Передача документов при смене директора

Акт приема-передачи документов при смене директора

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

Передача документов по акту: нюансы

Итоги

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

• учредительные (регистрационные);
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

• ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
• описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Как передать дела при смене руководителя организации, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

• в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
• в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
• в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

• учредительные (регистрационные) документы;
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

• бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
• ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
• свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
• прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Пошаговую инструкцию по смене директора подготовили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

• дата, место составления акта;
• Ф. И. О. увольняющегося директора;
• Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

• порядковый номер позиции;
• наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
• число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
• необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

• лица, передающего полномочия и документы;
• лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

• «Увольнение генерального директора по собственному желанию»;
• «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Процедура передачи дел при смене генерального директора

Смена генерального директора — это поэтапный процесс, обязательной составной частью которого является передача дел новому руководителю.

Нормативно-правовой основой такой процедуры служит только один документ — Закон «О банках и банковской деятельности» № 395-1 от 02.12.1990 г., который является федеральным и действителен для всех субъектов РФ. В тексте данного закона говорится следующее:

При освобождении от должности, единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей.

Сами требования о необходимости передачи дел новому руководителю при вступлении его в должность указаны в пункте 10.5 Основных правил работы архивов организаций от 06.02.2002г.

Хотя в законах, выступающих в качестве регуляторной базы для контроля деятельности ОАО и ООО, требований о передаче дел нет. Более того, нет четкого законодательного определения процесса передачи дел новому генеральному директору, поэтому в такой ситуации рекомендую использовать произвольную письменную форму документов, заполняемых при проведении указанной процедуры.

Поскольку генеральный директор организации является материально ответственным лицом, рекомендую перед началом процесса передачи дел провести инвентаризацию имущества. Аналогичные рекомендации есть и в пункте 22 Методических указаний по учету материально — производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

В существующей практике делопроизводства, для оформления передачи материальных ценностей составляют акт приемки — передачи. Содержание этого документа сугубо индивидуально, так как оно определяется характером передаваемых дел и масштабами деятельности организации. Но в любом случае, к акту приемки — передачи выдвигается одно требование — он должен иметь максимальную детализацию.

По составленному акту проверяется передача оригиналов следующих бумаг:

• учредительные документы;
• банковские документы;
• подтверждения прав организации на имущество;
• лицензии или иные разрешительные документы.

Также, в строгом соответствии с описью, прикрепленной к акту приемки — передачи, новый генеральный директор получает в распоряжение печати и штампы организации, ключи от сейфов и банковских ячеек, ценные вещи и технику, контакты партнеров организации.

Необязательной частью акта приемки — передачи является описание состояния дел, выполняемых под руководством прежнего гендиректора на момент его увольнения, но я бы вам рекомендовала описать состояние дел в акте. Также желательно отразить в документе условия хранения ценных вещей и документов. Действительность составленного акта подтверждается подписями двух лиц: оставляющего и заступающего на должность генерального директора организации. Документ составляется в двух экземплярах, каждый из которых должен быть заверен подписями вышеуказанных лиц.

Сам процесс составления акта может проводиться комиссией, сформированной из работников предприятия, имеющих соответствующие полномочия. Помимо обязательных частей, в него могут включаться дополнительные протоколы осмотра, документы и пр.

Смена генерального директора это не простая формальность.

Учимся принимать дела и документы

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

• чтобы рабочий процесс не прерывался;
• чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;
• чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
• чтобы можно было поделить зоны ответственности.
• В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
• уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
• длительная командировка;
• временная нетрудоспособность;
• перевод на другую работу;
• увольнение (по различным основаниям);
• в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
• Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
• С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:
• прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
• прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом. Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

№ п/п	Наименование дела/документа	Реквизиты дела/документа	Количество листов в деле/документе	Наличие дела/документа в электронном виде	Примечание
	Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года	Папка № 4-ОСА	67 листов	В наличии на локальном компьютере	В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа
	Положение об Общем собрании акционеров	от 15 января 2011 года, редакция № 2	28 листов	Отсутствует	–

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова

Согласовано:

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

03 мая 2012 года

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

• в инструкцию по делопроизводству:
• положение о персонале;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о конкретном структурном подразделении и др.

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

Москва

Об организации приема-передачи дел и документов

В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.

2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:

председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

члены комиссии:

главный бухгалтер Макарова Н.Т.

начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д.

