Положение о разработке должностных инструкций на предприятии

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке разработки, согласования и утверждения Положений о подразделениях компаний █████ и Должностных инструкций сотрудников

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Назначение

1.1.1 Положение о порядке разработки, согласования и утверждения Положений о подразделениях Группы компаний ███████ (далее – Предприятие) и Должностных инструкций сотрудников предназначено для определения порядка работ в подразделениях группы компаний по осуществлению процедур регламентации деятельности.

1.1.2 Регламентация деятельности включает закрепление за каждым подразделением и сотрудником определенного перечня задач, которые решаются в ходе работы, функциональных обязанностей.

1.1.3 Данное Положение определяет единые правила разработки, согласования, утверждения и оформления Положений о структурных подразделениях и Должностных инструкций сотрудников Предприятия.

1.2 Цели и задачи

Целью осуществления регламентации деятельности сотрудников и подразделений Предприятия является повышение эффективности управления человеческими и информационными ресурсами Предприятия

Задачи:

1.2.1 Оптимизация численности и совершенствование квалификационных требований к кадровому составу предприятия

1.2.2 Формирование квалификационных требований и критериев оценки соответствия сотрудника занимаемой должности.

1.2.3 Закрепление роли сотрудников при осуществлении корпоративных процедур, а также их прав и ответственности при взаимодействии с сотрудниками в рамках одного подразделения, при взаимодействии между подразделениями Предприятия и во взаимоотношениях с внешними организациями.

1.2.4 Совершенствование нормирования труда и принципов оценки результатов труда сотрудников

1.2.5 Повышение ответственности сотрудников предприятия при выполнении своих должностных обязанностей

1.2.6 Определение уровня полномочий при получении доступа к корпоративной информации сотрудников Предприятия.

1.2.7 Совершенствование процедур найма, аттестации и ротации персонала.

1.3 Принципы

1.3.1 Оптимизация – консолидация информации о распределении функциональных обязанностей в рамках подразделений, позволяющая проектировать мероприятия, направленные на достижение стратегических и тактических целей Предприятия за счет использования современных технологий управления человеческими ресурсами.

1.3.2 Унификация – составление и оформление Положений о подразделениях и Должностных инструкций в соответствии с единым корпоративным стандартом.

1.4 Область применения

Положение регулирует комплекс мероприятий по организации и проведению процедуры регламентации деятельности в подразделениях предприятия:

1.3.3 Составление матрицы функций.

1.3.4 Обсуждение на Рабочей Группе.

1.3.5 Написание Положений о подразделениях и Должностных инструкций.

1.3.6 Согласование и утверждение регламентирующих документов.

1.5 Термины

Положение о подразделении является организационно-технологическим документом, определяющим и устанавливающим: место подразделения в структуре Предприятия, границы его функциональной деятельности, взаимодействие с другими подразделениями Предприятия и внешними организациями, а также перечень нормативных документов регулирующих деятельность данного подразделения. Положением о подразделении регламентируется деятельность департаментов, управлений, отделов, и других структурных единиц Предприятия.

Должностная инструкция является организационно-технологическим документом, определяющим: функциональные обязанности, должностные полномочия (права), ответственность, особые условия труда, предъявляемые квалификационные требования, а также перечень основных нормативных документов регулирующих деятельность лица, занимающего данную должность.

1.6 Категории руководителей и специалистов

В работе по регламентации деятельности подразделений и сотрудников принимают участие следующие категории руководящих работников и специалистов:

Руководство отраслевых компаний – генеральный директор, заместители генерального директора.

Руководители Департаментов, Дирекций и Управлений – руководители, осуществляющие контроль деятельности непосредственных руководителей по организации процедуры регламентации.

Непосредственные руководители — руководители в структурных подразделениях, осуществляющие непосредственно оперативную работу по регламентации деятельности.

Специалисты – сотрудники Предприятия.

Члены Рабочей Группы – сотрудники Департаментов, Дирекций и Управлений, которым непосредственно руководством отраслевых компаний делегирована ответственность по организации и проведению процедуры регламентации.

Эксперты — сотрудники подразделений, уполномоченные оценить Положения и Должностные инструкции с точки зрения соответствия законодательству РФ и соблюдения финансовых интересов Предприятия – персонал Управления корпоративного финансирования, Юридического департамента и Дирекции по персоналу,

2. ПРОЦЕДУРА РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ И ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

2.1 Составление матрицы функций подразделения

2.1.1 Пакет методических материалов и формы для сбора информации передается руководителям подразделений.

