Мобильный телефон для сотрудников
Сейчас уже никого не удивишь мобильным телефоном на балансе предприятия. Во многих организациях он давно превратился из предмета роскоши в производственную необходимость. Поэтому все больше бухгалтеров сталкиваются с учетом услуг сотовой связи и соответствующими проблемами.
Мобильное орудие труда
В соответствии со статьей 264 Налогового кодекса затраты на оплату услуг связи включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Но, согласно статье 252, все затраты должны быть «произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода». Другими словами, чтобы отнести затраты на оплату услуг сотовой связи в расходы, необходимо подтвердить производственный характер этих услуг.
Впрочем, в соответствии с Положением о составе затрат такой же порядок действовал и до 2002 года. В своем письме от 22 мая 2000 г. в ? ВГ-9-02/174 МНС разЪяснило, какие документы нужны для отнесения оплаты услуг сотовой связи в себестоимость. Это «счет телефонной станции, расшифровка АТС с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом».
📌 Реклама Отключить
Многие инспекции на местах на этом не останавливались. Например, в Санкт-Петербурге налоговики одно время требовали представлять отчеты работников по каждому звонку «с кратким описанием темы разговора». Не отставали и их коллеги из других регионов, выдумывая все новые условия включения оплаты услуг сотовой связи в расходы.
На практике выполнить все требования инспекторов порой просто невозможно. В результате, как признаются некоторые бухгалтеры, они вообще не учитывают расходы по мобильным телефонам для целей налогообложения или даже вовсе не отражают эти расходы в учете (если оплата производится наличными). Но такое расточительство могут себе позволить не все. Остальные ищут выход. И находят.
«Мы советуем клиентам делать приказы с указанием работников и причин, по которым им предоставлены мобильные телефоны, — говорит Лариса Шаповаленко, аудитор московской фирмы «Авантаж Аудит». — Необходимость работнику телефона должна быть хорошо обоснована. Обычно такие работники, во-первых, имеют разЪездной характер работы или у них несколько рабочих мест в разных офисах. А во-вторых, должна быть необходимость поддерживать с ними постоянную связь. Поэтому в должностных инструкциях этих работников лучше специально указать обязанности, выполнение которых требует наличия мобильного телефона».
📌 Реклама Отключить
Многие фирмы ограничивают телефонные переговоры работников, оплачиваемые предприятием. Это еще один способ продемонстрировать налоговикам производственный характер сотовой связи. «У нас существует лимит: каждый работник может наговорить не более чем на 80 долларов в месяц, — рассказывает Вера Сотова, бухгалтер столичной торговой фирмы. -; По нашим подсчетам, этой суммы для рабочих переговоров вполне достаточно. Если работник превышает лимит, мы удерживаем деньги из его зарплаты».
Самый надежный, но и трудоемкий способ обосновать расходы — сделать расшифровку по каждому звонку: кто, куда и зачем звонил. «У нас все телефонные разговоры оплачиваются полностью. Но работников, пользующихся мобильными телефонами, мы просим ежемесячно составлять отчеты о своих разговорах. В них работники перечисляют, в какую организацию они звонили и как она с нами связана. Затем руководитель подписывает отчет, и он поступает в бухгалтерию, — рассказывает Юлия Ростова, бухгалтер орловской строительной фирмы. — Сначала всем было трудно, но сейчас работники уже привыкли и стараются сразу записывать, с кем они разговаривали в течение дня. Зато мы уверены, что с налоговой проблем не будет».
📌 Реклама Отключить
Там, где звонков очень много, в отчеты включают только отдельные дорогостоящие переговоры. «Мы просим работников записывать в специальный журнал только междугородные и международные звонки. В нем указываются дата разговора, номер телефона, название организации и работник, с которым велись переговоры», — обЪясняет Андрей Зотов, бухгалтер воронежской компьютерной фирмы.
В общем, сколько инспекций с разными требованиями, столько изобретено и способов эти требования выполнить. Можете выбрать тот, который подходит для вашего случая.
Осторожно: счет-фактура!
Еще одна проблема, возникающая при оплате переговоров работников по мобильнику, — налоговый вычет по НДС. Телефонные компании выставляют счета-фактуры за прошедший месяц только в начале следующего. Помните, что вычет по НДС можно произвести только в том месяце, которым датирован счет-фактура. То есть, если у вас счет-фактура за апрель датирован 3 мая, НДС к вычету можно принять только в мае.
📌 Реклама Отключить
Изменить такое положение вещей, договорившись с телефонной компанией выставлять счета задним числом, вряд ли удастся. Как нам обЪяснили в одной московской компании — операторе сотовой связи, у них обработка данных и заполнение счетов-фактур осуществляются автоматически с помощью компьютерной программы. Поэтому всем своим контрагентам они выставляют счета-фактуры одним днем и сделать для кого-то исключение не могут.
