целях по каждому из таких сотрудников. Например, указать, что расходы на сотовую связь будет компенсироваться водителям и курьерам для оперативного и своевременного решения сложных ситуаций, возникающих при доставке товаров покупателям. Или менеджерам по продажам для оперативной связи с клиентами.

Далее нужно подготовить регламент использования сотовой связи в служебных целях. В нем прописываются условия выплаты компенсаций – только ли за звонки, совершенные в рабочее время, или возможна оплата и звонков, совершенных в нерабочее время, по выходным. Также в регламенте прописывается порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь.

Обратите внимание!

Регламенты использования сотовой связи в служебных целях, а также перечни должностей и приказы рекомендуется составлять, не только когда работодатель компенсирует сотрудникам расходы на связь, но и если выбраны другие способы обеспечения сотрудников связью. Дело в том, что эти документы являются главным доказательством экономической обоснованности и производственной направленности расходов на сотовую связь.

На вопросах подтверждения расходов на связь, если сотрудник использовал свой собственный телефон, стоит остановиться подробнее. В принципе для признания расходов на сотовую связь (независимо от способов обеспечения сотрудников доступом к ней) требуется всего два документа – договор с оператором сотовой связи на оказание соответствующих услуг и счет от оператора связи. Поэтому от сотрудников, получающих компенсацию за использование собственных телефонов и СИМ-карт, первым делом нужно потребовать принести такой договор, ведь он заключается и с физическими лицами. И этот документ лучше приобщить к личному делу сотрудника в оригинале.

А вот со счетами ситуация сложнее. Дело в том, что некоторые тарифные планы, по которым подключают к сотовой сети физических лиц, не предусматривают выставление счета даже за дополнительную плату. Пользователи могут лишь посмотреть свои расходы на сайте оператора связи в личном кабинете. В таком случае счет оператора связи нужно будет заменить распечаткой детализации переговоров из личного кабинета и служебной запиской сотрудника, в которой он укажет на то, какие звонки были служебными.

Лимиты на связь

В некоторых организациях бухгалтеры предпочитают не усложнять себе жизнь сбором детализированных счетов и их анализом на предмет отделения личных переговоров от служебных, а просто устанавливают лимит оплаты расходов на сотовую связь. Например, 1000 руб. в месяц. И не важно, как сотрудник использовал телефон.

Подход, действительно, заманчивый, но, к сожалению, он все равно не освобождает от законной обязанности включать в расход­ную часть только экономически обоснованные расходы. Да и от обоснования производственной направленности расходов лимиты не освободят.

Соответственно даже при введении лимитов на оплату сотовой связи бухгалтеру все равно потребуются подтверждающие документы. Как минимум отчеты сотрудников о произведенных расходах, с обоснованием их производственной направленности. А лучше всего, если все же будут детализированные счета.

ООО «Доставим быстро»

ПРИКАЗ

г. Москва 16 февраля 2011 года

В целях обеспечения постоянного контроля за деятельностью сотрудников курьерской службы, а также для обеспечения возможности оперативной и своевременной связи с сотрудниками при решении сложных и неотложных задач

приказываю:

1. Выдавать сотрудникам курьерской службы, занимающим должности «курьер» и «старший курьер», по их письменному заявлению служебные средства связи — сотовые телефоны, подключенные к тарифу оператора связи.

2. Установить, что сотрудники вправе использовать служебные средства связи как в рабочее время, так и за его пределами, если это необходимо для выполнения возложенных на них служебных обязанностей. При этом по фактам использования служебных средств связи во внерабочее время сотрудники обязаны составлять докладные записки не реже чем раз в 10 рабочих дней.

3. Установить, что оплата переговоров, произведенных сотрудниками с использованием служебных средств связи в интересах организации, производится в полном размере за счет средств организации.

4. Установить, что сотрудники, получившие служебные средства связи, обязаны ежемесячно, не позднее десятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, представлять в бухгалтерию служебную записку, содержащую отчет об использовании служебных средств связи. В случае нарушения сроков представления данного отчета сотрудник лишается права на использование служебных средств связи с одиннадцатого рабочего дня текущего месяца.

5. Поручаю юридическому отделу в месячный срок разработать регламент использования служебных средств связи и форму отчетности.

6. Поручаю кадровой службе в десятидневный срок известить работников о возможности использования служебных средств связи, собрать необходимые заявления и передать их в бухгалтерию с сопроводительной запиской, содержащей указание на общее количество сотрудников, нуждающихся в обеспечении служебными средствами связи.