2.1.2 Руководители назначают из числа своих сотрудников члена Рабочей Группы и обязывают сотрудников заполнить и в течение 2 дней сдать матрицы функций Члену Рабочей группы.

2.1.3 Член рабочей группы выполняет следующие действия: аккумулирует матрицы функций сотрудников своего подразделения, формирует единую сводную матрицу в электронном виде (формат MsExel, образец индивидуальной матрицы функций – в Приложении 3; образец матрицы функций подразделения – в Приложении 4).

2.2 Обсуждение на рабочей группе

2.2.1 Член Рабочей Группы проводит обсуждение матрицы функций своего подразделения на заседании Рабочей Группы и с руководителем подразделения.

2.2.2 На основании рекомендаций Рабочей Группы, Руководителя подразделения и по согласованию с сотрудниками он вносит коррективы в матрицу.

2.3 Написание Положений о подразделениях и Должностных инструкций

2.3.1 Согласованные с Руководителем подразделения и с участниками Рабочей Группы описания функциональных обязанностей сотрудников подразделения, Член Рабочей Группы передает секретарю подразделения для оформления. Далее он контролирует корректное оформление пакета документов.

2.3.2 По окончании оформления документов Член Рабочей Группы передает их в Департамент по персоналу для согласования.

2.3.3 В случае, если документы возвращаются на доработку – вносит необходимые коррективы и повторно передает доработанный пакет документов (с приложенным к нему предварительным вариантом с правкой) на согласование в подразделение, которое их возвратило.

2.3.4 Процедура разработки регламентирующих документов должна быть проведена в течение 10 дней с момента получения руководителем подразделения пакета регламентирующих документов. В случае возвращения документа на доработку, исправленный вариант должен быть возвращен в согласующее подразделение не позднее, чем через 3 дня с момента его возвращения (схема проведения работ по регламентации приведена в Приложении 5).

3. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

3.1 Разработка Положения осуществляется непосредственно в структурном подразделении. Ответственным за разработку является руководитель подразделения.

3.2 Положение оформляется в едином стиле (образец Положения о подразделении см. Приложение 2).

3.3 Структура Положения о подразделении включает в себя следующие обязательные разделы: общие положения, задачи и функции, взаимоотношения, права и полномочия, ответственность.

3.3.1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

Данный раздел включает в себя пункты:

— Руководитель — указывается должность руководителя подразделения;

— Порядок замещения — указываются должности лиц, замещающих руководителя подразделения;

— Место в организационной структуре предприятия — указывается статус подразделения в структуре предприятия, управления, отдела и т. д.;

— Структурное деление — указывается структурный состав подразделений;

— Нормативные документы. В разделе указывается перечень основных нормативных документов, регулирующих деятельность подразделения.

3.3.2 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ. В данном разделе по пунктам перечисляются основные задачи и функции, выполнение которых возложено на данное подразделение.

— с другими структурными единицами Предприятия (методы и способы получения доступа к различным формам внутренней и внешней отчетности подразделений Предприятия, а также к системе информационного обслуживания всех подразделений Предприятия).

— с внешними организациями.

4. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

4.1 Разработка Должностных инструкций сотрудников осуществляется непосредственно в подразделениях. Ответственным за разработку и своевременное предоставление должностных инструкций на каждую должность в соответствии со штатным расписанием является генеральный директор отраслевой компании.

4.2 Должностные инструкции разрабатываются на должности, в строгом соответствии со штатным расписанием подразделения, независимо от того, заняты они или вакантны. Разные Должностные инструкции на одноименные должности разрабатываются только в том случае, если эти должности предусматривают различные функциональные обязанности.

4.3 Инструкция оформляется в едином стиле. (образец Должностной инструкции см. Приложение 1).

4.4 Структура Должностной инструкции включает в себя следующие обязательные разделы: Общие положения, задачи и функциональные обязанности, взаимоотношения, права и полномочия, ответственность, квалификационные требования.

4.4.1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. В данном разделе указываются способы назначения и освобождения от должности, подчиненность, требования по образованию и стажу работы, а также документы, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности.

