НДС при командировочных расходах

Проживание в командировке оплачивается либо по безналу со счета организации, либо самим работником за счет наличных денег, выданных ему при направлении в командировку. В последнем случае нужно обратить особое внимание на то, какие подтверждающие документы он получит от гостиницы. Ведь от правильности их оформления зависит возможность принятия НДС по услугам проживания к вычету.

Право на вычет НДС по командировочным расходам, связанным с наймом жилого помещения, предусмотрено п. 7 ст. 171 НК РФ. При этом такой вычет предоставляется не только при наличии счета-фактуры, но и на основании иных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ). Однако, что понимается в данном случае под иными документами, Налоговый кодекс не раскрывает. Проживание в гостинице относится к услугам, оказываемым населению (код 041200 по ОКУН, утвержденному постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163). Поэтому, чтобы разобраться с тем, какие документы может выдать гостиница, обратимся к законодательству, регламентирующему денежные расчеты с населением.

При осуществлении наличных расчетов с населением за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги должна применяться ККТ (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», далее — Закон о ККТ). Кроме того, при оказании услуг населению вместо ККТ могут использоваться бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона о ККТ). Таким образом, при получении наличных денег от командированного работника за проживание гостиница обязана выдать ему кассовый чек, отпечатанный ККТ, или бланк строгой отчетности.

Выдача организацией, оказывающей платные услуги населению, кассового чека (или бланка строгой отчетности) с выделенной отдельной строкой суммой НДС приравнивается к выдаче счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). Получается, если гостиница выдала работнику кассовый чек (или бланк строгой отчетности) с выделенной в нем суммой НДС, организация вправе принять НДС по услугам проживания к вычету.

Но не все так просто. В пункте 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, сказано, что при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Аналогичное условие содержалось и в п. 10 Правил ведения книг покупок и книг продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Именно на этом основании Минфин России считает, что принять НДС к вычету по услугам гостиниц можно только при наличии бланка строгой отчетности, в котором НДС выделен отдельной строкой (письмо Минфина России от 23.12.2009 № 03-07-11/323).

Однако, на наш взгляд, такая позиция совершенно необоснованна. Нормы, на которые ссылается Минфин России, определяют порядок заполнения книги покупок. Но они не могут отменять и изменять положения Налогового кодекса, в частности, п. 7 ст. 168 НК РФ.

Суды также полагают, что НДС по услугам гостиниц можно принять к вычету и на основании кассового чека. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 24.03.2009 № А56-16826/2006 признал правомерным принятие НДС к вычету на основании счетов гостиниц, оформленных в произвольном виде с приложенными к ним кассовыми чеками. А ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 28.08.2006 № А29-8205/2005а поддержал организацию в ее праве на вычет НДС по услугам проживания на основании кассового чека гостиницы.

Таким образом, принять к вычету НДС по услугам проживания в гостинице можно как по кассовому чеку, так и на основании бланка строгой отчетности. Главное, чтобы в них НДС был выделен отдельной строкой. Если гостиницей выдан бланк строгой отчетности, нужно обратить внимание на следующее.

В настоящее время утвержденных форм бланков строгой отчетности для гостиниц нет. Поэтому бланк строгой отчетности должен быть разработан гостиницей самостоятельно и включать в себя реквизиты, предусмотренные п. 3 Порядка (информационное письмо Минфина России от 22.08.2008 «О порядке утверждения форм бланков строгой отчетности»). Использовать в качестве бланка строгой отчетности счет по форме № 3-Г (код по ОКУД 0790203), который был утвержден приказом Минфина России от 13.12.93 № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности», гостиница с 1 декабря 2008 г. не вправе (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

Поэтому если работник представит в бухгалтерию отпечатанный в типографии счет по форме № 3-Г с выделенной в нем суммой НДС, организация не сможет принять НДС по гостиничным услугам к вычету. Ведь этот документ не содержит всех необходимых реквизитов, установленных в п. 3 Порядка, и бланком строгой отчетности считаться не может.

Отражаем суточные в 6-НДФЛ

П. 3 ст. 217 НК РФ говорит о том, что для суточных существует лимит, с которого не уплачивается НДФЛ. Это 700 руб. в день для командировок по стране и 2 500 руб. в день для зарубежных командировок. Если по внутреннему регламенту работодатель выдает большие суммы суточных, то всё, что выдано сверх лимита, облагается НДФЛ. Соответственно, облагаемый доход должен быть отражен в 6-НДФЛ.

Подробнее о правилах выплаты суточных читайте .