Ольга САЛЬНИКОВА,
эксперт «Расчета»
Бухгалтерский и налоговый учет расходов на мобильную связь
В бухгалтерском учете мобильный телефон, приобретенный предприятием, ценой более двух тысяч рублей отражается на счете 01 «Основные средства». В налоговом учете эти затраты можно единовременно включить в материальные расходы, если стоимость телефона меньше 10 тысяч рублей. Более дорогой телефон считается амортизируемым имуществом, относящимся к третьей амортизационной группе (срок полезного использования — от трех до пяти лет).
Стоимость подключения мобильного телефона к сотовой сети в бухгалтерском учете учитывается на счете 97 «Расходы будущих периодов». В налоговом учете затраты на подключение сразу включаются в прочие расходы.
Порядок учета текущих услуг связи, таких как ежемесячная абонентская плата, оплата соединения, роуминга, определителя номера и других, в бухгалтерском иљ налоговом учете совпадает. Они включаются в расходы и уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Пример.
В апреле ООО «Фокус» приобрело для своего менеджера по продажам мобильный телефон стоимостью 3600 руб. (в том числе НДС — 600 руб.). Одновременно общество оплатило расходы по подключению к сотовой сети — 1200 руб. (в том числе НДС — 200 руб.) и перечислило аванс компании — оператору связи — 2400 руб. (в том числе НДС — 400 руб.).
Руководитель своим приказом определил срок амортизации телефона в бухгалтерском учете и срок списания расходов на подключение — четыре года. Также установлено, что «Фокус» оплачивает расходы на оплату услуг связи в пределах 1200 руб. в месяц (включая НДС). Расходы сверх этой суммы вычитаются из заработной платы работника.
Бухгалтер должен сделать такие проводки:
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
— 3000 руб. (3600 — 600) — приобретен телефон;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 600 руб. — учтен НДС;
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
— 3000 руб. — телефон передан работнику;
ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 60
— 1000 руб. (1200 — 200) — учтены расходы по подключению телефона;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 200 руб. — учтен НДС;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 4800 руб. (3600 + 1200) — оплачен мобильный телефон с подключением;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 800 руб. (600 + 200) — принят к вычету НДС;
ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» КРЕДИТ 51
— 2400 руб. — перечислен аванс компании — оператору связи.
В мае предприятие получило счет и счет-фактуру по услугам связи за апрель на сумму 1800 руб. (в том числе НДС — 300 руб.). Сверхлимитная сумма расходов составила 600 руб. (1800 — 1200). Бухгалтер сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
— 1000 руб. (1200 — 200) — учтены услуги связи за апрель, оплачиваемые предприятием;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 200 руб. — учтен НДС;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 60
— 600 руб. — учтены услуги связи за апрель, оплачиваемые работником;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
— 1800 руб. — зачтен ранее перечисленный аванс;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 200 руб. — принят к вычету НДС.
В апреле в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, войдут:
— стоимость телефона — 3000 руб.;
— расходы на подключение — 1000 руб.;
— оплата текущих услуг связи — 1000 руб.
Начиная с мая 2002 года стоимость телефона в бухгалтерском учете должна ежемесячно амортизироваться, а расходы на подключение ежемесячно списываться на расходы. Бухгалтер должен делать такие проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 02
— 62,5 руб. (3000 руб. : 48 мес.) — начислена амортизация;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97
— 20,83 руб. (1000 руб. : 48 мес.) — списана часть расходов на подключение.
Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Марина ТУРКИНА,
налоговый консультант ООО «Аудит Холдинг»
Мобильная связь за счет работодателя
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 января 2019 г.
Содержание журнала № 2 за 2019 г.
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Нередко компании и ИП обеспечивают своих сотрудников мобильной связью, приобретая для них телефоны вместе с сим-картами или только сим-карты. Порядок учета таких расходов зависит от того, как оформлены внутренние документы по пользованию мобильной связью, какой выбран тарифный план и т. д. О том, как правильно списать «мобильные» расходы и не вызвать претензий со стороны налоговиков, расскажем в нашей статье.
Разбираемся с учетом затрат на покупку мобильников и сим-карт
Если вы приобретаете для сотрудников мобильные телефоны, то учитывайте их в зависимости от стоимости: или как МПЗ, или как ОС. В большинстве случаев стоимость мобильных устройств не превышает 100 000 руб., а значит, списать затраты на их приобретение вы вправе единовременно в состав материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатациюподп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.
Учет расходов на покупку сим-карт зависит от условий приобретения. При ОСН возможны следующие варианты.
