Положение по архиву

Зачем это нужно

Любой факт экономической деятельности предприятия подтверждается документом. Но у каждого из них имеется срок действия, после чего бумаги необходимо где-то и как-то хранить. В законодательстве оговорено, где и сколько должны сохраняться различные виды внутренних нормативных актов, выпускаемых компанией. Для ознакомления с правилами хранения документации рекомендуем почитать некоторые законы и приказы, а именно:

1. Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» — дает общее представление.
2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР №105 29.07.1983. Несмотря на то что требования приняты еще в советское время, они актуальны и действуют до сих пор и распространяются на все без исключения предприятия независимо от формы собственности и источника финансирования.
3. Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Этот приказ потребуется, если необходимо составить, например, документ для школы или суда.
4. Приказ Федерального архивного агентства №42 от 11.04.2018, где представлено примерное положение об архивном деле в организации. Росархив утвердил и иные нужные в работе образцы, но этот приказ — основной.
5. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
6. Прочие.

В Федеральном законе №125-ФЗ от 22.10.2004 заявлено, что предприятия вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.

Бесплатно узнайте в КонсультантПлюс, какие документы должны быть в организации при проверке.

Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем утвердить положение об архиве, где будут четко описаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты работы архивного отдела.

Как разработать и что включить

За организацию архивного дела по закону отвечает руководитель. Но в крупных компаниях это отдельные подразделения, такие же, как отделы кадров или бухгалтерии, поэтому здесь назначаются отдельные ответственные лица. Это допустимо и в небольших компаниях.

Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда №37 от 21.08.1998, для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства. Это говорит о том, что разработку надо поручать только сотруднику, имеющему определенные знания и навыки. Но ни в одном законодательном акте прямо не указано, кто составляет такой документ, поэтому задание подготовить локальный нормативный акт поручают и кадровику, и бухгалтеру, и секретарю.

Что включать в состав? Поскольку обязательное наличие отдельного ЛНА в законе не предусмотрено, четко нельзя сказать, какие установлены требования к содержанию. Но есть примерный документ от Росархива (типовой) с указанием, что регулирует положение об архиве организации, который рекомендуется взять за основу. Вот его содержание:

1. Общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел.
2. Документация, которая должна попадать на хранение.
3. Задачи и функции архивного отдела в компании. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища.
4. Права. Среди них:
   • участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
   • информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
   • выдача документации, попавшей на хранение.

Образец положения об архиве организации, разработанный с учетом рекомендаций чиновников

Как утвердить

Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение. Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики.

Важный вопрос — как ознакамливают с положением об архиве, поскольку такой ЛНА всем сотрудникам не интересен и нужен только лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников и необходимо ознакомить с документом: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.

Положение о ведомственном архиве государственного краевого автономного учреждения Пермского края «Галактика»

1. Общие положения

1.1 Документы ГКАУ ПК «Галактика» (далее – учреждение), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства, подлежат постоянному хранению в ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив» (далее — ГКБУ «КПОГА»).

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных федеральным законодательством хранятся в учреждении.

1.2 Учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в его деятельности. В соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение в ГКБУ «КПОГА».

Все работы с подготовкой, упорядочением, транспортировкой и передачей архивных документов производятся силами и за счет учреждения.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждении для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан ведомственный архив.

Учреждение обеспечивает архив помещением, необходимым оборудованием.

1.4. Функции архива возлагаются на ответственное лицо за ведомственный архив, назначенное руководителем учреждения.

1.5 В своей работе ведомственный архив руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, организационно-распорядительными документами учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами ГКБУ «КПОГА» и настоящим Положением.

1.6 Положение о ведомственном архиве утверждается руководителем по согласованию с ЭПМК ГКБУ «КПОГА».

1.7 Контроль за деятельностью ведомственного архива осуществляет руководство учреждения.

1.8 Организационно – методическое руководство за деятельностью ведомственного архива осуществляет руководство учреждения и ГКБУ «КПОГА».

2. Состав документов ведомственного архива

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данному учреждению.