4.4.2 ЗАДАЧИ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ. В данном разделе по пунктам перечисляются функциональные обязанности должностного лица.

4.4.3 ПРАВА И ПОЛНОМОЧИЯ. В данном разделе оговариваются основные полномочия и права, предоставленные данному должностному лицу для выполнения возложенных на него обязанностей.

4.4.4 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ. В данном разделе указывается какую ответственность несет должностное лицо за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей, утерю или преднамеренную порчу находящихся в его пользовании материальных ценностей. Для материально ответственных должностей в обязательном порядке указывается необходимость заключения договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

4.4.5 КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ. В разделе оговариваются требования, как общепрофессиональные так и специфические, предъявляемые к квалификации данного должностного лица.

Например: знание иностранного языка, знание определенных нормативных документов внешнего и внутреннего характера, умение работать с банковской организационной техникой различного назначения, в т. ч. на ПЭВМ и так далее.

4.4.6 К каждой Должностной инструкции оформляются, соответственно, лист согласования и лист ознакомления (образцы – приложения 2 и 3). На листе согласования ставят свои визы руководители Дирекции по персоналу, юридического департамента, управления корпоративного финансирования

5. СОГЛАСОВАНИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ И ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

5.1 Согласование проходит в следующем порядке:

· Дирекция по персоналу,

· Управление корпоративного финансирования финансового департамента,

· Инвестиционно – корпоративный отдел юридического департамента.

5.2 Срок согласования документов в каждом из указанных в пункте 2.3.1 подразделений, не должен превышать 5 рабочих дней с даты его получения соответствующим подразделением. Для сокращения времени согласования, копии подготовленных документов направляются в согласующие подразделения одновременно.

5.3 В случае возникновения замечаний со стороны согласующих подразделений, документы дорабатываются подразделением его представившим, и направляются на повторное согласование.

Примечание: Срок повторного согласования Положения в каждом, из указанных в пункте 2.3.1 подразделений, не должен превышать 3 рабочих дней с даты его получения соответствующим подразделением.

6. УТВЕРЖДЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ И ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

6.1 Утверждение Положений о Подразделениях. Согласованное Положение о подразделении направляется на утверждение Генерального директора Предприятия.

6.2 Согласованные Должностные инструкции направляются на утверждение следующими сотрудниками:

Генеральным директором: Должностные инструкции начальников самостоятельных подразделений и их заместителей;

Начальниками самостоятельных подразделений: Должностные инструкции сотрудников всех подразделений, находящихся в их подчинении.

6.2 Вступление в силу.

6.2.1 Положение о структурном подразделении вступает в силу с даты его утверждения Генеральным Директором Предприятия

6.2.2 Должностная инструкция вступают в силу с даты утверждения уполномоченным на то должностным лицом.

6.3 Ознакомление сотрудников.

6.3.1 Утвержденное и введенное в действие Положение о подразделении доводится до сведения всех сотрудников данного подразделения под роспись и хранится в подразделении.

6.3.2 Утвержденная Должностная инструкция доводится до сведения сотрудника, занимающего данную должность, под роспись и хранится в его личном деле в Дирекцию по персоналу.

Примечание. Сотрудник должен быть ознакомлен с утвержденной Должностной Инструкцией в срок не позднее, чем 10 дней с момента вступления ее в силу.

6.3.3 Утвержденные Положения о подразделениях хранятся в Дирекции по персоналу. Копии утвержденных

6.3.4 При приеме на вакантную должность нового сотрудника Дирекция по персоналу, в день оформления документов, знакомит его с Должностной инструкцией под роспись и хранит ее в личном деле.

7. ОСОБЫЕ СЛУЧАИ УТВЕРЖДЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ И ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

7.1 При создании новой структурной единицы, как правило, Положение о подразделении и Должностные инструкции на вводимые должности, утверждаются и вводятся в действие приказом (распоряжением) Генерального директора Предприятия о создании нового подразделения Предприятия. При этом Положение о подразделении и Должностные инструкции разрабатываются, согласовываются и оформляются в соответствии с данным Порядком.

Примечание: Если создаваемая структурная единица имеет в своем составе подчиненные подразделения, то к приказу (распоряжению) о создании нового подразделения Банка, в обязательном порядке, прилагаются также Положения о всех этих подразделениях.

7.2 При увеличении штатного расписания какого-либо подразделения, Должностные инструкции утверждаются и вводятся в действие приказом (распоряжением) Генерального директора Предприятия об изменении штатного расписания.

Примечание: Должностные инструкции, разработанные, согласованные и оформленные в соответствии с данным Порядком, прилагаются к служебной записке руководителя подразделения, запросившего увеличение штатных единиц

8. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПОРЯДОК ИЗЪЯТИЯ И ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОЛОЖЕНИЯ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

8.1 Положение о подразделении и Должностные инструкции действуют с даты их утверждения уполномоченными на то лицами, до даты утверждения новых версий этих документов, либо приказа (распоряжения) об упразднении или реорганизации существующего структурного подразделения, либо сокращения штатных должностей.

8.2 Изъятие старых и вложение вновь утвержденных Положений о подразделениях или Должностных инструкций в информационные папки персонала Предприятия проводится сотрудниками Дирекции по персоналу. Одновременно, изменения функциональных обязанностей фиксируются в файле матрицы функций подразделения, входящего в состав единой электронной базы данных.

8.3 Изъятые Положения о подразделениях и Должностные инструкции сдаются в Центральный архив в установленном порядке.

8.4 Предложение об изменении Должностной Инструкции вносит начальник подразделения в виде Служебной записки на имя генерального директора Предприятия. Далее измененная Должностная Инструкция проходит тот же порядок согласования, что и новая.

Должностная инструкция — это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

• установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);

• определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);

• установление пределов ответственности работника.

Таким образом, главное предназначение должностной инструкции — определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

Для каких целей используется должностная инструкция

Используя должностную инструкцию работодатель может:

• доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;

• распределить трудовые функции между работниками;

• оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;

• оценить качество выполнения работником трудовой функции;

• доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

• доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Форма представления должностной инструкции

Должностная инструкция работника может быть представлена в двух вариантах:

1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.

При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.

2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.

Разделы должностной инструкции

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

• общие положения;

• основные задачи и функции;

• обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимосвязи.

Общие положения

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:

— должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

— название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;

— порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;

— порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

— требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;

— требования к знаниям работника;

— перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:

• действующее законодательство РФ;

• локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;

• приказы и распоряжения руководителя организации;

• непосредственно должностная инструкция;

• другие документы.

Основные задачи и функции

Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности, участок работы.

Далее расписываются конкретные виды работы, которые сотрудник должен выполнять для достижения основной задачи.

Обязанности

В разделе «Обязанности» должностной инструкции указываются условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.

Например, работник должен соблюдать:

• установленные сроки подготовки документов;

• этические нормы общения в коллективе;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• конфиденциальность служебной информации.

Права

В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.

В этом разделе указываются право работника:

• на самостоятельное принятие решений;

• на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;

• требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;

• визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.

Ответственность

В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.

Согласно Трудовому кодексу РФ ответственность бывает материальной, дисциплинарной, административной и уголовной.

Взаимосвязи

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Порядок утверждения должностной инструкции

Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.

При этом должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.

После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.

После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).

Свою подпись работник может поставить:

• на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;

• в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;

• на самой инструкции в соответствующей графе;

• иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.

В ТК должностная инструкция определена как один из локальных актов нанимателя, определяющий трудовой распорядок для работников (п. 3 части первой ст. 194 ТК). Вместе с тем обязательное ее наличие в организации законодательство не предусматривает – перечисление должностных обязанностей допустимо производить как в трудовом договоре (контракте), так и в прилагаемой к нему должностной инструкции (подп. 3.1 п. 3 постановления № 1180).

Указанное обстоятельство нередко порождает мнение о том, что вполне можно обойтись без должностной инструкции.

В данной статье проанализированы некоторые вопросы, связанные с разработкой и применением должностной инструкции, а также рассказано, в каких случаях наличие указанного документа будет бесспорным преимуществом для нанимателя.

Для чего нужна должностная инструкция?

Под должностными инструкциями следует понимать локальные нормативные правовые акты, регламентирующие правовое положение служащих в организации и определяющие задачи, функции, права, обязанности и ответственность по занимаемым ими должностям (п. 1 Общих положений ЕКСД).

Таким образом, должностная инструкция – это документ, в котором можно подробно определить квалификационные требования к кандидатам на ту или иную должность, функциональные обязанности работника, его права, обязанности, пределы ответственности. Безусловно, все перечисленные условия можно включить и в трудовой договор с работником, но это сделает его чрезмерно объемным и неудобным для восприятия, а также усложнит процедуру внесения любых, даже самых незначительных изменений в функционал работника.

Наличие должностной инструкции, в первую очередь, позволяет правильно оценить уровень исполнения работником порученной им работы, а в случае ненадлежащего отношения к трудовым обязанностям – иметь все основания для принятия к нерадивому сотруднику мер взыскания вплоть до увольнения. В данном случае должностная инструкция является своего рода перечнем критериев, с помощью которых возможно сделать обоснованный вывод о добросовестности выполнения вмененной трудовой функции.

Ситуация 1
Работа специалиста по продаже предполагает представление отчета о проделанной работе начальнику отдела. Относительно формы представления такого отчета мнения работника и его непосредственного руководителя разошлись: специалист считает достаточным представление требуемой информации в устной форме, для начальника предпочтительным является подробный письменный отчет.

В рассматриваемой ситуации наличие должностной инструкции, содержащей четкие требования относительно формы, сроков, периодичности представления указанного отчета, перечня сведений, которые он в обязательном порядке должен содержать, позволило бы считать невыполнение требований относительно письменной формы его представления нарушением трудовой дисциплины, влекущим возможность привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Наличие должностной инструкции, содержащей определенные требования в части образования и стажа работы к претендентам на указанную в ней должность, поможет осуществить обоснованный отказ в приеме на работу, если уровень квалификации кандидата не будет отвечать заявленным требованиям.

Обоснованный отказ – это отказ, связанный с отсутствием у кандидата на ту или иную должность необходимого уровня образования, стажа работы. В ситуации, если указанные требования подробно определены должностной инструкцией, обоснованно отказать в приеме на работу претенденту, им не соответствующему, не составит труда.

Справочно:
обратиться в суд с оспариванием отказа нанимателя в заключении трудового договора вправе не только граждане, перечисленные в ст. 16 ТК, но и другие лица, которые считают отказ в приеме на работу необоснованным (п. 4 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»).

Ситуация 2
Будет ли отказ в назначении на должность ведущего экономиста беременной женщине, не имеющей высшего экономического образования и требуемого стажа работы по специальности, необоснованным?

ЭТО ВАЖНО! Нет, поскольку он обусловлен не беременностью претендентки, а исключительно отсутствием у нее необходимой квалификации.

С учетом положений п. 12 Общих положений ЕКДС в отдельных случаях наниматель в порядке исключения вправе принять на работу лицо, образование и (или) стаж работы которого не соответствует требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности.

При этом учитываются:

– уровень и профиль (направление) образования работника;
– его специальность и квалификация;
– специальные знания и деловые качества;
– опыт работы по соответствующему направлению деятельности;
– инициативное и творческое отношение к работе;
– другие факторы.

Наличие должностной инструкции в определенных случаях может оказаться выгодным и для работника. Если круг его должностных обязанностей четко определен, при поручении дополнительной работы сотрудник вправе рассчитывать на повышение оплаты своего труда, а если наниматель решил расширить трудовую функцию работника без дополнительного вознаграждения – отказаться от выполнения нового объема работы, что влечет увольнение по п. 2 части второй ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия.

Ситуация 3
Вменение юрисконсульту дополнительных обязанностей специалиста по кадрам может быть осуществлено:

– путем поручения дополнительной работы и установления доплаты за совмещение должности специалиста по кадрам в порядке, определенном ст. 67 ТК (такой вариант может быть применен на период временного отсутствия основного работника либо период, необходимый для поиска специалиста на имеющуюся вакантную должность);

– путем изменения его трудовой функции (т.е. дополнением его должностной инструкции обязанностями, предусмотренными по должности специалиста по кадрам) без какой-либо дополнительной оплаты. В такой ситуации дополнительная работа может быть поручена сотруднику только с соблюдением процедуры изменения существенных условий труда (к указанному варианту наниматель может прибегнуть при сокращении должности специалиста по кадрам из штатного расписания организации).

Помимо перечисленных случаев, преимущества наличия должностной инструкции очевидны, если требуется:

– беспристрастно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

– оперативно ввести нового сотрудника в курс дела, ознакомив с подробным перечнем обязанностей по должности, на которую он назначен;

– устранить дублирование трудовых обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении работы, разграничить сферы их ответственности;

– установить подчиненность сотрудников, порядок их взаимодействия во время работы;

– определить порядок замещения работника в период его отсутствия (во время временной нетрудоспособности, пребывания в отпуске или командировке);

– дать объективную оценку уровню деятельности работника при решении вопроса о соответствии его занимаемой должности, присвоении квалификационной категории, зачислении в кадровый резерв.

Кто и как разрабатывает должностные инструкции?

Должностную инструкцию разрабатывает и утверждает наниматель самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений ЕКСД).

Процесс составления и изменения должностной инструкции наниматель вправе подробно регламентировать на локальном уровне (например, в Положении по составлению и оформлению должностных (рабочих) инструкций).

Должностные инструкции обычно разрабатывает сотрудник кадровой службы совместно с руководителем соответствующего структурного подразделения. Указанный вариант позволяет не только оформить документ с учетом требований законодательства, но и учесть все нюансы работы, подлежащие обязательному отражению в должностной инструкции сотрудника.

Как правило, должностная инструкция составляется в одном экземпляре, который остается у нанимателя. При необходимости копия указанного документа может быть представлена руководителю подразделения, где трудится работник, а также самому работнику.

Должностная инструкция подписывается лицами, участвовавшими в ее разработке, и утверждается руководителем организации. Помимо этого, она подлежит дополнительному согласованию с юридической службой организации, а также должностными лицами и структурными подразделениями, взаимодействующими со специалистом, для которого указанная инструкция предназначена.

Утвердить должностную инструкцию возможно двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (часть вторая п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Справочно:
при смене руководителя, утвердившего должностную инструкцию либо издавшего распорядительный документ об ее утверждении, утверждать заново должностные инструкции работников не требуется.

Как разрабатывать ли должностную инструкцию на руководителя организации?

Достаточно распространен вопрос о необходимости разработки должностной инструкции на руководителя организации, а также руководителей представительств и филиалов. На указанных лиц должностные инструкции, как правило, не разрабатываются: права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях (п. 10 Общих положений ЕКСД).

Как оформить должностные инструкции, если должность одна, а функции разные?

Ситуация 4
В бухгалтерской службе организации имеется несколько бухгалтеров, ведущих разные участки бухгалтерского учета (заработная плата, налоги, учет материалов и др.).
Как решить вопрос с должностными инструкциями в данном случае?

Работникам, занимающим одинаковые должности, выполняющим работу, примерно одинаковую по сложности и объему, но разную по направленности, наниматель может разработать и утвердить несколько должностных инструкций, отличных по перечню трудовых функций. При использовании указанного варианта каждой из таких инструкций целесообразно присвоить отдельный учетный номер, а в трудовом договоре с каждым из работников включить пункт о трудовой функции со ссылкой на реквизиты соответствующей должностной инструкции, определяющей перечень именно его обязанностей.

Что предусмотреть в должностной инструкции?

Форма должностной инструкции предусмотрена УСОРД.

Структура текста указанного документа должна содержать следующие разделы:

– «Общие положения» – в нем определяются основные задачи, выполнение которых возлагается на работника, требования к его квалификации, непосредственная подчиненность, порядок замещения, а также приводятся нормативные правовые акты, которыми он должен руководствоваться в работе;

– «Должностные обязанности» – в этом разделе определяется перечень действий, обеспечивающих качественное выполнение возложенных на работника функций;

– «Права» – в данном разделе отражаются те права, которыми наделяется работник для выполнения своих обязанностей;

– «Взаимоотношения (связи по должности)» – в указанном разделе описывается взаимосвязь работника с иными работниками организации;

– «Оценка работы и ответственность» – в указанном разделе должны быть определены самые важные функции, за невыполнение которых работник может быть привлечен к дисциплинарной, материальной и иной ответственности.

Сколько хранить должностную инструкцию?

Должностные инструкции работников подлежат хранению в организации в течение 50 лет после замены новыми. Типовые должностные инструкции работников хранятся постоянно по месту утверждения (п. 30 Перечня).

Как оформить должностную инструкцию?

Должностная инструкция может оформляться двумя способами:

– в виде отдельного документа;

– в качестве приложения к трудовому договору.

В первом случае она является локальным нормативным правовым актом, распространяющим свое действие на всех работников, принятых на соответствующую должность.

С содержанием указанного документа наниматель обязан ознакомить работника под роспись при приеме на работу.

Ознакомление может быть организовано путем учинения личной подписи работника на должностной инструкции либо соответствующем листе для ознакомления. Кроме того, наниматель может завести отдельный журнал, предназначенный для учета ознакомления сотрудников с локальными актами.

Если должностная инструкция оформляется в качестве приложения к трудовому договору, она представляет собой его неотъемлемую часть и, следовательно, должна приниматься по обоюдному согласию работника и нанимателя и подписываться ими.

При этом наниматель не правомочен в одностороннем порядке изменить содержание должностной инструкции, установив в ней какие-либо дополнительные условия.

С учетом изложенного должностную инструкцию предпочтительнее утвердить в качестве отдельного документа.

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Внесение в должностные инструкции изменений и дополнений оформляется соответствующим приказом руководителя организации, который доводится до сведения работника под роспись.

При этом, если указанные нововведения предполагают изменение трудовой функции работника, наниматель должен соблюсти процедуру изменения существенных условий труда (ст. 32 ТК, подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5).

ЭТО ВАЖНО! Не влечет изменения трудовой функции и, следовательно, не считается изменением существенных условий труда:
– изменение наименования должности в связи с изменением законодательства (например, «специалист по таможенному оформлению» на «специалист по таможенному декларированию»);

– изменение наименования организации или структурного подразделения;

– изменение подчиненности работника.

Изменение организационной структуры организации можно рассматривать как изменение существенных условий труда в случае, если оно ведет к перераспределению функций между подразделениями и работниками.

Если трудовая функция работника не меняется, изменить обязанности работника возможно без учета его мнения (за исключением случая, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору). В данной ситуации нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней работника под роспись.

Если условия труда, подлежащие изменению, определены в должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договору, их изменение осуществляется путем подписания дополнительного соглашения к нему.

Как оформить расширение трудовой функции?

Ситуация 5
В связи с сокращением должности бухгалтера, осуществлявшего учет основных средств, выполнение указанной работы решено поручить бухгалтеру, ведущему учет материалов.

Как правильно произвести такое изменение трудовой функции?

В изложенной ситуации необходимо исходить из того, каким образом определены обязанности работников бухгалтерской службы в должностных инструкциях. Так, если у нанимателя разработаны и действуют отдельные должностные инструкции по соответствующим направлениям бухгалтерского учета, поручение работы по другому участку, не оговоренному в инструкции, будет являться изменением существенных условий труда.

В случае если работа всех работников-бухгалтеров регулируется одной общей должностной инструкцией, поручение сотруднице выполнения работы по другому участку бухгалтерского учета возможно осуществить без предварительного получения ее согласия.

Что делать, если сотрудник отказывается от ознакомления с измененной должностной инструкцией?

На практике наниматели нередко сталкиваются с ситуацией, когда работник не соглашается что-то менять в своем функционале и отказывается от ознакомления с новой редакцией должностной инструкции, дополненной рядом обязанностей, не влекущих при этом изменения его трудовой функции.

Ситуация 6
Табель учета рабочего времени сотрудников организации изначально вел специалист по кадрам. После сокращения указанной должности из штатного расписания ряд функций по этой должности был передан юрисконсульту, а обязанность по ведению табеля по решению нанимателя была дополнительно включена в должностную инструкцию бухгалтера. Однако сотрудница отказалась от подписания новой редакции инструкции, мотивируя свое решение большой загруженностью и неготовностью выполнять дополнительно вмененную обязанность.

При возникновении подобных ситуаций отказ от подписания новой редакции документа в обязательном порядке следует оформлять актом с указанием присутствующих при этом свидетелей. Если в дальнейшем работник будет уклоняться от исполнения дополнительных обязанностей, у нанимателя будут все основания привлечь его к дисциплинарной ответственности.

Светлана Семенихина, юрист

Документы:
Примерная форма контракта нанимателя с работником, утвержденная постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180 (далее – постановление № 1180).

Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).

Инструкция по делопроизводству, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).

Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).