Ситуация 1. Стоимость сим-карты полностью или частично зачисляется на лицевой счет абонента и в дальнейшем расходуется на оплату услуг связи, то есть стоимость самой услуги по подключению равна нулю. В этом случае в момент покупки стоимость сим-карты вообще никак не отражается. Учесть в налоговых расходах уплаченные суммы (без НДС) можно будет только по мере использования услуг связиподп. 3 п. 7 ст. 272, пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ.
Ситуация 2. Сумма, уплаченная за сим-карту, на абонентский счет не зачисляется и является платой за предоставление телефонного номера. В таком случае уплаченная сумма (без НДС) учитывается в расходах единовременно.
Входной НДС, относящийся к стоимости сим-карт, при ОСН принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры.
Упрощенцы расходы на приобретение сим-карт принимают в том отчетном периоде, в котором они фактически оплачены оператору связип. 2 ст. 346.17 НК РФ. При этом входной НДС со стоимости сим-карт при исчислении УСН-базы учитывается в расходах отдельно от затрат на их приобретениеподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Учитываем расходы на мобильную связь
Затраты на услуги связи можно учесть в налоговом учете как при ОСН, так и при УСНподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Но есть нюансы.
Нюанс 1. Тарифный план. Компании по своему усмотрению вправе выбрать, какой из тарифов для них наиболее выгодный:
•безлимитный тариф. Он хорош тем, что сумму расходов на телефонные разговоры контролировать не нужно. Плата за него фиксированная и не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Кроме того, Минфин не возражает против учета расходов на связь по безлимитным тарифам для целей налогообложения прибылиПисьмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378. При этом учесть их можно без выделения части расходов, приходящейся на личные звонки, так как они никак не влияют на сумму расходов по тарифуПисьмо Минфина от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217.
Аналогично учитываются расходы и при использовании тарифов, в которые входит достаточно большое фиксированное количество звонков, СМС-сообщений и/или интернет-трафика;
•тариф с поминутной (посекундной) тарификацией. Выбор этого тарифа предполагает установление лимитов расходов на мобильную связь для сотрудников. Лимитирование расходов позволяет компании планировать свои затраты на связь и контролировать работников, чтобы те не злоупотребляли корпоративной услугой — не висели часами на телефоне без надобности.
Но имейте в виду, устанавливая лимит расходов, компания тем самым признает экономическую необоснованность сверхлимитных звонков. А значит, учесть их в налоговых расходах без дополнительных распоряжений руководства вы не сможетеподп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178.
Если стоимость разговоров будет меньше суммы лимита на связь, установленного организацией работнику, то в налоговых расходах можно учесть только стоимость служебных разговоров. Стоимость его личных звонков в расходы не включается, хотя она может быть и оплачена организацией, если такое условие прописано во внутренних документах. Если же сотрудники компенсируют компании затраты на личные звонки, то их стоимость отражается и в составе расходов, и в составе доходовПисьмо Минфина от 19.01.2009 № 03-03-07/2.
В случаях, когда стоимость разговоров превысит установленный лимит, если такое превышение вызвано служебной необходимостью (например, сотрудник пребывал в загранкомандировке, из-за чего звонки обошлись ему дороже обычного), целесообразно произвести единоразовое повышение лимита для сотрудника, заручившись согласием руководства и оформив соответствующий приказ. Сделав это, вы сможете списать в расходы полную стоимость телефонных переговоров работника. Если же превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей, то учитывайте личные звонки в порядке, описанном в предыдущем случае.
Для того чтобы поделить звонки работников на личные и рабочие, придется посмотреть расшифровки счетов. Вручную сортировать звонки весьма трудоемко, поэтому для таких целей можете воспользоваться специальными программами, которые на основании полученной от оператора связи выписки автоматически рассортируют звонки на основе данных корпоративного и личного телефонных справочников.
Учтите, что входной НДС по расходам на связь принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактурып. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина от 03.09.2018 № 03-07-11/62786. НДС со стоимости личных звонков работников (если их стоимость оплачивается оператору) к вычету принимать нельзя.
Нюанс 2. Документальное оформление. Для подтверждения расходов на мобильную связь потребуются следующие документыПисьмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378:
•утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь;
•договор с оператором связи;
•счет за оказанные услуги;
•документ, подтверждающий оплату услуг оператора связи, — для организаций, применяющих УСНп. 2 ст. 346.17 НК РФ.
Помимо вышеупомянутых документов, ИФНС при проверке может запросить у вас детализированные счета оператора. По мнению налоговиков, эти документы нужны для подтверждения служебного характера телефонных переговоровПисьмо УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@. Хотя обязательность представления таких документов неоднозначна. Ведь НК РФ требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированными счетами не содержит. Плюс ко всему детализация не раскрывает характер (служебный или личный) разговоров, а лишь содержит перечень телефонных номеров, на которые звонили сотрудники.
