Письмо о непредоставлении документов

Письмо поставщику о непредоставлении документов

В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

Что должно входить в содержание?

В настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов. Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает. Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:

  1. «Шапку» письма.
  2. Регистрационный номер и дату составления.
  3. Обращение к адресату по имени и отчеству.
  4. «Тело» документа.
  5. Подпись и печать.

Как составить — пошаговая инструкция

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Необходимо составить «шапку» документу.

Письмо-запрос о предоставлении информации

Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

  • разъяснение мотива письменного обращения;
  • ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
  • суть обращения;
  • конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
  • стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
  • регистрация в качестве исходящей документации.

ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении информации .doc

ООО «Преодоление» Россия, г.

Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46 Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91 Генеральному директору ООО «Настурция» А.Р.

  • Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.

Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.

Скачать образец письма с запросом о предоставлении документов

Как оформить ответ?

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

  1. положительный;
  2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

  1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом.
  • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  • Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Как оформить и отправить письмо-запрос

Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее).

Письмо поставщику о предоставлении документов образец

ГК);

  • 5 или 60 дней, в зависимости от вида услуг, определены законом «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ и др.

Содержание ответа на претензию, по общему правилу, должно включать в себя:

  • реквизиты получателя ответа (наименование, адрес, ИНН);
  • реквизиты отправителя (при отсутствии их в форме документа);
  • дату получения и номер претензии;
  • аргументированное мнение по существу содержания претензии со ссылками на нормы действующего законодательства и пункты договора;
  • заключение, отражающее готовность выполнить выдвигаемые требования полностью либо частично или несогласие с ними.

Образец ответа на претензию можно скачать здесь.

Как составить ответ на претензию, чтобы не платить неустойку?

Требование уплаты неустойки, согласно п. 2 ст.

Письмо поставщику о предоставлении документов

На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.15.01.2017 г. /

Линчевский/ Д. Я. Линчевский Письмо-запрос акта сверки Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам.
Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

Карьера

Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.). Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы.

Письмо поставщику о предоставлении документов на товар

2016 г.

  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.

Как написать письмо-претензию

Чаще всего нарушаются сроки выполнения работ по генеральному плану, график сдачи объектов по строительному подряду, а также разного рода задержки в оплате, либо неполное перечисление оплаты заказчиком.

Письмо в налоговую о непредоставлении документов по требованию образец

Письмо-претензия всегда должно включать в себя

  • сведения об отправителе и адресате (если речь идет о юридических лицах, здесь надо указывать их полные наименования, а также, — касаемо адресата, — должность и ФИО лица, для которого оно предназначено);
  • причины его написания со ссылками на пункты договора, законы и пр. нормы, которые были нарушены;
  • возможные пути решения проблемы и санкции (также в соответствии с законодательством РФ), которые могут наступить для адресата в случае бездействия.

Если в письме приводятся какие-то суммы и сроки, их нужно вписывать как цифрами, так и прописью.

При наличии каких-либо дополнительных доказательств, их можно присовокупить к письму в виде приложений (это могут быть чеки, квитанции, доп.соглашения, фото, ссылки на видео файлы и т.д.).

Как написать письмо поставщику о предоставлении документов

Кирова, д.23 от Петраковской Антонины Витальевны, проживающей по адресу: 440000, г. Пенза, ул. Кирова, д.28

ПРЕТЕНЗИЯ по договору оказания услуг № П7н 174836 от 29 июня 2017 года

29 июня 2017 года года между А.В.Петраковской (Заказчик) и ООО «Чистая одежда» (Исполнитель) был заключен договор № П7н 174836 об оказании химической чистки женской дубленки.

Согласно п.4.2 и 4.3 вышеупомянутого договора, Исполнитель обязался в срок до 2 июля 2017 года произвести химическую чистку и пришивание пуговиц к женской дубленке, а Заказчик, согласно п.5.1, обязался оплатить эти услуги по факту возврата вещи.

Однако, по состоянию на 4 июня 2017 года обязательства Исполнителя не были выполнены:

  • услуга по химчистке дубленки не оказана;
  • пуговицы к дубленке не пришиты;
  • вещь не возвращена Заказчику.

На основании ст.