4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012

Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов

С приказом ознакомлены:

Начальник кадровой службы

Журкова Н.Г. Журкова

Главный бухгалтер

Макарова Н.Т. Макарова

Начальник канцелярии

Петрова М.И. Петрова

Начальник юридической службы

Макаров А.Д. Макаров

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

Корпоративный секретарь

Смирнова П.Т. Смирнова

Порядок передачи и приема дел и документов

Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.

■ Этап 1: проверка дел и документов.

Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Обязательные реквизиты акта

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

• формат А4 (210 × 297 мм);
• каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;
• из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
• ориентация страницы – книжная;
• если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).

На бланке документа располагают необходимые реквизиты:

● эмблему организации;

● наименование организации;

● наименование вида документа;

● дату документа;

● регистрационный номер документа;

● место составления документа;

● гриф утверждения;

●заголовок к тексту документа.

● текст документа.

● отметку о наличии приложения.

● подписи.

Хранение актов

Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:

В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

Акт приема-передачи документов при смене директора, основания и порядок увольнения

Смена руководителя компании отличается от увольнения обычного сотрудника. На это должностное лицо возлагаются дополнительные обязательства, прекращение которых может грозить остановкой нормальной работы предприятия. Поэтому предлагаем рассмотреть, как прекращаются трудовые отношения с директором и для чего нужен акт приема-передачи документов при его смене.

Общие основания увольнения руководителя

В отличие от прекращения трудовых отношений с обычным гражданином, в случае увольнения руководителя возникают дополнительные основания:

Основание увольнения	Описание
Расторжение трудового договора с руководителем по обоюдному согласию сторон	Этот вид увольнения мало чем отличается от применяемого к другим гражданам. Правда, необходимо учитывать, что директору потребуется передать все числящиеся за ним материальные ценности и активы своему приемнику.
По собственному желанию	Право любого гражданина на увольнение гарантировано главным законом страны. При этом придется выдержать максимальный период до даты увольнения. Это также связано с передачей дел.
Когда увольняют по решению учредителя (собственник, собрание акционеров)	Может приниматься в любой момент, вне зависимости от срока действия контракта с руководителем. Принимается без объяснений причин такого увольнения. В качестве компенсации полагаются дополнительные выплаты на условиях контракта.
Если в действиях руководителя обнаружен грубый дисциплинарный проступок	Увольняют на общих основаниях, предусмотренных ТК, дополнительных выплат директору не полагается.
Из-за банкротства компании	Процедура увольнения здесь предусматривает выполнение ряда действий по закрытию компании, а уже потом расторгается трудовой договор с его руководителем.

Помните, руководитель, как и любой гражданин, может уволиться в любой момент либо быть уволенным на законных основаниях нанимателем. При этом он обязан передать все дела своему преемнику.

Порядок передачи дел при смене руководителя

Директор компании может прекратить свои полномочия по собственному желанию либо по окончании действия заключенного с ним контракта. В отдельных ситуациях основанием прекращения полномочий руководителя является решение собственника (собрания акционеров).

Первое лицо компании обязано передать своему преемнику документы, где он несет персональную ответственность:

• учредительные документы компании;
• оригиналы лицензий, сертификатов, других разрешений на право осуществления хозяйственной деятельности;
• оригиналы выданных собственником доверенностей;
• первичные документы, ответственность за которые лежит на руководителе;
• первые экземпляры векселей, акций, прочих финансовых документов;
• оригиналы крупных международных контрактов, договоров;
• другие документы, ответственность за хранение которых лежит персонально на директоре компании.

Не стоит забывать, руководитель является материально ответственным лицом, имеет право первой финансовой подписи. Все это должно быть учтено до момента, когда директору выдадут трудовую книжку и попрощаются.

Поэтому до начала процедуры передачи имущества и документов, необходимо создать на предприятии инвентаризационную комиссию, проверить наличие всех числящихся по бухгалтерской описи за директором материальных ценностей.

Для этого издается приказ по предприятию, определяют ответственных за эту работу лиц, устанавливаются сроки ее выполнения, а также форма отчета, что должен получиться на выходе и кто его будет утверждать. Тут же указывается перечень документов, хранящихся персонально директором, которые он обязан передать своему преемнику (временному заместителю) на ответственное хранение.

Передачу имеющихся материалов необходимо зафиксировать на бумаге, полностью перечислить какие типы документов передаются, и в каком они состоянии. Факт перехода официальных бумаг должен фиксироваться личными подписями передающей и принимающей стороны. Обычно тут же должны быть третьи лица, подтверждающие прохождение такой процедуры.

Помните, смена руководителя должна сопровождаться документальным оформлением передачи всех числящихся за ним документов, материальных ценностей и дел, с тем, чтобы в дальнейшем у сторон не возникало претензий друг к другу.

Почему акт приема-передачи документов при смене директора обязателен

В делопроизводстве акт считается документом, подтверждающим, что какое-то событие действительно совершилось. Он может иметь стандартную форму либо составляться в произвольной форме. Документы такого типа подписываются не менее чему двумя лицами (оптимально, если подписантов три и более человека).

Акт должен в обязательном порядке иметь такую реквизитную часть:

• название документа;
• дата и место составления;
• кто присутствовал во время его составления;
• краткая суть вопроса (излагается в виде перечисления свершившихся фактов, без каких-либо домыслов, собственных мыслей, предположений);
• подписи и расшифровки подписей лиц, участвовавших в составлении акта.

Акт в развернутом виде отображает действия, которые происходят в момент смены руководителя компании. И если учесть, что первое лицо отвечает за все процессы, хозяйственную деятельность, только его подпись действительна в качестве подтверждения отдельных операций, наличие таких документов у приемника обязательно.

Подтвердить в будущем, что вы ничего не потеряли, а документы попросту вам не передали, будет крайне сложно. Особенно если на этапе передачи это не зафиксировать соответствующим актом.

Помните, передача документов по акту позволяет сторонам снять с себя ответственность в случае недостачи, потери, повреждения бумажных носителей информации.

В этом видео рассказано, что такое для компании смена генерального директора и как она происходит:

Что должно быть в акте передачи документов

Теперь о конкретной форме акта приема-передачи документов между руководителями (старым и приемником либо лицом, временно вступающим в эти обязанности). Целесообразно чтобы такой документ имел следующие реквизиты:

Название части	Описание
Информационная часть	Тут указывается наименование документа, место и дата его составления, полностью название должности уходящего руководителя, а также наименование должности приемника (временно замещающего лица). А также указываются присутствующие в качестве свидетелей лица. Их должности пишутся также полностью. Указываются развернутые Ф. И. О. всех участников процедуры.
Описательная часть процедуры	В этой части должно быть обозначено основания для составления акта, какие действия выполняются, на конкретный момент. Сами же документы, что подлежат передаче, должны обозначаться общим списком с указанием количества страниц (если оригинальный экземпляр содержит более чем 1 лист). В случае наличия текста на документе с двух сторон, об этом также целесообразно упомянуть. Оптимально, если перечень документов будет сведен в таблицу, где обозначается порядковый номер, наименование документа, количество листов, а также остается чистой графа для примечаний, которые могут возникнуть во время процедуры передачи (например, документ может быть в наличии, но иметь определенные физические повреждения).
Часть, где участники передачи оставляют свои подписи	Здесь целесообразно указывать полное наименование должности, а также Ф. И. О. (тут можно в сокращенном виде) подписантов. Напротив каждой фамилии проставляется подпись участника.

В некоторых случаях акт приема-передачи может предоставляться на утверждение собственнику компании (собранию акционеров), которым подотчетны старый и новый руководители. Такой вариант зависит от желания самого собственника контролировать процесс. Стандартный образец акта можно подыскать в интернете.

В качестве третьих лиц, участвующих во время процедуры передачи документов, должны выступать компетентные специалисты, понимающие, что конкретно тут передается. Обычно это главный бухгалтер компании, ее финансовый директор либо заместитель, отвечающий за финансово-хозяйственную деятельность.

В процессе привлечения таких лиц нужно руководствоваться использованием ими таких документов (обычно у них находятся копии) для подготовки договоров, выполнения платежей, подтверждения определенных полномочий. Не нужно привлекать для этих действий неосведомленных лиц, которые в будущем попросту не смогут внятно рассказать, что же передавали руководители друг другу.

Количество оригинальных экземпляров акта должно составлять не менее двух – по одному для сторон передачи материалов. Остальные участники могут получить для себя копию документа.

Помните, по своему назначению акт должен четко расшифровывать, что, когда и кому было передано и в каком состоянии, а также указывать на свидетелей этой процедуры, чтобы при возникновении спорного вопроса в будущем они могли подтвердить либо опровергнуть какие-либо заявления или жалобы.

Кого уведомляют о смене директора

Увольнение первого лица также отличается дополнительными обязательствами, ложащимися на собственника компании либо уполномоченное им лицо.

