Почтовые расходы на какой счет

Деятельность любой коммерческой организации направлена на получение экономической выгоды, которая может быть реализована посредством разнообразных законных способов и в связи с этим могут возникать дополнительные расходы в виде почтовых расходов. Ведь несмотря на широкое использование новых технологий многие организации остаются сторонниками обычных способов почтовой рассылки как со стороны рассылки, так и со стороны получения.

Затраты, понесенные при использовании почтовых услуг, имеют такую особенность, как обоснованность, причем документально подтвержденную. Учет осуществляется на отдельном счете: 44 или 26. Рассмотрим как выбрать счет по расходам на почту и их учет.

Нормативное регулирование учета почтовых расходов

НК РФ ч.2

Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н утверждает Положения по ведению бухучета и бухотчетности в РФ

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н утверждает Плана счетов бухучета Инструкции по применению

Федеральный закон от 17.07.1999 N 176-ФЗ регулирует деятельность почтовой связи

Выбор счета при учете почтовых расходов

Затраты на почту нельзя прямо отнести на себестоимость, поэтому их нужно учитывать на отдельном счете, при этом важны: вид деятельности и направление почтовых расходов: (нажмите для раскрытия)

  • маркетинговые исследования – в дебет счета 26
  • в других случаях – в дебет счета 44
Торговля Независимо от того оптовая это компания или розничная, расходы по продаже относятся к издержкам обращения и не включаются в себестоимость товара. Их собирают на счете 44
Производственная деятельность Эти расходы относятся к управленческим или общехозяйственным, учитываются на счете 26 и их можно списать на финансовый результат

Расходы по реализации готовой продукции относятся к коммерческим, учитываются на счете 44

Непроизводственные компании, кроме торговых (брокерские, дилерские компании и т.д.) Информация о расходах относится к основной деятельности, поэтому используется счет 26
Торгово-производственная деятельность Выбор счета производится самостоятельно

Учет почтовых расходов должен быть закреплен в учетной политике и рабочем плане счетов. Затраты, которые учитываются в составе почтовых, должны быть обязательно связаны с реализацией для цели включения расходов на продажу.

Читайте также статью ⇒ Суточные расходы в командировке.

Учет аренды ячейки на почте

Организация имеет право выбора при получении корреспонденции:

  • по почтовому адресу
  • до востребования
  • с использованием ячеек абонементного почтового шкафа

Расходы по использованию абонементного ящика в бухучете отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (управленческие расходы, связанные с производством и реализацией) и они признаются в налоговом периоде, в котором сформировались, независимо от факта оплаты при использовании метода начисления, при кассовом методе сумма за аренду включается в расходы по факту оплаты. В большинстве случаев плата вносится вперед за несколько месяцев, которая учитывается как предоплата.

Пример по учету расходов на абонементный ящик

ООО «Альфа и омега» арендует почтовую ячейку на основе договора и акта передачи на 9 месяцев с 01 апреля 2020 г. по 31 декабря 2020 г. Платеж осуществлен единовременно наличными деньгами подотчетным лицом в сумме 10620 руб. (в том числе НДС 18% – 1620 руб.). Организацией используется метод начисления. В организации сделаны такие проводки:

Операция Дебет Кредит Сумма, руб.
Выдана подотчетная сумма из кассы 71 50 10620
Внесена абонплата за пользование ячейкой 60 субсчет «Авансы выданные» 71 10620
Ежемесячно списываются расходы за пользование ячейкой 26 (44) 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 1000
Ежемесячно отражается НДС по абонплате 19 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 180
Принятие к вычету НДС по оказанным почтовым услугам 68 19 180
Зачтена частичная сумма предоплаты 60 субсчет «Расчеты с поставщиками подрядчиками» 60 субсчет «Авансы выданные» 1180

Учет почтовых расходов при рекламной рассылке

Организации также част используют распространение рекламной информации посредством почты. В бухучете стоимость конвертов, марок, услуг почты и т.д. учитываются на счетах 26 или 44 после их использования по факту отправки. Учет почтовых расходов будет зависеть от того, адресная или безадресная рассылка:

  • при адресной – расходы, связанные с производством и реализацией
  • при безадресной – расходы рекламные

Пример учета затрат на рассылку рекламы

ООО «Альфа и омега» заказала рекламные буклеты, оплатила и оприходовала. Половину буклетов распространено по адресной рассылке, другая половина – по безадресной. Услуги почты составляют 11800 руб. (в т. ч. НДС – 1800 руб.) Выручка компании за этот месяц составила 500000 руб. без НДС.

