Остаток по авансовому отчету

Авансовый отчет: ошибка в печатной форме

Вопрос:

Почему при печати документа Авансовый отчет у подотчетного лица показан перерасход, хотя на закладке Авансы отражен платежный документ?

Ответ:

В том случае, когда в табличной части документа Авансовый отчет заполнены все необходимые сведения о сумме расхода, а также указаны подтверждающие документы, но при печати указывается перерасход, необходимо проверить документы, которыми были выданы денежные средства в подотчет: Расходный кассовый ордер или Платежное поручение (исходящее).

В документах проверяется время проведения, так как время проведения документа Авансовый отчет должно быть позже времени проведения расходного ордера или платежного поручения.

Например, при создании документов пользователь указал время авансового отчета раньше, чем время расходного ордера, по этой причине при печати показывается перерасход подотчетного лица.

Для исправления ошибки необходимо время документа Авансовый отчет указать позже времени расходного денежного документа.

Полезно

Возможно Вам будет интересна статья «Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами».

Архипенко З. М.,
помощник руководителя
по налогам
ООО «Рамзес»

Как заполнить авансовый отчет
при перерасходе денежных средств?

В условиях роста цен достаточно сложно угадать, сколько денег нужно дать под отчет сотруднику, и поэтому часто происходит перерасход. Еще одной причиной является неправильное планирование или желание работника приобрести дополнительные товары. В любом случае перерасход необходимо правильно оформлять.

Основной документ, которым необходимо руководствоваться при выдаче денежных средств под отчет, – это Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Какими основными документами оформляется выдача денежных средств под отчет?

1. Заявление работника о выдаче денежных средств под отчет.
2. Расходный кассовый ордер, свидетельствующий о выдаче денежных средств по кассе.
3. Кассовая книга, в которой фиксируются операции по кассе.
4. Авансовый отчет, свидетельствующий о расходе денежных средств.

Работник должен отчитаться о расходовании денежных средств в течение трех дней. Данный срок рассчитывается следующим образом:

• это срок, на который выдавались денежные средства;
• срок возвращения из командировки;
• срок выхода на работу, например, если денежные средства были выданы работнику, но он заболел.

К авансовому отчету необходимо приложить подтверждающие документы:

• товарный чек;
• кассовый чек;
• бланк строгой отчетности;
• товаросопроводительные документы;
• договоры.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Порядок выдачи денежных средств под отчет выглядит следующим образом:

1. Работник формулирует те цели, на которые ему нужны денежные средства (например, направление в командировку, приобретение основных средств, канцтоваров или расходных материалов).

2. Перед тем как выдать денежные средства, бухгалтер проверяет:

• нет ли задолженности у работника по ранее выданным средствам;
• представил ли работник авансовые отчеты за ранее полученные авансы.

Если задолженность есть, то денежные средства не выдаются.

3. Работник пишет заявление на имя руководителя экономического субъекта с просьбой выдать денежные средства под отчет. Форма заявления не утверждена, однако в заявлении необходимо указать:

• сумму денежных средств;
• цели, на которые выдаются денежные средства;
• срок, на который выдаются денежные средства.

4. Руководитель и бухгалтер визируют данное заявление, чем выражают согласие на выдачу денежных средств (п. 6.3 Указания).

5. Для выдачи денежных средств оформляется кассовый ордер и передается в кассу. Право на оформление кассового ордера имеют:

• главный бухгалтер;
• бухгалтер или иное должностное лицо, например, кассир, на которого возложены соответствующие обязанности;
• руководитель экономического субъекта при отсутствии бухгалтера.

Выдачу денежных средств непосредственно из кассы осуществляет:

• кассир;
• бухгалтер;
• руководитель экономического субъекта при отсутствии бухгалтера.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

6. Нужно учесть выдачу денежных средств в кассовой книге.

Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004.

Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее – технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

7. Работник, расходуя денежные средства, получает на руки документы, подтверждающие расходование средств, например кассовые и товарные чеки. Необходимо заранее предупредить работника о необходимости сбора подтверждающих документов и представления их работодателю.