Дело в том, что сразу после подписания приказа об увольнении необходимо письменно известить об этом:

1. Банковские учреждения, где компания открыла счета.
2. Органы регистрации предприятия.
3. Налоговые органы, другие контролирующие организации.
4. Компании, с которыми ведется сотрудничество либо подписаны различные хозяйственные договоры, контракты, соглашения.
5. Других заинтересованных в сотрудничестве юридических и физических лиц.

Делается это не позднее 3 дней с момента увольнения старого и назначения нового директора компании. Одновременно с этим в банковское учреждение должно подаваться нотариально заверенное заявление о смене права подписи.

К нему прикладывается заверенная копия решения собственника (вышестоящего органа) о смене руководителя и назначении на эту должность нового лица, добавляется его личная оригинальная подпись. Невыполнение этих требований может стать основанием административной ответственности для компании.

Аналогичные действия выполняются в случае необходимости замены именных разрешительных документов, на право выполнять какие-либо хозяйственные операции, выданных на старого директора. Тут может потребоваться вернуть ранее выданные разрешения для их уничтожения. Поэтому целесообразно до этого момента по акту приема-передачи выполнить процедуру законного перехода важных документов между старым и новым руководителями.

Учитывая, что большинство компаний не может обходиться без имеющего право подписывать документы руководителя, часто право подписи финансовых документов имеет не одно, а два и более лица (не более 3–4 руководителей). В этом случае, если новый руководитель еще не назначен, необходимо уведомить контролирующие и регистрационные органы об увольнении руководителя. Хозяйственная деятельность компании от этого не пострадает.

Помните, несвоевременное оповещение компетентных организаций, а также контрагентов о смене руководителя может вызвать недоразумения во время ведения дел, а также возможного злоупотребления со стороны старого директора, особенно если его уволили за аналогичные действия.

Смотрите этот вебинар о смене участников в российском обществе с ограниченной ответственностью:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Споры, связанные с передачей документов новому директору

Естественным выглядит заявление о том, что лишенный полномочий руководитель ООО обязан передать документацию общества новому руководителю. Согласно п. 1 ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Причем документы общества по закону хранятся по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа (директора). Этот же адрес отражается в ЕГРЮЛ в качестве адреса организации.

Исходя из законодательных формулировок, обеспечить сохранность документов (в т. ч. и назначать сотрудников, ответственных за хранение) должен, прежде всего, руководитель общества. И, по логике, он же должен следить и за тем, чтобы при смене руководства все бумаги были переданы вновь избранному руководителю, так как организация правильной передачи документов – также неотъемлемая часть обеспечения их сохранности. Но, что греха таить, несмотря на то, что закон устанавливает требования по обеспечению сохранности документов, способов их возврата, которые бы реально и эффективно действовали на практике, на данный момент их не существует.

Конечно, уставом общества или иными внутренними документами может быть урегулирован подробный порядок передачи документации общества при смене руководства. Однако на практике такой вариант, к сожалению, не распространен.

Так, например, при благоприятном стечении обстоятельств прошлое и новое руководство просто подписывают акт приема-передачи документации и вопрос закрывается сам собой.

Споры относительно документации общества возникают прежде всего при желании одной из сторон злоупотребить своими правами.

Чаще всего на практике складывается ситуация, когда бывший директор незаконно уклоняется от передачи документов, особенно если его полномочия прекратились без его согласия, например, по решению участников общества. В таких случаях бывший директор спекулирует на невозможности общества вести нормальную хозяйственную деятельность. Такие судебные споры решаются обычно быстро и безальтернативно. Решением суда бывший директор обязывается передать документацию общества новому руководству.

Однако на практике есть и обратные ситуации, когда новый директор, фактически получив по месту нахождения общества доступ ко всей документации компании, требует от бывшего директора документы повторно. Тогда бывший директор попадает в опасную ситуацию. Документов общества у него нет, однако доказать обратное в суде без подписанного новым директором общества акта приема-передачи достаточно проблематично.

Восстановление документации, даже по решению суда, в таком случае также невозможно, так как, во-первых, у бывшего директора отсутствует право требования чего-либо у третьих лиц от имени общества, а, во-вторых, запрос копий документов сам по себе не может обеспечить надлежащее исполнение требования общества передать ему оригиналы всей документации общества.

В этой связи полагаем, что доказанная невозможность исполнения решения суда о передаче документов является самостоятельным основанием для отказа в удовлетворении таких исковых требований. И в этом месте мы переходим к самой главной проблеме: «Как именно это можно доказать?».

