Ошибка в чеке онлайн касса

Образец объяснительной кассира по ошибочно пробитому чеку

Кассовый чек пробит неправильно: зачем нужна объяснительная?

Что писать в объяснительной?

Итоги

Кассовый чек пробит неправильно: зачем нужна объяснительная?

Объяснительная записка — это документ, происходящий из сферы трудового права. В соответствии со ст. 192 ТК РФ за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работодатель вправе применять к работникам дисциплинарные взыскания. Но прежде чем принимать такие решения, он должен запросить у работника письменные объяснения по поводу совершенных действий (ст. 193 ТК РФ). Ошибка кассира при пробитии кассового чека как раз может быть примером ненадлежащего исполнения обязанностей.

Применение кассовых аппаратов тесно связано с налоговыми правоотношениями. Объяснительная записка кассира — ценный источник данных при налоговой проверке магазина (и возможном судебном споре), поскольку она позволяет инспектору ФНС (или суду) установить обстоятельства неприменения ККТ в порядке, установленном законом.

Неприменение ККТ — повод считать, что налогоплательщик занизил налоговую базу, не осуществив корректную фискализацию выручки. Кроме того, неприменение ККТ — само по себе серьезное нарушение норм законодательства, регулирующего расчеты хозяйствующих субъектов с физлицами (прежде всего, закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). За такое нарушение предусмотрены серьезные штрафы.

Содержание записки может стать аргументом, чтобы к магазину не были применены санкции.

Рассмотрим далее структуру и образец объяснительной об ошибочно пробитом чеке.

Что писать в объяснительной?

В объяснительной отражаются:

1. Сведения об адресате объяснительной (как правило, это наименование компании-работодателя, Ф.И.О. непосредственного руководителя кассира или директора фирмы).

2. Наименование документа — «Объяснительная записка о некорректно пробитом кассовом чеке».

3. Разъяснения от первого лица, содержащие:

  • сведения о совершенном действии с указанием даты, времени;
  • сведения о кассовом аппарате, на котором были совершены ошибочные действия (модель, заводской номер, сведения о фискальном накопителе);
  • формулировки о причинах, которые побудили кассира совершить ошибки при пробитии кассового чека.

На документе проставляются дата, подпись кассира. Нелишним будет предусмотреть и графу о получении документа адресатом.

Образец объяснительной о неправильно пробитом чеке в рассмотренной нами структуре вы можете скачать по ссылке ниже:

Скачать образец

Итоги

Объяснительная записка — инструмент из трудового права. Но на практике он играет значимую роль при выяснении обстоятельств налоговых правонарушений и нарушений законодательства о применении ККТ и даже может спасти от штрафов.

Узнать больше о разрешении проблемных ситуаций, связанных с применением онлайн-касс, вы можете в статьях:

  • «Неправильно пробит чек по онлайн-кассе — что делать?»;
  • «Забыли пробить чек при оплате картой — что делать?».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Образец объяснительной кассира по ошибочно пробитому чеку

Никто не застрахован от ошибок, и сотрудники кассы не считаются исключением. На практике нередко происходят истории, когда они пробивают чеки с неправильными суммами. Оплошность находится незамедлительно, в случае если клиент в магазине направляет забота на неправильную цена, или же сквозь конкретное время, по итогам сверок. От такого, в какой момент выявлена ошибка, находится в зависимости выбор метода ее поправки.

Кассовый чек пробит неверно: для чего необходима объяснительная?

Пояснительная записка — это документ, происходящий из сферы трудового права. В согласовании со ст. 192 Трудового кодекса России за ненадлежащее выполнение трудовых обязательств наниматель вправе использовать к сотрудникам дисциплинарные взыскания. Но до этого, прежде чем брать на себя эти заключения, он обязан запросить у сотрудника письменные комментарии по предлогу идеальных поступков (ст. 193 Трудового кодекса России). Оплошность кассира при пробитии кассового чека как один имеет возможность быть случием ненадлежащего выполнения обязательств.

Использование кассовых аппаратов плотно связано с налоговыми правоотношениями. Пояснительная записка кассира — дорогой ключ данных при налоговой проверке магазина (и вероятном судебном споре), потому что она разрешает инспектору ФНС (или суду) ввести условия неприменения ККТ в порядке, установленном законодательством.

Неприменение ККТ — предлог считать, собственно, что налогоплательщик занизил налоговое основание, не осуществив корректное фискализацию спасения. Не считая такого, неприменение ККТ — само для себя значительное несоблюдение общепризнанных мерок законодательства, регулирующего расчеты хозяйствующих субъектов с физическим лицами (прежде всего, закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). За это несоблюдение учтены нешуточные штрафы.

Оглавление записки имеет возможность замерзнуть аргументом, чтобы к магазину не были использованы наказания.

Посмотрим дальше структуру и образец пояснительной записки об неверно пробитом чеке.

Читайте также статью ⇒ ИП на ОСНО: кассовый метод.

Собственно, что писать в объяснительной?

В пояснительной отражаются:

1. Сведения об адресате пояснительной (как правило, это название компании-работодателя, Ф.И.О. конкретного начальника кассира или же директора фирмы).

2. Название документа — «Объяснительная записка о неправильно пробитом кассовом чеке».

3. Объяснения от первого лица, имеющие:

  • сведения о совершенном действии с указанием даты, времени;
  • сведения о кассовом аппарате, на котором были осуществлены неверные воздействия (модель, заводской номер, сведения о фискальном накопителе);
  • формулировки о основаниях, которые побудили кассира осуществить промахи при пробитии кассового чека.