Закона РФ «О защите прав потребителей», я отказываюсь от исполнения своих обязательств по договору купли-продажи и требую:

  1. Не позже, чем через 10 дней, вернуть мне уплаченные деньги за товар несоответствующего качества – Смартфон Samsung Galaxy J5 Prime SM-G570F в сумме 12 990 рублей.
  2. Компенсировать мне затраты (убытки), вызванные обращением за юридической помощью, в сумме 500 рублей.

В случае оставления моего законного требования без внимания я вправе обратиться с исковым заявлением в судебную инстанцию, где буду требовать возмещения не только материальных затрат, но и морального ущерба, а также взыскания неустойки за просрочку удовлетворения законного требования потребителя.

18.11.2017 г. /Настойченко/ Л.Ю.

Претензия о непредоставлении информации о товаре: скачать

Продавец обязан своевременно предоставлять покупателю необходимые, достоверные и полные сведения о товарах, обеспечивающие возможность их правильного выбора (ст. 10 Закона РФ «О защите прав потребителей»). Однако на практике часто встречается непредоставление информации о товаре в полной мере – утаивание каких-то его характеристик и/или особенностей и т. п. Защитить свои права поможет составление соответствующей претензии в адрес продавца (ссылка на скачивание бланка – в конце обзора).

С чего начать

В первую очередь, должно быть понятно, кто и кому подаёт претензию на непредоставление полной информации о товаре. Поэтому в шапке заявления нужно указать:

  • название торговой фирмы или ИП;
  • адрес магазина, торговой точки (сайт);
  • Ф.И.О. потребителя;
  • свой адрес и телефон.

Что не так с товаром

В этой части претензии потребитель должен пояснить:

  • когда именно (день и время) приобрел товар;
  • что именно приобрел – марка, производитель и другие признаки сделанной покупки;
  • что подтверждает факт покупки (например – отметка продавца в техпаспорте, товарный чек, кассовый чек, показания свидетелей);
  • сколько оплачено за товар.

Говоря об обязанности продавца предоставить полную информацию о товаре, непременно сошлитесь на положение ст. 10 Закона о защите прав потребителей (см. выше).

Сведения, предусмотренные ст. 10, доводятся до потребителей:

  • в технической документации, прилагаемой к товарам;
  • на этикетках;
  • маркировкой;
  • иным способом, принятым для отдельных видов товаров.

Далее укажите, что продавец не исполнил свои обязательства. А именно – не предоставил полную информацию о покупке. Здесь нужно точно пояснить, о какой информации про товар идёт речь (в каких сведениях вас обделили и почему вы пострадали от этого).

Опишите, как на вас сказалось непредоставление информации о товаре. Можно использовать стандартную фразу, но её нужно раскрыть:

В результате непредоставления надлежащей информации я не смог(ла) использовать товар по назначению (указать причину: вышел из строя и т. п.) и понес(ла) следующие убытки:

В силу п. 2 ст. 12 Закона РФ «О защите прав потребителей» продавец, не предоставивший покупателю полной информации о товаре, несет ответственность, предусмотренную пунктами 1-4 ст. 18 этого Закона – за недостатки товара, возникшие после его передачи потребителю вследствие отсутствия у него такой информации.

Требования и пожелания

Укажите, что за каждый день просрочки исполнения вашего требования свыше срока, установленного статьями 20, 21, 22 Закона о защите прав потребителей, на основании ст. 23 продавец обязан уплатить покупателю в добровольном порядке неустойку – 1% от цены товара за каждый день просрочки исполнения требования.

А требовать можно вот чего (на выбор):

  • замены;
  • устранения недостатков;
  • соразмерного уменьшения покупной цены;
  • возмещения затрат на ликвидацию недостатков товара потребителем или 3-м лицом;
  • возврата уплаченной за товар суммы.

Упомяните также:

  • про возмещение убытков, причиненных вследствие продажи товара;
  • 1% от цены товара за каждый день просрочки исполнения требования о предоставлении заменяющего товара на период ремонта первого (замена должна обладать теми же основными потребительскими свойствами).

Кстати, неустойку продавец платит по день исполнения требования.