Почтовые расходы по безадресной рекламе признаются нормируемыми. Норматив составит:

500000 руб. * 1% = 5000 руб.

Норматив равен затратам по безадресной рекламе, значит они учитываются полностью 5000 руб. И в учете услуги почты будут отражены:

Операция Дебет Кредит Сумма, руб.
Оплачены почтовые услуги по рассылке 60 51 11800
Отражен НДС, предъявленный почтовым отделением 19 60 1800
Отражена стоимость почтовых услуг по безадресной рассылке как расходы на продажу 44 60 5000
Принят к вычету НДС 68 19 900
Отражена стоимость почтовых услуг по адресной рассылке как расходы на продажу 44 60 5000
Списан НДС по адресной рассылке 91 19 900

Учет почтовых расходов по выплате дивидендов

АО могут использовать почтовые переводы для перечисления дивидендов акционерам. Такие расходы не относятся к затратам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, не являются деятельностью, направленной на получение дохода, т.к. их выплачивают из чистой прибыли, значит за счет чистой прибыли и должны покрываться почтовые расходы.

Затраты, связанные с информированием акционеров, входят в состав внереализационных расходов при расчете налога на прибыль. Пои принятию затрат по уменьшению налогооблагаемой базы ситуация аналогична как и с выплатой дивидендов по почте.

Подтверждением расходов организации на услуги почтовой связи при оплате наличными денежными средствами наряду с кассовыми чеками могут служить и бланки строгой отчетности.

Советник государственной гражданской службы РФ II класса Я.Я. Хомец

Учет почтовых расходов ИП

Расходы ИП могут быть представлены как, например отправка 3-НДФЛ по почте. При расчете НДФЛ ИП имеет право на профессиональные вычеты на основании подтвержденных документами расходов, причем осуществляемых для извлечения дохода. Так, почтовые расходы могут быть основанием для профессионального вычета при расчете НДФЛ.

Предоплата за пользование почтовым ящиком учитывается так же, как другие выданные авансы

Важно! ИП самостоятельно определяет расходы по деятельности, направленной на получение прибыли так, как и организации в соответствии с гл. 25 НК РФ.

Ошибка при учете использования фирменных конвертов

Организации для почтовых отправлений используют заказанные в типографии конверты с логотипом компании и для распространения рекламы, и для деловой корреспонденции. Стоимость таких конвертов должна быть учтена как почтовые расходы при адресной рассылке контрагентам как необходимое условие делового оборота, а при безадресной или рекламной рассылке – рекламные расходы.

Ошибка при выборе организации для осуществления почтовых отправлений

Услуги почты оказывают организации, имеющие специальную лицензию и их обязанностью является обеспечение конфиденциальности и сохранности отправлений, но организация может воспользоваться этим и при отправке почтовая организация любой формы собственности имеет право наложить арест на содержимое, осмотреть, но на основании судебного решения.

Читайте также статью ⇒ Расходы для целей УСН — какие нельзя принять.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Можно ли отнести выполнение работ по доставке документов от контрагента посредством транспортно-экспедиционной компанией на почтовые расходы и на каком счете их следует учитывать? (нажмите для раскрытия)

Ответ: Эти расходы организация вправе отнести на почтовые и отразить их на счете 44 т.к. это связано с реализацией.

Вопрос №2: Как учитываются марки для любой формы почтовых отправлений?

Ответ: В бухучете стоимость приобретенных марок учитывают в составе управленческих расходов (счет 26 или счет 44) только после их использования при отправлении. Марки нужно учесть как самостоятельный актив, если они приобретены по отдельной накладной и до списания на расходы отражаются по счету 50 субсчет «Денежные документы». При наклеивании марок почтой, отправитель оплачивает почтовую услугу и отражает почтовые расходы полностью (по счету 26 или 44).