2.4. Служебные и ведомственные издания.

2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции ведомственного архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1 Комплектование документов постоянного и временного срока хранения, по личному составу.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности и использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2 В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством.

3.2.2. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года в ГКБУ «КПОГА» годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу после рассмотрения ЭК учреждения.

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел.

3.2.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКБУ «КПОГА».

3.2.5. Организует использование документов:

— информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

— выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного, социально-правового и научного использования для работы в помещении учреждения;

— исполняет запросы организаций и заявления граждан и в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

— ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения.

3.2.7. Представляет на согласование в ГКБУ «КПОГА» акты на дела временного срока хранения, выделенные к уничтожению в связи с истечением срока хранения.

3.2.8. Ежегодно составляет номенклатуру дел и один раз в 5 лет представляет ее на согласование в ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края. В случае изменения структуры и функций составляется новая номенклатура дел.

3.2.9. Ежегодно представляет в ГКБУ «КПОГА» сведения о составе и объеме документов, по установленной форме, хранящихся в учреждении.

3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов учреждения по вопросам ведения делопроизводства и архива.

4. Права ведомственного архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность

Ответственность за выполнение возложенных на ведомственный архив задач и функций несет лицо ответственное за работу ведомственного архива.

Скачать (в формате doc).

Здравствуйте коллеги.
Может кому нибудь пригодится в работе положение об архиве и номенклатура дел ОК с указанием статей и сроков хранения. Пользуйтесь. Может у кого нибудь есть интересные наработки давайте меняться. Извините но номенклатура в виде таблицы у меня не получается.
ПОЛОЖЕНИЕ
«___»__________200 №___
об архиве
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Архив (название организации) (далее по тексту ………..) входит в со-став хозяйственного отдела и создается с целью своевременного приема ар-хивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядоче-ния и использования в соответствии с «Основными правилами ра-боты архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росар-хива от 06.02.2002.
1.2.Архив подчиняется начальнику хозяйственного отдела.
1.3.Архив базы возглавляет архивариус, который назначается на должность и освобождается от нее приказом начальника базы по представлению начальника хозяйственного отдела и согласованию с за-местителем начальника.
1.4 Штат архива утверждается начальником базы с учетом объема работ и особенностей производства.
1.5 Взаимозаменяемость архивариуса устанавливается должностной инструкцией.
1.6 В своей деятельности архив базы руководствуется действую-щим законодательством Российской Федерации, в том числе норма-тивными, методическими и руководящими документами по архивному делу, а также Уставом, приказами, решениями, указаниями, правила-ми внутреннего трудового распорядка, и другими нормативными доку-ментами Общества по вопросам ведения делопроизводства и органи-зации архивного хранения документов, положением о (название предприятия), настоящим положением.
2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВА
2.1.Комплектование архива документами, законченными делопроизвод-ством базы постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе дея-тельности………., документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, не-обходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Осуществление учета, обеспечение сохранности документов.
2.3. Создание справочного аппарата к документам архива.
2.4. Использование хранящихся в архиве документов.
3.ФУНКЦИИ АРХИВА
3.1.Принимает оформленные дела постоянного срока хранения и вре-менного (свыше 10 лет) не позднее чем через три года после завершения в делопроизводстве.
3.2.Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов.
3.3. Составляет годовой раздел сводных описей дел на основе описей дел отделов и служб базы постоянного срока хранения и по личному составу, представляет на рассмотрение экспертной комиссии ( далее по тексту – ЭК) базы. Одобренные ЭК базы годовые разделы сводных описей дел постоянно-го срока хранения и по личному составу направляет не позднее чем через 2 года на согласование с архивом Общества и утверждение начальником базы.
3.4.Создает и поддерживает в актуальном состоянии справочный аппарат к документам архива.
3.5. Осуществляет использование документов по запросам, ведет учет и анализ использования.
3.6.Составляет сводный акт на основе актов отделов и служб о выделе-нии документов к уничтожению. Представляет на рассмотрение ЭК базы. Одобренный ЭК акт согласовывает с архивом Общества и утверждает на-чальником базы. После надлежащего утверждения акта передает дела, под-лежащие уничтожению, на переработку с оформлением акта.
3.7.Оказывает методическую помощь ответственным за ведение дело-производства в отделах и службах при оформлении дел, ведет контроль.
3.8. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению.
3.9.Осуществляет контроль за правильным формированием и оформле-нием дел в отделах и службах.
3.10.Проводит экспертизу ценности документов и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по приему документов на по-стоянное хранение и временное (свыше 10 лет).
3.11.Организует работу по составлению номенклатуры дел в отделах, службах. На основе составленных ответственными за делопроизводство но-менклатур дел, подписанных руководителями отделов, служб, составляет сводную номенклатуру дел базы. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивом Общества и утверждается начальником базы.
4. ПРАВА АРХИВА
4.1. Требовать от руководителей отделов и служб базы своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.
4.2. Контролировать правила работы с документами в отделах и служ-бах.
4.4. Запрашивать от руководителей отделов, служб базы сведения, необ-ходимые для работы архива.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА
5.1.Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
5.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
5.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов по-стоянного срока хранения и по личному составу.
5.4.Нарушение правил использования документов и доступа поль-зо¬вателей к документам, установленных законодательством.
5.5. Несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на архив функций, предусмотренных настоящим положением.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Взаимодействует со всеми отделами и службами базы.
Начальник хозяйственного отдела ____________
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника ____________
Ведущий юрисконсульт ____________
С положением об архиве ознакомлена:
Архивариус ____________
«___»_________200__г.
НОМЕНКЛАТУЛА ДЕЛ ОК
Отдел кадров (04)
04-01 Приказы, решения, указания (название организации). Копии ДМН ст. 6 «а» Хранить на месте
04-02 Приказы, решения по основной деятельности (название организации).Копии ДМН ст. 6 «а» Хранить на месте
04-03 Приказы (название организации) о предоставлении очередных отпусков, учебных отпусков 5 лет ст.6 «б» Хранить на месте
04-04 Приказы по личному составу (название организации) 75 лет, ЭК ст. 6 «б» Хранить в архиве
04-05 Положение об отделе, должностные инструкции работников отдела. Копии 3 года, ПЗН ст. 35 «б» Подлинники хранятся в отделе организации труда и заработной платы
04-06 Штатная расстановка руководителей, специалистов и служащих Копии 3 года ст. 32 «б» Подлинники хранятся в отделе организации труда и заработной платы
04-07 Личные дела работников 75 лет, ЭК ст. 337 «б» Хранить в архиве
04-08 Личные дела уволенных работников 75 лет, ЭК ст.337″б» Хранить в архиве
04-09 Личные карточки работников, (в том числе временных) 75 лет, ЭК ст. 339 Хранить в архиве
04-10 Личные карточки уволенных работников, (в том числе временных) 75 лет, ЭК ст. 339 Хранить в архиве
04-11 Годовые отчеты по кадрам Пост. ст. 198 «б» Хранить в архиве
04-12 Квартальные отчеты о выполнении плана повышения квалификации руководителей и специалистов (название организации) 5 лет ст.114 «в» Хранить на месте
04-13 Номенклатура дел. Акты о выде-лении к уничтожению дел и доку-ментов, не подлежащих хранению Пост. ст. 67 «а», ст. 73 Хранить в архиве
04-14 Основания к приказам по личному составу (заявления о приеме на работу) 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-15 Сведения о включении установленных квот на рабочие места 5 лет ст.481 Хранить на месте
04-16 Графики предоставления отпусков 1 год ст.356 Хранить на месте
04-17 Графики обучения рабочих и повышения квалификации руководителей, специалистов ЦБПО ПРНСиНО 3 года ст. 376 Хранить на месте
04-18 Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, не вошедшие в состав личных дел 75 лет, ЭК ст 338 Хранить в архиве
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам уволенных работников (название организации) 75 лет, ЭК ст 338 Хранить в архиве
04-19 Договоры об обучении 5 лет ст.375 После истечения срока договора
04-20 Документы (постановления, инструкции, письма) по работе с кадрами. Копии 3 года ст. 10 «б» После замены новыми
04-21 Документы (планы, письма, договора, переписка и др.) по работе с молодыми специалистами 5 лет ст. 539 Хранить на месте
04-22 Документы (акты, справки, предписания) о состоянии и проверке работы с кадрами Пост. ст. 333 Хранить в архиве
04-23 Документы (списки, мероприятия, анализ работы) по работе с резервом кадров на выдвижение на вышестоящие должности 5 лет, ст. 350 «ж» Хранить на месте
04-24 Документы (заявления на отпуска, переписка об использовании отпусков (отзывы) 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-25 Документы (заявления, докладные записки) о переводе, перемещении, повышении разрядов работникам,заявления об увольнении 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-26 Документы (заявки, докладные записки, заявления, направления) по подготовке, переподготовке кадров, повышении квалификации работников 5 лет ЭК ст.368 Хранить на месте
04-27 Документы (протоколы, списки, графики) о проведении аттестации руководителей, специалистов и служащих 15 лет ст.359 Хранить в архиве
04-28 Документы (списки, графики, договоры, переписка) по производственной практике студентов ВУЗов, СУЗов и технических училищ 5 лет, ЭК ст. 368 Хранить на месте
04-29 Документы (списки, индивидуальные сведения работников) о назначении пенсий негосударственного пенсионного фонда (название организации) 50 лет ст. 479 Хранить в архиве
04-30 Документы (списки, индивидуальные сведения работников) о назначении пенсий государственного пенсионного фонда 50 лет ст. 479 Хранить на месте
04-31 Документы (наградной материал, указы, наградные листы, списки награжденных ведомственными наградами) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий Пост. ст. 384 «а» Документы о представле-нии к званию «Ветеран труда» — 30 лет, ЭК
04-32 Документы (акты,справки, списки, переписка) о проведении периодических медицинских осмотров 5 лет ст. 330 Хранить на месте
04-33 Документы (направления) на медицинский осмотр работников, работающих во вредных условиях труда 5 лет ст. 330 Хранить на месте
04-34 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении работников 5 лет ст. 335 Хранить на месте
04-35 Документы (направления, стажировочные листы) о стажировке водителей всех видов транспортных средств и машинистов спецтехники 5 лет ЭК ст.368 Хранить на месте
04-36 Документы (акты,информация, докладные записки и др.) о нарушении трудовой и производственной дисциплины 3 года ст.282 Хранить на месте
04-37 Переписка с негосударственным пенсионным фондом (входящие, исходящие документы) 5 лет, ЭК ст. 44 Хранить на месте
04-38 Переписка с ЗАО «Сургутинвест-нефть» (входящие, исходящие документы) 5 лет, ЭК ст. 12 Хранить на месте
04-39 Переписка с государственным пенсионным фондом (исходящие документы) 5 лет ст.480 Хранить на месте
04-40 Переписка с юридическими и общественными организациями, физическими лицами по вопросам приема,перемещения, обучения кадров 5 лет ЭК ст.334 Хранить на месте
04-41 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 50 лет, ст. 358 «е» Хранить в архиве
04-42 Журнал учета отпусков 3 года, ст. 358 «г» Хранить на месте
04-43 Журнал регистрации листков нетрудоспособности 5 лет. ст. 476 Хранить на месте
04-44 Журнал учета количественного и качественного состава работников, работающих вахтовым методом 75 лет ст.358 «а» Хранить в архиве
04-45 Журнал учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных) 75 лет, ст. 358 «а» Хранить в архиве
04-46 Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним 75 лет ст.358 «д» Хранить в архиве
04-47 Журнал учета входящих документов с грифом «Комерческая тайна» ДМН Хранить на месте
04-48 Журнал учета стажировочных листов 5 лет ст.193 «и» Хранить на месте
04-49 Характеристики работников не имеющих личных дел 75 лет, ЭК ст.340 Хранить в архиве