Официальное письмо на английском

Приветствую всех и каждого, заглянувшего на эту страничку!

Здесь вы найдете примеры писем-запросов на английском языке (Enquiry letters). Перевод на русский приведен.

Все о деловых письмах на английском и их типах

Полезные фразы для деловой переписки

Письмо 1

Mr Ken Smith

9034 Commerce Street

Detroit, Michigan

USA, 90345

ParkInn Hotel

7834 17th Street

Tampa, Florida

June 28, 2013

Dear Sir or Madam

I am looking forward to you reply,

Mr Ken Smith

Перевод:

От: г-на Кена Смита

9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345

Кому: Отель ПаркИнн

7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида

28 июня 2013 года

Уважаемый(-ая) г-н (г-жа)

Я бы хотел забронировать одноместный номер в Вашем отеле с 1 по 10 августа. Не могли бы Вы сообщить мне стоимость за одну ночь, включая завтрак и ужин, если это возможно? У Вас есть доставка из аэропорта и услуга аренды автомобиля?

С нетерпением жду Вашего ответа,

Кен Смит

Письмо 2

Mrs Emma Trunk

9034 Nord Street

Jacksonville, Florida

USA, 90345

Travel With Us Ltd

7834 Grand Street

Jacksonville, Florida

March 30, 2012

Dear Sir or Madam

Kind regards,

Mrs Emma Trunk

Перевод:

От: г-жа Эмма Транк

9034 Норд стрит, Джексонвилль, Флорида, США 90345

Кому: Трэвэл Уиз Ас Лтд

7834 Гранд стрит, Джексонвилль, Флорида

30 марта 2012 года

Уважаемый(-ая) г-н (г-жа)

Я видела Вашу рекламу по телевизору о поездках по выходным в Диснейленд в Орландо, штат Флорида. Я бы хотела зарезервировать такой тур для своей семьи. Вышлите мне, пожалуйста, подробности и дополнительную информацию такую как стоимость на одного человека (взрослый/ребенок), проживание, питание и так далее. Спасибо за Ваш быстрый ответ.

С уважением,

Эмма Транк

Письмо 3

Ms Sally Swift

9034 Cooper Street

Fresno, California

Four Seasons

9034 Main Street

London, UK

July 06, 2005

Dear Sirs

Kind regards,

Sally Swift

Перевод:

От: г-жа Салли Свифт

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния,

Кому: Фор Сизонс

9034 Мэйн стрит, Лондон, Объединенное Королевство,

06 июля 2005 года

Уважаемые господа

Я забронировала номер в Вашем отеле на прошлой неделе. Моя бронь сделана на период с 16 сентября по 1 октября. Не могли бы Вы выслать мне подтверждение этой брони? Мне нужно предоставить его для получения визы. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Салли Свифт

Письмо 4

Mr John Peters

General Manager

Electroworld Ltd

4567 Marcony Street

Sacramento, CA

Office Plus Inc.

9034 East Street

Sacramento, CA

USA, 90345

June 09, 2001

Dear Sirs

Kind regards,

John Peters

General Manager

Перевод:

От: г-н Джон Питерс, генеральный менеджер, Электроуорлд Лтд

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

Кому: Офис Плюс Инк.

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

09 июня 2001 года

Уважаемые господа

Мы собираемся открыть новый магазин, и нам нужны канцелярские принадлежности по разумным ценам. Не могли бы Вы выслать нам Ваш прайс-лист или каталог товаров? Заранее благодарю за быстрый ответ.

С уважением,

Джон Питерс

Генеральный менеджер

Письмо 5

Mr Jim Frank

4567 Golden Street

Fresno, California

Rent A Car

9034 Orland park Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

June 12, 2009

Dear Sirs

Kind regards,

Jim Frank

Перевод:

От: г-н Джим Фрэнк

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

VK, Facebook, What`s Up и прочие социальные сети – немалая часть нашей жизни сегодня. Рабочие и родительские чаты, группы по интересам для обмена информацией – везде мы ведем переписку, оставляем комментарии и, чего уж греха таить, не считаем нужным соблюдать общие правила языка. Потому что чаще всего написать надо быстро. И так поймут! Однако, такой формат общения абсолютно неуместен, если вы пишете деловое письмо на английском языке.

В каких ситуациях может понадобиться знание, как правильно написать бизнес письмо?

  • Вы пишете своему англоговорящему боссу;
  • новому иностранному клиенту, которого хочется впечатлить;
  • коллеге из-за рубежа;
  • вашему профессору или учителю английского;
  • hr менеджеру в международной (англоговорящей) компании, куда бы вы хотели устроиться.

В каждой из предложенных ситуаций (а их может оказаться гораздо больше) вы должны соблюдать этикет деловой переписки. Почему это важно? Потому что ваше письмо представляет ВАС, дает понять, что вы – профессионал, а не тинейджер, пишущий с ошибками.

В статье мы разберем, как написать официальное письмо на английском языке, приведем конкретные примеры и фразы с переводом. Вы узнаете, что формальное письмо бывает нескольких видов, и что в email переписке (электронном письме) также стоит соблюдать некоторые правила написания.

Структура письма

В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо.

Вот примерный формат:

Начало письма

Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:

Hello, {first name}… .

Good morning/Good afternoon, {first name}… .

Dear {first name}… .

Hi {first name} … . (Уместно только в ситуации личного знакомства с получателем).

Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):

Dear, {job title} … . Уважаемый, {название должности},..

To whom it may concern, До востребования.

В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?

Фразовые клише для начала письма

«Тело» письма

В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.

Фразовые клише

Our new product/service will be released next month and we are excited to share with you ___ . Наш новый продукт/услуга будет представлен в следующем месяце и мы рады поделиться с вами … .

I’d like to include a quick story of how helped to ___ . Я бы хотел поделиться короткой историй, как продукт/услуга помог {название другой компании} … .

If you’d like to test this service, I would be happy to work with you and provide you with an overview. Just contact me at _____. Если вы хотите воспользоваться услугой, я буду рад сотрудничеству с вами и предоставлю для вас обзор. Просто свяжитесь со мной … .

After much consideration, we have decided to ___. После долгих размышлений мы решили… .

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Thank you for your patience and cooperation. Спасибо за терпение и сотрудничество.

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь и дайте знать.

Regards/Kind regards/Sincerely. С уважением.

Warm regards. С наилучшими пожеланиями.

Виды деловых писем на английском языке

Остановимся более подробно на видах деловых писем, как правильно их составлять, как оформлять, где указать отправителя, а где – получателя.

Письмо о сотрудничестве

Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия. Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве.

Выделим главное:

  • начинайте с обращения к потенциальному партнеру по имени;
  • представьтесь сами (ваше имя, чем вы/ваша компания занимаетесь, что предлагаете и чего ожидаете от партнерства);
  • если задач у вашей партнерства несколько, то обязательно каждую из них поместите в отдельный абзац;
  • фактами и цифрами докажите преимущества сотрудничества.

Примечание: если это email переписка, обязательно указывайте тему письма.

Образец письма о сотрудничестве

From,

A. Smith,

ABC Center

Date: 31 october 2019

To,

Smart City Center

New York

Subject: business proposal

Dear, {person`s name}.

Hello, I`m Adam Smith, senior manager from ABC Center. Our company has been selling automobile spare parts for construction equipment and trucks throughout Russia for 15 years. We have established an effective dealer network and supply the products of manufacturers to about 100 different stores and repair shops.

We offer you beneficial cooperation in the sale of your goods. In case of positive decision, please contact us at the indicated numbers.

Looking forward to hearing you back.

A.Smith.

От:

А. Смит,

АВС Центр

Дата: 31 октября 2019

Кому:

Смарт Сити Центр

Нью-Йорк

Тема: деловое предложение

Уважаемый, {имя получателя}.

Здравствуйте, меня зовут Адам Смит, главный менеджер компании АВС Центр. Наша компания уже 15 лет занимается сбытом автомобильных запасных частей для строительной техники и грузовых авто по всей России. Мы наладили эффективную дилерскую сеть и снабжаем продукцией производителей около 100 различных магазинов и ремонтных мастерских. Предлагаем вам взаимовыгодное сотрудничество по реализации вашего товара. В случае положительного решения просим связаться с нами по указанным телефонам.

С нетерпением жду вашего ответа.

А. Смит.

Письмо напоминание

Грамотно, вежливо и дружелюбно напомнить о себе или о чем-то, что, возможно забыли, тоже надо уметь. Вот примеры ситуаций, в которых вам может понадобиться написать такое письмо:

  • просроченный платеж;
  • просроченная сдача работы;
  • просроченная отгрузка товара;
  • бездействие со стороны получателя и пр.

