Необоснованные расходы в бухгалтерском учете

Что такое необоснованные расходы

Включение расходов предприятия в расчет налогооблагаемых сумм должно производиться по принципу экономической обоснованности. При этом четкого понятия обоснованности расходов не содержит ни один законодательный акт. Критерий носит оценочный характер, что порождает целый ряд вопросов и спорных ситуаций в ходе налоговых проверок. Как избежать экономически необоснованных расходов и претензий фискальных органов, расскажет статья.

Какие расходы являются необоснованными

Согласно ст. 252 НК РФ в расчет по налогу можно включить расходы:

  • обоснованные экономически;
  • подтвержденные документально;
  • выраженные в денежной форме.

Нормы указанной статьи связаны с нормами ст. 346.16 НК РФ, следовательно, критерии относятся как к расчетам по налогу на прибыль, так и упрощенному налогу.

На практике из сказанного следует, что ФНС вправе не признать экономически обоснованными некоторые расходы, несмотря на отсутствие жестких запретов в законодательстве на включение в расчеты тех или иных видов затрат:

  1. Затраты, согласно законодательству, не имеющие отношения к экономической деятельности, которую осуществляет налогоплательщик.
  2. Затраты на оплату услуг консультантов, аудиторов, юристов, рекламных агентств без детализации выполненных работ и использования этих работ в хозяйственной деятельности.
  3. Материальные расходы, не предусмотренные производственной технологией или используемые сверх технологических нормативов.
  4. ТМЦ (работы, услуги), приобретаемые по ценам выше средних рыночных, по аналогичным товарным позициям.
  5. ТМЦ, используемые в производстве продукции, реализуемой в дальнейшем по ценам ниже стоимости ТМЦ. Аналогично — в отношении работ и услуг.
  6. Затраты, не связанные с получением доходов организацией или с намерением их получить.
  7. Расходы, понесенные вне рамок деятельности, направленной на получение дохода, не имеющие цели получения дохода (уменьшения убытка), завышенные, по сравнению с нормативными показателями, не признаются экономически оправданными.

Важно! Налогоплательщик обязан построить свой документооборот так, чтобы из заключенных договоров, первичных документов, учетных регистров, оправдательных, справочных документов было видно, какие товары, работы и услуги впоследствии были включены в расчет налога и с какой целью были понесены те или иные затраты. При проверке ИФНС, прежде всего, обратит внимание на их связь с предпринимательской деятельностью.

Как выявить и минимизировать необоснованные расходы

Выявление необоснованных расходов организации является приоритетной целью ее руководства. Принятые вовремя меры помогут не только избежать проблем в ходе налоговых проверок, но и обнаружить внутренние резервы, позволяющие получить больше дохода, сэкономить ресурсы. Как правило, начинают с внутреннего аудита, в ходе которого сплошным или выборочным методом проверяется, соответствуют ли затраты:

  • технологии производства, характеру экономической деятельности по существу;
  • нормативам, установленным внутренними документами организации или законодательством РФ (нормы списания ГСМ, командировочные расходы, расходы на производство продукции на основании внутренних расчетов экономической службы, и др.);
  • критерию экономической целесообразности.

Проверяются оправдательные и иные документы, отражающие затраты, правильность оформления, наличие необходимых реквизитов (во избежание претензий при проверках и т.п.).

Прежде чем подписать договор с контрагентом, предполагающий расходы, необходимо рассчитать его экономические последствия. На основании полученных данных руководитель принимает решение, считать будущие затраты обоснованными либо нет. Так, если ИФНС отказывает в возмещении крупной суммы НДС, то привлечение консультанта-профессионала с оплатой услуг существенно ниже спорной суммы будет экономически обоснованным. В то же время проведение маркетинговых опросов потенциальных потребителей, если у фирмы нет проблем с реализацией продукции, обоснованным назвать нельзя, поскольку их экономическая выгода не поддается оценке.

Полностью избежать экономически необоснованных расходов, даже в части, ограниченной статьями НК РФ, как правило, не удается.

Следует установить внутренние лимиты таких расходов и контролировать их соблюдение:

  • командировочные расходы, проезд с учетом статуса и категорий работников;
  • представительские расходы, аналогично предыдущему пункту;
  • расходы на подарки к праздникам и юбилеям;
  • расходы культурно-массовые мероприятия.

Обоснованность расходов и налоговый контроль

При осуществлении налоговых проверок сотрудники ИФНС зачастую руководствуются принципом, по которому доказывать обоснованность расходов обязан налогоплательщик. При этом они ссылаются на ст. 64 Арбитражного Процессуального кодекса РФ, положения НК РФ, обосновывая свое мнение следующим:

  • исходя из норм НК налогоплательщик формирует налоговую базу самостоятельно;
  • исходя из норм АПК налогоплательщик не освобождается от обязанности доказывать свои требования фактами, которые являются основой требований.

Однако такая позиция является как минимум спорной, а по сути — неверной. В том же АПК ст. 200-5 прямо содержит указание на обязанность ИФНС предоставить доказательства необоснованности расходов организации.

Важно! При подозрении на искусственное завышение цены налоговые органы пользуются ст. 40-3 НК РФ. Установленный норматив – не более 20% отклонения от рыночных цен по аналогичным позициям товаров, работ, услуг. Норма представительских расходов – не более 4% от затрат на оплату труда в течение года (ст. 264-2 НК РФ).

Отражение необоснованных расходов в учете

Рассмотрим пример: организация участвует в благотворительной программе перечислением взносов в сумме 175000,00 рублей. С точки зрения налогового законодательства, такие затраты будут необоснованными, поскольку не ведут к получению дохода (ст. 270-16,34 НК РФ). Попытка включения их в расчет налогооблагаемой базы с целью ее уменьшения может привести к применению в отношении организации штрафных санкций.

В бухгалтерском учете благотворительные взносы отражаются на сч.91.:

  • Дт 91/2 Кт 76 — 175000,00 руб. — отражена сумма благотворительного взноса.
  • Дт 76 Кт — 51,50 — 175000, 00 руб. — перечислен благотворительный взнос.
  • Дт 99/ПНО Кт 68 /Налог на прибыль — 35000,00 руб. — отражено постоянное налоговое обязательство (175000,00*20%= 35000,00).

Важно! Если организация получила в результате своей деятельности убыток, это не может служить основанием для признания расходов экономически необоснованными. В статье 252 НК РФ отсутствует обоснование затрат по результату деятельности хозяйствующего субъекта. Аналогично и затраты, направленные на снижение убытков, являются обоснованными (см. письмо Минфина №03-03-04/4/69 от 27-10-05).

Определяющей является направленность на получение дохода, а не результат хозяйственной деятельности в период осуществления расходов.

Главное

  1. Обоснованность расходов определяется организацией.
  2. Понесенные расходы должны быть, прежде всего, направлены на получение прибыли в рамках вида деятельности, заявленной организацией.
  3. Затраты, не отвечающие этому требованию, а также понесенные сверх установленных законодательно норм, являются экономически необоснованными. Их невозможно включить в расчет по налогу и уменьшить налоговую базу.
  4. Контроль необоснованных расходов и расходов, которые могут быть признаны ФНС необоснованными, осуществляет руководство организации.
  5. В ходе налоговой проверки бремя доказательств необоснованности расходов налогоплательщика возложено на фискальные органы.

При юридической регистрации бизнеса его собственники часто встают перед вопросом: какой организационно-правовой форме отдать предпочтение? В нашей стране самым финансово безопасным вариантом считается ООО. Это связано с положениями закона, который гласит, что если индивидуальные предприниматели несут полную, в том числе денежную ответственность за все предпринятые действия и их последствия, то учредители ООО не могут отвечать за работу компании. Давайте разберемся, имеет ли это восприятие под собой реальные основания.
Для начала стоит отметить, что тема ответственности соучредителей ООО приобрела особую остроту в начале двухтысячных годов. Создание большого числа компаний “на один день”, регистрация фирм на подставных лиц, фальсификация бухгалтерской документации и другие противоправные действия наносили непоправимый урон кредиторам. Для борьбы с подобными незаконными действиями в последние несколько лет было изменено в сторону ужесточения федеральное законодательство: скорректированы статьи уголовного кодекса, законы о банкротстве и иные акты, регламентирующие работу некоторых форм юридических лиц.

Ответственность юридического лица

Итак, какую ответственность несет учредитель ООО? Для начала стоит уточнить, что права собственника или соучредителей такой юридической формы как ООО защищены Гражданским Кодексом Российской Федерации. Этот документ, а вернее его 56 статья фиксирует тот факт, что ни владелец, ни соучредители общества не могут отвечать за обязательства фирмы. Их ответственность находится в рамках доли в уставном капитале.

Такая формулировка говорит о том, что до тех пор, пока ООО функционирует, осуществляет выплату заработной платы, оплачивает счета контрагентов, поставщиков и не имеет долгов перед государством, привлечь собственника/собственников к ответственности за ее действия нельзя. Ситуация коренным образом поменяется, когда будет запущена процедура банкротства.

Условия в рамках уставного капитала

Единственное условие, при котором возможна ответственность учредителя за деятельность ООО – признание последнего банкротом. Такая возможность предусмотрена федеральным законодательством, регулирующим тему банкротства. Документ гласит, что при несостоятельности фирмы ее соучредители и собственник могут понести субсидиарную ответственность. Важно понимать, что она никак не связана с размером их доли в уставном капитале общества и может быть обращена на имеющееся у них имущество.

Руководитель и учредитель в одном лице

Нужно понимать, что привлечь собственника/соучредителей к субсидиарной ответственности по финансовым обязательствам ООО не так просто, как может показаться при первом рассмотрении вопроса. Развитие ситуации напрямую зависит от совокупности обстоятельств. В частности от того, является ли учредитель еще и непосредственным руководителем компании.

В ситуациях, когда директором является наемный работник, финансовые риски (по крайней мере часть их) перекладывается на него. Федеральное законодательство гласит, что в первую очередь ответственность за состояние фирмы лежит на ее директоре. Когда его действия или невыполнение определенных мероприятий приводят к убыткам, долгам или банкротству фирмы, ответственность возгорается именно на директора.

К числу таких действий, которые могут поставить руководителю в вину, относятся:

  1. Если под руководством директора, исходя из его личного решения, была заключена сделка, которая нанесла ООО ущерб.
  2. Если сделка была заключена по решению, принятому без учёта известных руководителю сведений о ней.
  3. Если директор скрыл данные о сделке или не получил согласие на нее в случае, когда это было необходимо.
  4. Если руководитель ООО не принял меры для получения сведений, имеющих значений для сделки. Имеются ввиду, например, случаи, при которых директор не уточнил вправе ли компания-поставщик осуществлять тот или иной вид деятельности, не проверил добросовестность партнера и т.п.
  5. Если выявлен факт хищения, подделки или утраты финансово значимых отчетных бумаг.

В перечисленных случаях ответственность за случившееся ляжет на директора ООО. В попытке избежать наказание ему потребуется доказать, что все произошло не по его вине. Например, представить подтверждения того факта, что его поведение было следствием требований или прямых указаний собственника. В таком случае он может уйти от ответа, переложив наказание за случившееся на учредителя/участников фирмы.

Другой вариант, при котором ответственность за состояние юридического лица ложится на собственника, – когда он же выступает директором фирмы.

Субсидиарная ответственность учредителей ООО

Итак, мы имеем дело с ситуацией, когда собственник является директором ООО или когда наемный руководитель доказал, что не является причиной возникновения у предприятия проблем. В таком случае субсидиарная ответственность за финансовые трудности компании ложится на соучредителей или владельца общества. Так ли просто привлечь их к ответственности?

На самом деле призвать названых лиц к ответу в обоих из этих случаев будет достаточно трудно. Во-первых, для того, чтобы выставить требования нужно обанкротить ООО. До этого момента соучредители защищены положениями Гражданского кодекса, которые снимают с них ответственность за действия фирмы.

Стать инициатором процедуры банкротства может любой кредитор – будь то налоговые органы, сотрудники предприятия или контрагенты. Такое право предоставлено им положениями закона о банкротстве. В документе подробно описан процесс признания ООО несостоятельным и порядок привлечения к ответственности хозяев бизнеса.

Стоит оговорить, что с теперь возможно привлечь к ответственности так называемое контролирующее лицо. Это понятие подразумевает наличие человека, который должен действовать во благо фирмы и ее контрагентов, не входя в состав учредителей. В том случае, если контролирующее лицо совершит действия, нанесшие вред компании или ее кредиторам, и это будет установлено, он понесет совместную с владельцами ООО ответственность.

Банкротство подразумевает вовлечение в этот процесс руководителя, собственника и выгодополучателя. В случаях, когда между поступками этих лиц устанавливается связь, возможно наложение взыскания по обязательствам на их личное имущество.

При этом нужно понимать, что такая возможность зависит от степени виновности собственников, которую еще нужно доказать. Ведь субсидиарная ответственность это по сути дополнительное наказание для тех, на кого могут обратить взыскание вместе с должником, которому нечем платить по счетам.

Ответственность учредителя по долгам ООО

Риск ответить за состояние фирмы учредитель ООО и соучастники общества несут в нескольких случаях:

Неуплата налогов

Зачастую инициатором дел о банкротстве той или иной фирмы выступают органы Федеральной налоговой службы. Для этого достаточно, чтобы ООО имело задолженность больше 300 тыс. рублей и срок ее погашения превышал три месяца. Если фирма оказалась в такой ситуации Налоговый Кодекс предусматривает возможность ее банкротства.

По закону привлечь собственника ООО к ответственности за налоговые долги непросто. Однако два года назад этот механизм был серьезно усовершенствован. Теперь это можно сделать в рамках возбуждения уголовного дела о неуплате. В таком случае можно вести речь об уголовной ответственности учредителя.