Если же решите подстраховаться и запастись детализацией звонков, то ее нужно не просто приложить к счету, но и фактически проверить на наличие личных разговоров. И если таковые в детализации будут, то в случае, когда компания выбрала не безлимитный тариф и/или оператор списал деньги со счета за такие разговоры, их стоимость нужно отсечь, исключив из налоговых расходов.
Нюанс 3. Интернет и СМС-сообщения. Если организация оплачивает своим сотрудникам не только звонки, но еще и мобильный Интернет вместе с СМС-сообщениями, то расходы на оплату услуг связи по договору, предусматривающему их оплату, можно учесть в налоговых расходах как прочие. Главное условие — необходимость использования Интернета и СМС работниками должна быть документально подтверждена (например, закреплена в приказах или распоряжениях руководителя, должностных инструкциях, трудовых договорах) и экономически обоснована.
Что с НДФЛ и взносами
Стоимость разговоров, которые сотрудник вел исключительно в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносамип. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ. Причем не имеет значения, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или нетПисьмо Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178.
Разговоры, которые велись в собственных интересах сотрудника, оплаченные организацией, будут являться его доходом в натуральной форме, а значит, их стоимость следует включать в облагаемый НДФЛ и взносами доходп. 2 ст. 211, п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ.
Если же сотрудник компенсирует стоимость личных звонков компании, то дохода у сотрудника не будет. А следовательно, удерживать НДФЛ и начислять взносы будет не нужно.
Составляем положение об использовании корпоративной мобильной связи
Расходы на корпоративную связь, как правило, обоснованы необходимостью выполнения должностных обязанностей сотрудниками. Чаще всего мобильная связь нужна сотрудникам, работающим с клиентами/поставщиками или имеющим разъездной характер работы (например, курьерам). Для них должны быть установлены правила пользования мобильной связью.
Можно изложить их в правилах внутреннего трудового распорядка, общих требованиях к охране труда или разработать отдельный документ, который может называться по-разному — положение о служебной мобильной связи, порядок пользования корпоративной связью работниками и т. п. (далее — Положение).
Утвержденной формы такого документа нет, поэтому составляйте его в произвольной форме, изложив важные для вашей организации особенности использования телефонов и сим-карт. В частности, рекомендуем прописать в нем следующие пункты.
1. Перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь (далее — перечень), и лимиты расходов на нее (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией). Как правило, сам перечень оформляется приложением к Положению. А в Положении лишь упоминается, что такой перечень есть. Хотя при желании перечень можно привести и в самом документе. Ограничений на этот счет нет. С лимитами, если они устанавливаются, можно поступить аналогично.
Вот так, к примеру, может выглядеть соответствующий пункт Положения.
Положение об использовании корпоративной мобильной связи
…
3.1. Перечень должностей работников, пользующихся корпоративными мобильными телефонами и сим-картами, и лимиты на использование корпоративной связи приведены в Приложении к настоящему Положению.
А само приложение может быть оформлено следующим образом.
Приложение к Положению
об использовании корпоративной
мобильной связи
Перечень должностей работников, пользующихся корпоративными мобильными телефонами и сим-картами, и лимиты на использование корпоративной связи
| № | Наименование должности | Лимит в месяц (включая расходы на звонки, СМС-сообщения, интернет-трафик), руб. |
| 1 | Директор | 2000 |
| 2 | Заместитель директора | 1500 |
| … | ||
| 10 | Специалист отдела продаж | 800 |
Устанавливая лимиты, также пропишите в Положении, как и в каких случаях сотрудник будет возвращать вам суммы перерасхода, если таковые возникнут. Вариантов здесь может быть два.
Вариант 1. Сотрудник превысил установленный ему лимит в связи с производственной необходимостью. Для таких случаев Положение можно дополнить пунктом следующего содержания.
…
6.6. В случае превышения работником установленного для него лимита мобильной связи он вправе в течение 5 рабочих дней после окончания месяца, в котором такое превышение имело место, написать служебную записку на имя непосредственного руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода.
Решение об увеличении лимита принимает непосредственный руководитель подразделения.
Вариант 2. «Лишние» расходы появились из-за того, что сотрудник использовал мобильную связь в личных целях. В таком случае можно обязать его возместить сумму перерасхода компании. Перечислить деньги сотрудник может на расчетный счет или внести в кассу организации.
