Нормативная база

1.1 Состав нормативно-методической базы делопроизводства

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-методическую делопроизводства составляют:

  • законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
  • указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;
  • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
  • правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
  • государственные стандарты на документы;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • унифицированные системы документации;
  • нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
  • нормативные документы по организации архивного хранения документов;
  • законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Перечни документов

Как уже отмечалось, первым этапом экспертизы ценности документов в организации является разработка номенклатуры дел. Именно в номенклатуре обозначаются сроки хранения документов. Основанием для определения сроков хранения дел при разработке номенклатур являются перечни. Непосредственно к перечням прибегают и в том случае, если в организации возникает необходимость в проведении экспертизы ценности документов, но номенклатура дел отсутствует.

Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий (далее – организаций), содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, приём которых на государственное, муниципальное хранение обязателен. Современную систему перечней составляют:

  • перечни документов с указанием сроков хранения;
  • перечни документов постоянного срока хранения;
  • перечни документов постоянного и временного хранения.

К числу перечней документов с указанием сроков хранения относятся типовые, ведомственные и примерные перечни.

В состав типовых перечней включены типовые документы. Наличие таких документов характерно для всех организаций, так как все они в ходе своей деятельности выполняют ряд аналогичных функций: распорядительных, контроля, планирования, финансирования, кадрового обеспечения и др. В деятельности организаций, занимающихся научно-технической и производственной деятельностью, так же образуются аналогичные документы при осуществлении ими научно-исследовательской деятельности, разработки технологических процессов, строительства, охраны объектов интеллектуальной собственности, охраны окружающей природной среды, проектирования и создания автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения и др. Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (М., 2004) утверждаются Росархивом.

Типовые перечни предназначены для использования в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций, в том числе негосударственных.

В настоящее время действуют следующие типовые перечни с указанием сроков хранения документов:

  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов (М., 1989) – применительно к управленческим документам, созданным по 1994 г. включительно, действует первая часть этого перечня;
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) – применительно к управленческим документам, образовавшимся с 1995 г.;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2008).

Ведомственные перечни – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий (далее – организаций) одного ведомства, одной отраслевой системы. В состав подобных перечней включаются и типовые документы, отражающие типовые функции, и специфическая документация, наличие которой характерно только для данной отраслевой системы. Ведомственные перечни разрабатываются федеральными органами исполнительной власти, согласовываются с Росархивом, утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти. В качестве примера таких перечней можно привести:

  • Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения (М., 1999);
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной думы Федерального собрания РФ (М., 1999);
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка РФ, с указанием сроков хранения (М., 2000) и др.

Примерные перечни по сути являются методическими пособиями при проведении экспертизы ценности документов. Они разрабатываются для групп однородных организаций, а также для больших по объёму фондов. К числу примерных перечней относятся:

  • Перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000);
  • Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций (включен в состав справочного пособия «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ, производственных кооперативов» (М., 1996).

Перечни документов постоянного срока хранения предназначены в основном для работников архивов, однако их можно использовать и на стадии разработки номенклатур, и на стадии отбора документов для сдачи в архив организации.

Примером перечней постоянного срока хранения являются:

  • Перечень документов, подлежащих приёму в государственные архивы СССР (М., 1973);
  • Перечень научно-технической документации, подлежащей приёму в государственные архивы России (М., 1998).

Перечни документов постоянного и временного хранения представляют собой новый тип перечней, появившийся в 1990-е гг. В их состав включены документы постоянного и временного срока хранения, но последние не дифференцированы по срокам хранения и обозначены «тяготеющими» к постоянному сроку хранения. Судьба этих документов в каждом конкретном случае должна решаться в ходе экспертизы их ценности. К таким перечням относятся, например:

  • Примерный перечень документов постоянных и долговременных сроков хранения, образующихся в деятельности районных и городских узлов технических связей (Омск, 1998);
  • Примерный перечень управленческих документов негосударственных организаций, которые могут быть приняты на хранение в государственные или муниципальные архивы (включен в состав методических рекомендаций ВНИИДАД «Отбор на хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур» (М.,1997).

Таким образом, для определения сроков хранения документов, находящихся на стадии делопроизводства или архивного хранения, специалистами разработана система перечней. Вместе с тем, следует иметь в виду, что работа над созданием и совершенствованием перечней всегда обусловлена изменениями, происходящими вследствие административных реформ, совершенствования технологий в различных сферах, появления новых направлений деятельности, отраслей и т. д. Сегодня в работе над перечнями в качестве главных задач необходимо выделить следующие:

  • внести необходимые дополнения в Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 2000 г.;
  • осуществить доработку Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения 2008 г.;
  • добиться наличия согласованных с Росархивом и утверждённых в установленном порядке перечней с указанием сроков хранения всех отраслевых управленческих систем.

