Корпоративные банковские карты в бухгалтерском учете

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

• только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
• кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
• дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?

Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

• Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
• Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Об оформлении приказа на взыскание читайте в статье «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

• Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).

Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ получите бесплатно.

• Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
• Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

• размер ущерба может быть оценен;
• вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
• оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
• размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
• работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты .

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

Дт	Кт		Примечание
		Пополнение корпоративной карты	Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету
		Использование кредитных средств банка	Для кредитной карты и овердрафта
		Списана оплата услуг или комиссия банка по карте
		Сотрудником оплачены расходы картой по безналу. Сотрудником получены наличные по карте	Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк
25, 26, 44, 60, 76		Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам	Проводка делается на дату принятия отчета
		Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов	В случае если нет оперативного контроля. Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)
		Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника	На дату получения отчета банка
		Начислены проценты за пользование кредитными средствами	Для кредитных карт и овердрафта
		Погашен кредит по кредитной карте	Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте

О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье «Мошенничество с использованием платежных банковских карт».

Итоги

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

• Об авторе
• Недавние публикации

Специалист по РКО 🛈Алена недавно публиковал (посмотреть все)

Корпоративная карта 🛈 или бизнес-карта – это современная банковская карта, которая привязана к расчетному счету юридического лица или ИП. Она позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. В нашей статье вы узнаете, как пользоваться корпоративной картой, для чего она предназначена, ее преимущества. Кроме того, мы коснемся вопроса оформления, как правильно отчитаться в бухгалтерии за расходы и другое. Сделаем обзор лучших предложений от самых популярных банков России.

Преимущества корпоративной карты

Использование корпоративной карты сделает вашу жизнь проще. Вы сократите время на выдачу денег работникам, делать отчеты станет легче, повысится безопасность использования средств организации, вы всегда сможете отследить, на что конкретно были потрачены деньги. Кроме этого есть и другие преимущества:

• карта дает возможность покупать товары онлайн;
• можно воспользоваться деньгами в любое время;
• карту можно заблокировать, если вы увидели подозрительные операции;
• есть возможность расплатиться картой, если сумма платежа составляет больше 100000 рублей;
• можете использовать за границей, конвертация валют будет совершаться автоматически;
• вы можете ограничить доступ, а также настроить лимит на операции.

Как оформить бизнес-карту

Корпоративную карту можно оформить в самом банке либо оставить заявку онлайн. Стоит отметить, что для юр. лица будет открыт специальный карточный счет. Банк самостоятельно уведомит налоговую службу об этом.

Обычно банк требует предоставить нижеприведенные документы (точный список советуем уточнить у менеджера банка):

• Учредительные документы 🛈 предприятия.
• Выписка из ЕГРЮЛ 🛈.
• Заявление сотрудника о выпуске карты.
• Паспорт, кто будет использовать карту.
• Доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте.

Для того, чтобы был осуществлен выпуск корпоративных карт, юридическому лицу нужно оформить договор, где будет отображена информация о работниках. Это необходимо для того, чтобы знать для кого выпускаются карты. Также сотрудник должен написать заявление на выпуск карт и предоставить на доверенность от организации.

Как использовать бизнес-карту

В использовании корпоративная карта практически не отличается от обычной банковской карты. Она удобна для оплаты покупок в магазинах, любых хозяйственных расходов, командировках и прочих расходов. Но оплачивать можно только издержки организации, для личных расходов ее использовать нельзя.

Если вы ИП на УСН 6%, патент 🛈 или ЕНВД, – можете смело использовать бизнес-карту как обычную банковскую карту, не предоставляя дополнительные документы для отчетности.

Если вы используете традиционную систему с НДС или УСН 15%, то это входит в ваши обязанности.

За что можно расплачиваться бизнес-картой

Бизнес-картой можно оплачивать:

1. Издержки, которые связаны с главной работой компании:

• оплата товара у поставщиков;
• оплата услуг, которые связаны с главной работой организации.

2. Командировочные и представительские расходы:

• можно оплачивать счет в кафе;
• покупать билеты;
• оплачивать проживание в хостеле;
• оплачивать аренду машины;
• оплачивать услуги переводчика.

3. Хозяйственные и накладные расходы:

• можно покупать канцтовары, офисное оборудование, оплачивать программное обеспечение;
• делать покупки в интернет-магазине (например, книги для обучения и т.д.);
• оплачивать курьерские и другие профессиональные услуги (уборка помещения, вынос мусора, настраивание рабочего оборудование и другое);
• другие хозяйственные расходы (продукты для уборки помещения, лампочки и прочее).

4. Транспортные расходы:

• есть возможность оплачивать бензин;
• расходы на пользование служебного автомобиля.

За что нельзя расплачиваться бизнес-картой

Производить оплату корпоративной картой нельзя в следующих случаях:

• нельзя покупать товары в собственных целях;
• выплачивать зарплату сотрудникам;
• оплачивать социальные платежи;
• погашать задолженность по ведению расчетного счета.

Все, что вы покупаете, отражается в выписке по счету бизнес-карты, и за каждую оплату вам нужно будет предоставить отчет.

Если вы снимаете наличные, также нужно будет объясниться в письменной форме. А если вы взяли деньги с карты и не израсходовали, необходимо их возвратить бухгалтеру.

Нельзя перечислять зарплату работнику с бизнес-карты, так как потом вы не получите чек, а это будет означать, что средства потратились не на нужды организации.

В том случае, когда средства на корпоративных картах закончатся, т.е. вы их растратили, всю сумму удержат с зарплаты. В дополнение к этому будет выставлен штраф. Это касается не только сотрудников организации, но и самого генерального директора.

Пополнение бизнес-карты

Чтобы на корпоративной карте вновь появились средства, нужно пополнить ее с расчетного счета компании. Вы должны будете оформить платежное поручение 🛈, в назначение необходимо написать «Перечисление на бизнес-карту”. Вам доступно неограниченное количество пополнений, а вот снять можно только 100 000 рублей в день.

Стоит отметить, что карту нельзя пополнить наличными через терминал или перечислением с карты на карту.

Топ-3 лучших предложения по корпоративным картам

1. Модульбанк предлагает бесплатно получить корпоративную карту. Перевыпуск карты, когда ее срок закончится также будет бесплатен. Обслуживание карты на «Оптимальном” тарифе первый год обойдется вам в 0 рублей, затем 300 рублей в год. На «Безлимитном” тарифе обслуживание всегда бесплатно. Снять деньги с карты можно в любом банкомате, проценты за снятие будут только по вашему тарифу в Модульбанке, банкомат выдаст вам средства бесплатно. Есть кэшбэк: 5% за покупки в определенных категориях, 0,5% все остальные покупки. Максимальная сумму кэшбэка по одной карте в месяц – 100000 рублей.

2. Сбербанк имеет дебетовую бизнес-карту. За обслуживание такой карты вы будете платить 250 рублей. Количество бизнес-карт не ограничено. Можете оформить сколько угодно.

Количество бизнес-карт	Количество карт не ограничено для предприятий малого бизнеса
Комиссия за обслуживание бизнес-карты	250 рублей в месяц
Лимит выдачи наличных по бизнес-карте	170 000 руб./3 000 долл. США/2 600 евро в сутки по каждой бизнес-карте не более 5 000 000 руб. в течение календарного месяца по бизнес-счёту предприятия (организации)
Лимит на внесение наличных по бизнес-карте	без ограничений
СМС-информирование	60 рублей в месяц по каждой карте

Также можно оформить бизнес-карту, которая имеет кредитный лимит до 1 млн рублей. С этой картой можно осуществлять оплату товаров для бизнеса. Вам будет предоставлена возможность использовать кредит во время льготного периода без процентов. Также банк проводит постоянные акции от партнёров, поэтому пользоваться картой еще более выгодно.

Количество бизнес-карт	без ограничения
Комиссия за обслуживание бизнес-карты	2 500 рублей
Выдача наличных в банкоматах Сбербанка	7% от суммы (min 300 рублей)
Выдача наличных в сторонних банках	7% от суммы (min 300 рублей)
Лимит выдачи наличных по бизнес-карте	170 000 руб./3 000 долл. США/2 600 евро в сутки по каждой бизнес-карте не более 5 000 000 руб. в течение календарного месяца по счёту
Лимит на внесение наличных по бизнес-карте	отсутствует
СМС-информирование	60 рублей в месяц по каждой карте

Премиальная бизнес-карта Visa включает в себя скидки и акции на услуги, бронирование отелей, авиабилетов и многое другое. А также бесплатно страхует выезжающих за границу до $250000.

Количество бизнес-карт	без ограничения
Комиссия за обслуживание бизнес-карты при оплате за год, оборот за предшествующий год (учитывается торговый оборот)	до 600 000 руб – 7000 рублей от 600 000-1 200 000 р. – 3500 рублей более 1 200 000 – 0 рублей
Комиссия за обслуживание бизнес-карты при оплате в месяц, оборот за предшествующий месяц (учитывается торговый оборот)	до 50 000 р. – 700 рублей от 50 000-100 000 р. – 350 рублей более 100 000 р. – 0 рублей
Лимит выдачи наличных по бизнес-карте	500 000 руб. в сутки по каждой карте и не более 15 000 000 руб. в течение календарного месяца по счету По решению банка лимит может быть снижен до 170 000 руб. в сутки и 5 000 000 руб. в течение календарного месяца пропорционально по всем счетам
Лимит на внесение наличных по бизнес-карте	без ограничений
СМС-информирование	бесплатно

Условия обслуживания у премиальной бизнес-карты Mastercard, как и у бизнес-карты Visa.

Также можно выпустить моментальную бизнес-карту.

Количество бизнес-карт	до 5 карт к 1 расчётному счёту
Комиссия за обслуживание бизнес-карты	не взимается
Лимит выдачи наличных по бизнес-карте	50 000 руб. в сутки по каждой бизнес-карте не более 500 000 руб. в течение календарного месяца по бизнес-счёту предприятия (организации)
Лимит на внесение наличных по бизнес-карте	без ограничений
СМС-информирование	60 рублей в месяц по каждой карте

3. Локобанк предлагает бизнес-карту, обслуживание которой обойдется вам всего в 169 рублей. Также по карте действуют специальные скидки и бонусы. Есть кэшбэк – оплачивайте авиабилеты, походы в кафе и т. д. – и банк вернет 1 % от суммы расходов по карте.

Выпуск первой Бизнес-карты	бесплатно – при активации Бизнес-карты в течение 3 дней со дня, следующего за днем получения; иначе – 299 руб.
Выпуск последующей Бизнес-карты	299 рублей
Годовое обслуживание каждой Бизнес-карты	169 рублей
Лимит безналичных операций по каждой карте	1 000 000 руб. в месяц 300 000 руб. в сутки 150 000 руб. по 1 операции 100 000 руб. в сутки с карты на свой расчетный счет 🛈 в Банке
Безналичные переводы с Бизнес-карты с использованием	2% от суммы операции