Обратите внимание, прописать в Положении пункт, предусматривающий удержание суммы перерасхода из зарплаты работника, нельзя, так как в ТК РФ такого основания нетст. 137 ТК РФ. Удержать сверхлимитную сумму из зарплаты работника можно, только если он даст вам на это письменное согласие. Если согласия не последует, то можете привлечь его к материальной ответственности, так как он нанес вам материальный ущербгл. 39 ТК РФ. Процедура привлечения к материальной ответственности оформляется в общем порядке. Подробнее о том, как это сделать, читайте в , 2014, № 14.
Внимание
Во избежание возможных претензий налоговиков необходимость использования мобильной связи работниками рекомендуем также закрепить:
•в должностных инструкциях;
•в трудовых договорах или допсоглашениях к ним.
2. Права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной услуги. Пропишите в Положении, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время, по выходным, в отпуске и т. д. Причем эти правила могут различаться для разных должностей.
Определите, могут ли сотрудники использовать корпоративную связь в личных целях. И если могут, пропишите порядок такого использования. Например, выбирая тариф с поминутной (посекундной) тарификацией, в Положении можно указать, что разговоры личного характера организация оплачивает только в пределах лимита, который устанавливается в целом на служебные и личные разговоры работника.
Перечислите обязанности работников и запреты. Например, пропишите:
•обязанность находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания работодателя;
•обязанность бережно обращаться с телефонами и сим-картами;
•запрет на обмен сим-картами между работниками или на их передачу третьим лицам.
Но не обязывайте работников быть на связи во время отдыха. Режим «дежурство на дому» допускается только в случаях, установленных ТК РФ или иными федеральными законамиПисьмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242.
3. Порядок выдачи и сдачи телефонов и сим-карт. Укажите, кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и сим-карты. Например, этим может заниматься сотрудник склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению телефонов и сим-карт, принадлежащих компании. Основанием для их выдачи может быть служебная записка непосредственного руководителя. А сама выдача телефонов и сим-карт конкретному работнику может оформляться отдельным приказом, содержащим ф. и. о. и должность сотрудника, модель и серийный номер телефона, телефонный номер, дату их выдачи. С таким приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.
Если мобильных телефонов и сим-карт много и они периодически передаются разным работникам, то можете вести журнал (ведомость) выдачи телефонов и сим-карт, в котором сотрудники должны будут расписываться при их получении.
Также конкретизируйте, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать сим-карту. К примеру, это могут быть:
•увольнение сотрудника;
•переход сотрудника в другое подразделение;
•нарушение сотрудником правил использования служебной связи.
4. Порядок учета расходов на корпоративную связь. Пропишите, кто и в каком порядке ведет учет расходов, выявляет превышение лимита или использование сим-карты в личных целях и информирует об этом работников.
Готовое Положение утвердите соответствующим приказом и ознакомьте с ним под роспись всех работников, имеющих право на пользование мобильной связью. А тех, кого примете на работу в будущем, ознакомьте с этим локальным актом, как и с другими, при приеме на работу до подписания трудового договораст. 68 ТК РФ.
И помните: чем детальнее будет составлено Положение о мобильной связи и чем более тщательно будут обоснованы его пункты, тем меньше появится поводов для претензий у налоговиков.
* * *
Если вы выдаете сотрудникам только сим-карты, то во избежание ненужных споров с налоговиками рекомендуем документально зафиксировать факт использования сотрудниками собственных мобильных телефонов в интересах работодателя, оформив, например, договор аренды или выплату компенсации за использование личного имущества в служебных целях.
Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:
Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников
Сотовая связь с каждым годом становится все доступнее. Стоимость аппаратов и контрактов неуклонно снижается. Более того, для корпоративных клиентов операторы предлагают специальные тарифы, делающие мобильную связь даже дешевле стационарной. Неудивительно, что все большее количество организаций предоставляет своим работникам корпоративную сотовую связь. А значит, и проверок по этим вопросам со стороны налоговых органов становится больше. Как правильно обеспечить сотрудников мобильной связью, чтобы не возникло претензий со стороны налоговых органов?
У работодателя, решившего обеспечить своих сотрудников мобильной связью, есть следующие варианты.
Во-первых, организация может самостоятельно закупить телефонные аппараты, подключить их к корпоративному тарифу и уже такие готовые телефоны выдавать сотрудникам.
Во-вторых, организация может выдать сотрудникам лишь СИМ-карту, подключенную к корпоративному тарифу. Соответственно сотруднику для пользования корпоративной сотовой связью придется пользоваться своим телефонным аппаратом.
Наконец, в-третьих, организация может вообще не тратиться ни на телефонные аппараты, ни на заключение контрактов с сотовым оператором, а лишь компенсировать сотрудникам расходы, которые они понесли при использовании собственных сотовых телефонов.
