Положение о службе делопроизводства

Единая государственная система — делопроизводство

Cтраница 1

Единая государственная система делопроизводства представляет собой комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.  

Должна знать: основные положения Единой государственной системы делопроизводства; машинопись; порядок учета машинописных работ, правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правила эксплуатации пишущих машин и диктофонов; основы научной организации труда; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  

Должен знать: основные положения Единой государственной системы делопроизводства; Организацию делопроизводства на предприятии; формы и методы контроля исполнения; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  

Должна знать: основные положения Единой государственной системы делопроизводства; машинопись; порядок учета машинописных работ; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правила эксплуатации пишущих машин и диктофонов; основы научной организации труда; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  

Поставленная Советским правительством задача разработки единой государственной системы делопроизводства должна решаться с учетом высказанных соображений.  

Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом СССР по науке и технике вместо: которые одобрены.  

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства ( ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.  

При составлении учебника были широко использованы основные положения Единой государственной системы делопроизводства ( ЕГСД), руководящие материалы и методические рекомендации ВНИИ документоведения и архивного дела, НИИ труда.  

Хранение документов означает выполнение комплекса действий, предусмотренных Единой государственной системой делопроизводства ( одобрена постановлением ГКНТ от 4 сентября 1973 г.) и утверждаемыми в соответствии с нею инструкциями по делопроизводству. Имеются в виду: а) правила регистрации документов, б) порядок индексации документов, в) правила ведения учета документов, г) построение справочного аппарата, д) ведение контроля за исполнением документов, е) составление номенклатур и формирование дел, ж) подготовка документов к последующему хранению — экспертиза ценности, оформление дел, описание документов постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив акционерного общества.  

Для улучшения работы с информацией в настоящее время действует Единая государственная система делопроизводства ( ЕГСД), которая регламентирует все процессы работы с документами в организациях и на предприятиях, начиная с создания документов и кончая их хранением в архиве.  

Экономический эффект определяется в соответствии с Методическими указаниями по определению экономической эффективности Единой государственной системы делопроизводства, а также Методикой определения экономической эффективности мероприятий по НОТ.  

Исполнение документов осуществляется в соответствии с правилами составления и оформления документов, установленными Единой государственной системой делопроизводства и государственными стандартами.  

Должна знать: положения и инструкции по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия и его подразделений; порядок контроля за прохождением служебных документов; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  

Должен знать: положения и инструкции по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — структуру предприятия и его подразделений; порядок контроля за прохождением служебных документов; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  

Должен знать: положения и инструкции по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия и его подразделений; порядок контроля за прохождением служебных документов; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  

Страницы:      1    2

Положение о службе ДОУ – это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организацией. Положение должно разрабатываться совместно с руководителем службы ДОУ, им подписываться, согласовываться с юрисконсультом (если он есть) и утверждаться руководителем организации. Основанием для внесения изменений в Положение является приказ руководителя организации.

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями ГОСТР ИСО 15489.1–2007 «Управление документами» и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Текст положения должен состоять из следующих основных разделов.

  • – Общие положения.
  • – Основные задачи.
  • – Функции.
  • – Права.
  • – Ответственность.
  • – Взаимоотношения. Связи.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные задачи, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости – и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления

Регламентация деятельности работников службы документационного обеспечения управления

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам службы ДОУ установлены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов должностных инструкций. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела. В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Федеральным законом «Об образовании» от 29.12.2012 № 273-ΦЗ.

В Справочник не включены квалификационные характеристики производных должностей (старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений). Должностные обязанности этих работников, требования к их знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в Справочнике характеристик соответствующих базовых должностей. Приведем два примера.

Скачайте полезные документы:

Номенклатура дел организацииСкачайте бесплатноПример заполнения номенклатуры дел (фрагмент)Скачайте бесплатноПриказ о создании номенклатуры делСкачайте бесплатноРаздел «Руководство» НД с заполненной третьей графойСкачайте бесплатноИтоговая запись к номенклатуре дел раздела «Руководство»Скачайте бесплатноИтоговая запись в сводной номенклатуре делСкачайте бесплатно

Индекс дела: определение термина

При регистрации документов их нужно индексировать. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Уникальный индекс дела — это буквенно-цифровой код, по которому можно однозначно идентифицировать папку с делом даже не открывая её и не проверяя содержание.