Налоговый учет почтовых расходов

Любая организация рано или поздно сталкивается с почтовыми услугами. Про налоговый учет почтовых расходов расскажем в материале.

Налог на прибыль

Компания может покупать через своих сотрудников конверты и марки. Такие затраты на услуги почтовой связи нужно учитывать в прочих расходах по мере использования почтовых марок. Сделать это можно на дату утверждения авансового отчета работника (подп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). В таком порядке учитываются почтовые расходы при налоге на прибыль.

Теперь в двух словах скажем про НДС. Реализация почтовых марок и маркированных конвертов этим налогом не облагается (подп. 9 п. 2 ст. 149 НК РФ). В свою очередь, почтовые услуги и немаркированные конверты подлежат обложению НДС (письмо ФНС от 14.02.2017 № СД-4-3/2671). Получить вычет по таким покупкам можно, но только в случае, если оператор связи выдаст счет-фактуру. В противном случае при налогообложении почтовые расходы в виде НДС придется списать за счет собственных средств.

Как известно, почтовые отделения счета-фактуры не выдает, так как обязанность оператора связи выставить счет-фактуру считается исполненной после выдачи кассового чека (п. 7 ст. 168 НК РФ). Без счета-фактуры вычет не возможен, кроме случаев прямо предусмотренных законодательством (п. 3, 6, 7, 8 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Услуги связи среди них не поименованы, значит, на вычет рассчитывать не стоит (письмо Минфина от 03.09.2018 № 03-07-11/62786).

Компании, применяющие УСН «доходы» расходы на почтовые услуги по естественным причинам не учитывают. В свою очередь, фирмы, выбравшие объектом налогообложения «доходы минус расходы», могут учесть почтовые расходы в бухгалтерском и налоговом учете, если соблюдены все обязательные условия признания расходов (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Списать такие затраты на расходы нужно в момент оплаты (письмо Минфина от 18.01.2010 № 03-11-11/03).

В случае если покупатель откажется от получения, отправленного по почте товара, то учесть почтовые расходы в налоговом учете при УСН не получится. Объясняется это тем, что затраты на оплату почтовых услуг должны быть связаны с реализацией отправленного по почте товара. Нет реализации – включить стоимость услуг почты в расходы по единому налогу не получится (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, письмо Минфина от 30.05.2016 № 03-11-06/231125).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Отражаем почтовые расходы в бухгалтерском учете (нюансы)

Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.

При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.

Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте здесь.

Почтовые расходы могут быть представлены:

  1. Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
  2. Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.

Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Отражение почтовых расходов в бухучете

В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:

  1. Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.

Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».

Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.

Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:

  • Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
  • Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.

Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:

  • Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
  • Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.

ВАЖНО! Организации, которые могут вести бухучет в упрощенном порядке, вправе списать материалы в расходы по мере их приобретения (пп. 13.1–13.3 ПБУ 5/01). Однако поскольку конверты, учитываемые на сч. 10, используются вместе с марками, учитываемыми на сч. 50.3, правильнее будет отнести стоимость конвертов на затратный счет по мере использования.

  1. Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:

Дт 26 (44) Кт 60 (71).

Как интернет магазину учесть расходы на доставку товара покупателям почтой, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите бесплатный пробный демо-доступ.

О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»

Согласно ст. 346.16 НК РФ почтовые расходы упрощенцев относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, и при этом признаются после свершения факта оплаты за них (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Перечень расходов, признаваемых при расчете УСН-налога, см. здесь.

В соответствии с этим в налоговом учете следует учитывать почтовые расходы именно в том периоде, в котором они были произведены. В противном случае (если, например, списать стоимость конвертов по мере того, как они будут использоваться) возможны разногласия с налоговиками.

О нюансах признания упрощенцами отдельных видов расходов узнайте из публикаций:

Контролирующие органы считают, что материальные расходы должны быть учтены точно в момент их оплаты (письмо Минфина РФ от 18.01.2010 № 03-11-11/03). Иное может быть расценено как нарушение порядка признания расходов, за что предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ.