Когда будет уместно напомнить о себе? Если была назначена конкретная дата, то правильно будет сделать это ближе к концу назначенного дня. Структура письма не отличается от общей структуры делового письма:

  • укажите тему (здесь можно написать: Response required. Требуется ответ);
  • представьтесь;
  • опишите ситуацию и укажите конкретную цель вашего письма;
  • вежливо попрощайтесь.

Образец письма напоминания

From,

A. Smith,

ABC Center

Date: 31 october 2019

To,

Smart City Center

New York

Subject: Response required

Good afternoon, Mr. {name}. My name is Adam Smith and I`m senior manager of your service organisation. I am writing to remind you that a small debt over the past month has formed on your account. We ask you to pay off the debt, otherwise you will have to pay a fine. If you have any difficulties with this, please contact our office.

Regards,

A.Smith.

От:

Дата: 31 октября 2019

Кому:

Тема: требуется ответ.

Добрый день, мистер {имя}. Мое имя Адам Смит и я главный менеджер вашей обслуживающей организации. Пишу напомнить, что на вашем счете образовалась небольшая задолженность за прошлый месяц. Просим погасить задолженность, иначе вы вынуждены будете оплачивать штраф. Если у вас возникли какие-либо трудности с оплатой, просим связаться с нашим офисом.

С уважением,

А. Смит.

Письмо извинение

Письмо извинение – это письмо, которое обязательно объясняет причину того или иного действия или бездействия. Это могут быть извинения за пропуск занятия/собрания, за не сданный вовремя отчет, за долгий ответ на письмо. Структура все та же: адрес, тема (если необходимо), приветствие, основная мысль и прощание.

Образец письма извинения

From,

Date: 31 october 2019

To,

Good morning, Mr. {name}.

I`m Adam Smith, senior manager of your company branch in Boston. I`m writing to apologize that the annual report on the work of our branch was not delivered on time. Due to serious family circumstances, it was not possible to do this on time. I apologize and I hasten to inform that this situation will not happen again. Enclose the report in the attachment.

Best regards,

A. Smith.

От:

Дата:

Кому:

Доброе утро, мистер {имя}.

Я Адам Смит, старший менеджер филиала вашей компании в Бостоне. Пишу извиниться, что годовой отчет о работе нашего филиала не сдан вовремя. В силу серьезных семейных обстоятельств не было возможности сделать это вовремя. Приношу свои извинения и спешу сообщить, что подобная ситуация больше не повторится. Отчет прилагаю во вложении.

С уважением,

А. Смит.

Письмо просьба

Говоря о таком формате письма, мы подразумеваем следующие ситуации:

  • просьба о повышении;
  • о пожертвовании;
  • о рекомендации и пр.

Как и в предыдущих примерах, все должно быть лаконично, вежливо и четко. При необходимости приложите к письму документы.

Образец письма просьбы

From,

Date:

To,

Good day, Mr. {name}.

I`m Adam Smith, HR manager of your front office in London. In connection with the arrival of Mr. Ivanov to Norwich on November 1, 2019, we ask you to arrange a meeting at the airport and book a hotel room for two days. Mr. Ivanov will arrive on the flight U207 on 01.11. at 15:30.

Regards,

A. Smith.

От:

Дата:

Кому:

Добрый день, мистер {имя}.

Мое имя Адам Смит, менеджер по подбору персонала в филиале вашей компании в Лондоне. В связи с приездом в Норвич господина Иванова 1 ноября 2019 года просим вас организовать встречу в аэропорту и заказать номер в гостинице на двое суток. Господин Иванов прибудет рейсом U207 01.11. в 15:30.

С уважением,

А. Смит.

Письмо благодарность

Всегда найдется, за что поблагодарить человека: за оказанную услугу или приглашение на мероприятие, за отсрочку платежа и сдачу отчета. Принципы все те же: краткость, лаконичность и официоз.

Пример письма благодарности

From,

Date: 31 october 2019

To,

Good day, Mr. {name}.

My name is Adam Smith, I`m your student at evening school of accountant courses. Writing to thank you for the opportunity to pass the exam two weeks later than expected. I assure you that I will study all the skipped material on my own and pass the exam perfectly.

Warm regards,

A. Smith.

От:

Дата:

Кому:

Доброе утро, мистер {имя}.

Я Адам Смит, ваш студент вечерней школы, курсы бухгалтеров. Пишу вам, чтобы поблагодарить за предоставленную возможность сдать экзамен на две недели позже положенного. Уверяю вас, что изучу весь пропущенный материал самостоятельно и сдам экзамен на отлично.

С уважением,

А. Смит.

Как написать ответ

Логично, что целью данного письма является ответ на все интересующие отправителя вопросы. Дайте понять, что вы – компетентны и сможете в будущем вести подобные переговоры.

Ключевые моменты в написании ответного письма:

  • дайте понять, кто вы и какую должность занимаете/в какой сфере работаете;
  • обозначьте цель письма;
  • ответьте на все поставленные вопросы;
  • если в каком-то моменте сомневаетесь, напишите, что переадресуете вопрос.

Структура письма не меняется.

ЭТО ВАЖНО

В деловой переписке нельзя использовать заглавные буквы (писать, используя Caps Lock): это грубо и непрофессионально. Также избегайте ненужных аббревиатур и сленговых интернет словечек (lol, imho и пр).

Для удобства мы занесли наиболее распространенные слова связки в деловой переписке в таблицу.

Русский Английский

Извините за беспокойство

Excuse/Sorry for troubling

Добрый день

Good day/good afternoon

Здравствуйте

Уважаемые господа

Ladies and gentlemen

Прилагаю во вложении

Enclose in the attachment

Заявление во вложении

Attachment statement

Отправляю вам

Send you

Прошу вас

I ask you to

Надеюсь, у вас все хорошо

I hope things are well with you

Прошу прощения за задержку с ответом

Sorry for the delay in replying

Пожалуйста, дайте знать ваше мнение

Please let me know what you think

Пожалуйста, подтвердите

Please confirm

Хотелось дать вам знать

This is just to let you know that

Нам приятно сообщить вам

We are pleased to inform you

Пишу вам просить об одолжении

I’m writing to ask you a favor

Пожалуйста, дайте знать, если возникли вопросы

Please let me know if there are any questions

Спасибо за интерес к нашему продукту/услуге

Thank you for your inquiry about our product

Из данной статьи вы узнаете о стилях деловых писем, их структуре, грамотном оформлении, приветствии и заключении такого рода писем.

Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент.

Советуем к прочтению: Деловой английский для начинающих

Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу (и без повода) своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки.

Но если придерживаться наших советов и рекомендаций ниже, у вас получится отличное деловое письмо на английском (business letter). Trust is above all!

Структура делового письма

Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:

Пройдите тему в онлайн тренажере:

  • Топ 100 слов уровня Pre-Intermediate
  • Топ 100 слов уровня upper-intermediate
  • Топ 100 слов уровня Intermediate
  • Топ 100 фразовых глаголов
  • Топ 100 слов уровня Elementary

Общие правила написания делового письма

  • Используйте правильный формат и приветствие.

Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).

Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.

При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.

Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.

В этом случае советуем прочесть нашу статью о формах обращения в английском языке.

Dear Sir/Madam – Уважаемый господин (госпожа).
Dear Mr. Smith – Уважаемый мистер Смит.
Dear Ms. – Уважаемая госпожа.
Dear Jack Johnson – Уважаемый Джек Джонсон.
Dear Customer – Уважаемый покупатель.
Gentlemen – Господа.

А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):

With reference to your letter of 7 September, I … – Ссылаясь на Ваше письмо от 7 сентября, я …
I am writing to enquire about … – Направляю Вам письмо с целью уточнения информации о …
After having seen your advertisement in … , I would like … – В связи с Вашим рекламным объявлением в …, я бы хотел(а) …
After having received your contact information from … , I … – В связи с получением Ваших реквизитов (контактных данных) от …, я …
I received your address from … and would like … – Я получил Ваши контактные данные от … и хотел бы …
We/I recently wrote to you about … – Недавно мы/я направлял(и) Вам информацию о …
Thank you for your letter of 3 November. – Благодарю Вас за Ваше письмо от 3 ноября.
Thank you for your letter regarding … – Благодарю Вас за Ваше письмо относительно …
Thank you for your letter/e-mail about … – Выражаю Вам благодарность за ваше письмо/электронное письмо о …
In reply to your letter of 2 June, … – В ответ на Ваше письмо от 2 июня …

Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.

В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы, чтобы запрос был максимально вежливым.

Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»

Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.

Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»
Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения, нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.

Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».

  • Указывайте свою цель.

Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.

Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожести:

  • Они поясняют главную суть. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».
  • Они лаконичны и не грубы.
  • Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:

As per our phone conversation …
В продолжение нашего телефонного разговора …
I am writing to provide the information you have requested.
Направляю запрошенную вами информацию.
It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday.
Было рад встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник.
Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.
Благодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop.
Рад написать о подтверждении нашего в Вами соглашения в отношении летней мастерской.
Thank you so much for contributing to our auction.
Большое спасибо Вам за то, что вы внесли свой вклад в наш аукцион.
I am applying for graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Я подаю заявку в аспирантуру по специальности «биология морской среды», и я был бы крайне признателен, если бы Вы написали рекомендательное письмо для меня.
Thank you for writing to ask about attending the conference in Baltimore. I wish I could approve your request.
Благодарю Вас за письмо по поводу конференции в Балтиморе. Хотел бы я одобрить Ваш запрос. К сожалению, …
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I was unable to attend.
Примите мои извинения за пропущенную встречу вчера. Мне очень жаль, что я не смог присутствовать.
Congratulations on successfully passing your bar exam. You are now officially an attorney!
Поздравляем Вас с успешной сдачей экзамена. Теперь Вы официально являетесь уполномоченным лицом!
I fully meet or exceed the requirements of the Business Analyst III position, and I am pleased to apply for it.
Я полностью отвечаю требованиям бизнес-аналитика III категории или превосхожу их, и я рад возможности подать заявление на данную должность.

10 видов бизнес-писем

  • Коммерческое письмо. Sales Letter.

Типичные коммерческие (рекламные) письма начинаются с сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя, поскольку цель заключается в том, чтобы побудить его к действию.

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

  • Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

  • Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Для тех, кто не в курсе, рекламация — претензия на низкое качество товара с требованием возмещения убытков. Слова и тон, которые вы решите использовать в письме-жалобе, могут быть решающим фактором при его рассмотрении.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

  • Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

  • Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

  • Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Обычно это рекламное письмо, посланное вслед за другим (в случае непоступления заказа, например). Такие письма обычно отправляются после определенного вида начального сообщения.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

  • Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

  • Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

  • Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

  • Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Подсказки по написанию делового письма

  • При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности, чтобы смысл вашего письма был ясен.
  • Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
  • Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
  • Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости, прямой подход нецелесообразен. Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
  • Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми. Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
  • После вступления необходимо указать детали проблемы.
  • Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
  • Сообщите читателю о причинах принятого решения.
  • Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style – выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
  • Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
  • Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana». Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
  • Всегда ставьте преимущества читателей перед своими. Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
  • Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.
  • Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным; не будьте чрезмерно формальными.
  • Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
  • В письме используйте действительный залог и личные местоимения.
  • Всегда заканчивайте письмо запросом на действие.
  • Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
  • При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
  • Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
  • Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.

И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).

Преимущества электронной почты

Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.

Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.

В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.

Но помните, что электронная почта — это экономия денег (она в основном бесплатна, в то время как вы должны оплатить доставку (а то и марки) обычного делового письма) и сохранение окружающей среды, в отличие от писем, которые требуют потребление бумаги. Помните о деревьях!

А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский», где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!

Окончание делового письма

В последнем абзаце вашего произведения искусства нужно писать:

Please feel free to contact us in case you have any questions.
Обращайтесь в случае возникновения каких-либо вопросов.

Или следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы, фотографии:

«I am enclosing… » или «Please find the enclosed/attached …»

Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully», если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely» — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение.

Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards» или «Kind regards». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.

Напоминаем о необходимости проверить свое письмо на наличие ошибок перед отправкой!

Примеры выражений в конце делового письма:

Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Искренне Ваш);
Regards (С уважением);
Best (Всего наилучшего);
Best regards (С уважением);
Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
Yours truly (Искренне Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (С уважением);
Respectfully yours (С совершенным почтением);
Thank you (Благодарю Вас);
Thank you for your consideration (Благодарю вас за внимание).

После этого ставьте запятую, и с нового абзаца пишите свои данные:

Name
Email Address
Phone Number

Если вы информируете своего коллегу по статусу текущего проекта, то формальное заключение будет не совсем уместно (хотя многие просто прописывают его по умолчанию); а если вы, например, вступаете в борьбу с целью продвижения по карьерной лестнице, то оно определенно потребуется.

И никаких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» и подобных разговорных словечек! Вас не поймут.

Примеры фраз для окончания делового письма

Такие фразы обычно используются для ссылки на последующие события; повторной просьбе прощения; предложения помощи и т.д.

If you require any further information, feel free to contact me at any time. / Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time. / If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь в любое время.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to seeing you.
С нетерпением жду встречи с Вами.
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.

We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Мы надеемся, что можем рассчитывать на Ваши ценные заказы.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен за Ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
I await your reply with interest.
Я ожидаю Вашего ответа с заинтересованностью.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Мы настроены на построение прочных деловых отношений с Вами в будущем.
I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я с нетерпением жду нашей встречи 7 октября.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Еще раз спасибо за внимание, рассмотрение и время.
It’s always a pleasure doing business with you.
С Вами всегда приятно иметь дело.
Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Еще раз спасибо за обмен опытом в этом вопросе.
I am looking forward to getting your input on this issue.
Я с нетерпением жду возможности внести ваш вклад в этот вопрос.

Клише деловых писем

В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.

  • Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.

Dear :

I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.

Sincerely yours,

  • Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.

Dear :

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Sincerely,

Примеры делового письма на английском

Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.

Первый пример.

Dear Student:

Sincerely,

Mr. Rogers

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Второй пример.

Organization Letterhead
March 16, 2016

Mr. Ernie English

English Company

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

Sincerely,

*Signature*

Lucy Letter
President

*Enclosure*

Вот вы и в курсе дела! Теперь можете пробовать устроиться в самые различные иностранные компании, красиво заявляя о себе и своих навыках, намерениях и достижениях в соответствующем официальном письме на английском. И пусть удача вам улыбнется!

Советуем почитать: Учебники для делового английского

При ведении бизнеса между партнерами может возникнуть необходимость в деловой переписке. Если Ваш партнер российское предприятие, то тут нет особых проблем. Но если Вы сотрудничаете или находитесь в деловых отношениях с зарубежной компанией, которая, как правило, использует английский язык для международной переписки, то может оказаться, что написать правильное деловое письмо на английском не такая уж простая задача. Поскольку Вы являетесь иностранцами для англоязычной публики и не знаете их менталитета, культуры, обычаев, структуры английского письма, то чтобы не наделать досадных ошибок, необходимо предварительно узнать, как правильно составить деловое письмо на английском. В этой статье вы сможете узнать, как это сделать правильно. Вас ждет пошаговое рассмотрение с примерами, после чего деловая переписка на английском не должна вызывать у Вас особых проблем.

Как написать письмо по английски?

Первое на что следует обратить внимание при написании английского делового письма, это то, что очень важно использовать грамотные и корректные фразы. На протяжении всего письма необходимо использовать вежливый тон. В письме рекомендуется быть консервативным. Предложения в письме должны быть короткими и четкими.

Структура или формат английского делового письма довольно простая. В первом параграфе следует упомянуть причину, по которой вы пишите письмо. В этом же параграфе так же можно представиться. В последующих параграфах вы раскрываете тему письма, указанную в первом параграфе. Последний параграф должен подводить итог и содержать заключительное предложение.

Необходимо сразу исключить характерные для большинства людей ошибки при написании английского письма. Ими являются:

-пропуск апострофа в глаголах. Например: пишут wont вместо won’t;

-нежелательно использовать слова can и can’t. Вместо них лучше применять could и cannot;

-необходимо следить за тем, чтобы при перечислении в предложениях стояли запятые.

Адрес в английском деловом письме

Адрес отправителя (свой адрес)

В английском письме собственный адрес должен располагаться в верхней левой части листа. Некоторые компании и организации предпочитают размещать название компании и логотип по середине в верхней части листа. Необходимо отметить, что если Вы написали адрес слева, то и последующая дата пишется слева, если же вы выбрали вариант расположения адреса по центру, то последующую дату следует располагать справа.

Образец адреса отправителя:

Для частного лица:

Bill Brown (имя и фамилия)

52 Prettystreet (номер дома и название улицы)

London, DD 105 (город и почтовый индекс)

The United Kingdom (страна)

По желанию можно так же написать адрес электронной почты, вебсайт, номер телефона. Если письмо отправляется организацией, то вместо имени и фамилии указывают название этой организации.

Адрес получателя делового английского письма:

Адрес получателя располагается слева ниже адреса отправителя.

Пример:

Mr. John Evans (Господину (госпоже) имя и фамилия)

27 Mainstreet (номер дома и название улицы)

Brighton, LK 208 (город и почтовый индекс)

East Sussex (графство)

United Kingdom (страна)

Дата в английском письме

Дата располагается слева сразу же после адреса получателя. Первая буква в названии месяца всегда пишется с заглавной буквы. Между названием месяца и годом ставится запятая.

Образец написания даты в английском деловом письме:

19 September, 2012 (19 сентября 2012 года)

Начало делового письма на английском

В английском деловом письме очень важно правильно использовать обращение к получателю письма. Необходимо принять во внимание, что к замужним женщинам обращаются Mrs (мисиз, госпожа), а к незамужним – Miss (мис). Если семейное положение женщины неизвестно, то можно обратиться в письме Ms (миз). Кроме того, в британском английском точка после Mr или Miss не ставится, тогда как в американском английском – ставится. Возможные варианты обращений: Mr (господин), Dr (доктор), Mrs (мисиз, госпожа), Miss (мис), Ms (миз). Так же необходимо помнить, что академические обращения не обязательно соответствуют обращениям, принятым в некоторых странах.

Приветствие в английском деловом письме

Для приветствия вначале английского делового письма почти всегда используют Dear (уважаемый). Когда известно имя получателя письма, необходимо использовать его полное имя.

Примеры приветствий:

Dear Mr. Foster, (Уважаемый господин Фостер)

Dear Professor Foster, (Уважаемый профессор Фостер)

Dear Dr. Foster, (Уважаемый доктор Фостер)

Dear Donald Foster, (Уважаемый Дональд Фостер)

Dear Ms. Foster, (Уважаемая миз Фостер)

Если имя получателя неизвестно, то используется двойное обращение: Dear Sir / Madam,.

Если в письме обращаются к абстрактной личности, то можно использовать следующие приветствия:

Dear Customer, (Дорогой Клиент)

Dear Student, (Дорогой Студент)

Dear Resident, (Дорогой Житель)

Dear All, (Дорогие)

После приветствия идет начальное предложение.

Примеры начальных предложений:

I am writing to enquire about…, (Я пишу, чтобы поинтересоваться о …)

Thank you for your letter regarding the … (Спасибо за Ваше письмо относительно…)

With reference to your letter of 20 December, we… (Касательно Вашего письма от 20 декабря, мы …)

In reply to your letter of…, we (В ответ на ваше письмо…, мы)

We are writing in response to…, (Мы пишем в ответ на…,)

Последний параграф завершается с использованием заключительного предложения. Обычно в заключительном предложении повторяется основная мысль письма или планируется будущая встреча. Так же необходимо ясно дать понять, каких действий вы ждете от получателя корреспонденции.

Примеры заключительных предложений:

We await your reply with interest, (Мы ждем Вашего ответа с интересом,)

We look forward to building a strong business relationship in the future, (Мы надеемся построить прочные деловые отношения в будущем,)

Once again, we apologies for any inconvenience, (Еще раз, мы приносим извинения за любое неудобство,)

We look forward to seeing you, (Мы ждем встречи с Вами,)

We look forward to the meeting on the 4th of November, (4-го ноября мы с нетерпением ждем встречи,)

Once again, we are terribly sorry for taking up so much of your time, (Еще раз, глубоко сожалеем о том, что отняли так много Вашего времени,)

Once again, thanks for your attention and your valuable time, (Еще раз, спасибо за Ваше внимание и Ваше драгоценное время,)

We look forward to hearing from you, (Мы надеемся на получение от Вас ответа,)

Подпись в деловом английском письме

Деловые письма необходимо подписывать и английское письмо здесь не исключение. Когда имя получателя письма неизвестно и письмо начиналось с фраз: Dear Sir …, Dear Madam …, Dear Sir or Madam …, в подписи используется фраза Yours faithfully, (Искренне Ваш).

Когда получатель известен, а письмо начиналось с фраз: Dear Mr Hanson …, Dear Mrs Hanson …, Dear Miss Hanson …, Dear Ms Hanson …, в подписи используется фраза Yours sincerely, (Искренне Ваш).

После фразы «Искренне Ваш», на следующей строчке ставится собственноручная подпись, ниже пишется имя и фамилия, должность.

Образец делового письма на английском

Black Wax Co. Ltd

29 Charlton Street

London, SE10 8QY

Написание письма-просьбы а английском языке требует особого подхода. Письма такого рода относятся к деловой переписке. Сегодня мы говорим о правильном написании письма-просьбы, об основных критериях и принципах этой переписки. В таком послании должны соблюдаться основные правила написания делового письма на английском языке.

Как правильно написать письмо-просьбу на английском языке?

Основные пункты письма-просьбы

  • Соблюдайте абзацы в тексте письма на английском. Красная строка не соблюдается
  • Вверху слева не забудьте указать полное имя отправителя или название компании, фирмы, учреждения с адресом
  • Укажите имя адресата и название фирмы, которой письмо предназначено. Адрес учреждения указывается с новой строки
  • Дата отправления послания с просьбой указывается через три строки или в верхнем правом углу
  • В центральной части размещается основной текст письма. Послание должно сразу начинаться с приветствия: «Dear Andrew! Dear mis­ter Mck­lure»
  • Главная мысль письма может начинаться с самой просьбы: «I am writ­ing to you to …” «I am writ­ing to you, because…”
  • Не забудьте закончить ваше послание изъявлениями благодарности («Thank you for your help…”) и заключением «Yours sin­cere­ly,” если автор знает имя адресата и ‘Yours faith­ful­ly’, если нет
  • Пропустите четыре строки и укажите полное имя адресата
  • Подпись автора должна быть между приветствием и именем.

Кроме этих основных критериев, письмо-просьба должно быть не слишком длинным, лаконичным и конкретным.

Не пишите длинных предисловий, желательно сразу же перейти к делу. Помните о правилах вежливости. Вы можете напомнить адресату, где и при каких обстоятельствах вы встречались. В конце письма не забудьте поблагодарить адресата в будущей помощи. Выразите искренние пожелания.

Как быть с приветствием в письме?

Обратите внимание, что на русском языке мы часто начинаем письмо с приветствия: «Здравствуйте, господин N» или «Добрый день, господин N». Если это не официальная, а более дружеская форма, то мы пишем: «Привет, дружище», «Привет, дорогой друг» и т.д.

В письме на английском языке или на любом другом европейском языке это неприемлемо. Послание-просьба должно начинаться сразу с обращения на английском языке: «Дорогой мистер Смит, Мистор Смит, Дорогой друг» и т.д.

Основные критерии и принципы написания писем с просьбой

Письмо-просьба – это легко!

Так как письмо-просьба относится к разряду деловых писем, то не стоит отнимать у адресата много времени. Пусть ваше письмо будет кратким, но по делу. Помните, что, как сказал А.П.Чехов, «Краткость – сестра таланта». Не надо расписывать свою просьбу на трех страницах, не надо слишком длинных предисловий, это может отнять много времени у получателя письма, если он деловой человек, а тем самым раздражить его.
Давайте рассмотрим пример делового письма-просьбы на английском языке и его перевод на русский.

Mr Michael Smith
Green­house-com­pa­ny
Office 311, Entrance 1A
Main Street
Bris­tol
Great Britain

14 Sep­tem­ber 2014

Mr Smith,

Yours sin­cere­ly,

John Green
Uni­ver­si­ty Stu­dent

А вот это же письмо на русском языке:

Мр. Майкл Смит
Гринхаус компани
Офис 311, Вход 1А
Главная улица
Бристоль
Великобритания

14 сентября 2014

Мистер Смит,

Я бы хотел напомнить вам, что мы встречались в воскресенье в семье Грин. Вы упомянули, что я могу попросить вас о помощи в изучении английского языка. Вы сказали, что можете преподать мне несколько уроков по английской грамматике. Я бы хотел начать в эту среду, если вам удобно. Большое спасибо вам за вашу помощь. Надеюсь увидеться с вами вскоре.

Искренне ваш,

Джон Грин
Студент Университета

Это была официальная форма письма. Теперь давайте рассмотрим более дружеское послание:

Mr George Collins
Green-com­pa­ny
Office 450, Entrance 1B
Green Street
Lon­don
Great Britain

7 Sep­tem­ber 2010

Dear George,

P.S. Please, answer today, because I must know what to do.

Yours sin­cere­ly,

Joseph Irwing
Man­ag­ing Direc­tor

Вашему вниманию то же самое письмо на русском:

Мр. Джордж Коллинс
Гин-компани
Офис 450, Вход 1B
Зеленая улица
Лондон
Великобритания

7 сентября 2010

Дорогой Джордж,

Я нуждаюсь в твоей помощи! У нас большая нехватка людей на нашей фабрике. Пожалуйста, ты мог бы прислать нам несколько людей завтра? Нам нужно пять-семь строителей. Я был бы очень благодарен тебе. Большое спасибо!

P.S. Пожалуйста, ответь сегодня, потому что я должен знать, что делать.

Искренне твой,

Джозеф Ирвинг
Директор менеджмента

Как вы видите, в письмах на английском, в которых излагается какая-либо просьба, нет излишней полемики, долгих предисловий. Кратко, конкретно и вежливо изложите суть просьбы и вас обязательно ждет успех. Желаем вам удачи! Обращайтесь с просьбой и помощь не заставит себя ждать.