Кредиты

Взаимоотношения между юридическими лицами и кредитными учреждениями регулируются Гражданско-правовым кодексом. В рамках него заключаются договора о займе, который берет ООО. При нарушении условий соглашения, банку придется сначала выставить претензию. В случае если фирма получила обращение, но не ответила она него в разумные сроки, можно инициировать разбирательства в суде. В иске прописывается размер долга с процентами и неустойка. Если кредитные обязательства игнорируются обществом больше трех месяцев с момента оплаты, наступает время для того, чтобы начать привлечение к ответственности. Кредитные организации относятся к числу субъектов, которые вправе запустить процесс банкротства общества.

При банкротстве

Процесс банкротства занимает немало времени и в зависимости от размера долга, обстоятельств может затянуться на несколько лет. В рамках процедуры банкротства стороной инициировавшей этот процесс назначается конкурсный управляющий. Его задача не всегда ликвидировать ООО, сначала он попытается финансово оздоровить предприятие.

Конкурсный управляющий – человек, который вправе предъявить требования о субсидиарной ответственности к собственнику или соучредителям. Такое право появляется у него после того, как выявлен факт причастности этих лиц к финансовым проблемам предприятия.

Уголовное наказание

Несмотря на то, что такая возможность предусмотрена законом, привлечь собственника или соучредителей к уголовной ответственности достаточно трудно. Для этого должно быть доказано, что в их действиях (бездействии) есть состав преступления. В первую очередь речь идет о нарушениях закона в вопросах финансовой деятельности. Должны быть конкретные незаконные действия/бездействие, наказание за которые предусмотрено Уголовным кодексом РФ. При это нужно, чтобы учредитель/соучредители могли законно считаться субъектом конкретного правонарушения. Должна присутствовать вина собственника/участника. Должен быть выявлен факт ущемления прав третьих лиц, ущерб и причинно-следственная связь всего этого с действиями/бездействием соучредителей/собственников.

Уголовная ответственность учредителя может наступить, когда речь идет об одном из уголовно наказуемых деяний из списка:

  1. Преднамеренное банкротства (ст. 196 УК РФ). Если доказано, что учредитель или собственник намеренно привели к несостоятельности предпринятая, им грозит либо штраф до полумиллиона рублей, либо принудительные работы до пяти лет, либо они окажутся за решеткой на срок до шести лет.
  2. Неправомерные действия при ликвидации предприятия. О таких правонарушениях говорят, если учредитель/собственники скрывают имущество или не дают о нем информации, мешают работе арбитражного управляющего или временной администрации, неправомерно удовлетворяют запросы кредиторов. За эти проступки предусмотрено наказание от штрафа в 100 тыс. рублей до лишения свободы до трех лет.
  3. Фиктивное банкротство. За подачу заведомо ложного сообщения о несостоятельности предусмотрено наказание вплоть до шести лет лишения свободы.
  4. Уклонение от уплаты налогов.

Процедура привлечения к ответственности

Закон предусматривает возможность применения мер субсидиарной ответственности к нескольким лицам. Заставить владельца или соучредителей нести такую ответственность можно лишь при соблюдении четырёх условий. Во-первых, ООО должно официально обзавестись статусом банкрота. Нужно оговорить, что привлечение к ответственности возможно не только после завершения этой процедуры, но и в процессе конкурсных процедур. Во-вторых, учредитель/собственники должны быть признаны контролирующим органом управления предприятием-должником. В-третьих, должен быть выявлен факт совершения владельцем или несколькими собственниками действий такого характера, которые привели к несостоятельности фирмы. И, наконец, суд должен принять решение о привлечении к субсидиарной ответственности.

В ряде случаев, даже если причастие собственника или соучредителей к финансовым проблемам предприятия установлено, они могут уменьшить размеры ответственности. Например, доказать в суде, что сумма ущерба меньше заявляемой кредитором.

В рамках субсидиарной ответственности взыскание направляется на личные активы собственника/соучредителей, если это физические лица и на активы, если речь идет про другое юридическое лицо. Когда физическое лицо, призванное к ответу, не в состоянии погасить долги, оно вправе обратиться с заявлением о признании самого себя банкротом.

Ключевые выводы

Нельзя однозначно утверждать, что учредитель или собственники ООО не могут быть привлечены к ответственности за деятельность фирмы. Более того, их ответственность может выйти за пределы уставного капитала, а взыскание может быть наложено на личное имущество этих лиц.

Владелец ООО и его участники должны внимательно следить за действиями директора и ведением бухгалтерской отчетности, если не хотят столкнуться с финансовой несостоятельностью предприятия.

Следует помнить, что кредиторы всех уровней могут предъявить требования о взыскании задолженностей с собственника, если компания банкротится или в отношении нее начато конкурсное производство.

В 2017 году был расширен список лиц, которых можно привлечь к ответственности за деятельность ООО. Он был дополнен контролирующими лицами, к которым при наличии соответствующих доказательств может быть отнесено любое лицо, не входящее в состав учредителей, но влиявшее на принятие решений или действий.