7. Поручаю бухгалтерской службе в месячный срок с момента получения заявок и служебной записки, указанной в п. 6 настоящего приказа, обеспечить приобретение нужного количества телефонных аппаратов и заключение договоров с оператором связи.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа поручаю заместителю директора по общим вопросам Седову Н.П.

Директор Н.П. Добролюбова

РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНЫХ СРЕДСТВ СВЯЗИ

Утверждено приказом директора ООО «Доставим быстро»

от 18 февраля 2011 года

Настоящий регламент определяет порядок предоставления служебной мобильной связи в ООО «Доставим быстро».

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Служебная мобильная связь — обеспечение сотрудника возможностью вести служебные переговоры по мобильному телефону за счет организации.

1.2. Обеспечение сотрудников служебной мобильной связью осуществляется посредством получения ими служебных телефонных аппаратов, подключенных к тарифу оператора связи.

1.3. Использование сотрудниками личных телефонов в служебных целях не допускается.

1.4. Служебной мобильной связью обеспечиваются сотрудники следующих отделов:

— отделы доставки центрального офиса и всех региональных подразделений;

— отделы продаж региональных подразделений.

1.5. Для каждого пользователя служебной мобильной связи устанавливается лимит на служебные переговоры по мобильным телефонам в размере двух тысяч рублей в месяц.

2. ПОРЯДОК ОБСЛУЖИВАНИЯ

2.1. Все служебные мобильные телефоны подключены к оператору сотовой связи «Бенефон». Выбор тарифных планов, подключение и пополнение лицевых счетов служебных мобильных телефонов производит бухгалтерия по согласованию с заместителем директора по общим вопросам.

2.2. Сотрудникам, использующим служебную мобильную связь, запрещается самостоятельно подключать или отключать какие-либо услуги оператора связи, а также использовать какие-либо дополнительные платные услуги без предварительного письменного согласования с заместителем директора по общим вопросам.

2.3. Сотрудникам запрещено самостоятельно пополнять счет служебного мобильного телефона. Внесенные в нарушение данного требования средства организацией не возмещаются.

2.4. Обслуживание и ремонт служебных телефонных аппаратов осуществляет хозяйственный отдел.

3. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОЙ СВЯЗИ

3.1. Сотрудники вправе использовать служебную мобильную связь для ведения телефонных переговоров и передачи/получения данных.

3.2. В случае служебной необходимости телефонные переговоры, а также передача данных по служебной мобильной связи могут осуществляться в выходные дни и (или) за пределами рабочего времени.

3.3. Сотрудникам запрещено использовать служебную мобильную связь в личных целях. В случае обнаружения факта ведения личных переговоров с использованием служебной мобильной связи сотрудник лишается права на использование служебной мобильной связи и обязан сдать телефонный аппарат в хозяйственный отдел в течение 2 дней с момента предъявления данного требования.

3.4. В случае утери служебного телефона нужно незамедлительно письменно сообщить об этом в хозяйственный отдел.

4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СЛУЖЕБНЫХ ТЕЛЕФОНОВ

4.1. Выдачу сотрудникам служебного мобильного телефона производит хозяйственный отдел.

4.2. Выдача телефонов производится в течение 10 рабочих дней с момента передачи в хозяйственный отдел соответствующего заявления сотрудника, завизированного его непосредственным руководителем.

4.3. Выдача служебного мобильного телефона, а также инструкции по его эксплуатации фиксируются в ведомости о получении оборудования. Выдача телефона производится только после ознакомления сотрудника с настоящим регламентом.

4.5. Служебный мобильный телефон должен быть возвращен в хозяйственный отдел в следующих случаях:

— увольнение сотрудника;

— переход сотрудника в другое подразделение;

— нарушение сотрудником правил использования служебной связи.

Внештатные материалы

Facebook Twitter Вконтакте

Добрый день.

На Mobile-Review часто и с разных сторон освещаются различные стороны индустрии телекоммуникаций – работа рынка в целом, работа операторов сотовой связи, устройства, интересные моменты и многое другое. Естественно, аудитория сайта включает людей, которые работают в указанных сферах, и на сайте часто обсуждается использование различных видов связи в рабочих целях. Очевидно, что многие читатели являются пользователями услуг связи, которые за них оплачивает их работодатель. Однако на сайте до сих пор не было структурированного описания того, что же эта система из себя представляет, хотя упоминаний можно встретить достаточно.

