Можно ли выдать?

Может ли учредитель быть подотчетным лицом

В качестве подотчетного лица в компании может выступать любой сотрудник, включая и генерального директора, даже если он является единственным учредителем. Главное при этом правильно оформить выдачу и потребовать с него предоставления авансового отчета и подтверждающих документов. В статье рассмотрим может ли учредитель быть подотчетным лицом и порядок выдачи ему денежных средств.

Директор организации, даже если он является единственным учредителем – это сотрудник компании, а значит по операциям с наличными он также обязан отчитываться перед организации путем предоставления авансового отчета.

Конкретного определения понятия «подотчетное лицо» нет, поэтому таковыми могут являться как работники компании, как и лица, которые и вовсе не состоят в трудовых отношениях с хозяйствующими субъектами. То есть,руководителю следует выдавать денежные средства таким же образом, как и иным простым работникам. Исключений из данного правила нет ни для обычного, ни для генерального директора (Читайте также статью ⇒ Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление).

Заявление на выдачу подотчетных денежных средств учредителю

Если руководителю необходимо получить под отчет деньги, то от него необходимо получить заявление по каждой получаемой сумме. Формулировка в заявлении генерального директора будет такой же, как и в заявлении обычного работника. Отличие заключается только в том, что визировать этот документ не потребуется. Заявление директор пишет на имя кассира, либо иного лица, ответственного за кассовые операции. В том случае, если подотчетные денежные средства переводятся на карту сотруднику, то в заявлении ему потребуется указать реквизиты карты. если в организации разработан шаблон заявления, то следует предусмотреть такое поле для реквизитов.

Таким образом, в заявлении должны указываться:

• денежная сумма, которую запрашивает сотрудник;
• период времени, на который выдаются деньги;
• дата и подпись руководителя.

Важно! В подотчет выдать можно сумму любого размера и на любой срок, если это одобрено руководителем.

Для удобства всех сотрудников в компании лучше разработать бланк заявления на выдачу подотчетных средств. Тогда работники при получении денежных средств будут быстро заполнять его, причем и в случае перечисления средств на карту. Приведем пример такого заявления:

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ НА ВЫДАЧУ ПОД ОТЧЕТ

В организации можно использовать такой бланк или разработать собственный. Оформляется такое заявление при любой выдаче подотчетных денежных средств сотрудникам, в том числе и руководителю. Каких либо исключений для него не предусмотрено. Но для руководителя можно предусмотреть несколько иные формулировки, например, «Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства …», а не «Прошу выдать». Такая формулировка будет более корректна, так как сам у себя руководитель не может запрашивать деньги. Помимо этого в заявлении следует предусмотреть только одном место для подписи – для директора. Такая подпись будет также являться и разрешающей.

Для банковских реквизитов следует предусмотреть место для наименования банка, БИК, корсчета, ИНН/КПП, номера лицевого счета. К авансовому отчету в этом случае работнику нужно будет приложить документы, которые будут подтверждать, что оплата производилась данной картой.

Также в заявлении нелишним будет предусмотреть поле, содержащее сведения об отсутствии долга у сотрудника по ранее выданным денежным суммам. То есть денежные средства могут быть выданы только в том случае, если работник уже отчитался по предыдущим суммам. В противно случае деньги не могут быть перечислены. Если компания игнорирует это требование, то ей грозит штраф на основании статьи 15.1 КоАП РФ на сумму от 40 000 до 50 000 рублей, предпринимателю – 4000 – 5000 рублей.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Срок отчета по подотчетным суммам

Сотрудники обязаны отчитаться по подотчетным средствам не позднее 3 дней с момента истечения срока, на которых деньги были выданы. Либо в трехдневный срок с момента возвращения работника из командировки, если подотчетные деньги выдавались на нее. При этом учитываются именно рабочие дни. Предположим, что сотрудник из командировки вернулся в пятницу. Это означает, что крайний срок для предоставления им авансового отчета – это среда, а не понедельник.

