Отдел кадров с нуля с чего начать

Вопрос

Подскажите пожалуйста при открытии фирмы ооо нужно начать ведение отдела кадров с нуля, сч чего мне нужно начать? Могу ли я оформить все сотрудников в том числе бухгалтера и генерального директора по гражданско — правовому договору? По какому договору выгоднее для работодателя оформить людей? Идет ли стаж сотруднику оформленному по гражданско — правовому договору?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать, что для начала необходимо разработать все необходимые кадровые документы.

Читайте о штатном расписании ооо, чтобы не совершать ошибок.

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Следовательно, к обязательным документам отдела кадров относятся:

1. Трудовой договор. На основании ст. 56 ТК РФ трудовым договором считается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

2. Трудовые книжки. В силу ст. 66 ТК РФ они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Все работодатели (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной. Напомним, что порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». При этом, правильность внесения записей в книжки, определена Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

4. Штатное расписание и график отпусков. Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. 123 ТК РФ. А вот обязательность ведения штатного расписания Трудовым кодексом не предусмотрена, хотя его форма №Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В настоящее время в соответствии с федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждая организация вправе разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Обязательность унифицированных форм осталась только для бюджетных организаций.

Однако контролирующие органы, да и суды при рассмотрении трудовых споров практически всегда запрашивают данный документ. Наличие штатного расписания и изменения в нем дает нам обоснование для увольнения работников по сокращению численности или штата работающих. Штатное расписание позволят работодателю бюджетировать его затраты на оплату труда персонала.

5. Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени необходимо вести в каждой организации на основании ст. 91 ТК РФ, обязывающей работодателя производить точный учет рабочего времени, отработанного каждым работником.

6. Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Личная карточка (ф. Т-2) обязательна в силу требований Правил ведения и хранения трудовых книжек, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой записью (п. 12). Кроме этого, в данном документе содержатся персональные данные работника, поэтому она должна храниться в сейфе, чтобы посторонние лица не имели доступа к ним.

7. Приказы по основной деятельности. Во-первых, такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу, во-вторых, у них обязательно должны быть подпись руководителя и в некоторых случаях визы согласования.

8. Должностные инструкции работников. Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Роструд в Письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 отметил, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Более того, данное ведомство рекомендовало разрабатывать их по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании, заметив, что должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом.

9. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Мы рассказывали ранее о Приеме на работу в ООО в материале по ссылке.

10. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2). Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение №3). Обязанность ведения этих журналов установлена Порядком учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

11. Локальные нормативные акты. Это достаточно большой блок документов, ведь именно такими актами работодатель регламентирует свою деятельность и определенные процессы внутри компании. Однако, локальные нормативные акты могут быть, а могут и не быть в организации. Однако есть такие акты, которые работодатель обязан разработать и ввести в действие в любой организации:

– Правила внутреннего трудового распорядка — первый и самый важный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Его запрашивают практически при любом виде трудового спора.

– Положение об оплате труда (дополнительно возможно оформление отдельного положения о премировании, если раздела о премиях, надбавках и доплатах нет в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка). Оно необходимо в силу ст. 135 ТК РФ, в соответствии с которой системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

– Положение о хранении и защите персональных данных. В силу ст. 87 ТК РФ у работодателя должен быть локальный акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников.

Также отметим, что оформляя локальные нормативные акты, особое внимание уделите содержанию документа, ведь нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с установленными трудовым законодательством, не подлежат применению. Это относится и к порядку введения в действие: локальные акты, принятые с нарушением порядка учета мнения представительного органа работников, предусмотренного ст. 372 ТК РФ, не применяются.

Таким образом, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров. Однако есть и такие, которые разрабатываются и утверждаются только в конкретной организации в зависимости от специфики деятельности. Так, дополнительно к локальным нормативным актам могут быть разработаны положения о коммерческой тайне, служебном расследовании, проведении аттестации, о прохождении испытательного срока и пр. Кроме этого, в зависимости от условий работы могут появиться график сменности, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, договоры о коллективной или индивидуальной материальной ответственности и пр.

Следовательно, после оформления кадровых документов можно начинать оформлять прием работников.

Организация может заключить с гражданином как трудовой, так и гражданско-правовой договор на выполнение отдельных работ или оказание услуг. Как правило, гражданско-правовые договоры заключают на выполнение разовых работ, для которых нецелесообразно принимать сотрудника по трудовому договору. Это, например, ремонт офиса, компьютеризация отдела, перевод иностранной документации и т. п. Такие договоры регулируются гражданским законодательством. Их нельзя использовать для оформления штатных сотрудников, которые будут выполнять определенную трудовую функцию и подчиняться правилам трудового распорядка.

Статья 15 Трудового Кодекса прямо запрещает заключение гражданско-правовых договоров, которыми фактически регулируются трудовые отношения. В случае нарушение требований ст. 15 ТК РФ работодатель может быть привлечет к административной ответственности по ч. 3 чт. 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, в Вашем случае следует все же заключать с директором (а мы рекомендуем и с бухгалтером) именно трудовой договор.

При этом услуги по ведению бухгалтерского учета в соответствии со ст. 7 Федерального закона О бухгалтерском учете Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено настоящей частью.

Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера.

Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

Таким образом, в отношении бухгалтера ответ будет зависеть от профиля деятельности Вашей организации, а также принятого решения о способе ведения бухгалтерского учета. При этом по гражданско- правовому договору нельзя принять бухгалтера, но допустимо услуги поведению бухгалтерского учета Вашей организации поручить сторонней организации или иному лицу.

1. Подскажите пожалуйста при открытии фирмы ООО нужно начать ведение отдела кадров с нуля, сч чего мне нужно начать?
2. Могу ли я оформить все сотрудников в том числе бухгалтера и генерального директора по гражданско-правовому договору? По какому договору выгоднее для работодателя оформить людей?
3. Идет ли стаж сотруднику оформленному по гражданско-правовому договору?

Ответ будет зависеть от того, о каком стаже идет речь.

• Если это стаж для определения права на пособие по социальному страхованию, то нет, не идет, т.к. трудовой стаж идет работникам оформленным только по трудовому договору.
• Если в вопросе Вы имеете ввиду пенсионный стаж, то согласно ст. 10 Федерального закона О трудовых пенсиях в Российской Федерации (с изменениями на 28 декабря 2013 года)

и Постановления Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015 Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий в страховой стаж включаются периоды работы по договору гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг. Периоды такой деятельности подтверждаются указанным договором, оформленным в соответствии с гражданским законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, и документом работодателя об уплате обязательных платежей.

При этом продолжительность периода работы, включаемого в страховой стаж, определяется согласно сроку действия договора гражданско-правового характера, соответствующему периоду уплаты обязательных платежей. В случае если срок действия договора не установлен, продолжительность указанного периода определяется исходя из периода уплаты обязательных платежей.

Примечание:

Независимо от того, будет заключен с данными лицами трудовой или гражданско-правовой договор, Ваша организация будет выступать налоговым агентом, в связи с чем ей нужно будет удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с дохода указанных лиц. Кроме того в любом случае Ваша организация обязана начислять на выплаты в пользу указанных лиц страховые взносы, кроме взносов в ФСС (на случай нетрудоспособности и в связи с материнством, что составляет 2,9 %). Это указано в ст. 9 ФЗ О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования

Подробности в материалах Системы:

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

Подготовка организационных и распорядительных документов

При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Информационно-справочные документы

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

Второй – исходящая информационно-справочная документация:

Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

Ситуация:Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Документы для проверки

При проведении проверки (как плановой, так и внеплановой) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для осуществления контроля, в том числе документы за любые периоды (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:
– учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;
– трудовые договоры с сотрудниками;
– личные карточки сотрудников;
– штатное расписание;
– трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;
– приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);
– правила внутреннего трудового распорядка;
– локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);
– сведения об отсутствии задолженности по зарплате;
– ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;
– табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по технике безопасности, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или документарная.

Представление документов при документарной проверке

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить недостающие для осуществления контроля документы. К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки. Об этом говорится в частях 3, 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые

1. Ответ:Как организовать документооборот в кадровой службе
   • организационные;
   • распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
   • информационно-справочные.
   • штатное расписание;
   • коллективный договор;
   • положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, должностные инструкции);
   • правила (Правила трудового распорядка).
   • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
   • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).
   • указания вышестоящих организаций;
   • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
   • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
   • заявки, жалобы, предложения граждан.
   • ответы на входящие запросы;
   • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).
   • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
   • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).
2. Ответ: Какие документы может проверить трудовая инспекция

Ответы на все свои вопросы оперативно получают подписчики Системы Кадры.
Ливена Снежана Валерьевна

В базе данных «Пакет кадровика» все, что необходимо организации или индивидуальному предпринимателю по кадровой работе, собрано воедино. Это сотни консультаций, сотни форм документов и их образцов заполнения, более полутысячи должностных инструкций, пошаговые процедуры основных кадровых операций, трудовое законодательство, самоучитель для кадровой работы.

Все материалы «Пакета кадровика» соответствуют законодательству, действующему на день отгрузки программного обеспечения производителем. Например, 6 октября 2006 г. реализуется «Пакет кадровика» по состоянию на 6 октября 2006 г.

«Пакет кадровика» предназначен для: кадровиков, бухгалтеров и офис-менеджеров, которым поручена кадровая работа, директоров по персоналу, руководителей небольших фирм, индивидуальных предпринимателей, юристов.

Наша база данных установлена по всей России: у предпринимателей, в частных фирмах, на крупных заводах, в учебных заведениях, органах государственной власти (включая Управление делами Президента РФ).

1. Программа «Пакет кадровика» разработана 3 года назад. Ежеквартально обновляется. За время своего существования она сменила ряд оболочек, в настоящее время «Пакет кадровика» выпускается в оболочке «1С: Базы данных». Программа «Пакет кадровика» может встраиваться в качестве справочника в программы 1С.

2. «Пакет кадровика» запатентован Роспатентом, свидетельство №2204620201. Может устанавливаться на неограниченном количестве компьютеров, но работает лишь с того, в cd-rom которого вставлен диск с программой.

3. Комплект программного обеспечения включает CD-диск с программным обеспечением, книги по кадрам.

До октября 2006 г. в комплект «Пакета кадровика» входили: «Практическая энциклопедия «Все по кадрам» (765 стр.), «Практика увольнений» (265 стр.), «Личные карточки: вопросы увольнения» (65 стр).

Релиз ПО «Пакет кадровика» от 6 октября 2006 г. выпускается в комплекте: CD-диск с программным обеспечением и книги «Трудовой кодекс РФ» (по состоянию на 6 октября 2006 г.), «Изменения 2006г. в Трудовом кодексе РФ. Текст 10-часового семинара» (130 стр.), «Трудинспекция на пороге. Инструкция по оперативному наведению порядка в кадровой работе. Текст 4-часового семинара», «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя. Текст 4-часового семинара», «Совместители в Вашей компании. Текст 4-часового семинара», «Практика увольнений» (265 стр.), «Личные карточки: вопросы увольнения» (65 стр). По желанию покупателя может быть без оплаты также включена «Практическая энциклопедия «Все по кадрам» (765 стр., ред. янв. 2006г.) для наведения порядка в кадровой работе за прошлый период.

Демоописание ПО «Пакет кадровика» с фрагментами:

7. Цены.
Закупочная цена (у нас) комплекта программного обеспечения с литературой (цена на октябрь 2006 г.) составляет 1300 рублей. Расходы на доставку за счет нашей стороны. Доставка по почте.
При покупке двух комплектов «Пакет кадровика» стоимость первого комплекта – 1300 рублей, второго – 900 рублей. При покупке от трех комплектов стоимость каждого комплекта «Пакета кадровика» — 900 рублей. Расходы на доставку за счет нашей стороны. Доставка по почте.
Розничная цена при закупке у дилера устанавливается по усмотрению дилера, традиционно: от 1300 до 3000 рублей.
Обсудить заказ и условия сотрудничества Вы можете, связавшись с нами по телефону (8442) 98-98-99, по электронной почте urist_volgograd@bk.ru
Гарантируем деловую и договорную дисциплину.
Консалтинговая компания «Стратегия»
Волгоград, ул. Островского, 4
8442-98-98-99, 8442-28-63-65, 8-917-33-400-32
e-mail: uristy_volgograd@bk.ru

Штраф незаконен, если экс-чиновник скрыл трудовую книжку

Источник: обзор судебной практики по применению ст. 19.29 КоАП РФ, утв. Президиумом ВС РФ 30.11.2016

При найме новый сотрудник может скрыть статус бывшего госслужащего. Тогда нового работодателя нельзя наказать за то, что он не сообщил бывшему нанимателю о заключении договора.

Верховный суд обобщил практику по делам о привлечении к ответственности за несообщение о найме бывшего госслужащего. Срок такого информирования — 10 дней со дня заключения с ним договора (ч. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ). Сообщать нужно, если:

— с момента увольнения госслужащего прошло меньше 2 лет;

— он замещал должность из перечня, установленного во исполнение ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ.

Суд может оштрафовать компанию до 500 тыс., а директора — до 50 тыс. по ст. 19.29 КоАП РФ за то, что компания не проинформировала бывшего нанимателя о заключении договора с экс-чиновником. Работодателя признают нарушителем, если он не сообщит или нарушит 10-дневный срок. Еще ВС РФ обратил внимание на следующее.

Наличие связи между бывшей должностью и новой работой необязательно. Экс-чиновники не всегда устраиваются в компании, в отношении которых принимали решения во время службы. Информировать бывшего нанимателя нужно, если должность указана в перечне ведомства.

Незнание освобождает от ответственности. Работодателя нельзя штрафовать, если при трудоустройстве работник не сообщил о своем статусе. Например, он мог потерять трудовую книжку или оформить новую, без записи о бывшей должности.

За несообщение накажут директора. Оповестить госорган должно лицо, подписавшее трудовой договор от имени компании. Если договор подписал директор, оштрафуют его, а не кадровика.

Компанию оштрафуют, даже если она сообщит о найме через 11, а не 10 дней

Правонарушение нельзя признать малозначительным. Суд оштрафует компанию независимо от того, есть вредные последствия от несообщения или нет. Последствия — не признак нарушения по ст. 19.29 КоАП. Поэтому такое правонарушение нельзя признать малозначительным. ВС РФ считает, что суд может назначить штраф в размере менее минимального. Для директора это 20 тыс., а для компании — 100 тыс.

Послабление возможно, если работодатель:

— опоздал с оповещением на 1–2 дня;

— допустил недочеты в сообщении.

Эту позицию ВС РФ можно использовать, чтобы уменьшить размер штрафа.

39,6 часов — тоже неполное рабочее время

Источник: Постановление АС Северо-Западного округа от 28.11.16 № А13-2070/2016

Сотрудник в отпуске по уходу за ребенком работал 39,6 часов в неделю. Организация платила ему зарплату и детское пособие. ФСС пособие не зачел. Он решил, что 39,6 часов не считается неполным рабочим временем. Суд не согласился. Неполное — все, что меньше 40 часов.

Правомерность увольнение сотрудника в связи с истечением срока действия трудового договора во время его нетрудоспособности или нахождения в отпуске

Увольнение по окончании срока трудового договора не является увольнением по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ). Поэтому трудовой договор можно расторгнуть, даже если сотрудник находится на больничном или в отпуске. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, апелляционные определения Московского областного суда от 18 февраля 2015 г. № 33-3722/2015, Воронежского областного суда от 5 сентября 2013 г. № 33-4244, определение Московского городского суда от 24 мая 2011 г. № 33-15449.

Однако, если не предупредить сотрудника за три календарных дня о предстоящем увольнении и сотрудник продолжит работу, договор будет считаться бессрочным (ч. 4 cт. 58, ст. 79 ТК РФ). Тогда уволить сотрудника можно будет только на общих основаниях. В такой ситуации увольнение по инициативе работодателя в период отпуска или временной нетрудоспособности сотрудника недопустимо (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Есть пример судебного решения, подтверждающего такую точку зрения (см. постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 23 августа 2011 г. № А32-6455/2010). Исключением из указанного правила является ситуация, когда срочный трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника. В такой ситуации невозможно заранее определить, когда сотрудник выйдет на работу, поэтому соблюдать требование о трехдневном сроке уведомления не нужно (ч. 1 ст. 79 ТК РФ).

Если организация все же решит расторгнуть срочный трудовой договор без письменного предупреждения, то сотрудник может оспорить в суде действия работодателя (ст. 392 ТК РФ). Как показывает практика, суды в таких случаях, как правило, принимают решение об изменении даты увольнения, не меняя само основание увольнения (ст. 394 ТК РФ).

Услуги Правовой защиты

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

Кадровый учет наравне с бухгалтерским и налоговым позволяет отражать достоверную информацию, необходимую для полноценного функционирования компании. Об особенностях этого вида учета, а также об основных документах, задействованных в нём, пойдет речь в нашей статье.

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.

Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.

Документы кадрового учета

Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.

К необходимым документам кадрового учета относятся:

Об особенностях оформления трудовых книжек см. в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:

• коллективный договор;
• правила внутреннего распорядка;
• положения об оплате труда;
• положение о персональных данных сотрудников;
• положения об охране труда;
• положение о премировании;

О сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какие сроки хранения документов по охране труда?».

ВАЖНО!Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.

Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.

Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника. То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.

Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.

Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

• Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1 000 до 3 000 руб.

• Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

• Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, ст. 145, ст. 145.1, ст. 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ

Итоги

Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.