Укажите что:

  • в случае отклонения претензии – буду вынужден(а) обратиться в суд за защитой своих потребительских прав и требовать возмещения убытков, морального вреда (ст. 395 ГК РФ, ст. 13-15 Закона РФ «О защите прав потребителей»);
  • при удовлетворении судом требований потребителя, установленных законом, суд взыскивает с изготовителя (исполнителя, продавца, уполномоченных организации или ИП, импортера) за несоблюдение добровольного удовлетворения требований потребителя штраф – 50% от присужденной суммы;
  • предлагаете решить спор в досудебном порядке;
  • попросите сообщить ответ на претензию в письменной форме в установленные законом сроки (укажите крайнюю дату).

Не забудьте подписать претензию и проставить дату её составления.

Также см. «».

Как вручить претензию

Роспотребнадзор советует придерживаться следующего порядка подачи претензионного заявления:

  • один экземпляр заявления вручите руководителю организации-продавца (ИП). Это может быть общий отдел, канцелярия, секретарь. Но желательно – вручить лицу, ответственному за получение корреспонденции. Под подпись лица, принявшего документ с указанием его фамилии и должности.
  • второй экземпляр с отметкой о дате вручения (есть специальная строка в заявлении) и заверенный печатью организации оставьте у себя.

Если это сделать невозможно, один экземпляр направляют в адрес продавца заказным письмом с уведомлением. Кроме того, в описи к нему нужно указать, какие документы вы вложили в заказное письмо.

С нашего сайта бесплатно скачать образец претензии на непредоставление информации о товаре (бланк одобрен Роспотребнадзором) можно по прямой ссылке здесь.

Договор аренды

По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Плоды, продукция и доходы, полученные арендатором в результате использования арендованного имущества в соответствии с договором, являются его собственностью. Таким образом, договор аренды является гражданско-правовым договором.

По договору аренды арендодатель принимает обязательство передать арендатору имущество во временное владение и пользование.

Арендатор обязан осуществлять платежи в виде арендной платы.

Виды договоров аренды

Виды договоров аренды:

  • договор субаренды;

  • договор аренды квартиры;

  • договор аренды нежилого помещения;

  • договор аренды автомобиля;

  • договор аренды транспортного средства;

  • договор аренды жилого помещения;

  • договор аренды оборудования;

  • договор аренды земельного участка;

  • договор аренды гаража;

  • договор финансовой аренды (лизинг);

  • договор аренды предприятия;

  • договор аренды имущества;

  • договор аренды с правом выкупа.

Договоры аренды и действующее законодательство

Договоры аренды регулируются нормами ГК РФ.

Также к нормативно-правовым актам, которые регулируют договоры аренды, следует отнести:

  • Федеральный закон от 29 октября 1998 г. № 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)»;

  • транспортные уставы (они регулируют аренду транспортных средств);

  • Закон РФ от 21 февраля 1992 г. № 2395-1 «О недрах»;

  • Водный кодекс РФ от 3 июня 2006 г. № 74-ФЗ;

  • Лесной кодекс РФ от 4 декабря 2006 г. № 200-ФЗ, регулирующий аренду лесных участков;

  • ст. 22 Земельного кодекса РФ от 25 октября 2001 г. № 136-Ф3, регулирующего аренду земельных участков;

  • Закон РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей».

Предмет договора аренды

Предметом договора аренды является любое индивидуально-определенное имущество, которое в процессе использования не теряет своих натуральных свойств.

Имуществом считается любая непотребляемая индивидуально-определенная вещь в состоянии, которое соответствует условиям договора аренды и назначению вещи со всеми необходимыми принадлежностями и необходимыми первичными документами.

Отметим, что при заключении договора аренды необходимо придерживаться обязательному требованию, которое заключается в подробном описании имущества, передаваемого в аренду.

Стороны договора аренды

Сторонами по договору аренды выступают арендодатель и арендатор.

В роли сторон могут выступать все субъекты гражданских правоотношений, а именно:

  • физические и юридические лица,
  • а также государство. В этом случае государство в арендных отношениях действует через свои органы.

Таким образом, сторонами по договору аренды являются:

Арендодатель – лицо, обязующееся предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, правомочные законом или собственником сдавать имущество в аренду.