8. Работник заполняет и представляет работодателю отчет о расходовании денежных средств.

Идеальной является ситуация, когда сумма по авансовому отчету совпадает с выданными денежными средствами, но так, к сожалению, бывает не всегда.

Если потрачено меньше, работник должен вернуть денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. Соответственно, кассир или бухгалтер сличают, чтобы потраченные средства и возвращенные средства в кассу совпали.

Если потрачено больше, то существуют две ситуации:

• руководитель утверждает перерасход и возвращает работнику по расчетному кассовому ордеру;
• руководитель не утверждает перерасход, и, соответственно, денежные средства взыскиваются
  с работника.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

На законодательном уровне не установлен срок на возмещение работнику его перерасходованных денежных средств, потраченных на хозяйственные нужды или в командировке.

При наличии перерасхода сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Может сложиться и третья ситуация: например, работник потратил средства, но не может подтвердить расход документально, не возвращает остаток денежных средств или вообще не известно, потратил работник денежные средства или нет. В этом случае согласно ст. 137 ТК РФ возможно удержать сумму выданных денежных средств из заработной платы работника. Для этого необходимо:

• получить заявление работника о согласии на удержание денежных средств;
• в течение месяца со дня истечения срока возврата средств издать приказ руководителя об удержании;
• ознакомить работника с приказом об удержании.

Такой позиции придерживается Роструд в письме от 09.08.2007 № 3044-6-0. Но на практике может произойти ситуация, при которой работник отказывается от добровольного удержания денежных средств из заработной платы. В этом случае возможно взыскать денежные средства через суд. Для суда авансовый отчет также может стать доказательством подтверждения правомерности взыскания средств, если же работодатель согласен с перерасходом, то в суд можно не подавать.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Работник, получающий наличные денежные средства под отчет, вправе предъявить авансовый отчет с подтверждающими документами, свидетельствующими об осуществлении им расчетов, связанных с осуществлением деятельности организации, в безналичном порядке.

Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо. Для этого применяется унифицированная форма АО-1, но может применяться и форма, разработанная компанией самостоятельно. Наиболее привычной является форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Если применяется стандартная форма отчета, то начать ее заполнение необходимо со стандартных данных:

• наименования организации;
• даты составления документа;
• фамилии и инициалов;
• должности;
• табельного номера;
• назначения аванса.

Также необходимо указать фактически потраченную сумму денежных средств, на обороте бланка будут перечислены подтверждающие документы с указанием сумм. Все документы, подтверждающие перерасход денежных средств, прилагаются к отчету в том порядке, который определен в самом отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.

Форма авансового отчета

Ситуация 1 – работодатель подтверждает перерасход по командировке.

В ООО «Марушка» финансист О. П. Максимов был направлен в командировку в Санкт-Петербург. Из кассы ему были выданы денежные средства – 25 000 руб.

Вместе с тем работник потратил 33 000 руб.

Перерасход произошел ввиду отказа в брони в гостинице, которую предварительно забронировал работник. Также во время командирования был привлечен переводчик. Расходы на переводчика составили 5000 руб.

В результате перерасход составил 8000 руб.

Перерасход подтвержден документально и согласован с руководителем компании.

12.04.2016 кассир произвел возврат денежных средств в размере 8000 руб.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если работнику наличные деньги из кассы под отчет не выдавались, то возмещение понесенных им расходов (отражаемое в рассматриваемой ситуации как перерасход по авансовому отчету) наличными денежными средствами не может осуществляться за счет наличных денег, поступивших в кассу в виде выручки. Для этих целей следует использовать наличные деньги в кассе, не являющиеся наличной выручкой.

Ситуация 2 – работодатель не подтверждает перерасход денежных средств.

В ООО «Марушка» работает инспектор по кадрам О. М. Новоселова.

01 апреля 2016 года инспектор по кадрам получила денежные средства в размере 2000 руб. на приобретение бланков трудовых книжек.

Инспектором были приобретены бланки на сумму 5000 руб. При этом бланки были приобретены с рук, подтверждающих документов нет. По результатам внутренней юридической экспертизы бланки были признаны фальшивыми.

Перерасход составляет 3000 руб.

Инспектор по кадрам отказывается возмещать денежные средства в кассу и не может представить подтверждающие документы. Работодатель принимает решение о наложении дисциплинарного взыскания на инспектора по кадрам в виде выговора на основании ст.ст. 192, 193 ТК РФ, решено не взыскивать средства в судебном порядке.

Ситуация 3 – работник потратил часть средств на собственные цели.

В ООО «Марушка» работает технолог по производству М. П. Иванова. Технологу были выданы 12 апреля 2016 года денежные средства в размере 15 000 руб. для приобретения продуктов питания.

Технологом были потрачены средства в размере 15 000 руб.

Вместе с тем на склад поступили продукты питания на сумму 13 000 руб., что подтверждено показаниями кладовщика.

По данному факту собрана комиссия в лице:

• главного бухгалтера;
• кладовщика;
• финансиста;
• юриста.

При подготовке объяснений технолог подтвердила, что 2000 рублей были потрачены на личные цели – для закупки продуктов питания для домашнего хозяйства.

По заявлению технолога по производству М. П. Ивановой, денежные средства в размере 2000 руб. были внесены в кассу предприятия. Технологу по производству на основании ст. 192 ТК РФ было вынесено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Данный пример подтверждает, что важно проверить не только документальное использование денежных средств, но и фактические расходы (например, недобросовестные работники иногда завышают расходы на проезд на такси, а также на приобретение основных средств и материалов). Подобные случаи должны четко пресекаться. В некоторых компаниях в локальных актах установлено, что перерасход не может составлять более определенной суммы или определенного процента.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Наличие задолженности по подотчетным суммам не является основанием для отказа уволить работника по его желанию (часть третья ст. 77 ТК РФ), а также не может служить оправданием продления свыше двух недель срока предупреждения об увольнении. В этой ситуации работодатель должен удовлетворить просьбу работника, содержащуюся в заявлении, об увольнении в сроки, определенные в соответствии со ст. 80 Трудового кодекса. Если на момент увольнения претензии к работнику остаются, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, а затем он может обратиться в суд с иском о взыскании задолженности.

В заключение необходимо отметить, что в условиях кризиса, безусловно, любой перерасход несет негативные последствия, в связи с чем руководство компании и бухгалтерия должны следить как за сроками представления авансовых отчетов, так и за их содержанием, наличием подтверждающих документов. Не менее важной является дальнейшая работа в отношении неподтвержденных сумм перерасхода, взыскания данных сумм с работников.

Возмещение перерасхода по авансовому отчету в 2020 году

Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано в подотчет, то перерасход нужно будет возместить. В этом случае работником составляется авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы. В статье рассмотрим порядок, по которому осуществляется возмещение перерасхода по авансовому отчету.

Авансовый отчет

По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета. Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней. То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок. Если авансовый отчет предоставляется по командировочным расходам, то срок для этого установлен в пределах 3-х дней с даты возвращения из поездки.

Важно! Деньги в подотчет могут выдаваться наличными или по безналу. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер (РКО), а сами наличные деньги снимаются с расчетного счета компании или выдаются из выручки, поступившей в кассу наличными.

Если деньги в подотчет работнику перечисляются по безналу, то они переводятся ему на банковскую карту. В этом случае в платежном поручении нужно указать, что деньги выдаются под отчет. По деньгам, поступившим работникуна карту, отчитаться он может и позже указанного срока. К безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств.

Как оформляется авансовый отчет

Для составления авансового отчета может применяться установленная форма(АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России №55), либо самостоятельно разработанная форма. На лицевой стороне отчета указываются ФИО сотрудника, его должность и назначение выданного ему аванса. На оборотной стороне перечисляется перечень документов, которыми работник может подтвердить свои расходы. Все прилагаемые документы нумеруются в порядке записи их в АО.

