Образец инструкции по делопроизводству в ДОУ

★ Вся информация о делопроизводстве в компании

Скачайте полезные документы:

ГОСТ по делопроизводствуИзучить документВсе изменения, введенные в действие новым стандартомПолезный материал от экспертаИнструкция по кадровому делопроизводству с учетом требований ГОСТаСкачать образецОбразец приказа об утверждении инструкции по делопроизводствуПосмотреть образец

Для чего разрабатывается инструкция по делопроизводству в организации

Положение или инструкция по делопроизводству не относятся к числу обязательных локальных нормативных актов. Исключения затрагивают только государственные учреждения и организации. При этом предприятия, которые стремятся вести свою деятельность в соответствии со стандартами, разрабатывают локальные акты, регламентирующие технологические процессы.

Локальные акты по делопроизводству разрабатывают в соответствии с общероссийскими стандартами. При этом в инструкции по делопроизводству закрепляется технология обработки документации, которая характера для конкретной организации. Это позволяет компании оформлять документы по общим правилам и использовать единообразие, чтобы обеспечить оперативный обмен документами.

Шпаргалка от экспертов «Системы кадры»: как принять локальный нормативный акт

Инструкция по делопроизводству регламентирует процессы, по которым создают, обрабатывают, обновляют и контролируют исполнение документов. Она устанавливает общие требования к оформлению реквизитов и изложению текстов. Значит, компания может оперативно обрабатывать и своевременно исполнять документы. От этого напрямую зависит правильность управленческих решений и достижение стратегических целей.

Какими регламентами руководствоваться при разработке инструкции по делопроизводству

Инструкция закрепляет общие правила, приемы и технологии, по которым специалисты создают и обрабатывают документы компании. Но прежде чем ее разрабатывать, разберитесь с терминами, которые используют в делопроизводстве. Так составите юридически грамотный документ. Изучите ГОСТ Р 7.0.8-2013, чтобы понять и правильно использовать профессиональную терминологию.

Основные нормативные акты, которыми следует руководствоваться в качестве образца:

• примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года №44;
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти, далее — Методические рекомендации, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года №76.

Используйте как образец типовые инструкции по делопроизводству, разработанные для различных ведомств государственной власти.

Образец инструкции по делопроизводству от экспертов «Системы кадры»

Структура инструкции по делопроизводству

Используйте как основу перечень разделов и содержание, которые предложены в Методических рекомендациях. Адаптируйте их к специфике вашего предприятия. Например, структура Инструкции для организации, в которой документооборот ведется и в бумажном, и в электронном виде, может выглядеть следующим образом:

• Общие положения.
• Основные понятия.
• Создание и оформление документов.
• Особенности создания и оформления отдельных видов документов.
• Организация документооборота.
• Особенности работы с электронными документами.
• Работа исполнителя с документами.
• Учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков.

Примерное содержание каждого из разделов Инструкции по делопроизводству

Скачать таблицу полностью

Инструкция по ведению делопроизводства в организации: пошаговый алгоритм разработки

Положения или инструкция по документообороту и делопроизводству в крупной компании будет разрабатывать профильная служба. В маленькой организации с небольшим документооборотом такое поручение руководитель может дать секретарю, штатному делопроизводителю или сотруднику кадровой службы.

Алгоритм разработки инструкции по делопроизводству из 6 шагов

Шаг 1. Издать приказ о разработке инструкции по делопроизводству. Приказом руководитель назначает ответственного разработчика и устанавливает срок исполнения поручения.

Образец приказа о разработке инструкции по документообороту

Скачать образец

Шаг 2. Составить перечень действующих нормативных актов, стандартов, которые устанавливают требования и регламентируют делопроизводство. Изучить отобранные материалы. Проанализировать организационную структуру предприятия, внутренних и внешних документопотоков, составить график документооборота.

Шаг 3. Подготовить проект инструкции по делопроизводству в организации.

Шаг 4. Согласовать проект с руководителями подразделений и служб, участвующих в документообороте организации. Устранить замечания.

Шаг 5. Передать документ на подпись и утверждение руководителю. Издать приказ об утверждении инструкций.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Скачать образец в начале статьи >>

Шаг 6. Ввести инструкцию в действие, разослать документ по подразделениям, ознакомить с ним сотрудников под подпись.

Инструкция по делопроизводству 2019: что учесть при составлении

Часто сотрудник, которому поручили разработать документ, старается облегчить себе задачу и скачать инструкцию по делопроизводству в интернете. Но типовая инструкция по делопроизводству 2019 из сети не учитывает ни особенностей производства, ни сложившейся в компании организационной структуры.

Кроме того, год назад, с введением нового ГОСТ Р. 7.0.97-2016, изменились общие требования к созданию и оформлению, состав реквизитов официальных документов. Изменения коснулись даже оформления титульных листов и бланков. Эти новшества не всегда отражают в тех примерах, которые вы найдете в интернете.

Даже если примерная инструкция по делопроизводству 2019 скачана в сети, ее нужно адаптировать к особенностям деятельности вашей организации и проверить, соответствует ли она требованиям нового ГОСТа.

Изменения, введенные в действие новым ГОСТом: таблица

Скачать таблицу со всеми изменениями в начале статьи >>

При создании инструкции по делопроизводству 2019 используйте возможности текстового редактора MS Word.

1. оформляйте наименования разделов как заголовки, используя меню «Стиль», чтобы реализовать удобную навигацию документа: пользователю достаточно нажать комбинацию клавиш Ctrl+F, чтобы активировать перечень заголовков и перейти в нужный раздел;
2. используйте гиперссылки для мгновенного перехода к документам, упоминаемым в тексте;
3. конвертируйте текст Инструкции в формат .pdf, чтобы и навигация, и переход по ссылкам работали — это можно сделать прямо в редакторе MS Word, выбрав тип документа при сохранении.

Итог

Инструкция по делопроизводству в организации — документ, который лучше разработать самостоятельно. Это позволит учесть все организационные и технологические особенности процесса, характерные для конкретного предприятия.