Сумму дохода по стр. 020 показываем только в части превышения. Вариант, при котором показывают полную сумму дохода в стр. 020 и вычет на сумму лимита в стр. 030, не подходит, поскольку в письме ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984 (вопрос 3) объяснено, что в стр. 030 попадают суммы в соответствии с кодами видов вычетов, перечисленных в приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Датой получения дохода (стр. 100) в виде суточных признается последний день того месяца, когда руководитель утвердит авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Этой датой не может быть день выдачи денег, так как в тот момент еще нет оправдательного документа, свершившегося факта командировки, и сотрудник получает аванс, который может быть возвращен в случае раннего приезда обратно или отмены поездки.

Удержать налог (стр. 110) работодатель должен, когда произойдет следующая выплата денежных средств работнику после даты получения дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Раньше этой даты удерживать налог ФНС не разрешает (письмо ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@).

Как правило, НДФЛ по сверхнормативным суточным удерживается в день выдачи зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет. Перечисление налога (стр. 120) делается на следующий день после удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).

См. также «Как оплачивается командировка на один день?»

Проверьте, правильно ли вы отражаете различные выплаты работникам в 6-НДФЛ с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Суточные сверх нормы в 6-НДФЛ: примеры

Рассмотрим различные ситуации составления расчета со сверхнормативными суточными.

• Можно ли удержать НДФЛ после утверждения авансового отчета, но до конца месяца?

Пример

Сотрудник был в командировке внутри страны 5 дней, с 1 по 5 марта 20ХХ года. 28 февраля он получил аванс для поездки, в том числе суточные 1 300 руб. за день, итого 6 500 руб. Сумма суточных сверх нормы составила (1 300 – 700) × 5 = 3 000 руб. 7 марта сотрудник отдал авансовый отчет на утверждение. 20 марта в компании выплатили аванс по зарплате, окончательный расчет по зарплате был произведен 5 апреля.

В расчет за 6 месяцев 20ХХ года суточные включаются следующим образом:

Номер строки	Значение
	3 000
	31.03.20ХХ
	05.04.20ХХ
	08.04.20ХХ*
	3 000

* Срок перечисления налога — следующий за датой выплаты дохода день, т.е. 06.04.20ХХ года. Но поскольку это выходной, крайний срок смещается на следующую ближайшую рабочую дату: 08.04.20ХХ года.

Удержать налог 20 марта невозможно, так как эта дата предшествует 31.03.20ХХ.

• Можно ли удержать НДФЛ после конца месяца, но не при выплате зарплаты?

Пример

Сотрудник был в командировке внутри страны 5 дней, с 1 по 5 марта 20ХХ года. 28 февраля он получил аванс для поездки, в том числе суточные 1 300 руб. за день, итого 6 500 руб. Сумма суточных сверх нормы составила (1 300 – 700) × 5 = 3 000 руб. 7 марта он отдал авансовый отчет на утверждение. 20 марта в компании выплатили аванс по зарплате, окончательный расчет по зарплате был произведен 5 апреля. 1 апреля этому сотруднику были выплачены отпускные.

В расчет за 6 месяцев 20ХХ года суточные включаются следующим образом:

Номер строки	Значение
	3 000
	31.03.20ХХ
	01.04.20ХХ
	02.04.20ХХ
	3 000

Удержать НДФЛ можно при любой выплате, следующей за последним днем месяца утверждения авансового отчета.

• Что делать, если суточные выплатили после командировки?

Пример

Сотрудник уехал в командировку в другую страну, не успев взять аванс. Пробыл там 5 дней, с 1 по 5 марта 20ХХ года. 7 августа он отдал авансовый отчет на утверждение. В соответствии с отчетом помимо компенсации прочих расходов сотруднику полагается выплата суточных в размере 3 000 в день. Сумма суточных сверх нормы составила (3 000 – 2 500) × 5 = 2 500 руб. 11 марта сотрудник получил полное возмещение командировочных расходов. Окончательный расчет по зарплате был произведен 5 апреля.

В расчет за 6 месяцев 20ХХ года суточные включаются следующим образом:

Номер строки	Значение
	2 500
	31.03.20ХХ
	05.04.20ХХ
	08.04.20ХХ
	2 500

Несмотря на то, что суточные выплатили после утверждения авансового отчета, удержать НДФЛ из этой выплаты нельзя, так как доход считается полученным позже — 31.03.20ХХ.

Итоги

По некоторым специфичным выплатам сотрудникам НК РФ не содержит уточняющей информации, касающейся сроков для той или иной операции с НДФЛ. Однако к логическим выводам можно прийти, используя разъяснения ФНС, которых становится все больше и которые в скором времени, надеемся, ответят на все накопившиеся вопросы по заполнению расчета. С учетом норм этих разъяснений и НК РФ налог с суточных нужно удерживать с первой выплаты в следующем месяце после одобрения главой организации авансового отчета.

Всю актуальную информацию и новости по заполнению расчета ищите в разделе нашего сайта «Расчет 6-НДФЛ».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Стоимость услуг по проезду и проживанию, компенсируемая командированным работникам, и оплата проезда работника к месту отпуска и обратно, как правило, включают в себя НДС. О порядке учета работодателем «входного» НДС в таких случаях рассказывает Оксана Курбангалеева, независимый эксперт.

Командировки

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога на добавленную стоимость на налоговые вычеты по командировочным расходам.

Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам:

· по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями;

· на наем жилого помещения.

· Предъявить к налоговому вычету «входной» НДС можно только в том случае, если:

· расходы на проезд и на наем жилого помещения учитываются при расчете налога на прибыль организаций;

· командировочные расходы связаны с деятельностью, облагаемой НДС.

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и расходы на наем жилого помещения учитываются для целей налогообложения на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В состав расходов по найму жилого помещения, учитываемых в целях налогообложения, включаются все дополнительные услуги, в том числе и бронирование номера. Исключением являются расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере и расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Проезд

Основанием для предъявления суммы НДС к вычету являются проездные документы (железнодорожные, авиационные и другие билеты). Счет-фактура в этом случае не требуется.

Основное условие для предоставления налогового вычета — выделение суммы НДС в билете отдельной строкой.

В случае если в билетах нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то «входной» налог необходимо включить в состав командировочных расходов. Если в билете указана общая сумма и далее стоит фраза «в том числе НДС» без указания конкретной суммы налога, то расчетным путем НДС не выделяется.

Не все авиационные и железнодорожные компании указывают в билетах суммы НДС отдельной строкой. В результате организация не имеет возможности возместить из бюджета деньги, потраченные на уплату «входного» НДС.

Чтобы выйти из этого положения, целесообразно заказывать железнодорожные и авиабилеты в трансагентствах и оплачивать их стоимость по безналичному расчету. В этом случае продавец обязан выдать организации счет-фактуру на приобретенные проездные документы, в которых сумма НДС будет стоять отдельной строкой.

Проживание

Как правило, работники, направленные в командировку, живут в гостинице. К налоговому вычету можно предъявить НДС, если командированный сотрудник проживал в российской гостинице. По расходам на проживание на территории иностранных государств, в том числе и на территории государств — участников СНГ, сумма НДС к вычету не принимается, даже если она выделена в счете-фактуре отдельной строкой.

Организации могут предъявить «входной» НДС за услуги гостиницы к налоговому вычету при наличии:

· либо счета-фактуры и кассового чека, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой;

· либо документа строгой отчетности, в котором указана сумма налога отдельной строкой.

Счета-фактуры, выданные гостиницами, должны быть оформлены на имя организации, которая направила сотрудника в командировку. В нем должны быть правильно указаны ее ИНН, КПП и юридический адрес.

По мнению специалистов главного финансового ведомства, на основании счета-фактуры, который оформлен на имя командированного сотрудника, предъявить к налоговому вычету сумму «входного» НДС нельзя (Письмо Минфина РФ от 11.10.2004 № 03-04-11/165).

Документом строгой отчетности является счет гостиницы, составленный по унифицированной форме № 3-Г или № 3-Гм, утвержденной Приказом Минфина РФ от 13.12.93 № 121.

Эти бланки строгой отчетности являются официальными государственными документами и распространяются на все организации, занятые гостиничным бизнесом на территории РФ (Письмо Минфина РФ от 13.03.2002 № 16-00-24/13).

ВНИМАНИЕ!

Бланк строгой отчетности по форме № 3-Г может применяться только до 1 сентября 2007 г. (Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 № 171). К указанной дате Минфин РФ должен утвердить новые бланки строгой отчетности для сферы гостиничного хозяйства.

После 1 сентября текущего года счет, составленный по указанной форме, не будет признаваться бланком строгой отчетности и не будет давать право на вычет НДС.

Бланк строгой отчетности указанной формы, привезенный работником из командировки, одновременно играет роль и счета-фактуры, на основании которого можно предъявить к налоговому вычету сумму «входного» НДС, и платежного документа, подтверждающего факт внесения наличных денег. Следовательно, счет-фактура в данном случае не нужен (Письмо Минфина РФ от 25.03.2004 № 16-00-24/9).

Полученные счета по форме № 3-Г или счета-фактуры гостиниц подшиваются в журналы учета полученных счетов-фактур. Такое требование установлено п. 5 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914.

Проезд к месту отпуска и обратно

Статьей 325 ТК РФ предусмотрено право граждан, работающих в районах Крайнего Севера, один раз в два года за счет работодателя съездить в отпуск любым видом транспорта, в том числе личным (кроме такси). Аналогичная норма установлена ст. 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

Оплачивается дорога к месту проведения отпуска туда и обратно по территории Российской Федерации по наименьшей стоимости. Причем берется кратчайший маршрут и только к одному пункту назначения. Также предприятие компенсирует расходы на провоз багажа весом до 30 кг. Если работник едет в отпуск вместе с неработающим супругом или несовершеннолетними детьми, то организация должна оплатить и их проезд. Такая компенсация выплачивается и тогда, когда работник и его семья уезжают в отпуск в разное время.

ВНИМАНИЕ!

Расходы на оплату проезда к месту отпуска и на провоз багажа компенсируются только по основному месту работы. Проезд к месту отпуска работнику оплачивают перед отъездом в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Вернувшись из отпуска, работник должен представить соответствующие документы. На их основании производится окончательный расчет.

В состав расходов на проезд и провоз багажа включается стоимость:

· ж/д билета, билета на самолет и т.д.;

· страховки, уплаченной при покупке билета;

· провоза багажа на основании багажной квитанции;

· постельного белья в поезде;

· бензина, израсходованного при поездке к месту отпуска на своем личном автомобиле (оплачивается на основании чеков АЗС).

Хотя никакого норматива для оплаты стоимости бензина законодательством не установлено, мы все же советуем для контроля рассчитать примерное количество бензина, необходимое для проездки работника к месту отдыха и обратно. Для этого нужно норму потребления бензина для данной модели автомобиля работника умножить на расстояние до места отдыха и обратно. Если отклонение фактического расхода бензина от контрольной цифры небольшое, то можно смело оплачивать. Если же цифры намного отличаются друг от друга, стоит обратить на это внимание руководителя организации и выяснить, в чем причина.

НДС, уплаченный предприятием по расходам на оплату проезда сотрудников в отпуск, не подлежит вычету (ст. 171 НК РФ). Это связано с тем, что по указанным расходам отсутствует счет-фактура, оформленный в установленном порядке на имя организации. Предъявить к налоговому вычету НДС на основании проездных документов без счета-фактуры можно только по командировочным расходам (п.7 ст. 171 НК РФ). Поэтому в бухгалтерском учете эти выплаты отражаются в общей сумме расходов на оплату проезда работников.

В целях налогообложения прибыли стоимость проезда к месту отдыха, а также провоза багажа учитывается в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Иными словами, организация включает в состав расходов при расчете налога на прибыль не стоимость проездных документов, а сумму компенсации, выплаченной сотруднику.

Поэтому сумма НДС, которая включена в стоимость проезда к месту отдыха сотрудника, учитывается в общей сумме компенсации, выплаченной сотруднику. При этом не имеет значения, выделена ли сумма НДС отдельной строкой в билете или нет.

ПРИМЕР

ООО «Хорда» расположено в городе Оха Сахалинской области, который относится к районам Крайнего Севера. С 1 апреля 2007 г. сотрудник ООО «Хорда» уходит в отпуск. Он попросил оплатить ему стоимость проезда к месту отдыха, которая равна 20 000 руб.

После окончания отпуска сотрудник представил в бухгалтерию проездные документы на сумму 21 240 руб., в том числе НДС — 3240 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Хорда» были сделаны такие записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 20 000 руб. — сотруднику выданы под отчет деньги на проезд к месту проведения отпуска

Дебет 26 Кредит 71

— 21 240 руб. — расходы по оплате проезда списаны на себестоимость

Дебет 71 Кредит 50

— 1240 руб. — компенсированы расходы сверх выданного аванса.

В налоговом учете средства, выданные сотруднику на оплату проезда в размере 21 240 руб., ООО «Хорда» включило в расходы по оплате труда. Эти выплаты не облагаются ЕСН и с них не удерживается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. 2 и 9 п. 1 ст. 238 НК РФ).

IM_photo / .com

Объектом налогообложения НДС признаются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. То есть наличие НДС в билете зависит от того, где и кем реализована услуга по перелету. Так, услуги по воздушным перевозкам пассажиров и багажа, оказываемые иностранными авиакомпаниями, российским НДС не облагаются, поскольку местом реализации указанных услуг территория России не признается. Соответственно, такие авиабилеты не содержат информации об НДС (письмо Минфина России от 1 февраля 2018 г. № 03-07-14/5683).

Услуги по внутренним и международным воздушным перевозкам пассажиров и багажа, оказываемые отечественными авиакомпаниями, тоже облагаются НДС по разным ставкам (10% или 0%).

В общем случае обложение НДС операций по реализации услуг по внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа производится по ставке этого налога 10%.

Исключением являются:

• операции по реализации услуг по внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположен на территории Республики Крым или на территории ГФЗ Севастополя. До 1 января 2019 года такие перевозки облагаются НДС по ставке 0%;
• операции по реализации услуг по внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположен на территории Калининградской области. Они облагаются НДС по ставке в размере 0% на бессрочной основе;
• при реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории Российской Федерации, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов применяется ставка НДС в размере 0%.