Итоги

Производя почтовые расходы, организация должна грамотно их учесть, чтобы можно было отнести их в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль. В противном случае государственные органы могут применить к организации налоговые санкции.

Почтовые расходы в бухгалтерском учете и налоговом

Почтовые расходы в бухгалтерском учете неизбежно возникают при осуществлении хозяйственного процесса в любой организации. Рассмотрим более подробно механизм отражения подобных расходов в бухгалтерском учете.

Сущность почтовых расходов

Отражение почтовых расходов в бухучете

Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»

Производя почтовые расходы, организация должна грамотно их учесть, чтобы можно было отнести их в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль. В противном случае государственные органы могут применить к организации налоговые санкции.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Федеральная налоговая служба рассмотрела обращение, касающееся вопроса налогообложения налогом на добавленную стоимость (далее — НДС) услуг, оказываемых ФГУП при исполнении государственных контрактов, и сообщает следующее.

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) объектом налогообложения по НДС признается реализация товаров (работ, услуг), а также передача имущественных прав на территории Российской Федерации. При этом пунктом 2 статьи 146 и статьей 149 Кодекса установлены перечни операций, не признаваемых объектом налогообложения НДС и не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

В соответствии с подпунктом 9 пункта 2 статьи 149 Кодекса не подлежит налогообложению (освобождается от налогообложения) НДС реализация на территории Российской Федерации почтовых марок (за исключением коллекционных марок), маркированных открыток и маркированных конвертов. При этом освобождение от обложения НДС услуг почтовой связи положениями главы 21 Кодекса не предусмотрено, соответственно данные услуги подлежат обложению НДС в общеустановленном порядке.

Согласно статье 2 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (далее — Закон № 176-ФЗ) почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи, признаются государственными знаками почтовой оплаты.

В соответствии со статьей 4 Закона № 176-ФЗ порядок оказания услуг почтовой связи регулируется Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

В пункте 24 указанных Правил определено, что для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты, в качестве которых используются, в том числе, почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки.

Пунктом 1.1 Положения о знаках почтовой оплаты и специальных почтовых штемпелях Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства связи Российской Федерации от 26.05.1994 № 115 (далее — Положение), установлено, что почтовые марки и блоки, маркированные конверты и карточки предназначены для оплаты услуг почтовой связи, предоставляемых учреждениями связи, согласно действующим тарифам и подтверждения этого на внутренней и международной корреспонденции. На основании пункта 5.3 Положения продажа знаков почтовой оплаты Российской Федерации производится учреждениями Федеральной почтовой связи строго по номинальной стоимости и не ранее срока, установленного для их ввода в почтовое обращение.

Таким образом, льготный режим налогообложения распространяется на реализацию почтовых марок, маркированных открыток и маркированных конвертов, предназначенных для оплаты услуг почтовой связи, предоставляемых организациями федеральной почтовой связи.

Учитывая вышеизложенное, если при оказании услуг почтовой связи по пересылке почтовых отправлений в рамках государственных контрактов покупатели (заказчики) для оплаты указанных услуг приобретают почтовые марки, маркированные открытки и маркированные конверты согласно действующим тарифам, то их реализация в соответствии с подпунктом 9 пункта 2 статьи 149 Кодекса НДС не облагается.

В части вопросов, касающихся определения цены услуг при заключении государственных контрактов и указания условия о включении (не включении) в нее НДС, Федеральная налоговая служба отмечает, что данные вопросы не относятся к компетенции ФНС России.

В соответствии с пунктом 1 постановления Правительства Российской Федерации от 26.08.2013 № 728 «Об определении полномочий федеральных органов исполнительной власти в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд определено Министерство экономического развития Российской Федерации.

Действительный государственный
советник Российской Федерации 3 класса
Д.С. Сатин

Общие подходы к расчетам по почтовым расходам

С почтовыми отделениями связи организации взаимодействуют по многим моментам. В первую очередь это связано с приобретением почтовых конвертов, марок, карточек и других ценностей, а также с оплатой услуг по приему почтовых отправлений, денежных переводов, подписке и др.