Получив авансовый отчет от сотрудника, бухгалтер проводит проверку:

• целевого расходования денежных средств;
• наличие подтверждающих документов;
• правильность оформления документа;
• сумм расходов, а также счетов учета.

После проверки отчет передается директору для утверждения, а затем принимается к учету. Неиспользованный аванс сдается в кассу, при этом заполняется приходный кассовый ордер (ПКО). Если по авансовому отчету вышел перерасход, то необходимая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (РКО).

Перерасход по авансовому отчету

Проверяя авансовый отчет, бухгалтер может обнаружить, что сотрудником израсходовано больше денежных, чем ему выдал кассир. Такой перерасход требует возмещения, но только в том случае, если он обоснован.

Для того, чтобы перерасход был признан обоснованным, должны выполняются следующие условия:

1. Денежные средства сотрудник израсходовал на выполнение задания, которое ему поручила организация. Как правило, цель выдачи в подотчет денежных средств указывается в приказе директора).
2. Работником представлены документы, которые подтверждают перерасход денежных средств. Это, например, могут быть кассовые чеки.

Если оба указанных условия выполняются, то сотруднику возвращаются денежные средства. В противном случае деньги возвращать не нужно.

Важно! Денежные средства, потраченные сотрудником помимо полученного аванса, выдаются ему из кассы. При этом оформляется расходный кассовый ордер по форме КО-2 (РКО).

При выдаче перерасхода формируется следующая проводка:

Д71 К50 – возмещены расходы работнику, превышающие выданные под отчет деньги.

Таким образом, если работник потратил денег больше, чем ему было выдано, он составляет авансовый отчет на всю потраченную сумму. Перерасход ему просто выплачивается из кассы. При заполнении авансового отчета ему нужно будет заполнить дополнительные графы документа. В строке «Перерасход» следует указать сумму, которую работнику нужно добавить до полной стоимости покупки. В строке «Перерасход выдан» указывается сумма, которая была возмещена работнику, а также реквизиты РКО или платежного поручения (если деньги работнику были перечислены на карту). Но если отчет составлен до того, как были компенсированы расходы, то данная строка не заполняется. Читайте также статью ⇒ АКТ ПО ФОРМЕ КМ-3

Пример возмещения перерасхода по авансовому отчету

Бухгалтером ООО «Компания» Ивановым И.И. были закуплены канцтовары для бухгалтерии. Для этого ему было выдано 2000 рублей 15 марта. Однако, при покупке канцтоваров, Иванов потратил больше денег сумму, а именно – 2800 рублей. На все потраченные средства бухгалтер предоставил авансовый отчет и подтверждающие документы. В качестве подтверждающих документов им были представлены: кассовый и товарный чеки, с выделенными НДС. Счет-фактура предоставлен не был. Авансовый отчет Иванова был проверен, утвержден директором, после чего по нему был выдан перерасход в размере 800 рублей.

В бухгалтерском учете будут проведены следующие операции:

Хозяйственная операция	Проводка
Иванову из кассы под отчет выдано 2000 рублей	Д71 К50
Получены канцтовары, купленные Ивановым	Д10 К71
Учтен НДС по приобретенным канцтоварам	Д19 К71
НДС списан за счет собственных средств	Д91.2 К19
Иванову компенсированы расходы сверх суммы, выданной ему авансом под отчет в размере 800 рублей	Д71 К50

Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту сотрудника

Выдать денежные средства под отчет можно как из кассы наличными, так и безналом, то есть деньги работнику перечисляют деньги на банковскую карту. При возникновении перерасхода у бухгалтера может возникнуть вопрос о том, можно ли его перечислить также на банковскую карту.