Арендатор – лицо, которому арендодатель обязуется предоставить имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Отметим, что арендатором может выступать любое лицо.

Наряду с этим в ряде случаев состав арендаторов может быть ограничен законодательством. Так, например, по договору аренды предприятия и договору лизинга обе стороны должны являться предпринимателями (ст. 656 и 665 ГК РФ), а в договоре бытового проката арендодатель должен быть предпринимателем (п. 1 ст. 626 ГК РФ).

Условия договора аренды

В договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие однозначно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор считается не заключенным.

При несоответствии переданного имущества условиям договора арендодатель обязан по выбору арендатора либо безвозмездно устранить недостатки, или соразмерно уменьшить арендную плату, или возместить арендатору расходы на устранение недостатков, или принять арендную плату за вычетом расходов по устранению недостатков. Арендодатель по требованию арендатора должен заменить несоответствующее имущество соответствующим.

При наличии обременения в виде залога или сервитутов арендодатель обязан предупредить об этом арендатора. При нарушении этого условия арендатор имеет право требовать либо уменьшения арендной платы, либо расторжения договора и возмещения убытков.

Объект аренды

В аренду могут быть переданы:

  • земельные участки и другие обособленные природные объекты;

  • предприятия и другие имущественные комплексы;

  • здания, сооружения, оборудование;

  • транспортные средства

  • другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования (непотребляемые вещи).

В договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды.

При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор считается не заключенным.

Форма договора аренды

Договор аренды между физическими лицами, заключенный на срок более одного года, а также, если одной из сторон является юридическое лицо, должен быть заключен в письменной форме.

При аренде недвижимого имущества договор аренды также должен быть заключен в письменной форме.

Государственная регистрация договора аренды

Согласно статье 609 Гражданского кодекса Российской Федерации договор аренды должен быть заключен в письменной форме.

В устной форме договор аренды может быть заключен в следующих случаях:

1. Если ни одной из сторон договора аренды не является юридическое лицо;

2. Если срок договора аренды не превышает один год;

3. Если в аренду сдается движимое имущество.

Договор аренды недвижимого имущества, который заключается на срок более года, должен быть зарегистрирован в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии того субъекта, где находится сдаваемое в аренду помещение.

Срок договора аренды

Договор аренды заключается на срок, определенный договором. Если срок аренды в договоре не определен, договор аренды считается заключенным на неопределенный срок.

В этом случае каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом другую сторону за один месяц, а при аренде недвижимого имущества за три месяца.

Законом или договором может быть установлен иной срок для предупреждения о прекращении договора аренды, заключенного на неопределенный срок.

Отметим, что срок договора аренды не является существенным условием договора.

На практике различают: срок действия договора аренды и срок, в течение которого имущество должно быть передано арендатору. Такой срок передачи имущества прописывается в договоре аренды либо срок передачи имущества предполагается как разумный). Соблюдение этого срока имеет значение. Так как в этом случае непередача имущества арендатору приводит к тому, что арендатор имеет право потребовать возмещения убытков и передачи имущества либо арендатор имеет право требовать расторжения договора и возмещения убытков.

Предоставление арендованного имущества

Арендодатель обязан предоставить имущество арендатору в состоянии и сроки, предусмотренные договором аренды.

Если иное не предусмотрено договором аренды, имущество должно передаваться с техническим паспортом, сертификатом качества и иными принадлежностями.

Если сданное в аренду имущество, технические документы и иные его принадлежности не были переданы арендодателем, то арендатор имеет право:

1. Истребовать имущество или технические документы и иные его принадлежности у арендодателя;

2. Расторгнуть договор аренды;

3. Возместить причиненные ему убытки.

Арендная плата

Арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом – арендную плату. Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. В случае, когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.

Арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде:

  • определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно;

  • установленной доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;

  • предоставления арендатором определенных услуг;

  • передачи арендатором арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или в аренду;

  • возложения на арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного имущества.

Стороны могут предусматривать в договоре аренды сочетание указанных форм арендной платы или иные формы оплаты аренды.

Если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год.

Если арендатор нарушает сроки внесения арендной платы, арендодатель может требовать от арендатора досрочного внесения арендной платы, но не более чем за два срока подряд.

