Не отработанных или неотработанных?

Инструкция: пишем заявление на отсутствие на работе

Скачать образец заявления на отсутствие на работе в течение часа

Скачать образец заявления на отсутствие в течение нескольких часов

Скачать образец заявления об отсутствии на рабочем месте весь день

Причины отсутствия на работе

Работники отпрашиваются в большинстве случаев на несколько часов, иногда — на день. Ситуация не урегулирована в ТК РФ или других нормативных актах, включающих нормы трудового права. Это значит, что решают вопрос о возможности отпроситься и о способе, какое заявление писать на отсутствие на работе, с учетом конкретных обстоятельств. Причины отпроситься с работы разные, разрешение работодателя сотрудник получает в любом случае. Начальник обязан (ст. 128 ТК РФ) разрешить покинуть место работы, если:

• нужно отпроситься за медпомощью;
• возникла чрезвычайная ситуация, в том числе аварийная;
• сотрудник приглашен участвовать в судебном заседании;
• регистрация брака или рождения;
• смерть близкого члена семьи;
• работник относится к категории ветеранов ВОВ, инвалидов, членов семьи военных, пенсионеров по возрасту, продолжающих работать.

Работодатель не должен, но имеет возможность дать сотруднику возможность отпроситься с работы из-за семейных обстоятельств и других уважительных поводов — так гласит ч. 1 ст. 128 ТК РФ.

Как правильно отпроситься с работы

Основное правило, которого надо придерживаться работнику, чтобы отпроситься, — не уходить в самоволку, а написать заявление на временное отсутствие на рабочем месте. Такая позиция провоцирует применение начальником дисциплинарного взыскания. Вот правильные способы отпроситься с работы.

Основание
Договоренность	Самое простое — сказать на работе правду. Уступки со стороны работодателя возможны, если сотрудник добросовестный, показывает высокие трудовые результаты. Если таковых нет, а отпроситься с места работы нужно, без общения с руководителем не обойтись. В качестве компенсации работник предлагает начальнику отработать пропущенное время (по окончании трудового дня, в выходные). Чем больший объем времени пропуска компенсирует человек, тем меньше претензий возникает у начальника. Отпрашиваться следует заранее, не по телефону, а в очном общении.
Заявление	Сотруднику иногда требуются несколько часов в процессе работы. В таком случае следует отпроситься, составив на имя работодателя обращение. Если начальник не против, он проставит на заявлении согласующую визу. Для работника такой вариант даст уверенность в том, что его поступок не квалифицируют на работе как нарушение дисциплины. Распорядительный документ не издают.
Установленное время обеда	При необходимости работник решает личные проблемы в обеденном промежутке. Оформлять отсутствие не нужно. Перерыв для отдыха и питания, в соответствии со ст. 106 ТК РФ, — это время, когда человек свободен от исполнения обязанностей по работе. Он решает вопросы, не согласовывая действия с начальником.

При необходимости отсутствовать один или несколько дней работник оформляет отпуск:

• без сохранения зарплаты;
• ежегодный (оплачиваемый).

Как составить заявление

Установленный шаблон заявления отсутствует. Алгоритм оформления документа следующий:

1. В шапке заявления указать Ф.И.О., должность адресата, название учреждения, данные составителя.
2. После шапки указать название документа с отражением сути.
3. В основной части заявления изложить обращение, начиная со слов, например, прошу согласовать отсутствие на рабочем месте, указать необходимую дату.
4. Завершить документ подписью сотрудника с расшифровкой, указать дату формирования.
5. Если есть бумаги, подтверждающие необходимость отпроситься с работы, — приложить.

Как отпроситься на несколько часов

При необходимости отпроситься на несколько часов сотруднику следует составить заявление на отсутствие на работе несколько часов. Оформление происходит по стандартному алгоритму. В основной части документа отражают необходимое число часов, в которое работник планирует отпроситься. Такое время выпадает и на начало, и на конец рабочего дня.

Образец, чтобы отлучиться на несколько часов

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Иванову И.И.

от преподавателя верховой езды

Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить мне отлучиться с рабочего места 28 ноября 2020 года на 3 часа с 11:00 до 14:00 в связи с посещением медицинского учреждения.

27 ноября 2020 года

Петров / П.П. Петров /

За свой счет

Работник имеет возможность претендовать на отсутствие на работе за собственный счет. Он оформляет заявление на 1 час отсутствия, на несколько часов или на весь день (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Длительность определяется взаимным соглашением работодателя и работника. Законодатель не устанавливает минимальной и максимальной продолжительности отсутствия. Это значит, что отпроситься сотрудник вправе на любой период, о котором договорятся стороны.

Такой формат является правом, а не обязанностью руководителя. Если последний считает причину недостаточно уважительной, он вправе отказать. Одновременно ТК РФ определил ряд категорий сотрудников, которых при наличии заявления руководитель обязан отпустить на период установленной продолжительности (ст. 128 ТК РФ).

Алгоритм действий следующий:

1. Сотрудник оформляет обращение на имя начальника. В документе указывает причину и дату.
2. Работодатель накладывает резолюцию.
3. При наличии согласия руководства утверждается распорядительный документ об отгуле за собственный счет.
4. Кадровая служба вносит информацию в карточку Т-2 и в табель учета времени работы.

Образец, чтобы отлучиться за свой счет

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Иванову И.И.

от преподавателя верховой езды

Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи со сдачей крови 28.11.2019 прошу предоставить мне, в соответствии с ч. 4, 5 ст. 186 ТК РФ, дополнительный день отдыха с сохранением среднего заработка.

27 ноября 2020 года

/Петров/ П.П. Петров

Заявление на отгул за ранее отработанный день

В ТК РФ понятие «отгул » не содержится. По практике этот период определяется как время отдыха, являющееся компенсацией за ранее выработанное время или дежурство в нерабочее время. Предоставляется как компенсация. Не следует путать с отпуском без сохранения з/п, который дается в связи с личными причинами.

