Нумерация приказов с нового года новая

admin
Май 21, 2020

Можно ли исправлять номер приказа

Содержание

Вопрос

Допущена ошибка в нумерации приказов. А именно, оформлен приказ на отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет, ему присвоен номер 28-к, а правильный должен быть 4. (28-К взят изнумерации приказов по кадрам, а не из приказов на отпуск). Данный номер фигурирует в заявлении для ФСС. Как советуете поступить, у нас скоро будет оформляться еще один такой отпуск и его правильный номер должен быть 4.Данному приказу я уже присвоила номер 28-к, и закрепила за ним, чтобы он у меня больше нигде не фигурировал, но как быть с последующей нумерацией?Или я могу у себя исправить в своих документах, чтобы шла правильная последовательность но в заявлении у ФСС идет ссылка на неправильный номер (28-к). На сколько критична такая ошибка, что два приказа в одной папке с такой нумерацией.

Ответ

Ответ на вопрос:

Законодательство не содержит определенных требований к порядку формирования документов в дело и их нумерации. Соответственно трудовое законодательство не содержит конкретного ответа на Ваш вопрос.

При этом, сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. К тому же номер у Вас уже фигурирует во внешних документах.

Следовательно, мы не рекомендуем изменять нумерацию приказов. Соответственно, Вы можете продолжать нумерацию после произведенной ошибочно.

Однако, в журнале регистрации приказов, можете сделать пометку о том, что нумерация сбита (после регистрации рассматриваемого приказа). При этом, повторяемся, что законодательство не содержит порядка внесения исправлений в данной ситуации. Следовательно, Вы можете установить данный порядок внутренними локальными документами самостоятельно (например, в Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, в данном случае, вы можете не обращать внимание на неверный номер приказа. Однако, в журнале регистрации данных приказов укажите, что нумерация была сбита.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ:Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Понятие регистрации

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Регистрационный индекс

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Регистрационная форма

Регистрировать документы можно:

в специальных регистрационных журналах;
на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Действующее законодательство не регулирует вопрос нумерации внутренней документации организации. Организация самостоятельно определяет, как ей нумеровать свои документы – сквозным способом или каждый год начинать нумерацию заново.

Обоснован такой вывод следующим.

Общие правила оформления внутренней документации организации (включая указание реквизитов таких документов) изложены в ГОСТе Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ).

В соответствии с п. 5.11 этого ГОСТа регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа. По усмотрению организации он может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

ГОСТ не предусматривает порядка нумерации внутренней документации организации и не обязывает начинать нумерацию с номера 1 каждый календарный год.

Нумерация кадровых приказов — важная задача. Номер приказа в кадровом делопроизводстве состоит из порядкового номера, который дополняют цифровым или буквенным кодом — индексом. Обычно индекс добавляют к цифрам через дефис или иной символ. На практике приказы нумеруют в сквозном порядке, а с нового календарного года начинают нумерацию заново. Некоторые работодатели также добавляют год в качестве дополнительного индекса.

Скачайте кадровые документы с комментариями эксперта:

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2020 годуОбразец от экспертаПриказ о приеме на работу с регистрационным номером с буквенным кодомОбразец от экспертаПриказ об изменении наименования должности с регистрационным номеромОбразец от экспертаОбразец приказа об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству в 2020 годуОбразец от экспертаОсновные требования к оформлению документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016Скачайте документШпаргалка: обязательные реквизиты приказаСкачать и использовать в работе

Для чего нужна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала. К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и поощрении за продуктивный труд, об изменении оклада и других кадровых процессах.

Оформлением распорядительной документации по личному составу занимается кадровая служба. В отличие от распоряжений по основной деятельности, хранящихся в организации постоянно, вплоть до ее ликвидации, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет, а изданные после 2003 года — в течение 50 лет. Исключение — приказы о предоставлении учебных и очередных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России или за рубеж, о дежурствах и дисциплинарных взысканиях. Они хранятся в течение пяти лет.

Памятка кадровика от «Системы Кадры». Сроки хранения кадровых документов в организации

Смотреть таблицу полностью

Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом. Номера приказов по кадрам присваиваются в соответствии с принятым в организации порядком.

Кадровый вопрос: Можно ли указывать номера приказов через дробь?
Да, можно. Регистрационный индекс приказа состоит:
— из порядкового номера документа в пределах определенного массива. Например, отдельно нумеруют приказы по основной деятельности и по личному составу;
— условного обозначения структурного подразделения. У структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс.
Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134/к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения. Больше подсказок по ведению кадровых документов в Системе Кадры >>>

Как нумеруют приказы по кадрам: 5 базовых правил

Строгих общеустановленных правил нумерации не существует. Нет ни одного законодательного акта, который устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые принципы, которых придерживается большинство кадровиков и делопроизводителей.

Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново. Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года. В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно.

Компания вправе установить свои индексы для приказов и закрепить их в локальном акте (п. 5.11 ГОСТа Р 7.0.97-2016)

Правило 2. Применяемая система нумерации должна упрощать, а не усложнять процесс поиска нужного документа. Поэтому к номеру приказа сплошным способом или через разделитель прибавляют уточняющие буквенные коды и обозначения года издания. Например, нумерация приказов о приеме на работу может включать буквенный код «К», указывающий на кадровый характер документа:

Приказ о приеме сотрудника на основную работу с комментариями эксперта

Правило 3. Чем крупнее компания, тем сложнее применяемая нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. Что вполне логично, ведь именно размером организации, сложностью ее структуры и количеством сотрудников обычно и определяется объем кадровой документации. Если речь идет о крупном предприятии с большим количеством структурных подразделений, стоит разработать специальную систему нумерации и закрепить ее локальным нормативным актом, с которым всех сотрудников, имеющих отношение к кадровому делопроизводству, следует ознакомить под подпись. В каком порядке нумеровать кадровые приказы >>>

Правило 4. Небольшой организации громоздкая система нумерации приказов не нужна. Сложные принципы нумерации, применяемые работодателем, в этом случае не облегчают работу с документами, а напротив, могут еще больше запутать работника и привести к потерям времени. Если речь идет о компании с десятком сотрудников и приказы по личному составу издаются нечасто, можно даже не использовать буквенные коды, ограничившись присвоением простого порядкового номера.

