Образец приказа по основной деятельности

В статье подробно расскажем, как составить текст приказа по основной деятельности, и разберемся, как оформить два тесно связанных с ним реквизита: «Заголовок к тексту» и «Отметка о наличии приложения». А также ответим на ваши вопросы по оформлению элементов приказа.

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

Формулировка: правильная или неудачная. Любое произведение, художественное или официально-деловое, начинается с заголовка. Приказ – не исключение.

Заголовок к тексту приказа традиционно отвечает на вопрос «О чем?», реже – «О ком?» и представляет собой конструкцию в предложном падеже:

Как видно, в формулировках заголовков присутствуют в основном имена существительные, реже – глаголы. Прилагательные не используются – с ними заголовок перестанет быть кратким:

Таким образом, заголовок кратко информирует нас о содержании приказа. Официально-деловой стиль абсолютно исключает какой-либо креатив в формулировках заголовков документов. Еще один (реальный) пример неудачного заголовка к приказу о субботнике:

Такой заголовок отлично смотрелся бы в корпоративном блоге, рассылке, газете – где угодно, но только не в официальном распорядительном документе.

Расположение: слева или по центру. Встречается два варианта размещения заголовка в приказе: выровнять от левого края или разместить по центру (Пример 1).

При внесении изменений, дополнений в приказ или отмене приказа нужно ли выносить в заголовок выходные данные изменяемого приказа? А если изменяется несколько приказов?

Приведем три варианта заголовков к приказу, который вносит изменения сразу в три изданных ранее приказа.

Вариант А:

Вариант Б:

Вариант В:

Для ответа на вопрос нужно понимать, для чего вообще приказу нужен заголовок. Помимо формулирования темы документа, заголовок выполняет еще и функцию идентификации. Он выносится в учетную форму наряду с номером, датой и автором документа. Зачастую именно по заголовку ищут приказ, поэтому вариант В неинформативен. Вряд ли кто-то вспомнит номер и дату, а вот то, что приказ был о создании экспертной комиссии, наверняка вспомнят. И в строку поиска введут именно эту фразу.

Ответ на вопрос зависит также от того, как организован учет приказов. Если документы регистрируют:

в бумажной книге учета, оформлять заголовок нужно только по варианту А. Иначе среди сотен других приказов найти именно тот, в котором говорится об экспертной комиссии, невозможно. Придется вручную искать заголовок, содержащий ключевую фразу «экспертная комиссия»;

в простой электронной форме – табличном редакторе (например, Excel). В этом случае придется выбирать или вариант А, или вариант Б. Последний – с оговоркой, что секретарь вносит в записи о приказах отметки об их изменении;

в СЭД или в другой программе, которая позволяет связывать между собой регистрационные записи. В этой ситуации подойдет как вариант Б, так и вариант А. Главное – найти исходный приказ, а от него по ссылкам добраться до изменяющего.

ТЕКСТ ПРИКАЗА: СТРУКТУРА

Текст приказа по основной деятельности делится на две части. Первая – констатирующая. В ней приводится основание для издания приказа. Вторая – распорядительная. Она содержит управленческие решения. Части отделяются друг от друга словом «приказываю».

Констатирующая часть текста

Методические рекомендации для ФОИВ требуют приводить основание для издания любого приказа по основной деятельности.

Руководитель не может просто так взять и приказать что-либо: для этого обязательно должна быть причина (основание), и это основание излагается в констатирующей части. Основания для издания приказа можно разделить на внешние и внутренние.

Внешние основания, как правило, такие:

• нормативное указание, полученное от вышестоящей, контролирующей организации, государственного органа, например:

• принятие нового закона, стандарта, введение «извне» новых правил выполнения организацией производственных или бизнес-процессов, например:

Внутренние основания для издания приказа зависят от сферы деятельности организации и не поддаются подсчету. К общим внутренним основаниям относятся:

• введение нового или изменение существующего производственного или бизнес-процесса, например:

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

📌 Реклама

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата (датой приказа является дата его подписания)
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. 📌 Реклама

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

• Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.
Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ» П Р И К А З
20.05.2001 № 23 __

Об образовании юридической

службы

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

• Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
• Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
• Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Визы:

Главный бухгалтер

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Главный юрисконсульт

Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п. 📌 Реклама

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец указания:

Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ
_______________№______________

О введении в эксплуатацию

автоматизированной системы

документационного обеспечения

управления

На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Визы:

Руководитель службы ДОУ

В.Н.Кораблева

Смирнова 233 45 80

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы 📌 Реклама

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

Образец распоряжения:

Назначение приказов

В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).

А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.

При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).

В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

• об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
• о трудовом распорядке;
• о графике отпусков;
• о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
• об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
• о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

1. Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
2. Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
3. Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
4. Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
5. Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
6. Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
7. Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
8. Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

ВАЖНО! В 2018 году регламент изменился — вступил в силу Приказ Росархива № 44 от 11.04.2018. Также с 01.07.2018 начал действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвердивший новый порядок составления организационно-распорядительной документации.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

1. Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
2. Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
3. Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
4. Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
5. Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
6. После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
7. Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Пример: приказ об утверждении штатного расписания

Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.

В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).

Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.

Скачать образцы

Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2020 года.

Об охране коммерческой тайны	Скачать
О назначении ответственного за проведение инструктажа по охране труда	Скачать
О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности	Скачать
О наделении правом подписи	Скачать
О вступлении в должность директора	Скачать
О создании филиала	Скачать
О назначении ответственного за ведение трудовых книжек	Скачать
О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства	Скачать
О назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени
О сокращении штата
Об итогах инвентаризации

В том случае, когда цена реализации объекта ниже фактических затрат по его строительству, для целей налогообложения по налогу на добавленную стоимость и подоходному налогу с физических лиц принимается рыночная стоимость. Начисление НДС с 50% погашаемой организацией стоимости (сумма налога исчисляется с остаточной стоимости реализуемого объекта) относится на дебет счета 47 Реализация и прочее выбытие основных средств и кредит счета 68 Расчеты с бюджетом . С такой же корреспонденцией счетов отражается НДС с 50% стоимости, подлежащей погашению (сумма налога определяется с разницы между ценой реализации и фактическими затратами по строительству). По мере оформления указанных операций объект списывается со счета 01 на дебет счета 47 по его балансовой стоимости.  

Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.  

Рис. 4.8. Пример оформления указания в угловом варианте расположения постоянных реквизитов

Рис. 4.9. Пример оформления указания

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление, указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.  
Пример оформления указания см. на с. 164.  
При вывозе товаров в таможенном режиме экспорта через границу Российской Федерации с государством — участником Таможенного союза, на которой таможенный контроль отменен, представляется грузовая таможенная декларация с отметками таможенного органа Российской Федерации, производившего таможенное оформление указанного вывоза товаров.  
Для юридического оформления счетов кооператив должен обратиться в учреждение любого банка СССР по месту своего нахождения и предъявить зарегистрированный в исполкоме Совета народных депутатов устав, ознакомиться с инструкцией Государственного банка СССР О расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях банков СССР , дополнениями и изменениями, внесенными в эту инструкцию, и получить формы заявления на открытие расчетного счета 0401025 и карточки с образцами подписей 0401026. После заполнения и оформления указанные документы, подписанные председателем и главным бухгалтером кооператива, скрепленные его печатью, удостоверенные организацией, при которой он создан, или нотариально, вместе с заверенной копией зарегистрированного устава сдаются в учреждение банка, выбранное кооперативом для открытия счета.  
Заказные спецификации на индивидуально изготавливаемое оборудование, ведомости (перечни) на остальное оборудование и обоснование применения этого оборудования в проекте, предусмотренные пунктами 4.3 и 5.4 Инструкции по разработке проектов и смет для промышленного строительства (СН 202 — 76), утвержденной постановлением Госстроя СССР от 16 марта 1976 г. № 23, комплектующим организациям не передаются. Порядок составления и оформления указанной документации устанавливается в инструкциях по проектированию я эталонах проектов, утверждаемых министерствами и ведомствами в установленном порядке.  
При вывозе товаров в таможенном режиме экспорта трубопроводным транспортом или по линиям электропередачи представляется полная грузовая таможенная декларация (ее копия) с отметками российского таможенного органа, производившего таможенное оформление указанного вывоза товаров.  
Действующее законодательство не предусматривает обязанность работников оформлять при увольнении обходной лист. Несмотря на то что почти на всех крупных предприятиях существует практика оформления указанного документа при увольнении, отказ работника от этого не является основанием для задержки выдачи трудовой книжки.  
В случае надлежащего заполнения и оформления указанных справок оба экземпляра справок подписываются ответственным лицом банка ПС, заверяются печатью банка ПС.  
S сроки действия аккредитива, представления документов, подтверждающих поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), и требования к оформлению указанных документов  
Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в основном договоре, в котором рекомендуется отражать наименование банка-эмитента наименование банка, обслуживающего получателя средств наименование получателя средств сумма аккредитива вид аккредитива способ извещения получателя средств об открытии аккредитива способ извещения плательщика о номере счета для депонирования средств, открытого исполняющим банком полный перечень и точную характеристику документов, представляемых получателем средств сроки действия аккредитива, представления документов, подтверждающих поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), и требования к оформлению указанных документов условие оплаты (с акцептом или без акцепта) ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязательств.  
Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами обязываю , предлагаю .  
Указание банку, обслуживающему предприятие, о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого предприятия, оформленное на бланке и подписанное гл. бухгалтером и распорядителем кредитов.  
При машинописном оформлении указаний и поручений руководства следут использовать заранее заготовленные листы бумаги разных форматов, на которых отпечатываются или проставляются специальным штампом необходимые делопроизводственные реквизиты, в том числе должность лица, отдавшего указание, дата отдачи указания и передачи его на-исполнение (можно проставлять часы и минуты этой передачи). Такие бланки заполняются, как правило, в двух-экземплярах, один из которых остается для контроля у секретаря, Можно использовать для записи устных поручений специальные копировальные блокноты.  
Оформление указанных реквизитов осуществляется в соответствии с порядком и правилами, определенными подп. 4нЬс1вЬя-Й1е1й214нструкции.