Порядок оформления разрешения на отсутствие на рабочем месте такой:

1. Работник обращается к руководству с прошением.
2. Указывает в документе причины необходимости отсутствия.
3. Работодатель издает распорядительный документ, ознакомив с ним сотрудника.

Образец, чтобы отлучиться за ранее отработанное время

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Иванову И.И.

от преподавателя верховой езды

Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне день отдыха 28 ноября 2020 года за ранее отработанное время 19.11.2019.

27 ноября 2020 года

/Петров/ П.П. Петров

Заявление по семейным обстоятельствам

Семейные обстоятельства, иные уважительные причины становятся основанием отпроситься. Сотрудник пишет обращение к руководителю. Продолжительность отдыха устанавливается по согласию между работодателем и работником. Отпроситься работник вправе на любой согласованный сторонами период.

ВАЖНО! Руководитель вправе отказать, если сотрудник не относится к категориям, установленным ст. 128 ТК РФ.

Образец, чтобы отлучиться по семейным обстоятельствам

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Иванову И.И.

от преподавателя верховой езды

Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне отгул 28 ноября 2020 года для участия в похоронах сестры.

Организация учета оплаты труда за неотработанное время

Оплата труда за неотработанное время, но подлежащее компенсации, есть дополнительная заработная плата. В нее

включается оплата:

• • ежегодных и дополнительных отпусков (без денежной компенсации за неиспользованный отпуск);
• • дополнительно предоставленных по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам;
• • льготных часов подросткам;
• • учебных отпусков, предоставленных работникам, обучающимся в образовательных учреждениях;
• • на период обучения работников, направленных на профессиональную подготовку, повышение квалификации или обучение вторым профессиям;

• • труда работников, привлекаемых к выполнению государственных или общественных обязанностей (участие в избирательной кампании и пр.);
• • сохраняемая за работниками на период привлечения их па сельскохозяйственные и другие работы;
• • за время вынужденного прогула;
• • простоев не по вине работника;
• • за неотработаниое время работникам, вынужденно работавшим неполное рабочее время по инициативе администрации, например по причине сокращения объема производства;
• • работникам-донорам за дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемого после каждого дня сдачи крови, и т.д.

При усыновлении ребенка работнику в обязательном порядке предоставляется отпуск продолжительностью до 70 дней со дня рождения ребенка (нс считая времени усыновления), а при усыновлении двух и более детей — до 110 дней. По желанию работника отпуск может быть предоставлен на срок до достижения ребенком возраста трех лет. При усыновлении ребенка обоими супругами указанные отпуска предоставляются одному из супругов по их усмотрению.

Некоторые категории работников, кроме того, имеют дополнительные отпуска, обусловленные особенностями их работы (ненормируемый рабочий день, вредные условия труда и пр.). Предоставление их должно быть зафиксировано в коллективном договоре администрации с персоналом, поскольку действующим законодательством некоторые из них не предусмотрены. Например, не установлены дополнительные отпуска за работу в ночные смены.

По законодательству (ст. 117 ТК РФ) право на дополнительные отпуска предоставлено лицам, занятым:

• • на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах;
• • в зонах радиоактивного заражения;
• • на других производствах с вредными физическими, биологическими и иными факторами, которые неблагоприятно воздействуют на здоровье человека.

В соответствии с действующим законодательством дополнительная заработная плата выплачивается с сохранением среднего заработка и места работы (должности).

Среди приведенных выше видов дополнительной заработной платы преобладает оплата ежегодных отпусков. Продолжительность оплачиваемого ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. Отпуск предоставляется, если работник за первый год работы отработал непрерывно 6 мес. Тем не менее не исключается вариант, когда соглашением сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения указанного выше срока.

В более ранний срок (до 6 мес.) ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен:

• • женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• • работникам, не достигшим 18 лет;
• • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• • в других случаях, предусмотренных законодательством.

В последующее время, т.е. в любое время рабочего года,

работодатель вправе предоставить краткосрочный отпуск- работнику продолжительностью, как правило, не свыше 14 календарных дней.

При совпадении праздничных и выходных дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.

Ежегодно не позднее 5 января кадровая служба организаций обязана составить график отпусков (форма № Т-7) на текущий год с последующим доведением его до сотрудников. На основании данного графика отдел кадров составляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы № Т-6, Т-ба).

Последний является исходным документом для составления записки-расчета о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60). Лицевая сторона данного документа заполняется сотрудником отдела кадров, а оборотная — бухгалтером расчетного отдела. Таким образом, данный документ служит основным источником при расчете причитающейся работнику заработной платы и иных выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска.

Определенные особенности имеет начисление дополнительной заработной платы, в первую очередь оплата отпусков рабочим. Предоставление отпусков рабочим в течение года, в разное время и неодинаковая их продолжительность, влекут за собой искусственные колебания в размере себестоимости выпускаемой продукции. В целях исключения такой негативной ситуации требуется создавать резерв на предстоящие отпуска этой категории персонала. Методику его формирования рассмотрим на примере.

ПРИМЕР 8.13

Годовой фонд заработной платы организации 38 398 /100 руб. Среднесписочная численность работников — 400 чел. Отсюда среднемесячная заработная плата одного работника — 8000 руб. (38 398 400 руб.: 400 чел.: 12 мес.), а средняя стоимость одного дня — 272,11 руб. (8000 руб. : 29,4 дн.), где 29,4 — среднемесячное число календарных дней.

Неиспользованное количество дней отпуска (резерв) — 9600 дн.

Отсюда сумма резерва — 2 612 256 руб. (272,11 pv6. х х 9600 дн.).

На указанную сумму резерва отпускных начислены страховые взносы в сумме 783 676,8 руб. (30% х 272,11 руб. х 9600 дн.).