Выделяя перечни в качестве основополагающих нормативных и методических актов для проведения экспертизы ценности документов, нужно иметь в виду, что сроки хранения отдельных категорий документов в некоторых случаях могут быть прописаны в других нормативных документах, законодательных актах. Так, в ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ прописано, что сроки хранения их документов устанавливаются федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Таким органом сначала являлась Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне – Федеральная служба по финансовым рынкам), которая в 2003 г. утвердила «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», в котором перечислены документы постоянного срока хранения, а для остальных документов определено, что они должны храниться в соответствии с Перечнем типовых документов.

Во всех организациях должны быть единые правила оформления однотипной документации, то есть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и т.п. Деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, называется делопроизводством, и, как любая иная деятельность, имеет свою нормативную базу.

Когда правила обязательны для всех

Нормативно-правовая база делопроизводства представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. В Российской Федерации она включает в себя:

  • Кодексы и федеральные законы
  • Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ
  • Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов и т.п.)
  • Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения
  • Общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации
  • Локальные нормативные акты предприятий и учреждений

Как это применять

Нормативные документы устанавливают определенные правила. Но часто возникает вопрос, как эти правила применить на практике. Для ответа на такие вопросы служат рекомендации и методические пособия, которые разрабатываются специалистами уполномоченные органов. Эти документы не подлежат регистрации в Минюсте и носят рекомендательный характер, но, зачастую, содержат массу полезной информации и облегчают жизнь сотрудников, отвечающих за делопроизводство.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Она регулирует следующие аспекты:

  • правила оформления документов
  • правила работы с деловыми бумагами
  • обеспечение сохранности документов
  • порядок и сроки хранения документации
  • организацию работы службы делопроизводства
  • применение современных информационных технологий в делопроизводстве
  • правила обращения с материалами, имеющими гриф секретности или ограниченного доступа
  • иные вопросы, связанные с делопроизводством

Что из нормативной базы делопроизводства нужно знать кадровику

Законодательная база делопроизводства, связанного с деятельностью кадровой службы, основывается, прежде всего, на нормах Трудового кодекса РФ. Также не лишним будет ознакомиться с Федеральными законами от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации” и от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных».

Пока законом не отменено ведение трудовых книжек, «настольной книгой» кадровика остается Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Для составления штатного расписания и должностных инструкций потребуются общероссийские классификаторы профессий и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.

Сроки хранения документов регламентируются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Формы кадровых документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в настоящее время не являются обязательными к применению. Однако многие организации считают их вполне удобными и продолжают использовать.

Для правильного использования официальной терминологии при составлении деловых бумаг возьмите на вооружение ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Требования к оформлению документов также устанавливаются Госстандартами РФ.

ВАЖНО! С 1 июля 2020 года вступает в силу новый Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, который будет определять состав реквизитов документов и бланков; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах; правила создания документов. Положения этого стандарта будут распространяться на документы как на бумажном, так и на электронном носителях.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

скачать

Другие дисциплины › Делопроизводство

Как известно, делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

— правила оформления документов;
— правила работы с документами;
— обеспечение сохранности документов;
— порядок передачи документов на архивное хранение;
— работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
— внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
— работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
— юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

— законодательные и правовые акты Российской Федерации;
— государственные и отраслевые стандарты;
— нормативные документы;
— государственные и отраслевые классификаторы;
— Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
— инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

— законы Российской Федерации;
— указы и распоряжения Президента;
— постановления и распоряжения Правительства;
— правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера;
— правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
— правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.

— Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
— Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации».
— Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
— Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
— Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
— Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
— Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
— Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».
— Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
— Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:

— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
— ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
— ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.
— ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
— ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

— Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

— Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

— Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);
b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

— Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
— Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
— Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

— Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

a) состав управленческих документов;
b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
d) общие требования к составлению текстов управленческих документов.

— Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

a) документооборота организации;
b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
c) контроля исполнения документов;
d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

— Механизация и автоматизация работы с документами.

— Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

— общие положения;
— порядок составления и оформления служебных документов;
— порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
— контроль исполнения документов;
— порядок работы с исходящими документами;
— порядок работы с внутренними документами;
— составление номенклатуры дел;
— правила формирования дел;
— порядок обеспечения сохранности документов;
— порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

Другие статьи по данной теме:

  • далее: Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов