Потерян больничный лист как восстановить

Начальник отдела администрирования страховых взносов Санкт-Петербургского регионального отделения Фонда социального страхования РФ отвечает на вопросы жителей.

Вопрос: Находясь в командировке в другом городе, я заболел и оформил больничный. Пока вернулся в Петербург, потерял больничный. Что делать? Останусь без оплаты?

Ответ: Вам необходимо обратиться в медицинское учреждение, оформившее больничный лист. Лечащий врач и председатель врачебной комиссии оформят вам дубликат утерянного больничного. Дубликат больничного листа предоставьте в бухгалтерию своей организации для расчета пособия по временной нетрудоспособности. Если же нет ни листка, ни его дубликата, организация не вправе начислять пособие.

Право на обращение за оплатой больничного сохраняется в течение шести месяцев со дня восстановления трудоспособности.

В дальнейшем рекомендуем вам оформлять электронный листок нетрудоспособности, который:

— невозможно потерять, поэтому пациент избавлен от ответственного хранения больничного на бумажном бланке, который нельзя ни потерять, ни испачкать и даже сложить;

— не нужно ставить печати на бланке и собирать подписи врачей;

— не нужно передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог — достаточно сообщить номер листка любым удобным способам — по телефону или электронной почте.

Вам не придется возвращаться в медицинскую организацию для исправления ошибок или опечаток, допущенных при заполнении больничного.

Также вы сможете получить информацию обо всех выданных вам электронных больничных листках и отследить произведенный расчет больничного в Личном кабинете на сайте Фонда социального страхования.

При оформлении ЭЛН не забудьте предъявить врачу СНИЛС!

Если у вас есть вопросы по оформлению электронного больничного, направляйте их на электронную почту Петербургского отделения ФСС: eln@ro78.fss.ru, либо позвоните по телефону 677-87-17 (часы работы: ежедневно, с 09:00 до 21:00).

По всем вопросам о порядке расчета и выплаты больничных, пособий по материнству обращайтесь в Центр обслуживания Санкт-Петербургского регионального отделения ФСС, расположенный на улице Инструментальной, дом 3Б (вход с Аптекарской набережной, дом 12). Здесь же можно записаться на прием за оказанием бесплатной юридической помощи. Часы работы Центра обслуживания: будние дни – с 09:00 до 18:00, выходные дни – с 10:00 до 16:00.

Для оперативного решения вопросов можно оставить свое электронное обращение на сайте регионального отделения — http://www.rofss.spb.ru/, направить письменное обращение на адрес: 190000 Санкт-Петербург, BOX 1205, а также позвонить по телефону «горячей линии» — 677-87-17 – работает с 09:00 до 21:00, без выходных.

Текст: ФСС Фото: Новости Центрального района Санкт-Петербурга Разделы: Новости и анонсы

Каждый знает, что без больничного листа работнику не может быть оплачен период болезни. Листок нетрудоспособности — это основной первичный документ, подтверждающий правомерность начисления пособия по временной нетрудоспособности работнику за период болезни. Но бывает так, что в силу тех или иных обстоятельств больничный лист утерян. Какие действия необходимо предпринять в случае его утери?

Сразу отметим, что утеря больничного листа работником не приводит к мгновенному отказу в оплате больничного. Ведь, как говорится, безвыходных ситуаций не бывает, и утерянный больничный лист можно восстановить. Но при определенных условиях.

Прежде всего, при утере больничного листа необходимо знать, был ли он оплачен. Напомним, что в соответствии со ст. 31 Закона № 1105 именно выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности является основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности.

Больничный лист утерян до его оплаты

В случае утери больничного листа до его оплаты необходимо исходить из норм п. 1.14 Инструкции № 455.

Из документа. В случае утери листка нетрудоспособности по решению ВКК медицинского учреждения, в котором он выдан, выдается новый листок нетрудоспособности с отметкой «дубликат» на основании справки с места работы о том, что за период временной нетрудоспособности выплата пособия по временной нетрудоспособности не осуществлялась (п. 1.14 Инструкции № 455)

То есть работнику, который «не донес» до бухгалтерии больничный лист, необходимо:

• обратиться в бухгалтерию предприятия за справкой о том, что за период болезни листок нетрудоспособности не оплачен;
• со справкой обратиться в медицинское учреждение за выдачей нового листка нетрудоспособности с отметкой «дубликат».

Пособие по временной нетрудоспособности на основании дубликата листка нетрудоспособности назначается на общих основаниях. Отметим, что в случае если больничный лист уже оплачен, при его утере дубликат получить нельзя.

Больничный лист утерян после его оплаты в результате форс-мажора

На практике встречаются ситуации, когда листок нетрудоспособности утерян после его оплаты, например, вследствие форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление и т. п.). Дубликат больничного листа получить нельзя (см. выше), но восстановить первичную документацию, связанную с оплатой больничного, можно и нужно.

Напомним, что листок нетрудоспособности, выданный заведением здравоохранения, является первичным документом и основанием для отражения в бухгалтерском учете начисления оплаты дней нетрудоспособности. Следовательно, как и любой другой первичный документ, он подлежит восстановлению согласно п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 8.

Согласно разъяснениям специалистов ФСС по ВУТ, приведенным в письме от 26.11.2007 г. № 04-29-2541, предприятию, для того чтобы не возвращать сумму пособия по временной нетрудоспособности в ФСС по ВУТ в связи с нарушением порядка использования страховых средств, нужно подтвердить наличие оснований для оплаты больничного по утерянному листку нетрудоспособности. Для этого необходимо:

• получить документы, подтверждающие наступление форс-мажорных обстоятельств на предприятии. Такими документами могут быть: справка из органа пожарной службы (в случае пожара), справка коммунальных служб (в случае затопления), справка органов МВД, решение суда (в случае кражи), справка территориального органа ГСЧС (в случае стихийного бедствия) и т. п.;
• восстановить первичную документацию, на основании которой осуществлялось начисление и выплата пособия по временной нетрудоспособности. Для этого предприятию с соответствующим образом оформленным запросом необходимо обратиться в медицинское учреждение, выдавшее утерянный больничный лист. Медучреждение по такому запросу может предоставить реестр выданных документов, подтверждающих временную нетрудоспособность работников предприятия.

Указанные документы и будут подтверждающими документами выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Но и это еще не все. Предприятию необходимо попытаться полностью восстановить утраченную первичную документацию, связанную с начислением и выплатой пособия по временной нетрудоспособности (в противном случае ему может грозить ответственность за допущенное правонарушение в соответствии с действующим законодательством). Для этого дополнительно необходимо обратиться в территориальное отделение ФСС по ВУТ, где предприятие зарегистрировано в качестве страхователя, с просьбой предоставить копии всех утраченных отчетов (по формам № Ф4-ФСС з ТВП и № Ф14-ФСС з ТВП). При этом к заявлению целесообразно приложить подтверждающие документы (например справку органа пожарной службы) и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утери.

Больничный лист утерян после его оплаты по вине ответственного лица

Если же больничный лист утерян на предприятии по халатности ответственного лица, то восстановить его невозможно. А отсутствие основания для начисления пособия по временной нетрудоспособности свидетельствует о безосновательном начислении и выплате больничных, то есть о наличии нарушения. О последствиях такого нарушения поговорим далее.

Последствия утери больничного листа ответственным лицом

При проведении проверки на предприятии правильности начисления заработной платы и других доходов работников в первую очередь контролеры обращают внимание на наличие листков нетрудоспособности, на основании которых осуществлялась оплата больничного. Это прямо предусмотрено п. п. 8.1, 8.2 Методрекомендаций от 14.12.2011 г. № 90.

На заметку. Согласно п. 716 Перечня № 578/5 листок нетрудоспособности на предприятии должен храниться в течение трех лет.

Отсутствие больничного листа свидетельствует о безосновательном начислении и выплате пособия по временной нетрудоспособности, что является нарушением действующего законодательства. Поэтому до прихода инспекторов на предприятие подобные нарушения необходимо исправить.

Работнику, виновному в утере больничного листа, необходимо возместить сумму безосновательно полученного больничного, а также сумму ЕСВ, начисленную на такое пособие. При возврате сумм стоит учитывать нормы ст. 128 КЗоТ относительно ограничения размера отчислений из заработной платы работника (не более 20% от суммы заработной платы, в отдельных случаях — не более 50%) и ст. 136 КЗоТ относительно покрытия вреда, причиненного работником.

Обратите внимание! Работник, которому больничный был оплачен, не должен нести ответственность за утерю листка нетрудоспособности другим лицом и не должен возвращать сумму пособия по временной нетрудоспособности, поскольку свои обязательства относительно оплаты периода болезни он полностью выполнил (получил надлежаще оформленный листок нетрудоспособности и предоставил его в бухгалтерию).

Если утерянный больничный лист также оплачивался за счет средств ФСС по ВУТ, то сумму такого пособия виновному лицу также необходимо вернуть, как и сумму ЕСВ, начисленную на такое пособие. При этом страхователю дополнительно необходимо провести ряд мероприятий, а именно:

• письменно уведомить территориальный орган ФСС по ВУТ о факте выявленной ошибки (п. п. 7.3, 7.4 Порядка № 4);
• исправить ошибку в уже поданном отчете по форме № Ф4-ФСС з ТВП (п. 7.9 Порядка № 4)

При этом если подобное нарушение будет исправлено до прихода на предприятие инспекторов с проверкой, то штрафные санкции к страхователю применяться не будут (п. 7.7 Порядка № 4). В противном случае, предприятие ожидают штрафные санкции согласно п. 6 ст. 15 Закона № 1105.

Штраф

В случае нарушения порядка использования страховых средств работодатели возмещают ФСС по ВУТ в полном объеме неправомерно потраченную сумму страховых средств и уплачивают штраф в размере 50% такой суммы (п. 6 ст. 15 Закона № 1105).

Кроме того, должностные лица страхователя могут быть привлечены к административной ответственности согласно ст. 1655 КоАП:

• нарушение должностными лицами предприятий порядка использования средств общеобязательного государственного социального страхования, несвоевременный или неполный их возврат, несвоевременное представление или непредставление установленной отчетности, представление недостоверной отчетности по использованию страховых средств влечет за собой наложение штрафа от 8 до 15 НМДГ (от 136 грн. до 255 грн.);
• за повторное нарушение в течение года — штраф от 10 до 20 НМДГ (от 170 грн. до 340 грн.)

Резюме

В случае утери листка нетрудоспособности до его оплаты работник может обратиться в медучреждение за его дубликатом. В случае его утери после оплаты в результате форс-мажорных обстоятельств необходимо получить документы подтверждающие форс-мажор и временную нетрудоспособность работника. В случае же утери листка нетрудоспособности после его оплаты по вине ответственного лица такое лицо должно возместить сумму пособия по временной нетрудоспособности по такому больничному листу и сумму ЕСВ, начисленную на такое пособие.

Наталья Каламайко

Отделение ФСС по Республике Саха (Якутия) ответило на ряд вопросов о больничном листе.

В частности, сотрудники фонда разъяснили, что пособие по больничному не положено в случае болезни в течение отпуска за свой счет. Согласно п. 1 ч. 1 ст. 9 закона 255-ФЗ пособие не назначается за период освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты. Следо­вательно, и расходов на выплату посо­бий не будет ни у работодателя (за первые 3 дня болезни сотрудника), ни у ФСС. Если пери­од временной нетрудоспособности продолжается после окончания отпу­ска без сохранения среднего зара­ботка, то пособие выплачивается с того дня, с которого работник должен был приступить к работе. При этом первые 3 дня периода, за кото­рый выплачивается пособие, должны быть оплачены за счет средств рабо­тодателя. Например, листок нетрудо­способности выдан с 20 по 30 января, по 25 января работник находился в отпуске без сохранения заработной платы. Пособие должно быть выдано за период с 26 по 30 января, при этом с 26 по 28 января — за счет средств работодателя.

Если сотрудник был на боль­ничном, но листок нетрудоспособности поте­рял, у лечащего врача можно получить дубликат. Он тоже является основанием для выплаты пособия. Если же нет ни листка, ни его дубли­ката, организация не имеет права начислять пособие.

Насчет размера оплаты больничного, если сотрудник был госпитализирован в больницу после рабочего дня, и листок нетрудоспо­собности открыт с даты госпитализации, однозначного ответа законодательство не содержит. Если заболевший работ­ник отработал день, он за него полу­чает зарплату и этот день по больничному не оплачивается. Гражданам, обратив­шимся за медпомощью после окончания рабочего времени (смены), по их желанию дата осво­бождения от работы в больничном листе может быть указана со дня, следующего за днем обращения в медучреждение. Одна­ко это не является обязательным требованием, и если листок нетрудоспособности был открыт в день болезни сотрудника (пол­ностью отработанный им), это не является нарушением. При этом одновременное начисление зарплаты и больнично­го пособия также не допускается. Поэтому пособие за упомянутый день открытия больничного не начис­ляется.

Следующий вопрос касается ситуации, когда сотрудник представил два больничных, выписанных разными врачами. Как следует оплатить пособие, если основанием для выдачи листков нетрудоспособности является один страховой случай — болезнь, и по дате больничные также совпада­ют? ФСС ответил, что, сколько бы листков нетру­доспособности ни было представлено по одному страховому слу­чаю, пособие будет начислено одно. Размер пособия зависит не от количества больничных листов, а от продолжительности перио­да нетрудоспособности. Следует принять к опла­те только правильно оформленный листок. Если их несколько, можно взять любой, считает ФСС.

Если гражданин находился в состоянии временной нетрудоспособности, то он должен будет получить за весь этот период выплаты от работодателя и из ФСС. Однако для этого, а также чтобы подтвердить причину отсутствия на работе, требуется больничный лист.

Заявление о выдаче дубликата больничного листа

• Смотреть

Восстановление листа нетрудоспособности при его утрате работником

Обращение в медучреждение

Если потерян больничный лист был самим его обладателем, то необходимо будет обратиться за дубликатом в то же самое медицинское учреждение, где был получен оригинал. Основанием для выдачи дубликата, помимо утери, может явиться также неправильное заполнение бланка, вследствие которого он был отклонён.

Но перед тем как обращаться в медицинское учреждение, необходимо взять на работе справку о том, что вы не предоставили больничный лист, также потребуется иметь с собой паспорт для подтверждения личности.

Затем, когда вы обратитесь за дубликатом, в больнице соберётся комиссия, чтобы решить ваш вопрос. Комиссии надлежит установить номер выданного пациенту листка нетрудоспособности, а также сведения, которые были в нём указаны. Каждый листок нетрудоспособности получает свой номер, заносящийся в базу данных, в результате чего его становится можно восстановить в полном объёме.

Когда это сделано, комиссия выносит решение о необходимости выдать дубликат, а собранные сведения передаются врачу в акте-протоколе, на основании которого он и выдаст дубликат.

Если бланк был не потерян, а испорчен, то его необходимо заменить. Испорченным, помимо механических повреждений, будет считаться и тот документ, в котором врач при заполнении допустил ошибки. Есть допустимая ошибка – не вполне верное указание места работы. Дело в том, что такая ошибка не будет критичной для работодателя, ведь он может просто внести исправления самостоятельно, уже в своей части бланка. Но и здесь есть нюанс: одно дело, если это просто ошибка, и другое, если вместо настоящего работодателя указана иная организация, тоже зарегистрированная в ФСС. Тогда необходимо обращаться за дубликатом – такая ошибка уже недопустима.

Получение дубликата

После того как врач будет иметь все нужные сведения для заполнения, он должен оформить дубликат. Требования к его заполнению такие же, как и к изначальному документу, разница заключается в отсутствии необходимости переписывать все периоды продления больничного. Вместо этого, следует лишь обозначить даты его открытия и закрытия. Можно как заполнять дубликат от руки, так и набирать на компьютере. Пустые ячейки для продлений необходимо зачеркнуть, а в графу «дубликат» поставить V.

После заполнения документа врач его подписывает и проставляет новую дату, также он подписывается врачебной комиссией, проверяющей, чтобы в этот раз не было никаких ошибок.

Дубликат можно далее использовать как полноценный документ, ничем не отличающийся от утерянного оригинала, и на его основании точно так же должны быть сделаны все необходимые выплаты.

Утрата больничного листа работодателем

Но что делать, если утерян оказался больничный лист по вине работодателя? Поскольку это произошло уже после регистрации документа, процедура будет отличаться от изложенной раньше. Нужно собрать на предприятии комиссию, которая займётся выяснением того, как именно и почему произошла потеря.

Требуется, чтобы больничные листы хранились в компании-работодателе минимум пять лет, и если комиссией установлено, что потеря произошла по вине предприятия, есть два основных варианта:

• либо виноват один из сотрудников;
• либо причиной стала чрезвычайная ситуация.

В первом случае предприятие выплачивает пострадавшему компенсацию, а виновный работник, в свою очередь, оплачивает понесённые предприятием из-за него расходы.

Во втором случае предприятие обращается в больницу за дубликатом. Основанием для обращения служит справка о произошедшем. Чрезвычайными происшествиям выступают пожары, наводнения и другие стихийные бедствия, аварии на предприятии – подтвердить, что случилось именно такого рода происшествие должен будет акт от специалиста в соответствующей сфере.

Отметим: если больничный лист был потерян по вине работодателя, но заменить его дубликатом по каким-либо причинам невозможно, сотрудник всё равно должен получить положенные ему выплаты на основании других документов.

Если больничный лист потерян непосредственно в больнице по вине её сотрудников, то гражданину нужно написать заявление на выдачу дубликата, затем будет пройдена комиссия и документ выдадут.

Если же замена необходима по причине порчи бланка, следует выдать его вновь, но при этом чётко соблюдая все требования к заполнению. Стоит помнить следующее:

• Не допускается использование шариковой ручки для заполнения, в то время как капиллярные, гелевые и т.п. ручки применять можно.
• Чернила должны быть чёрного цвета.
• Записи делаются печатными буквами.
• Текст должен оставаться в пределах отведённых для него ячеек.
• Если в нём допущены ошибки, то необходимо составить новый документ.

На самом деле достаточно часто эти требования не соблюдаются, и ответственные сотрудники организации-работодателя не предъявляют по таким поводам претензий. Но уж если потребовалось заменить документ из-за того, что он некорректно составлен, значит ответственные сотрудники, скорее всего, крайне требовательны к оформлению, и на этот случай нужно знать все эти правила, чтобы не пришлось переоформлять больничный лист и в третий раз.

Электронные бланки

Чтобы минимизировать риск потери больничного листа, в последние несколько лет вводятся электронные листы нетрудоспособности, получающие всё более широкое распространение. Предполагается со временем целиком заменить ими бумажные, что позволит больше не возиться с восстановлением этого документа – ведь при необходимости, даже если электронная версия вдруг оказалась утеряна, всегда можно обратиться за её копией, причём необязательно даже в больницу, поскольку она отправляется также и в отделение ФСС. Не потребуются никакие комиссии и восстановление данных. Для работодателя это тоже несёт сплошные плюсы – в первую очередь отпадает необходимость держать специальный архив, в котором будут положенный срок храниться бумаги, не нужно задействовать и оплачивать для этого сотрудников.

Подчеркнём, что электронный больничный имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант – никакой разницы в этом смысле нет, и он точно так же действителен при предъявлении, его точно так же необходимо оплатить.

Когда возможен отказ в получении дубликата

Хотя в большинстве ситуаций по законодательству гражданин сможет получить дубликат больничного листа при возникновении такой необходимости, а всё-таки есть и другие, в которых в его выдаче могут отказать. Наиболее часто ситуация такого рода возникает, если оригинальный документ был потерян из-за халатности сотрудника, отвечающего за его хранение. Тогда именно ему и придётся платить компенсацию, поскольку оплата происходит из других источников, а не из средств ФСС, и дубликат больничного листа не понадобится. Второй случай – отсутствие справки с места работы, которая бы подтвердила, что больничный лист не был уже получен.

В целом сам сотрудник, которому и был выдан документ, обычно не лишается положенных ему денег, даже если утрата произошла из-за него, но иногда приходится потерять время, чтобы восстановить документы. Потому стоит стараться не допускать потери, и изначально внимательно отнестись к заполнению документа. Так, если вы знаете о строгости принимающих его в компании сотрудников, не стоит стесняться сделать замечание врачу, чтобы он привёл его оформление в соответствии с нормами. Ведь это именно вам затем при необходимости придётся терять время, чтобы исправить его. Более того: даже если принимающие сотрудники работодателя не будут иметь замечаний, они могут оказаться уже у сотрудников ФСС, что тоже чревато потерей времени на оформление новой справки.

Таким образом, если гражданин потерял больничный лист, действия будут различаться в зависимости от того, по чьей вине произошла потеря, но получить все положенные выплаты удастся, пусть для этого, скорее всего, потребуется провести оформление дубликата в больнице.

Образцы документов</h2

Заполненный больничный лист