В этой статье я постараюсь дать описание того, как устроены корпоративные системы сотовой связи изнутри, с точки зрения организации, которая тратит деньги на их содержание. Это описание становится еще более актуальным в связи с тем, что сотовым операторам с 1 июня запретили хранить обезличенные данные по номерам пользователей, в том числе юридических лиц. Вопрос рассматривал Сергей Потресов в своем цикле статей, рекомендую также ознакомиться.

В контексте статьи смысл заключается в том, что даже если договор на обслуживание заключен между вашим работодателем и оператором сотовой связи, оператор в любом случае должен владеть данными конечных пользователей номеров. Инициатива, в принципе, логичная, особенно в свете печально известного пакета «законов Яровой». Тем не менее, работы это прибавит и операторам, и клиентам.

Также при описании я постараюсь обойтись без упоминания определенных компаний с целью избежать обвинений в рекламе.

Итак, вы пришли на работу в новую организацию и начали свою трудовую деятельность. В принципе, даже на рабочих местах, где контакт с другими людьми сведен к минимуму, у вас очень быстро накопится некий пласт рабочих контактов, которые вам необходимо будет использовать. Однако выделить для этих целей свой личный номер телефона чревато – очень быстро происходит смешение личных и рабочих контактов, а, как показывает практика, в общем случае этого лучше избегать и разделять работу и личную жизнь. На этом этапе человек, собственно, приходит к мысли завести вторую сим-карту и вывести все рабочие контакты на нее. Но в крупных организациях об этом уже давно подумали за вас, и при приеме на определенные должности вы вместе с уютным креслом получите номер телефона, который и будете использовать в рабочих целях. На самом деле, организация решает не только и не столько вашу проблему с разделением работы и личной жизни, сколько делает так, чтобы вы были доступны для решения рабочих вопросов. Желательно всегда, включая моменты, когда вы спите, в отпуске или умерли.

Здесь стоит сказать, что системы корпоративной связи бывают открытыми и закрытыми. Открытая система ничем особенно не отличается от вашего обычного номера. Те же принципы работы, направления вызовов и доступные услуги. Разница заключается в том, что, как правило, на вашем номере будет установлен некий лимит расходов на услуги, в рамках которого вы сможете тратить средства организации. Соответственно, чем выше вы забрались по карьерной лестнице, тем больше сможете потратить. Естественно, счет будет приходить организации (юридическому лицу), и все ваши траты в той или иной степени контролируются. Из особенностей – у разных операторов (как правило, это все же «большая тройка») выстроены разные системы работы с лимитами расходов и с корпоративными абонентами в принципе. Например, один оператор устанавливает общий лимит расходов для всего лицевого счета (независимо от количества номеров), а другой работает только с кредитной системой оплаты, без возможности предварительно установить лимит расходов. Для особо крупного бизнеса, как правило, назначаются ответственные лица с обеих сторон (заказчик – оператор) и работа ведется в соответствующих масштабах. Более мелкие юридические лица также обычно получают своего менеджера, но несчастный работает еще с сотней таких же ИП и ООО и не всегда может помочь в оперативном решении вопросов. Ситуация с обслуживанием дополнительно осложняется системами централизации этого обслуживания у операторов – из заявок абонентов формируется очередь, которая обрабатывается неким отделом/группой/центром.

В этом случае на помощь приходят современные операторские приложения с доступом абонентов к системе расчетов (аналог личного кабинета для физических лиц), при этом доступ может быть предоставлен и конечным пользователям, в рамках их финансовых возможностей и способности адекватно оценивать свои действия.

Дополнительно стоит упомянуть о том, что контракты с крупным бизнесом часто заключаются на условиях, которые физическим лицам обычно и не снились. В погоне за масштабом операторы часто делают серьезные скидки, идут на уступки, добавляют услуги и тарифы, недоступные для других абонентов. Получается ситуация win-win – оператор получает рост абонентской базы и крупную сумму денег каждый месяц, а клиент тратит меньше, чем мог бы тратить на услуги связи. Учитывая наличие серьезной конкуренции на рынке, клиент может доторговаться до очень весомых преимуществ (проверено на собственном опыте). Простой пример. Уверен, что аудитория сайта знакома с опциями, которые удешевляют пользование связью в поездках по России («Везде как дома» от МТС и иже с ней). Так вот, на номерах нашей компании эта услуга действует всегда. Постоянно, на всех номерах. Бесплатно. Непосредственно на номера в биллинге услуга не добавлена, просто цены на связь в роуминге соответствуют ценам, которые мы бы видели при наличии этой опции. Экономия – весьма существенная в масштабах организации и исчисляется сотнями тысяч рублей. Не стоит только забывать, что цена не является единственным мерилом предоставляемой услуги (и это также испытано на собственном опыте).