Рассмотрим теперь каждый из этих вариантов подробнее.
Выдача подключенного телефона
Первый вариант, как мы помним, предполагает выдачу сотрудникам телефонного аппарата, уже подключенного к тому или иному сотовому оператору. Соответственно организации придется потратиться на покупку самих аппаратов.
Расходы на такую покупку учитываются по-разному в зависимости от стоимости приобретенных аппаратов. В большинстве случаев расходы на приобретение аппарата будут включены в состав материальных затрат в полном размере на дату ввода в эксплуатацию на основании подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Дело в том, что с 1 января стоимость имущества, признаваемого в налоговом учете амортизируемым, увеличена до 40 000 руб. И редкий телефонный аппарат превысит по стоимости этот рубеж (стоимость определяется без учета НДС). Тут нужно отметить, что если одновременно с телефоном приобретаются и аксессуары к нему – чехлы, гарнитуры, зарядные устройства, док-станции и т.п., то каждый аксессуар нужно учитывать отдельно. Другими словами, телефонный аппарат и аксессуары к нему не являются комплексом имущества, и их стоимость в целях налогового учета не суммируется (см. постановление ФАС Поволжского округа от 16.02.2009 по делу № А55-9496/2008).
Ну а если все же куплен дорогой аппарат, то при начислении амортизации по нему нужно учитывать, что телефонные аппараты сотовой связи относятся к третьей амортизационной группе со сроком использования свыше трех и до пяти лет включительно по коду ОКОФ 14 3222000. И ситуация не изменяется в связи с тем, что столь дорогостоящие аппараты обычно являются уже мини-компьютерами и способны обеспечивать работу с документами, электронной почтой и т.п. Все эти функции телефона не делают его компьютером и не переводят в другой код ОКОФ и соответственно во вторую амортизационную группу. Не забудьте также, что отнесение телефона к основным средствам повлечет обязанность начисления налога на имущество (ст. 374 НК РФ).
С учетом телефонного аппарата мы разобрались. Перейдем теперь ко второй составляющей — расходам на подключение к сети, или, проще говоря, на приобретение СИМ-карты. Поскольку приобретение СИМ-карты по своей сути означает предоставление организации телефонного номера и доступа к сети мобильной связи, ее стоимость учитывается на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в качестве расходов на оплату услуг связи. А вот порядок учета таких затрат (единовременно или равномерно) зависит от того, на что будут расходоваться средства, уплаченные при приобретении СИМ-карты. Если эти средства зачисляются на абонентский счет и будут в дальнейшем расходоваться на оплату услуг связи, то и учесть эту сумму по мере использования на основании счетов оператора связи (подп. 3 п. 7 ст. 272 , п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ). Если же данные средства на счет абонента не зачисляются, то учесть их можно единовременно.
Выдача СИМ-карты
Второй вариант обеспечения сотрудников мобильной связью за счет организации заключается в выдаче сотрудникам корпоративных СИМ-карт, а аппараты сотрудники используют свои. Очевидно, что в таком случае организация несет расходы только на заключение контракта с оператором сотовой связи и приобретение СИМ-карт.
Порядок учета этих расходов не отличается от случая, когда СИМ-карты выдаются не отдельно, а вместе с корпоративным телефонным аппаратом. То есть в зависимости от того, как будут расходоваться уплаченные суммы, они учитываются либо единовременно (средства не зачисляются на абонентский счет), либо по мере их расходования на услуги сотовой связи на основании счетов оператора связи (средства зачисляются на счет абонента).
Сложности в данной ситуации могут возникнуть в связи с тем, что организация заключила контракт с сотовым оператором и несет расходы на оплату предоставляемых услуг, несмотря на то, что на балансе (или за балансом) у нее не числятся телефонные аппараты. Чтобы избежать ненужных споров, хотя они в большинстве случаев заканчиваются победой налогоплательщиков, ведь Налоговый кодекс не ставит учет расходов на услуги связи в зависимость от наличия у организации на балансе соответствующего оборудования, нужно документально оформить факт использования сотрудниками собственных телефонных аппаратов в интересах работодателя (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006).
Делается это следующим образом. Сотрудник, получивший корпоративную СИМ-карту, должен подготовить докладную записку на имя руководителя организации. В этой записке он уведомляет руководителя о том, что в связи с получением корпоративной СИМ-карты без телефонного аппарата он будет использовать в интересах работодателя собственный телефонный аппарат. Далее нужно указать, что это за аппарат, и с какого момента сотрудник начинает его использовать. Руководителю организации нужно завизировать такое заявление и подшить к личному делу сотрудника.