На документе проставляются дата, подпись кассира. Нелишним станет предугадать и графу о получении документа адресатом.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Оформление записки об неверном чеке

Закон РФ ФЗ № 54 от 22.05.203 года «О использовании контрольно-кассовой техники…» настоятельно просит, чтобы организации, получающие за реализацию продуктов или же за предложение предложений наличные способы от покупателей, должны ставить кассовые аппараты. В прямые обязанности кассира заходит выдача покупателю уникального кассового чека. Впрочем, в предоставленном Законе отсутствуют сведения о том, как отменить выбитый по ошибке чек. В п.4.3 послания Минфина №104 от 30.08.1993 года рассказывается, собственно что при ошибке кассира в отношении выбитого чека, он обязан исполнить надлежащее:

При невозможности погашения чека на протяжении рабочего дня, актировать его при окончании замены.

Составить действие по унифицированной форме № КМ-3, принятой Госкомстатом РФ N 132 от 25.12.1998 г.

Отразить в “Журнале оператора-кассира” выданные средства по вернувшимся чекам.
Необходимо отметить, собственно, что при неверно выданном чеке действие КМ-3 оформляется в неотъемлемом порядке. К данному акту прикрепляется испорченный чек, с отметкой о его погашении, а еще письменное комментарий кассира, сделавшего оплошность. Испорченные чеки приклеиваются на незапятнанный лист бумаги. Все вышеназванные материалы отправляются в бухгалтерию учреждения. Предоставленная процедура отображена в объяснении УМНС РФ N 29-12/17931 от 02.04.2003 г.

Акт о возврате денег

Акт о возвращении валютных средств оформляется в торговых точках для возвращения сумм покупателям по неверно набранным чекам кассовыми аппаратами. В акте нужно перечислять номера и суммы испорченных чеков. Оформляется действие в 1-м экземпляре членами комиссии и вместе с испорченными чеками, приклеенными на картонном листе, передаются в бухгалтерию. Приход по кассе уменьшается на величину, отображенную в акте и данные записываются в книгу кассира (форма № КМ-4). Подписывается документ членами комиссии, завотделом, старшим кассиром, кассиром-оператором и директором.

Как оформить неверно пробитый чек?

Метод поправки ошибок находится в зависимости от такого, когда ее выявили.

Ситуация №1

Кассир составил чек на необходимую сумму огромную важной, клиент обнаружил разность и незамедлительно показал серьезному работнику на нее.
В данном случае надо забрать неправильный документ у клиента и выдать ему верный. В конце дня сотрудник составит отчет по форме КМ-3, в котором отразит необходимую сумму возврата по неиспользованным и неверным чекам.

Неправильный документ в обязательном порядке надо приложить к докладу, поставив на нем отметку «Пошагово». В случае если он отпечатан на термобумаге, рекомендовано убрать с него копию. Текст, нанесенный на эту бумагу, проворно выцветает, и вспомогательные меры разрешат избежать задач с контролирующими инстанциями.

Сравнительно безупречной промахи кассир должен в конце дня составить пояснительную записку на имя начальника компании. В данной бумаге указываются предпосылки допущенной ошибки: невнимательность, трудности в работе кассовой аппаратуры и т.д.

Делать чек на дельту нет надобности: данная операция не воздействует на значение налога, рассчитываемую кассовым установкой. Она имеет возможность быть важна лишь только для упрощения ведения бухгалтерского отчета изнутри организации. Сумма неверно пробитых чеков отображается в кассовом журнальчике в графе 15. Создавать РКО не надо.

Основание для уменьшения дневной выручки – КМ-3. Неверно пробитый чек вычитается из приобретенной суммы. Отчет распечатывается в одном экземпляре и подписывается директором фирмы, управляющим отдела и сотрудником кассы.

В случае если чек был пробит на нужную сумму, меньше необходимой, нужно выбить документ на разницу. Кассир не имеет права не исполнить данную операцию: его воздействия станут, расценены налоговыми органами как неиспользование ККМ, собственно, что тянет нешуточные штрафы для организации.

Ситуация №2

В случае если ошибку обнаружили после подготовки ежегодного отчета с гашением, ее нужно исправить. Порядок поступков серьезного работника аналогичен Ситуации №1, за исключением пункта о внесении данных в журнальчик кассира.

Аннулирование неверной операции делается методом создание РКО на разницу. Ордер выдается из «головной кассы», вследствие того собственно что к данному моменту дневная прибыль уже оприходована.

Забыть недостаток неисправленным невозможно. Действия организаций, связанные с использованием ККМ, строго контролируются налоговыми службами. Нарушения караются штрафами, элементами 40-50 тыс. руб. за 1 ошибка. Вследствие этого кассиру идет по стопам аристократия руководство по корректировке ошибок, и использовать ее на практике.

Читайте также статью ⇒ Как заполнить приходный кассовый ордер, образец заполнения.

Пример образца

Генеральному директору
ОАО «ЗАУРАЛЬЕ»
Иванову И.И.
От кассира-оператора
Ивановой А.А.
Объяснительная
12 июля 2020 года, работая на контрольно – кассовом аппарате «Касби»-02К,заводской номер№6005-4433, ошибочно пробила чек №00667788 на сумму 567рублей 67 копеек (пятьсот шестьдесят семь рублей 67 копеек) по причине невнимательности.

Приложение: чек
Подпись
Иванова А.А
12 июля 2020 года

Подведем итог

Пояснительная записка — инструмент из трудового права. Но на практике он играет важную роль при выяснении событий налоговых преступлений и нарушений законодательства о использовании ККТ.

Км 3 акт

Когда составляется акт о возврате денежных средств покупателю

Ситуации, когда покупатель хочет вернуть купленный товар, возникают довольно часто. Возможность такого возврата предусмотрена законом «О защите прав потребителей» от 07.02.92 № 2300-1.