Подотчетное лицо обязано составить авансовый отчет и предоставить его в бухгалтерию. К отчету прикладываются документы, которые подтверждают расход денег. Это могут быть чеки, накладные, акты и др. документы. Без таких документов авансовый отчет не может быть утвержден, иначе подотчет будет считаться доходом сотрудника.

Также важно следить за сроками, в которые сотрудники отчитываются по полученным средствам. Если они это сделают не вовремя, то выданные средства будут считаться задолженностью и их потребуется удержать из зарплаты. Если долг не взыскивать, то он будет считаться доходом сотрудника, а значит на него нужно будет начислить страховые взносы. Однако, если после этого подтверждающие документы работник все же предоставит, то страховые взносы потребуется вновь пересчитать.

Конечно, такая процедура будет довольно хлопотной, поэтому за сроками по подотчету следует следить и если они заканчиваются, то от работника нужно требовать отчет и подтверждающие документы.

Дополнительные требования Минфина предъявляет для подотчетных средств, перечисленных на карту сотрудника.Условия о том, что средства могут перечисляться на карту должны быть прописаны в учетной политике компании для целей бухучета.Хотя напрямую такое требование законодательство не предусматривает, как и нет последствий за их несоблюдение. Однако, для того, чтобы избежать дополнительных вопросов со стороны проверяющих органов, лучшим будет предусмотреть такие условия в учетной политике. Причем, даже если деньги под отчет выдаются только наличными, в учетной политике прописать лучше и то, что их можно перечислять на карту. Компанию это ни к чему не обяжет, а при необходимости не нужно будет вносить изменения в учетную политику.

Таким образом, никаких ограничений для выдачи подотчетных средств учредителю нет. Главное при этом соблюдать правила выдачи и отчета по деньгам, причем они будут такими же, как и для обычных работников. Руководитель при этом вправе самостоятельно утверждать суммы подотчета, а также срок, на который подотчетные средства выдаются. Порядок выдачи денег наличными и перечисление их на карту следует предусмотреть в учетной политике компании. Несмотря на то, что законодательно компания не обязана это делать, это позволит избежать дополнительных вопросов со стороны проверяющих органов (Читайте также статью ⇒ Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Руководитель нашей компании является подотчетным лицом. Должен ли он предоставлять авансовый отчет, в какой срок и может ли он этот срок изменить? Ведь по сути он отчитывается перед собой.

Ответ: Как и любой другой работник, директор, даже будучи учредителем обязан отчитаться по полученным подотчетным средствам. То есть он должен подать авансовый отчет в течение 3 дней с момента окончания срока, на который эти деньги были выданы. Увеличить срок для отчета руководитель не вправе. Он может только установить более длительный срок, на который денежные средства ему выдаются. Это срок ему потребуется прописать в заявлении и приказе.

Вопрос: Наша компания выдает небольшие суммы в подотчет, обычно они не превышают 15 тыс. рублей. Но директор планирует купить за наличные товар на крупную сумму более 100 тыс. рублей. Можем ли мы выдать ему такую сумму денег в качестве подотчетных?

Ответ: Можете, причем это не зависит от того является ли подотчетное лицо директором или нет. Суммы, которые можно выдавать под отчет руководитель определяет самостоятельно, это должно указываться в заявлении на выдачу денег и в приказе на выдачу. Кроме того, физлицо вправе заплатить наличными другой фирме на сумму превышающую 100 тыс. рублей. Поэтому никаких препятствий для этого нет.

prednalog.ru

Собственники компании имеют право пользоваться финансами компании неограниченно. Особенно часты случаи, когда владелец компании является его директором. Часто учредители просят бухгалтера оплатить их личные нужды или выдать им сумму наличными. Как выдать деньги учредителю с минимальными последствиями за такие выплаты?

Можно ли выдать деньги компании просто так, как владельцу бизнеса?