Регистрационный индекс состоит из:

  1. порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
  2. условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный — «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс). Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 — порядковый номер документа, а «к» — обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения — 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре — 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа — 144. Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Индекс дела по номенклатуре дел

Напомним, что номенклатура дел —это учетный документ, систематизированный перечень заголовков дел, которые создаются в организации, с указанием сроков их хранения. Дело — документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности и помещены в отдельную обложку (п. 94 и 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

В большинстве организаций номенклатуру дел (НД) обновляют ежегодно и ведут в течение календарного года. Документ вводится в действие приказом руководителя организации с 1 января и теряет актуальность 31 декабря. Как обновить Номенклатуру дел в 2020 году на 2021 году, читайте в журнале «Справочник секретаря»

Приказ о создании номенклатуры дел

Скачать документ полностью

Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф. Когда вы составляете НД, работаете с четырьмя графами. В графе 1 «индексы» номенклатуры дел организации указываются буквенно-цифровые коды дел, в графе 2 – заголовки дел, в графе 4 — сроки хранения со ссылками на источники, в графе 5 — «Примечание». Только третья графа при составлении номенклатуры остается свободной. Ее очередь приходит позже, когда закончится календарный год.

Номенклатура дел организации

Скачать документ полностью

В третью графу номенклатуры дел от руки вносим фактическое количество дел, которые образовались за год. В третью графу вносят количество дел в единицах хранения. Единица хранения дела или единица хранения архивного документа — том, если дело бумажное, или электронный носитель информации, если дело электронное.

Не указывайте в третьей графе количество документов в соответствии с журналом регистрации, например, если за год было зарегистрировано 305 распоряжений, то и в номенклатуре некоторые указывают 305 дел. Неверно также ставить во всех графах цифру 1, обозначая, что дело заведено. Понятно, что оно заведено, иначе его не было бы в НД. Значение 0 в номенклатуре дел также не допускается: так вы показываете, что внесли в документ несуществующее дело. Такого быть не должно, потому что номенклатура дел отражает актуальное состояние документального фонда организации в текущем календарном году.

Вносить в номенклатуру заголовки про запас и обозначать их цифрой 0, нельзя. При подготовке НД на следующий год в каждый раздел попадают дела, которые однозначно будут вести в организации. Если в течение года появляется новое дело, то его вносят от руки в уже утвержденную номенклатуру на свободные строки.

Пример:

Секретарь, работая с разделом номенклатуры дел «Руководство», точно знает, что в будущем году будет вестись дело «Журнал регистрации входящих документов», обязательно будут «Приказы по основной деятельности» и «Приказы по административно-хозяйственным вопросам». Не обойдется компания и без «Переписки по основной (профильной) деятельности». Список в каждой компании свой, и каждый секретарь составит его без труда. Все эти заголовки будут в номенклатуре дел.

А вот появится ли в разделе дело «Переписка с ООО «Позитив”», неизвестно. Даже если переговоры с этой компанией активно ведутся, нельзя быть уверенным в этом абсолютно. Специально для таких случаев при разработке НД в конце каждого раздела оставляют свободные строки. На одну из этих строк можно будет вписать дело «Переписка с ООО «Позитив”», если оно появится.

Обратите внимание! Если дела в компании формировались до того, как начали использовать номенклатуру дел, у них отсутствовал и индекс. Номер дела в этом случае может быть порядковым, присвоенным по годовому разделу описи.

Индекс документа в деле

Нужно понимать, что учетно-регистрационную функцию в индексе дела выполняет номер, а не буквенное обозначение. Поэтому всем документам, которые формируются в одно дело, присваивается одно и то же буквенное обозначение. Например, приказам по кадрам – «К», по личному составу – «Л» или «ЛС».

Буквенные индексы распоряжений и приказов

Шпаргалка полностью в журнале

После исполнения мы все привыкли подшивать документ в папку-регистратор. Чаще всего организации закупают папки-регистраторы с шириной корешка 9 см. В них помещается до 500 листов. А в одном томе, по Правилам архивного дела (п. 4.20), не должно быть больше 250 листов. Следовательно, чтобы посчитать количество томов дела, нужно умножить количество папок, в которое оно сшито, на два.

Пример:

Дело «Переписка по основной (профильной) деятельности» представлено на стеллаже в 12 папках-регистраторах. Значит, в номенклатуре дел в третьей графе напротив этого дела будет стоять цифра 24. А протоколов за 2020 год получилось мало, едва хватает на половину папки. В третью графу к делу «Протоколы» вносим цифру 1.

С электронными делами проще: как правило, все они представлены на одном носителе информации, соответственно, в третьей графе пишем единицу.