На основании завизированного заявления издается приказ по организации о том, что сотрудник использует собственное имущество в интересах работодателя. В этом же приказе устанавливается размер компенсации за такое использование. Докладная записка и приказ будут достаточным основанием для учета в расходах сумм компенсаций, выплачиваемых сотруднику за использование личного имущества в служебных целях (п. 49 ст. 264 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). Кроме того, использовать телефон сотрудника можно по договору аренды или ссуды (подробнее об этом см. статью «Варианты оформления использования сотрудником личного имущества» на с. 124 этого номера).
Оплата расходов сотрудника
Третий вариант телефонизации сотрудников — компенсация им расходов на те звонки, которые они произвели с использованием собственных телефонных аппаратов и собственных СИМ-карт. Здесь организации потребуются документы, обосновывающие выплату таких компенсаций.
Такими документами могут быть внутренние документы, устанавливающие перечень должностей, по которым работники имеют право на получение компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях. На основании этого перечня приказом по организации утверждается уже конкретный список фамилий сотрудников, которые будут получать подобные компенсации. В приказе желательно привести обоснование необходимости использования сотовой связи в служебных целях по каждому из таких сотрудников. Например, указать, что расходы на сотовую связь будет компенсироваться водителям и курьерам для оперативного и своевременного решения сложных ситуаций, возникающих при доставке товаров покупателям. Или менеджерам по продажам для оперативной связи с клиентами.
Далее нужно подготовить регламент использования сотовой связи в служебных целях. В нем прописываются условия выплаты компенсаций – только ли за звонки, совершенные в рабочее время, или возможна оплата и звонков, совершенных в нерабочее время, по выходным. Также в регламенте прописывается порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь.
Обратите внимание!
Регламенты использования сотовой связи в служебных целях, а также перечни должностей и приказы рекомендуется составлять, не только когда работодатель компенсирует сотрудникам расходы на связь, но и если выбраны другие способы обеспечения сотрудников связью. Дело в том, что эти документы являются главным доказательством экономической обоснованности и производственной направленности расходов на сотовую связь.
На вопросах подтверждения расходов на связь, если сотрудник использовал свой собственный телефон, стоит остановиться подробнее. В принципе для признания расходов на сотовую связь (независимо от способов обеспечения сотрудников доступом к ней) требуется всего два документа – договор с оператором сотовой связи на оказание соответствующих услуг и счет от оператора связи. Поэтому от сотрудников, получающих компенсацию за использование собственных телефонов и СИМ-карт, первым делом нужно потребовать принести такой договор, ведь он заключается и с физическими лицами. И этот документ лучше приобщить к личному делу сотрудника в оригинале.
А вот со счетами ситуация сложнее. Дело в том, что некоторые тарифные планы, по которым подключают к сотовой сети физических лиц, не предусматривают выставление счета даже за дополнительную плату. Пользователи могут лишь посмотреть свои расходы на сайте оператора связи в личном кабинете. В таком случае счет оператора связи нужно будет заменить распечаткой детализации переговоров из личного кабинета и служебной запиской сотрудника, в которой он укажет на то, какие звонки были служебными.
Лимиты на связь
В некоторых организациях бухгалтеры предпочитают не усложнять себе жизнь сбором детализированных счетов и их анализом на предмет отделения личных переговоров от служебных, а просто устанавливают лимит оплаты расходов на сотовую связь. Например, 1000 руб. в месяц. И не важно, как сотрудник использовал телефон.
Подход, действительно, заманчивый, но, к сожалению, он все равно не освобождает от законной обязанности включать в расходную часть только экономически обоснованные расходы. Да и от обоснования производственной направленности расходов лимиты не освободят.
Соответственно даже при введении лимитов на оплату сотовой связи бухгалтеру все равно потребуются подтверждающие документы. Как минимум отчеты сотрудников о произведенных расходах, с обоснованием их производственной направленности. А лучше всего, если все же будут детализированные счета.
ООО «Доставим быстро»
ПРИКАЗ
г. Москва 16 февраля 2011 года
В целях обеспечения постоянного контроля за деятельностью сотрудников курьерской службы, а также для обеспечения возможности оперативной и своевременной связи с сотрудниками при решении сложных и неотложных задач
приказываю:
1. Выдавать сотрудникам курьерской службы, занимающим должности «курьер» и «старший курьер», по их письменному заявлению служебные средства связи — сотовые телефоны, подключенные к тарифу оператора связи.
2. Установить, что сотрудники вправе использовать служебные средства связи как в рабочее время, так и за его пределами, если это необходимо для выполнения возложенных на них служебных обязанностей. При этом по фактам использования служебных средств связи во внерабочее время сотрудники обязаны составлять докладные записки не реже чем раз в 10 рабочих дней.
3. Установить, что оплата переговоров, произведенных сотрудниками с использованием служебных средств связи в интересах организации, производится в полном размере за счет средств организации.
4. Установить, что сотрудники, получившие служебные средства связи, обязаны ежемесячно, не позднее десятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, представлять в бухгалтерию служебную записку, содержащую отчет об использовании служебных средств связи. В случае нарушения сроков представления данного отчета сотрудник лишается права на использование служебных средств связи с одиннадцатого рабочего дня текущего месяца.
5. Поручаю юридическому отделу в месячный срок разработать регламент использования служебных средств связи и форму отчетности.
6. Поручаю кадровой службе в десятидневный срок известить работников о возможности использования служебных средств связи, собрать необходимые заявления и передать их в бухгалтерию с сопроводительной запиской, содержащей указание на общее количество сотрудников, нуждающихся в обеспечении служебными средствами связи.
7. Поручаю бухгалтерской службе в месячный срок с момента получения заявок и служебной записки, указанной в п. 6 настоящего приказа, обеспечить приобретение нужного количества телефонных аппаратов и заключение договоров с оператором связи.
8. Контроль за исполнением настоящего приказа поручаю заместителю директора по общим вопросам Седову Н.П.
Директор Н.П. Добролюбова
РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНЫХ СРЕДСТВ СВЯЗИ
Утверждено приказом директора ООО «Доставим быстро»
от 18 февраля 2011 года
Настоящий регламент определяет порядок предоставления служебной мобильной связи в ООО «Доставим быстро».
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Служебная мобильная связь — обеспечение сотрудника возможностью вести служебные переговоры по мобильному телефону за счет организации.
1.2. Обеспечение сотрудников служебной мобильной связью осуществляется посредством получения ими служебных телефонных аппаратов, подключенных к тарифу оператора связи.
1.3. Использование сотрудниками личных телефонов в служебных целях не допускается.
1.4. Служебной мобильной связью обеспечиваются сотрудники следующих отделов:
— отделы доставки центрального офиса и всех региональных подразделений;
— отделы продаж региональных подразделений.
1.5. Для каждого пользователя служебной мобильной связи устанавливается лимит на служебные переговоры по мобильным телефонам в размере двух тысяч рублей в месяц.
2. ПОРЯДОК ОБСЛУЖИВАНИЯ
2.1. Все служебные мобильные телефоны подключены к оператору сотовой связи «Бенефон». Выбор тарифных планов, подключение и пополнение лицевых счетов служебных мобильных телефонов производит бухгалтерия по согласованию с заместителем директора по общим вопросам.
2.2. Сотрудникам, использующим служебную мобильную связь, запрещается самостоятельно подключать или отключать какие-либо услуги оператора связи, а также использовать какие-либо дополнительные платные услуги без предварительного письменного согласования с заместителем директора по общим вопросам.
2.3. Сотрудникам запрещено самостоятельно пополнять счет служебного мобильного телефона. Внесенные в нарушение данного требования средства организацией не возмещаются.
2.4. Обслуживание и ремонт служебных телефонных аппаратов осуществляет хозяйственный отдел.
3. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОЙ СВЯЗИ
3.1. Сотрудники вправе использовать служебную мобильную связь для ведения телефонных переговоров и передачи/получения данных.
3.2. В случае служебной необходимости телефонные переговоры, а также передача данных по служебной мобильной связи могут осуществляться в выходные дни и (или) за пределами рабочего времени.
3.3. Сотрудникам запрещено использовать служебную мобильную связь в личных целях. В случае обнаружения факта ведения личных переговоров с использованием служебной мобильной связи сотрудник лишается права на использование служебной мобильной связи и обязан сдать телефонный аппарат в хозяйственный отдел в течение 2 дней с момента предъявления данного требования.
3.4. В случае утери служебного телефона нужно незамедлительно письменно сообщить об этом в хозяйственный отдел.
4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СЛУЖЕБНЫХ ТЕЛЕФОНОВ
4.1. Выдачу сотрудникам служебного мобильного телефона производит хозяйственный отдел.
4.2. Выдача телефонов производится в течение 10 рабочих дней с момента передачи в хозяйственный отдел соответствующего заявления сотрудника, завизированного его непосредственным руководителем.
4.3. Выдача служебного мобильного телефона, а также инструкции по его эксплуатации фиксируются в ведомости о получении оборудования. Выдача телефона производится только после ознакомления сотрудника с настоящим регламентом.
4.5. Служебный мобильный телефон должен быть возвращен в хозяйственный отдел в следующих случаях:
— увольнение сотрудника;
— переход сотрудника в другое подразделение;
— нарушение сотрудником правил использования служебной связи.
Добавить комментарий