До перехода на онлайн-кассы порядок действий кассира и руководства компании зависел от того, внес покупатель оплату в кассу наличными или расплатился картой, а также от момента возврата (в день покупки или позднее).

Подробнее о том, какие требования нужно соблюдать при работе с наличкой, см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Если покупатель расплатился наличными и вернул товар в день его покупки, факт возврата денег покупателем продавцу оформлялся с использованием унифицированной формы КМ-3, носящей название «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». На чеке представитель администрации магазина должен был поставить свою разрешительную подпись как основание для выдачи наличных денег из кассы. Чек наклеивался на отдельный лист и вместе с актом КМ-3 передавался в бухгалтерию.

Остановимся подробнее на заполнении формы КМ-3.

Заполняем акт формы КМ-3

Акт КМ-3 оформлялся в 1 экземпляре комиссией в составе заведующего отделом, старшего кассира и кассира и утверждался руководителем. Заполнить информацию необходимо было по всем погашенным чекам, а также по чекам, возвращенным клиентами в случаях возврата ими товара. Кассовая выручка за этот день уменьшалась на сумму, возвращенную покупателям, и об этом делалась запись в журнале кассира-операциониста КМ-4.

Составлять акт КМ-3 нужно было не во всех случаях возврата товара. Если покупатель расплатился банковской картой, выдавать ему деньги из кассы при возврате товара было нельзя, поскольку такое направление расходования наличной выручки не было предусмотрено нормативными документами (п. 2 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У о расходовании наличных денег из кассы). Не оформлялся акт по форме КМ-3 и в случае возврата товара не в день покупки. В этом случае по заявлению покупателя, возвращавшего товар, оплаченный наличными денежными средствами, производился на основании его заявления из главной кассы по расходно-кассовому ордеру.

Заполнение КМ-3 при применении онлайн-кассы

С июля 2017 года большая часть продавцов обязана применять онлайн-кассы.

О возможности «упрощенца» не применять онлайн-кассы при оказании услуг населению (кроме услуг общественного питания) до 01.07.2019 читайте в публикации «Введена отсрочка по онлайн-кассам».

О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

Дополнительно об оформлении чеков возврата читайте в материалах:

  • «Как сделать чек возврата в ККМ онлайн?»;
  • «Как сделать возврат денег за покупку по онлайн-кассе?»;

Как быть, если денег в онлайн-кассе недостаточно, рассмотрено в материале «ЛАЙФХАК] Если в кассе недостаточно денег на возврат, оформляйте «внесение наличных»».

А об оформлении возврата денег при безналичных расчетах можно узнать из материала «ЛАЙФХАК] Пробиваем возврат, если покупатель рассчитался по безналу».

Заполнение полей формы КМ-3

В шапке формы заполняем реквизиты предприятия. Если оно не является структурным подразделением и не располагает ими, это поле оставляем пустым. Однако для случаев, когда в сеть объединены несколько магазинов, целесообразно указывать название и адрес конкретной торговой точки.

Обязательно указываем наименование контрольно-кассовой машины.

Прикладную программу и тип операции можно не уточнять. Кассира, ответственного за возврат, можно указывать по ФИО или табельному номеру.

Уточнение “в том числе по ошибочно пробитым чекам” следует понимать так: основанием для заполнения КМ-3 является допущенная кассиром ошибка, когда сумма больше, чем фактическая стоимость товара и предприятие возвращает “разницу”, возникшую в результате этого.

На примере: допустим, что кассир Светлова, оформляя покупку книги, не учла акцию, по которой новая цена — 159 руб. В итоге был пробит чек на 1749 руб. Покупатель обнаружил ошибку и указал на нее, в результате чего ему вернули 1590 руб. По регламенту покупатель представил заявление на возврат средств. Старший кассир Ефремов О.А. затребовал у кассира объяснительную записку, которую также приложили к КМ-3 от 26.08. 2016.

Если неправильно выбили несколько чеков, в форме указывается детализация по каждому из них. Однако в отчете по возврату средств в КМ-4 будет приведена только итоговая цифра.

Объяснительная записка о неправильно пробитом чеке

Кассир в течение рабочего дня выполняет много однотипной работы, требующей кропотливого внимания. Вследствие человеческого фактора вполне могут иметь место ошибки в пробитии кассовых чеков. Поскольку это финансовые документы, влияющие на отчетность, все эти неточности должны быть зафиксированы и оформлены в установленном порядке. Нужно принять меры к тому, чтобы в будущем максимально снизить количество таких ошибок, а для этого изучить их причины.

Изложить обстоятельства неправильно пробитого кассового чека кассира просят в объяснительной записке, которую прикладывают к другим документам для оформления таких нарушений.

Случается, что допущенная ошибка замечается сразу после допущения и может быть тут же исправлена. Например, неправильно пробита цена товара, покупатель указал на это, кассир пробил товар верно. Но информация об ошибочном чеке уже зафиксирована в памяти ККМ. Чек с ошибкой должен быть «легализован» специальным отчетом в конце дня и приложенной к нему объяснительной запиской кассира вкупе с испорченным чеком.

Как написать объяснительную записку?

Письменное объяснение по неправильно выбитому чеку является таким же документом, что и прочие служебные письма, поэтому к заполнению такого документа необходимо отнестись со всей ответственностью.