Содержание арендуемого имущества

Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить текущий ремонт и нести расходы по содержанию арендуемого имущества.

Арендодатель обязан проводить капитальный ремонт. В случае если арендодатель не произвел капитальный ремонта помещения, то арендатор имеет право:

1. произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы. То есть, если капитальный ремонт произведен арендатором, то в этом случае арендатор вправе требовать возмещения понесенных расходов;

2. потребовать соответственного уменьшения арендной платы;

3. потребовать расторжения договора и возмещения убытков.

Улучшения арендуемого имущества, произведенные арендатором

Улучшения подразделяются на отделимые улучшения и неотделимые улучшения.

Отделимые улучшения являются собственностью арендатора, а неотделимые улучшения являются собственностью арендодателя.

Досрочное расторжение договора аренды

Арендодатель может досрочно расторгнуть договор аренды в судебном порядке если арендатор:

  1. пользуется имуществом с существенным нарушением условий договора или назначения имущества либо с неоднократными нарушениями;

  2. существенно ухудшает состояние арендуемого имущества;

  3. не вносит арендную плату более двух раз подряд;

  4. не производит капитального ремонта имущества, если это является обязанностью арендатора согласно договору аренды или закона.

Арендатор может досрочно расторгнуть договор аренды в судебном порядке в следующих случаях:

  1. арендодатель не предоставил арендованное имущество арендатору;

  2. создает арендатору препятствия в пользовании арендованным имуществом;

  3. арендованное имущество имеет существенные недостатки, которые не были оговорены арендодателем и они не были и не могли быть обнаружены арендатором при заключении договора;

  4. арендодатель не производит капитальный ремонт арендованного имущества, если это является его обязанностью по договору;

  5. имущество стало непригодным для использования по причинам независящим от арендатора.

Указанный перечень оснований досрочного расторжения договора аренды по инициативе арендодателя или арендатора не является исчерпывающим, а потому он может быть расширен сторонами в договоре.

Преимущественное право аренды

Арендатор, исполнявший договор аренды без каких-либо нарушений имеет право на преимущественное право перед другими лицами на заключение договора аренды на новый срок.

Если арендатор намеревается заключить договор аренды на новый срок он должен письменно об этом уведомить арендодателя. Срок направления такого уведомления может быть определен в договоре аренды. Если в договоре аренды это срок не предусмотрен, то такое уведомление должно быть направлено арендатором в разумный срок.

Если арендодатель отказался заключать с арендатором договор на новый срок, а в течение года заключил договор аренды с другим лицом, арендатор вправе обратиться в суд с иском о переводе прав и обязанностей арендатора на себя и/или о возмещении причиненных убытков.

Продление договора аренды также происходит, если арендованное имущество остается в пользовании арендатора по истечении срока договора аренды и арендодатель этому не возражает. В этом случае договор аренды считается возобновленным на тех же условиях на неопределенный срок.

Возврат арендуемого имущества

Арендатор обязан вернуть имущество в том состоянии, в котором арендатор получил имущество в аренду изначально, с учетом нормального износа.

Если имущество не возвращено в срок, то в этом случае арендатор обязан осуществить платеж в виде арендной платы за все время просрочки, даже если он больше не пользовался арендуемым имуществом.

Прекращение договора аренды

Основания прекращения договора аренды:

  • исполнение договора:

  • соглашение сторон о расторжении договора;

  • ликвидация юридического лица в случае, если юридическое лицо является арендатором или арендодателем (ст. 419 ГК РФ);

  • исковое требование в суд одной из сторон. Договор аренды может быть досрочно расторгнут судом при наличии существенных нарушений одной из стороной условий договора.

Как заставить контрагента вернуть первичные документы

Первичные документы – важная часть любой коммерческой сделки, фактор, подтверждающий ее законность. Причины, по которым бизнес-партнер не возвращает подписанные документы, могут быть различными. Результат один: проблема, которую нужно решить в короткие сроки, как правило, до сдачи отчетности по периоду. Мы расскажем, как это сделать.

Договариваться или требовать?

Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.

Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.

Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.

На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.

В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.

