Онлайн касса если нет интернета

Общий принцип работы онлайн-кассы и как решать проблемы при её эксплуатации

Многие российские торговые предприятия ожидает переход на онлайн-кассы. Их применение характеризуется достаточно большим количеством нюансов, а также может сопровождаться появлением тех или иных сложностей.

Рассмотрим ключевые факты о принципах работы онлайн-касс, на которые полезно обратить внимание, а также особенности решения возможных проблем с соответствующей разновидностью ККТ.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес. Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Принцип работы и её сущность

Онлайн-касса — это инновационный вид контрольно-кассовой техники (который, однако, в обозримом будущем предполагает стать массовым и типовым), способный выполнять следующие ключевые функции:

• передачу сведений о платежах, совершенных покупателем, в Федеральную налоговую службу в режиме онлайн;
• формирование электронных кассовых чеков, а также их отправка на e-mail или на телефон покупателя (в виде SMS);
• сохранение и шифрование сведений о платежах.

При этом, платежные данные передаются в ФНС не напрямую, а через уполномоченную организацию — оператора фискальных данных (ОФД).

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Основное предназначение онлайн-кассы — это именно информирование ФНС (при посредничестве ОФД) о выручке, поступаемой в кассу предприятия вследствие получения оплаты за товары или услуги от посетителей.

В некоторых аспектах онлайн-касса может быть использована и как инструмент поддержания лояльности покупателя: тот факт, что бумажный чек сохранять необязательно (так как есть его электронная копия), может порадовать многих клиентов магазинов. Конечно, если покупатель не желает сообщать кассиру свои контактные данные — его не будут обязывать это делать. В этом случае покупатель получит только бумажный чек.

Видео — передача кассового чека online на кассе Viki Mini:

Стоит отметить, что онлайн-касса принципиально не слишком отличается от обычной кассы. Главное, чтобы она удовлетворяла законодательным требованиям — которые закреплены в пункте 1 статьи 4 54-ФЗ (в новой редакции от 03.07.2016 года). В числе таких требований — совместимость с фискальным накопителем. Он представляет собой во многом уникальное устройство и является ключевым компонентом онлайн-кассы.

Фискальный накопитель способен, в частности:

• шифровать и удостоверять платежные данные, передаваемые от кассы в ФНС и обратно;
• сохранять и защищать соответствующие платежные данные;
• обеспечивать законную работу онлайн-кассы в периоды, когда интернет по каким-либо причинам недоступен.

Фактически, фискальный накопитель — главный технологический компонент, отличающий онлайновую кассу от обычной. Даже с учетом того, что в отношении первой положениями 54-ФЗ установлен ряд требований, ранее не применявшихся в отношении второй, именно фискальный накопитель делает кассу, собственно, «онлайновой».

Совершенно очевидно, что соответствующий накопитель — технологически очень сложный продукт. На российском рынке сейчас реализуется пока что единственная его модель — устройство ФН-1, производимый ООО «РИК». Именно она устанавливается в контрольно-кассовую технику и превращает ее в «онлайновую».

Собственно, как работает онлайн-касса с учетом отмеченных ее функций? Условно можно представить работу соответствующего типа ККТ в рамках следующего алгоритма:

1. Кассир, используя сканер штрих-кода товара, клавиатуру на ККТ (или, к примеру, сенсорный дисплей), вводит в операционную систему кассового аппарата:

• сведения о покупке;
• SMS или e-mail покупателя (если они будут предоставлены).

1. Кассир в привычном порядке пробивает чек.

В этот момент сведения о платежной операции передаются на фискальный накопитель, записываются в его внутреннюю память, шифруются, а затем отправляются через интернет оператору фискальных данных. Получив их и проверив, ОФД в установленном порядке направляет данные в ФНС. Кроме того, оператор направляет на онлайн-кассу магазина сообщение о том, что информация принята.

1. Далее — по завершении процедуры формирования записи о платеже в фискальном накопителе, осуществляется передача текстового блока с необходимыми платежными данными на чековый принтер ККТ. Он распечатывает бумажную версию чека, которая сразу же выдается покупателю. Электронный чек покупатель получает чуть позже (как только ОФД обработает полученные сведения и отправит электронный чек на указанные контакты).

Таким образом, самый главный критерий выполнения корректного технологического цикла работы онлайн-кассы — это запись платежных данных в фискальную память, а также их передача в зашифрованном виде ОФД (в идеале — также получение подтверждения от оператора о том, что данные приняты). Оператор фискальных данных сделает остальную работу сам — передаст в ФНС платежные сведения и отправит электронный чек покупателю.

Конечно, в компетенции кассира останется распечатка бумажного чека (как минимум, для этого бумага в кассовом аппарате должна быть) и передача его покупателю — но соответствующая процедура не характеризует работу, собственно, онлайн-кассы как отличительный ее признак. Она точно так же осуществляется и на обычной кассе. Аналогично осуществляются иные привычные кассирам процедуры — например, формирование отчета по форме № КМ-6, а также отчета об окончании смены.

Примечательно, что оператору фискальных данных (оттуда, в свою очередь в ФНС) отчет о завершении смены передается в автоматическом режиме — как только закрывается кассиром. Его, а также сведений о платежах, передаваемых всякий раз при пробитии чека, налоговикам может быть достаточно, чтобы не приходить в магазин с проверкой записей в памяти фискального накопителя.

Однако, возможны случаи, когда по тем или иным причинам ключевые функции онлайновой кассы — запись и последующая передача данных ОФД, не выполняются. Как правило, подобные ситуации наблюдаются, если:

• нет связи кассового аппарата с интернетом;
• онлайн-касса сломалась, отключили электричество или есть иная проблема, не позволяющая в принципе задействовать ККТ.

Изучим то, какими могут быть действия магазина в каждом случае.

Онлайн-кассы для всех видов бизнеса! Доставка по всей России. Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Возможные проблемы в работе онлайн-кассы: что делать в этом случае?

Пропал Интернет

Выше мы отметили, что платежные данные перед отправкой ОФД записываются в память фискального накопителя ККТ. Это — обязательное действие, и оно предусмотрено именно на случай возникновения проблем с интернетом.

В памяти фискального накопителя ФН-1 платежные данные могут храниться до 30 дней. Крайне маловероятно, что перебои со связью не будут улажены магазином в течение данного периода. Тем более, что для передачи имеющегося пула платежных данных, как правило, достаточно относительно непродолжительного сеанса связи с ОФД, причем, речь здесь не идет о передаче гигабайтов данных, скорее — мегабайтов.

С учетом пропускной возможности даже устаревших сетей, не говоря о технологичных оптоволоконных линиях, которые становятся все более распространенными в России — сохраненные в фискальной памяти данные передадутся в ОФД быстро.

Маловероятно, но тем не менее, теоретически возможно, что магазин не будет по каким-либо причинам иметь доступа в онлайн в течение периода, превышающего 30 дней. В этом случае ключевой технологический компонент ККТ — фискальный накопитель, попросту блокируется. Магазин временно теряет право использовать онлайн-кассу — как следствие, обязан приостановить продажи.

Многие современные ОФД — например, «» дают своим пользователям возможность через личный кабинет отслеживать, передаются ли платежные данные от кассовых аппаратов своевременно в ОФД и, соответственно, в ФНС. Неплохо, если оператор информирует пользователя о процессах коммуникации между кассой и ОФД через SMS — «Контур» также предоставляет подобный сервис.

Если обнаружится, что соответствующего коммуникационного обмена по каким-либо причинам не происходит — нужно немедленно выявлять причину проблемы. И это важно исходя из следующей особенности правоотношений в сфере контрольно-кассового мониторинга.

Дело в том, что с технологической точки зрения блокировка фискального накопителя — совершенно незначительная проблема. Для того, чтобы снять ее, необходимо лишь подключить устройство к интернету и убедиться, что канал передачи данных функционирует. В этом приятная особенность работы онлайн-касс: они в автоматическом режиме отслеживает работоспособность онлайн-каналов. Даже при заблокированном фискальном накопителе данная функция выполняется.

Поэтому, до тех пор, пока у фискального накопителя не истек срок эксплуатации (в настоящий момент он составляет 13 месяцев), его разблокировка в 30-дневный период осуществляется очень просто.

Вместе с тем, факт блокировки онлайновой кассы магазина — веский повод ФНС обратить внимание на соответствующую торговую точку. Особенно, если речь идет о магазине, расположенном на территории, для которой не характерны частые проблемы с интернетом.

Например, это может быть здание крупного торгово-развлекательного центра в котором маловероятно отключение от интернета всех арендаторов. А если испытывает проблемы со связью только один магазин — то у ФНС есть все основания подозревать его в нежелании быть открытым и прозрачным с точки зрения налогового контроля.

Как результат — ФНС может приехать в магазин с внеплановой проверкой, и, выявив неработающую ККТ, оштрафовать торговую точку на крупную сумму.

Вместе с тем, похожий сценарий может наблюдаться и в случае, если с интернетом все в порядке, однако, наблюдаются проблемы в работе самой онлайн-кассы, вплоть до невозможности ее задействовать. Изучим данный нюанс подробнее.

Касса сломалась или нет электричества

Действительно, онлайн-касса может попросту сломаться: перестать включаться, начать работать с ошибками, выдавать некорректные чеки.

Поломка ККТ может случиться по разным причинам. Как и у любой электроники, в структуре кассового аппарата могут быть не самые надежные электронные компоненты. На ККТ могут что-то пролить, уронить — факторы появления неисправности могут быть разными.

Не функционирующий должным образом кассовый аппарат эксплуатировать нельзя. Как нельзя и вести торговлю в этом случае — таковы рекомендации финансовых регуляторов.

Дело в том, что законодательство, регламентирующее применение контрольно-кассовой техники, не предусматривает сценариев, при которых возможен запасной сценарий с использованием альтернативы сломанной кассовой машины. И в случае проблем с техникой магазину придется сворачивать торговлю.

Если магазин продолжит продавать товары при неработающей онлайн-кассе, то может быть оштрафован. В соответствии с пунктом 2 статьи 14.5 КоАП РФ величина штрафа может составить до 50% от выручки, полученной, но не проведенной через ККТ (однако не менее 10 000 рублей) — для кассира, а также до 100% от выручки (и не менее 30 000 рублей) — для магазина.

Важный нюанс: вместо кассовых чеков при неработающей ККТ недопустимо использовать бланки строгой отчетности (если это прямо не предусмотрено законодательством — например, при оказании услуг гражданам). Они не будут иметь никакой юридической силы и не помогут магазину избежать штрафа от ФНС за торговлю при неработающей ККТ.

Таким образом, со сломанной ККТ все ясно: как только выявлен неработающий кассовый аппарат, нужно закрывать кассу и вызывать специалистов обслуживающей ККТ организации. Далее — действовать по их рекомендациям.

Другое дело, если ККТ не удается задействовать по причинам, не зависящим от магазина. Например, в силу отключения электричества. Конечно, если касса сломалась — это тоже, как правило, проблема, возникшая по не зависящей от фирмы причине, но в данном случае речь идет о форс-мажоре, о ситуации, которую было крайне сложно предвидеть (в то время как следить за техническим состоянием кассовой техники магазину вполне по силам).

Примечательно, что действия кассира в случае, если касса обесточена, в общем случае должны быть те же, что и в случае, если ККТ сломалась: необходимо незамедлительно прекратить торговлю. В случае нарушения данного порядка действий ФНС может наложить на магазин тот же штраф — по статье 14.5 КоАП РФ.

Однако, ФНС с высокой вероятностью не будет этого делать, если:

• кассиры подготовят письменное объяснение, в котором будут подробно изложены обстоятельства неприменения онлайн-кассы;
• руководство магазина запросит у компании-поставщика электроэнергии письменное подтверждение того факта, что в такой-то период в районе, где расположен магазин, отключалось электричество;
• кассиры сформируют чек коррекции.

Ключевой момент здесь — как раз таки формирование чека коррекции. В нем отражается сумма, полученная от покупателя во время отключения ККТ от электросети (но, в свою очередь, не фиксируется название товара). Соответствующий чек коррекции нужно сформировать до закрытия смены, а если не получится (например, если электричество не включат до завершения рабочего дня), то — на следующий день также до закрытия смены.

Чек коррекции в контексте применения ККТ в розничной торговле — инновационный документ, как и сама онлайн-касса. Сведения, содержащиеся в нем, как и те, что отражены в обычном чеке, передается из магазина в ОФД, а затем — в ФНС в автоматическом режиме.

Впоследствии специалисты ведомства могут прийти с проверкой и выяснить обстоятельства, при которых магазину пришлось формировать данный чек. Здесь и пригодятся остальные документы — удостоверяющие тот факт, что кассу в силу отключения электричества задействовать было нельзя.

При имеющемся чеке коррекции ФНС с высокой вероятностью не будет накладывать санкции на магазин. Даже если налоговики все же наложат штраф , у магазина будут хорошие шансы оспорить его в суде. При этом, некоторые арбитражные прецеденты по налоговым спорам, возникшим еще до введения онлайновых касс, отражают тот факт, что суды встают на сторону налогоплательщиков — если их вины в неприменении касс нет.

С учетом новой правовой нормы — об использовании чеков коррекции, шансы предприятий в спорах с ФНС — при штрафах в ситуации с отключением электричества, значительно повышаются.

Безусловно, по возможности стоит избегать споров с ФНС. И лучше, конечно, при отключении электричества — как и при сломанной кассе, приостановить продажи. Но судебная практика и позиции ФНС в отношении двух отмеченных проблем не идентичны — и данный факт может во многих случаях помочь магазину защитить свои интересы.

На случай возможных проблем с электричеством магазину имеет смысл заранее уделять внимание необходимому технологическому оснащению кассовой инфраструктуры. Например, установке ИБП, применению работающих на достаточно мощном аккумуляторе онлайновых касс, которые, к слову, выпускаются в самом широком спектре модификаций.

Так или иначе, в силах руководства магазина свести возможные проблемы с кассовой техникой к минимуму. Главное здесь — работать с качественным оборудованием, надежными поставщиками коммунальных услуг и интернета.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы! Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут. Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Что делать, если пропал интернет?

Сам термин «онлайн-касса» предполагает, что она должна быть подключена к интернету. Действительно, именно интернет-соединение обеспечивает передачу данных о совершенных сделках в налоговую, что, по сути, и было основной целью внедрения этой реформы. Кроме того, наличие подключения предоставляет дополнительные возможности для работы, такие как интернет-эквайринг, сотрудничество с платежными агрегаторами и прием бизнес-платежей онлайн. Что же делать, если интернет вдруг пропал – останавливать работу?

Краткосрочный сбой

Проблемы со связью бывают у многих провайдеров. Однако в условиях высокой конкуренции они заинтересованы в том, чтобы качество связи было стабильным, поэтому, как правило, перебои в сети устраняются достаточно быстро. Обычно это занимает от нескольких минут до нескольких часов, в крайнем случае – один-два дня.

Если это – ваш случай, вам совершенно не о чем волноваться. Приостанавливать прием платежей тоже нет необходимости. Все данные о совершенных сделках в режиме оффлайн будут записываться на фискальный накопитель, помещенный в онлайн-кассу. Обычно его емкость позволять принимать наличные и оплату онлайн в течение тридцати дней с сохранением информации обо всех операциях. Согласитесь, этого времени наверняка хватит, чтобы устранить небольшие проблемы на линии.

Длительные проблемы с интернетом

Такое случается нечасто, но все же бывает, что сложности с подключением длятся более месяца. Например, это может быть связано с проблемами у единственного провайдера в небольшом населенном пункте или необходимостью решить административные вопросы. Можно ли продолжать работу в этом случае?

К сожалению, работать без интернета дольше месяца нельзя. Дело в том, что, если касса не передает данные в налоговую в течение 30 дней, происходит автоматическая блокировка фискального накопителя, и аппарат попросту перестает работать. Однако не стоит переживать: чтобы решить эту проблему, достаточно восстановить интернет-соединение. Платежная система автоматически передаст все сохраненные сведения в ФНС, и касса разблокируется: вы снова сможете принимать наличные и онлайн-платежи.

Кстати, полезный совет о том, как предотвратить такую ситуацию: своевременно проверяйте, что касса передала все сведения о проведенных сделках. Как правило, такая возможность доступна в личном кабинете на сайте вашего оператора фискальных данных (ОФД). Здесь же можно отследить дату последней передачи данных в случае проблем с интернетом: это поможет правильно спрогнозировать окончание 30-дневного срока, когда касса будет заблокирована.

Для тех, кто не готов прерывать работу своего бизнеса на месяц и больше, есть альтернативное решение: система «Оплата онлайн». Она не требует постоянного интернет-соединения: чтобы зарегистрироваться в системе и затем создавать платежные ссылки для клиентов в личном кабинете, достаточно будет мобильного интернета. Не теряйте клиентов из-за технических проблем!

Если у вас остались вопросы, мы с радостью ответим Вам!

Перейдите в раздел «Контакты» или напишите нам на почту: support@pay-24.ru

Нужно ли подключать онлайн-кассу к интернету – ответы на вопросы бизнес-сообщества

Поправки в №54-ФЗ предусматривают отправку чеков с кассового аппарата сначала ОФД, затем в ФНС в онлайн-режиме. Наличие Интернета – обязательное условие. Однако в труднодоступных и отдаленных населенных пунктах действует иной режим работы онлайн-касс. При временных отключениях доступа в сеть ККТ может работать в автономном режиме, но не более 30 дней. Всего же существует 4 способа подключения онлайн-кассы к интернету.

Обязательно ли подключение онлайн-кассы к Интернету?

В июле 2017 года вступили в силу новые правила соблюдения кассовой дисциплины, упомянутые в поправках №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». Они требуют от индивидуальных предпринимателей и организаций настойки механизма автоматической отправки чеков в налоговые органы в режиме реального времени.

В связи с этим у субъектов бизнеса возникает закономерный вопрос: обязательно ли нужен интернет для онлайн-кассы? Для того чтобы ответить на него стоит рассмотреть порядок работы ККТ в новом режиме.

• Покупатель расплачивается с продавцом наличными средствами или с применением платежной карты.
• Сведения о покупке вводятся в кассовый аппарат, который формирует чек с обязательными реквизитами.
• Данные чека направляются на фискальный накопитель (ФН), где обрабатываются и сохраняются.
• Распечатанная версия чека передается на руки покупателю, а электронная – отправляется через Интернет ОФД;
• ОФД обрабатывает информацию, шифрует ее и отправляет в ФНС.

Определенный в №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» алгоритм работы ККТ подтверждает важность подключения онлайн-кассы к Интернету, поскольку только так фискальные сведения могут быть отправлены ОФД.

Важный момент! По запросу покупателя торговые компании (магазины, супермаркеты и др.) должны быть готовы отправить ему электронный вариант чека на почту или мобильное устройство. Источник: официальный сайт ФНС России

Рисунок 2. Регистрация кассовых аппаратов в налоговых органах осуществляется в онлайн-режиме. Источник: Российская газета

Как использовать онлайн-кассу в торговой точке без Интернета?

В №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» перечислен перечень регионов, в которых имеются населенные пункты не обеспеченные доступом в Интернет. Действующие в них предприниматели и организации должны:

• использовать ККТ нового образца;
• установить на нем автономный режим работы.

Справка! При автономном режиме работы, фискальные сведения сохраняются на ФН, но не передаются ОФД. По запросу покупателей чеки предоставляются им в бумажном виде. Источник: официальный сайт ФНС России

Точные перечни труднодоступных населенных пунктов определяют региональные власти. Министерство связи отмечает, что такие городки и поселения имеются в Амурской, Астраханской, Кировской, Курганской, Липецкой, Пензенской, Ростовской, Томской областях; Забайкальском и Пермском крае; республике Коми, Чувашской республике и Чукотском автономном округе.

Рисунок 3. В труднодоступных местностях в условиях фактического отсутствия Интернета торговые фирмы все равно применяют новые кассовые аппараты. Источник: сайт Эксперт.ру

Существуют также города и поселения, которые не полностью охвачены Интернет-подключением. Если фирма работает той части города, которая на обеспечена доступом в сеть, то она будет применять «пакетный способ» отправки фискальных сведений ОФД:

• субъект бизнеса устанавливает новый кассовый аппарат и переводит его на работу в автономном режиме;
• кассир открывает смену и чеки начинают сохраняться на фискальном накопителе;
• в конце рабочего дня кассир закрывает смену и переносит сведения на съемный носитель (USB);
• отправка чеков осуществляется из места, где имеется доступ в Интернет единым пакетом ежедневно.

Справка! На USB-накопитель с объемом памяти 16 Гб можно записать около 6 млн. чеков. Источник: Официальный сайт 1-ОФД

В случае временного отключения Интернета новая или модернизированная ККТ может включать автономный режим работы, который действует до 30 дней. В течение этого периода сведения сохраняются на фискальном накопителе, но ОФД не пересылаются.

Сразу после восстановления Интернет-соединения компания обязана отправить все накопившиеся электронные чеки оператору.

Важный момент! Если Интернет-соединение не будет налажено в течение 30 дней, то онлайн-касса будет заблокирована.

Варианты подключения онлайн-кассы к Интернету

Российское законодательство не выдвигает специальных требований к Интернет-соединению, используемому для онлайн-касс, поэтому каждый субъект бизнеса имеет право выбрать провайдера и тариф обслуживания самостоятельно.

Рисунок 4. Оптимальный вариант – наличие о онлайн-кассы проводного и беспроводного подключения одновременно. Источник: канал компании «Штрих-М» на YouTube

В России можно использовать 4 способа подключения ККТ к сети: проводной, беспроводной, мобильный и через USB-кабель.

• Проводной способ (Ethernet) предусматривает подключение к кассовому аппарату толстого кабеля. Такой вариант отличается надежностью, высокой скоростью передачи данных и удобством выявления неполадок в сети (при разрыве соединения лампочка-индикатор гаснет).
• Беспроводной способ (WiFi) гарантирует кассовому аппарату мобильность, однако вероятность потери связи в этом случае выше и провести диагностику проблем сложнее.
• Мобильный способ (GPRS, 3G, 4G) возможен только при использовании ККТ с встроенным модемом. Такой вариант оптимален для разъездной торговли. Однако у провайдера придется приобрести сим-карту за 300-500 руб. К тому же такое соединение считается самым нестабильным.
• Подключение через USB-кабель применяется для дешевых онлайн-касс, которые соединены с компьютером. На ПК устанавливается программа-драйвер, которая открывает доступ к сети для ККТ.

Большинство современных кассовых аппаратов имеют возможность подключения к Интернету разными способами. Решая, какую онлайн-кассу выбрать, стоит обратить внимание на наиболее приемлемый для нее режим работы в сети.

Таблица 1. Кассовые аппараты и способы их подключения к Интернету. Источник: сайт ИТ-компании «Первый Бит»