Задача, прямо скажем, не из простых. Обычно все зависит от того, насколько демонстративно ведет себя новый директор, насколько явным будет его намерение причинить вред бывшему директору. Насколько очевидным будет для суда факт наличия у нового директора документов общества.

Ну и, конечно, самое главное – от выводов суда, которые при разном фактическом составе, закономерно также могут быть противоположно разными.

За подобными, к счастью, немногочисленными исками обычно стоит либо желание нового директора избежать привлечения к субсидиарной ответственности в рамках дела о банкротстве, возбужденного по требованию одного из кредиторов общества, или взыскании убытков с бывшего директора со ссылкой на якобы непередачу ему документации бывшим директором.

Также полагаем, что подобное требование может иллюстрировать незаконный интерес в получении компенсации за неисполнение решения суда, которое исполнить не будет никакой возможности. В таких случаях, в частности, заявляется требование о применении астрента при неисполнении решения суда в сроки, предусмотренные законом.

В практике автора было дело, когда новый директор и по совместительству один из учредителей, явно злоупотребляя своими правами, предпринимал многочисленные инициативы с целью причинения максимального материального и репутационного вреда прежнему директору (№ А73–2392/2017).

Указанное дело было рассмотрено в суде первой, апелляционной и кассационной инстанции. Все суды согласились с тем, что в материалах дела отсутствуют доказательства, которые бы объективно свидетельствовали о том факте, что спорные документы находятся в настоящее время именно у прежнего директора, были изъяты им, и он располагает данными документами.

То обстоятельство, что бывший директор являлся единоличным исполнительным органом общества, само по себе не свидетельствует о том, что истребуемая документация находится в его личном владении с учетом того, что по общему правилу документация хранится по месту нахождения самого общества, а доказательств наличия иного порядка хранения документов в обществе в материалы дела предоставлено не было.

Судом при вынесении решения также было принято во внимание, что участники почти три года после смены директора находятся в корпоративном конфликте, о чем свидетельствуют дела, рассмотренные арбитражными судами.

При этом при смене единоличного исполнительного органа общества и прекращении полномочий директора на основании решения собрания участников общества акты приема-передачи документации не составлялись и не подписывались.

В дальнейшем инвентаризация в обществе не проводилась, акты приема-передачи документов не составлялись. Ревизия годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества и аудиторская проверка в обществе не проводились.

Факт отсутствия документов в обществе по юридическому и фактическому месту нахождения никак не фиксировался.

Доказательства утраты (отсутствия) истребуемых документов по месту нахождения общества (акты документальной инвентаризации) новый директор также не предоставил.

Также бывший директор акцентировал внимание на том, что требование об истребовании документации в судебном порядке заявлено приблизительно спустя два года после смены руководителя, при том, что ответ от бывшего директора об отсутствии у него документации общества был получен обществом в 2015 году, что новым директором не отрицалось.

Так, на протяжении двух лет общество не обращалось к бывшему директору с требованием о предоставлении каких-либо дополнительных документов. В суд об истребовании документации новый директор также не обращался. Также общество не обращалось с требованием о возмещении затрат, связанных с восстановлением документации.

Парадокс указанного дела заключался в том, что новый директор требовал у истца документы, которые были у него в наличии, а у ответчика отсутствовали. И как ни странно, именно показания свидетелей, вызванных истцом, дали суду основания полагать, что по юридическому адресу общества присутствовала большая часть истребуемой истцом документации общества.

На основании вышеизложенного, суды трех инстанций пришли к обоснованному выводу об отсутствии доказательств нахождения документации общества у бывшего директора, что повлекло отказ в удовлетворении заявленных требований, поскольку судебный акт при данных обстоятельствах не мог обладать признаками исполнимости в соответствии со статьей 16 АПК РФ.

Обращаем внимание читателей, что указанная выше категория дел относится к категории сложных корпоративных дел, так как требует особого внимания к доказательной базе и доводам второй стороны. В связи с чем рекомендуется для грамотного построения своей позиции по делу обратиться за консультацией к квалифицированному юристу.

МЕДВЕДЕВА АЛЕКСАНДРА, ЮРИСКОНСУЛЬТ ООО «ЦЕНТР ЮРИДИЧЕСКОЙ ЗАЩИТЫ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 04 (186) дата выхода от 19.04.2018.

Статья размещена на основании соглашения от 20.10.2016, заключенного с учредителем и издателем информационного ежемесячника «Верное решение» ООО «Фирма «НЭТ-ДВ».