Таким образом, общая сумма предстоящих платежей заработной платы за время очередных отпусков, включая и предстоящие отчисления па социальное страхование, составит 3 395 932,8 руб. (2 612 256 + 783 676,8).

Следовательно, ежемесячно в себестоимость продукции будет включаться резерв на предстоящие отпуска рабочих в размере 8,84% к фактически начисленной заработной плате рабочих соответствующего месяца (3 395 932,8 х 100% : 38 398 400). Если в текущем месяце рабочим начислена заработная плата в сумме 1 500 000 руб., то величина резерва будет равна 132 600 руб. (1 500 000 х 8,84%).

В зависимости от характера занятости рабочих на указанную сумму в учете следует сделать запись по дебету счетов производственных затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» и др.) и кредиту счета 96 «Резерв предстоящих расходов». Операции отражаются в журналах- ордерах №10 и 10/1.

Возможен иной вариант формирования резерва, исходя из рассчитанного среднего процента и шестидневной рабочей недели:

• • среднемесячное число календарных дней — 29,4;
• • средняя продолжительность отпуска — 28 календарных дней плюс 3 дополнительных дня согласно коллективному договору, всего 31 день (28 + 3);
• • размер отчислений в резерв на предстоящие отпуска определяется исходя из следующего расчета:
  • 31:29,4= 1,054;
  • 1,054: 12 х 100% = 8,78%.

При уходе работника в отпуск бухгалтерия производит расчет отпускных. Такой расчет осуществляется при наличии следующих документов:

• • приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику;
• • графика отпусков, завизированного руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласованного с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утвержденного руководителем организации или уполномоченным им органом;
• • записки-расчета о предоставлении отпуска работнику.

Методика расчета среднего заработка, являющегося исходной базой для исчисления отпускных и компенсации за неиспользованные отпуска, предусматривает, что расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествовавших отпуску. Календарным месяцем признается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставленных в календарных днях, и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется в случае, если весь расчетный период отработан полностью, путем деления начисленной в расчетном периоде суммы заработной платы на 12 и на 29,4 — среднемесячное число календарных дней.

Когда указанный выше показатель установлен в рабочих днях, в случаях, предусмотренных ТК РФ, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, то он исчисляется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней но календарю шестидневной рабочей недели.

В рабочих днях отпуск предоставляется, как правило, временным и сезонным работникам.

Такой же порядок расчета среднего дневного заработка применяется в тех случаях, когда из расчетного периода исключаются время и начисленные суммы по следующим основаниям:

• • получение выплат социального характера в виде пособий по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
• • предоставление дополнительных оплачиваемых выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом;
• • нахождение в отпуске работника без сохранения заработной платы;
• • невозможность выполнения работником своих обязанностей из-за забастовки других членов коллектива;

• другие случаи, предусмотренные действующим законодательством (простои не по вине работника и т.п.).

Возможен вариант, когда в расчетном периоде отработаны не полностью один или несколько месяцев. Поэтому для исчисления среднего заработка работника расчетный период подлежит четкому разграничению на полностью отработанные месяцы и месяцы, которые отработаны не полностью. В первом случае сумма начисленной в расчетном периоде заработной платы делится на суммарное количество рабочих или календарных дней, приходящихся на полностью отработанные месяцы исходя из условий, определенных для полностью отработанного периода. Во втором случае расчет делается по не полностью отработанным месяцам, принимая во внимание условия, установленные для не полностью отработанного периода.

Премии и вознаграждения в условиях не полностью отработанного времени при расчете среднего заработка учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, кроме премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).

Исчисление средней заработной платы регулируется ст. 139 ТК РФ. Если конкретная ситуация расчета средней заработной платы не включена в указанную статью, то следует руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Согласно ему к выплатам, которые являются исходной базой для расчета средней заработной платы, относятся:

• • заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время;
• • заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу по сдельным расценкам;
• • заработная плата, исчисленная в процентах от выручки от реализации продукции, выполненных работ, оказанных услуг, или комиссионное вознаграждение;
• • заработная плата, выплаченная в неденежной форме;
• • другие начисления заработной платы работникам с учетом характера их работы, в том числе исходя из отраслевой специфики исполнения ими трудовых обязанностей и пр.

При росте МРОТ выплаты, учитываемые в расчетном периоде при исчислении среднего заработка, увеличиваются па коэффициент повышения тарифных ставок (окладов). Если указанное повышение не было связано с повышением МРОТ, а осуществлялось на основании соответствующего федерального закона, то средний заработок подлежит увеличению на коэффициенты повышения МРОТ на этом основании.

Если при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов, должностных окладов, денежного вознаграждения изменяется перечень ежемесячных выплат к указанным показателям и (или) их размеры, то средний заработок повышается на коэффициенты. Последние рассчитываются путем деления вновь установленных тарифных ставок, окладов, должностных окладов, денежного вознаграждения и ежемесячных выплат на ранее установленные.

Перечень выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка, включает заработную плату за отработанное время как в денежной, так и натуральной форме, различные надбавки и доплаты, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, премии и вознаграждения, предусмотренные действующими системами оплаты труда и положениями о премировании. Материальная помощь с 1 февраля 2002 г. не включается в расчет среднего заработка, так как она не признается заработной платой.

Оплата отпусков и выплата компенсаций за неиспользованные отпуска работникам производится, исходя из условий, предусмотренных ст. 139 ТК РФ в общеустановленном порядке, т.е. путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 мес. и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней) и умножением полученного результата на количество календарных дней отпуска. В расчет подлежат включению также все премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда, начисленные в расчетном периоде.

В соответствии со ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней (предоставляемого работнику, занятому на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющему ненормированный рабочий день и пр.), по его письменному заявлению может быть заменена денежной компенсацией.

Организация вправе учесть в расходах на оплату труда компенсацию за неиспользованный отпуск в части, превытающей 28 календарных дней. В налоговом учете компенсация за неиспользованный отпуск за прошлые годы не признается. Компенсация за отпуск, не связанная с увольнением, облагается страховыми взносами.

При предоставлении отпуска работнику и исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные суммы, когда:

• • он получил пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• • работнику выплачивается или сохраняется средний заработок согласно действующему законодательству;
• • он воспитывает ребенка-инвалида, в связи с чем ему предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни в количестве четырех дней в месяц. Право на них согласно ст. 262 ТК РФ имеет один из родителей (опекун, попечитель) для ухода за детьми-инва- лидами и инвалидами с детства до достижения ими возраста 18 лет;
• • работник находился в отпуске без сохранения заработной платы. Право на его получение регулируется ст. 128 ТК РФ. Например, работающим инвалидам такой отпуск предоставляется до 60 календарных дней в году;
• • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты согласно действующему законодательству;
• • он не работал в связи с простоем не по своей вине, т.е. в силу производственных причин;
• • работник не участвовал в забастовке, но не мог выполнять свои производственные функции.

Следует знать, что действующее законодательство ограничивает возможности администрации в части установления режима неполной рабочей недели. Это ограничение может быть снято в том случае, если подобная инициатива работодателя согласована с работником, который подтверждает свое согласие в форме письменного заявления. Если последний не согласен на продолжение работ в новых условиях, то трудовой договор с ним расторгается.

Работникам, не участвующим в забастовке, но в связи с ее проведением не имеющим возможности выполнять свою работу, оплата простоя осуществляется в обычном порядке, т.е. в размере не ниже 2/3 тарифной ставки (оклада).

Тем самым законодательством четко определено, что «вынужденные» отпуска без сохранения заработной платы работодатель предоставлять не имеет права. В то же время в указанном размере, не менее 2/3 средней заработной платы работника, работодатель обязан оплатить время вынужденного простоя данного работника, если последний в письменной форме предупредил его о начале простоя.

В этой связи применяется корректировка средней заработной платы с учетом поправочного коэффициента, рассчитываемого путем деления тарифной ставки (должностного оклада), установленной с даты восстановления на прежней работе, на этот же показатель, установленный в расчетном периоде.

Простои по вине работника оплате не подлежат.

Работодатель вправе переводить на время простоя работника на другую работу, но это время из расчетного периода исключается.

В подсчет среднего заработка для оплаты дней отпуска подлежат включению все виды оплаты, связанные с выполнением работником его обязанностей по своей должности (на своем рабочем месте) согласно трудовому договору, в том числе и различные доплаты, обусловленные отклонениями от нормальных условий работы (работа в выходные и праздничные дни, в ночное и сверхурочное время и т.н.).

В то же время при определении среднего дневного заработка праздничные нерабочие дни, приходящиеся на расчетный период, не подлежат включению в данный период, а следовательно, не оплачиваются, однако они прибавляются к отпуску и тем самым увеличивают его продолжительность.

В подсчет среднего заработка для указанной цели включаются также премии и вознаграждения, имеющие регулярный или периодический характер, предусмотренные системами оплаты труда и положениями о премировании, указанными в коллективном договоре.

При исчислении среднего заработка учитываются все суммы, на которые начисляются страховые взносы.

На рис. 8.8 приведена классификация выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка.

С 2003 г. учетная политика организаций для целей налогообложения должна разрабатываться исходя из требований ст. 324.1 НК РФ, предусматривающих порядок учета расходов на формирование резерва предстоящих расходов

Рис. 8.8. Классификация выплат, учитываемых при исчислении

среднего заработка на оплату отпусков, резерва на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет.

Такая норма ранее была прописана и в стандартах бухгалтерского учета. Основная цель создаваемого резерва на предстоящие отпуска — сгладить пиковые нагрузки данной части текущих издержек в период массовых отпусков производственных рабочих. Для аппарата управления данный резерв может не создаваться ввиду малочисленности данной категории персонала.

Сумма резерва на предстоящие отпуска включает в себя:

• • предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков;
• • сумму страховых взносов, начисляемых на указанную выше сумму;
• • сумму страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, исчисленную от планируемой суммы расходов на оплату отпусков.

ПРИМЕР 8.14

Организация запланировала годовую сумму резерва на предстоящие отпуска в сумме 600 000 руб. Страховые взносы рассчитаны по максимальной ставке 26% в сумме 156 000 руб. (600 000 руб. х 26%), а страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве (тариф 0,2%) — в сумме 1200 руб. (600 000 руб. х 0,2%). Таким образом, общая сумма резерва на отпуска будет равна 757 200 руб. (600 000 + + 156 000+ 1200).

В учете па сумму созданного резерва в зависимости от места занятости рабочих следует составить бухгалтерскую проводку:

ДЕБЕТ 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» и др.

КРЕДИТ 96 «Резервы предстоящих расходов».

Но окончании года на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» может быть:

• • нулевое сальдо, т.е. начисленная на отчетный год сумма данного резерва использована полностью;
• • кредитовое сальдо, т.е. по отчетному году не полностью использован резерв на указанные цели;
• • дебетовое сальдо, т.е. резерв использован в большей сумме, чем был сформирован.

Датой признания расходов на оплату отпусков в таком случае считается последний день отчетного года. Недостающая сумма резерва, подтвержденная материалами годовой инвентаризации по состоянию на 31 декабря, подлежит доначислению.

Наличие кредитового сальдо по счету 96 «Резервы предстоящих расходов» дает основание организации включить сумму превышения для целей налогообложения по налогу на прибыль. В этих целях следует произвести корректировку себестоимости продукции в отдельной справке о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 «Расчет налога от фактической прибыли».

Па сумму использованного резерва на оплату отпусков делается проводка:

ДЕБЕТ 96 «Резервы предстоящих расходов»

КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Из содержания данной записи следует, что за счет резерва можно списать расходы на оплату только использованных отпусков. Компенсации за неиспользованные отпуска подлежат отнесению к расходам на оплату труда. Указанные суммы списывать за счет резерва нельзя. Данная норма определена налоговым законодательством (ст. 255 НК РФ).

Признание в учете страховых взносов, начисленных на сумму оплаты отпусков, следует отразить бухгалтерской проводкой:

ДЕБЕТ 96 «Резервы предстоящих расходов»

КРЕДИТ 69 «Расчеты но социальному страхованию и обеспечению».

Суммы, израсходованные за счет резерва предстоящих платежей, регистрируются в ведомости № 15. По счету 96 «Резервы предстоящих расходов», как правило, имеет место кредитовое сальдо, т.е. зарезервированные суммы по еще не предоставленным отпускам. Однако в условиях массового ухода работников в отпуска, прежде всего в летний период или в межсезонное время, по данному счету может быть дебетовое сальдо. При составлении баланса оно показывается в активе по статье «Расходы будущих периодов». На 1 января очередного года проводится инвентаризация по счету 96 и сверяется фактический остаток этого резерва с суммой, числящейся по балансу. Данная сумма исчисляется путем умножения среднего заработка одного работника на общую численность работников и количество дней неиспользованного ими отпуска, по данным отдела кадров. Результат сверки корректируется с отнесением сумм в затратах на производственные цели по статье «Дополнительная заработная плата производственных рабочих»:

ДЕБЕТ 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные

производства» и др.

КРЕДИТ 96 «Резервы предстоящих расходов».

Излишне начисленная сумма резерва на предстоящие отпуска, установленная по результатам инвентаризации на последний день текущего налогового периода, подлежит включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.

При уточнении учетной политики организации на следующий год, результатом чего является отмена создаваемого резерва на указанные цели, неиспользованные суммы его с прошлого отчетного периода для целей налогообложения признаются как прочие доходы.

Если но результатам инвентаризации будет установлено, что использование резерва осуществлено в большей сумме, чем он был образован, т.е. имеет место дебетовое сальдо по счету 96 «Резервы предстоящих расходов», производится доначисление данного резерва на полученную разницу в обычном порядке.

В ситуации, когда в отпуск направляются работники аппарата управления, на эту категорию персонала резерв не создается ввиду малочисленности его по сравнению с количеством производственных рабочих. На данный период их функции выполняют оставшиеся работники, что не вызывает, за редким исключением, дополнительных расходов. К числу таких исключений относится доплата за совместительство при условии, что указанные работники не являются совместителями согласно штатному расписанию. Это совмещение должно быть оформлено приказом по организации и иметь продолжительность не менее двух недель.

Если работник отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью, следует сделать перерасчет отпускных, направив часть оплаты за неиспользованные дни отпуска в счет заработной платы. Оставшаяся часть отпуска предоставляется работнику по согласованию с администрацией. В дальнейшем при его уходе в отпуск производится новый расчет среднего заработка с включением затрат в себестоимость продукции (работ, услуг).

Отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя согласно постановлению Минтруда России от 27 июня 1996 г. № 40 «Об утверждении разъяснения “Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя”» допускаются только по просьбе работников по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. В противном случае работодатель обязан оплатить время простоя в размере не ниже 2/3 тарифной ставки (оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Указанный порядок закреплен в ст. 157 ТК РФ. Поскольку в такой ситуации организация не производит продукцию, не осуществляет работы и не оказывает какие-либо услуги, определяющие содержание ее уставной деятельности, сумма отпускных за время вынужденного простоя не подлежит отнесению на себестоимость продукции (работ, услуг), а тем более не может списываться за счет резерва на указанные цели. Эти отпускные должны быть отнесены на уменьшение собственных источников предприятия:

ДЕБЕТ 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

В расчетном отделе бухгалтерии большой объем работ представляет расчет выплат выходного пособия при увольнении работников по сокращению штатов либо в связи с ликвидацией организации. Данное пособие выплачивается в размере среднего месячного заработка. При этом за работником в таком же размере сохраняется средняя заработная плата на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия), при условии, что он в двухнедельный срок после увольнения обратился в орган трудоустройства и не был трудоустроен. Выплата месячного пособия и сохраняемого среднего заработка производится по прежнему месту работы.

В размере двухнедельного среднего заработка выходное пособие выплачивается:

• • в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе по состоянию здоровья;
• • призывом его в армию или направлением на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;

• • восстановлением на работу ранее уволенного работника, выполнявшего эту работу;
• • отказом от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;
• • другими случаями, предусмотренными действующим законодательством.

Для исчисления среднего заработка используется средний дневной заработок. Он исчисляется путем деления суммы, начисленной в расчетном периоде заработной платы, на количество рабочих дней в нем но календарю пятидневной рабочей недели. Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев. Из расчетного периода исключаются время и суммы, когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности. При исчислении среднего заработка учитываются выплаты, включаемые в фонд заработной платы. Так, если материальная помощь была оказана всем работникам, то она включается в подсчет среднемесячного заработка. В том случае, когда материальная помощь предоставлена по семейным обстоятельствам, она не подлежит включению в расчет такого заработка. Размер среднего месячного заработка для выплаты выходного пособия определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней, подлежащих оплате.

Пособие по безработице выплачивается в течение трех месяцев в размере 75% среднего заработка, исчисленного за последние два месяца по последнему месту работы. За работником, уволенным в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата и признанным в установленном порядке безработным, но не трудоустроенным в период, в течение которого за ним по последнему месту работы сохраняется средняя заработная плата с учетом выходного пособия, пособие по безработице выплачивается начиная с первого дня по истечении указанного периода.

Работники-доноры в день медицинского обследования и в день сдачи крови освобождаются от работы и после каждого дня ее сдачи имеют право на дополнительный день отдыха. При этом за данным работником в указанные дни сохраняется средний заработок. Эти суммы не облагаются страховыми взносами па обязательное пенсионное страхование. Они не подлежат также обложению НДФЛ.

При увольнении работника он имеет право на получение денежной компенсации за неиспользованный отпуск.

Исходными данными для расчета ее суммы являются:

• • расчетный период для исчисления среднего заработка;
• • сумма, учитываемая при расчете среднего заработка заработной платы за указанный выше период;
• • средний дневной заработок;
• • количество дней отпуска, за которые полагается компенсация.

При реорганизации и ликвидации организации за высвобождаемыми работниками на период их трудоустройства сохраняется средняя заработная плата с учетом месячного выходного пособия, но сроком не более чем на три месяца.

Глава 15. Рабочее время. Общие положения

Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

(часть третья введена Федеральным законом от 22.07.2008 N 157-ФЗ)

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Статья 92. Сокращенная продолжительность рабочего времени

Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается:

для работников в возрасте до шестнадцати лет — не более 24 часов в неделю;

для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет — не более 35 часов в неделю;

для работников, являющихся инвалидами I или II группы, — не более 35 часов в неделю;

для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, — не более 36 часов в неделю в порядке, установленном Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

(часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Продолжительность рабочего времени учащихся образовательных учреждений в возрасте до восемнадцати лет, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половины норм, установленных частью первой настоящей статьи для лиц соответствующего возраста.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Настоящим Кодексом и иными федеральными законами может устанавливаться сокращенная продолжительность рабочего времени для других категорий работников (педагогических, медицинских и других работников).

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 93. Неполное рабочее время

По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя. Работодатель обязан устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю по просьбе беременной женщины, одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет), а также лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ.

Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.

Статья 94. Продолжительность ежедневной работы (смены)

Продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

для работников в возрасте от пятнадцати до шестнадцати лет — 5 часов, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет — 7 часов;

для учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающих в течение учебного года учебу с работой, в возрасте от четырнадцати до шестнадцати лет — 2,5 часа, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет — 4 часов;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

для инвалидов — в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

при 36-часовой рабочей неделе — 8 часов;

при 30-часовой рабочей неделе и менее — 6 часов.

Коллективным договором может быть предусмотрено увеличение продолжительности ежедневной работы (смены) по сравнению с продолжительностью ежедневной работы (смены), установленной частью второй настоящей статьи для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, при условии соблюдения предельной еженедельной продолжительности рабочего времени (часть первая статьи 92 настоящего Кодекса) и гигиенических нормативов условий труда, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

(часть третья в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Продолжительность ежедневной работы (смены) творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

(часть четвертая введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ, в ред. Федерального закона от 28.02.2008 N 13-ФЗ)

Статья 95. Продолжительность работы накануне нерабочих праздничных и выходных дней

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

В непрерывно действующих организациях и на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день, переработка компенсируется предоставлением работнику дополнительного времени отдыха или, с согласия работника, оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы.

Накануне выходных дней продолжительность работы при шестидневной рабочей неделе не может превышать пяти часов.

Статья 96. Работа в ночное время

Ночное время — время с 22 часов до 6 часов.

Продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час без последующей отработки.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Не сокращается продолжительность работы (смены) в ночное время для работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а также для работников, принятых специально для работы в ночное время, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Продолжительность работы в ночное время уравнивается с продолжительностью работы в дневное время в тех случаях, когда это необходимо по условиям труда, а также на сменных работах при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем. Список указанных работ может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом.

К работе в ночное время не допускаются: беременные женщины; работники, не достигшие возраста восемнадцати лет, за исключением лиц, участвующих в создании и (или) исполнении художественных произведений, и других категорий работников в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, инвалиды, работники, имеющие детей-инвалидов, а также работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, а также опекуны детей указанного возраста могут привлекаться к работе в ночное время только с их письменного согласия и при условии, если такая работа не запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением. При этом указанные работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работы в ночное время.

(в ред. Федеральных законов от 24.07.2002 N 97-ФЗ, от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Порядок работы в ночное время творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 28.02.2008 N 13-ФЗ)

Статья 97. Работа за пределами установленной продолжительности рабочего времени

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Работодатель имеет право в порядке, установленном настоящим Кодексом, привлекать работника к работе за пределами продолжительности рабочего времени, установленной для данного работника в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (далее — установленная для работника продолжительность рабочего времени):

для сверхурочной работы (статья 99 настоящего Кодекса);

если работник работает на условиях ненормированного рабочего дня (статья 101 настоящего Кодекса).

Статья 98. Утратила силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.

Статья 99. Сверхурочная работа

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Сверхурочная работа — работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе допускается с его письменного согласия в следующих случаях:

1) при необходимости выполнить (закончить) начатую работу, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена (закончена) в течение установленной для работника продолжительности рабочего времени, если невыполнение (незавершение) этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), государственного или муниципального имущества либо создать угрозу жизни и здоровью людей;

2) при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников;

3) для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником.

Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе без его согласия допускается в следующих случаях:

1) при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

В соответствии с Федеральным законом от 07.12.2011 N 417-ФЗ с 1 января 2013 года в пункте 2 части третьей данной статьи слова «систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации,» будут заменены словами «централизованных систем горячего водоснабжения, холодного водоснабжения и (или) водоотведения, систем газоснабжения, теплоснабжения, освещения,».

2) при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи;

3) при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

В других случаях привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Не допускается привлечение к сверхурочной работе беременных женщин, работников в возрасте до восемнадцати лет, других категорий работников в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Привлечение к сверхурочной работе инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы.

Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника.

Суммированный учет рабочего времени: основные правила

Режим рабочего времени — что это такое?

Большинство работодателей совершают ошибку, когда путают два понятия — «суммированный учет» и «режим рабочего времени». Суммированный учет — это не режим рабочего времени, а способ ведения учета рабочего времени, способ выполнения требования, содержащегося в ст. 91 ТК РФ о том, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Понятие режима рабочего времени определяется в ст. 100 ТК РФ, где особенно следует обратить внимание на норму, которая звучит в императивном порядке: «режим рабочего времени должен предусматривать…». Далее перечисляется всё то, что должно быть прописано у работодателя в правилах внутреннего трудового распорядка или, если режим рабочего времени для работника отличается от установленных правил (например, это совместитель или работник, с которым договорились о неполном рабочем времени), в трудовом договоре:

• продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
• работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
• время начала и окончания работы;
• время перерывов в работе;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором.

Гибкий режим рабочего времени

Гибкий режим рабочего времени — это единственный режим рабочего времени, который позволяет уйти от необходимости прописывания продолжительности ежедневной работы и времени начала и окончания рабочего дня. Согласно ст. 102 ТК РФ, при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон. Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других).

Чередование выходных дней и рабочих дней, продолжительность недели будут определяться в правилах трудового распорядка. Изменять график в одностороннем порядке в данном случае нельзя. Для изменения графика нужно либо спрашивать согласия работника, либо обосновывать это изменениями организационных или технологических условий труда.

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе ни слова не сказано о том, что при гибком графике рабочего времени нужно обязательно вести суммированный учет, само по себе понятие гибкого графика предполагает введение работодателем суммированного учета рабочего времени, так как он не сможет обеспечить отработку нормы за определенный день и будет устанавливать учетный период — неделю, месяц или др.

Онлайн-обучение по актуальным темам бухгалтерского и налогового учета

Узнать больше

Сменная работа

В ситуации с суммированным учетом рабочего времени нередко путают такие понятия, как «сменный режим работы» и «рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику». Стоит иметь в виду, что это два разных режима рабочего времени.

Ст. 103 ТК РФ определяет сменную работу как работу в две, три или четыре смены, которая «вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг».

Самое главное условие при сменной работе — это сменяемость работников (одна смена / бригада сменяет другую). При сменном режиме работодатель обязан знакомить работника с графиком смены не позднее чем за один месяц до его введения в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещается.

Основные правила суммированного учета

Нестандартный режим рабочего времени, гибкий режим рабочего времени, скользящее предоставление выходных дней, сменный режим предполагают ведение суммированного учета рабочего времени.

Основной документ, на который необходимо в данном случае опираться, — ст. 104 ТК РФ. Она дает ответ на вопрос, в каких случаях допускается введение суммированного учета: когда не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность.

Смысл суммированного учета рабочего времени заключается в выборе некого учетного периода, чтобы по его итогам продолжительность рабочего времени не превышала нормального количества рабочих часов.

Для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, Трудовой кодекс устанавливает учетный период три месяца, однако есть оговорка: у работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, в силу особенностей технологического процесса или по сезонным причинам можно увеличить такой учетный период на период больше трех месяцев, но при наличии отраслевого соглашения и коллективного договора и не более чем до одного года.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Ведение кадрового учета без проблем

Какая продолжительность рабочего времени будет у сотрудника, работающего по графику «сутки через трое»? В данном случае нужно исходить из общепринятой нормы: нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю. Работодатель устанавливает некий учетный период, внутри которого эти часы распределяются как угодно, главное — по итогам учетного периода выйти на норму по часам.

При этом, если работодатель берет не общепринятую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, а, например, 39-часовую рабочую неделю, то ему придется создавать свой производственный календарь.

В Приказе Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н озвучены правила, по которым определяется норма рабочего времени: «продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней».

Судебная практика показывает, что суть суммированного учета рабочего времени заключается в корректировке продолжительности отработанного времени внутри учетного периода (месяца, квартала или года), если оно отклоняется от установленной нормы, то есть переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие (Постановление ФАС Центрального округа от 03.07.2006 по делу N А62-5389/2005).

Суммированный учет рабочего времени, согласно ст. 104 ТК РФ, ведется в соответствии с установленными правилами внутреннего трудового распорядка.

Таким образом, для введения суммированного учета необходимо следовать определенному алгоритму:

• определить продолжительность учетного периода;
• определить норму часов за учетный период исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени;
• составить график;
• установить порядок определения сверхурочных часов;
• установить порядок оплаты сверхурочной работы и работы в выходные/нерабочие праздничные дни.

Суммированный учет: оплата сверхурочной работы

В соответствии со ст. 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается не менее чем в полуторном размере — за первые два часа работы и не менее чем в двойном размере — за последующие часы. Однако в кодексе не дается ответа на более детальные вопросы: как именно оплачивать, то есть от чего брать полуторный размер?

Есть и другие сложности: чтобы разобраться, как при суммированном учете рабочего времени оплачивать часы сверхурочной работы, надо ориентироваться на выбранную систему оплаты труда — окладную или тарифную.

Так, например, если у работника окладная система труда, и оклад составляет 15 000 руб., то эту сумму работодатель выплачивает ему гарантированно. И только по окончании учетного периода, если будет сверхурочная работа, он получит оплату в виде первых двух часов в полуторном размере, а за последующие часы не менее чем в двойном размере.

Пример

Оплата за январь, февраль и март — 15 000 руб. за каждый месяц. За учетный период сотрудник сверхурочно отработал 10 часов. Ставка за 1 час работы — 100 руб. Считаем, сколько ему нужно доплатить:

2 часа * 1,5* 100 руб.= 300 руб.

8 часа * 2 * 100 руб. = 1600 руб.

Всего: 1900 руб.

Обратите внимание на то, что эксперты Роструда рекомендуют по работникам, по которым ведется суммированный учет рабочего времени, устанавливать тарифную систему оплаты труда — либо почасовую, либо поденную.

Как в этом случае нужно считать сверхурочное время?

У работника тарифная система оплаты труда, ставка за 1 час — 100 руб. Учетный период — 1 квартал. Внутри этого периода мы замечаем, что в январе сотрудник отработал по факту 150 часов, что и было заложено в график. Соответственно, по часовой ставке выплачиваем ему 15 000 руб.

В феврале вместо 148 часов, заложенных в график, сотрудник по факту отработал 156 часов (отражено в табеле). Получается 15 600 руб. При этом в марте планировались 149 часов, а по факту получился 151 час. Нужно оплатить 15 100 руб.

Евгения Конюхова, эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства, в вебинаре «Суммированный учет рабочего времени. Оформление и оплата» обращает внимание на то, что при тарифной системе оплаты труда внутри учетного периода в одинарном размере сверхурочная работа уже оплачена.

Эксперт считает, что норма из ст. 152 ТК РФ хорошо работает при окладной системе оплаты труда. Как мы убедились выше, в таком случае по итогам учетного периода нужно взять 10 часов сверхурочной работы и посчитать суммы: первые 2 часа — в полуторном размере, а остальные 8 часов — в двойном.

Но если у работника тарифная система оплаты труда, то первые 2 часа следует платить только в размере 0,5, так как одинарный размер уже был оплачен. А оставшиеся часы не в двойном размере, а в одинарном.

Так, исходя из того, что у нас было 10 часов сверхурочной работы, мы получим:

2 часа * 0,5 * 100 руб.= 100 руб.

8 часов *1 * 100 руб. = 800 руб.

Всего: 900 руб.

Если у работника окладная система труда или месячная тарифная ставка, то нужно разобраться, как определить, сколько нужно оплачивать один час работы сверхурочной работы. Дело в том, что в Трудовом кодексе ответа на этот вопрос нет. А примеров того, как это можно реализовывать на практике, несколько.

Вариант 1: Оклад делится на количество рабочих часов в месяце, когда работник привлекался к сверхурочной работе.

Так, если оклад составляет 20 000 руб., то нужно 20 000 /160 часов = 125 руб. за час работы.

Вариант 2: Согласно Письму Минздрава РФ от 02.07.2014 N 16-4/2059436, оклад делится на среднемесячное количество часов по году (например, для работников с 40-часовой продолжительностью рабочего времени в 2020 году среднечасовое количество рабочих часов составляет 1979 часов / 12 мес. = 164,9 ч.), соответственно часовая ставка = 20 000 руб. / 164,9 = 121,28 руб.

Вариант 3: Сумма окладов, начисленных за учетный период, делится на норму рабочего времени по графику работника за учетный период в месяцах.

Вариант 4: Вся зарплата (включая доплаты, надбавки) делится на один из вышеперечисленных вариантов. Но работодатель не обязан исчислять часовую тарифную ставку исходя из всех выплат. Верховный суд считает, что достаточно только оклада.

Нередко у работодателей помимо окладов предусмотрена еще и система доплат, надбавок, в связи с чем возникает вопрос — нужно ли всю заработную плату в этом случае делить на количество часов в месяце, когда работник привлекался к сверхурочной работе или на среднемесячное количество часов по году? Ответить на этот вопрос может только сам работодатель в локальных нормативных актах (Решение Верховного Суда РФ от 21.06.2007 N ГКПИ07-516). Это рекомендуется сделать в том числе для того, чтобы избежать проблем с работниками и проверяющими.

Позиция Минзравсоцразвития заключается в том, что при суммированном учете рабочего времени исходя из определения сверхурочной работы подсчет часов переработки ведется после окончания учетного периода. В этом случае работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период оплачивается за первые два часа работы не менее чем в 1,5 размере, а за все остальные часы — не менее чем в двойном размере (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 31.08.2009 № 22-2-3363).

В зависимости от системы оплаты труда — окладной или тарифной — оплата будет либо в полуторном-двойном размере, либо в размере 0,5 и одинарном.

Но есть еще один подход, обозначенный судебной практикой (Обзор Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014)). Есть разъяснения, согласно которым в полуторном размере за первые 2 часа берется оплата сверхурочной работы, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, а в двойном — за последующие часы сверхурочной работы. Но при использовании такого подхода сумма выплат за сверхурочную работу будет меньше, а потому неизбежны конфликты с работниками.

Оплата праздничных или выходных при суммированном учете

Если рабочий день сотрудника выпадает на нерабочий праздничный день, то в табеле рабочего времени проставляется код «РВ», несмотря на то, что этот рабочий день предусмотрен графиком работника. В этом случае на работника также распространяется положение ст. 153 ТК РФ об оплате работы в повышенном размере.

Согласно Рекомендациям Роструда от 02.06.2014, при введении суммированного учета рабочего времени работу в праздничные дни нужно включать в месячную норму рабочего времени.

Если работник привлекался к работе в свой выходной или в нерабочий праздничный день сверх месячной установленной ему нормы или сверх нормы в соответствии с учетным периодом, тогда такая работа будет подлежать оплате согласно ст. 153 ТК РФ. Также работник может взять другой день отдыха.

Если внутри учетного периода работодатель уже оплатил нерабочие праздничные дни, то по окончании учетного периода ему не нужно оплачивать их как сверхурочную работу. В Решении Верховного Суда РФ от 30.11.2005 N ГКПИ05-1341 дается разъяснение по этому случаю: «Поскольку правовая природа сверхурочной работы и работы в выходные и нерабочие праздничные дни едина, оплата в повышенном размере одновременно как на основании ст. 152 ТК РФ, так и ст. 153 ТК РФ будет являться необоснованной и чрезмерной».