Плата за услуги почтовой связи взимается при приеме почтовых отправлений по тарифам, действующим на дату приема (п. 34 Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111). Услуги почтовой связи оплачиваются:

– почтовыми марками Республики Беларусь |*|;

– иными знаками почтовой оплаты;

– наличными деньгами или путем безналичных расчетов;

– международными ответными купонами.

* Информация о том, какие документы относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты

В настоящее время Белпочта предлагает оплатить пересылки простой и заказной письменной корреспонденции через систему «Электронная марка». Предварительно зарегистрировавшись в этой системе, можно дистанционно через Интернет осуществлять расчеты с Белпочтой.

Важно! С 1 июля 2016 г. предоставление почтовых услуг и реализация товарноматериальных ценностей в отделениях почтовой связи физическим лицам, действующим в интересах юридического лица, возможны только с использованием корпоративной или индивидуальной банковской платежной карточки (см. сайт РУП «Белпочта»: www.belpost.by/info/s4et-faktura). Услуги оказываются по предъявлении документов, подтверждающих полномочия физических лиц (доверенность на представление интересов юридического лица, копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица).

Бухгалтерский учет почтовых расходов

В основе взаимоотношений Белпочты с организациями по оказываемым услугам лежит договор возмездного оказания услуг, который является публичным.

Справочно: публичным признается договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (розничная торговля, перевозка транспортом общего пользования, услуги связи, энергоснабжение, медицинское, гостиничное обслуживание, обязательное страхование и т.п.) (ст. 396 Гражданского кодекса Республики Беларусь; далее – ГК).

По договору возмездного оказания услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Эти правила применяются в т.ч. к договорам оказания услуг почты (ст. 733 ГК).

Чаще всего услуги, оказываемые организациям почтой, оплачиваются:

– посредством платежного поручения;

– с использованием авансовой книжки.

Пример 1. Оплата почтовых расходов платежным поручением

Организация перечислила отделению Белпочты с расчетного счета сумму предоплаты за почтовые конверты – 150 руб. Расчеты с отделением Белпочты организация ведет с применением счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с открытием отдельного субсчета для учета предоплаты: субсчет 60-1 предназначен для расчетов по выданным авансам, субсчет 60-2 – для расчетов по оказанным услугам. Купленные конверты получил представитель организации.

В бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т 60-1 – К-т 51 – 150 руб.
– перечислена предоплата Белпочте с расчетного счета;

Д-т 60-2 – К-т 60-1 – 150 руб.
– сумма предоплаты зачтена в счет приобретенных конвертов.

Д-т 10 – К-т 60-2 – 125 руб.
– по товарной накладной получены почтовые конверты;

Д-т 18 – К-т 60-2 – 25 руб.
– отражена сумма НДС по приобретаемым ценностям.

Если организация решит вести расчеты с Белпочтой посредством авансовой книжки, то ее сначала надо получить. Для этого целесообразно ознакомиться с информацией на сайте Белпочты по адресу: www.belpost.by/info/avans-kniga.

Для получения авансовой книжки в специальном центре комплексного обслуживания «Бизнес-почта» (Главпочтамт) необходимо представить заявление по форме МС-1 и копию платежного поручения, подтверждающего факт ее оплаты, т.е. перечисления денежных средств на расчетный счет Белпочты согласно счету-фактуре (счет можно распечатать с официального сайта Белпочты). Авансовая книжка может периодически пополнятся перечислением денежных средств с расчетного счета. В нее вносятся сведения о поступившей сумме денежных средств.

Важно! Порядок заполнения авансовой книжки прописан на ее последней странице.

Пример 2. Получение авансовой книжки

Организация перечислила Белпочте 200 руб. для получения авансовой книжки. Стоимость услуг по выдаче книжки составила 5,28 руб. (в т.ч. НДС – 0,88 руб.). Белпочта не выписывает накладную на выдачу авансовой книжки. Стоимость услуг по ее выдаче списывается с самой авансовой книжки. Стоимость услуг по отправке почтовой корреспонденции составила 50,40 руб. (в т.ч. НДС – 8,40 руб.).