Приказ об изменении наименования должности с регистрационным номером

Смотреть образец оформления с комментариями эксперта

Правило 5. Приказы классифицируют по типам и срокам хранения. Порядок классификации документов на отдельно взятом предприятии не должен противоречить требованиям закона об архивном деле №125-ФЗ от 22.10.2004 и приказу Министерства культуры РФ №558 от 25.08.2010. Эти нормативные акты устанавливают общие сроки хранения разных видов распорядительной документации.

Тип приказа определяют содержанием его распорядительной части. Обычно документы группируют с учетом кадрового решения, которое они закрепляют. При таком подходе в отдельные группы выделяют приказы об увольнении, приеме на работу, предоставлении отпуска и т.д. Смотрите подсказки от экспертов журнала «Кадровое дело»: как составлять и отменять кадровые приказы >>>

Как нумеровать приказы по кадрам с учетом размера предприятия

Поскольку именно кадровая служба оформляет и регистрирует приказы по личному составу, как нумеровать такие документы, должен знать каждый кадровик. Номера присваиваются всем без исключения распоряжениям, составленным свободной форме или с применением унифицированных бланков. Ориентируйтесь на внутренние правила и нормы, закрепленные работодателем. Если четких предписаний нет, отталкивайтесь от общих принципов.

Приказы по личному составу, изданные руководителем малого предприятия с небольшим штатом и отсутствием отдельной службы по работе с персоналом, обычно регистрируют под порядковым номером без дополнительных индексов, кодов и деления на категории. Отсчет ведется с 1 января текущего года.
Регистрируя новый документ, придерживайтесь хронологии. Например, если предыдущий приказ в текущем году зарегистрирован под номером «12», следующий получит номер «13», и так далее.
Чтобы после передачи документации на хранение, было проще находить отдельные бланки в архиве, можете добавлять к порядковому номеру обозначение текущего года, например, «13-2019».

Также можно присваивать распорядительным документам индекс «5», «50» или «75» — по количеству лет обязательного архивного хранения. Срок хранения отражают и буквенные индексы «Д» (длительное хранение, 75 лет) или «К» (краткий срок хранения, 5 лет). Такой подход упрощает процесс архивирования документов в дальнейшем.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно подготовить важные документы к передаче в архив.

На предприятиях среднего размера применяют более сложную систему нумерации. Приказы по личному составу выделяют в отдельную категорию и маркируются индексами, обозначающими принадлежность к кадровому департаменту, например, «К» или «ЛС». Тогда номер первого в календарном году распоряжения, касающегося сотрудников предприятия, может выглядеть как «1-2019/К» или «1-2019/ЛС».

На крупных предприятиях применяют более сложную нумерацию приказов на отпуск, командировку и т.д., предполагающую дополнительную систематизацию по типам, департаментам, в которых числятся упомянутые в документе сотрудники, или их фамилиям в алфавитном порядке. Соответственно, номера приказов дополняют индексами, обозначающими номер конкретного филиала или отдела, либо первыми буквами фамилий работников, которых касается распоряжение.

Приказ об увольнении с регистрационный номером и буквенным индексом

Смотреть образец с комментариями эксперта

Если приходится регулярно оформлять множество схожих по форме и содержанию распорядительных документов, заведите журнал учета приказов. Отражайте в нем даты оформления, названия и номера приказов на отпуск, увольнение, декрет, трудоустройство и другие кадровые процедуры.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Впишите данные о сотрудниках, в отношении которых они издавались: фамилию, имя, отчество, табельный номер, структурное подразделение. Можно завести отдельные журналы на бумажных или электронных носителях для каждого вида приказов. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, какие еще рекомендуемые или обязательные журналы учета и регистрации ведет кадровая служба.

Вывод

Всем кадровым приказам присваиваются регистрационные номера. Уникальный номер позволяет легко идентифицировать документ и найти его в текущих или архивных делах. Порядок присвоения распорядительным документам цифровых и буквенных индексов определяет работодатель, исходя из базовых принципов ведения кадрового документооборота.

В нашей организации специалистом по кадрам при проверке документов в конце года было обнаружено, что сквозная нумерация приказов по личному составу нарушена, а именно: был пропущен порядковый номер. Как нам поступить в этой ситуации – не обращать на это внимание или должен быть составлен какой — либо документ? Если необходимо составить документ, то подскажите, пожалуйста, какой?

Ответ на вопрос:

Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что законодательство не устанавливает порядок нумерации приказов. При этом, сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ.

Следовательно, при выявлении пропущенного номера в регистрации приказов, мы не рекомендуем изменять нумерацию данных приказов. Соответственно, Вы можете продолжать нумерацию.

Подробнее о нумерации приказов читайте здесь:

Какие приказы относят к приказам по личному составу, а какие — к приказам по основной деятельности
Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу

Однако, в журнале регистрации приказов, в графе которую пропустили, можете сделать пометку о том, что нумерация сбита. При этом, повторяемся, что законодательство не содержит порядка внесения изменений в данной ситуации. Следовательно, Вы можете установить данный порядок внутренними локальными документами самостоятельно (например, в Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, в данном случае, вы можете не обращать внимание на пропущенный номер приказа. Однако, в журнале регистрации данных приказов укажите, что данный номер является пропущенным.