Что делать с переходящими делами

Это дела, которые не закрыты делопроизводством в прошлом году, поэтому они не архивируются и переходят в год наступивший. Самые распространенные виды переходящих дел представлены в таблице.

Основные виды переходящих дел и примеры их заголовков

Вид переходящего дела

Примеры заголовков переходящих дел

Действующие локальные нормативные акты

Правила внутреннего трудового распорядка

Инструкция по делопроизводству

Положение о коммерческой тайне

Документы, которые сопровождают работника весь период его работы в организации

Трудовые договоры работников

Личные карточки работников

Личные дела работников

Дела, не завершенные в прошедшем году

Документы по суду с ООО «Ромашка»

Переписка с АО «Перспектива»

Локальные нормативные акты (ЛНА) закрываются делопроизводством, когда их отменяют специальным приказом. Случается, что некоторые ЛНА являются переходящими делами столько лет, сколько существует организация. Например, Устав организации, если он ни разу не менялся за период ее деятельности.

Документы работников заводят в день их поступления на работу и закрывают в день увольнения. Поэтому в отделе кадров существуют дела – «Трудовые договоры» и «Трудовые договоры уволенных работников». И если первое дело переходит из года в год, то второе закрывают и ежегодно передают в архив. То же происходит и с личными карточками и личными делами работников.

Пример:

Дело «Приказы по основной деятельности» не переходящее: у нас есть приказы за 2017, 2018, а теперь и за 2019 год. В 2020-м дело открыто вновь. А вот дело «Документы по суду с ООО «Ромашка”», которое начали в 2019 году, закончат только тогда, когда будет вынесено решение по делу и исполнены все обязательства. Переходить из года в год оно может еще долго. Дела этой категории отличаются тем, что обычно персонализированы: не просто документы по суду, а документы по суду с конкретной организацией.

В НД напротив переходящего дела ставят количество его единиц на момент, когда закрывают номенклатуру. Не будет лишней отметка в графе «Примечание» о том, что дело переходящее. Это пригодится и чтобы составить итоговую запись, в которой количество переходящих дел каждой категории учитывают отдельно.

Пример:

Приведем в качестве примера условный раздел «Руководство» номенклатуры дел организации (образец ниже). Обратите внимание на последние три дела: их завели в течение года, поэтому внесли от руки на специально оставленные свободные строки. Количество дел по ним подсчитали в общем порядке.

Раздел «Руководство» НД с заполненной третьей графой

Скачайте образец

Индексы дел в номенклатуре дел проставляют по мере формирования.

Составляем итоговую запись

После того как вы заполните третью графу НД, можно составлять итоговую запись. Для этого подсчитайте количество дел разных категорий. Форма итоговой записи представлена вместе с формой номенклатуры дел в Правилах архивного дела и является неотъемлемой частью НД. Это даже не приложение к ней, а полноправный раздел.

При составлении НД после основной таблицы с заголовками и сроками хранения создается и таблица итоговой записи. Весь год ее графы пустовали, и только сейчас, когда известно точное количество заведенных за год дел, настало время ее заполнить. Заполните пока эту таблицу по разделу «Руководство» (образец ниже). Внесите в нее суммарное количество дел постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитайте количество не законченных в прошедшем календарном году – переходящих и с отметкой ЭК.

Итоговая запись к номенклатуре дел раздела «Руководство»

Обратите внимание! Закрытая по итогу года номенклатура дел остается на оперативное хранение у секретаря.

После того как вы справились с третьей графой и итоговой записью к разделу «Руководство» НД, помогите коллегам из подразделений сделать то же самое. Рекомендуем не заниматься сбором информации в электронной форме, а лично прийти в каждый отдел и поработать вместе с его сотрудниками.

Когда вы подсчитаете количество дел по каждому разделу НД, составьте итоговую запись к сводной номенклатуре дел. Она так же, как и информация в третью графу, вносится от руки во все экземпляры документа (образец ниже). Образец. Итоговая запись в сводной номенклатуре дел

Итоговая запись в сводной номенклатуре дел

Если организация — источник комплектования государственного (муниципального) архива, то итоговые сведения она должна передать в архив, которому подведомственна. Об этом в форме итоговой записи есть специальная отметка. Организациям, которые не являются источниками комплектования государственного (муниципального) архива, такая отметка не нужна, и они могут убрать ее из документов.

Итог:

Индексы дел в номенклатуре дел, по сути, являются уникальным идентификатором, по которому однозначно можно установить папку. Использование индексов в номенклатуре дел организации облегчает систематизацию и поиск нужных папок.