Прямого ответа на этот вопрос законодательство не дает. Но казначейство и Минфин РФ допускают перечисление денег на карту сотрудника. Если обратиться к самому бланку авансового отчета, то в нем предусматривается единственный способ возмещения перерасхода – наличными деньгами. Поэтому решение о способе возмещения денег компании придется принимать самостоятельно. Во избежание лишних споров с контролирующими органами, лучше будет, если перерасходы по подотчетным средствам будут выдаваться только из кассы наличными.

Читайте также статью ⇒ АКТ СВЕРКИ ВЗАИМНЫХ РАСЧЕТОВ В 2020 ГОДУ

Срок возмещения перерасхода по авансовому отчету

До недавнего времени возмещение расходов работнику по авансовому отчету осуществлялось только после составления приказа. На сегодняшний день приказ составлять необязательно, достаточно просто указать данное условие в учетной политике организации. Во внутренних документах это может прописываться в виде правил и сроков возмещения перерасхода по АО.

Важно! Перерасход работнику выплачивается на основании представленного им авансового отчета, утвержденного руководителем. Поэтому каких-либо заявлений ему писать для этого не нужно. Законодательство не содержит данного требования.

Для обоснования того факта, что перерасход действительно был и деньги по нему выплачены, необходимо соблюдение следующих условий: расходы являются обоснованными и документально подтвержденными. Помимо этого, сотрудник должен составить авансовый отчет, утвержденной в организации руководителем. Отчет проверяется и заверяется руководителем. Только в этом случае перерасход может быть возмещен работнику. После того, как авансовый отчет проверен и утвержден, в соответствующей графе документа ставится отметка. При выдаче перерасхода бухгалтером ставится дата и номер расходника.

Важно! Вотчете должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.

После этого подотчетные суммы списываются. Списание осуществляется на основании авансового отчета, утвержденного директором. Если отчет проверку не прошел (например, перерасход признан необоснованным), то к учету он не может приниматься.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли запись о возмещении перерасхода подотчетных денег внести в авансовый отчет уже после того, как он будет утвержден.

Ответ: Да, законодательством не ограничен период времени, в течение которого работнику должен быть компенсировать перерасход. Поэтому запись о погашении задолженности может вносится уже после того, как авансовый отчет будет утвержден.

Вопрос: Кто должен заполнять авансовый отчет – работник или бухгалтер?

Ответ: Авансовый отчет заполняется работником, которым в подотчет были выданы денежные средства авансом. Бухгалтер только проверяет правильность заполнения документа, а также наличие всех перечисленных в отчете подтверждающих документов. Но при необходимости заполнить авансовый отчет можно и за работника.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Метки: авансовый отчет, АО, Возмещение перерасхода по авансовому отчету, перерасход по АО

Авансовый отчёт и возврат остатков подотчётных сумм

Авансовый отчет — это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием — форма № АО-1. Утвержденный руководителем учреждения авансовый отчет является первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств.

Остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру и приходуют по кассе бухгалтерской записью обратной той, которой оформлялась выдача денег под отчёт:

Д 020134510 К 020800000

Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру и оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счёта учёта расчётов с подотчётными лицами и кредиту счёта учёта денежных средств в кассе:

Д 020800000 К 020134510

В случаях, когда работнику выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету в соответствии со ст. 137 ТК РФ. В учёте оформляется бухгалтерская запись по кредиту счёта учёта расчётов с подотчётными лицами и дебету счёта учёта расчётов с работниками:

Д 030211830 К 020811660

Однако существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы.

В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Доказать, что работник не против удержания суммы из заработной платы, возможно только при наличии его письменного заявления об этом (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Таким образом, если вышеуказанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

Учимся заносить операции по эквайрингу

оглавление

Учимся работать с корпоративными картами

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Дт 71 Кт 50 5000

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Дт 26 Кт 71 5000

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

• Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
• Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
• Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

• Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
• Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
• В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

• всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
• всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
• к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Подписывайтесь и получайте новые статьи и обработки на почту (не чаще 1 раза в неделю).
Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.

Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Учимся заносить операции по эквайрингу

оглавление

Учимся работать с корпоративными картами