Перевод в табеле учета рабочего времени
Вопрос
Сотрудник переведен на другую должность с 15.03.2018. Как правильно отразить в табеле учета рабочего времени изменение названия его должности?
Ответ
Ответ на вопрос:
В табеле учета рабочего времени отражаются фамилия, инициалы работника и его должность.
Порядок заполнения табеля при переводе сотрудника на другую должность прямо законодательством не регулируется.
По нашему мнению в табеле надо в отдельной строке отразить отработанное время по должности до перевода (в этой строке после перевода проставить «Х»), и в отдельной строке отразить должность и отработанное время после перевода. В этой строке время до перевода показать «Х»..
Бухгалтерия, в свою очередь произведет расчет заработной платы на основании данных табеля учета рабочего времени и приказа о переводе.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Журнал: Табель учета рабочего времени: как отразить случаи, отклоняющиеся от нормы
Юлия ДЕВЯТКОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»
Случай 3. Сотрудника перевели в другое подразделение
Табель составляют по структурным подразделениям (разд. 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, далее – Указания). Если сотрудника перевели в другое подразделение позднее первого числа календарного месяца, на него оформляют отдельный табель за время, отработанное в прежней должности. В табеле по бывшему подразделению отражают часы работы по последний рабочий день сотрудника включительно, а с даты перевода проставляют «Х». Этот табель подают в бухгалтерию одновременно с приказом о переводе.
По новой должности отметки об учете времени, отработанного сотрудником, вносят в табель подразделения со дня перевода. За предшествующие ему дни проставляют «Х». В итоговый табель месяца по прежнему подразделению работника не включают. В новом подразделении сведения о сотруднике вносят в табель со дня фактического перехода.
Табель учета рабочего времени – это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.
Унифицированная форма табеля учета рабочего времени
Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.
Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
В каком виде ведется табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.
Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.
Для каких целей применяется табель учета рабочего времени
По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.
Табель учёта рабочего времени нужен также:
-
для контроля за соблюдением установленного режима работы;
-
расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и
-
получения информации обо всем отработанном периоде времени.
Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:
| Бухгалтер | На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др. |
| Представитель ФНС | Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов. |
| Сотрудник фонда социального страхования | Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком) |
| Работник трудовой инспекции | Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих |
| Представитель Росстата | Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4. |
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.
Форма бланка табель учета рабочего времени
Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.
Рассмотрим форму Т-12.
Документ состоит из 3 основных частей:
-
На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
-
Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
-
И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).
Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть. То есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате.
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция
Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.
При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».
Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.
Не учитываются данные по таким работникам:
-
трудящимся неофициально;
-
внешним совместителям;
-
работающим на основании гражданско-правового договора.
Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.
Титульный лист
Здесь фиксируются такие сведения:
-
Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).
-
Коды по ОКУД и ОКПО.
-
Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
-
Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
-
Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Табличная часть
Здесь нужно заполнить все графы:
-
Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
-
Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.
-
Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.
Так, в графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день;
В — выходной;
ОТ — отпуск;
РП — явка в выходной день (отработка);
К — командировка;
ПК — повышение квалификации;
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;
Б — больничный с больничным листом;
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.
- В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.
-
6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.
-
В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
-
Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
-
В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
-
Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
-
В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.
Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.
В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:
-
лицо, ведущее документ;
-
представитель отдела кадров;
-
начальник подразделения.
1. Какая дата увольнения за прогул будет правильной (если он был длительный, например 1 месяц)? Последний рабочий день (согласно ст. 84.1)? Последний день отпуска (если был отпуск)? Первый день прогула? 2. Выписной эпикриз является уважительной причиной отсутствия работника на работе? И что ставить в табеле учета рабочего времени?
1. Датой увольнения работника будет дата применения дисциплинарного взыскания в виде увольнения.
2. Увольнение работника в период нетрудоспособности не допускается. Факт нетрудоспособности может подтверждаться различными документальными доказательствами. При этом документом-основанием для выплаты пособия по нетрудоспособности является листок нетрудоспособности. Если у работника был период нетрудоспособности, то в табеле указывается «Б», а если неявка по невыясненным обстоятельствам, то «НН», прогулы отмечаются «ПР».
Уважительность причины отсутствия устанавливает работодатель по имеющимся документам (объяснительная, выписной эпикриз и т.д.).
Правовое обоснование:
Согласно ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).
В соответствии со ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным пунктами 5, 6 части первой статьи 81 Кодекса.
При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
В соответствие со статьей 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Согласно статье 194 ТК РФ если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», январь 2016 г.
При 40-часовой рабочей неделе и нормированном рабочем дне один сотрудник компании сверхурочно отработал 3,5 часа, а на следующий день ушел на 3,5 часа раньше. Данный факт нужно обязательно отразить в табеле учета рабочего времени (Т-13), т.к. в сверхурочные часы проходила деловая встреча и есть чеки из ресторана с указанием времени. Каким образом в табеле отразить сверхурочные часы и предоставление дополнительного времени отдыха на следующий день?
Согласно ч. 1 ст. 152 Трудового кодекса РФ, по желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. Как видно, именно этот способ компенсации «переработанного» времени выбрал работник. Вместе с тем, чтобы определенным образом контролировать, в какой день и время работник хотел бы воспользоваться своим правом на дополнительное время отдыха, целесообразно в Правилах внутреннего трудового распорядка организации зафиксировать этот порядок.
Например, установить, что работник заблаговременно (указать конкретный срок) предупреждает работодателя путем подачи письменного заявления или иным образом производит необходимые согласования.
Такие процедуры позволят оптимизировать учет рабочего времени и времени отдыха сотрудников, минимизируют возможные конфликты по поводу дат и времени предоставления «отгулов».
Для заполнения унифицированной формы № Т-13 можно воспользоваться теми условными обозначениями, которые содержатся в унифицированной форме № Т-12.
Так, продолжительность работы в дневное время обозначается «Я» (цифровой код 01);
продолжительность сверхурочной работы – «С» (цифровой код 04).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени на каждого работника в форме № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).
Для учета сверхурочного времени в табеле на одного сотрудника отводят две позиции. В первой отражают время, отработанное в пределах нормы, с соответствующей кодировкой. А во второй — сверхурочные часы.
В верхней строке второй позиции проставляется код «C» (или 04), а в нижней указывается продолжительность рабочего времени.
Добавить комментарий