В общем, данное описание подходит для большинства организаций, в которых принято обеспечение сотрудников связью, и выглядит система именно так, даже если вы как конечный пользователь этого не видите. Отличия могут быть в нюансах.

Но существуют более сложные системы, которые можно назвать закрытыми. Суть в том, что абоненты не имеют выхода на сети связи общего пользования либо имеют его ограниченную версию. Оператор при этом выделяет у себя закрытую группу пользователей, и общение может происходить в рамках этой группы. Попытка позвонить на такой номер с номера, не включенного в группу, вызовет ответ сети о невозможности соединения. Такая система является способом ограничить нецелевой расход средств организации. При этом часто используется именно сеть крупного сотового оператора, поскольку обеспечить себя личной масштабной сотовой сетью (GSM или TETRA) могут немногие организации, да и сценарии использования такой сети есть не везде. Существует еще более продвинутый подход, актуальный для организаций с разветвленной сетью стационарных служебных телефонов, обслуживаемых ведомственными АТС. Смысл в том, что сотовая сеть и сеть стационарных телефонов взаимно интегрируются и становятся продолжением друг друга, часто с использованием общего ресурса нумерации. Примерно такую интеграцию используют сами сотовые операторы, предоставляя, по сути, конвергентные услуги самим себе, при этом еще сохраняя выход на сети общего пользования для своих сотрудников (отсутствует нецелевое расходование, вернее, по сути, расходование вообще). Также в качестве примера можно привести, например, ПАО «Газпром» – наличие линейного (распределенного в пространстве) хозяйства диктует необходимость использования подобных систем связи. Могу предположить, что подобное используется различными спецслужбами и силовыми структурами, однако с данным сегментом рынка знаком слабо, поэтому только выдвигаю предположение (возможно, кто-то расскажет больше?).

Кстати, все вышеописанное диктует выбор пользовательских устройств абонентами – в подавляющем большинстве случаев это двухсимочные аппараты с соответствующим сценарием – рабочая сим-карта и личная сим-карта. А при наличии закрытых сетей выбор приобретает причудливые формы – например, на моей работе люди часто используют три сим-карты – рабочую, рабочую для закрытой сети и личную – на выходе получаем наличие трех телефонных аппаратов у одного пользователя (хотя это редкость – обычно все же один на две рабочие сим-карты и второй отдельно для личных нужд).

Также немного о профилях расходов и сценариях использования. Практика показывает, что основная масса расходов в этом сегменте – все же голосовая связь, в том числе высоки расходы на роуминг и межгород. Для моей компании не применяются широко распространенные пакетные тарифы, используется единый тариф с определенными условиями, необходимая донастройка тарифа производится опциями. Опции в основном касаются пакетов интернет-трафика и оптимизации расходов в определенных ситуациях (тот же роуминг), тут все достаточно стандартно. И, соответственно, тот же интернет в основном используется скорее «тяжелыми» абонентами, с более высокими лимитами и современными смартфонами.

Доля расходов на SMS предсказуемо низка. Зато весомый вклад в ежемесячный счет вносит массовое использование сим-карт для передачи данных в различном оборудовании и для разных автоматизированных систем управления. Устройства в целом, датчики, навигация, серверы, кассы – и все это используется с каждым годом только шире. Отсюда могу сделать вывод, что M2M решения от операторов становятся все более востребованными (в том числе широко используем их), и в свете бурного развития 5G и IoT – просто необходимыми. Как пример такого развития могу привести SIM-чипы (микросхема со встроенной сим-картой, интегрируемая прямо на плату конечного устройства), использовать которые также предлагают операторы. По теме интернета вещей рекомендую также прочитать материал Владимира Нимина, познавательно.

На мой взгляд, описание получилось базовым, дающим общее представление об устройстве систем корпоративной сотовой связи. Прошу написать в комментариях, интересна ли вам, уважаемые читатели, данная тема, какие еще моменты в этой области стоило бы осветить. Поделитесь вашим опытом использования связи на работе. Возможно, существуют особенные сценарии использования, характерные именно для вашего работодателя?

Спасибо!

Александр Болонкин