С позиции поставщика

Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:

  • в письме №03-03-06/1/750 от 13/11/09 г. Минфина;
  • в документе-определении №15640/10 от 08/12/10 г. ВАС.

Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.

В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.

Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.

Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.

Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.

С позиции покупателя

Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.

Текст обращения может быть таким:

Руководителю (наименование компании-контрагента)

Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.

Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).

Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.

Еще несколько полезных советов

  1. Если документооборот между компаниями интенсивный, одним из пунктов договора целесообразно предусмотреть обмен сводной информацией по итогам месяца: какие документы, в каком количестве, на какую сумму сделок, кем, когда, в чей адрес отправлены.
  2. Обычно пакет документов готовит поставщик, а покупатель принимает и возвращает. Однако законодательство не содержит запрета на заполнение «первички» покупателем вместо поставщика (ФЗ №402 от 06/12/11 г., ст. 9), чтобы тот быстрее их подписал. Не будет нарушением и заполнение счета-фактуры с данными поставщика в соответствующих полях формы. Такая процедура – исключение, но позволяет в отдельных случаях закрыть расчеты контрагентов и избежать проблем с налоговой.
  3. В ситуации, когда продавцу, арендатору контрагенты не возвращают должным образом подписанный договор, при этом фактически пользуются его имуществом, юристы советуют обращаться в суд с иском об истребовании этого имущества из незаконного владения (ГК РФ, ст. 301).

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.

Подводя итоги

Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.

Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.

Как использовать копию в качестве надлежаще оформленного первичного документа

Компания ГАРАНТ

Будет ли являться надлежащим образом оформленным первичным бухгалтерским документом копия, например, акта о приемке выполненных работ? Если да, то при соблюдении каких условий?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Копия первичного учетного бухгалтерского документа может являться надлежащим образом оформленным первичным бухгалтерским документом.

Копия первичного документа, например копия акта выполненных работ, будет являться оформленным надлежащим образом первичным документом, если она заверена подписями должностных лиц и печатями обеих сторон.

Обоснование вывода:

В силу нормы п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо если они содержат все необходимые реквизиты, а именно:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов при одновременном выполнении следующих условий:

— расходы экономически обоснованы;

— произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

— документально подтверждены.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными согласно законодательству РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Подтверждающими документами в целях налогового и бухгалтерского учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ, п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Таким образом, факт осуществления каждой хозяйственной операции подтверждается посредством составления в момент ее совершения (а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее окончания) соответствующего первичного документа.

Как следует из вышеизложенного, правилами бухгалтерского и налогового учета предусмотрено наличие оригинальной (личной) подписи на первичных документах.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно» (копия верна). Рядом указываются: подпись должностного лица, которое заверило копию, личная подпись, расшифровка подписи (фамилия и инициалы), дата заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

Предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», подразумевает, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения документов.

Требования данного ГОСТа носят рекомендательный, а не обязательный характер, поскольку в соответствии со ст. 46 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ с 1 июля 2003 года до вступления в силу соответствующих технических регламентов требования, установленные действующими национальными стандартами, подлежат обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства РФ о техническом регулировании.

На наш взгляд, правила указанного ГОСТа в силу устойчивого продолжительного применения могут рассматриваться в качестве сложившихся обычаев делового оборота и заключаются в следующем:

— оттиском основной печати организации заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25), то есть на договорах, доверенностях, финансовых и т.п. документах;

— копию документа можно заверить любой печатью, в том числе и дополнительной, по усмотрению организации (п. 3.26).

Обращаем Ваше внимание на то, что ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на унифицированные формы первичных учетных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Однако, по нашему мнению, данные рекомендации можно применять и к иным (не включенным в ОК 011-93) формам первичных учетных документов, содержащих обязательные реквизиты.

Рекомендуем Вам также обратить внимание на государственный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 копия — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (п. 29); заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 30).

Таким образом, исходя из вышеизложенного, считаем, что копия первичного учетного бухгалтерского документа (например, копия акта о приемке выполненных работ) может быть принята к бухгалтерскому учету только в случае надлежащим образом оформленного двустороннего заверения такого документа (как со стороны заказчика (покупателя), так и со стороны исполнителя (поставщика)) — подписями должностных лиц и печатями обеих сторон.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мягкова Светлана