В данном случае будет составлена следующая корреспонденция счетов:

Д-т 60-1 – К-т 51 – 200 руб.
– перечислен аванс для получения авансовой книжки;

Д-т 60-2 – К-т 60-1 – 55,68 руб.
– сумма предоплаты зачтена в счет оплаты почтовых услуг, включая оплату услуг по выдаче авансовой книжки;

Д-т 26 – К-т 60-2 – 46,40 руб.
– списана стоимость почтовых услуг;

Д-т 18 – К-т 60-2 – 9,28 руб.
– отражена сумма НДС по приобретаемым почтовым услугам.

При наличии подписанного ЭСЧФ организация может принять к вычету сумму «входного» НДС (п. 5-1 ст. 107 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК);

Д-т 68-2 – К-т 18 – 9,28 руб.
– сумма «входного» НДС принята к вычету;

Д-т 90-5 – К-т 26 – 46,40 руб.
– стоимость почтовых услуг списана в составе управленческих расходов.

Оплата почтовых расходов банковскими карточками

Работник организации может осуществить расчеты с Белпочтой посредством корпоративной или личной банковской платежной карточки. Для расчетов корпоративной карточкой необходимо наличие денежных средств на ней. Для этого к счету 51 «Расчетный счет» открывают отдельный субсчет.

Выдавая работнику карточку для текущих расчетов, задолженность подотчетного лица по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не показывают. Только по факту расчетов за почтовые услуги в бухгалтерском учете следует показывать списание денежных средств со счета и возникновение дебиторской задолженности на счете 71.

Важно! Для того чтобы организация могла принять к вычету «входной» НДС по почтовым расходам, оплаченным посредством платежной карточки, необходимо заполнить заявление для выставления отделением Белпочты в ее адрес ЭСЧФ |*| (подп. 3.4 п. 3 постановления МНС Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15 «Об установлении формы электронного счета-фактуры и утверждении Инструкции о порядке создания (в том числе заполнения), выставления (направления), получения, подписания и хранения электронного счета-фактуры» и сайт Белпочты: www.belpost.by/info/s4et-faktura).

* Информация о подтверждении даты фактического получения сведений для соблюдения установленных сроков создания ЭСЧФ

Пример 3. Расчеты корпоративной платежной карточкой

Для приобретения почтовых марок работнику организации – держателю корпоративной платежной карточки выдана доверенность от организации и оформлено заявление для выставления почтой в адрес организации ЭСЧФ. В отделении Белпочты работник приобрел 100 почтовых марок на общую сумму 50 руб., в т.ч. НДС – 8,33 руб.

Работник составил авансовый отчет с приложением квитанции, карт-чека, подтверждающих оплату почтовых марок, и товарной накладной.

Записи в учете следующие:

Д-т 51 – К-т 51 – 50 руб.
– перечислены денежные средства для приобретения марок с расчетного счета на счет, к которому получена карточка;

Д-т 71 – К-т 51 – 50 руб.
– посредством карточки оплачена стоимость приобретаемых почтовых марок;

Д-т 10 – К-т 71 – 41,67 руб.
– приняты к учету купленные почтовые марки;

Д-т 18 – К-т 71 – 8,33 руб.
– отражен НДС по купленным маркам;

Д-т 68-2 – К-т 18 – 8,33 руб.
– принят к вычету НДС при наличии подписанного ЭСЧФ.

Пример 4. Расчеты личной платежной карточкой

Работник организации в отделении Белпочты оплатил своей зарплатной карточкой стоимость отправленной телеграммы в интересах организации в сумме 7,56 руб., в т.ч. НДС – 1,26 руб. Заявление для выставления отделением Белпочты ЭСЧФ в адрес организации было оформлено. Работник своевременно представил авансовый отчет с подтверждающими документами по произведенным расходам.

В бухгалтерском учете необходимо отразить:

Д-т 26, 44 – К-т 71 – 6,3 руб.
– списана стоимость почтовых услуг;

Д-т 18 – К-т 71 – 1,26 руб.
– отражена сумма НДС;

Д-т 68-2 – К-т 18 – 1,26 руб.
– принят к вычету НДС;

Д-т 71 – К-т 51 – 6,3 руб.
– погашена задолженность перед работником путем перечисления денежных средств на его платежную карточку.