  • Начинать заполнять такое письмо необходимо с правого верхнего угла, где требуется отобразить сведения об адресате, которому пишется записка. Кассир должен написать здесь должность, название учреждения, ФИО начальника. Все записывается в дательном падеже. После этого заполняются сведения о авторе записки в родительном падеже.
  • Ниже, посередине строчки отображается название документа. «Объяснительная записка» Название лучше выделить полужирным шрифтом, и размер шрифта сделать на 1- 2 пункта крупнее.
  • Затем описываются подробно обстоятельства, которые послужили причиной ошибочных действий.
  • В конце письма ставиться дата и подпись кассира, сделавшего ошибку.

(Видео: “Как правильно написать объяснительную”)

Закон РФ ФЗ № 54 от 22.05.203 года «О применении контрольно-кассовой техники…» требует, чтобы учреждения, получающие за реализацию товаров или за оказание услуг наличные средства от клиентов, обязаны устанавливать кассовые аппараты. В обязанности кассира входит выдача потребителю оригинального кассового чека. Однако в данном Законе отсутствуют сведения о том, как отменить выбитый по ошибке чек. В п.4.3 письма Минфина №104 от 30.08.1993 года говорится, что при ошибке кассира в отношении выбитого чека, он должен выполнить следующее:

  1. При невозможности погашения чека на протяжении рабочего дня, актировать его при завершении смены.
  2. Составить акт по унифицированной форме № КМ-3, принятой Госкомстатом РФ N 132 от 25.12.1998 г.
  3. Отобразить в “Журнале оператора-кассира” выданные деньги по вернувшимся чекам.

Следует заметить, что при ошибочно выданном чеке акт КМ-3 составляется в обязательном порядке. К этому акту прикрепляется испорченный чек, с отметкой о его погашении, а также письменное объяснение кассира, сделавшего ошибку. Испорченные чеки приклеиваются на чистый лист бумаги. Все названные материалы отправляются в бухгалтерию учреждения. Данная процедура отображена в разъяснении УМНС РФ N 29-12/17931 от 02.04.2003 г.

При работе возможно и другое обстоятельство. Например, неправильный чек выявлен кассиром после составления ежедневной отчётности. Работник кассового аппарата выполняет ту же процедуру, которая описана в предыдущем разделе, однако сведения об ошибке в его журнал не заносятся. Бухгалтер, в этом случае, обязан оформить РКО на разницу в сумме и заверить отчет у кассира, и у руководства. Ордер оформляется из кассы «бухгалтерии», так как сменное денежное поступление по кассовому аппарату уже оприходовано.

Кассир, при этом, как и в первоначальном варианте, обязан оформить письменное объяснение о случившемся. Письменное объяснение составляется по таким же правилам.

Если кассир выдал чек с неверной стоимостью продукции, а покупатель сразу обратил на это внимание и требует возвратить ему излишне взятые деньги, в обязанности кассира входит изъять испорченный чек и выбить другой – с правильной стоимостью. Соответственно, после завершения смены, кассир оформляет акт КМ-3, где отражается сумма по неправильно выбитым чекам. Испорченные чеки приклеиваются на листе с отметкой «Погашено», с приложением их к отчётности. К перечисленным материалам провинившийся работник прикладывает письменное объяснение, с отображением причины случившегося.

Объяснение составляется в произвольном виде, в нем требуется отобразить:

  1. Вверху справа заполняется «шапка» записки, в которой отображается название учреждения, должность, фамилия и инициалы начальника, потом отображаются сведения автора записки.
  2. Затем посередине строки пишется фраза «Объяснительная записка».
  3. Дата оформления письма и входной номер его регистрации в приемной начальника.
  4. Далее пишется заглавие – в данном примере, «о выданном чеке по ошибке» или «объяснительная по возвращению денежной суммы».
  5. В тексте письма кассир кратко в деловом стиле отображает обстоятельства, по случившемуся:
  • Дату случившегося.
  • Наименование кассового устройства.
  • Заводской номер модели.
  • Номер неправильно выданного чека.
  • Сумма испорченного чека
  • Причины случившегося.
  • Затем он подписывает записку с указанием своей должности и ФИО.
  1. К объяснению прикрепляется испорченный чек. Набирать чек на разницу в цене не требуется, так как данное обстоятельство не влияет на размер налогов. Однако если чек был составлен на меньшую цену, то эту разницу пробить нужно.

Пример письменного объяснения записки о неправильно пробитом чеке

Объяснительная по возврату по кассе

Может возникнуть такая ситуация, что кассир пробил чек по неверной стоимости товара. Покупатель сразу же заметил это и просит вернуть ему переплаченную сумму.
Кассир должен забрать неправильный чек и пробить новый – по верной цене. В конце своего рабочего дня, кассир составляет отчёт КМ-3, в котором он отражает сумму по неиспользованным и ошибочно выбитым чекам. Неправильно пробитый чек обязательно прикладывается к отчёту, и на нём ставится отметка «Погашено». В конце операционного дня, провинившийся кассир пишет записку, в которой он подробно описывает факт и причины ошибочно пробитого чека.

Записка пишется в свободной форме, в ней нужно отразить:

  • в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
    • наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
    • должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
  • затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
  • дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
  • заголовок – то есть основание. В данном случае, «об ошибочно пробитом чеке» или же «объяснительная на возврат денежных средств»;
  • текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он опоздал сегодня на работу. Кроме того, он должен указать:
    • дату происшествия;
    • название ККМ;
    • её заводской номер;
    • номер ошибочно пробитого чека;
    • сумма ошибки;
    • причины произошедшего. Это может быть невнимательность кассира, неисправность техники и прочее;
  • затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.

К объяснительной прикладывается сам неправильно пробитый чек. Пробивать чек на разницу в стоимости не нужно, так как это не влияет на величину уплачиваемых налогов. Но если чек был пробит на меньшую сумму, то следует пробить новый чек, который отразит разницу. Но это может делать не сам кассир, а руководитель предприятия или старший кассир.

Объяснительная по возврату чека

Может возникнуть и другая ситуация. Ошибка обнаружена самим кассиром после подготовки ежедневного отчёта. Кассир делает те же самые действия, что и в первой ситуации, но не вносит данные об ошибке в свой журнал.

Бухгалтер должен сделать РКО на сумму разницы и подписать его у руководителя, и у кассира. Ордер выписывается из «бухгалтерской» кассы, так как дневная выручка по конкретной кассовой машине уже оприходована.

Точно так же, как и в первом случае, кассир должен написать объяснительную записку о происшествии. Информация в этом документе указывается точно такая же, как и в первой ситуации. Кассир точно также указывает:

  • «шапку» документа:
    • наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
    • должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
  • название документа;
  • заголовок – то есть основание. В данном случае, «о возврате чека»;
  • текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он опоздал сегодня на работу. Кроме того, он должен указать:
    • дату происшествия;
    • название ККМ;
    • её заводской номер;
    • номер ошибочно пробитого чека;
    • сумма ошибки;
    • причины произошедшего. Это может быть невнимательность кассира, неисправность техники и прочее;
  • Затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.

Как оформить ошибочно пробитый чек?

Способ исправления ошибки зависит от того, когда ее выявили.

Кассир составил чек на сумму большую необходимой, покупатель заметил разницу и сразу указал ответственному сотруднику на нее.

В этом случае нужно забрать неверный документ у покупателя и выдать ему правильный. В конце дня работник составит отчет п форме КМ-3, в котором отразит сумму возврата по неиспользованным и ошибочным чекам.

Неверный документ обязательно нужно приложить к отчету, поставив на нем отметку «Погашено». Если он отпечатан на термобумаге, рекомендуется снять с него копию. Текст, нанесенный на такую бумагу, быстро выцветает, и дополнительные меры позволят избежать проблем с контролирующими инстанциями.

Относительно совершенной ошибки кассир обязан в конце дня написать объяснительную на имя руководителя фирмы. В этой бумаге указываются причины допущенной оплошности: невнимательность, проблемы в работе кассовой аппаратуры и т.д.

Делать чек на дельту нет необходимости: эта операция не повлияет на величину налога, рассчитываемую кассовым аппаратом. Она может быть необходима только для упрощения ведения бухгалтерского отчета внутри организации. Сумма ошибочно пробитых чеков отражается в кассовом журнале в графе 15. Делать РКО не нужно.

Основание для уменьшения дневной выручки – КМ-3. Ошибочно пробитый чек вычитается из полученной суммы. Отчет распечатывается в одном экземпляре и подписывается директором компании, руководителем отдела и сотрудником кассы.

Если чек был пробит на сумму, меньшую нужной, следует выбить документ на разницу. Кассир не имеет права не выполнить эту операцию: его действия будут расценены налоговыми органами как неиспользование ККМ, что влечет серьезные штрафы для организации. Согласно действующей практике, чек на неполную сумму приравнивается к невыданному.

Если ошибку обнаружили после подготовки ежедневного отчета с гашением, ее необходимо исправить. Порядок действий ответственного сотрудника аналогичен Ситуации №1, за исключением пункта о внесении данных в журнал кассира.

Аннулирование ошибочной операции делается путем создание РКО на разницу. Ордер выдается из «головной кассы», потому что к этому моменту дневная выручка уже оприходована.

Оставить недочет неисправленным нельзя. Действия компаний, связанные с применением ККМ, строго контролируются налоговыми службами. Нарушения караются штрафами, составляющими 40-50 тыс. рублей за одну оплошность. Поэтому кассиру следует знать инструкцию по корректировке ошибок и применять ее на практике.

Возврат денежных средств по акту КМ-3

Данная форма предназначена для подтверждения факта возврата уплаченных покупателем средств. Такой возврат может возникнуть в случае:

  • когда покупатель возвращает приобретенный товар;
  • когда кассир ошибочно выбил чек на большую сумму.

Для того, чтобы правильно оформить возврат денег покупателю, следует выполнить ряд действий.

При обращении покупателя с требованием принять ранее купленный товар и вернуть уплаченные за него деньги порядок действий будет следующим:

  • руководитель или уполномоченное им лицо ставит на чеке подпись;
  • кассир-операционист осуществляет по этому чеку возврат денег и ставит на нем штамп «погашено»;
  • в конце дня (смены) составляется акт КМ-3, в котором отражаются все чеки, по которым в течение дня были произведены возвраты;
  • записи о произведенных возвратах отражаются в журнале кассира-операциониста.

Такой порядок действий возможен только по чекам, по которым возврат производится в один и тот же день, когда они были выбиты. Если же выручка уже была сдана в кассу, то выдачу денежных средств покупателю нужно производить в ином порядке по расходно-кассовому ордеру.

Также рекомендуется при обращении покупателя получить от него заявление на возврат. Хотя требование о подаче письменного заявления нигде прямо не предусмотрено, вместе с тем на практике могут возникнуть споры с налоговиками по поводу обоснованности совершения возвратных операций. Так, в одном из дел налоговики усомнились в достоверности возвратных операций, так как заявления покупателей на возврат не были предъявлены при проведении налоговой проверки. После чего они сначала посчитали предпринимателю выручку в большем размере (прибавив к ней возвращенные суммы), что привело к тому, что был превышен предел доходов на УСН, в результате чего предприниматель утратил право на применение этого режима и ему насчитали налоги по общему режиму налогообложения. В судах предприниматель дело проиграл (Постановление Арбитражного суда Уральского округа № Ф09-7748/16 от 05.08.2016).

Когда же возврат денег покупателю производится по ошибочно выбитому чеку (например, кассир пробил чек на большую сумму, забыв предоставить скидку), то акт по форме КМ-3 также оформляется, если возврат производится в тот же день. В этом случае кассир должен погасить такие чеки, наклеить их на лист бумаги и передать в бухгалтерию вместе с актом КМ-3. В журнале кассира-операциониста делаются соответствующие записи о произведенных возвратах.

Форма КМ-3 это акт «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.»

Акт КМ-3 это форма возврата. Она оформляется, когда:

  • клиент возвращает товар продавцу, а продавец возвращает клиенту деньги за товар
  • кассир ошибочно пробил кассовый чек

Скачать форму КМ-3 в форматах: Excel, Word.

Что делать если чек на кассовом аппарате пробит неверно, либо покупатель решил оформить возврат товара, либо кассир случайно пробил не ту сумму в чеке, либо кассовый аппарат сам добавил несколько нулей к сумме чека ( бывает и такое)?

Порядок оформления возврата

Самое главное, что нужно сделать при оформление возврата это распечатать и оформить форму КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателю по неиспользованным кассовым чекам». Форма КМ-3 это внутренняя отчетность предприятия, ее не надо нести в налоговую. При проверке налоговый инспектор может попросить Вас показать этот документ.

Порядок возврата покупателю денег за товар

Покупатель должен предъявить кассовый чек и оформить в произвольной форме заявление. После чего вы оформляете форму КМ-3, прикрепляете к ней чек ( который вернул покупатель) и заявление покупателя.

Порядок оформления возврата по неправильно пробитому чеку

Желательно сохранить неправильно пробитый чек, если его нет тоже не беда, главное, чтобы об этом написал кассир в объяснении. Оформляете форму КМ-3, прикрепляете к ней ошибочно выбитый чек и объяснения кассира, который неправильно пробил этот чек.

Некоторые нюансы

Попросите клиента заполнить заявление в произвольном формате о том почему он возвращает товар. Если возврат нужно сделать по неправильно пробитому чеку из-за ошибки кассира операциониста, то кроме формы КМ-3 также нужно взять письменное объяснение с кассира на имя генерального директора или другого начальника, о том как произошла ошибка, и как был пробит неверный чек, это не только дисциплинирует кассира, но и у Вас будет дополнительный аргумент перед налоговой при возможной проверке. Брать с кассира объяснения не обязательно, но желательно. Также к КМ-3 желательно приложить неверно пробитый чек или чек от покупателя на который оформляется возврат. Возврат оформляется отдельной записью в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4) в графе №15 «сумма денег, возвращенная покупателям ( клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, куда переносится общая сумма из форм(ы) КМ-3

.

Рекомендации по заполнению акта

Если в компании составлен акт КМ-3, необходимо оформить эту ситуацию документально. Основанием для составления акта является кассовый чек продажи. Читайте также статью: → «Как снять Z-отчет по кассе в 2018». Кассир должен наклеить чек на лист бумаги и прикрепить к акту о возврате.

Важно! На чеке должен поставить свою подпись руководитель, а кассир – штамп о погашении чека.

Однако чек в наличие есть не всегда. Как же следует поступить при отсутствии кассового чека? Согласно требованиям закона вернуть товар продавец должен даже в том случае, если у покупателя отсутствует чек продажи. Соответственно, в этой ситуации пакет документов, которые подлежат передаче в бухглатерскую службу, будет состоять из:

  • Акта по форме КМ-3;
  • Заявления покупателя на возврат;
  • Заявления от покупателя об утере кассового чека;
  • Товарного чека, распечатанного из программы, в которой ведется учет.

Если причиной составления акта является ошибка кассира, и кассовый чек, либо остается у покупателя, либо утерян кассиром, кассир должен составить объяснительную на имя руководителя и товарный отчет, который продемонстрирует, что расхождение в данным вызвано ошибкой кассира и все продажи соответствуют действительности. Читайте также статью: → «Какие санкции, штрафы и ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2018».

Все документы, связанные с проведением возврата от покупателя в течение кассовой смены или ошибочно пробитым кассиром кассовым чеком, должны быть скреплены с Z-отчетом и справкой кассира-операциониста, и переданы в бухгалтерию компании в сроки, утвержденные внутренними стандартами.

Км 3 акт

Как правильно сформировать чек коррекции

Ошибки кассира (неправильно указанная сумма в чеке, непробитие) оформляются чеком коррекции. Документом фиксируются только ошибки кассира или внештатные ситуации (например, непробитие документа из-за отключения электричества), а возврат товара оформляется обычным чеком с признаком расчета – «возврат прихода».

При работе на онлайн кассе ошибки кассира оформляются специальным документом – чеком коррекции. При этом не стоит путать коррекционный чек и чек на возврат товара.

Как оформляется возврат товара

Если покупателем производится возврат товара, оформляется обычный кассовый документ с типом расчета «возврат прихода». От покупателя должно быть получено документальное подтверждение факта возвращения товара. Для этого в произвольной форме пишется заявление с указанием ФИО лица, возвращающего товар, паспортные данные и основание возврата. Продавцом составляется товарная накладная.

В каких случаях составляется коррекционный чек

Документом оформляются ошибки кассира-операциониста:

  • указание в документе суммы меньшей, чем получено от покупателя (неучтенная выручка);
  • указание суммы большей, чем получено, или непробитие документа (недостача).

Также оформляются внештатные ситуации:

  • непробитие кассового документа вследствие отключения света или электричества;
  • выход из строя кассового аппарата.