Как гласит закон, любая операция должна быть экономически обоснованна. Если выдача денег учредителю не подкреплена документами и деньги выданы просто так – то вы можете, в лучшем случае, «нарваться» на замечания банка, в худшем – на налоговые санкции.

Как правильно оформить выдачу денег учредителю или директору?

1. Можно взять средства в подотчет.

2. Оформить договор займа и выдать займ.

3. Начислить и выплатить дивиденды учредителям.

Займ и подотчет изначально предполагают возврат денежных средств. По желанию учредителя, он может оставить деньги себе, но тогда его ждет начисление налогов. Рассмотрим каждую ситуацию более детально.

Как оформить подотчет учредителю?

Деньги в подотчет выдаются только работникам компании и только на определенный срок. По истечении этого срока подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы, поскольку предполагается, что выданные в подотчет деньги должны тратиться на нужды организации.
Что делать, если учредитель – директор потратил деньги на себя и не отчитался? В этом случае деньги становятся доходом учредителя, соответственно, с него начисляется НДФЛ 13% и страховые взносы компании с общей суммы, выданной в подотчет. Материальной выгоды здесь нет, следовательно, 35 % НДФЛ с виртуального дохода не платится.

Как оформить заем учредителю?

Компания может заключить договор займа с любым из учредителей: и тем, кто в штате есть, (например, директор), и кого там нет. Законодательного ограничения по сумме и сроку займа пока не наблюдается. Поэтому заем можно выдать сразу после подписания договора путем перечисления на личную карточку или выдачи из кассы.
Если учредитель и директор – одно и то же лицо, он имеет право подписать договор займа с обеих сторон: и как заемщик, и как займодавец, закон это не запрещает, хотя к таким договорам суды относятся с сомнением: проверяют все досконально. Лучше, когда заемщик и займодавец – разные лица, например, оформить на момент подписания договора директором другого человека как и.о.директора.

Беспроцентный займ для учредителей.

Как видим, с оформлением займа проблем нет, но есть один нюанс. При выдаче займа под нулевой или минимальный процент учредителю, у него возникнет доход, облагаемый НДФЛ. Этот доход считается материальной выгодой, которой является экономия на процентах. Так, если бы учредитель получил деньги, например, в банке, с него должна была бы удержана комиссия в виде определенного процента. А раз процентов никаких нет, значит, они сэкономлены.

Есть один случай, когда НДФЛ с процентов не начисляется – это тот случай, когда человек потратил полученные средства на новое жилье.

Как рассчитать материальную выгоду?

Для начала находят ставку рефинансирования ЦБ на данный момент и берут от нее 2/3 ставки. После чего из полученной цифры вычитают процент по займу, который в нашем случае равен нулю. Полученный показатель делят на количество дней в году (365 или 366 дней), затем умножают на количество дней, в течение которых учредитель пользовался деньгами, и сумму займа.

Так мы определяем материальную выгоду, с которой затем начисляется НДФЛ по нешуточной ставке 35%. Этот налог должен быть начислен в момент погашения займа учредителем.
Со всех доходов учредителя в данной компании начисляется НДФЛ. Если у учредителя никаких доходов нет, то о суме начисленного НДФЛ бухгалтер обязан сообщить в налоговую в течение месяца.

Теперь рассмотрим ситуацию, если заем все-таки не возвращается.

Что делать, если возвращать заем совсем не хочется?Можно ли его не возвращать совсем? Можно, только с материальной выгоды НДФЛ все равно придется платить по ставке 35% по истечении срока давности, либо в день, когда долг будет официально прощен. К тому же, с самого займа придется заплатить еще 13%, которые будут удержаны организацией или сообщены в налоговую инспекцию.

Пример1. Расчет налогов с суммы прощенного займа.

Учредитель ЗАО «УЮТ» Кривцов П.К. является одновременно и директором в этой компании. 23 августа 2011 года он взял в своей организации беспроцентный займ в сумме 40 000 руб. Через год сумма займа была официально прощена путем подписания соглашения 23 августа 2012 года. Учредитель пользовался кредитом год и получил материальную выгоду в результате экономии на процентах. С материальной выгоды был удержан НДФЛ по ставке 35%. Сумма материальной выгоды рассчитывается из учета ставки рефинансирования на момент прощения долга. В нашем примере получается 8%.

1. Расчет суммы материальной выгоды при погашении займа.

2/3 × 8% × 40 000 руб. : 365 дн. × 130 дн. = 760 руб. —выгода за 2011 год;
2/3 × 7,75% × 50 000 руб. : 366 дн. × 236 дн. = 1376 руб. — выгода за 2012 год.

2.Расчет НДФЛ с суммы материальной выгоды.

(760 руб. +1376 руб.) × 35% = 748 руб.

3. Расчет НДФЛ с дохода учредителя.

40 000 x 13%= 5200 рублей.

4. Всего налогов с прощенного кредита

5200 + 748 = 5948 руб.

Эту сумму бухгалтер обязан удержать с ближайшего заработка Кривцова П.К.

Сумма выплаченного займа для учредителя – это его доход , а все доходы, помимо НДФЛ, облагаются еще и взносами во внебюджетные фонды. Поэтому на сумму 40 000 необходимо еще начислить примерно 28% взносов. Взносы платятся, если учредитель – директор. Если же учредитель не числится в штате организации, взносы на этот доход не платятся.

Как учредитель может получить денежные средства в виде дивидендов?

Что такое дивиденды? Дивиденды – это нераспределенная прибыль , которую учредители могут поделить между собой. Следовательно, если компания несет убытки, ни о каких дивидендах не может быть и речи. С дивидендов начисляется НДФЛ по ставке 9%.

Бывают случаи, когда у компании за текущей период или за прошлый год прибыли нет, но есть нераспределенная прибыль прошлых лет. Тогда ее можно направить на выплату дивидендов, если это не противоречит условиям выплаты дивидендов.

Когда выплата дивидендов запрещена?

Выплаты дивидендов запрещены, если сумма чистых активов компании меньше уставного и резервного капитала. Активы рассчитываются на основании баланса по специальной формуле. Т.е. чистые активы — все оборотные и внеоборотные средства организации за минусом ее обязательств.

Если у компании есть прибыль и сумма чистых активов позволяет выплачивать дивиденды, то для их получения компания должна провести общее собрание участников общества и принять решение о распределении доходов.

Как получить дивиденды участникам ООО при УСН?

1. Для начала нужно составить бухгалтерскую отчетность (в том числе баланс и форму №2) на момент выдачи дивидендов (обычно квартал).

2. Затем рассчитать стоимость чистых активов на основании составленного баланса.

3. После чего на общем собрании участников принять решение о выплате дивидендов.

4. Выплатить дивиденды с начислением процентов по НДФЛ (9%)

Обычно процесс выплаты дивидендов прописывается в уставе общества.

НДФЛ с дивидендов.

Налоговая ставка для резидентов НДФЛ с дивидендов устанавливается в размере 9% с дохода от долевого участия. Это определяется п.4 ст. 224 НК РФ.

Сколько раз можно получать дивиденды?

Как часто можно получать дивиденды? Это должно быть прописано в уставе организации. По законодательству дивиденды могут быть выплачены не чаще, чем раз в квартал. В уставе может быть прописан более долгий срок для выплат. Если же учредители хотят реализовать свое право на выплату дивидендов раз в квартал, необходимо сделать изменения в уставе. Решение о таком намерении должно быть принято единогласно общим собранием участников. Если учредители выскажут желание о выплате дивидендов ежемесячно, это не соответствует законодательству, хотя компании на свое усмотрение могут выплачивать учредителям по одной трети от уже распределенных сумм.

Если после выплаты дивидендов стоимость чистых активов меньше уставного капитала.

Как быть в случае, если после выплаты дивидендов, стоимость чистых активов снизилась и стала меньше уставного капитала? Налоговая в таких случаях руководствуется тем, что сумма выплат дивидендов не должна была превышать размер чистых активов. Сумма, превышающая размер чистых активов, квалифицируется как доходы, подлежащие налогообложению по ставке 13%, поскольку дивиденды организация не имела права выплачивать. Такой позиции придерживаются и суды: поскольку общество не имело права принимать решение о выплате дивидендов, если сумма чистых активов меньше размера уставного капитала, то квалифицировать выплаты сверх размера устава как дивиденды нельзя, соответственно, они квалифицируются как другие доходы работника и облагаются НДФЛ по ставке 13% (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа N А19-24816/09 от 14.09.2010).

Бесплатная книга

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

Директор-участник не отчитывается о подотчетных средствах

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 апреля 2018 г.

Содержание журнала № 9 за 2018 г. РУКОВОДИТЕЛЮЛ.А. Елина,
ведущий эксперт Когда участник организации еще и ее директор, он может счесть, что вправе тратить деньги компании как угодно. Особенно если он — единственный участник. Получая средства под отчет, он расходует их на собственные нужды. Либо тратит деньги с корпоративной карты как ему вздумается. Но это влечет негативные последствия.

Деньги фирмы и деньги участников — не одно и то же

Нередко единственный участник работает директором либо несколько участников занимают руководящие посты в организации. Они получают деньги под отчет либо (что чаще встречается) снимают деньги с корпоративной карты. Однако редко отчитываются об израсходованных суммах. Более того, часто изначально ясно, что полученные деньги компании будут пущены ими на личные нужды. А бухгалтеру предлагается самому разобраться, что делать с подобным длительным и крупным подотчетом.

Понятно, что эта ситуация ненормальная и лучше ее избегать. Постарайтесь убедить руководителей и/или участников не расходовать деньги компании на личные цели, а также отчитываться о них в разумный срок. Объясните, что возможны:

•доначисления по налогам и страховым взносам, начисление пеней и штрафов;

•блокировка банковского счета из-за подозрительного снятия наличных;

•внесение организации в черный список банков, что может повлечь отказ в обслуживании и в иных банках.

Налоговые последствия длительного подотчета

По общему правилу работник, даже если он одновременно является участником компании, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет (форма № АО-1) в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньгиподп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Нормативные акты не регулируют сроки выдачи денег под отчет, если это не связано с командировками. Так что организация сама может установить срок, на который работнику выдаются деньги на хозяйственные нужды.

За деньги, полученные на командировочные нужды, работник должен отчитаться в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировкип. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Совет

Чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником, рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. Причем к таким отчетам должны прилагаться подтверждающие первичные документы.

Срок для отчета может быть прописан в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Руководитель может подтвердить указанный срок, продлить либо сократить его.

Если же руководитель сам берет деньги под отчет из кассы, он может выдать бухгалтерии распоряжение на выдачу денег. В нем также должен быть прописан срок, на который директор берет деньги под отчет.

О том, когда начислять НДФЛ и взносы с вовремя не возвращенного подотчета, мы рассказывали:

2018, № 8, с. 10

Альтернативный вариант — установить в локальном нормативном акте организации предельный срок, на который выдаются деньги под отчет. К примеру, не позднее 1 месяца после получения работником наличных из кассы, безналичных денег на банковскую карту или снятия им денег с корпоративной карты. В таком случае дублировать этот срок в заявлениях работников и распоряжениях руководителя не требуется.

Если же деньги выдаются руководителям-участникам без каких-либо ограничительных сроков и контроль за средствами практически не ведется, инспекторы при налоговой проверке наверняка сочтут, что деньги просто присвоены руководством. И подотчет лишь прикрывает выплату реальных доходов, тем самым выступая способом ухода от уплаты зарплатных налогов.

Справка

Невозвращенный подотчет, по которому работник не отчитался в установленный срок, организация может удержать из зарплаты работника в течение 1 месяца со дня истечения срока, но только при письменном согласии самого работникаст. 137 ТК РФ; Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0; Постановление ВС от 01.09.2017 № 53-АД17-3. При пропуске этого срока за возвратом денег работодателю придется обращаться в судст. 248 ТК РФ. На это отводится 1 год со дня обнаружения организацией причиненного работником ущербаст. 392 ТК РФ.

Если же работник хочет вернуть деньги добровольно, он может это сделать в любое время: достаточно внести деньги в кассу или написать заявление на удержание сумм из зарплатыПисьмо Роструда от 16.09.2012 № ПР/7156-6-1.

В этом налоговикам нетрудно будет убедить и судей. Ведь в рассматриваемой ситуации подотчетники являются взаимозависимыми по отношению к организации (могут влиять на принятие ее решений). Снятие участниками-работниками денег с корпоративных банковских карт также будет расценено как получение ими дохода. В результате, если участники не смогут представить документы, подтверждающие расходование денег на нужды организации, весьма вероятен следующий сценарий развития событий:

•инспекция при проведении проверки предъявит претензии по НДФЛ и страховым взносам, попутно начислит пени и выставит штрафы;

•в случае судебных разбирательств судьи будут на стороне инспекцииПостановление АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016.

Схожая ситуация была рассмотрена Президиумом Высшего арбитражного суда в 2013 г.Постановление Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12: директор и его родственник, работающие в одной компании, систематически получали деньги под отчет. Документов, подтверждающих расходование по целевому назначению нескольких десятков миллионов рублей, не было. Имелись лишь авансовые отчеты без первичных документов, подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей. В результате ВАС согласился с инспекцией, что полученные директором и его родственником суммы являются доходами. И с них неправомерно не удержан НДФЛ.

Аналогичные претензии могут быть и по страховым взносам. Если участник-руководитель вовремя не отчитался, то на полученные им суммы надо начислить взносы как на его доходы.

Налоговые проблемы при недостоверной первичке

Чтобы закрыть долг по подотчетным суммам, иногда бухгалтеры принимают от руководителя авансовый отчет вообще без подтверждающих документов либо с документами, вызывающими сомнения в их подлинности. В бухгалтерской программе долг директора больше не виден, но проблемы остаются.

Если директор регулярно снимает деньги со счета организации и они пропадают как в черной дыре, то, конечно, при проверке претензии налоговиков неизбежны

Если нагрянет выездная проверка, то претензии обеспечены. Причем если не подтвержденные нормальными документами затраты были учтены в качестве налоговых расходов, то со стороны инспекции гарантированы:

•претензии по зарплатным налогам;

•претензии по налогу на прибыль (либо УСН, если организация применяет «доходно-расходную» упрощенку).

В одном из недавних судебных споров рассматривалась такая ситуация: работники получили аванс на покупку стройматериалов. К авансовому отчету они приложили документы. Однако налоговая выяснила, что продавец не мог продать такие материалы и по сути являлся однодневкой. Доказать сам факт приобретения стройматериалов организация не смогла. В итоге судьи согласились, что подотчетные деньги — это доходы работников, с которых организация должна была удержать НДФЛПостановление АС ВВО от 23.01.2018 № А82-10407/2015. Да и взносы с фиктивного подотчета начислить придется. К тому же затраты на подобные стройматериалы не получится учесть и в расходах.

Причем, помимо начисления недоимки по налогам и взносам, организации грозят штрафы и пенистатьи 75, 122, 123 НК РФ.

Отстоять вычет НДС, заявленный по фиктивным документам, теперь не получится. Его налоговики не пропустят еще на этапе камеральной проверки. Программа, применяемая налоговиками, исключает такой вариант.

Кроме того, бухгалтеру надо учесть, что за проведение фиктивных операций его могут оштрафовать на 5000—10 000 руб. как за грубое нарушение правил бухучета (правда, сделать это налоговики могут только через суд)ч. 1 ст. 15.11, ст. 23.1, подп. 5 п. 2 ст. 28.3, п. 1 ст. 28.8 КоАП РФ; п. 24 Постановления Пленума ВС от 24.10.2006 № 18.

Риски блокировки счета банком

Частое снятие наличных с банковских карт — одна из сомнительных операций, за которыми банки должны тщательно следить. Как, впрочем, и снятие наличных с банковского счета на нужды, не связанные с социальными выплатамиПисьмо ЦБ от 31.12.2014 № 236-Т; Методические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 18-МР, 13.04.2016 № 10-МР, 02.04.2015 № 9-МР, 02.04.2015 № 10-МР.

Подобные операции банк может счесть связанными с обналичкой либо с уклонением от уплаты налоговМетодические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 19-МР. За такие подозрительные операции он может:

•закрыть доступ к программе «Клиент-Банк»;

•заблокировать абсолютно любые расходные операции по расчетному счету, в том числе и по уплате налоговп. 11 ст. 7 Закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ;

* * *

Участники вправе забирать себе прибыль организации, но только в виде дивидендов. Если участники — налоговые резиденты РФ, то НДФЛ с выплачиваемых им дивидендов считается по общей ставке 13%п. 1 ст. 224 НК РФ.

А вот страховые взносы (в том числе «на травматизм») начислять не нужно. Ведь это не выплаты в рамках трудовых отношений или гражданско-правовых договоровп. 1 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Можно ли учредителю, который не является работником, выдать деньги под отчет?

Цитата (п. 6.3 Указания № 3210-У):6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. (в ред. Указания ЦБ РФ от 19.06.2017 N 4416-У)
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Как выдать деньги в подотчет директору — главному лицу компании? Существуют ли в этой ситуации какие-либо специальные правила выдачи подотчетных средств? Разберем эти и другие важные вопросы в нашей публикации.

Правила выдачи денег под отчет

Особенности выдачи денег под отчет директору

Директор берет новые суммы под отчет, не возвращая ранее полученные: что делать?

Итоги

Правила выдачи денег под отчет

Процедура осуществления выдачи подотчетной наличности регулируется п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Она предусматривает обязательное следование следующим правилам:

• Подотчетные средства выдаются исключительно лицам, с которым у компании или предпринимателя, выдающих деньги, заключены отношения трудового или гражданско-правового характера.
• Выдача денег подотчетнику возможна только на оплату расходов, связанных с хоздеятельностью юрлица (или ИП).
• Основание для выдачи сумм — оформленное сотрудником заявление, в котором требуется указать размер запрашиваемой суммы, срок, на который сотрудник ее берет, а также дату. Заявление необходимо завизировать у руководителя.

ВАЖНО! В случае перечисления подотчетных средств в безналичном порядке (на карту сотруднику) заявление, по мнению Минфина РФ, оформить также необходимо. На это чиновники обращают внимание в своем письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288.

• Передача подотчетнику наличности производится с одновременным оформлением расходного ордера формы ОКУД 0310002.

О том, как его заполнить, см. материал «Расходный кассовый ордер — бланк и образец».

• Выдача новой суммы под отчет сотруднику возможна только при условии отсутствия у этого сотрудника долгов по ранее переданным ему суммам.
• В течение 3 дней, отсчитываемых по окончании последнего дня срока, на который были выданы подотчетные средства, сотрудник обязан отчитаться о произведенных им расходах, предоставив в бухгалтерию своего работодателя авансовый отчет и подтверждающую первичную документацию.

О том, как отражается авансовый отчет в бухучете, см. материал «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

• Предоставленные отчетные документы подвергаются тщательной проверке, которую могут осуществлять главбух или бухгалтер. В случае их отсутствия на работе авансовый отчет проверяет руководитель, который и утверждает его, а также определяет сроки, в течение которых следует произвести окончательные расчеты с подотчетником.

ВАЖНО! Указание № 3210-У не устанавливает предельную сумму, которую можно выдать под отчет. Сроки, на которые выдаются средства, также указанием не регламентированы. А это значит, что данные критерии фирма может определять по своему усмотрению.

Особенности выдачи денег под отчет директору

Директор — главный человек в компании, но с точки зрения трудового законодательства он точно такой же сотрудник, как и остальные ее работники. Поэтому все изложенные выше правила выдачи денег под отчет распространяются и на руководителя.

ВАЖНО! Отношения, возникающие в результате избрания, назначения на должность или утверждения в должности, являются трудовыми. При этом факт заключения трудового договора с гендиректором значения не имеет (ст. 16–19 ТК РФ). Поэтому фирма может выдать подотчетные средства и директору — единственному учредителю.

Единственной особенностью выдачи денег под отчет директору является то, что свое заявление по форме, определенной указанием № 3210-У для получения денег под отчет, он сам же должен завизировать.

В связи с этим существует распространенное мнение о том, что заявления директора как такового для получения им денег под отчет не нужно, а его роль может выполнить распоряжение, отдаваемое руководителем финансовой службе, кассирам или бухгалтерии.

На наш взгляд, подобное оформление подотчетных сумм не исключает рисков, заключающихся в том, что контролирующие органы могут счесть такие суммы выданными неправомерно, поскольку в указании № 3210-У четко обозначено название документа-обоснования для получения средств под отчет — заявление (а не распоряжение или какой-либо другой документ). А вот ставить разрешающую визу на своем заявлении директору не стоит. Хотя ее наличие не будет считаться нарушением порядка оформления выдачи подотчетных средств.

Все остальные правила, приведенные в предыдущем разделе статьи, — в т. ч. обязанность составления авансового отчета, соблюдение сроков по предоставлению в бухгалтерию документации, подтверждающей произведенные расходы, а также необходимость погашения долга по предыдущим суммам для получения следующих — директор обязан соблюдать.

Директор берет новые суммы под отчет, не возвращая ранее полученные: что делать?

К сожалению, это довольно распространенная проблема, решить которую не всегда легко: споры с руководителем и неподчинение ему могут обернуться неприятностями для несогласных с таким положением дел работников. Однако исправлять ситуацию необходимо, и самый действенный способ в этом случае — показать руководителю, какими рисками и убытками могут обернуться его неправомерные действия для компании. Аргументов для этого множество:

• Искажение налоговой отчетности (результат — налоговая, административная и в некоторых случаях уголовная ответственность).
• Искажение финансовой отчетности, составляемой для участников компании (собственники вряд ли останутся довольны, если поймут, что им предоставили недостоверные цифры).
• Средства, изъятые директором из оборота, не позволят потратить их на что-то действительно важное, необходимое для фирмы — например, на уплату налогов или погашение долга контрагенту (результат — штрафные санкции, убытки).
• Риск претензий контролирующих органов в связи с неправомерной выдачей средств под отчет при наличии ранее выданных непогашенных сумм (результат — штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины).

Подробности — в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

• Риск переквалификации налоговиками подотчетных сумм в иные правоотношения: выплату доходов, выдачу займа и др. (результат — начисление взносов и НДФЛ).
• Прочие риски.

Конечно, бухгалтерам нередко приходится выбираться из сложных финансовых ситуаций, порой проявляя изобретательность при закрытии сумм. Однако мы бы не советовали вам идти по такому пути, поскольку таким образом проблема не только не решается, но и разрастается со временем как снежный ком. Более рациональный способ — убеждение руководителя, ответственного за финансовое благополучие компании, в нерациональности и убыточности последствий его действий.

Итоги

Выдача денег под отчет директору в целом производится по тем же правилам, что и выдача средств остальным сотрудникам фирмы. Передавая руководителю деньги под отчет, необходимо помнить о том, что его долги по выданным ранее средствам должны быть погашены.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.