Как оформить коррекционный чек при неучтенной выручке

Если кассир ошибочно указал в кассовом документе – чеке онлайн-кассы сумму меньшую, чем было получено от покупателя, в кассе образуется неучтенная выручка, за которую налоговый орган будет вправе оштрафовать предпринимателя или компанию, так как, по его мнению, на излишек по кассе чек выбит не был. Налицо неприменение ККТ, которое карается штрафом от 10 000 до 30 000 руб.

Ситуацию можно исправить, оформив чек коррекции. Перед этим необходимо составить бумагу, обосновывающую формирование данного чека, – например, служебную записку, в которой указать причину возникновения ошибки. Документ должен иметь номер и дату.

После того как чек направлен ОФД, рекомендуется в письменной форме (при обращении в ИФНС или через Личный кабинет на сайте ФНС) уведомить налоговый орган о факте неприменения ККТ и составлении в результате этого чека коррекции.

Обратите внимание! Если налоговый орган узнал о неприменении ККТ раньше, чем это заметил кассир, то тип коррекции будет «операция по предписанию», а основание – «дата, номер и наименование документа, вынесенного налоговой инспекцией».

Как оформить коррекционный чек при недостаче

Если в кассовом документе указывается сумма большая, чем получена от покупателя, в кассе образуется недостача. С точки зрения ФНС это не является нарушением порядка применения онлайн-кассы. Об этом факте, как в случае в неучтенной выручкой, сообщать в ИФНС не нужно.

Когда оформляется коррекционный чек

Новый закон, внесший изменения в порядок расчета с покупателями, не содержит указания на то, когда можно оформить чек коррекции. Расширенное толкование п. 4 ст. 4.3. 54-ФЗ подразумевает возможность его составления в любой день, когда была выявлена ошибка. Основным условием является открытие в рабочую смену, а не в промежутке между ними.

Для того чтобы не запутаться с типом вносимых данных, рекомендуем составить и использовать в работе памятку, содержащую краткие сведения о типах коррекции, признаках расчета и случаях, когда необходимо уведомить налоговый орган о совершенной ошибке.

Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы)?

ИА ГАРАНТ

Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы), например, когда вместо оплаты наличными выбрана оплата банковской картой? Как исправлять такую ошибку, если она выявлена через 1, 2, 3 недели? Обязательно ли использовать чек коррекции? Достаточно ли будет пробить чек с признаком «возврат прихода», а затем пробить верный чек? Нужно ли пробить чек на возврат товара, купленный не в этот день (по старому законодательству чек не нужно было пробивать)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Для исправления ошибки при выборе формы расчета необходимо использовать чеки коррекции.

Возврат денежных средств покупателю вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента поступления денежных средств, осуществляется с одновременным пробитием кассового чека.

Обоснование позиции:

Исправление ошибки при применении ККТ

Правила применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении расчетов на территории РФ в целях обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей, а также обеспечения установленного порядка осуществления расчетов, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей установлены Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ).

Исходя из пп. 4 п. 4.1 Закона N 54-ФЗ, при использовании онлайн-касс оформляются, в частности, фискальные документы:

  • кассовый чек (бланк строгой отчетности);

  • кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) (далее — КЧК).

Реквизиты кассового чека определены в п. 1 ст. 4.7 Закона N 54, а также в приказе ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ (далее — Приказ), утвердившем дополнительные реквизиты фискальных документов и форматы фискальных документов, обязательные к использованию.

Среди обязательных реквизитов кассового чека поименованы, в частности:

  • признак расчета, который может иметь четыре значения: приход — указывается при получении средств от покупателя (клиента); возврат прихода — при возврате покупателю (клиенту) средств, полученных от него ранее; расход — при выдаче средств покупателю (клиенту); возврат расхода — при получении средств от покупателя (клиента), выданных ему ранее;

  • форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа.

Согласно ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ кассовый чек — это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем ККТ (продавцом) и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники.

Таким образом, кассовый чек (бланк строгой отчетности) с признаком расчета «возврат прихода» или «возврат расхода» оформляется только в случаях фактического возврата клиенту или получения от клиента денежных средств в кассу (дополнительно смотрите письма Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28920, от 24.05.2017 N 03-01-15/31944).

При выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены (п. 4 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ).

Формулировка «после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены», по нашему мнению, не означает, что чек коррекции оформляется только в день допущения ошибки. Данная фраза означает лишь, что нельзя корректировать расчеты после формирования отчета о закрытии смены. То есть в день выявления ошибки, требующей внесения изменений в данные, переданные через оператора фискальных данных в налоговый орган, пользователь после открытия смены (формирования отчета об открытии смены) может сформировать чек коррекции до закрытия смены.

Дело в том, что в силу п. 1 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ при закрытии смены фискальный накопитель формирует итоговые сведения о суммах расчетов, указанных в кассовых чеках и кассовых чеках коррекции, для формируемых отчетов о закрытии смены. То есть данные из КЧК учитываются в отчете о закрытии смены.

Здесь же приведем мнение представителя налоговых органов, размещенное в материале «Когда потребуется чек коррекции ККТ» на сайте http://54fz.ru: «Чек коррекции (или бланк строгой отчетности, БСО коррекции) формируется для корректировки расчетов, произведенных ранее. Открыв смену, пользователь ККТ может пробить чек коррекции за любое время, указав дату (скажем, смена открыта 20 марта, а чек коррекции пробивается за 3 марта)».

В Приказе также предусмотрена возможность формирования чека коррекции в случае выявления ошибки пользователя. Перечень реквизитов КЧК приведен в таблице 30 п. 35 Приказа.

С учетом вышеизложенного полагаем, что при внесении исправлений в регистрацию произведенного расчета в онлайн-ККТ прежде всего следует обнулить зарегистрированный ранее расчет с ошибочным указанием формы расчета (например наличными). Для этого необходимо оформить КЧК с признаком расчета «3» (расход) на сумму первоначального кассового чека с его же реквизитами.

Для оформления прихода с указанием правильной формы расчета (банковской картой) оформляется КЧК с признаком расчета «1» (приход).

Среди дополнительных реквизитов КЧК (п. 5 приложения N 1, таблицы 30 и 31 к Приказу) предусмотрены «тип коррекции» и «основание для коррекции».

В случае самостоятельного выявления организацией ошибки реквизит «Тип коррекции» принимает значение «0» — самостоятельная операция, в случае же получения организацией сообщения от налоговых органов о выявлении нарушения законодательства о применении ККТ с предложением добровольно исправить данное нарушение — значение «1» — операция по предписанию (примечание 3 к таблице 30 п. 35 Приказа).

Основанием для коррекции может быть банковская выписка, где указана сумма, поступившая по банковской карте, отчет о закрытии смены (Z-отчет) на дату совершения ошибки и приходный кассовый ордер, оформленный согласно пп.пп. 4.1, 4.6 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указания N 3210-У), в котором на дату совершения ошибки сумма поступивших наличных денежных средств должна отличаться на сумму ошибки.

Также целесообразно, по нашему мнению, до пробития чека коррекции составить объяснительную (акт, служебную записку), в которой указывается основание для коррекции.

Обращаем внимание, что изложенная точка зрения является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений и материалов судебной практики по рассматриваемому вопросу мы не обнаружили. В связи с этим рекомендуем обратиться за соответствующими письменными разъяснениями в ФНС России (п. 1 ст. 7 Закона N 54-ФЗ, п. 1, пп. 6.3 п. 6 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 N 506).

Возврат товара

Под расчетами для целей Закона N 54-ФЗ понимаются, в частности, прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).

Согласно п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты.

Таким образом, при возврате денежных средств покупателю ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28914).

В письме от 24.05.2017 N 03-01-15/31944 Минфин России пояснил, что при осуществлении возврата товара на кассовом чеке (бланке строгой отчетности) необходимо указывать признак расчета: возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, — возврат прихода. Смотрите также письмо Минфина России от 04.07.2017 N 03-01-15/42315.

При этом кассовый чек с признаком возврата прихода формируется на контрольно-кассовой технике того же хозяйствующего субъекта.

На сегодняшний день финансовое ведомство фактически не разделяет возврат средств клиенту в день их уплаты или в последующие дни. Следовательно, с переходом к применению онлайн-касс возврат денежных средств покупателю вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента поступления денежных средств, осуществляется с одновременным пробитием кассового чека, что, в общем-то, следует из понятия расчетов, установленного для целей применения норм Закона N 54-ФЗ (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ) и нормы п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ.

До начала применения онлайн-касс возврат денежных средств из кассы не в день оплаты должен был осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера (РКО) в соответствии с пп.пп. 6.1, 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У) с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указаний N 3210-У, смотрите также письмо ФНС России от 11.04.2013 N АС-4-2/6710).

Что касается необходимости оформления РКО (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) при возврате товара (отказе от услуги) не в день покупки после начала применения онлайн-касс, то существует мнение специалистов, что РКО следует оформлять в случае, если денежные средства выдаются клиенту из главной кассы организации, а не из наличности, находящейся у кассира-операциониста (смотрите, например, ответ на сайте на сайте http://54fz.ru на вопрос: «Организация занимается торговлей автомобилями. Подскажите, получена оплата от покупателя по безналу. От сделки клиент отказался. Делаем возврат из основной (единственной) кассы организации. Должны мы пробивать чек с реквизитом «возврат прихода»? Или достаточно РКО с заявлением на возврат?».

Сразу оговоримся, что разъяснений уполномоченных органов по аналогичным ситуациям нами не обнаружено, а в упомянутых выше письмах Минфина России от 24.05.2017 N 03-01-15/31944 и от 04.07.2017 N 03-01-15/42315 сообщено, что по вопросу соблюдения порядка ведения кассовых операций (выдачи денежных средств за возвращенный товар не в день покупки такого товара и документального оформления такой операции) необходимо обратиться в Банк России, наделенный функциями определения указанного порядка в соответствии со ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».

При этом согласно пп. 4.1 п. 4 Указаний N 3210-У (в редакции Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У, вступившего в силу с 19.08.2017) кассовые документы (в том числе РКО) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных Законом N 54-ФЗ.

Таким образом, на конец дня (смены) по окончании проведения кассовых операций можно оформлять ПКО на общую сумму прихода и РКО на общую сумму выданных (возвращенных) наличных денег, которые следует учесть в кассовой книге. То есть получается, что по окончании смены РКО будет сформирован на основании данных ККТ, что позволяет не оформлять РКО в случае возврата денег в течение дня (смены). По сути, в таком случае кассовый чек с признаком возврат прихода будет выполнять роль РКО для целей применения положений пп.пп. 6.1, 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У.

Также отметим, что при возврате денежных средств покупателям (клиентам) организация не обязана оформлять акт по форме N КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее — Постановление N 132).

В письме Минфина России от 04.04.2017 N 03-01-15/19821 указано, что Закон N 54-ФЗ и принятые в соответствии с ним нормативные правовые акты не предусматривают применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением N 132. В результате сделан вывод, что указанные формы документации могут не применяться.

В письме ФНС России от 03.04.2017 N ЕД-4-20/6181@ специально подчеркнуто такое преимущество перехода на новый порядок применения ККТ, как отказ от обязательного ведения форм первичной учетной документации (формы КМ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем